KR20100114480A - 문서 관리 시스템 - Google Patents

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KR20100114480A
KR20100114480A KR1020100034628A KR20100034628A KR20100114480A KR 20100114480 A KR20100114480 A KR 20100114480A KR 1020100034628 A KR1020100034628 A KR 1020100034628A KR 20100034628 A KR20100034628 A KR 20100034628A KR 20100114480 A KR20100114480 A KR 20100114480A
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Abstract

본 발명은 건설 행정업무의 효율화를 도모하고 정보의 재활용을 통해서 실질적인 지식관리가 이루어지도록 지원하는 문서 관리 시스템에 관한 것이다.
이를 위한 본 발명은 건설 사업과 관련된 제반 문서들을 표준분류체계에 의하여 분류하고 이를 축적하며, 검색 및 조회할 수 있도록 한다. 또한, 본 발명은 표준분류체계에 의하여 폴더를 자동으로 생성하고, 다중 폴더 방식으로 문서를 관리할 수 있도록 한다. 나아가, 본 발명은 타 시스템에서 엑스엠엘(XML)을 이용하여 문서 자료를 자동 이관할 수 있도록 한다.

Description

문서 관리 시스템{SYSTEM OF MANAGING DOCUMENTS}
본 발명은 문서 관리 시스템에 관한 것으로, 보다 상세하게는 건설 사업과 관련된 제반 문서들을 표준분류체계에 의한 자동 폴더 생성 방식으로 분류하여 DB화하여 관리하고, 축적된 제반 문서들의 검색 및 조회 서비스가 제공될 수 있도록 해주는 문서 관리 시스템에 관한 것이다.
최근에 건설 사업 업무의 환경 변화로 건설 사업이 대형화, 복잡화, 전문화 되는 추세이다. 이에 건설 사업의 변화에 따른 건설 사업 관리 방법의 발전된 변화가 필요하게 되었다. 또한, 건설 행정의 투명성, 공정성, 신뢰성, 및 업무 연속성의 확보에 대한 요구가 높아지게 되었다.
한편, 건설 사업의 기획, 설계, 시공, 유지 관리 등 전 과정의 정보를 체계적으로 관리하고 상기 관리된 정보를 공유할 수 있는 시스템의 개발이 요구되어 왔다.
본 발명은 이와 같은 문제점을 감안한 것으로서, 본 발명의 목적은 건설 행정업무의 효율화를 도모하고 정보의 재활용을 통해서 실질적인 지식관리가 이루어지도록 지원하는 문서 관리 시스템을 제공하는 것이다.
상기와 같은 목적을 달성하기 위한 본 발명은, 유관부서와 단순열람자와 운영자를 포함하는 사용자들의 퍼스널 컴퓨터(PC)와 네트워크를 통해 접속되는 문서 관리 시스템으로서, 상기 문서 관리 시스템은, 건설 사업의 기획, 설계, 시공, 유지 관리 등 전 과정의 건설 사업과 관련된 제반 문서들을 기 설정된 조건의 표준분류체계에 따라 분류하고, 상기 표준분류체계에 따라 분류된 문서들을 축적하여 DB화로 저장 관리하며, 상기 사용자들에 의한 검색 및 조회 요청의 이벤트 발생시 해당 문서를 데이터베이스(DB)의 검색을 통해 추출한 후 열람이 가능하도록 요청자에게 제공하되, 상기 표준분류체계는 사업분류, 업무분류, 조직분류, 기술분야분류, 자료유형분류, 및 시설물분류로부터 선택되는 하나 이상의 표준분류체계를 포함하며, 상기 유관부서의 사용자들에 의해 작성되는 건설 사업과 관련된 문서들의 등록시, 상기 등록 문서가 저장 관리될 문서 폴더를 상기 표준분류체계와 매칭하여 자동으로 생성하고 데이터베이스(DB)로 관리하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템을 개시한다.
바람직하게는, 상기 문서 관리 시스템은 상기 유관부서와 단순열람자와 운영자를 포함하는 사용자들의 로그인 접속을 관리하는 로그인 관리 매니저; 상기 로그인 관리 매니저를 통해 네트워크 접속되는 사용자들에게 제반 문서의 등록, 검색, 및 조회를 포함하는 웹 페이지를 제공하기 위한 웹 서비스 관리 매니저; 상기 사용자들로부터 건설 사업과 관련된 제반 문서들의 검색 및 조회 요청의 이벤트에 응답하여 데이터베이스(DB)를 검색하고, 그 결과로 추출된 검색 문서를 제공하는 검색관리 매니저; 상기 사용자들로부터 건설 사업과 관련된 제반 문서를 등록받고, 상기 제반 문서에 포함되어 제공되는 표준분류코드의 분석을 통해 폴더를 자동 생성하여 등록 문서를 데이테베이스(DB)화로 관리하는 문서등록 관리 매니저; 및 건설 사업의 기획, 설계, 시공, 유지 관리 등 전 과정의 건설 사업과 관련된 축적되는 제반 문서들을 상기 문서등록 관리 매니저에 의해 분류되는 폴더 방식으로 저장하는 데이터베이스(DB);를 포함하며, 상기 데이터베이스(DB)는 사용자들이나 혹은 타 시스템으로부터 문서 이관의 요청시 이관받은 문서를 임시 저장하는 임시문서DB와, 건설 사업과 관련된 제반 문서를 등록 관리하는 문서창고DB와, 상기 표준분류체계의 유형 정의와 그에 따른 표준분류코드가 등록 관리되는 분류체계DB를 포함한다.
바람직하게는, 본 발명의 문서 관리 시스템은 상기 사용자들간이나 혹은 타 시스템으로부터 문서 이관의 요청을 처리하는 문서이관 관리 매니저;를 더 포함하되, 상기 문서이관 관리 매니저는, 상기 사용자 혹은 타 시스템으로부터 문서 이관의 요청 이벤트가 접수되는 경우, 문서 이관을 요청한 사용자로부터 라이트웨이트 디렉터리 액세스 프로토콜(LDAP) 방식을 통해 문서를 자동으로 이관받고, 상기 이관받은 문서로부터 데이터를 추출하여 임시 문서DB에 저장하며, 상기 이관받은 데이터에 포함되는 이관 받을 수신자 정보를 확인하고 상기 수신자의 미분류함에 더 저장하며, 상기 문서를 이관받은 사용자가 자신의 미분류함에 저장된 문서의 등록을 요청하는 경우, 상기 문서등록 관리 매니저가 활성화되어 상기 등록 요청의 문서에 포함된 표준분류코드의 분석을 통해 폴더를 자동 생성하고, 상기 문서창고DB에 이관 문서를 등록하여 관리한다.
바람직하게는, 상기 이관되는 문서는 엑스엠엘(XML) 문서인 것이 더욱 바람직하다.
바람직하게는, 상기 문서등록 관리 매니저는 상기 문서를 이관받은 사용자가 자신의 미분류함에 저장된 문서의 등록을 요청하는 경우, 활성화된 상태에서 상기 등록 요청의 문서에 포함된 표준분류코드의 분석을 통해 폴더를 자동 생성하고, 상기 문서창고DB에 이관 문서를 등록하여 관리하되, 상기 이관 문서의 데이터 검색을 위한 인덱스(Index)를 추출하고, 상기 추출된 인덱스의 리빌딩(rebuilding) 처리를 더 수행한다.
바람직하게는, 상기 검색관리 매니저는 상기 사용자들로부터 등록 문서의 검색 및 조회를 통한 문서 열람의 요청 이벤트 발생시, 문서에 설정된 열람 권한과 문서 조회자의 접근 권한을 비교하여 열람 여부를 제어하되, 상기 문서 조회자의 접근 권한이 문서에 설정된 열람 권한에 부합되는 경우 상세 정보의 열람이나 첨부파일 자료의 다운로드를 통해 열람이 가능하도록 제어하고, 상기 문서 조회자의 접근 권한이 문서에 설정된 열람 권한에 부합되지 못하는 경우에는 열람 신청 승인을 요청받고, 이후 문서 소유자의 열람 승인하에 문서의 열람 서비스가 제공되도록 제어한다.
바람직하게는, 상기 등록 문서의 관리는 상기 표준분류체계에 따라 상기 문서등록 관리 매니저에 의해 건설 사업과 관련되는 제반 문서들의 관련도가 매칭 적용되는 다중 폴더 방식으로 폴더가 자동 생성되고 관리된다.
이상에서 설명한 바와 같은 본 발명에 따른 문서 관리 시스템에 따르면 다음과 같은 효과가 있다.
첫째, 건설 사업의 정보를 축적하여 검색 및 인계인수가 용이하도록 함으로써, 건설 업무의 연속성을 향상시킬 수 있다.
둘째, 건설 사업의 추진 상의 문제점을 조기에 발견함으로써, 리스크를 예방하고 사업의 투명성 및 책임성을 향상시킬 수 있다.
셋째, 건설 사업의 축전된 정보를 재활용함으로써, 건설 사업의 유지 관리와 지식 행정 기반을 마련할 수 있다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 문서 관리 시스템을 나타내는 전체 구성도이다.
도 2는 본 발명에 따른 문서 관리 시스템의 문서 등록 과정 및 문서 조회 과정을 나타내는 처리 흐름도이다.
도 3은 본 발명에 따른 문서 관리 시스템의 문서 등록 과정 및 문서 조회 과정을 나타내는 다른 일례의 처리 흐름도이다.
도 4는 본 발명에 따른 문서 관리 시스템에서, 문서 조회를 통한 열람 승인 과정을 상세히 나타내는 처리 흐름도이다.
도 5는 본 발명에 따른 문서 관리 시스템의 구성 체계를 나타내는 개념도이다.
도 6은 본 발명에 따른 문서 관리 시스템의 분류체계를 나타내는 참고도이다.
첨부한 도면을 참조하여 본 발명의 실시예들에 따른 문서 관리 시스템에 대하여 상세히 설명한다. 본 발명은 다양한 변경을 가할 수 있고 여러 가지 형태를 가질 수 있는바, 특정 실시예들을 도면에 예시하고 본문에 상세하게 설명하고자 한다. 그러나 이는 본 발명을 특정한 개시 형태에 대해 한정하려는 것이 아니며, 본 발명의 사상 및 기술 범위에 포함되는 모든 변경, 균등물 내지 대체물을 포함하는 것으로 이해되어야 한다. 각 도면을 설명하면서 유사한 참조부호를 유사한 구성요소에 대해 사용하였다. 첨부된 도면에 있어서, 구조물들의 치수는 본 발명의 명확성을 기하기 위하여 실제보다 확대하거나, 개략적인 구성을 이해하기 위하여 실제보다 축소하여 도시한 것이다.
또한, 제1 및 제2 등의 용어는 다양한 구성요소들을 설명하는데 사용될 수 있지만, 상기 구성요소들은 상기 용어들에 의해 한정되어서는 안 된다. 상기 용어들은 하나의 구성요소를 다른 구성요소로부터 구별하는 목적으로만 사용된다. 예를 들어, 본 발명의 권리 범위를 벗어나지 않으면서 제1 구성요소는 제2 구성요소로 명명될 수 있고, 유사하게 제2 구성요소도 제1 구성요소로 명명될 수 있다. 한편, 다르게 정의되지 않는 한, 기술적이거나 과학적인 용어를 포함해서 여기서 사용되는 모든 용어들은 본 발명이 속하는 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자에 의해 일반적으로 이해되는 것과 동일한 의미를 가지고 있다. 일반적으로 사용되는 사전에 정의되어 있는 것과 같은 용어들은 관련 기술의 문맥 상 가지는 의미와 일치하는 의미를 가지는 것으로 해석되어야 하며, 본 출원에서 명백하게 정의하지 않는 한, 이상적이거나 과도하게 형식적인 의미로 해석되지 않는다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 문서 관리 시스템의 전체 구성도를 나타낸다.
본 발명에 따른 문서 관리 시스템은 도 1에 도시된 바와 같이, 유관부서와 단순열람자와 운영자를 포함하는 사용자들의 퍼스널 컴퓨터(20)와 네트워크(10)를 통해 접속되며, 상기 네트워크(10)는 인터넷과, 인트라넷, 및 유무선 통신망을 포함할 수 있다.
본 발명에 따른 문서 관리 시스템은 건설 사업의 기획, 설계, 시공, 유지 관리 등 전 과정의 건설 사업과 관련된 제반 문서들을 기 설정된 조건의 표준분류체계에 따라 분류하고, 상기 표준분류체계에 따라 분류된 문서들을 축적하여 DB화로 저장 관리하며, 상기 사용자들에 의한 검색 및 조회 요청의 이벤트 발생시 해당 문서를 데이터베이스(150)의 검색을 통해 추출한 후 열람이 가능하도록 요청자에게 제공한다. 여기서, 상기 표준분류체계는 사업분류, 업무분류, 조직분류, 기술분야분류, 자료유형분류, 및 시설물분류로부터 선택되는 하나 이상의 표준분류체계를 포함할 수 있다.
그리고, 상기 유관부서의 사용자들에 의해 작성되는 건설 사업과 관련된 문서들의 등록시, 상기 등록 문서가 저장 관리될 문서 폴더를 상기 표준분류체계와 매칭하여 자동으로 생성하고 데이터베이스(150)로 관리하게 된다.
이러한 본 발명의 문서 관리 시스템은 도 1에 도시된 바와 같이, 로그인 관리 매니저(110), 웹 서비스 관리 매니저(120), 검색관리 매니저(130), 문서등록 관리 매니저(140), 데이터베이스(150), 및 문서이관 관리 매니저(160)를 포함한다.
상기 로그인 관리 매니저(110)는 상기 유관부서와 단순열람자와 운영자를 포함하는 사용자들의 로그인 접속을 관리하며, 상기 웹 서비스 관리 매니저(120)는 상기 로그인 관리 매니저(110)를 통해 네트워크(10) 접속되는 사용자들에게 제반 문서의 등록, 검색, 및 조회를 포함하는 웹 페이지를 제공한다.
상기 검색관리 매니저(130)는 상기 사용자들로부터 건설 사업과 관련된 제반 문서들의 검색 및 조회 요청의 이벤트에 응답하여 데이터베이스(150)를 검색하고, 그 결과로 추출된 검색 문서를 제공한다.
또한, 상기 검색관리 매니저(130)는 상기 사용자들로부터 등록 문서의 검색 및 조회를 통한 문서 열람의 요청 이벤트 발생시, 문서에 설정된 열람 권한과 문서 조회자의 접근 권한을 비교하여 열람 여부를 제어한다.
여기서, 상기 문서 조회자의 접근 권한이 문서에 설정된 열람 권한에 부합되는 경우에는 상세 정보의 열람이나 첨부파일 자료의 다운로드를 통해 열람이 가능하도록 제어하고, 반면에 상기 문서 조회자의 접근 권한이 문서에 설정된 열람 권한에 부합되지 못하는 경우에는 열람 신청 승인을 요청받고, 이후 문서 소유자의 열람 승인하에 문서의 열람 서비스가 제공되도록 제어하게 된다.
상기 문서등록 관리 매니저(140)는 상기 사용자들로부터 건설 사업과 관련된 제반 문서를 등록받고, 상기 제반 문서에 포함되어 제공되는 표준분류코드의 분석을 통해 폴더를 자동 생성하여 등록 문서를 데이테베이스(DB)화로 관리한다.
상기 데이터베이스(150)는 건설 사업의 기획, 설계, 시공, 유지 관리 등 전 과정의 건설 사업과 관련된 축적되는 제반 문서들을 상기 문서등록 관리 매니저(140)에 의해 분류되는 폴더 방식으로 저장한다.
여기서, 상기 데이터베이스(150)는 사용자들이나 혹은 타 시스템으로부터 문서 이관의 요청시 이관받은 문서를 임시 저장하는 임시문서DB(151)와, 건설 사업과 관련된 제반 문서를 등록 관리하는 문서창고DB(152), 및 상기 표준분류체계의 유형 정의와 그에 따른 표준분류코드가 등록 관리되는 분류체계DB(153)로 구분될 수 있다.
상기 문서이관 관리 매니저(160)는 상기 사용자들간이나 혹은 타 시스템으로부터 문서 이관의 요청을 처리하는 역할을 하며, 상기 사용자 혹은 타 시스템으로부터 문서 이관의 요청 이벤트가 접수되는 경우, 문서 이관을 요청한 사용자로부터 라이트웨이트 디렉터리 액세스 프로토콜(LDAP) 방식을 통해 문서를 자동으로 이관받고, 상기 이관받은 문서로부터 데이터를 추출하여 임시문서DB(151)에 저장한다.
또한, 상기 문서이관 관리 매니저(160)는 상기 이관받은 데이터에 포함되는 이관 받을 수신자 정보를 확인하고 이관 문서를 상기 수신자의 미분류함에 더 저장하게 된다.
이후, 상기 문서를 이관받은 사용자가 자신의 미분류함에 저장된 문서의 등록을 요청하는 경우, 상기 문서등록 관리 매니저(140)가 활성화되어 상기 등록 요청의 문서에 포함된 표준분류코드의 분석을 통해 폴더를 자동 생성하고, 상기 문서창고DB(152)에 이관 문서를 등록하여 관리하게 된다.
여기서, 상기 이관되는 문서는 엑스엠엘(XML) 문서인 것이 바람직하다.
또한, 상기 문서등록 관리 매니저(140)는 상기 문서를 이관받은 사용자가 자신의 미분류함에 저장된 문서의 등록을 요청하는 경우, 활성화된 상태에서 상기 등록 요청의 문서에 포함된 표준분류코드의 분석을 통해 폴더를 자동 생성하고, 상기 문서창고DB(152)에 이관 문서를 등록하여 관리하되, 상기 이관 문서의 데이터 검색을 위한 인덱스(Index)를 추출하고, 상기 추출된 인덱스의 리빌딩(rebuilding) 처리를 더 수행한다.
상기 등록 문서의 관리는 상기 표준분류체계에 따라 상기 문서등록 관리 매니저(140)에 의해 건설 사업과 관련되는 제반 문서들의 관련도가 매칭 적용되는 다중 폴더 방식으로 폴더가 자동 생성되고 관리된다.
도 2는 본 발명에 따른 문서 관리 시스템에서의 문서 등록 과정 및 문서 조회 과정의 처리 흐름을 일례로 나타낸다.
도 2에 도시되는 바와 같이, 시스템 관리자 즉, 운영자는 표준분류체계의 유형을 정의하고, 정의된 표준분류체계에 대응되는 표준분류코드를 설정하여 등록한다.
여기서, 상기 운영자가 설정한 표준분류체계와 표준분류코드는 데이터베이스(150)내 분류체계DB(153)에 저장 관리된다.
다음, 문서 작성자는 건설 사업과 관련된 제반 문서를 작성하여 등록하는 유관부서의 담당자들로서, 웹 서비스 관리 매니저(120)가 제공하는 화면을 통해 문서를 작성하고 표준분류체계를 설정한 후 작성된 문서를 저장하게 된다.
상기 문서 작성자가 저장을 통해 등록한 문서는 문서등록 관리 매니저(140)에 의해 표준분류체계에 따른 폴더가 자동으로 생성되고, 그 자동 생성된 폴더에 저장되어 문서창고DB(152)에 등록 관리된다.
다음, 문서 조회자, 즉 단순 열람자는 상기 로그인 관리 매니저(110)의 로그인 인증 과정을 수행한 후, 웹 서비스 관리 매니저(120)가 제공하는 웹 화면을 통해 검색을 진행하고 조회 및 열람을 신청할 수 있다.
즉, 문서 조회자에 의해 문서의 검색이 요청되는 경우, 상기 검색관리 매니저(130)가 활성화되어 문서창고DB(152)에 축적된 문서를 검색하여 폴더 리스트를 문서 조회자에게 제공한다.
이때, 문서 조회자는 제공되는 폴더의 대분류를 선택하고 세부 폴더 구성과 문서 목록 리스트를 확인한 후 원하는 문서를 선택하고 문서를 열람하게 된다.
도 3은 본 발명에 따른 문서 관리 시스템에서의 문서 등록 과정 및 문서 조회 과정의 처리 흐름을 다른 일례로 나타낸다.
도 3에 도시된 문서 관리 시스템에서의 문서 등록 과정 및 문서 조회 과정은 도 2에 도시된 처리흐름의 동작 과정과 유사하거나 동일한 방식이 적용되며, 일부 처리 흐름상의 차이나는 부분에 대해서만 간략히 설명하기로 한다.
도 3에 도시된 문서 관리 시스템은, 자료유형 분류체계를 가상 메모리에 업로드(upload)하고, 등록되는 첨부자료의 등록시 파일 내용의 해석에 의해 자동으로 자료유형에 따른 표준분류체계를 설정할 수 있으며, 문서마다 부속되는 첨부자료 목록을 리스트업(list-up)하고 관리할 수 있다.
즉, 문서의 등록과정에서 가상 메모리, 즉 임시문서DB(151)에 저장하고, 분류체계DB(153)에 등록된 표준분류체계에 따라 첨부자료의 내용 해석에 의한 분류체계를 설정하고, 확인 및 수정을 진행하여 문서를 등록할 수 있다.
도 4는 본 발명에 따른 문서 관리 시스템에서, 문서 조회를 통한 열람 승인 과정을 상세히 나타내는 처리흐름도이다.
도 4를 참조하면, 본 발명의 문서 관리 시스템은 문서에 대한 열람 권한을 설정하고, 문서 조회자의 문서에 대한 접근 권한에 따라 문서 열람 여부를 제어한다. 여기서, 열람 권한이 있는 경우에는 문서의 상세 정보를 열람하거나 첨부파일 자료를 다운로드하여 열람할 수 있도록 한다.
반면에, 문서에 대한 열람 권한이 없는 경우에는 열람 신청 승인을 요청할 수 있으며, 문서 소유자는 요청 사유 등을 확인한 후에 일정 기간을 설정하여 열람 신청을 승인할 수 있다.
또한, 열람 신청 사유 확인 후, 승인을 거절할 경우에는 거절사유를 작성하여 신청자에게 송부할 수 있다.
도 5는 본 발명에 따른 문서 관리 시스템의 구성 체계를 나타내는 개념도이고, 도 6은 본 발명에 따른 문서 관리 시스템의 분류체계를 나타내는 참고도이다.
도시된 바와 같이, 문서 관리 시스템은 사용조직, 즉 기업 및 행정기관에서 시스템을 중심으로 유관 부서, 단순 열람자, 운영자 등과 연결된다. 문서 관리 시스템은 내작업함, 사업 현황, 문서 창고, 통계 현황, 통합 검색, 시스템 관리를 위한 구성 요소들을 포함하며, 각 사용자들에게 제공하게 된다.
또한, 문서 관리 시스템은 건설 사업 정보를 일정한 기준에 의해 체계화하여 분류하기 위한 표준분류체계 시스템을 포함한다. 나아가, 문서 관리 시스템은 검색되어 체계화된 문서들을 저장하기 위한 통합 데이터베이스(DB)를 포함한다.
상기 유관 부서는 기획부서, 시행부서, 심사부서, 건설부서, 시설관리부서 등을 포함하며, 문서 정보를 생성하고 활용한다. 또한, 단순 열람자는 문서 관리 시스템에 저장된 정보를 단순 열람할 수 있다. 나아가, 운영자는 각 부서의 운영자와 이를 총괄하는 총 운영자를 포함하며, 문서 관리 시스템을 관리한다.
한편, 문서 관리 시스템은 유관 시스템과 데이터를 자동으로 연계될 수도 있을 것이다. 예를 들어, 문서 관리 시스템은 그룹웨어, 전자결재, 인트라넷, 기타 업무 관리 시스템 등과 연결되도록 구성된다.
도 6을 참조하면, 본 발명에 따른 문서 관리 시스템에 적용되는 표준분류체계의 정의가 개시되며, 상기 표준분류체계라 함은 상술한 설명과 같이 건설관련 정보를 일정한 기준에 의해 체계화함으로써, 전반적인 사업관리 등 여러 형태의 건설행위에 효율적으로 활용되도록 하고, 활용된 정보는 다시 일정한 기준에 따라 축적, 가공, 및 분석되는 정보 가공의 매개역할을 수행할 수 있도록 업무발생에 따라 나타나는 건설정보들을 업무주체별, 업무흐름별, 사업형태별로 효율화하기 위해 설정한 각종 건설정보 표현을 구성하는 체계를 말한다.
이와 같이, 본 발명은 건설 사업과 관련된 제반 문서들을 표준분류체계에 의하여 분류하고 이를 축적하며, 검색 및 조회할 수 있도록 한다. 특히, 본 발명은 표준분류체계에 의하여 폴더를 자동으로 생성하고, 다중 폴더 방식으로 문서를 관리할 수 있도록 한다. 또한, 타 시스템에서 엑스엠엘(XML)을 이용하여 문서 자료를 자동 이관할 수 있도록 한다. 따라서 본 발명은 건설 행정업무의 효율화를 도모하고 정보의 재활용을 통해서 실질적인 지식관리가 이루어지도록 지원할 수 있게 된다.
앞서 설명한 본 발명의 상세한 설명에서는 본 발명의 바람직한 실시예들을 참조하여 설명하였지만, 해당 기술 분야의 숙련된 당업자 또는 해당 기술 분야에 통상의 지식을 갖는 자라면 후술될 특허청구범위에 기재된 본 발명의 사상 및 기술 영역으로부터 벗어나지 않는 범위 내에서 본 발명을 다양하게 수정 및 변경시킬 수 있음을 이해할 수 있을 것이다.
10 : 네트워크 20 : 퍼스널 컴퓨터(PC)
110 : 로그인 관리 매니저 120 : 웹 서비스 관리 매니저
130 : 검색관리 매니저 140 : 문서등록 관리 매니저
150 : 데이터베이스(DB) 151 : 임시문서DB
152 : 문서창고DB 153 : 분류체계DB
160 : 문서이관 관리 매니저

Claims (7)

  1. 유관부서와 단순열람자와 운영자를 포함하는 사용자들의 퍼스널 컴퓨터(PC)와 네트워크를 통해 접속되는 문서 관리 시스템으로서,
    상기 문서 관리 시스템은,
    건설 사업의 기획, 설계, 시공, 유지 관리 등 전 과정의 건설 사업과 관련된 제반 문서들을 기 설정된 조건의 표준분류체계에 따라 분류하고, 상기 표준분류체계에 따라 분류된 문서들을 축적하여 DB화로 저장 관리하며, 상기 사용자들에 의한 검색 및 조회 요청의 이벤트 발생시 해당 문서를 데이터베이스(DB)의 검색을 통해 추출한 후 열람이 가능하도록 요청자에게 제공하되,
    상기 표준분류체계는 사업분류, 업무분류, 조직분류, 기술분야분류, 자료유형분류, 및 시설물분류로부터 선택되는 하나 이상의 표준분류체계를 포함하며,
    상기 유관부서의 사용자들에 의해 작성되는 건설 사업과 관련된 문서들의 등록시, 상기 등록 문서가 저장 관리될 문서 폴더를 상기 표준분류체계와 매칭하여 자동으로 생성하고 데이터베이스(DB)로 관리하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
  2. 제 1항에 있어서,
    상기 문서 관리 시스템은,
    상기 유관부서와 단순열람자와 운영자를 포함하는 사용자들의 로그인 접속을 관리하는 로그인 관리 매니저;
    상기 로그인 관리 매니저를 통해 네트워크 접속되는 사용자들에게 제반 문서의 등록, 검색, 및 조회를 포함하는 웹 페이지를 제공하기 위한 웹 서비스 관리 매니저;
    상기 사용자들로부터 건설 사업과 관련된 제반 문서들의 검색 및 조회 요청의 이벤트에 응답하여 데이터베이스(DB)를 검색하고, 그 결과로 추출된 검색 문서를 제공하는 검색관리 매니저;
    상기 사용자들로부터 건설 사업과 관련된 제반 문서를 등록받고, 상기 제반 문서에 포함되어 제공되는 표준분류코드의 분석을 통해 폴더를 자동 생성하여 등록 문서를 데이테베이스(DB)화로 관리하는 문서등록 관리 매니저; 및
    건설 사업의 기획, 설계, 시공, 유지 관리 등 전 과정의 건설 사업과 관련된 축적되는 제반 문서들을 상기 문서등록 관리 매니저에 의해 분류되는 폴더 방식으로 저장하는 데이터베이스(DB);를 포함하며,
    상기 데이터베이스(DB)는 사용자들이나 혹은 타 시스템으로부터 문서 이관의 요청시 이관받은 문서를 임시 저장하는 임시문서DB와, 건설 사업과 관련된 제반 문서를 등록 관리하는 문서창고DB와, 상기 표준분류체계의 유형 정의와 그에 따른 표준분류코드가 등록 관리되는 분류체계DB를 포함하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
  3. 제 2항에 있어서,
    상기 사용자들간이나 혹은 타 시스템으로부터 문서 이관의 요청을 처리하는 문서이관 관리 매니저;를 더 포함하되,
    상기 문서이관 관리 매니저는,
    상기 사용자 혹은 타 시스템으로부터 문서 이관의 요청 이벤트가 접수되는 경우, 문서 이관을 요청한 사용자로부터 라이트웨이트 디렉터리 액세스 프로토콜(LDAP) 방식을 통해 문서를 자동으로 이관받고, 상기 이관받은 문서로부터 데이터를 추출하여 임시 문서DB에 저장하며,
    상기 이관받은 데이터에 포함되는 이관 받을 수신자 정보를 확인하고 상기 수신자의 미분류함에 더 저장하며,
    상기 문서를 이관받은 사용자가 자신의 미분류함에 저장된 문서의 등록을 요청하는 경우, 상기 문서등록 관리 매니저가 활성화되어 상기 등록 요청의 문서에 포함된 표준분류코드의 분석을 통해 폴더를 자동 생성하고, 상기 문서창고DB에 이관 문서를 등록하여 관리하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
  4. 제 3항에 있어서,
    상기 이관되는 문서는,
    엑스엠엘(XML) 문서인 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
  5. 제 3항에 있어서,
    상기 문서등록 관리 매니저는,
    상기 문서를 이관받은 사용자가 자신의 미분류함에 저장된 문서의 등록을 요청하는 경우, 활성화된 상태에서 상기 등록 요청의 문서에 포함된 표준분류코드의 분석을 통해 폴더를 자동 생성하고, 상기 문서창고DB에 이관 문서를 등록하여 관리하되,
    상기 이관 문서의 데이터 검색을 위한 인덱스(Index)를 추출하고, 상기 추출된 인덱스의 리빌딩(rebuilding) 처리를 더 수행하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
  6. 제 2항에 있어서,
    상기 검색관리 매니저는,
    상기 사용자들로부터 등록 문서의 검색 및 조회를 통한 문서 열람의 요청 이벤트 발생시, 문서에 설정된 열람 권한과 문서 조회자의 접근 권한을 비교하여 열람 여부를 제어하되,
    상기 문서 조회자의 접근 권한이 문서에 설정된 열람 권한에 부합되는 경우 상세 정보의 열람이나 첨부파일 자료의 다운로드를 통해 열람이 가능하도록 제어하고,
    상기 문서 조회자의 접근 권한이 문서에 설정된 열람 권한에 부합되지 못하는 경우에는 열람 신청 승인을 요청받고, 이후 문서 소유자의 열람 승인하에 문서의 열람 서비스가 제공되도록 제어하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
  7. 제 1항 내지 제 6항 중 어느 한 항에 있어서,
    상기 등록 문서의 관리는,
    상기 표준분류체계에 따라 상기 문서등록 관리 매니저에 의해 건설 사업과 관련되는 제반 문서들의 관련도가 매칭 적용되는 다중 폴더 방식으로 폴더가 자동 생성되고 관리되는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
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