WO2007125684A1 - 電子文書生成装置 - Google Patents

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Abstract

 種類単位で制御しつつ、さらに文書単位でも制御しながら容易に文書から電子文書を生成し、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援する電子文書生成装置を提供する。電子文書生成装置(101)は、コードが付された文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキャン部(111)、そのコードで表現されたコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得する業種情報取得部(116)、業種ごとにコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を保持する業種固有情報データベース(118)、業種固有情報データベース(118)で業種ごとに保持されている複数の業種固有情報の中から、業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択し、その業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、コード情報から業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得部(119)を備える。

Description

明 細 書

電子文書生成装置

技術分野

[0001] 本発明は、文書を電子文書にする電子文書生成装置に関し、特に、業種情報以外 の各種情報を利用することで、文書単位で制御しながら容易に文書から電子文書を 生成したり、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりするこ とができる電子文書生成装置に関する。

背景技術

[0002] 近年、 e—文書法の施行によって、これまで文書によって原本の保存が義務付けら れていた書類や帳票などを、一定の技術基準を満たせば、スキャナなどでイメージデ ータ化して電子的に保存することが認められるようになった。これに伴い、文書を電子 的に保存して管理する技術が色々と提案されている。

[0003] その中でも、例えば、下記に示されるシステムが提案されている(例えば、特許文献 1参照。)。

[0004] そのシステムでは、予め、帳票 (文書)の種別を表す識別コードごとに送付先と業務 コードとを対応させた業務テーブルを保持する。帳票 (文書)をスキャンしたときに、帳 票 (文書)に付された識別コードを読み取る。読み取った識別コードに基づいて、保 持している業務テーブルから、対応する送付先を選択する。選択した送付先で業務 コードによって特定される業務処理を実行する。

特許文献 1:特開平 11― 224296号公報

発明の開示

発明が解決しょうとする課題

[0005] し力しながら、上記システムにおいて、同一種類であれば文書単位までの区別はせ ず、種類単位で電子文書を生成するので、電子文書の生成処理が文書単位で制御 することができない。また、業務テーブルによって生成後の電子文書が文書の種類 単位でしか扱うことができな 、ので、生成後の電子文書が電子文書単位で管理する ことができな!/、などと!/、う問題がある。 [0006] そこで、本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、種類単位で制御しつつ 、さらに文書単位でも制御しながら容易に文書から電子文書を生成し、生成後の電 子文書が電子文書単位で管理されるように支援する電子文書生成装置を提供する ことを目的とする。

課題を解決するための手段

[0007] 上記目的を達成するために、 (a)本発明に係わる電子文書生成装置は、(al)所定 のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書スキヤ ン手段と、(a2)前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種 が示される業種情報を取得する業種情報取得手段と、 (a3)文書に付されたコードで 表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業種ごとに保 持する業種固有情報保持手段と、 (a4)前記業種固有情報保持手段で保持されて!、 る複数の業種固有情報の中から、前記業種情報によって特定される所定の業種固 有情報を選択する業種固有情報選択手段と、 (a5)前記所定の業種固有情報によつ て定義されているデータ構造に従って、前記所定のコード情報から前記業種情報以 外の各種情報を取得する各種情報取得手段とを備えることを特徴とする。

[0008] これによつて、業種固有情報で定義されて!、るデータ構造に従って、業種情報以 外の各種情報を取得することができるので、業種ごとに異なるデータ構造で業種情 報以外の各種情報を設定することができる。そして、電子文書の生成処理や管理処 理に、業種情報以外の各種情報を反映することができる。例えば、業種情報以外の 各種情報を利用することで、文書単位で制御しながら容易に文書から電子文書を生 成したり、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりすること ができる。

[0009] (b)前記電子文書生成装置は、さらに、 (bl)前記イメージデータから電子文書を生 成する電子文書生成手段と、(b2)業種ごとに対応するデータベースの中から、前記 業種情報によって特定される所定のデータベースを選択するデータベース選択手段 と、(b3)前記各種情報と前記電子文書とを関連付けて、前記所定のデータベースに 登録する電子文書登録手段とを備えるとしてもよい。

[0010] これによつて、業種に応じて電子文書を分類しながら、各種情報に基づいて、電子 文書ごとに管理することができる。

[0011] (c) (cl)前記各種情報取得手段は、前記所定の文書を両面印刷することが示され る両面印刷情報を前記所定のコード情報から取得し、 (c2)前記電子文書生成装置 は、さらに、(c2— 1)前記両面印刷情報に基づいて、前記所定の文書の裏面をスキ ヤンさせるか否かを判定する裏面判定手段と、(c2— 2)前記裏面判定手段で前記所 定の文書の裏面をスキャンさせると判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御 して、前記所定の文書の裏面をスキャンさせる裏面スキャン制御手段とを備えるとし てもよい。

[0012] これによつて、電子文書を生成するときに、コード情報に含まれる両面印刷情報な どを利用することで、文書の一面の裏面を自動でスキャンすることができる。これによ つて、電子文書を生成するときのオペレータの作業量を軽減することができ、多種多 様の文書であっても、統一した操作をオペレータに提供することができる。

[0013] (d) (dl)前記各種情報取得手段は、前記所定の文書の枚数が示される原本枚数 情報を前記所定のコード情報から取得し、(d2)前記電子文書生成装置は、さらに、 ( d2— 1)前記原本枚数情報に基づいて、前記所定の文書が全枚数スキャンされたか 否かを判定する原本枚数判定手段と、(d2— 2)前記原本枚数判定手段で前記文書 が全枚数スキャンされて 、な 、と判定された場合は、前記文書スキャン手段を制御し て、前記所定の文書の次項をスキャンさせる次項スキャン制御手段とを備えるとして ちょい。

[0014] これによつて、電子文書を生成するときに、コード情報に含まれる原本枚数情報な どを利用することで、複数枚の文書を自動でスキャンすることができる。これによつて、 電子文書を生成するときのオペレータの作業量を軽減することができ、多種多様の 文書であっても、統一した操作をオペレータに提供することができる。

[0015] (e) (el)前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であ る力否かが示される原本保存情報を前記所定のコード情報力 取得し、 (e2)前記電 子文書生成装置は、さらに、(e2— 1)前記原本保存情報に基づいて、前記所定の 文書が原本保存対象の文書であるか否かを判定する原本保存判定手段と、 (e2- 2 )前記原本保存判定手段で前記所定の文書が原本保存対象の文書であると判定さ れた場合は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対 象メッセージを出力する原本保存対象メッセージ出力手段とを備えるとしてもよい。

[0016] これによつて、電子文書を生成するときに、原本保存対象が示されるメッセージをォ ペレータに通知することができる。これによつて、箱詰めした後に、箱詰めした文書の 中から、原本保存対象の文書や付加価値税還付対象の文書を探し出さなくとも、電 子文書を生成するときに抜き出すことができる。

[0017] (f) (f 1)前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文 書であるか否かが示される付加価値税還付対象情報を前記所定のコード情報から 取得し、(f 2)前記電子文書生成装置は、さらに、(f 2— 1)前記付加価値税還付対象 情報に基づ!、て、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であるか否かを判 定する付加価値税還付対象判定手段と、(f 2— 2)前記付加価値税還付対象判定手 段で前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であると判定された場合は、前 記所定の文書が付加価値税還付対象の文書であることを示す付加価値税還付対象 メッセージを出力する付加価値税還付対象メッセージ出力手段とを備えるとしてもよ い。

[0018] これによつて、電子文書を生成するときに、付加価値税還付対象などが示されるメッ セージをオペレータに通知することができる。これによつて、箱詰めした後に、箱詰め した文書の中から、原本保存対象の文書や付加価値税還付対象の文書を探し出さ なくとも、電子文書を生成するときに抜き出すことができる。

[0019] また、本発明は、電子文書生成装置として実現されるだけではなぐ電子文書生成 装置とデータベースとを備える電子文書管理システム、電子文書生成装置を制御す る方法 (以下、電子文書生成方法と呼称する。)、電子文書生成方法をコンピュータ システムに実行させるプログラム(以下、電子文書生成プログラムと呼称する。)、電子 文書生成プログラムを記録した記録媒体などとして実現されるとしてもよい。

発明の効果

[0020] 本発明によれば、業種固有情報で定義されて!ヽるデータ構造に従って、業種情報 以外の各種情報を取得することができるので、業種ごとに異なるデータ構造で業種 情報以外の各種情報を設定することができる。そして、電子文書の生成処理や管理 処理に、業種情報以外の各種情報を反映することができる。そのため、業種の変更 や増加にも容易に対応することができる。例えば、業種情報以外の各種情報を利用 することで、文書単位で制御しながら容易に文書力 電子文書を生成したり、生成後 の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりすることができる。

[0021] 具体的には、業種に応じて電子文書を分類しながら、各種情報に基づいて、電子 文書ごとに別の処理を施したり、管理したりすることができる。

[0022] また、電子文書を生成するときに、文書の一面の裏面や複数枚の文書を自動でス キャンすることができる。これによつて、電子文書を生成するときのオペレータの作業 量を軽減することができ、多種多様の文書であっても、統一した操作をオペレータに 提供することができる。

[0023] また、電子文書を生成するときに、原本保存対象や付加価値税還付対象などが示 されるメッセージをオペレータに通知することができる。これによつて、箱詰めした後 に、箱詰めした文書の中から、原本保存対象の文書や付加価値税還付対象の文書 を探し出さなくとも、電子文書を生成するときに抜き出すことができる。

図面の簡単な説明

[0024] [図 1]図 1は、本発明に係わる実施の形態における電子文書生成装置を備える電子 文書管理システムの概要を示す図である。

[図 2]図 2は、本発明に係わる実施の形態における電子文書管理システムで管理され る文書の例を示す図である。

[図 3]図 3は、本発明に係わる実施の形態における電子文書管理システムの構成を 示す図である。

[図 4]図 4は、本発明に係わる実施の形態における電子文書生成装置の構成を示す 図である。

[図 5A]図 5Aは、本発明に係わる実施の形態における原本保存対象メッセージの出 力例を示す図である。

[図 5B]図 5Bは、本発明に係わる実施の形態における VAT還付対象メッセージの出 力例を示す図である。

[図 6]図 6は、本発明に係わる実施の形態におけるコード情報のデータ構造を示す図 である。

[図 7]図 7は、本発明に係わる実施の形態における業種固有情報のデータ構造を示 す図である。

[図 8]図 8は、本発明に係わる実施の形態における電子文書生成装置において実行 される電子文書生成処理を示す図である。

[図 9]図 9は、本発明に係わる実施の形態における業種情報取得部と各種情報取得 部との動作例の概要を示す図である。

符号の説明

11a 文書出力装置

12a 文書 (経理)

12b 文書 (人事)

12c 文書 (法務)

21a 電子文書参照装置 (経理)

21b 電子文書参照装置 (人事)

21c 電子文書参照装置 (法務)

100 電子文書管理システム

101 電子文書生成装置

102a データベース (経理)

102b データベース(人事)

102c データベース (法務)

111 文書スキャン部

112 スキャンデータ記憶部

113 コード検出部

114 コード読取部

115 コード情報記憶部

116 業種情報取得部

117 業種情報記憶部

118 業種固有情報データベース 119 各種情報取得部

120 原本保存情報記憶部

121 VAT還付対象情報記憶部

122 両面印刷情報記憶部

123 原本枚数情報記憶部

124 Key情報記憶部

125 保存年数情報記憶部

126 非公開年数情報記憶部

127 機密区分情報記憶部

128 原本保存対象判定部

129 原本保存対象メッセージ出力部

130 VAT還付対象判定部

131 VAT還付対象メッセージ出力部

132 裏面判定部

133 裏面スキャン制御部

134 原本枚数判定部

135 次項スキャン制御部

136 電子文書生成部

137 電子文書登録部

発明を実施するための最良の形態

[0026] 以下、本発明に係わる実施の形態について図面を参照しながら説明する。

[0027] (a)本実施の形態における電子文書生成装置は、(al)所定のコードが付された所 定の文書をスキャンしてイメージデータを生成し、 (a2)所定のコードで表現された所 定のコード情報から、所定の業種が示される業種情報を取得し、(a3)文書に付され たコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種固有情報を業 種ごとに保持し、(a4)保持している複数の業種固有情報の中から、業種情報によつ て特定される所定の業種固有情報を選択し、(a5)所定の業種固有情報によって定 義されているデータ構造に従って、所定のコード情報から業種情報以外の各種情報 を取得することを特徴とする。

[0028] (b)電子文書生成装置は、さらに、(bl)イメージデータから電子文書を生成し、 (b 2)業種ごとに対応するデータベースの中から、業種情報によって特定される所定の データベースを選択し、(b3)各種情報と電子文書とを関連付けて、所定のデータべ ースに登録するとしてもよ!/、。

[0029] (c)電子文書生成装置は、さらに、(cl)所定の文書を両面印刷することが示される 両面印刷情報を所定のコード情報力 取得し、(c2)両面印刷情報に基づいて、所 定の文書の裏面をスキャンさせるか否かを判定し、 (c3)所定の文書の裏面をスキヤ ンさせると判定した場合は、所定の文書の裏面をスキャンさせるとしてもよ 、。

[0030] (d)電子文書生成装置は、さらに、 (dl)所定の文書の枚数が示される原本枚数情 報を所定のコード情報から取得し、(d2)原本枚数情報に基づいて、所定の文書が 全枚数スキャンされた力否かを判定し、 (d3)文書が全枚数スキャンされて!/、な!/、と判 定した場合は、所定の文書の次項をスキャンさせるとしてもよ 、。

[0031] (e)電子文書生成装置は、さらに、 (el)各種情報取得手段は、所定の文書が原本 保存対象の文書である力否かが示される原本保存情報を所定のコード情報力 取得 し、(e2)原本保存情報に基づいて、所定の文書が原本保存対象の文書であるか否 かを判定し、(e3)所定の文書が原本保存対象の文書であると判定した場合は、所定 の文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対象メッセージを出力する としてちよい。

[0032] (f)電子文書生成装置は、さらに、(f 1)所定の文書が付加価値税還付対象の文書 であるか否かが示される付加価値税還付対象情報を所定のコード情報から取得し、 ( f 2)付加価値税還付対象情報に基づ!/、て、所定の文書が付加価値税還付対象の文 書であるか否かを判定し、(f 3)所定の文書が付加価値税還付対象の文書であると 判定した場合は、所定の文書が付加価値税還付対象の文書であることを示す付カロ 価値税還付対象メッセージを出力するとしてもよ 、。

[0033] 以上の点を踏まえて本実施の形態における電子文書生成装置について説明する。

[0034] 最初に、本実施の形態における電子文書生成装置を備える電子文書管理システム について説明する。 [0035] 図 1は、本実施の形態における電子文書生成装置を備える電子文書管理システム の概要を示す図である。図 1に示されるように、電子文書管理システム 100は、紙に 出力された文書を電子化して管理するシステムである。

[0036] 具体的には、ユーザは、各部門に設置された文書出力装置 11aなどを利用して、 帳票類、財務諸表、機密文書など、企業などの活動において作成された文書を紙な どに出力する(例えば、図 2参照。 )0紙などに出力された文書を文書管理センターに 送付する。

[0037] なお、文書は、紙以外にも、薄いプラスチック素材などのシートなどにも出力される こともあるので、出力ができかつスキャナなどで読み取ることができれば、どのような物 に文書が出力されるとしてもよい。また、文書には、業種情報と業種情報以外の各種 情報とをコードィ匕したコードがいずれかの個所に付せられている。

[0038] さらに、オペレータは、文書管理センターに設置された電子文書生成装置 101を利 用して、各部門から送付された文書を電子化し、電子化した文書 (以下、電子文書と 呼称する。)を管理する。

[0039] そして、ユーザは、後日、電子文書参照装置 21aなどを利用して、文書管理センタ 一で管理されて!、る電子文書を参照する。

[0040] 図 2は、本実施の形態における電子文書管理システム 100で管理される文書の例 を示す図である。図 2に示されるように、文書 (経理) 12aは、清算書であり、現金立替 についての精算内容以外に、左上にコードが付されている。これ以外にも、経理活動 にお 、て作成された文書、人事活動にお 、て作成された文書、法務活動にお!/、て 作成された文書などが存在する。そして、これらの文書に共通して、いずれかの個所 にコードが付されている。

[0041] なお、コードとしては、 QRコード、 QRコード以外の二次元コード、バーコードなどが ある。ここでは、一例として、コードとして QRコードを利用する。

[0042] 「QRコード」は、(株)デンソ一ウェーブの登録商標です。

[0043] 続いて、本実施の形態における電子文書管理システム 100の構成について説明す る。

[0044] 図 3は、本実施の形態における電子文書管理システム 100の構成を示す図である。 図 3に示されるように、電子文書管理システム 100は、電子文書生成装置 101、業種 ごとに対応するデータベース 102a〜102cなどを備える。

[0045] 電子文書生成装置 101は、各部門から送付された文書をスキャナで読み取ってィ メージデータを生成する。生成したイメージデータ力 電子文書を生成する。このとき 、電子文書ごとに一意の識別番号 (SEQ— No)を割り当てる。

[0046] また、電子文書生成装置 101は、文書に付されたコードも一緒に読み取り、読み取 つたコードからコード情報を生成する。生成したコード情報から業種情報をはじめとす る各種情報を取得する。

[0047] そして、電子文書生成装置 101は、取得した業種情報に基づいて、業種ごとに用 意された複数のデータベースの中から、データベースを選択する。選択したデータべ ースに、取得した各種情報と、生成した電子文書とを関連付けて登録する。このとき、 業種が経理である場合は、データベース (経理) 102aを選択する。業種が人事であ る場合は、データベース (人事) 102bを選択する。業種が法務である場合は、データ ベース (法務) 102cを選択する。

[0048] なお、データベース 102a〜102cは、電子文書にセキュリティーポリシーを付与して 、電子文書を管理する機能を備える。具体的には、電子文書参照装置 21a〜21bか らアクセスがあっても、電子文書と関連付けて登録されている各種情報に従って、該 当する電子文書のアクセスを制限する。例えば、各種情報として保存年数情報が設 定されている場合は、保存年数情報に設定されている年数の間は、該当する電子文 書を保存し、年数が経過すると、該当する電子文書を自動で消去したり、他のデータ ベースに移行したりする。各種情報として非公開年数情報が設定されて 、る場合は、 非公開年数情報に設定されている年数の間は、該当する電子文書を公開しない。ま た、各種情報として機密区分情報が設定されている場合は、機密区分情報に従って 、該当する電子文書の閲覧を制限する。その他、事業場コードなどの Key情報をもと に、閲覧を制限するようにしてもよい。

[0049] また、原本保存対象の文書については、原本を箱詰めして倉庫に保管する必要が ある。そのため、電子文書生成装置 101は、電子文書を生成するときに、原本保存 対象の文書については、原本保存対象メッセージ (例えば、図 5 (a)参照。)を出力す る。これに応じて、オペレータは、スキャナで読み取った文書が原本保存対象の文書 であることに気付き、その文書を抜き出して箱詰めし、倉庫に発送する。このとき、抜 き出した文書から生成された電子文書に割り当てられた識別番号 (SEQ— No)を、 その文書にも付けておく。そして、後日、ユーザが原本を取り寄せる必要がある場合 は、電子文書に付された識別番号 (SEQ— No)を元に、保管倉庫で箱詰めされて保 管されている文書の中から、該当文書を取り寄せることができる。

[0050] また、海外で商品を購入すると、購入した商品に付加価値税 (以下、 VATと呼称す る。)が課税される。ただし、該当居住国以外の人には商品の購入額が一定の基準 額を超えた場合は、 VAT払い戻しサービスを受けることができる。このため、このよう な場合において作成された文書、すなわち、 VAT還付対象の文書については、 VA T払い戻しサービスを受けるために、 VAT還付業務を行う業者に原本を渡す必要が ある。そのため、電子文書生成装置 101は、電子文書を生成するときに、 VAT還付 対象の文書については、 VAT還付対象メッセージ (例えば、図 5 (b)参照。)を出力 する。これに応じて、オペレータは、スキャナで読み取った文書が VAT還付対象の 文書であることに気付き、その文書を抜き出して還付対象業者に渡す。

[0051] データベース (経理) 102aは、業種情報が経理である電子文書を保持する。データ ベース (人事) 102bは、業種情報が人事である電子文書を保持する。データベース( 法務) 102cは、業種情報が法務である電子文書を保持する。

[0052] 続いて、本実施の形態における電子文書生成装置 101の構成について説明する。

[0053] 図 4は、本実施の形態における電子文書生成装置 101の構成を示す図である。図 4に示されるように、電子文書生成装置 101は、文書スキャン部 111、スキャンデータ 記憶部 112、コード検出部 113、コード読取部 114、コード情報記憶部 115、業種情 報取得部 116、業種情報記憶部 117、業種固有情報データベース 118、各種情報 取得部 119、原本保存情報記憶部 120、 VAT還付対象情報記憶部 121、両面印刷 情報記憶部 122、原本枚数情報記憶部 123、 Key情報記憶部 124、保存年数情報 記憶部 125、非公開年数情報記憶部 126、機密区分情報記憶部 127、原本保存対 象判定部 128、原本保存対象メッセージ出力部 129、 VAT還付対象判定部 130、 V AT還付対象メッセージ出力部 131、裏面判定部 132、裏面スキャン制御部 133、原 本枚数判定部 134、次項スキャン制御部 135、電子文書生成部 136、電子文書登録 部 137などを備える。

[0054] 文書スキャン部 111は、文書をスキャンしてイメージデータを生成する。生成したィ メージデータをスキャンデータとしてスキャンデータ記憶部 112へ出力する。スキャン データ記憶部 112は、文書スキャン部 111から出力されたスキャンデータを記憶する

[0055] コード検出部 113は、スキャンデータ記憶部 112で記憶されているスキャンデータ を解析して文書に付されたコードの位置を検出する。検出した位置を位置情報として コード読取部 114へ出力する。コード読取部 114は、コード検出部 113から出力され た位置情報を受け取ると、受け取った位置情報に基づいて、スキャンデータ記憶部 1 12で記憶されているスキャンデータ力もコードを読み取ってコード情報を生成する。 生成したコード情報をコード情報記憶部 115へ出力する。コード情報記憶部 115は、 コード読取部 114から出力されたコード情報を記憶する。

[0056] 業種情報取得部 116は、コード情報記憶部 115で記憶されて 、るコード情報から 業種情報を取得する。取得した業種情報を業種情報記憶部 117へ出力する。業種 情報記憶部 117は、業種情報取得部 116から出力された業種情報を記憶する。

[0057] 業種固有情報データベース 118は、コード情報のデータ構造を、業種ごとに定義し た業種固有情報を保持する。

[0058] 各種情報取得部 119は、業種情報記憶部 117で記憶されて 、る業種情報に基づ V、て、業種固有情報データベース 118で保持されて 、る複数の業種固有情報の中 から、業種固有情報を選択する。選択した業種固有情報に基づいて、コード情報記 憶部 115で記憶されているコード情報から業種情報以外の各種情報を取得する。取 得した各種情報を各記憶部へ出力する。ここで、各種情報として、原本保存情報、 V AT還付対象情報、両面印刷情報、原本枚数情報、 Key情報、保存年数情報、非公 開年数情報、機密区分情報を取得する。

[0059] 原本保存情報記憶部 120は、各種情報取得部 119から出力された原本保存情報 を記憶する。 VAT還付対象情報記憶部 121は、各種情報取得部 119から出力され た VAT還付対象情報を記憶する。両面印刷情報記憶部 122は、各種情報取得部 1 19から出力された両面印刷情報を記憶する。原本枚数情報記憶部 123は、各種情 報取得部 119から出力された原本枚数情報を記憶する。 Key情報記憶部 124は、各 種情報取得部 119から出力された Key情報を記憶する。保存年数情報記憶部 125 は、各種情報取得部 119から出力された保存年数情報を記憶する。非公開年数情 報記憶部 126は、各種情報取得部 119から出力された非公開年数情報を記憶する 。機密区分情報記憶部 127は、各種情報取得部 119から出力された機密区分情報 を記憶する。

[0060] 原本保存対象判定部 128は、原本保存情報記憶部 120で記憶されている原本保 存情報に基づ 、て、文書スキャン部 111でスキャンされた文書の原本を保存するか 否かを判定する。原本保存対象メッセージ出力部 129は、原本保存対象判定部 128 で原本を保存すると判定された場合は、原本保存対象メッセージ (例えば、図 5 (a) 参照。)を出力する。

[0061] VAT還付対象判定部 130は、 VAT還付対象情報記憶部 121で記憶されている V AT還付対象情報に基づ 、て、文書スキャン部 111でスキャンされた文書が VAT還 付対象であるか否かを判定する。 VAT還付対象メッセージ出力部 131は、 VAT還 付対象判定部 130で VAT還付対象であると判定された場合は、 VAT還付対象メッ セージ (例えば、図 5B参照。)を出力する。

[0062] 裏面判定部 132は、両面印刷情報記憶部 122で記憶されて 、る両面印刷情報に 基づ 、て、文書スキャン部 111でスキャンされた文書の一面の裏面もスキャンさせる か否かを判定する。裏面スキャン制御部 133は、裏面判定部 132で裏面もスキャンさ せると判定された場合は、文書スキャン部 111を制御して、スキャンされた文書の一 面の裏面をスキャンさせる。

[0063] 原本枚数判定部 134は、原本枚数情報記憶部 123で記憶されて ヽる原本枚数情 報に基づいて、全ての枚数の文書がスキャンされたカゝ否かを判定する。次項スキャン 制御部 135は、原本枚数判定部 134で全ての枚数の文書がスキャンされて 、な 、と 判定された場合は、文書スキャン部 111を制御して、文書の次項をスキャンさせる。

[0064] 電子文書生成部 136は、スキャンデータ記憶部 112で記憶されている 1以上のスキ ヤンデータから 1つの PDF (Portable Document Format)ドキュメントを生成することで 電子文書を生成する。生成した電子文書を電子文書登録部 137へ出力する。電子 文書登録部 137は、電子文書生成部 136から出力された電子文書を受け取ると、業 種情報記憶部 117で記憶されて 、る業種情報に基づ 、て、複数のデータベースの 中から、登録対象のデータベースを選択する。選択した登録対象のデータベースに 、受け取った電子文書を登録する。このとき、例えば、 Key情報、保存年数情報、非 公開年数情報、機密区分情報などのように、各記憶部で記憶されている各種情報と 電子文書とを関連付けて登録する。

[0065] 続いて、本実施の形態における原本保存対象メッセージと VAT還付対象メッセ一 ジとについて説明する。

[0066] 図 5Aは、本実施の形態における原本保存対象メッセージの出力例を示す図であ る。図 5Aに示されるように、電子文書生成装置 101は、原本保存対象の文書をスキ ヤンした場合は、モニタを介して、ダイアログボックス 30を出力する。そして、電子文 書生成装置 101を操作するオペレータに、スキャナで読み取った文書が原本保存対 象の文書であることを通知する。

[0067] 図 5Bは、本実施の形態における VAT還付対象メッセージの出力例を示す図であ る。図 5Bに示されるように、電子文書生成装置 101は、 VAT還付対象の文書をスキ ヤンした場合は、モニタを介して、ダイアログボックス 40を出力する。そして、電子文 書生成装置 101を操作するオペレータに、スキャナで読み取つた文書が VAT還付 対象の文書であることを通知する。

[0068] 続いて、本実施の形態におけるコード情報のデータ構造について説明する。

[0069] 図 6は、本実施の形態におけるコード情報のデータ構造を示す図である。図 6に示 されるように、コード情報は、業種情報 (フィールド 141)、 Key情報 (フィールド 142) 、共通情報 (フィールド 143)を含む。

[0070] 業種情報 (フィールド 141)は、業種ごとに一意に割り当てられた識別情報である。

Key情報 (フィールド 142)は、業種ごとに固有の情報である。ここでは、業種ごとに定 義されている複数の Keyを含む。例えば、経理用コード情報には、 Key情報 (フィ一 ルド 142)として、事業場コード、管理番号、作成年月日が定義されている。

[0071] 共通情報 (フィールド 143)は、業種に関係なぐ共通の情報を含む。ここでは、原 本保存フラグ、原本枚数、保存年数、非公開年数、機密区分、両面印刷フラグ、 VA T還付対象フラグなどを含む。

[0072] なお、原本保存フラグは、原本を保存する力否かが特定されるフラグである。原本 枚数は、原本の枚数である。保存年数は、原本を保存しておく年数である。非公開年 数は、原本を非公開にするにあたっての年数である。機密区分は、例えば、電子文 書を社内に公開しても、社外に公開してはいけないとか、所定の役職以上には公開 しても、所定の役職未満には公開してはいけないとかのように、電子文書に設定され た機密に関する区分である。両面印刷フラグは、文書の裏面もスキャンする力否かが 特定されるフラグである。 VAT還付対象フラグは、スキャンされた文書が VAT還付対 象の文書である力否かが特定されるフラグである。

[0073] 続いて、本実施の形態における業種固有情報データベース 118で保持されている 業種固有情報について説明する。

[0074] 図 7は、本実施の形態における業種固有情報のデータ構造を示す図である。図 7に 示されるように、ここでは、一例として、業種固有情報データベース 118は、業種固有 情報 (KEIRI) 151、業種固有情報 (JINJI) 152、業種固有情報 (HOUMU) 153を 保持している。

[0075] 業種固有情報 (KEIRI) 151には、経理用の業種固有情報である。ここでは、 Key 情報の個数 (3個)、 Key情報の先頭文字 (7文字目)、 1番目の Key情報 (事業場コ ード)の文字数 (7文字)、 2番目の Key情報 (管理番号)の文字数 (8文字)、 3番目の Key情報 (作成年月日)の文字数 (8文字)などが含まれる。

[0076] 業種固有情報 CFINJI) 152には、人事用の業種固有情報である。ここでは、 Key情 報の個数(5個)、 Key情報の先頭文字(7文字目)、 1番目の Key情報 (AAA)の文 字数(5文字)、 2番目の Key情報 (BBB)の文字数 (8文字)、 3番目の Key情報 (CC C)の文字数(7文字)、 4番目の Key情報(DDD)の文字数(6文字)、 5番目の Key 情報 (EEE)の文字数 (7文字)などが含まれる。

[0077] 業種固有情報 (HOUMU) 153には、法務用の業種固有情報である。ここでは、 K ey情報の個数 (4個)、 Key情報の先頭文字(7文字目)、 1番目の Key情報 (aaa)の 文字数 (6文字)、 2番目の Key情報 (bbb)の文字数 (8文字)、 3番目の Key情報 (cc c)の文字数 (7文字)、 4番目の Key情報 (ddd)の文字数 (6文字)などが含まれる。

[0078] このように、 Key情報のデータ構造にっ 、ては、業種ごとに異なる。しかし、業種の 種類が増えても、業種固有情報を変更するだけで対応することができる。

[0079] 続いて、本実施の形態における電子文書生成装置 101の動作について説明する。

[0080] 図 8は、本実施の形態における電子文書生成装置 101において実行される電子文 書生成処理を示す図である。図 8に示されるように、電子文書生成装置 101は、下記 のステップ(S101)〜(S117)を実行する。

[0081] (S101)文書スキャン部 111は、コード付の文書をスキャンしてイメージデータを生 成する。生成したイメージデータをスキャンデータとしてスキャンデータ記憶部 112へ 転送する。そして、ステップ(S 102)を実行させる。

[0082] (S102)コード検出部 113は、スキャンデータ記憶部 112に記憶されているスキャン データを解析して文書に付されたコードの位置を検出する。検出した位置を位置情 報としてコード読取部 114へ出力する。そして、ステップ (S103)を実行させる。

[0083] (S103)コード読取部 114は、コード検出部 113から出力された位置情報を受け取 り、受け取った位置情報に基づいて、スキャンデータ記憶部 112に記憶されているス キャンデータカもコードを読み取る。読み取ったコードから、コードで表現されている コード情報を生成する。生成したコード情報をコード情報記憶部 115へ転送する。そ して、ステップ(S 104)を実行させる。

[0084] (S104)業種情報取得部 116は、コード情報記憶部 115に記憶されているコード情 報から業種情報を取得する。取得した業種情報を業種情報記憶部 117へ転送する。 そして、ステップ (S 105)を実行させる。

[0085] (S 105)各種情報取得部 119は、業種情報記憶部 117で記憶されて ヽる業種情報 に基づいて、業種固有情報データベース 118に登録されている複数の業種固有情 報の中から、参照対象の業種固有情報を選択する。

[0086] (S106)各種情報取得部 119は、選択した参照対象の業種固有情報を使用して、 コード情報記憶部 115に記憶されているコード情報から業種情報以外の各種情報を 取得する。取得した各種情報を、それぞれ対応する記憶部へ転送する。そして、ステ ップ (S 107)を実行させる。 [0087] (S107)原本保存対象判定部 128は、原本保存情報記憶部 120に記憶されている 原本保存情報に基づいて、原本を保存する必要があるか否かを判定する。判定した 結果、原本を保存する必要がある場合は、ステップ (S108)を実行させる。一方、原 本を保存する必要がない場合は、ステップ (S 109)を実行させる。

[0088] (S108)原本保存対象メッセージ出力部 129は、スキャンされた文書が原本保存対 象の文書であることを示す原本保存対象メッセージを出力する。そして、ステップ(S1 09)を実行させる。

[0089] (S 109) VAT還付対象判定部 130は、 VAT還付対象情報記憶部 121に記憶され ている VAT還付対象情報に基づいて、 VAT還付対象であるか否かを判定する。判 定した結果、 VAT還付対象である場合は(S 109: Yes)、ステップ (S110)を実行さ せる。一方、 VAT還付対象でない場合は(S 109 : No)、ステップ (S 111)を実行させ る。

[0090] (S110) VAT還付対象メッセージ出力部 131は、スキャンされた文書が VAT還付 対象の文書であることを示す VAT還付対象メッセージを出力する。そして、ステップ( S111)を実行させる。

[0091] (S111)裏面判定部 132は、両面印刷情報記憶部 122に記憶されている両面印刷 情報に基づ 、て、スキャンされた文書の一面の裏面をスキャンさせる力否かを判定す る。判定した結果、裏面をスキャンさせる場合は(S 111: Yes)、ステップ(S 112)を実 行させる。一方、裏面をスキャンさせな 、場合は(S 111: No)、ステップ (S 113)を実 行させる。

[0092] (S112)裏面スキャン制御部 133は、文書スキャン部 111を制御して、スキャンされ た文書の一面の裏面をスキャンさせてイメージデータを生成させる。生成させたィメ ージデータをスキャンデータとしてスキャンデータ記憶部 112へ転送させる。そして、 ステップ(S 113)を実行させる。

[0093] (S 113)原本枚数判定部 134は、原本枚数情報記憶部 123に記憶されている原本 枚数情報に基づいて、全ての枚数の文書力 Sスキャンされた力否かを判定する。判定 した結果、全ての枚数の文書がスキャンされた場合は(S 113: Yes)、ステップ(S 11 5)を実行させる。一方、全ての枚数の文書がスキャンされていない場合は(S 113 : N o)、ステップ (S 114)を実行させる。

[0094] (SI 14)次項スキャン制御部 135は、文書スキャン部 111を制御して、文書の次項 をスキャンさせてイメージデータを生成させる。生成させたイメージデータをスキャン データとしてスキャンデータ記憶部 112へ転送する。そして、ステップ (S 111)を実行 させる。

[0095] (S115)電子文書生成部 136は、スキャンデータ記憶部 112に記憶されているスキ ヤンデータ力 電子文書を生成する。このとき、一意の識別番号を割り当て、割り当て た識別番号をイメージデータに付して電子文書を生成する。生成した電子文書を電 子文書登録部 137へ出力する。そして、ステップ (S116)を実行させる。

[0096] (S116)電子文書登録部 137は、電子文書生成部 136から出力された電子文書を 受け取り、業種情報記憶部 117に記憶されている業種情報に基づいて、複数のデー タベースの中から、登録対象のデータベースを選択する。このとき、例えば、業種情 報が経理である場合は、データベース (経理) 102aを選択する。業種情報が人事で ある場合は、データベース (人事) 102bを選択する。業種情報が法務である場合は、 データベース (法務) 102cを選択する。

[0097] (S117)電子文書登録部 137は、 Key情報記憶部 124に記憶されている Key情報 、保存年数情報記憶部 125に記憶されている保存年数情報、非公開年数情報記憶 部 126に記憶されて 、る非公開年数情報、機密区分情報記憶部 127に記憶されて いる機密区分情報などと、受け取った電子文書とを関連付けて、選択した登録対象 のデータベースに登録する。そして、電子文書生成処理を終了する。

[0098] 続いて、本実施の形態における業種情報取得部 116と各種情報取得部 119との動 作例について説明する。ここでは、文書出力装置 11a (例えば、図 1参照。)などを利 用して出力されたコード付の文書 (経理) 12a (例えば、図 2参照。)を例に説明する。

[0099] 図 9は、本実施の形態における業種情報取得部 116と各種情報取得部 119との動 作例の概要を示す図である。図 6に示されるように、業種情報取得部 116は、文書 12 aに付されたコードで表現されたコード情報 160から業種情報を取得する。このとき、 コード情報 160の先頭文字力も最初のセパレータの手前までの文字列 (KEIRI)を 業種情報として取得する。取得した業種情報 (KEIRI)を業種情報記憶部 117へ転 送する。

[0100] 次に、各種情報取得部 119は、業種情報記憶部 117に記憶されている業種情報( KEIRI)によって特定される業種固有情報 151を、業種固有情報データベース 118 に登録されている業種固有情報群 150の中から選択する。選択した業種固有情報 1 51を参照しながら、コード情報 160に含まれる 3個の Key情報を取得する。このとき、 コード情報 160の先頭力 数えて 7文字目から 7文字分の文字列を 1番目の Key情 報 (事業場コード)として取得する。 15 ( = 7 + 7+ 1)文字目から 8文字分の文字列を 2番目の Key情報 (管理番号)として取得する。 24 ( = 15 + 8 + 1)文字目から 8文字 分の文字列を 3番目の Key情報 (作成年月日)として取得する。取得した 3個の Key 情報を Key情報記憶部 124へ転送する。

[0101] このように、業種ごとにデータ構造が定義された業種固有情報を使用することで、 業種ごとに固有の Key情報を取得することができる。

[0102] なお、共通情報の各種情報 (原本保存フラグなど。 )につ 、ては、各種情報の文字 列の長さが予め固定されている。このため、共通情報の先頭文字が特定されれば、 必然的に各種情報も取得することができる。故に、ここでは、説明を省略する。

[0103] また、業種固有情報から Key情報と共通情報との境界を特定することができるので 、 Key情報と共通情報との間のセパレータを省略するとしてもよい。

[0104] 以上、本実施の形態における電子文書生成装置 101によれば、業種固有情報で 定義されて!、るデータ構造に従って、業種情報以外の各種情報を取得することがで きるので、業種ごとに異なるデータ構造で業種情報以外の各種情報を設定すること ができる。そして、電子文書の生成処理や管理処理に、業種情報以外の各種情報を 反映することができる。例えば、業種情報以外の各種情報を利用することで、文書単 位で制御しながら容易に文書から電子文書を生成したり、生成後の電子文書が電子 文書単位で管理されるように支援したりすることができる。

[0105] 具体的には、業種に応じて電子文書を分類しながら、各種情報に基づいて、電子 文書ごとに管理することができる。

[0106] また、電子文書を生成するときに、文書の一面の裏面や複数枚の文書を自動でス キャンすることができる。これによつて、電子文書を生成するときのオペレータの作業 量を軽減することができ、多種多様の文書であっても、統一した操作をオペレータに 提供することができる。

[0107] また、電子文書を生成するときに、原本保存対象や付加価値税還付対象などが示 されるメッセージをオペレータに通知することができる。これによつて、箱詰めした後 に、箱詰めした文書の中から、原本保存対象の文書や付加価値税還付対象の文書 を探し出さなくとも、電子文書を生成するときに抜き出すことができる。

[0108] (その他)

なお、電子文書生成装置は、 CPU (Central Processing Unit)、 RAM (Random Acc ess Memory)、 ROM (Read Only Memory)、 HDD (Hard Disk Drive)、 I/O (Input/ Output)インタフェースなどを備えるコンピュータシステムや組み込みシステムなどの ようなハードウェアシステムとしてもよい。さらに、コンピュータシステムと、そのコンビュ ータシステムに接続されて ヽるスキャナとモニタとから構成されるシステムとしてもよ ヽ 。また、スキャナとプリンタなどの機能を複合した複合機のような組み込みシステムとし てもよい。さらに、 HDDなどに、電子文書生成装置を制御するプログラム(以下、電 子文書生成プログラムと呼称する。)がインストールされており、電子文書生成プログ ラムが実行されることによって、電子文書生成装置の各機能が実現されるとしてもよ い。

[0109] また、電子文書生成プログラムは、コンピュータシステム、組み込みシステムなどの ようなハードウェアシステムに読み取り可能な記録媒体に記録されているとしてもよい 。さらに、記録媒体を介して他のハードウェアシステムに読み出されて実行されるとし てもよい。これによつて、電子文書生成装置の各機能を他のハードウェアシステムに 実現することができる。ここで、コンピュータシステム読み取り可能な記録媒体として、 光学記録媒体 (例えば、 CD— ROMなど。)、磁気記録媒体 (例えば、ハードディスク など。 )、光磁気記録媒体 (例えば、 MOなど。 )、半導体メモリ(例えば、メモリカード など。)などがある。

[0110] また、電子文書生成プログラムは、インターネットやローカルエリアネットワークなど のようなネットワークに接続されているハードウェアシステムに保存されているとしても よい。さらに、ネットワークを介して他のハードウェアシステムにダウンロードされて実 行されるとしてもよい。これによつて、電子文書生成装置の各機能を他のハードウェア システムに実現することができる。ここで、ネットワークとして、地上放送網、衛星放送 網、 PLC (Power Line Communication)、移動電話網、有線通信網(例えば、 IEEE8 02. 3など。)、無線通信網(例えば、 IEEE802. 11など。)がある。

産業上の利用可能性

本発明は、文書を電子文書にする電子文書生成装置などとして、特に、業種情報 以外の各種情報を利用することで、文書単位で制御しながら容易に文書から電子文 書を生成したり、生成後の電子文書が電子文書単位で管理されるように支援したりす ることができる電子文書生成装置などとして、利用することができる。

Claims

請求の範囲
[1] 所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書 スキャン手段と、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種 情報を取得する業種情報取得手段と、
文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種 固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報保持手段と、
前記業種固有情報保持手段で保持されている複数の業種固有情報の中から、前 記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択 手段と、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定 のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得手段と を備えることを特徴とする電子文書生成装置。
[2] 前記電子文書生成装置は、さらに、
前記イメージデータから電子文書を生成する電子文書生成手段と、
業種ごとに対応するデータベースの中から、前記業種情報によって特定される所定 のデータベースを選択するデータベース選択手段と、 前記各種情報と前記電子文書とを関連付けて、前記所定のデータベースに登録す る電子文書登録手段と
を備えることを特徴とする請求項 1に記載の電子文書生成装置。
[3] 前記各種情報取得手段は、前記所定の文書を両面印刷することが示される両面印 刷情報を前記所定のコード情報から取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記両面印刷情報に基づ 、て、前記所定の文書の裏面をスキャンさせる力否かを 判定する裏面判定手段と、
前記裏面判定手段で前記所定の文書の裏面をスキャンさせると判定された場合は 、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の裏面をスキャンさせる裏面ス キャン制御手段と を備えることを特徴とする請求項 1に記載の電子文書生成装置。
[4] 前記各種情報取得手段は、前記所定の文書の枚数が示される原本枚数情報を前 記所定のコード情報力 取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記原本枚数情報に基づ ヽて、前記所定の文書が全枚数スキャンされたカゝ否かを 判定する原本枚数判定手段と、
前記原本枚数判定手段で前記文書が全枚数スキャンされて ヽな ヽと判定された場 合は、前記文書スキャン手段を制御して、前記所定の文書の次項をスキャンさせる次 項スキャン制御手段と
を備えることを特徴とする請求項 1に記載の電子文書生成装置。
[5] 前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか否か が示される原本保存情報を前記所定のコード情報力 取得し、
前記電子文書生成装置は、さらに、
前記原本保存情報に基づ!、て、前記所定の文書が原本保存対象の文書であるか 否かを判定する原本保存判定手段と、
前記原本保存判定手段で前記所定の文書が原本保存対象の文書であると判定さ れた場合は、前記所定の文書が原本保存対象の文書であることを示す原本保存対 象メッセージを出力する原本保存対象メッセージ出力手段と
を備えることを特徴とする請求項 1に記載の電子文書生成装置。
[6] 前記各種情報取得手段は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書である か否かが示される付加価値税還付対象情報を前記所定のコード情報力 取得し、 前記電子文書生成装置は、さらに、
前記付加価値税還付対象情報に基づ!/ヽて、前記所定の文書が付加価値税還付 対象の文書であるカゝ否かを判定する付加価値税還付対象判定手段と、
前記付加価値税還付対象判定手段で前記所定の文書が付加価値税還付対象の 文書であると判定された場合は、前記所定の文書が付加価値税還付対象の文書で あることを示す付加価値税還付対象メッセージを出力する付加価値税還付対象メッ セージ出力手段と を備えることを特徴とする請求項 1に記載の電子文書生成装置。
[7] 電子文書生成装置と、
業種ごとに対応して設けられた 1以上のデータベースと
を備え、
前記電子文書生成装置は、
所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書 スキャン手段と、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種 情報を取得する業種情報取得手段と、
文書に付されたコードで表現されたコード情報のデータ構造が定義されている業種 固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報保持手段と、
前記業種固有情報保持手段で保持されている複数の業種固有情報の中から、前 記業種情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択 手段と、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定 のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得手段と、 前記イメージデータから電子文書を生成する電子文書生成手段と、
前記 1以上のデータベースの中から、前記業種情報によって特定される所定のデ ータベースを選択するデータベース選択手段と、
前記各種情報と前記電子文書とを関連付けて、前記所定のデータベースに登録す る電子文書登録手段と
を備えることを特徴とする電子文書管理システム。
[8] 所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書 スキャンステップと、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種 情報を取得する業種情報取得ステップと、
文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種 固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種 固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種 情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステツ プと、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定 のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得ステップと を含むことを特徴とする電子文書生成方法。
[9] 所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書 スキャンステップと、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種 情報を取得する業種情報取得ステップと、
文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種 固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種 固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種 情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステツ プと、
前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定 のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得ステップと をコンピュータに実行させるプログラムを記録していることを特徴とするコンピュータ 読み取り可能な記録媒体。
[10] 所定のコードが付された所定の文書をスキャンしてイメージデータを生成する文書 スキャンステップと、
前記所定のコードで表現された所定のコード情報から、所定の業種が示される業種 情報を取得する業種情報取得ステップと、
文書に付されたコードで表現された各種情報のデータ構造が定義されている業種 固有情報を業種ごとに保持する業種固有情報データベースにアクセスし、前記業種 固有情報データベースで保持されている複数の業種固有情報の中から、前記業種 情報によって特定される所定の業種固有情報を選択する業種固有情報選択ステツ プと、 前記所定の業種固有情報によって定義されているデータ構造に従って、前記所定 のコード情報から前記業種情報以外の各種情報を取得する各種情報取得ステップと をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
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