JPWO2006137124A1 - Document management device - Google Patents
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Abstract
技術文書などの電子ドキュメントを管理する場合、管理情報として、電子ドキュメントのＩＤに関連付けて、管理者の情報を格納する。管理者は、組織などではなく、１個人とする。管理者は、電子ドキュメントの管理について全責任を負い、管理者の許可の下に、改版等の作業をすることができるようにする。人事異動等で管理者がその電子ドキュメントを管理する立場から離れた場合には、その管理者が責任を持って、次の管理者に電子ドキュメントの管理権限を委譲する。When managing an electronic document such as a technical document, management information is stored in association with the ID of the electronic document as management information. The administrator is not an organization but one individual. The administrator is fully responsible for managing the electronic document and is able to perform revisions and the like with the permission of the administrator. When the manager leaves the position of managing the electronic document due to personnel changes or the like, the manager is responsible for delegating the management authority of the electronic document to the next manager.
Description
本発明は、文書管理装置に関する。 The present invention relates to a document management apparatus.
近年の企業社会においては、リストラ等が盛んになり、組織の改変が頻繁に行われるようになった。一方、各企業では、過去の業務によって発生した多くの電子ドキュメントを保有しており、これらを管理し続ける必要がある。しかし、組織の改変に伴い、事業部が消滅するなどの事態が発生した場合、当該事業部が管理していた電子ドキュメントが、次にどの事業部に所属するかがはっきりせず、多くの電子ドキュメントを如何に管理するかが明確にならない事態が生じる。 In recent corporate societies, restructuring has become popular, and organizational changes are frequently made. On the other hand, each company has a large number of electronic documents generated by past operations, and it is necessary to continue to manage them. However, when a business unit disappears due to organizational changes, it is not clear to which business unit the electronic document managed by the business unit belongs next, and many electronic There is a situation where it is not clear how to manage documents.
従来においては、特定のカテゴリに属する電子ドキュメントを統一して管理する管理者もいなければ、電子ドキュメントの共通管理者もなく、各事業部が独自で管理していた。
図１は、従来の文書管理方法を説明する図である。Conventionally, there is no administrator who manages electronic documents belonging to a specific category in a unified manner, and there is no common administrator for electronic documents, and each business division has managed it independently.
FIG. 1 is a diagram for explaining a conventional document management method.
電子ドキュメントは、改版情報を持った本文と、記事情報、開示情報、管理情報等からなる。このような電子ドキュメントは、部署単位で管理されており、今、管理部署Ａが管理していたものとする。ここで、組織移動あるいは業務移動が生じた場合、このような電子ドキュメントは、次に、どの管理部署によって管理されるべきかがはっきりしない事態が生じる。 The electronic document is composed of a main body with revision information, article information, disclosure information, management information, and the like. It is assumed that such an electronic document is managed in units of departments and is now managed by the management department A. Here, when an organization movement or a business movement occurs, it is not clear which management department should manage such an electronic document next.
特に、部署単位で管理しているため、その部署が廃止された場合、電子ドキュメントの所在がつかめなかったり、組織移動や業務変更が頻発すると、電子ドキュメントそのものの効力が喪失される可能性がある。また、管理部署が不明であると、開示・配付先情報の維持及び更新ができず、戦略的な情報の流出につながる危険性がある。また、定期的な電子ドキュメントの見直しができずに、情報の陳腐化を招く可能性もある。 In particular, because the management is done in units of departments, if the department is abolished, the electronic document itself may be lost if the location of the electronic document cannot be determined, or if organizational changes or business changes occur frequently. . In addition, if the management department is unknown, disclosure / distribution destination information cannot be maintained and updated, leading to a risk of strategic information leakage. In addition, there is a possibility that information may become obsolete because the electronic document cannot be regularly reviewed.
したがって、従来のドキュメント管理方法においては、組織変更等に対応したドキュメント情報の管理方法がなく、ドキュメント情報の提供において管理者不在によるセキュリティが脆弱で、電子ドキュメント作成時の審議や最新化維持のための定期見直しなどができなかった。また、電子ドキュメントに管理者設定がなく、電子ドキュメントの移管・移動や組織変更など、そのつど対応ができないため、管理者不在の電子ドキュメントが散在していたり、他組織への公開に対し、判断できる者がいないためセキュリティが脆弱化し、また、判断もできないために、公開の決定に時間がかかっていた。更に、電子ドキュメントの審議先や見直しが組織移動や業務変更のため、部署設定ができなかったり、新たな依頼先を決定するのに時間がかかっていた。 Therefore, in the conventional document management method, there is no document information management method corresponding to organizational changes, etc., security is weak due to the absence of an administrator in providing document information, and it is necessary for deliberation at the time of electronic document creation and maintenance of updating The regular review of was not possible. In addition, there is no administrator setting for electronic documents, and it is not possible to respond to each transfer, movement, or organizational change of electronic documents, so it is difficult to determine whether electronic documents without administrators are scattered or disclosed to other organizations. Since there was no one who could do it, security was weakened and judgment could not be made, so it took a long time to make a public decision. Furthermore, due to the organizational move and business changes in the discussion and review of electronic documents, it was not possible to set departments, and it took time to determine a new request destination.
従来の文書管理装置としては、特許文献１及び２がある。特許文献１においては、決済文書の管理において、文書管理情報に管理組織を記載し、該管理組織が当該決済文書を責任もって管理する技術が開示されている。特許文献２においては、作成文書の閲覧、新規作成、改訂、廃止等をサーバで一括して管理するシステムが開示されている。
本発明の課題は、組織改変等が頻繁に起こっても、電子ドキュメントを確実に管理することができる文書管理装置を提供することである。
本発明の文書管理装置は、作成された電子文書に対し、該電子文書の管理を行う個人の情報を該電子文書に関連させて格納する管理者情報格納手段
を備えることを特徴とする。An object of the present invention is to provide a document management apparatus capable of reliably managing an electronic document even when organizational changes or the like frequently occur.
The document management apparatus according to the present invention is characterized by comprising administrator information storage means for storing, in association with the electronic document, personal information for managing the electronic document for the created electronic document.
本発明の実施形態においては、電子ドキュメントごとに管理者を登録する。電子ドキュメントごとの管理者を設定するので、組織移動や業務変更が発生しても、電子ドキュメントの追跡が可能となる。この管理者が、電子ドキュメントの移管や移動を行う権限を有する。管理者が電子ドキュメントの提供先や配付情報の更新も管理者の権限の下に行う。また、電子ドキュメントをカテゴリ別に体系化し、管理者を設定する。管理者が移動しても、新たな管理者が決定するまで、その管理者が権限を継続して有する。 In the embodiment of the present invention, an administrator is registered for each electronic document. Since an administrator for each electronic document is set, the electronic document can be traced even if an organizational change or business change occurs. This administrator has the authority to transfer and move electronic documents. The administrator also updates the electronic document provider and distribution information under the authority of the administrator. Also, systematize electronic documents by category and set managers. Even if an administrator moves, the administrator continues to have authority until a new administrator is determined.
管理者設定により、電子ドキュメントの運用管理コストを大幅に削減できる。また、ドキュメント体系ごとに管理者を設定することで、電子ドキュメントの氾濫をコントロールできる。更に、ドキュメント管理者の設定で、組織移動や業務変更が発生しても、電子ドキュメントの維持管理を承継できる。ドキュメント管理者の設定で、適宜電子ドキュメントの見直しが可能となり、情報の陳腐化を抑制し、最新化維持が可能となる。ドキュメント管理者により、提供先や配付先の認証・検閲が可能となり、セキュリティ強化が可能となる。 Administrator settings can greatly reduce the operational management cost of electronic documents. In addition, by setting an administrator for each document system, it is possible to control the flooding of electronic documents. Furthermore, even if an organizational change or business change occurs in the settings of the document manager, the maintenance and management of the electronic document can be taken over. With the settings of the document manager, the electronic document can be reviewed as appropriate, information can be kept out of date, and it can be kept up-to-date. Document managers can authenticate and censor suppliers and distributors, and strengthen security.
図２は、本発明の実施形態の概念を説明する図である。
ドキュメント１１は、本文、記事情報、開示情報、管理情報からなり、管理者Ａによって管理されている。管理者Ａは、管理部署Ａに属しているが、ドキュメント１１には、管理部署Ａの情報ではなく、管理者Ａの個人のＩＤ等が関連付けられ、管理者Ａが責任を持って管理する。ここで、組織移動あるいは業務移動があった場合、管理者Ａが新しい部署に移動するが、管理者Ａがどの部署に移動したかは、組織・人事データベース１０を参照して追跡することができる。したがって、管理者Ａが新しい部署に移動しても、ドキュメントは引き続き管理者Ａによって管理されるので、ドキュメントが失われる等が起こらない。また、管理者Ａが部署を移動した結果、引き続きドキュメントを管理できない場合には、部署移動後、規定された手続に従って、他の管理者にドキュメントの管理権限を委譲する。FIG. 2 is a diagram for explaining the concept of the embodiment of the present invention.
The document 11 includes a text, article information, disclosure information, and management information, and is managed by the administrator A. The manager A belongs to the management department A, but the document 11 is associated with the personal ID of the manager A, not the information of the management department A, and is managed by the manager A with responsibility. Here, when there is an organization move or a business move, the administrator A moves to a new department, but the department to which the administrator A has moved can be tracked with reference to the organization / HR database 10. . Therefore, even if the administrator A moves to a new department, the document is still managed by the administrator A, so that the document is not lost. If the administrator A cannot move the department as a result of moving the department, the management authority of the document is delegated to another administrator according to a prescribed procedure after the department is moved.
このような場合、組織・人事データベースの情報は、日単位で更新し、最新の情報を保持して置くようにする。電子ドキュメントの管理者は、電子ドキュメントごと、あるいは、電子ドキュメントのカテゴリごとに設定するようにし、この情報に関連付けられた情報を、電子ドキュメントの管理情報に格納しておくようにする。電子ドキュメントを開く場合には、管理者のＩＤ等を入力しないと開けないようにするなどの措置を施しておく。 In such a case, the information in the organization / HR database is updated on a daily basis so that the latest information is retained. The administrator of the electronic document is set for each electronic document or each category of the electronic document, and information associated with this information is stored in the management information of the electronic document. When an electronic document is opened, measures are taken such that the document cannot be opened unless an administrator ID or the like is input.
管理者に管理情報の更新権限を付与し、組織を移動になっても、電子ドキュメントの移管行為や新たな管理者の設定など、管理情報の更新権限を継続できるようにする。また、管理者自身が移動になっても、新たな管理者が決定するまで現状を引き継ぐようにし、新管理者は、旧管理者のすべての権限を受け継ぐようにする。 The management information update authority is given to the administrator so that the management information update authority can be continued even if the organization is moved, such as an electronic document transfer action or a new administrator setting. Also, even if the manager himself / herself moves, the current status is taken over until a new manager is determined, and the new manager takes over all the authority of the old manager.
図３は、本発明の実施形態のシステム構成を示す図である。
文書管理システム１８は、ドキュメント開示サーバ１９とドキュメント管理サーバ１７からなっている。文書作成者は、作成した文書を文書管理システム１８に登録する。ドキュメント管理サーバ１７は、各ドキュメントについて、管理者情報、組織情報、開示（配付）先情報、一般ユーザ情報、ドキュメント情報を保持する。ドキュメント情報は、図番、名称、版数、通知書、履歴、様式、添付資料、関連情報、作成者、調査者、承認者情報、検索情報等である。ドキュメント開示サーバ１９は、開示情報として、ドキュメントとその他の情報を開示する。開示情報は、ドキュメント管理サーバ１７が編集して、ドキュメント開示サーバ１９に転送する。ドキュメント開示サーバ１９は、イントラネットあるいはインターネット２０に接続されており、設計部、工場部門、海外拠点等からアクセス可能となっている。人事・組織情報データベース１６は、各部門のユーザを管理しており、ドキュメント管理サーバ１７の情報を日単位で更新する。FIG. 3 is a diagram showing a system configuration according to the embodiment of the present invention.
The document management system 18 includes a document disclosure server 19 and a document management server 17. The document creator registers the created document in the document management system 18. The document management server 17 holds administrator information, organization information, disclosure (distribution) destination information, general user information, and document information for each document. The document information includes a drawing number, name, version number, notification, history, style, attached material, related information, creator, investigator, approver information, search information, and the like. The document disclosure server 19 discloses a document and other information as disclosure information. The disclosure information is edited by the document management server 17 and transferred to the document disclosure server 19. The document disclosure server 19 is connected to an intranet or the Internet 20 and can be accessed from a design department, a factory department, an overseas base, or the like. The personnel / organization information database 16 manages users in each department, and updates information in the document management server 17 on a daily basis.
図４は、電子ドキュメントの作成から新管理者に管理権限が委譲されるまでの処理の流れを示す図である。
まず、ある事業部の作成者が電子ドキュメントを作成する。次に、電子ドキュメントの管理者の設定を行う。管理者は、組織などではなく、その権限を与えられた個人とし、電子ドキュメントが未承認状態でも、管理者の設定情報を維持し、変更も可能としておく。電子ドキュメントの管理者は、その電子ドキュメントの全履歴を管理し、電子ドキュメントの移管、移動、本文の更新、配付先、開示先更新を可能とし、定期見直しの回答権限を有する。管理者の所属する組織の移動や管理者自身の移動が発生しても、新たな管理者が決定するまで現状を維持する。次に、電子ドキュメントは通常の承認フローにより承認される。電子ドキュメントの情報としては、電子ドキュメントの承認者を有し、複数の調査者を設定可能とする。電子ドキュメントは、承認されることにより電子ドキュメントとしての効力を発生する。また、複数の承認者を設定可能としてもよい。ここで、組織移動、業務変更、人事異動等が発生したとする。この場合、新管理者が決定するまで仕掛かり状態を維持し、新管理者に管理情報を移管し、管理情報の移管をもって、旧管理者のすべての権限を消滅する。旧管理者は、新管理者決定まで旧組織情報を維持し、新管理者へ業務引継ぎ後は、旧組織から削除される。この場合、旧管理者は、電子ドキュメントが生き情報として管理されている限り、過去の管理者情報も引継ぎ、旧管理者が同じ企業に在籍している限り、その企業は、旧管理者の過去の管理者履歴を管理する。運用事務局は、システム全体のメンテナンスや、管理者の情報の管理、ユーザの管理、過去の履歴の管理等を行う。FIG. 4 is a diagram showing a flow of processing from creation of an electronic document to delegation of management authority to a new manager.
First, a creator of a business unit creates an electronic document. Next, the administrator of the electronic document is set. The administrator is not an organization or the like but an individual who has the authority to maintain the setting information of the administrator even when the electronic document is in an unapproved state, and can change the setting information. The administrator of the electronic document manages the entire history of the electronic document, enables the transfer, movement, update of the text, update of the distribution destination and disclosure destination of the electronic document, and has the authority to reply periodically. Even if the organization to which the administrator belongs or the administrator himself / herself moves, the current state is maintained until a new administrator is determined. Next, the electronic document is approved by a normal approval flow. As electronic document information, there is an approver of the electronic document, and a plurality of investigators can be set. The electronic document becomes effective as an electronic document when it is approved. A plurality of approvers may be set. Here, it is assumed that organizational movement, business change, personnel change, etc. occur. In this case, the in-process state is maintained until the new manager is determined, the management information is transferred to the new manager, and all the authority of the old manager is lost by the transfer of the management information. The old administrator maintains the old organization information until the new administrator is determined, and is deleted from the old organization after taking over the work to the new administrator. In this case, as long as the electronic document is managed as live information, the old administrator takes over the past administrator information, and as long as the old administrator is enrolled in the same company, the company Manage the administrator history of. The operation secretariat performs maintenance of the entire system, management of administrator information, management of users, management of past history, and the like.
図５ａ及び図５ｂは、組織変更、業務変更、人事異動等があった場合のそれぞれの場合における処理を説明する図である。
電子ドキュメントごとに、ドキュメント本文に属性情報とドキュメントＩＤが付加される。ドキュメントＩＤは、管理者テーブル１５において、管理者ＩＤと関連付けられて格納される。管理者ＩＤは、人事・組織データベース１６において、管理者の氏名、所属、連絡先等と関連付けられて管理される。この情報は、日単位で更新される。属性情報は、ドキュメント管理データベース１７において、ドキュメント本文とともに格納される。ここで、管理者は、ドキュメント本文及び、その属性情報に関する管理の全権を有する者で、ドキュメント単体、カテゴリ別、カテゴリ群、組織単位でも権限を有することができる。5a and 5b are diagrams for explaining processing in each case when there is an organizational change, a business change, a personnel change, or the like.
For each electronic document, attribute information and a document ID are added to the document body. The document ID is stored in the manager table 15 in association with the manager ID. The administrator ID is managed in the personnel / organization database 16 in association with the name, affiliation, contact information, etc. of the administrator. This information is updated on a daily basis. The attribute information is stored in the document management database 17 together with the document text. Here, the administrator is a person who has all rights of management regarding the document text and its attribute information, and can also have authority in a single document, by category, category group, or organizational unit.
ここで、組織変更、業務変更、人事異動等が発生したとする。ケース１では、組織変更のみが起こり、管理者の移動がない場合である。この場合、人事・組織データベース１６において、システムが、管理者の所属情報を自動更新し、管理者権限は自動継続する。ケース２は、組織変更と管理者の移動が起こった場合である。この場合は、人事・組織データベース１６において、システムが、旧管理者に組織変更後の新管理者の設定依頼メールを連絡先に送信する。旧管理者は、新管理者に電子ドキュメントを移管し、移管完了後、新管理者は権限を自動継続し、この時点で、旧管理者の権限を抹消する。人事・組織データベース１６では、旧管理者について、過去の管理者情報を履歴として残す。ケース３は、管理者が、退職などで、人事情報から削除された場合である。この場合、旧管理者により新管理者への権限の委譲は不可能であるので、システムの運用事務局が新管理者の設定を行う。 Here, it is assumed that an organization change, a business change, a personnel change or the like has occurred. Case 1 is a case where only an organizational change occurs and there is no movement of the administrator. In this case, in the personnel / organization database 16, the system automatically updates the affiliation information of the administrator, and the administrator authority is automatically continued. Case 2 is a case where an organization change and an administrator move. In this case, in the personnel / organization database 16, the system transmits a new administrator setting request mail after the organization change to the old administrator. The old administrator transfers the electronic document to the new administrator, and after the transfer is completed, the new administrator automatically continues the authority, and at this point, the authority of the old administrator is revoked. In the personnel / organization database 16, past manager information is left as a history for the old manager. Case 3 is a case where the manager is deleted from the personnel information due to retirement or the like. In this case, since the old administrator cannot delegate authority to the new administrator, the system operation secretariat sets the new administrator.
図６は、属性情報について説明する図である。
図６（ａ）に示されるように、管理者Ａの下に、ドキュメント（文書）が管理されているとする。属性情報には、文書版数、属性情報の版数、作成者、管理者、調査者、承認者が格納される。次に、図６（ｂ）に示されるように、文書が改版されたとすると、属性情報に、文書版数が「２」の情報が追加される。属性版数は０１版のままであるが、作成者、調査者、承認者が新しくなっている。管理者は、同じままである。次に、図６（ｃ）に示されるように、組織移動があって、管理者が変わる場合には、文書版数、作成者、調査者、承認者の情報は同じままで、属性版数と管理者が違う属性情報が新たに付け加えられる。そして、図６（ｄ）に示されるように、運用事務局が新管理者を設定する場合には、文書版数、作成者、調査者、承認者が同じで、属性版数と管理者が新たに設定された属性情報が追加される。FIG. 6 is a diagram for explaining the attribute information.
Assume that a document (document) is managed under the administrator A as shown in FIG. The attribute information stores document version number, attribute information version number, creator, administrator, investigator, and approver. Next, as shown in FIG. 6B, if the document is revised, information with the document version number “2” is added to the attribute information. The attribute version number is still 01 version, but the creator, investigator, and approver are new. The administrator remains the same. Next, as shown in FIG. 6C, when there is an organization movement and the manager changes, the document version number, creator, investigator, and approver information remain the same, and the attribute version number. New attribute information is added. As shown in FIG. 6D, when the operation secretariat sets a new administrator, the document version number, the creator, the investigator, and the approver are the same, and the attribute version number and the administrator are Newly set attribute information is added.
図７は、電子ドキュメントの構成と処理の関係を説明する図である。
図７においては、規格文書が管理されているものとする。規格文書は、版毎に、原本、開示ファイル、通知書、管理者情報が対応付けられて管理される。１つの規格文書の各版は、同じ規格ＩＤで管理される。これらは、ディレクトリ形式のデータ構造によって整理され、保管される。文書情報管理サーバ２０は、人事情報管理サーバ２１からのユーザ情報や組織情報の日単位での更新を受けて、ユーザ情報を格納するユーザマスタを更新し、管理者情報の更新を行う。規格文書の制改訂の登録は、ユーザが文書情報管理サーバ２０に対して行う。FIG. 7 is a diagram for explaining the relationship between the configuration of an electronic document and processing.
In FIG. 7, it is assumed that standard documents are managed. The standard document is managed in association with an original, a disclosure file, a notification, and administrator information for each version. Each version of one standard document is managed with the same standard ID. These are organized and stored in a directory format data structure. The document information management server 20 receives the user information and organization information from the personnel information management server 21 on a daily basis, updates the user master storing the user information, and updates the administrator information. The user registers the revision of the standard document with respect to the document information management server 20.
図８及び図９は、本発明の実施形態に従った処理フローである。
図８において、ステップＳ１０において、電子ドキュメントを管理するための番号の採番を行う。ステップＳ１１において、登録ドキュメントの書面審議を行う。ステップＳ１２において、電子ドキュメントの登録を行う。このとき、初版制定時においては、本文、通知書ともに０１版となっている。ステップＳ１３において、本文の更新があったか否かを判断する。ステップＳ１３の判断において、本文更新がないと判断された場合には、ステップｓ２２に進む。ステップＳ２２において、通知書の更新があったか否かを判断する。ステップＳ２２で更新がなかったと判断された場合には、ステップＳ１７に進む。ステップＳ２２において更新があったと判断された場合には、ステップＳ１６に進む。ステップＳ１３において、本文の更新があったと判断された場合には、ステップＳ１４において、規格図番の設定、版数設定、制定、改訂のステータス設定、名称設定、原本ファイルの移入、管理者設定、管理部門設定を行う。ステップＳ１５において、通知書を生成する。ステップＳ１６では、版数設定、適用時期の設定、制改訂理由の設定、重要度区分設定、役務情報設定、開示配付先設定、様式移入、依存情報設定を行う。ステップＳ１７では、その他の情報を設定する。ステップＳ１８では、関係関連規格設定、検索キーワードの設定、添付資料の移入、カテゴリ設定を行う。ステップＳ１９において、電子ドキュメントの検査、ステップＳ２０において、電子ドキュメントの調査、ステップＳ２１において、電子ドキュメントの承認を行う。8 and 9 are process flows according to the embodiment of the present invention.
In FIG. 8, in step S10, a number for managing an electronic document is assigned. In step S11, a document review of the registered document is performed. In step S12, an electronic document is registered. At this time, when the first edition is established, both the text and the notification form are 01 editions. In step S13, it is determined whether the text has been updated. If it is determined in step S13 that there is no text update, the process proceeds to step s22. In step S22, it is determined whether or not the notice has been updated. If it is determined in step S22 that there has been no update, the process proceeds to step S17. If it is determined in step S22 that there has been an update, the process proceeds to step S16. If it is determined in step S13 that the text has been updated, in step S14, setting of standard drawing number, version setting, establishment, revision status setting, name setting, original file transfer, administrator setting, Set administrative department settings. In step S15, a notice is generated. In step S16, version number setting, application time setting, system revision reason setting, importance category setting, service information setting, disclosure distribution destination setting, form transfer, and dependency information setting are performed. In step S17, other information is set. In step S18, the related standard setting, the search keyword setting, the transfer of the attached material, and the category setting are performed. In step S19, the electronic document is inspected. In step S20, the electronic document is examined. In step S21, the electronic document is approved.
図９（ａ）においては、ステップＳ２５において、人事情報管理サーバが人事データを日単位で更新する。ステップＳ２６において、文書情報管理サーバは、ユーザマスタを、人事情報管理サーバの更新にしたがって、更新する。ステップＳ２７において、管理者情報に更新があったか否かを判断する。更新がなかった場合には、現状を維持する。更新があった場合には、３つのケースに分かれる。ステップＳ２８のように、管理者が異動したが、部署あるいは業務が同じの場合には、その部署で新管理者を設定する。ステップＳ２９のように、管理部署あるいは業務が異動したが、管理者は移動しない場合には、新管理部署を設定し、新管理者を設定する。ステップＳ３０に示されるように、管理部署名が変更したが、管理者の移動がない場合には、管理部署名のみ自動更新し、管理者情報は変更しない。 In FIG. 9A, in step S25, the personnel information management server updates personnel data on a daily basis. In step S26, the document information management server updates the user master according to the update of the personnel information management server. In step S27, it is determined whether or not the administrator information has been updated. If there is no update, the current status is maintained. When there is an update, there are three cases. If the manager is changed as in step S28, but the department or business is the same, a new manager is set in the department. As in step S29, if the management department or business is changed but the manager does not move, a new management department is set and a new manager is set. As shown in step S30, if the management department signature has been changed, but there is no movement of the manager, only the management department signature is automatically updated, and the manager information is not changed.
以上のケースは、技術文書（この場合、規格文書）が管理部署（業務）に依存して移動する場合である。
また、技術文書（規格文書）が管理者に依存し移動する場合には、図９（ｂ）に示されるように、ステップＳ２６の後、ステップＳ３５において、管理者情報の更新があるか否かを判断し、更新があった場合には、３ケースに分かれる。ステップＳ３６のように、管理者が異動し、業務はそのままの場合には、管理者の異動に合わせて、管理情報を自動更新する。ステップＳ３７のように、管理部署（業務）が移動したが、管理者に移動がない場合には、現管理者の部署情報のみを更新する。ステップＳ３８のように、管理部署名が変更された場合には、管理部署名のみ自動更新する。The above case is a case where the technical document (in this case, the standard document) moves depending on the management department (business).
When the technical document (standard document) moves depending on the administrator, as shown in FIG. 9B, whether or not the administrator information is updated in step S35 after step S26. If there is an update, there are three cases. When the manager is changed and the business is not changed as in step S36, the management information is automatically updated in accordance with the change of the manager. If the management department (business) has moved as in step S37, but the manager has not moved, only the department information of the current manager is updated. When the management unit signature is changed as in step S38, only the management unit signature is automatically updated.
Claims (10)
を備えることを特徴とする文書管理装置。A document management apparatus comprising: administrator information storage means for storing information related to a person who manages the electronic document in association with the electronic document.
ことを特徴とする文書管理方法。A document management method for storing information related to an individual managing the electronic document in association with the generated electronic document.
ことを特徴とする文書管理方法をコンピュータに実現させるプログラム。A program that causes a computer to implement a document management method that stores, in a created electronic document, personal information related to the management of the electronic document in association with the electronic document.
該電子文書の管理を行う個人の情報である管理者情報を格納する管理者情報格納手段と、
該管理者情報と該電子文書とを対応付けて管理する管理手段と、
を備えることを特徴とする電子文書管理システム。Electronic document storage means for storing electronic documents;
Administrator information storage means for storing administrator information that is personal information for managing the electronic document;
Management means for managing the manager information and the electronic document in association with each other;
An electronic document management system comprising:
前記電子文書は、該電子文書の属性情報に対応付けられて格納され、
前記管理手段は、該管理者識別情報と該属性情報とを対応付けて管理することを特徴とする請求項８に記載の電子文書管理システム。The manager information includes manager identification information and information related to the manager corresponding thereto,
The electronic document is stored in association with attribute information of the electronic document,
9. The electronic document management system according to claim 8, wherein the management unit manages the administrator identification information and the attribute information in association with each other.
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| PCT/JP2005/011299 WO2006137124A1 (en) | 2005-06-20 | 2005-06-20 | Document management device |
Publications (1)
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