KR101267608B1 - 태그 기반 회계처리 시스템 및 방법 - Google Patents
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Abstract
본 발명은 태그 기반 회계처리 기술에 관한 것이다.
이 같은 본 발명은, 경리담당자가 영수증의 내용을 혼자 입력하여 회계처리하는 것을 영수증을 스캔하여 전자문서로 변환하여 태그를 삽입하는 방식에 의해 지시자와 처리자로 나눠 회계처리되게 함으로써, 업무 효율을 높이기 위한 태그 기반 회계처리 기술으로서, 지시자가 회계처리 방식을 정의하는 회계태그를 생성하여 저장하는 단계; 지시자가 전자문서에 회계태그를 삽입되는 단계; 처리자가 삽입된 회계태그에 따라 제공되는 인터페이스에 회계처리에 필요한 데이터를 전자문서에서 추출하여 입력하는 단계; 시스템이 삽입된 회계태그와 처리자가 입력한 데이터를 분석하여 분개파일을 자동으로 생성하는 단계;로 구성되어지며, 추가적으로 금융기관 시스템으로부터 통장 입출금 거래내역을 다운로드 받는 단계; 시스템이 통장 입출금 거래 내역에 대해 회계태그가 삽입된 전자문서와 매칭시키는 단계; 및 시스템이 회계태그와 전자문서를 분석하여 통장 입출금 거래내역에 대해 분개파일을 생성하는 단계; 를 더 포함할 수도 있다.
회계처리,태그,자동분개,영수증,전자문서
Description
본 발명은 태그 기반 회계처리 기술에 관한 것이다.
본 발명은 태그 기반 회계처리 기술에 관한 것으로, 보다 상세하게는 경리담당자가 영수증의 내용을 혼자 입력하여 회계처리하는 것을 영수증을 스캔하여 전자문서로 변환하여 태그를 삽입하는 방식에 의해 지시자(이하 "고도의 지식을 갖춘 담당자"를 가리킴)와 처리자(이하 "초보 담당자"를 가리킴)로 나눠 회계처리되게 함으로써, 업무 효율을 높이기 위한 태그 기반 회계처리 기술에 관한 것이다.
또한 상기 스캔된 이미지 형태의 전자문서 뿐만 아니라 다양한 종류의 전자문서에 대해 회계처리하기 위한 태그 기반 회계처리 기술에 관한 것이다.
현재 일반적인 회계처리 방식은 경리담당자가 각종 영수증 발생(교부 또는 수취)시에 영수증에 기재된 거래처명,사업자등록번호,업태,종목,거래금액,거래일자 등의 데이터를 전산시스템에 수작업으로 그대로 이기한 후 영수증에 맞는 계정과목과 기타 부수적인 사항을 입력하는 방식이다.
이러한 경리담당자의 영수증 입력을 업무상 두가지로 구분할 수 있는데, 영수증에 대한 회계처리에 대한 판단과, 그 판단에 근거한 영수증상의 각종 데이터의 전산이기라 할 수 있다.
그러나, 이러한 방식은 고도로 지식을 갖춘 담당자에게도 필연적으로 영수증상의 문자를 전산에 단순 이기하는 단순 작업을 수반하게 하고, 초보 담당자에는 역으로 고도의 회계처리 판단을 요구하게 하는 문제점이 있다.
본 발명은 고도의 지식을 갖춘 담당자는 회계처리에 대한 판단을 내리는 것을 주업무로 하고, 초보 담당자에게는 내려진 회계처리 판단에 따른 영수증의 단순 입력이 주업무가 되도록 하는데 그 목적이 있다.
또한 본 발명은 스캔된 이미지 형태의 전자문서 뿐만 아니라 XML, 엑셀등 다양한 형태로 존재하는 전자문서를 회계처리하는데 그 목적이 있다.
본 발명은 태그 기반 회계처리 기술에 관한 것으로, 보다 상세하게는 경리직원이 영수증의 내용을 일일이 입력하여 회계처리하는 것을 영수증을 스캔하여 전자문서로 변환하여 고도의 지식을 갖춘 담당자가 해당 영수증에 대한 회계처리 판단의 결과물인 회계태그를 전자문서에 삽입한 후 이를 초보 담당자가 받아 단순입력을 하게 하는 프로세스에 의하여 본 발명의 목적을 이루고자 하였다.
또한 XML, 엑셀등의 전자문서의 데이터를 회계처리하기 위해 전자문서의 유 형과 데이터 위치값의 정보를 저장하고 있는 전자문서해석태그를 이용하여 전자문서의 데이터를 회계태그에 따라 자동으로 추출할 수 있게 하여 본 발명의 목적을 이루고자 하였다.
본 발명으로 인해, 고도의 지식을 갖춘 담당자는 회계처리에 대한 판단을 내리는 것을 주업무로 하고, 초보 담당자에게는 내려진 회계처리 판단에 따른 영수증의 단순 입력이 주업무가 되도록 함으로써, 업무의 생산성을 극대화할 수 있게 된다.
또한 본 발명으로 인해, 다양한 형태로 존재하는 전자문서의 데이터를 지시자의 회계처리 판단인 회계태그에 따라 필요 데이터만을 자동으로 추출하여 회계처리 될 수 있게 된다.
도 1은 본 발명의 일실시예로 태그 기반 회계처리 시스템에 대한 구성도로서 그 구성은 다음과 같다.
도 1에 도시된 바와같이, 지시자단말기, 처리자단말기가 유무선망을 통해 접속이 이루어지는 회계처리시스템에 있어서,
영수증이 전자문서로 스캔되어 저장되게 하는 전자문서변환부; 전자문서에 처리자의 명령에 따른 태그를 삽입하는 태그삽입부; 태그와 처리자가 입력한 데이터를 기초로 분개파일을 생성하는 분개파일생성부; 지시자와 처리자에 대한 권한 정보를 저장하는 지시/처리자DB; 회계태그 및 전자문서해석태그를 저장하는 태그 DB; 지사자에 의해 태그가 결합되어 저장되는 전자문서DB; 시스템이 자동으로 생성한 분개파일DB; 로 구성됨을 특징으로 한다.
한편, 도 2 는 상기 설명된 본 발명의 일실시예인 태그 기반 회계처리 방법을 보인 흐름도로서 지시자가 회계처리 방식을 정의하는 태그를 생성하여 저장하는 단계; 영수증이 스캐너에 의해 전자문서로 변환된 후 지시자가 전자문서에 태그를 삽입되는 단계; 처리자가 삽입된 태그에 따라 제공되는 인터페이스에 회계처리에 필요한 데이터를 전자문서에서 추출하여 입력하는 단계; 시스템이 삽입된 태그와 처리자가 입력한 데이터를 분석하여 분개파일을 자동으로 생성하는 단계; 금융기관 시스템으로부터 통장 입출금 거래내역을 다운로드 받는 단계; 시스템이 통장 입출금 거래 내역에 대해 태그가 삽입된 전자문서와 매칭시키는 단계; 및 시스템이 태그와 전자문서를 분석하여 통장 입출금 거래내역에 대해 분개파일을 생성하는 단계; 로 진행함을 특징으로 한다.
이와같이 구성된 본 발명의 일실시예에 대한 작용을 첨부된 도 2를 참조하여 설명하면 다음과 같다.
1단계로, 지시자가 회계처리 방식을 정의하는 회계태그를 생성하여 저장하는 단계;이다.
여기서 회계태그는 영수증의 회계처리에 적용할 계정과목코드, 세무유형코드로 구성된 구조체이다. 이러한 태그는 반드시 계정과목코드, 세무유형코드에 국한 된 것이 아니라 차대코드, 원가코드등이 추가하여 구성되어 질 수도 있다.
일례로 영수증이 상품을 판매한 후 교부한 세금계산서이라면, 계정과목명이 "상품매출"인 계정과목코드 "101"과 세무유형이 "일반세금계산서교부"인 세무유형코드 "21"로 구성된 태그 "10121"이 이 영수증에 태그 삽입이 되어야 하므로 시스템의 태그DB(35)에 지시자에 의해 미리 "10121"이라는 태그가 설정되어 있어야 한다.
위의 태그 예에서 계정과목명이 "상품매출"이고 세무유형이 "일반세금계산서교부"인 경우 태그는 아래와 같이 XXX 부분을 처리자단말기(12)로부터 데이터를 입력받아 회계처리를 자동분개하도록 설정되어 있는 것이다.
거래일자 | 계정과목 | 계정금액 | 거래처 | 적요 |
XXX |
차) 매출채권 | XXX | XXX | XXX |
대) 매출 | XXX | XXX | XXX | |
대) 부가세예수금 | XXX | XXX | XXX |
즉, 태그마다 회계처리 방식이 정의되어 있고, 그 회계처리를 위해 처리자단말기(12)로부터 입력받아야 할 데이터가 정의되어 있는 것이며, 이러한 태그의 생성은 지시자가 직접 생성할 수 있지만, 회계처리시스템에 기본적인 태그들이 미리 생성되어 지시자가 편집하게 할 수도 있다.
2단계로, 지시자가 전자문서에 회계태그를 삽입되는 단계;이다.
지시자단말기 또는 회계처리시스템에 연결된 스캐너에 의해 영수증이 JPG등의 전자문서로 변환 처리되어 회계처리시스템의 전자문서DB에 저장되어 진다.
이후 회계처리시스템은 전자문서DB에 저장된 전자문서 리스트를 지시자에게 제공하며, 지시자는 회계처리시스템의 태그DB에서 전자문서의 회계처리에 적합한 회계태그를 검색하고 선택하여 전자문서에 삽입처리하게 된다.
이로써 지시자는 고도의 지식을 갖춘 담당자로서 처리자에게 회계태그 삽입 이라는 회계 판단 절차를 통해 초보 담당자의 추가적인 단순 입력만을 기다리면 자동으로 회계처리된 결과값을 얻을 수 있게 되는 것이다.
이때 회계태그를 전자문서에 삽입하는 방법은 기술적으로 여러가지가 있겠으나, 전자문서의 파일명에 태그를 삽입하거나 전자문서를 태그별로 구성된 폴더에 저장하는 것도 본 발명의 범주에 해당할 것이다.
3단계로, 처리자가 삽입된 회계태그에 따라 제공되는 인터페이스에 회계처리에 필요한 데이터를 전자문서에서 추출하여 입력하는 단계;이다.
처리자는 단말기를 통해 전자문서에 삽입된 회계태그의 설정에 따라 회계처리에 필요한 데이터를 입력할 수 있도록 입력 인터페이스를 제공받게 된다.
일례로 영수증이 상품을 판매한 후 교부한 세금계산서이라면 태그 "10121"이 삽입되어 있겠다. 시스템이 태그DB에 저장된 태그 설정 정보에 따라 회계처리에 필요한 입력 데이터가 "회사명","사업자등록번호","공급가액","부가세","거래일자","적요"으로 설정되어 있어 각각의 입력을 받기 위한 인터페이스를 처리자에게 제공하게 된다.
위와 같이 지시자는 전자문서의 회계처리와 관련한 고도의 판단을 회계태그를 이용해 처리자에게 지시하게 된다. 처리자에게 처리해야 할 데이터를 입력할 수 있는 회계태그별 데이터 입력 인터페이스를 제공하게 됨으로써, 처리자는 회계와 관련된 지식이 없는 초보 담당자일지라도 어려움 없이 회계처리에 필요한 데이터를 입력할 수 있게 된다.
이미 지시자가 회계처리에 대한 판단에 따른 회계태그를 삽입하였으므로, 계 정과목이나 세무유형에 대한 입력값은 받지 않게 된다.
4단계로, 시스템이 삽입된 회계태그와 처리자가 입력한 데이터를 분석하여 분개파일을 자동으로 생성하는 단계;이다.
여기서는 회계태그의 값과 회계태그에 설정된 태그별 데이터 입력 인터페이스에 따라 처리자가 입력한 데이터를 태그에 설정된 회계처리방식의 정보를 참조하여 분개파일을 자동으로 생성하게 된다.
위의 일례에서 처리자가 "한국상사","215-88-15855", "10,000,000", "1,000,000", "2008년7월5일", "1월상품판매" 라고 제공된 태그별 입력 인터페이스를 통해 처리하였을 경우, 회계처리시스템의 분개파일생성부(33)는 아래와 같이 태그 "10121"에 설정된 회계처리방식을 참조하여 아래와 같은 분개파일을 자동으로 생성하게 됨으로써 회계처리를 완료하게 된다.
거래일자 | 계정과목 | 계정금액 | 거래처 | 적요 |
2008년7월5일 |
차) 매출채권 | 11,000,000 | 한국상사 | 1월상품판매 |
대) 매출 | 10,000,000 | 한국상사 | 1월상품판매 | |
대) 부가세예수금 | 1,000,000 | 한국상사 | 1월상품판매 |
위에서는 영수증이 이미지 형태로 스캔된 전자문서의 일실시예를 설명하였으나, 이하 설명과 같이 전자문서의 유형을 이미지 문서 이외에도 XML, EXCEL, TXT등 다양한 형태의 전자문서도 위에서 설명한 태그 삽입 방식에 의해 회계처리가 가능하다.
도 3 은 본 발명의 또다른 일실시예를 보인 흐름도로서 지시자가 전자문서해석 방식을 정의하는 전자문서해석태그를 생성하여 저장하는 단계; 지시자가 회계처 리 방식을 정의하는 회계태그를 생성하여 저장하는 단계; 지시자에 의해 전자문서에 전자문서해석태그가 삽입되어 시스템에 저장되는 단계; 지시자에 의해 전자문서에 회계태그가 삽입되는 단계; 시스템이 회계태그에 따라 회계처리에 필요한 데이터를 전자문서에 삽입된 전자문서해석태그에 의해 전자문서에서 추출하는 단계; 시스템이 삽입된 회계태그와 전자문서해석태그에 의해 추출된 데이터를 분석하여 분개파일을 자동으로 생성하는 단계; 로 진행함을 특징으로 한다.
이와같이 구성된 본 발명의 일실시예에 대한 작용을 첨부된 도 3을 참조하여 설명하면 다음과 같다.
1단계로 지시자가 전자문서해석 방식을 정의하는 전자문서해석태그를 생성하여 저장하는 단계이다.
지시자가 XML, 엑셀양식등 데이터를 담을 수 있는 다양한 전자문서의 파일유형, 특정 항목의 위치값의 정보로 구성되어 정의된 전자문서해석태그를 생성하여 태그DB에 저장할 수 있다.
여기서 태그는 전자문서의 파일유형, 전자문서의 데이터 범위, 전자문서의 회계처리에 필요한 일자,금액,거래처명,사업자등록번호,적요의 각각의 위치값으로 구성된 구조체이다. 이러한 태그는 반드시 위 항목에 국한 된 것이 아니라 신용카드번호,신용카드회사명등이 추가되어 구성되어 질 수도 있다.
2단계는 지시자가 회계처리 방식을 정의하는 회계태그를 생성하여 저장하는 단계로서 위에서 이미 설명한 것과 같다.
3단계로 지시자에 의해 전자문서에 전자문서해석태그가 삽입되어 시스템에 저장되는 단계이다.
지시자는 조회한 전자문서의 형태에 따라 전자문서에 태그DB로부터 전자문서해석태그를 검색하여 해당되는 전자문서해석태그를 삽입하게 된다.
4단계는 지시자에 의해 전자문서에 회계태그가 삽입되는 단계로서 위에서 이미 설명한 것과 같다.
5단계로 시스템이 회계태그에 따라 회계처리에 필요한 데이터를 전자문서에 삽입된 전자문서해석태그에 의해 전자문서에서 추출하는 단계이다.
위 4단계에서 지시자가 삽입한 회계태그의 설정에 따라 회계처리에 필요한 데이터를 전자문서로부터 추출하는데, 추출해야할 데이터와 그 데이터의 위치값이 전자문서해석태그에 저장되어 있으므로 이 정보를 이용하여 전자문서로부터 회계데이터를 추출하게 된다.
6단계는 시스템이 삽입된 회계태그와 전자문서해석태그에 의해 추출된 데이터를 분석하여 분개파일을 자동으로 생성하는 단계로서 위에서 이미 설명한 것과 그 방식이 같다.
위의 두 실시예를 기반으로 하여 위 단계에 추가하여 다음과 같은 1,2,3 단계까지 추가적으로 진행됨을 특징으로 할 수도 있겠다.
1단계로, 금융기관 시스템으로부터 통장 입출금 거래내역을 다운로드 받는 단계;이다.
영수증을 교부하거나 영수증을 수취하면 그에 따라 대금을 지급받거나 대금 을 지급하게 되는데 이때 통장으로 입출금된 거래에 대해 이미 진행된 프로세스를 통해 시스템에 저장된 전자문서DB와 분개파일DB를 이용해 전자문서에 따른 입출금을 자동 회계처리하기 위한 것이다.
회계처리시스템은 금융기관 시스템 또는 금융기관 중개회사의 시스템으로부터 통장의 입출금 거래내역을 파일로 제공받아 회계처리시스템에 저장하게 된다.
이때 금융기관 시스템 또는 금융기관과 연계된 중개회사로부터 표준화된 거래내역 양식에 의해 데이터를 제공받을 수 있다.
2단계로, 시스템이 통장 입출금 거래 내역에 대해 회계태그가 삽입된 전자문서와 매칭시키는 단계;이다.
지시자는 각 통장 입출금 거래내역의 항목과 연관이 있다고 판단되는 전자문서를 상호 매칭(연결)시키게 된다.
통장 입출금 거래 내역은 "거래일자,입금(출금)금액,거래처명"로 구성되는데 이 데이터만으로는 회계처리를 할 수 없기 때문에 입출금 거래를 일으킨 영수증의 전자문서와 연결시키는 프로세스가 진행되는 것이다.
이러한 프로세스를 통해 매칭된 영수증 전자문서의 "거래처명", "공급가액", "부가세", "적요" 등의 값을 본 통장 입출금 거래내역의 항목에 재사용하여 이용하게 됨으로써 회계처리에 필요한 시간을 획기적으로 줄일 수 있게 된다.
더 구체적으로는, 시스템에 저장된 통장 입출금 거래내역이 디스플레이되고, 마우스 또는 커서가 통장 입출금 거래내역의 각 항목에 있을 때 각 항목의 입출금 금액, 거래처명과 친밀도가 가장 높은 순으로 처리자가 입력한 데이터를 검색하여 전자문서와 동시에 함께 나열하여 지시자가 선택하게 하는 방식에 의하게 된다.
3단계로, 시스템이 회계태그와 전자문서를 분석하여 통장 입출금 거래내역에 대해 분개파일을 생성하는 단계;이다.
여기서는 회계태그값과 각 통장 입출금 거래내역의 항목과 매칭된 전자문서의 처리자가 입력한 데이터를 회계태그에 설정된 회계처리방식에 의해 상호 결합함으로써 자동으로 분개파일이 생성되게 된다.
위의 일례에서는 전자문서에서 추출된 정보에 의해 아래와 같은 분개파일이 생성된다.
계정과목 | 계정금액 | 거래처 | 적요 |
차) 보통예금 | 11,000,000 | 한국상사 | 1월상품판매 |
대) 매출채권 | 11,000,000 | 한국상사 | 1월상품판매 |
도 1는 본 발명의 일실시예로 태그 기반 회계처리 시스템과 관련한 구성을 보여주는 도면이다.
*도면의 주요 부분에 대한 부호의 설명*
11; 지시자단말기 12; 처리자단말기
20; 유무선통신망
30; 회계처리시스템 31; 전자문서 변환부
32; 태그 삽입부 33; 분개파일 생성부
34; 지시/처리자DB 35; 태그 DB
36; 전자문서DB 37; 분개파일 DB
도 2는 본 발명의 일실시예로 태그 기반 회계처리 방법과 관련한 흐름을 보여주는 도면이다.
도 3는 본 발명의 또다른 일실시예로 태그 기반 회계처리 방법과 관련한 흐름을 보여주는 도면이다.
Claims (7)
- 지시자가 회계처리 방식을 정의하는 회계태그를 생성하여 저장하는 단계;지시자에 의해 전자문서에 회계태그가 삽입되는 단계;처리자가 삽입된 회계태그에 따라 제공되는 인터페이스에 회계처리에 필요한 데이터를 전자문서에서 추출하여 입력하는 단계;시스템이 삽입된 회계태그와 처리자가 입력한 데이터를 분석하여 분개파일을 자동으로 생성하는 단계; 로 진행함을 특징으로 하는 태그 기반 회계처리 방법.
- 지시자가 전자문서해석 방식을 정의하는 전자문서해석태그를 생성하여 저장하는 단계;지시자가 회계처리 방식을 정의하는 회계태그를 생성하여 저장하는 단계;지시자에 의해 전자문서에 전자문서해석태그가 삽입되어 시스템에 저장되는 단계;지시자에 의해 전자문서에 회계태그가 삽입되는 단계;시스템이 회계태그에 따라 회계처리에 필요한 데이터를 전자문서에 삽입된 전자문서해석태그에 의해 전자문서에서 추출하는 단계;시스템이 삽입된 회계태그와 전자문서해석태그에 의해 추출된 데이터를 분석하여 분개파일을 자동으로 생성하는 단계; 로 진행함을 특징으로 하는 태그 기반 회계처리 방법.
- 제 1항 또는 제 2항에 있어서, 시스템이 태그를 분석하여 분개파일을 자동으로 생성하는 단계 이후,금융기관 시스템으로부터 통장 입출금 거래내역을 다운로드 받는 단계;시스템이 통장 입출금 거래 내역에 대해 회계태그가 삽입된 전자문서와 매칭시키는 단계;및 시스템이 회계태그와 전자문서를 분석하여 통장 입출금 거래내역에 대해 분개파일을 생성하는 단계;를 더 포함함을 특징으로 하는 태그 기반 회계처리 방법.
- 제 1항 또는 제 2항에 있어서, 전자문서에 삽입되는 태그가 파일명의 형태로 저장되는 것을 특징으로 하는 회계처리 방법.
- 제 1항 또는 제 2항에 있어서, 태그 종류별로 폴더가 존재함으로써 폴더에 관련 전자문서가 저장되어 폴더가 태그 역할을 하는 것을 포함하는 회계처리 방법.
- 제 1항 또는 제 2항에 있어서, 전자문서내의 추출 데이터 위치가 전자문서 유형별로 별도로 저장되어 관리되는 것을 포함하는 회계처리 방법.
- 영수증이 전자문서로 스캔되어 저장되게 하는 전자문서변환부;전자문서에 처리자의 명령에 따른 태그를 삽입하는 태그삽입부;태그와 처리자가 입력한 데이터를 기초로 분개파일을 생성하는 분개파일생성부;지시자와 처리자에 대한 권한 정보를 저장하는 지시/처리자DB;회계태그 및 전자문서해석태그를 저장하는 태그DB;지사자에 의해 태그가 결합되어 저장되는 전자문서DB;시스템이 자동으로 생성한 분개파일DB; 로 구성되는 회계처리시스템에 지시자단말기, 처리자단말기가 유무선망을 통해 접속이 이루어지는 태그 기반 회계처리 시스템.
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