JPWO2002063520A1 - Adoption processing system, program and recording medium - Google Patents

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Abstract

少ない労力で効率的に採用プロセスを実行することができるようにする。求人者へ応募する応募者に関する情報(以下、応募者情報という)と、該応募者情報と対応付けられ応募者の採用プロセスにおけるステータスを表すステータス情報とを格納する応募者データベース310を備え、応募者データベース310に格納された応募者の情報を任意の条件で検索可能な応募者検索部514を備え、応募者のステータス情報を担当者が入力することができるようになっている。Be able to execute the recruitment process efficiently with less effort. An applicant database 310 that stores information on applicants who apply for a recruitment (hereinafter referred to as applicant information) and status information that is associated with the applicant information and indicates the status of the applicant in the recruitment process; An applicant search unit 514 that can search for information on applicants stored in the applicant database 310 under arbitrary conditions is provided so that a person in charge can input status information of applicants.

Description

技術分野
本発明は、人材の採用処理を行うコンピュータによる採用処理システム、コンピュータに採用処理を行わせるためのプログラム、及び該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。
背景技術
従来、求人企業によって行われる人材の採用処理は、主として人事担当者によって手作業で行われている。通常、その採用プロセスには、その求人企業に就職を希望してきた各応募者に対して書類選考、説明会の開催、面接(一次、二次、三次…)、内定、応募者の就職意思の確認、といった多数の段階があり、その処理に多大な労力が必要となっている。
採用プロセスの中の書類選考を例にとると、応募者の情報が記載された書類を関係部署に回覧して、その各関係部署の書類選考担当者の評価をとりまとめなければならないが、書類の回覧には時間がかかり、また、その書類の管理が大変であるという問題がある。また、書類で回覧する代わりに、電子ファイルで複数の書類選考担当者に送信する場合であっても、各書類選考担当者から出された評価を一元管理することが困難であるために、選考結果のとりまとめに多大な労力を必要としている。
また、応募者にとって、自分が採用プロセスにおいてどのような段階にいるかということは、当然のことながら重大な関心事であり、応募者から人事担当者への現状確認の問い合わせは、頻繁に起こる。しかしながら、上記のように採用プロセスは多数の段階があり、さらには、書類選考中にあって書類が手元にない場合には、人事担当者が迅速にその応募者の状況を把握することができず、状況把握のために多大な労力が必要となっている。
さらには、説明会や面接の連絡、面接のアレンジメント、採用・不採用といった結果の連絡、採用者からの入社の意思を確認するための連絡等の各処理を、人事担当者が多数の登録者及び面接出席者に対して電話やEメールでそれぞれ個別に行わなければならないため、多大な労力が必要となっている。
また、応募者が多数いるために、そのデータベースの構築、管理または維持にも多大な労力が必要である。
本発明はかかる従来の課題に鑑みなされたもので、少ない労力で効率的に採用処理を行うことができる採用処理システム、コンピュータに採用処理を行わせるためのプログラム、及び該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することをその目的とする。
発明の開示
上記目的を達成するために本発明による採用処理システムは、人材の採用処理を行うコンピュータシステムであって、
前記求人者へ応募する応募者に関する情報(以下、応募者情報という)と、該応募者情報と対応付けられ応募者の採用プロセスにおけるステータスを表すステータス情報とを格納する応募者情報記憶手段と、
応募者情報記憶手段に格納された応募者の情報を任意の条件で検索可能な検索手段と、
ステータス情報を入力可能な入力手段と、
を備える。
応募者情報とステータス情報とを対応付けて、応募者情報記憶手段に格納することにより、情報を一元管理することができる。従って、応募者から現状の問い合わせがあったときにも、その担当者が応募者情報記憶手段の内容を確認することにより、迅速に且つ簡単にその応募者の状況を把握することができる。
前記ステータス情報には、応募者の現状を表す情報の他に、前記求人者が行ったその応募者に対する評価を表す評価情報を含めることができ、または、対応する応募者への連絡を行ったかどうかの連絡情報を含めることができ、さらに、前記評価情報には、その応募者を採用するか採用しないかを表す採用結果情報を含めることができる。このような評価情報、連絡情報、採用結果情報を応募情報記憶手段に格納することで、情報を一元管理することができる。例えば、書類選考担当者のように評価を行う担当者が複数いる場合に、その担当者がそれぞれ自分の評価を入力手段を用いて応募情報記憶手段に入力することで、自動的にその評価を取りまとめることができる。また、このときに、応募者情報を見ながら評価を行うことができ、書類による回覧を廃止でき、迅速に評価の取りまとめを行うことができるようになる。また、連絡情報もステータス情報の中に含めることで、各応募者に連絡を行ったかどうかの現状を、人事担当者が迅速に把握することができ、応募者への連絡漏れ等を防ぐことができる。
また、前記応募者情報から応募者のEメールアドレスを抽出し、そのEメールアドレスに宛てた面接・説明会等の連絡を行う連絡メールを作成する連絡メール作成手段をさらに備えるとよい。こうして、担当者が、個々に応募者に電話連絡をしたり、個々の応募者に宛ててメールを作成したりする手間を省くことができる。
応募者によって操作されインターネット等の通信ネットワークを介してアクセスしてきたクライアント装置から転送された前記応募者情報を、前記応募者情報記憶手段に格納する求職者登録手段をさらに備えるとよい。インターネット等の通信ネットワークを介して応募者から入力された応募者情報を利用して応募者情報記憶手段に格納する情報とすることができるので、応募者情報の入力の手間を省き、より効率的に処理を行うことができる。
また、前記求職者登録手段によって応募者情報が応募者情報記憶手段に格納されると、前記応募者情報の中に含まれるEメールアドレスのデータを抽出し、そのEメールアドレスに宛てた返信メールを作成・返送する返信処理手段をさらに備えるとよい。こうして、担当者が、個々に応募者に電話連絡をしたり、個々の応募者に宛ててメールを作成したりすることなく、応募者情報を受付けたことを応募者に知らしめることができる。
前記メールにはURLが記載されており、そのURLには、応募者に希望する日程を選択して登録を促す登録画面のためのファイルが格納されるとよい。応募者は、通信ネットワークを介してそのURLを指定して、表示された登録画面で日程を選択して登録を行うことにより、その希望日程を連絡したことになる。これにより日程候補を希望する応募者のリストが自動的に作成される。従って、リスト作成や集計処理などを改めて行う必要が無く、担当者の手間を省くことができる。
また、応募者情報記憶手段へアクセスする者に応じてステータス情報へのアクセス権を監視するアクセス監視手段を備えるとよい。こうして、ステータス情報を入力する権利がないものが不当にデータを処理することを防ぐことができる。
前記応募者情報記憶手段に格納された情報は、インターネット等の通信ネットワークを介して、求人者によって操作される求人者用装置からアクセス可能とすることができる。こうして、インターネット等の通信ネットワークを介して多数の担当者が、または、離れた場所にいる複数の担当者が、ほぼ同時にステータス情報を入力したり、または応募者情報を閲覧したりすることが可能となり、採用プロセスを迅速に且つ円滑に進めることができるようになる。
また、本発明は、求人者へ応募する応募者に関する情報(以下、応募者情報という)と、該応募者情報と対応付けられ応募者の採用プロセスにおけるステータスを表すステータス情報とを格納する応募者データベースを用いてコンピュータに採用処理を行わせるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、
前記応募者情報記憶手段に格納されたデータの中から、任意の条件を満足する応募者を抽出して一覧表示させる検索手段と、
前記応募者情報記憶手段にステータス情報を入力可能な入力手段と、
して機能させるためのプログラムを記録したものであることを特徴とする。
さらに、前記記録媒体に、前記応募者情報記憶手段に格納されたデータの中から、任意の条件を満足する応募者を抽出すると共に、前記抽出された応募者の応募者情報に含まれるEメールアドレスを抽出し、そのEメールアドレスに宛て、指定された面接・説明会等の連絡文を本文とする連絡メールを作成する連絡メール作成手段としてコンピュータに機能させるためのプログラムを記録することができる。
または、本発明は、求人者へ応募する応募者に関する情報(以下、応募者情報という)と、該応募者情報と対応付けられ応募者の採用プロセスにおけるステータスを表すステータス情報とを格納する応募者データベースを用いてコンピュータに採用処理を行わせるためのプログラムであって、
前記応募者情報記憶手段に格納されたデータの中から、任意の条件を満足する応募者を抽出して一覧表示させる検索手段と、
前記応募者情報記憶手段にステータス情報を入力可能な入力手段と、
して機能させるためのプログラムであることを特徴とする。
さらに、前記プログラムは、前記応募者情報記憶手段に格納されたデータの中から、任意の条件を満足する応募者を抽出すると共に、前記抽出された応募者の応募者情報に含まれるEメールアドレスを抽出し、そのEメールアドレスに宛て、指定された面接・説明会等の連絡文を本文とする連絡メールを作成する連絡メール作成手段としてコンピュータに機能させるためのプログラムとすることができる。
発明を実施するための最良の形態
以下、図面を用いて本発明の実施の形態を説明する。図1は、採用処理システムを含む全体の構成を表す第1実施形態である。図において、符号10,10,…は電話回線及びプロバイダを経由してインターネットに接続可能となったクライアントコンピュータであり、求職者が適時、操作することができるものである。また、符号30は、求人者である求人企業が所有するか、または所有していなくても該求人企業の管理下にあるか若しくは管理を委託している求人者管理サーバーであり、この求人者管理サーバーにおいて、採用処理システムが動作する。符号20,20,…はルータ22を介してインターネットに接続可能となった求人用コンピュータであり、ブラウザの機能を用いて、インターネットを介して採用処理システムを使用することができるようになっている。または、別の態様としては、求人用コンピュータ20が、プライベートネットワークを介して採用処理システムを使用することができるようにすることもできる。
求人者管理サーバー30には、求人企業のホームページHPが開設されており、クライアントコンピュータ10でこのホームページHPのURLを指定することで、表示情報が送られて、求職者のクライアントコンピュータ10のブラウザを用いてこのホームページHPを見ることができるようになっている。このホームページHPには、通常の企業紹介、企業の商品・製品案内等の求人情報以外の情報の他に、「採用情報」(または「求人情報」)といったボタンが含まれており、このボタンには、採用ホームページHP2のURLがハイパーリンクされている。求職者がこのボタンをマウス等でクリックすると、求人者管理サーバー30から採用情報を表示するための情報が送られる。
求人者管理サーバー30は、図2に示したように、インターネットを介して接続されたクライアントコンピュータ10等とのデータの入出力の制御を行う入出力制御回路302と、CPU、ROM、RAM等を有し、データの転送、演算、一時的なデータの格納、メインプログラムの格納を行う制御回路304と、ハードディスクのような記憶装置と、を有している。記憶装置には、各種プログラムが格納されており、この中のプログラムに基づき、本発明による採用処理システムが動作する。この採用処理システムは、図1に示すように、記録媒体としてのコンパクトディスク40またはフロッピーディスク50に格納されたプログラムを、サーバー30のCDドライブ42またはフロッピードライブ52にコンパクトディスク40またはフロッピーディスク50を挿入して、サーバー30のハードディスクのような記憶装置にコピーすることによって、動作するものであってもよい。また、記録媒体としては、上記の他に、DVD等の光学記録媒体、MD等の磁気記録媒体、またはICカードなどを用いることができる。
さらに、求人者管理サーバー30の記憶装置には、中途採用を希望する求職者の情報が格納された応募者データベース310と、就職を希望する新卒の求職者の情報が格納された新卒者受付データベース312と、新卒者の中で説明会の登録を行った求職者の情報が格納された新卒応募者データベース314と、募集要項情報が書き込まれた募集要項ファイル(募集要項.htm)320と、登録画面情報が書き込まれた登録ファイル(登録.htm)330と、が備えられる。
新卒者の場合は、中途採用希望者に比較して数が多く、また、格納される応募者情報の内容が異なるために、応募者データベース310と新卒応募者データベース314(または新卒者受付データベース312)とは、別々のデータベースで構成しているが、一つのデータベースで構成することも勿論可能である。また、ここでは、新卒者受付データベース312に格納された新卒者の中で説明会の出席の登録を行った者をさらに新卒応募者データベース314に格納して、多数受付けられた新卒者から説明会に出席したものを就職希望の高い応募者として絞っているが、これに限定されるものではなく、応募者を全く絞らずに、これらのデータベース312,314をまとめて1つのデータベースで構成することも可能である。
応募者データベース310に格納される求職者の情報としては、大別して、求職者から引き出す主に属性に関する応募者情報と、求職者の採用プロセスにおけるステータスを表すステータス情報とに分けることができる。図6にその具体例を示しており、(a)が応募者情報、(b)がステータス情報となっている。応募者情報のフィールドとしては、氏名、氏名(ローマ字)、連絡先、希望職務(ジョブID)、Eメールアドレス、レジュメ等を例示することができる。また、ステータス情報のフィールドとしては、現在状況、次回予定状況、書類選考評価m(m=1,2,…)、コメントm、書類選考担当者m、選考日m、書類選考最終結果、n次面接評価(n=1,2,…)、n次面接コメント、n次面接選考担当者、n次選考日、面接最終結果、次回面接予定日時、次回面接予定場所、次回面接予定面談者、備考、筆記試験結果、健康診断結果等を例示することができる。
募集要項ファイル(募集要項.htm)320に書き込まれる募集要項情報は、現在その求人者管理サーバー30に対応する求人企業が求めている職種に関する情報である。さらに、各職種の詳細情報についてそれぞれ職務ファイル321(J0001.htm)、322(J0002.htm)、323(J0003.htm)、…が用意され、各ファイル321,322,…に、例えばジョブID、職務、勤務地、職務内容、必要条件等のデータが書き込まれる。図3は、募集要項情報をブラウザを用いて表示させたときの表示例、図4はある職種情報をブラウザを用いて表示させたときの表示例である。
登録ファイル330には、求人企業が、求職者から引き出したい応募者情報の入力を促すフォームが書き込まれる。図5は、それらのデータの入力を促す画面例である。
求人者管理サーバー30に含まれるファイルの種類またはファイルに書き込むべき内容は、その求人企業の希望に合った任意のものとなる。つまり、上記の募集要項ファイル320、登録ファイル330等に書き込まれるデータ項目、また、それらのファイルの中に埋め込まれる画像ファイルは任意であり、図3ないし図5に示したレイアウトは一例にすぎない。
また、求人者管理サーバー30には、必要に応じて、会社概要が書き込まれた会社概要ファイル(会社概要.htm)340、福利厚生内容が書き込まれた福利厚生ファイル(福利厚生.htm)350、待遇が書き込まれた待遇ファイル(待遇.htm)360等が用意されている。
さらに、求人者管理サーバー30の記憶装置には、応募者データベース310や新卒者データベース312等のデータベースへのアクセスが許可された利用者のユーザー名、パスワード、そのアクセス権の内容が格納された認証データベース420、応募者への連絡用の各種文書のテンプレートが格納されたテンプレートデータベース430及びホームページHPまたはHP2の一般閲覧者からの問い合わせのEメールを受け付けるメールボックス450が備えられる。
図7は、求人者管理サーバー30の制御部で実行される採用処理を機能毎に表した機能ブロック図である。求人者管理サーバー30は、中途採用の応募者からの応募者情報の登録処理を行う求職者登録処理部492、新卒の応募者からの応募者情報の登録処理を行う新卒求職者登録処理部493、中途採用の応募者への返信処理を行う返信処理部494、新卒の応募者への返信処理を行う新卒返信処理部495、一般的な問い合わせメールを受付ける問い合わせメール受付部496、応募者データベース310または新卒者受付データベース312等のデータベースの管理を行うデータベース管理部498、主として新卒の応募者に対する説明会の登録処理を行う説明会登録処理部499、応募者データベース310や新卒者データベース312等のデータベースへのアクセスが許可された利用者であるかどうかの認証を行う認証処理部512、応募者データベース310の中から入力された検索条件に合致したデータの抽出を行う応募者検索部514、新卒応募者データベース314の中から入力された検索条件に合致したデータの抽出を行う新卒応募者検索部516、応募者データベース310にステータス情報の入力を行うための入力部518、ステータス情報の入力または閲覧指示が行われた場合に、そのアクセス権を監視するアクセス監視部519、応募者データベース310のステータス情報の中の現在状況を自動的に更新する現在状況更新部520、応募者への連絡用のEメールの作成処理を行う連絡メール作成部522及び応募者への連絡用のEメールの本文のテンプレートを追加・編集・削除するメールテンプレートメンテナンス部524を備えている。
次に、転職、即ち、中途採用を希望する求職者がインターネットを介してこの採用処理システムにアクセスした場合の処理を説明する。求職者は、自分のクライアントコンピュータ10のブラウザを用いて、自己の興味のある企業の求人者管理サーバー30のURLを指定し、ホームページHPを閲覧、ホームページHPからハイパーリンクしてホームページHP2を閲覧、または直接ホームページHP2を閲覧することができる。求人者管理サーバー30から送られてくる募集要項情報(図3)、職種情報(図4)等を閲覧し、その求人企業への就職を希望する場合には、「登録」ボタンをクリックする。これにより、求人者管理サーバー30からの登録ファイル330で指定された登録ページ(図5)が画面に表示される。ブラウザを用いて、各問い合わせに対する入力を行う。入力が終了して、「送信」ボタンをクリックすると、クライアントコンピュータ10から登録ファイル330内に指定された後述のCGIやPHP等のスクリプトによりその登録内容が求人者管理サーバー30へと転送される。
求職者からの応募者情報が転送されると、求職者登録処理部492を構成するプログラムが起動する。このプログラムのフローチャートを図9に示す。求職者からの応募者情報に対して図6(a)に示したフィールドのうちの必須のフィールドにつき、データが入力されているかどうかを判定する(図9、ステップS11)。例えば、図6(a)のうちの連絡先電話番号を除き、残りのフィールド(氏名、氏名(ローマ字)、Eメール、希望職種、レジュメ)についてデータがブランクでないかどうかを判定し、1つの必須フィールドでもブランクがある場合には再入力を促すメッセージをクライアントコンピュータ10へと送り、該コンピュータ10のブラウザに表示させる(図9、ステップS12)。また、すべての必須フィールドがブランクでない場合には、応募者情報は、応募者データベース310へと格納される(図9、ステップS13)。登録が完了した旨のメッセージをクライアントコンピュータ10へと送り、該コンピュータ10のブラウザに表示させる(図9、ステップS14)。次に、返信処理部494が起動して、テンプレートデータベース430に記載された返信メールテンプレートを読み出し(図9、ステップS15)、返信メールを自動的に作成する(図9、ステップS16)。その際に、応募者情報の中から、「氏名」フィールドの氏名データを、送信メールの文書内の宛名(図8の符号71)に入力し、また、応募者情報の中から、「Eメール」フィールドのEメールアドレスデータを宛名アドレス(図8の符号72)に入力し(図9、ステップS16)、送信する(図9、ステップS17)。返信メールの一例を図8に示す。この返信メールの記載内容も、一例であり、任意のものとすることができる。
求人企業の担当者は求人用コンピュータ20を用いて求人者管理サーバー30へとアクセスし、さらなる採用プロセスを進行していく。採用プロセスは各求人企業において様々な態様をとっているものと考えられるが、以下、基本的な採用プロセスに従って、その処理を具体的に説明していく。
まず、求人企業の担当者は、求人用コンピュータ20を用いて、求人者管理サーバー30の所定のURLへとアクセスし、ユーザー名及びパスワードを入力し、認証処理部512による認証を受ける。認証処理部512は、入力されたユーザー名及びパスワードと、認証データベース420に格納されたデータとの照合を行い、その照合結果からアクセスを許可するかどうかを判定する処理を行う。求人企業に所属する者すべてではなく、特定の部署、例えば、人事部署または関係部署の担当者、またはある一定以上の役職者のみにアクセスを限定することもできる。
新規に登録された応募者については、書類選考を行う必要がある。書類選考は、書類選考担当者が、応募者データベース310の各応募者のステータス情報の中の書類選考評価フィールドに評価情報を入力することによって行われる。書類選考担当者は、一人または複数人でも可能であり、複数人の場合は、その数(m)に応じて書類選考評価フィールドが設けられる。書類選考担当者は、まず、応募者検索部514の機能を使って、まだ書類選考を行っていない応募者を検索する。図10は、応募者検索部514の画面例である。図10の画面例に示すような任意の条件に従って検索を行うことができる。こうして、図11に示すような応募者一覧の画面を表示し、入力部518の機能を用いて、そこに表示されている書類選考評価の欄に、評価を入力する。また、各応募者氏名をクリックすると、図12及び図13に示すような、その応募者の応募者情報及びステータス情報が一覧表示されるので、担当者は、この応募者情報を見ながらその評価を下すことができる。このように書類選考評価が入力された時や応募者情報の閲覧指示がなされた時には、アクセス監視部519が作動し、アクセス時のユーザー名から認証データベース420を参照し、その入力や閲覧のアクセス権が正当にあるかどうかを判別し、正当にある場合にのみ入力及び閲覧を許可する。正当でない場合には、入力は拒否して、または応募者の応募者情報及びステータス情報が表示されないようにする。
すべての書類選考担当者が評価を入力した後、書類選考の最終結果が入力される。最終結果の入力についても、アクセス監視部519の機能により、その入力のアクセス権を限定された者のみ、例えば人事担当者の特定の者のみに限定することが可能である。また、入力が行われるたびに、現在状況更新部520で現在状況に変更がないかどうかを判断する。ここでは、書類選考最終結果が出されるまでは、現在状況のフィールドの値は変更されずに、書類選考中となっている。
書類選考最終結果が出されるとその結果を応募者に連絡しなければならないが、この連絡処理は、連絡メール作成部522を用いて行う。連絡メール作成部522は、図14に示すような応募者検索部514と同様の検索機能を有しており、今の場合、書類選考結果連絡フィールドの値が「未」となっており、書類選考最終結果の値が所定のものを条件として抽出すると、まだ連絡が済んでいない該当者が一覧表示される(図15)。同時に、テンプレートデータベース430に格納された複数のテンプレートの中からメールに使用するテンプレート名を選択することができるようになっている。一覧表示された該当者の中で適宜その氏名を選択すると、連絡メール作成部522のメール作成機能によって、その応募者の応募者情報の中からEメールアドレスを読み出して送信先とすると共に、前記選択されたテンプレート名からその本文を作成する(図16)。さらに必要に応じて、担当者がメールの内容を変更することもできる。こうして、連絡メールがほぼ自動的に作成され、担当者は、画面上のメール送信ボタンをクリックするだけで、連絡作業を終了することができる。書類選考最終結果が「合格」となった応募者に対しては、面接お知らせのテンプレートを用いて、次の面接の日程をお知らせするメールを送信し、「不合格」となった応募者に対しては、不合格お知らせのテンプレートを用いて、不合格の旨をお知らせするメールを送信する。但し、この連絡メール作成部516の機能としては、これに限るものではなく、例えば、書類選考最終結果に「合格」が入力されると、自動的に連絡メール作成部522が起動して、面接お知らせテンプレートを用いてメールを作成・送信し、書類選考最終結果に「不合格」が入力されると、自動的に連絡メール作成部522が起動して、不合格連絡テンプレートを用いて面接お知らせテンプレートを用いてメールを作成・送信するようにして、完全にこれらの処理を自動化するようにしてもよい。
合格となった応募者の面接については、日程候補が複数ある場合に、面接お知らせメールの中に日程候補を選択をするためのURLを記載しておき、応募者にそのURLからブラウザ上で日程等を選択登録させることもできる。即ち、Eメールを受信した応募者は、クライアントコンピュータ10を用いて、URLで指定されたサイトにおける登録画面で都合の良い日程を選択すると共に、日程以外にその画面上に表示される登録項目に登録することで、日程の選択を行う。ここで、複数の応募者に、重複した複数の日程候補の中から希望の日程を選択させる場合に、ある日程が定員に達したときには、登録画面でその日程が選択肢から消去されるようにするとよい。登録された日程のデータは、自動的に応募者データベース310の中の対応する応募者の予定状況フィールドに入力される。担当者は、ある日程に登録された応募者をリスト表示させることもできる。
次に、面接を行った後、その面接評価は、図11または図13の表示画面において、担当者が入力する。面接の回数は、応募者によって異なることがある。従って、面接最終結果が入力されるまでは、面接評価が入力されるたびに、図11及び図13の表示画面における面接に関するフィールドが自動的に追加されるようにしているとよい。このために、応募者データベースの面接に関するフィールドを多数設けておき、すでに行った面接回数+1の次数の面接に関するフィールドまでが表示画面に表示されるようにするか、または面接評価が入力される度に、その面接次数nに1プラスしたn+1次面接に関するフィールドを自動的に作成・追加するようにしておくとよい。
面接評価の連絡は、書類選考の結果連絡と同じであり、連絡メール作成部522を用いて、次回の面接連絡を行うことができる。こうして、何次かの面接を行い、最終面接結果が入力されるまで、次の面接連絡、面接評価入力及び面接評価連絡の処理が繰り返される。同時に各処理が実行される毎に、現在状況更新部520が作動して、自動的に現在状況フィールドの内容が書き換えられる。
また、上記の面接以外に筆記試験、健康診断を行った場合には、その結果等が図11または図13に示す表示画面から担当者によって入力される。
採用するまたは採用しないという最終結果(=最終面接評価であることが多い)がでると、その結果の連絡を行う必要があるが、これも前記連絡メール作成部522を用いてメール作成して送信することができる。
さらに、採用するとの内定が出されると、本人からの入社するかまたは辞退するかの意思を確認する必要が出る。この連絡も、連絡メール作成部522を用いて行うことができる。
このように採用プロセスが進行していくに連れて、現在状況更新部520により、現在状況フィールドは、「書類選考中」、「面接中」、「保留」、「内定」、「不合格」、「辞退」といった状況に書き換えられる。
以上の説明は、中途採用者を主として対象とするものであった。上記処理を新卒者に対しても同様に行うことも勿論可能であるが、上記に加えて、新卒者に対しては、登録人数が当然多くなるため、さらに次のような追加処理を行う態様とすることができる。
この新卒処理の登録までのフローチャートを図17に示す。求人者管理サーバー30の採用ページに、「新卒者採用」のボタンと、「経験者採用」のボタンの両方を用意しておき、「新卒者採用」のボタンがクリックされると、新卒者採用ページにリンクするようにしておく。新卒者採用ページは、前述の募集要項ファイル320または職務ファイル321,322,…、登録ファイル330と同様のファイルで構成される。新卒求職者は、この新卒者採用ページで募集要項情報、職種情報を閲覧し、対応する当該求人企業への就職を希望する場合に、「登録」ボタンをクリックすると、登録ファイルで指定された登録ページが表示される(図17,ステップS20)。その表示例を図18(a)に示す。この例では、氏名、Eメールアドレス、学校名、学部名を登録項目としている。入力が終了して、「送信」ボタンをクリックすると、登録ファイルで指定されたCGIやPHP等のスクリプトによって、その登録内容が求人者管理用サーバー30へと転送される(図17,ステップS21)。
新卒求職者からの応募者情報が転送されると、新卒求職者登録処理部493を構成するプログラムが起動し、再入力が必要でないかを判定した後、上記応募者情報は対応する求人企業の新卒者受付データベース312に追加される(図17,ステップS22)。新卒求職者からの応募者情報が到着すると、新卒求職者に対しては、その人数が多いため、ID番号とパスワードを自動的に割り当てる。このID番号とパスワードは、応募者情報に加えて新卒者受付データベース312に追加して、以降、ID番号とパスワードで管理できるようにする(勿論、前述の中途採用の求職者に対してもID番号とパスワードを割り当てて、これらの番号で管理することとしてもよい)。次に、新卒返信処理部495が起動して、新卒求職者に対して、応募者情報に含まれるEメールアドレスデータに宛てて、返信メールが自動的に作成され、送信される(図17,ステップS23)。この返信メールには、登録確認、ID番号とパスワード、説明会登録ホームページ等のURLが含まれる。説明会登録ホームページの具体例を図18(b)に示す。クライアントコンピュータ10から説明会登録ホームページ等のURLが指定される(図17,ステップS24)と、この説明会登録ホームページ等の画面では、ID番号とパスワードの入力と共に、説明会日時選択、より詳細な応募者情報(例えば、住所、電話等)の入力を促すようになっている。入力が終了し、「送信」ボタンがクリックされると、その説明会登録の表示用ファイルで指定されたCGIやPHP等のスクリプトによって、その説明会登録内容が、求人者管理サーバー30へと転送される(図17,ステップS25)。説明会登録処理部499が起動して、再入力が必要でないかを判定した後、その説明会登録内容が新卒応募者データベース314に追加される。同時に、説明会登録確認の返信メールが自動的に作成されて、新卒求職者のアドレスへと送信される(図17,ステップS26)。人事担当者は、この新卒応募者データベース314に転送された説明会登録者のデータを説明会日時別にリスト表示することができる(図17,ステップS27)。
以上のように、新卒者に対して説明会登録といった別途の処理を加えることで、応募者を絞り込むと共に、これらの説明会登録処理を求人者管理サーバー30に格納されたプログラムによって構成される説明会登録処理部499を用いて自動的に行うことにより、効率化を図り、求人企業が負担するべきコストを低減させることができる。
以降、説明会出席後の新卒者に対する採用プロセスは、求人企業によってその態様はまちまちであるが、説明会出席後の新卒者のみを対象として、その応募者情報を応募者データベース310に転送し、さらに、前記中途採用の場合と同様の採用プロセスを実行していくことができる。または、応募者データベース310に転送することなく、応募者検索部514とは別に新卒応募者データベース314を検索する新卒応募者検索部516を備えることで対応することもできる。この場合であっても、基本的処理は前記中途採用の場合の採用プロセス(図10ないし図16)で説明した基本的な処理に準じることができる。
以上のように、この採用処理システムでは、以下のような効果を持たせることができる。
1)応募者からの現状の問い合わせがあったときに、応募者検索部514を用いて、応募者データベース310,314から該当する応募者のデータを抽出し、その応募者のステータス情報から現在の状況や次回の予定等を迅速に調べてその応募者に伝えることができる。また、応募者にID番号とパスワードを割り当てた場合には、応募者自身がクライアントコンピュータ10を用いて応募者データベース310,314へとアクセスして、自分で、自分のステータス情報を見るようにすることも可能である。この場合、アクセス監視部519がその応募者が閲覧できる権利を有するかどうかの判定を行う。また、応募者が登録した応募者情報の内容に変更や誤りがあった場合に、応募者自身がクライアントコンピュータ10を用いて応募者データベース310,314へとアクセスして、登録済の応募者情報を変更するようにしてもよい。この場合も、アクセス監視部519がその応募者がデータ変更できる権利を有するかどうかの判定を行う。
2)書類選考において、実際に書類を回覧する必要が無く、また、書類選考評価が応募者データベース310、314で一元的に管理されているために、多数の書類選考担当者がいる場合にも、迅速に且つデータが混乱することもなく、少ない労力で行うことができる。
3)応募者への面接日程の連絡、各種結果の連絡等の連絡も迅速に且つ少ない労力で行うことができる。
尚、以上の説明は、選択しうる態様の中の一部の態様を図面と共に説明したが、特許請求の範囲の中で、システムは様々な態様を取ることが可能である。
任意の変形が可能であり、本発明は、サーバーの台数、データベースの数、またはその格納場所、またはホームページ等の画面ファイルの各種ファイルの格納場所などを限定するものではない。
さらには、求職者からの登録データは暗号化することにより、より機密性を高めるようにするとよい。
産業上の利用可能性
以上説明したように、本発明によれば、応募者情報とステータス情報とを対応付けて、応募者情報記憶手段に格納することにより、情報を一元管理することができる。従って、応募者から現状の問い合わせがあったときにも、その担当者が応募者情報記憶手段の内容を確認することにより、迅速に且つ簡単にその応募者の状況を把握することができる。
【図面の簡単な説明】
図1は、本発明の採用処理システムを含む全体の構成の実施形態を表す構成ブロック図である。図2は、求人者用サーバーの構成ブロック図である。図3は、募集要項情報の表示例である。図4は、職種情報の表示例である。図5は、登録情報の表示例である。図6(a)は、求職者から転送される応募者情報のデータ例、(b)はステータス情報のデータ例である。図7は、本発明の採用処理システムの機能ブロック図である。図8は、返信メールの一例である。図9は、登録された応募者情報に対して行われる処理を表すフローチャートである。図10は、採用処理部の応募者検索の画面例である。図11は、図10の検索結果の画面例である。図12は、応募者の応募者情報及びステータス情報の表示例である。図13は、図12の表示例の続きである。図14は、採用処理部のメール作成における検索の画面例である。図15は、図14の検索結果の画面例である。図16は、連絡メールの一例である。図17は、新卒求職者の登録後の処理を表すフローチャートである。図18(a)は、新卒求職者用の応募者情報の登録画面例であり、図18(b)は、説明会登録ホームページの画面例の一例である。
Technical field
The present invention relates to a recruitment processing system by a computer that performs a recruitment process for human resources, a program for causing a computer to perform the recruitment process, and a computer-readable recording medium that records the program.
Background art
Conventionally, the recruitment process of a human resource performed by a recruiting company is mainly performed manually by a personnel manager. Usually, the recruitment process includes selecting documents, holding briefings, interviewing (primary, secondary, tertiary ...) There are many steps such as confirmation, and the processing requires a great deal of effort.
For example, in the process of screening documents during the recruitment process, documents containing applicant information must be circulated to relevant departments and the evaluation of the document screening staff in each relevant department must be compiled. Circulation takes time, and there is a problem that management of the documents is difficult. In addition, even if electronic documents are sent to multiple document reviewers instead of circulating them as documents, it is difficult to centrally manage the evaluations issued by each document reviewer. It requires a great deal of effort to compile the results.
Also, for applicants, what stage they are in the recruitment process is, of course, a serious concern, and inquiries from applicants to HR personnel often occur. However, as mentioned above, the recruitment process has many stages, and in addition, if the documents are not available at the time of document selection, HR personnel can quickly grasp the status of the applicant. Instead, a great deal of effort is needed to understand the situation.
In addition, a number of registrants are responsible for handling various processes such as briefing sessions and interviews, arrangements for interviews, communication of results such as recruitment and recruitment, and communication to confirm the intention of hiring from the employer. In addition, a large amount of labor is required because the interview attendees must be individually performed by telephone or e-mail.
In addition, since there are many applicants, a great deal of effort is required to build, manage or maintain the database.
SUMMARY OF THE INVENTION The present invention has been made in view of the above-mentioned conventional problems, and has an employment processing system capable of efficiently performing an employment process with a small amount of labor, a program for causing a computer to perform the employment process, and a computer-readable program storing the program. The aim is to provide a possible recording medium.
Disclosure of the invention
To achieve the above object, a recruitment processing system according to the present invention is a computer system that performs recruitment processing of human resources,
Applicant information storage means for storing information on applicants who apply for the recruiter (hereinafter referred to as “applicant information”) and status information associated with the applicant information and indicating status in the applicant recruitment process;
Search means for searching the applicant information stored in the applicant information storage means under arbitrary conditions;
An input means capable of inputting status information;
Is provided.
By storing the applicant information and the status information in the applicant information storage means in association with each other, the information can be centrally managed. Therefore, even when there is a current inquiry from the applicant, the person in charge can confirm the contents of the applicant information storage means quickly and easily to grasp the situation of the applicant.
The status information may include, in addition to the information indicating the current status of the applicant, evaluation information indicating the evaluation of the applicant performed by the recruiter, or whether the corresponding applicant has been contacted. Contact information on whether or not to apply for the applicant can be included in the evaluation information. By storing such evaluation information, contact information, and employment result information in the application information storage means, the information can be centrally managed. For example, if there is more than one person in charge of evaluation, such as a person in charge of document screening, each person in charge inputs his / her own evaluation into the application information storage means using the input means, and the evaluation is automatically performed. Can be put together. Also, at this time, the evaluation can be performed while looking at the applicant information, the circulation by documents can be abolished, and the evaluation can be compiled quickly. Also, by including contact information in the status information, HR personnel can quickly grasp the current status of whether or not each applicant has been contacted, and prevent omission of contact with applicants etc. it can.
Further, it is preferable to further comprise a contact mail creating means for extracting an e-mail address of the applicant from the applicant information and creating a contact e-mail for contacting the e-mail address such as an interview or a briefing session. In this way, the person in charge of contacting each applicant by telephone or creating an e-mail addressed to each applicant can be saved.
It is preferable to further include a job applicant registration means for storing the applicant information transferred from a client device operated by an applicant and accessed via a communication network such as the Internet in the applicant information storage means. Applicant information input from the applicant via the Internet or other communication network can be used as the information to be stored in the applicant information storage means, thereby eliminating the trouble of inputting the applicant information and making it more efficient. Processing can be performed.
When the applicant information is stored in the applicant information storage means by the job applicant registration means, the e-mail address data included in the applicant information is extracted, and a reply e-mail addressed to the e-mail address is extracted. It is preferable to further comprise a reply processing means for creating and returning the. In this way, the person in charge can notify the applicant that he / she has received the applicant information without having to telephone the applicant individually or create an e-mail to each applicant.
The email contains a URL, and the URL may store a file for a registration screen that prompts the applicant to select a desired date and to register. The applicant specifies the URL via the communication network, selects a schedule on the displayed registration screen, and performs registration, thereby informing the desired schedule. As a result, a list of applicants who wish to have a schedule candidate is automatically created. Therefore, there is no need to perform the list creation or the tallying process again, and the labor of the person in charge can be saved.
Further, it is preferable to have an access monitoring means for monitoring an access right to status information according to a person accessing the applicant information storage means. In this way, it is possible to prevent a person who does not have the right to input status information from processing data unjustly.
The information stored in the applicant information storage means can be accessible from a recruiter device operated by a recruiter via a communication network such as the Internet. In this way, a large number of persons or multiple persons at remote locations can enter status information or browse applicant information almost simultaneously via a communication network such as the Internet. As a result, the recruitment process can be performed quickly and smoothly.
Further, according to the present invention, an applicant who stores information on an applicant who applies for a recruitment (hereinafter referred to as “applicant information”) and status information which is associated with the applicant information and indicates the status of the applicant in the recruitment process A computer-readable recording medium that records a program for causing a computer to perform an adoption process using a database,
Search means for extracting applicants satisfying arbitrary conditions from the data stored in the applicant information storage means and displaying the list as a list,
Input means capable of inputting status information to the applicant information storage means;
The program is characterized by recording a program for causing it to function.
Further, an applicant who satisfies an arbitrary condition is extracted from the data stored in the applicant information storage means in the recording medium, and an e-mail included in the extracted applicant information of the applicant is extracted. It is possible to record a program for extracting the address and making the computer function as a contact mail creating means for creating a contact mail to the e-mail address and having a contact message such as a designated interview or briefing session as a text. .
Alternatively, the present invention provides an applicant storing information on an applicant applying for a recruitment (hereinafter referred to as “applicant information”) and status information associated with the applicant information and indicating the status of the applicant in the recruitment process. A program for causing a computer to perform an employment process using a database,
Search means for extracting applicants satisfying arbitrary conditions from the data stored in the applicant information storage means and displaying the list as a list,
Input means capable of inputting status information to the applicant information storage means;
It is a program for functioning as a computer.
Further, the program extracts, from the data stored in the applicant information storage means, an applicant who satisfies an optional condition, and an e-mail address included in the extracted applicant information of the applicant. And a program for causing a computer to function as a contact mail creating means for creating a contact mail to the e-mail address and having a contact message such as a designated interview or briefing session as a text.
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings. FIG. 1 is a first embodiment showing an entire configuration including an adoption processing system. In the figure, reference numerals 10, 10,... Denote client computers which can be connected to the Internet via telephone lines and providers, and which can be operated by job seekers as appropriate. Reference numeral 30 denotes a recruitment management server that is owned by a recruiting company as a recruiting company or is under the management of the recruiting company or outsources the management even if the recruiting company does not own the recruiting company. The recruitment processing system operates on the management server. Reference numerals 20, 20,... Denote recruiting computers that can be connected to the Internet via the router 22, so that the recruitment processing system can be used via the Internet using the function of a browser. . Alternatively, in another aspect, the recruiting computer 20 may be able to use the recruitment processing system via a private network.
The recruiter management server 30 has a homepage HP of a recruiting company. When the client computer 10 specifies the URL of the homepage HP, display information is transmitted, and the browser of the client computer 10 of the job seeker is opened. The homepage HP can be viewed using the web browser. This homepage HP includes a button such as “employment information” (or “recruitment information”) in addition to information other than the recruitment information such as a normal company introduction and a company product / product guide. , The URL of the recruitment homepage HP2 is hyperlinked. When the job seeker clicks this button with a mouse or the like, information for displaying recruitment information is sent from the job seeker management server 30.
As shown in FIG. 2, the recruiter management server 30 includes an input / output control circuit 302 that controls input and output of data with the client computer 10 and the like connected via the Internet, and a CPU, a ROM, a RAM, and the like. It has a control circuit 304 for transferring data, performing calculations, storing temporary data, and storing a main program, and a storage device such as a hard disk. Various programs are stored in the storage device, and the adopted processing system according to the present invention operates based on the programs. As shown in FIG. 1, the adoption processing system stores a program stored in a compact disk 40 or a floppy disk 50 as a recording medium in a CD drive 42 or a floppy drive 52 of the server 30 and stores the program in the compact disk 40 or the floppy disk 52 in the server 30. It may operate by inserting it and copying it to a storage device such as a hard disk of the server 30. As a recording medium, in addition to the above, an optical recording medium such as a DVD, a magnetic recording medium such as an MD, or an IC card can be used.
Further, the storage device of the recruiter management server 30 stores an applicant database 310 in which information on job seekers who wish to recruit mid-career is stored, and a new graduate recruitment database in which information on new graduate job seekers who wish to find employment is stored. 312, a new graduate applicant database 314 storing information on job seekers who registered a briefing session among new graduates, a recruitment essential file (recruitment essentials.htm) 320 in which recruitment essential information is written, and registration And a registration file (registration.htm) 330 in which the screen information is written.
In the case of new graduates, the number of applicants is larger than that of mid-career applicants, and the contents of applicant information to be stored are different, so that the applicant database 310 and the new graduate applicant database 314 (or the new graduate reception database 312) ) Is composed of separate databases, but can of course be composed of one database. Here, among the new graduates stored in the new graduate registration database 312, those who have registered for attendance at the briefing session are further stored in the new graduate applicant database 314, and a briefing session is held from a number of newly accepted graduates. The applicants who attended are selected as applicants with high job hunting requirements, but the present invention is not limited to this, and these databases 312 and 314 may be combined into one database without narrowing down applicants at all. Is also possible.
The job applicant information stored in the applicant database 310 can be roughly divided into applicant information mainly related to attributes extracted from the job applicant and status information indicating the status of the job applicant in the hiring process. FIG. 6 shows a specific example, in which (a) is applicant information and (b) is status information. Examples of the field of the applicant information include a name, a name (in Romaji), a contact, a desired job (job ID), an e-mail address, a resume, and the like. The status information fields include the current status, next scheduled status, document selection evaluation m (m = 1, 2,...), Comment m, document selection staff m, selection date m, final result of document selection, and n-th order Interview evaluation (n = 1, 2, ...), nth interview comment, nth interview selection staff, nth selection date, final interview result, next scheduled interview date and time, next scheduled interview location, next interview scheduled interviewer, remarks , A written test result, a health check result, and the like.
The recruitment requirement information written in the recruitment requirement file (recruitment requirement. Htm) 320 is information on the job type that the recruiting company corresponding to the recruiter management server 30 is currently seeking. Further, job files 321 (J0001.htm), 322 (J0002.htm), 323 (J0003.htm),... Are prepared for the detailed information of each occupation, and the files 321, 322,. Data such as job, work location, job content, and necessary conditions are written. FIG. 3 is a display example when recruitment essential information is displayed using a browser, and FIG. 4 is a display example when certain job information is displayed using a browser.
In the registration file 330, a form that prompts the recruiting company to enter applicant information that the job seeker wants to withdraw from the job seeker is written. FIG. 5 is an example of a screen that prompts the user to input those data.
The type of file included in the recruiter management server 30 or the content to be written in the file is arbitrary according to the wish of the recruiting company. That is, the data items to be written in the recruitment essentials file 320, the registration file 330, etc., and the image files embedded in those files are arbitrary, and the layouts shown in FIGS. 3 to 5 are merely examples. .
The recruiter management server 30 also stores a company profile file (company profile.htm) 340 in which the company profile is written, a benefits file (benefits.htm) 350 in which benefits contents are written, A treatment file (treatment.htm) 360 in which treatment is written is prepared.
Further, the storage device of the recruiter management server 30 stores a user name and a password of a user who is permitted to access a database such as the applicant database 310 or the new graduate database 312, and an authentication storing the contents of the access right. A database 420, a template database 430 storing templates of various documents for contacting applicants, and a mailbox 450 for receiving e-mails for inquiries from general viewers of the homepage HP or HP2 are provided.
FIG. 7 is a functional block diagram showing, for each function, the recruiting process executed by the control unit of the recruiter management server 30. The recruiter management server 30 includes a job recruiter registration processor 492 for registering applicant information from mid-career applicants, and a new graduate job applicant registration processor 493 for registering applicant information from new graduate applicants. A reply processing unit 494 for performing a reply process to mid-career applicants, a new graduate reply processing unit 495 for performing a reply process to new graduate applicants, an inquiry mail receiving unit 496 for receiving a general inquiry mail, and the applicant database 310. Alternatively, a database management unit 498 that manages a database such as a new graduate reception database 312, a briefing session registration processing unit 499 that mainly performs registration processing of a briefing session for new graduate applicants, and a database such as the applicant database 310 and the new graduate database 312. Authentication processing unit 512 for authenticating whether or not the user is authorized to access the Search unit 514 that extracts data that matches the search conditions input from the applicant database 310, and a new graduate applicant search that extracts data that matches the search conditions input from the new graduate applicant database 314. An input unit 518 for inputting status information to the applicant database 310; an access monitoring unit 519 for monitoring the access right when the status information is input or browsed; A current status update unit 520 for automatically updating the current status in the status information, a contact email creation unit 522 for creating an email for contacting the applicant, and a text of an email for contacting the applicant. A mail template maintenance unit 524 for adding / editing / deleting a template is provided.
Next, a description will be given of a process in which a job changer, that is, a job seeker who desires mid-career employment accesses the employment processing system via the Internet. The job seeker uses the browser of his or her client computer 10 to specify the URL of the recruiter management server 30 of the company in which he or she is interested, browses the home page HP, hyperlinks from the home page HP to view the home page HP2, Alternatively, the user can browse the homepage HP2 directly. The user browses the recruitment essential information (FIG. 3) and the job type information (FIG. 4) sent from the recruiter management server 30, and clicks the "register" button if he / she wants to work for the recruiting company. Thereby, the registration page (FIG. 5) specified by the registration file 330 from the recruiter management server 30 is displayed on the screen. Input is made for each inquiry using a browser. When the input is completed and the “Send” button is clicked, the registered content is transferred from the client computer 10 to the recruiter management server 30 by using a script such as CGI or PHP specified in the registration file 330 described later.
When the applicant information from the job applicant is transferred, a program constituting the job applicant registration processing unit 492 starts. FIG. 9 shows a flowchart of this program. It is determined whether or not data has been input for the mandatory fields among the fields shown in FIG. 6A with respect to the applicant information from the job seeker (FIG. 9, step S11). For example, except for the contact telephone number in FIG. 6 (a), it is determined whether data is not blank for the remaining fields (name, name (in romaji), e-mail, desired job, resume), and one required If there is a blank in the field, a message prompting re-entry is sent to the client computer 10 and displayed on the browser of the computer 10 (FIG. 9, step S12). If not all required fields are blank, the applicant information is stored in the applicant database 310 (FIG. 9, step S13). A message to the effect that registration has been completed is sent to the client computer 10 and displayed on the browser of the computer 10 (FIG. 9, step S14). Next, the reply processing unit 494 starts up, reads the reply mail template described in the template database 430 (FIG. 9, step S15), and automatically creates a reply mail (FIG. 9, step S16). At this time, from the applicant information, the name data in the “Name” field is input to the address (reference numeral 71 in FIG. 8) in the document of the outgoing mail. The E-mail address data in the "" field is input to the destination address (reference numeral 72 in FIG. 8) (FIG. 9, step S16) and transmitted (FIG. 9, step S17). FIG. 8 shows an example of the reply mail. The content of the reply mail is also an example, and may be arbitrary.
The person in charge of the recruiting company uses the recruiting computer 20 to access the recruiting management server 30, and proceeds with the recruiting process. The recruiting process is considered to take various forms in each recruiting company, and the processing will be specifically described below according to a basic recruiting process.
First, the person in charge of the recruiting company accesses a predetermined URL of the recruiter management server 30 using the recruiting computer 20, inputs a user name and a password, and is authenticated by the authentication processing unit 512. The authentication processing unit 512 performs a process of comparing the input user name and password with data stored in the authentication database 420, and performing a process of determining whether to permit access based on a result of the comparison. It is also possible to limit access to not only all persons belonging to the recruiting company but also persons in charge of a specific department, for example, a personnel department or a related department, or a certain or more officials.
For newly registered applicants, it is necessary to conduct document screening. The document selection is performed by the person in charge of the document selection inputting the evaluation information into the document selection evaluation field in the status information of each applicant in the applicant database 310. One or more document selection personnel can be provided, and in the case of a plurality of persons, a document selection evaluation field is provided according to the number (m). First, the document selection staff uses the function of the applicant search unit 514 to search for an applicant who has not yet performed document selection. FIG. 10 is a screen example of the applicant search unit 514. The search can be performed according to an arbitrary condition as shown in the screen example of FIG. In this way, an applicant list screen as shown in FIG. 11 is displayed, and the evaluation is input to the document selection evaluation column displayed there by using the function of the input unit 518. Clicking on each applicant's name displays a list of the applicant's applicant information and status information, as shown in FIGS. 12 and 13, so that the person in charge can evaluate the applicant while viewing the applicant information. Can be made. As described above, when the document selection evaluation is input or an instruction to browse the applicant information is issued, the access monitoring unit 519 operates to refer to the authentication database 420 based on the user name at the time of access, and to access the input and browse. It is determined whether the right is valid, and input and browsing are permitted only when the right is valid. If it is not valid, the entry is refused or the applicant information and status information of the applicant are not displayed.
After all document reviewers have entered their ratings, the final results of the document review are entered. As for the input of the final result, the function of the access monitoring unit 519 allows the access right of the input to be limited to only a limited person, for example, only a specific person of a personnel manager. Also, each time an input is made, the current status update unit 520 determines whether or not the current status has changed. In this case, until the final result of the document selection is issued, the value of the field of the current status is not changed, and the document is being selected.
When the final result of the document selection is issued, the result must be notified to the applicant. This notification processing is performed using the notification mail creation unit 522. The contact mail creation unit 522 has a search function similar to that of the applicant search unit 514 as shown in FIG. 14, and in this case, the value of the document selection result contact field is “not yet”, and When the value of the final selection result is extracted on the condition of a predetermined value, a list of applicable persons who have not been notified yet is displayed (FIG. 15). At the same time, a template name to be used for mail can be selected from a plurality of templates stored in the template database 430. When the name is appropriately selected from the list of applicable persons, the e-mail address is read out from the applicant information of the applicant by the e-mail creation function of the contact e-mail creation unit 522 to be used as the transmission destination. The body is created from the selected template name (FIG. 16). Furthermore, the person in charge can change the contents of the e-mail as needed. Thus, the contact mail is almost automatically created, and the person in charge can complete the contact work by simply clicking the mail send button on the screen. For applicants whose final screening result is “passed”, we will send an email notifying the next interview schedule using the interview notification template, and Then, an e-mail notifying the rejection is transmitted using the rejection notification template. However, the function of the contact mail creation unit 516 is not limited to this. For example, if “pass” is input as the final result of the document screening, the contact mail creation unit 522 automatically starts up and the interview is performed. When an e-mail is created and transmitted using the notification template, and "Fail" is entered in the final result of the document screening, the contact e-mail creation unit 522 is automatically activated, and the interview notification template is generated using the rejection notification template. A mail may be created and transmitted by using, so that these processes may be completely automated.
If there is more than one schedule candidate for the successful applicant interview, enter the URL for selecting the schedule candidate in the interview notification email and give the applicant a schedule from the URL on the browser Etc. can be selectively registered. That is, the applicant who has received the e-mail uses the client computer 10 to select a convenient schedule on the registration screen at the site designated by the URL, and to enter the registration items displayed on the screen other than the schedule. By registering, the schedule is selected. Here, if you want multiple applicants to select a desired schedule from multiple overlapping schedule candidates, and if a certain schedule reaches the capacity, the schedule will be deleted from the options on the registration screen. Good. The data of the registered schedule is automatically entered in the schedule status field of the corresponding applicant in the applicant database 310. The person in charge can also display a list of applicants registered on a certain date.
Next, after conducting an interview, the person in charge inputs the interview evaluation on the display screen of FIG. 11 or FIG. The number of interviews may vary by applicant. Therefore, it is preferable that a field relating to the interview on the display screens of FIGS. 11 and 13 is automatically added every time an interview evaluation is input until the final interview result is input. For this purpose, a number of interview-related fields are provided in the applicant database, and fields up to the number of interviews already conducted plus the number of interviews are displayed on the display screen, or each time an interview evaluation is input. Then, it is preferable to automatically create and add a field related to the (n + 1) th interview, which is obtained by adding 1 to the interview degree n.
The notification of the interview evaluation is the same as the notification of the result of the document screening, and the next interview communication can be performed using the communication mail creating unit 522. In this way, some interviews are performed, and the processing of the next interview communication, interview evaluation input, and interview evaluation communication is repeated until the final interview result is input. At the same time, each time the processing is executed, the current status update unit 520 operates, and the contents of the current status field are automatically rewritten.
In addition, when a writing test or a health check is performed in addition to the interview, the result or the like is input by the person in charge from the display screen shown in FIG. 11 or FIG.
When the final result of adoption or non-employment is obtained (= mostly the final interview evaluation), it is necessary to communicate the result, which is also created and transmitted using the contact mail creation unit 522. can do.
In addition, when a job offer is offered, it is necessary to confirm the intention of the employee to join or resign. This contact can also be made using the contact mail creation unit 522.
As the recruitment process proceeds in this manner, the current status update unit 520 sets the current status field to “document selection”, “interview”, “pending”, “offer”, “fail”, It is rewritten to a situation such as "decline".
The above description was mainly for mid-career recruits. It is of course possible to perform the above processing for new graduates in the same way. However, in addition to the above, since the number of registered persons for new graduates naturally increases, the following additional processing is performed. It can be.
FIG. 17 shows a flowchart up to the registration of the new graduate process. The recruitment page of the recruiter management server 30 has both a “Recruit new graduate” button and a “Recruit experienced employee” button prepared. Link to the page. The recruitment page for new graduates is composed of files similar to the recruitment requirement file 320 or the job files 321, 322,. New graduate job seekers browse the recruitment information and job information on this new graduate recruitment page, and if they wish to work for the corresponding recruiting company, click the “Register” button to register the information specified in the registration file. The page is displayed (FIG. 17, step S20). FIG. 18A shows an example of the display. In this example, the name, e-mail address, school name, and undergraduate name are registered items. When the input is completed and the "send" button is clicked, the registered contents are transferred to the recruiter management server 30 by the script such as CGI or PHP specified in the registration file (FIG. 17, step S21). .
When the applicant information from the new graduate job seeker is transferred, a program constituting the new graduate job applicant registration processing unit 493 is started, and it is determined whether re-input is necessary. It is added to the new graduate recruitment database 312 (FIG. 17, step S22). When the applicant information from a new graduate job seeker arrives, an ID number and a password are automatically assigned to the new graduate job seeker because the number is large. The ID number and the password are added to the new graduate recruitment database 312 in addition to the applicant information, so that the ID number and the password can be managed thereafter. It is also possible to assign a number and a password and manage with these numbers.) Next, the new graduate reply processing unit 495 is activated, and a reply mail is automatically created and transmitted to the new graduate job applicant to the e-mail address data included in the applicant information (FIG. 17, FIG. 17). Step S23). This reply mail includes the URL of the registration confirmation, ID number and password, and the homepage of the briefing session registration. FIG. 18B shows a specific example of the briefing session registration homepage. When the URL of the briefing session registration homepage or the like is designated from the client computer 10 (FIG. 17, step S24), on the screen of the briefing session registration homepage or the like, the ID number and password are input, and the briefing session date and time are selected. The user is prompted to input applicant information (for example, address, telephone, etc.). When the input is completed and the “send” button is clicked, the contents of the briefing session registration are transferred to the recruiter management server 30 by the script such as CGI or PHP specified in the file for displaying the briefing session registration. Is performed (FIG. 17, step S25). After the briefing session registration processing unit 499 is activated and determines whether re-input is necessary, the registration contents of the briefing session are added to the new graduate applicant database 314. At the same time, a reply mail for confirming the registration of the briefing session is automatically created and transmitted to the address of the new graduate job seeker (FIG. 17, step S26). The personnel manager can list the data of the registrants of the briefing session transferred to the new graduate applicant database 314 by the date and time of the briefing session (FIG. 17, step S27).
As described above, by applying a separate process such as registration of a briefing session to new graduates, applicants can be narrowed down, and these briefing session registration processes can be performed by a program stored in the recruiter management server 30. By automatically using the association registration processing unit 499, efficiency can be improved and the cost to be borne by the recruiting company can be reduced.
Thereafter, the recruiting process for new graduates after attending the briefing session varies depending on the recruiting company, but only for new graduates after attending the briefing session, the applicant information is transferred to the applicant database 310, Further, the same recruiting process as in the case of the halfway recruitment can be performed. Alternatively, it is possible to provide a new graduate applicant search unit 516 for searching the new graduate applicant database 314 separately from the applicant search unit 514 without transferring to the applicant database 310. Even in this case, the basic processing can conform to the basic processing described in the recruitment process (FIGS. 10 to 16) in the case of mid-career recruitment.
As described above, this adoption processing system can provide the following effects.
1) When there is a current inquiry from the applicant, the data of the applicable applicant is extracted from the applicant databases 310 and 314 by using the applicant search unit 514, and the current information is obtained from the status information of the applicant. The situation, the next schedule, etc. can be quickly investigated and communicated to the applicant. When an ID number and a password are assigned to an applicant, the applicant himself accesses the applicant databases 310 and 314 using the client computer 10 to view his own status information. It is also possible. In this case, the access monitoring unit 519 determines whether the applicant has the right to browse. In addition, when there is a change or error in the contents of the applicant information registered by the applicant, the applicant himself accesses the applicant databases 310 and 314 using the client computer 10 to register the registered applicant information. May be changed. Also in this case, the access monitoring unit 519 determines whether the applicant has a right to change data.
2) There is no need to actually circulate the documents in the document selection, and since the document selection evaluation is centrally managed in the applicant databases 310 and 314, even when there are many document selection persons. It can be done quickly and without data confusion, with less effort.
3) The applicant can be notified of the interview schedule, the communication of various results, etc. quickly and with a small amount of labor.
In the above description, some of the selectable modes have been described with reference to the drawings. However, the system can take various modes within the scope of the claims.
The present invention does not limit the number of servers, the number of databases, the storage locations thereof, or the storage locations of various screen files such as homepages.
Further, the confidentiality may be further enhanced by encrypting the registered data from the job seeker.
Industrial applicability
As described above, according to the present invention, information can be centrally managed by storing applicant information and status information in association with each other in the applicant information storage means. Therefore, even when there is a current inquiry from the applicant, the person in charge can confirm the contents of the applicant information storage means quickly and easily to grasp the situation of the applicant.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a configuration block diagram showing an embodiment of the entire configuration including the adoption processing system of the present invention. FIG. 2 is a configuration block diagram of a recruiter server. FIG. 3 is a display example of recruitment essential information. FIG. 4 is a display example of job type information. FIG. 5 is a display example of registration information. FIG. 6A is a data example of applicant information transferred from a job seeker, and FIG. 6B is a data example of status information. FIG. 7 is a functional block diagram of the adoption processing system of the present invention. FIG. 8 is an example of a reply mail. FIG. 9 is a flowchart showing processing performed on registered applicant information. FIG. 10 is an example of an applicant search screen of the recruitment processing unit. FIG. 11 is a screen example of the search result of FIG. FIG. 12 is a display example of the applicant information and the status information of the applicant. FIG. 13 is a continuation of the display example of FIG. FIG. 14 is an example of a search screen in mail creation by the recruitment processing unit. FIG. 15 is a screen example of the search result of FIG. FIG. 16 is an example of the contact mail. FIG. 17 is a flowchart showing processing after registering a new graduate job seeker. FIG. 18A is an example of a screen for registering applicant information for a new graduate job seeker, and FIG. 18B is an example of a screen example of an explanatory meeting registration homepage.

Claims (14)

  1. 人材の採用処理を行うコンピュータシステムであって、
    求人者へ応募する応募者に関する情報(以下、応募者情報という)と、該応募者情報と対応付けられ応募者の採用プロセスにおけるステータスを表すステータス情報とを格納する応募者情報記憶手段と、
    応募者情報記憶手段に格納された応募者の情報を任意の条件で検索可能な検索手段と、
    ステータス情報を入力可能な入力手段と、
    を備える採用処理システム。
    A computer system for recruiting human resources,
    Applicant information storage means for storing information on an applicant who applies for a recruiter (hereinafter referred to as “applicant information”) and status information associated with the applicant information and indicating status in the applicant recruitment process;
    Search means for searching the applicant information stored in the applicant information storage means under arbitrary conditions;
    An input means capable of inputting status information;
    Recruitment processing system comprising:
  2. 前記ステータス情報には、前記求人者が行ったその応募者に対する評価を表す評価情報が含まれる請求項1記載の採用処理システム。The recruitment system according to claim 1, wherein the status information includes evaluation information indicating an evaluation performed by the recruiter on the applicant.
  3. 前記評価情報には、その応募者を採用するか採用しないかを表す採用結果情報が含まれる請求項2記載の採用処理システム。3. The recruitment processing system according to claim 2, wherein the evaluation information includes recruitment result information indicating whether or not the applicant is employed.
  4. 前記ステータス情報には、対応する応募者への連絡を行ったかどうかの連絡情報が含まれる請求項1ないし3のいずれか1項に記載の採用処理システム。4. The recruitment processing system according to claim 1, wherein the status information includes contact information indicating whether or not a corresponding applicant has been contacted. 5.
  5. 前記応募者情報から応募者のEメールアドレスを抽出し、そのEメールアドレスに宛てた面接・説明会等の連絡を行う連絡メールを作成する連絡メール作成手段をさらに備える請求項1ないし4のいずれか1項に記載の採用処理システム。5. The communication apparatus according to claim 1, further comprising: a contact mail creating unit configured to extract an e-mail address of the applicant from the applicant information and create a contact e-mail addressed to the e-mail address for an interview, a briefing session, or the like. The adoption processing system according to claim 1.
  6. 応募者によって操作されインターネット等の通信ネットワークを介してアクセスしてきたクライアント装置から転送された前記応募者情報を、前記応募者情報記憶手段に格納する求職者登録手段をさらに備える請求項1ないし5のいずれか1項に記載の採用処理システム。6. A job applicant registration means for storing the applicant information stored in the applicant information storage means, the applicant information being transferred from a client device operated by an applicant and accessed through a communication network such as the Internet. The adoption processing system according to claim 1.
  7. 前記求職者登録手段によって応募者情報が応募者情報記憶手段に格納されると、前記応募者情報の中に含まれるEメールアドレスを抽出し、そのEメールアドレスに宛てた返信メールを作成・返送する返信処理手段をさらに備える請求項6記載の採用処理システム。When the applicant information is stored in the applicant information storage means by the job applicant registration means, an e-mail address included in the applicant information is extracted, and a reply mail addressed to the e-mail address is created and returned. 7. The recruitment processing system according to claim 6, further comprising a reply processing unit.
  8. 前記メールにはURLが記載されており、そのURLには、応募者に希望する日程を選択して登録を促す登録画面のためのファイルが格納される請求項5または7記載の採用処理システム。8. The recruitment processing system according to claim 5, wherein the mail contains a URL, and the URL stores a file for a registration screen for prompting the applicant to select a desired schedule and to register.
  9. 応募者情報記憶手段へアクセスする者に応じてステータス情報へのアクセス権を監視するアクセス監視手段を備える、請求項1ないし8のいずれか1項に記載の採用処理システム。9. The recruitment processing system according to claim 1, further comprising access monitoring means for monitoring an access right to status information according to a person accessing the applicant information storage means.
  10. 前記応募者情報記憶手段に格納された情報は、インターネット等の通信ネットワークを介して、求人者によって操作される求人者用装置からアクセス可能である請求項1ないし9のいずれか1項に記載の採用処理システム。10. The information according to claim 1, wherein the information stored in the applicant information storage means is accessible from a recruiter device operated by a recruiter via a communication network such as the Internet. Recruitment processing system.
  11. 求人者へ応募する応募者に関する情報(以下、応募者情報という)と、該応募者情報と対応付けられ応募者の採用プロセスにおけるステータスを表すステータス情報とを格納する応募者データベースを用いてコンピュータに採用処理を行わせるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、
    前記応募者情報記憶手段に格納されたデータの中から、任意の条件を満足する応募者を抽出して一覧表示させる検索手段と、
    前記応募者情報記憶手段にステータス情報を入力可能な入力手段と、
    して機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
    A computer using an applicant database that stores information on applicants who apply to a recruiter (hereinafter referred to as applicant information) and status information that is associated with the applicant information and indicates the status of the applicant in the recruitment process. A computer-readable recording medium that records a program for performing an employment process,
    Search means for extracting applicants satisfying arbitrary conditions from the data stored in the applicant information storage means and displaying the list as a list,
    Input means capable of inputting status information to the applicant information storage means;
    A computer-readable recording medium on which a program for causing a computer to function is recorded.
  12. さらに、コンピュータに、前記応募者情報記憶手段に格納されたデータの中から、任意の条件を満足する応募者を抽出すると共に、前記抽出された応募者の応募者情報に含まれるEメールアドレスを抽出し、そのEメールアドレスに宛て、指定された面接・説明会等の連絡文を本文とする連絡メールを作成する連絡メール作成手段として機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。Further, the computer extracts applicants satisfying arbitrary conditions from the data stored in the applicant information storage means, and inputs an e-mail address included in the extracted applicant information of the applicant. A computer-readable recording medium on which a program for extracting and functioning as a contact mail creating means for creating a contact mail having the body of a contact message such as a specified interview or briefing session addressed to the e-mail address is recorded.
  13. 求人者へ応募する応募者に関する情報(以下、応募者情報という)と、該応募者情報と対応付けられ応募者の採用プロセスにおけるステータスを表すステータス情報とを格納する応募者データベースを用いてコンピュータに採用処理を行わせるためのプログラムであって、
    前記応募者情報記憶手段に格納されたデータの中から、任意の条件を満足する応募者を抽出して一覧表示させる検索手段と、
    前記応募者情報記憶手段にステータス情報を入力可能な入力手段と、
    して機能させるためのプログラム。
    A computer using an applicant database that stores information on applicants who apply to a recruiter (hereinafter referred to as applicant information) and status information that is associated with the applicant information and indicates the status of the applicant in the recruitment process. A program for performing recruitment processing,
    Search means for extracting applicants satisfying arbitrary conditions from the data stored in the applicant information storage means and displaying the list as a list,
    Input means capable of inputting status information to the applicant information storage means;
    Program to make it work.
  14. さらに、コンピュータに、前記応募者情報記憶手段に格納されたデータの中から、任意の条件を満足する応募者を抽出すると共に、前記抽出された応募者の応募者情報に含まれるEメールアドレスを抽出し、そのEメールアドレスに宛て、指定された面接・説明会等の連絡文を本文とする連絡メールを作成する連絡メール作成手段として機能させるためのプログラム。Further, the computer extracts applicants satisfying arbitrary conditions from the data stored in the applicant information storage means, and inputs an e-mail address included in the extracted applicant information of the applicant. A program that functions as a contact mail creating means for creating a contact mail to be extracted and addressed to the e-mail address and having a contact sentence such as a designated interview or briefing session as a text.
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