JPH10171827A

JPH10171827A - 住所録更新支援方法及び装置

Info

Publication number: JPH10171827A
Application number: JP8330893A
Authority: JP
Inventors: Hisako Asano; 久子浅野; Tsuneaki Kato; 恒昭加藤; Shinichiro Takagi; 伸一郎高木; Hisashi Obara; 永小原
Original assignee: Nippon Telegraph and Telephone Corp
Current assignee: Nippon Telegraph and Telephone Corp
Priority date: 1996-12-11
Filing date: 1996-12-11
Publication date: 1998-06-26

Abstract

(57)【要約】【課題】ユーザが意識することなく、住所録情報の変
更や新規登録者に関する情報を自動的に実際の住所録に
反映させることが可能な住所録更新支援方法及び装置を
提供する。【解決手段】電子メールの到着を契機に、パーソナル
情報を抽出する対象となる電子メールを自動的に選択
し、抽出対象となった電子メールに対してシグネチャ解
析を行い、ユーザが意識することなく、住所録情報の変
更や新規登録者に関する情報を蓄積し、一定の契機で、
蓄積した更新情報をユーザに確認をとりながら、また
は、自動的に実際の住所録に反映させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、住所録更新支援方
法及び装置に係り、特に、電子メールからパーソナル情
報を自動抽出し、住所録の作成更新支援を行う、住所録
更新支援方法及び装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】電子メールから当該電子メールの送信者
の姓名や会社名、電話番号等のパーソナル情報を抽出す
る方法が、発明者らによる特願平８−４７７８９『パー
ソナル情報抽出方法及び装置』に開示されている。当該
方法は、電子メールデータから当該電子メールデータが
持つべきフォーマットを用いて、ヘッダ部及びシグネチ
ャ部を判別し、それらが空でない場合には、当該ヘッダ
部とシグネチャ部に存在するパーソナル情報、各パーソ
ナル情報を構成すべき文字または、文字列の種別、また
は、複数の文字または、文字列同士の並び方の特徴を利
用してパーソナル情報を抽出するものである。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
従来の方法では、最初にユーザ自身がパーソナル情報を
抽出する電子メールを選択する必要があり、住所録の更
新作業をユーザ自身が意識していなければならないとい
う便利性の問題がある。つまり、電子メールからパーソ
ナル情報を抽出、及び住所録を更新する場合に、ユーザ
自身が抽出する際には、当該処理を行う装置または、プ
ログラムを起動させる必要がある。

【０００４】本発明は、上記の点に鑑みなされたもの
で、インターネット上の電子メールを対象に、電子メー
ル到着を契機に、ユーザが予め条件設定したパーソナル
情報を抽出する対象となる電子メールを自動的に選択
し、抽出対象となった電子メールに対してシグネチャ解
析を行い、ユーザが意識することなく、住所録情報の変
更や新規登録者に関する情報を蓄積し、一定の契機で、
蓄積した更新情報をユーザに確認をとりながら、また
は、自動的に実際の住所録に反映させることが可能な住
所録更新支援方法及び装置を提供することを目的とす
る。

【０００５】

【課題を解決するための手段】図１は、本発明の原理を
説明するための図である。本発明は、電子メールからパ
ーソナル情報を自動抽出し、住所録の作成更新支援を行
う住所録更新支援方法において、電子メールの到着を契
機に（ステップ１）、ユーザが予め条件設定したパーソ
ナル情報を抽出する対象となる電子メールを選択し（ス
テップ２）、抽出対象となった電子メールに対してパー
ソナル情報を抽出し（ステップ３）、パーソナル情報に
基づいて、住所録情報の変更や、新規登録者に関する更
新情報を抽出して、蓄積しておき（ステップ４）、蓄積
されている更新情報を、実際の住所録に反映させる（ス
テップ５）。

【０００６】または、本発明は、上記のステップ５にお
いて、蓄積されている更新情報を、所定の契機に基づい
て住所録に反映させる。また、本発明は、上記のステッ
プ５において、蓄積されている更新情報を、ユーザに確
認をとりながら、住所録に反映させる。

【０００７】また、本発明は、上記のステップ２におい
て、抽出する対象となる電子メールを選択する際に、更
新情報の抽出及び更新処理が可能な実行モード時に、電
子メールのヘッダ及び本文の内容を正規表現で記述可能
な処理対象電子メール条件に基づいて、パーソナル情報
を抽出する対象となる電子メールを選択する。

【０００８】また、本発明は、上記のステップ４におい
て、更新情報を抽出する際に、電子メールのヘッダとシ
グネチャに基づいて抽出された姓名、メールアドレス、
住所、電話番号を含むパーソナル情報と既存の住所録と
の照合を行い、住所録情報の変更を必要とする、また
は、新規登録者に関する情報がある場合には、抽出した
パーソナル情報を住所録差分情報として保持する。

【０００９】また、本発明は、上記のステップ５におい
て、住所録情報の更新を行う際に、住所録差分情報が存
在する場合であり、自動更新が可能なモードが設定され
ているとき、住所録を更新し、更新した結果をユーザに
電子メールで知らせ、自動的に更新ができないモードが
設定されているとき、新規・更新情報の現住所録との差
分を色分け表示し、手作業による操作で住所録の登録更
新作業を行う。

【００１０】図２は、本発明の原理構成図である。本発
明は、電子メールからパーソナル情報を自動抽出し、住
所録の作成更新支援を行う住所録更新支援装置であっ
て、ユーザの住所録を格納する住所録記憶手段８０と、
電子メールの到着を契機に、ユーザが予め条件設定した
パーソナル情報を抽出する対象となる電子メールを選択
する電子メール選択手段１０と、抽出対象となった電子
メールに対してパーソナル情報を抽出するパーソナル情
報抽出手段２１と、パーソナル情報抽出手段２１で抽出
されたパーソナル情報に含まれる住所録情報の変更や、
新規登録者に関する情報を含む住所録差分情報を抽出す
る差分情報抽出手段２２と、差分情報抽出手段２２によ
り抽出された住所録差分情報を蓄積する差分情報記憶手
段７０と、差分情報記憶手段７０に蓄積されている住所
録差分情報を、実際の住所録記憶手段８０の住所録に反
映させる更新手段３０とを有する。

【００１１】また、上記の更新手段３０は、差分情報記
憶手段７０に蓄積されている住所録差分情報を、所定の
契機に基づいて住所録記憶手段８０の住所録に反映させ
る手段を含む。また、上記の更新手段３０は、ユーザに
更新の可否の確認をとることにより、更新可能となった
場合に、住所録差分情報を住所録記憶手段８０の住所録
に反映させる手段を含む。

【００１２】また、本発明において、電子メールのヘッ
ダ及び本文の内容を正規表現で記述可能な処理対象電子
メール条件が格納された選択条件記憶手段を更に有し、
電子メール選択手段１０は、パーソナル情報抽出手段２
１、差分情報抽出手段２２、及び更新手段３０が実行モ
ードであるとき、選択条件記憶手段に格納されている処
理対象電子メール条件に基づいて、電子メールを選択す
る手段を含む。

【００１３】また、上記の差分情報抽出手段２２は、パ
ーソナル情報抽出手段２１で抽出された姓名、メールア
ドレス、住所、電話番号を含むパーソナル情報と住所録
記憶手段の既存の住所録との照合を行い、該住所録の変
更を必要とするまたは、新規登録者に関する情報がある
場合には、抽出した該パーソナル情報を住所録差分情報
として差分情報記憶手段７０に格納する手段を含む。

【００１４】また、上記の更新手段３０は、差分情報記
憶手段７０に住所録差分情報が存在する場合であり、自
動更新が可能なモードが設定されているとき、住所録記
憶手段８０の住所録を更新し、更新した結果をユーザに
電子メールで通知する自動更新手段と、自動的に更新が
できないモードが設定されているとき、新規・更新情報
の現住所録との差分を色分け表示し、手作業による操作
で住所録記憶手段８０の住所録の登録更新作業を行うマ
ニュアル更新手段とを含む。

【００１５】上記のように、本発明は、電子メールの到
着を契機に、ユーザから予め条件設定されているパーソ
ナル情報を抽出する対象となる電子メールを自動的に選
択し、抽出対象となった電子メールに対して、姓名、メ
ールアドレス、住所、電話番号等のパーソナル情報を抽
出して、住所録の変更や新規登録者に関する情報を蓄積
しておき、一定の契機で、蓄積された更新情報をユーザ
に確認を取りながら、、または、自動的に実際の住所録
に反映させる。これにより、ユーザが住所録の更新を意
識せずに、受け取った電子メールのパーソナル情報に変
更があれば自動的に更新することが可能となる。

【００１６】また、本発明は、更新情報が蓄積されてお
り、更新が可能な場合（実行モード）に、電子メールの
ヘッダ及び本文の内容を正規表現で記述可能な処理対象
電子メール条件により、電子メールを選択して更新処理
を行う。また、本発明は、電子メールから姓名、メール
アドレス、住所、電話番号等のパーソナル情報を抽出
し、当該パーソナル情報と既存の住所録との照合を行
い、住所録に存在しない、あるいは、差分がある情報を
持つ場合には、抽出したパーソナル情報を一時的に保存
しておくことにより、所定の周期または、随時住所録の
変更及び新規に住所録に登録することが可能となる。

【００１７】また、本発明は、一定の契機で、住所録の
差分データが存在するかをチェックし、存在する場合で
あり、自動的に更新可能なモードになっている場合に
は、自動的に住所録を更新し、その結果をユーザに電子
メールで通知し、自動更新モードが設定されていない場
合には、新規・更新情報を現住所録との差分がどこにあ
るかを色分け等で利用者に分かりやすく表示しながら、
マウスクリック等の簡単な操作で住所録の登録更新作業
を行うことが可能となる。

【００１８】

【発明の実施の形態】図３は、本発明の住所録更新支援
装置の構成を示す。住所録更新支援装置は、メール選択
部１０、シグネチャ解析部２０、更新確認部３０、選択
設定ファイル５０、メールスプール６０、住所録差分デ
ータ記憶部７０及び住所録記憶部８０から構成される。

【００１９】メール選択部１０は、ユーザ宛に新規に到
着した新規到着メール４０を受け取り、当該新規到着メ
ール４０が選択設定ファイル５０に記述された条件を満
たすかどうかを判定する。条件を満たす場合には、パー
ソナル情報を抽出する対象となる電子メールとしてシグ
ネチャ解析部２０の処理に移行すると共に、メールスプ
ール６０に当該新規到着メール４０を書き出す。一方、
条件を満たさない場合には、メールスプール６０に新規
到着メール４０を書き出すのみとし、当該新規到着メー
ル４０については、パーソナル情報の抽出は行わない。

【００２０】選択設定ファイル５０は、シグネチャ解析
部２０、更新確認部３０の実行モードの設定、及びシグ
ネチャ解析部２０の処理対象電子メール条件が記述され
たファイルであり、ユーザ単位に持つものとする。実行
モードの設定は、“Ｅｘｅｃフィールド”で指定する。
処理対象電子メール条件を満たした時に、シグネチャ解
析部２０を起動する場合には、“ｏｎ”を指定する。そ
れに加えて、更新確認部３０を自動的に起動する場合に
は、“ａｕｔｏ”を指定する。シグネチャ解析部２０を
全く起動しない場合には、“ｏｆｆ”を指定する。

【００２１】選択設定ファイル５０の処理対象電子メー
ル条件は、電子メールのヘッダ部の“Ｆｒｏｍ”、“Ｔ
ｏ”、“Ｒｅｐｌｙ−ｔｏ”、“Ｃｃ”、“Ｄａｔ
ｅ”、“Ｓｕｂｊｅｃｔ”等の各フィールド及び、電子
メール本文部に含まれる文字列（これを“ＭａｉｌＫ
ｅｙｗｏｒｄ”というフィールド名で呼ぶ）を正規表現
で記述されている。

【００２２】メールスプール６０は、ユーザが未読の電
子メールを格納しておくファイルである。シグネチャ解
析部２０は、属性抽出部２１と結果確認部２２から構成
され、属性抽出部２１では、メール選択部１０で処理対
象と判定された電子メールのヘッダとシグネチャからパ
ーソナル情報を抽出し、結果確認部２２では、住所録と
の照合を行い、住所録差分データを作成する。詳細な動
作は後述する実施例で説明する。

【００２３】住所録記憶部８０は、各ユーザ単位に持
ち、姓名、住所、メールアドレス、電話番号等のパーソ
ナル情報（一人分の情報を１レコード、個々の情報
（例：姓名）をフィールドと呼ぶ）を格納する電子デー
タベースである。住所録差分データ記憶部７０は、シグ
ネチャ解析部２０で抽出したデータが現在もつ住所録記
憶部８０のデータとの差分がある場合に、そのデータを
保持するファイルである。

【００２４】更新確認部３０は、一定の契機で（ユーザ
のログイン時やユーザが陽に指定した場合）、住所録記
憶部８０に蓄積した住所録の更新情報を自動的に、また
は、ＧＵＩ表示して、ユーザに確認をとりながら、マウ
スクリック等の簡単な操作で実際の住所録に反映させて
いく。詳細な動作については後述する実施例で説明す
る。

【００２５】

【実施例】以下、図面と共に本発明の実施例を説明す
る。まず、選択設定ファイル５０について具体的に説明
する。図４は、本発明の一実施例の選択設定ファイルの
例を示す。同図において、“＊”は、正規表現で任意の
０個以上の文字列を表し、“：”は、正規表現でｏｒ条
件を表す。

【００２６】同図において、“Ｅｘｅｃフィールド”が
“ｏｎ”であるので、シグネチャ解析部２０は、起動可
能状態にある。処理対象メール条件としては、“Ｆｒｏ
ｍフィールド”と“Ｓｕｂｊｅｃｔフィールド”が指定
されている。“Ｆｒｏｍフィールド”の条件としては、
「ｎｔｔ＊．ｃｏ．ｊｐ」が指定されており、これは、
“ＮＴＴ”グループの人から届いた電子メール

【００２７】

【数１】

【００２８】を対象とすることを表す。また、“Ｓｕｂ
ｊｅｃｔフィールド”の条件としては、「ｍｅｅｔｉｎ
ｇ：打合せ」が指定されており、これは、“Ｓｕｂｊｅ
ｃｔ”中に「ｍｅｅｔｉｎｇ」または、「打合せ」とい
う文字列を含む電子メールを対象とすることを表す。

【００２９】つまり、図４の選択設定ファイル５０は、
「メールアドレスがＮＴＴグループである人から送信さ
れ、かつ、Ｓｕｂｊｅｃｔに「ｍｅｅｔｉｎｇ」また
は、「打合せ」を含む電子メール」をシグネチャ解析部
２０の処理対象とすることを示す。

【００３０】次に、シグネチャ解析部２０について具体
的に説明する。図５は、本発明の一実施例のシグネチャ
解析部の動作のフローチャートである。まず、シグネチ
ャ解析部２０の属性抽出部２１は、特願平８−４７７８
９「パーソナル情報抽出方法及び装置」に開示されてい
るような方法を用いて、電子メールのヘッダとシグネチ
ャから、姓名、住所、会社名、電話番号、メールアドレ
ス等のパーソナル情報を抽出する（ステップ１０１）。

【００３１】次に、結果確認部２２において、属性抽出
部２１で抽出されたパーソナル情報と、図３に示す住所
録記憶部８０の住所録を照合する。抽出したパーソナル
情報が全て住所録記憶部８０に含まれ、一致する場合に
は何も行わない。部分的に差分が存在する（例えば、電
話番号だけ異なる等）場合（変更）、又は、処理対象と
なった電子メールの送信者の情報が住所録記憶部８０に
存在しない（新規）の場合には、抽出したパーソナル情
報を図３に示す住所録差分データ記憶部７０に保存す
る。

【００３２】次に、更新確認部３０の動作を詳細に説明
する。図６は、本発明の一実施例の更新確認部の動作の
フローチャートである。ステップ２０１）更新確認部３０は、住所差分データ
記憶部７０に、住所差分データが存在するかをチェック
し、存在する場合には、現住所録との照合を行い、その
差分をチェックして、ステップ２０２に移行する。存在
しない場合には処理を終了する。

【００３３】ステップ２０２）選択設定ファイル５０
のＥｘｅｃフィールドが“ａｕｔｏ”であるかチェック
する。“ａｕｔｏ”である場合には、自動更新モードで
あるので、ステップ２０９に移行する。“ａｕｔｏ”で
ない場合には、ステップ２０３に移行する。

【００３４】ステップ２０３）新規及び更新情報を表
示する。ここでは、新規レコードまたは、更新レコード
のどちらであるのか、及び住所録記憶部８０への登録更
新作業の処理状況を表示する。登録更新作業をまだ行っ
ていないレコードに対しては、更新データは、現住所録
と同一情報であるフィールドについては通常表示とし、
現住所録で保持していない、または、変更があるフィー
ルドについては、カラーを変更したり、網掛けをして見
分けがつくように表示する。新規データは、シグネチャ
解析部２０で抽出したデータすべてを見分けられるよう
に表示する。

【００３５】登録更新作業を行ったレコードに対して
は、更新または新規登録後の住所録記憶部８０のデータ
を表示する。また、表示される画面上には、図７に示す
ように、選択したレコード（行）のデータを更新する更
新ボタン１、現住所録との差分を表示する詳細ボタン
２、処理を終了する終了ボタン３を配置するものとす
る。

【００３６】この場合の表示例を図７に示す。同図にお
いて、「山田太郎」レコードの電話番号部フィールドが
網掛け表示されている。これは、シグネチャ解析部２０
で抽出した電話番号「０３−１１１１−１１１１」が、
住所録記憶部８０に登録されているデータと異なること
を表す。

【００３７】「佐藤花子」レコードに関しては、今まで
住所録記憶部８０に登録されておらず、シグネチャ解析
部２０において、新規に姓名、メールアドレス、会社
名、所属、電話番号を抽出したことを表している。「鈴
木二郎」レコードに関しては、変更処理が終了している
ことを表しており、現在住所録記憶部８０に登録されて
いるデータが表示されている。

【００３８】ステップ２０４）ステップ２０３の新規
・更新表示画面において、１レコード以上が選択され、
更新ボタン１が押下された場合には、ステップ２０５に
移行する。ステップ２０５）ステップ２０３の新規・更新情報表
示画面で選択されているすべてのレコードに対して、住
所録と異なる情報を持つフィールドを住所録に上書きす
る。また、ステップ２０３の新規・更新情報表示画面の
当該レコードを終了表示し、ステップ２０３に移行す
る。

【００３９】ステップ２０６）ステップ２０３の新規
・更新情報表示画面において、ある１レコードが選択さ
れ、詳細ボタンが押下された場合には、ステップ２０７
に移行する。ステップ２０７）選択されたレコードの住所録記憶部
８０の現住所録データ及びシグネチャ解析部２０で抽出
したデータを表示する。ここでは、現住所録と差分のあ
る抽出データフィールドを見分けられるように表示す
る。また、フィールド単位に現住所録データと抽出デー
タをボタンで差し替え可能である。

【００４０】図８は、本発明の一実施例の詳細情報表示
・更新画面の例であり、図７に示す「山田太郎」レコー
ドに対する詳細情報表示・更新画面の例を示す。最上部
には、シグネチャ解析部２０を実行して抽出したシグネ
チャを表示している。

【００４１】旧データは、現在の住所録記憶部８０に登
録しているデータを示す。新データは、現在の住所録記
憶部８０の住所録に登録されており、シグネチャ解析部
２０でも抽出されたデータ（図８では、下線で表示。姓
名、メールアドレス）、現在の住所録記憶部８０の住所
録に登録されており、シグネチャ解析部２０で抽出され
なかったデータ（図８では、斜体で表示。会社名、所
属）、現在の住所録記憶部８０の住所録と異なるデータ
（現住所録で値をもたない場合を含む）、シグネチャ解
析部２０で抽出されたデータ（図８では網掛けで表示。
電話番号）からなる。

【００４２】旧データ（住所録記憶部８０の現住所録）
と差分のあるデータに関しては、新データとの間に矢印
ボタン１１が表示され、このボタンを押下することによ
り、新旧のデータを入れ換えることができる。移動ボタ
ン１４、１５（画面左下の左向きと右向きの矢印）を押
下すると、左向き移動ボタン１４で、その直前の登録更
新前のレコードの詳細情報表示・更新画面に移行する。
右向き移動ボタン１５で、その直後の登録更新前のレコ
ードの詳細情報表示・更新画面に移行する。

【００４３】更新ボタン１２を押下すると、その時点で
表示されている新データの情報が住所録記憶部８０に登
録される。終了ボタン１３を押下すると、本画面を終了
する。ステップ２０８）ステップ２０３の新規・更新情報表
示画面において、終了ボタン３が押下された場合であ
り、更新確認部３０の処理を終了する。

【００４４】ここで、新規または、更新データが住所録
記憶部８０に登録されていない場合には、そのデータを
住所録差分データ記憶部７０に残すか、あるいは、消去
するかを選択するメッセージを表示する。『残す』が選
択された場合には、住所録記憶部８０に更新されていな
いデータのみを残す。『消去』が選択された場合には、
住所録差分データ記憶部７０のデータを消去する。

【００４５】ステップ２０９）新規及び更新情報を住
所録記憶部８０に書き込み、レコード単位に、新規登録
の場合には、登録した内容、更新の場合には、旧住所録
との差分を現在住所録記憶部８０に登録されている内容
を電子メールでユーザに通知する。

【００４６】次に、前述の図４に示す選択設定ファイル
５０、図８の詳細情報表示・更新画面例、図９に示す電
子メールの例、図１０に示す住所録記憶部の住所録の例
を用いて住所録更新支援方法の具体例を示す。新規到着
メール４０として、図９に示す電子メールが到着し、メ
ール選択部１０に渡される。

【００４７】メール選択部１０では、図４に示す選択設
定ファイル５０の実行モードが“ｏｎ”であるので、処
理対象電子メール条件の判定を行う。“Ｆｒｏｍ”条件
を

【００４８】

【数２】

【００４９】は満たし、“Ｓｕｂｊｅｃｔ”条件を「定
例打合せ」は満たすので、電子メール４０をメールスプ
ール６０に書き込み、シグネチャ解析部２０にも渡す。
シグネチャ解析部２０の属性抽出部２１では、電子メー
ル４０のヘッダとシグネチャの検出を行い、山田太郎
（姓名）、

【００５０】

【数３】

【００５１】（メールアドレス）、０３−１１１１−１
１１１（電話番号）を抽出する。次に、結果確認部２２
において、メールアドレスをキーにして住所録記憶部８
０を検索する。ここで、図１０に示すレコードがマッチ
する。抽出したデータのうち、電話番号が異なる（０３
−１１１１−９９９９）ので、抽出データを住所録差分
データ記憶部７０に書き出す。

【００５２】同様に、選択設定ファイル５０の条件を満
たす

【００５３】

【数４】

【００５４】からの電子メールからも住所録差分データ
記憶部７０に情報が追加される。そして、ユーザのログ
イン時等に設定された契機に、更新確認部３０が起動さ
れる。本例では、

【００５５】

【数５】

【００５６】の３つのメールから得られた情報が住所録
差分データ記憶部７０に書き込まれている。そこで、図
６のステップ８０１からステップ８０２に移行する。図
４の選択設定ファイル５０の“Ｅｘｅｃ”フィールド
は、“ｏｎ”であるので、ステップ２０３に移行する。
そして、『山田太郎』、『佐藤花子』、『鈴木二郎』の
各レコードに関する情報を画面表示する。

【００５７】ここで、変更情報のある『鈴木二郎』のレ
コードをマウスで選択し、更新ボタン１を押下すると、
ステップ２０４、ステップ２０５と移行し、新規・更新
情報表示画面が図７に示すように表示され、住所録記憶
部８０の『鈴木二郎』のレコードも図７に示す情報に更
新される。

【００５８】次に、図７の新規・更新情報表示画面にお
いて、『山田太郎』のレコードを選択し、詳細ボタン２
を押下すると、ステップ２０６、ステップ２０７と移行
し、図８の詳細情報表示・更新画面が表示される。ここ
で、更新ボタン１２を押下すると、住所録の電話番号が
「０３−１１１１−１１１１」に更新される。また、終
了ボタン１３を押下すると、本画面を終了する。

【００５９】次に、ステップ２０３の画面で終了ボタン
３を押下すると、ステップ２０８に移行し、『佐藤花
子』のレコードが住所録記憶部８０に登録されていない
ので、住所録差分データ記憶部７０に残すかあるいは消
去するかを選択するメッセージが表示される。ここで、
“残す”を選択すると、『佐藤花子』のレコードのみが
住所録差分データ記憶部７０に残され、更新確認部３０
の処理が終了する。

【００６０】なお、本発明は、上記の実施例の限定され
ることなく、特許請求の範囲内で種々変更・応用が可能
である。

【００６１】

【発明の効果】上述のように、本発明の住所録更新支援
方法及び装置によれば、電子メール到着を契機に、パー
ソナル情報を抽出する対象となる電子メール（ユーザが
条件設定）を自動的に選択し、抽出対象となった電子メ
ールに対してシグネチャ解析を行い、ユーザが意識する
ことなく、住所録情報の変更や新規登録者に関する情報
を蓄積し、一定の契機で、蓄積した更新情報をユーザに
確認を取りながら、または、自動的に実際の住所録に反
映させることができるので、住所録の更新作業をユーザ
自身が意識して実行する必要がなくなり、容易に住所録
の作成更新作業を行うことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の原理を説明するための図である。

【図２】本発明の原理構成図である。

【図３】本発明の住所録更新支援装置の構成図である。

【図４】本発明の一実施例の選択設定ファイルの例を示
す図である。

【図５】本発明の一実施例のシグネチャ解析部の動作の
フローチャートである。

【図６】本発明の一実施例の更新確認部の動作のフロー
チャートである。

【図７】本発明の一実施例の新規・更新情報表示画面の
例である。

【図８】本発明の一実施例の詳細情報表示・更新画面の
例である。

【図９】本発明の一実施例の電子メールの例である。

【図１０】本発明の一実施例の住所録記憶部の住所録の
例（１レコード）である。

【符号の説明】

１更新ボタン２詳細ボタン３終了ボタン１０メール選択部、電子メール選択手段１１矢印ボタン１２更新ボタン１３終了ボタン１４、１５移動ボタン２０シグネチャ解析部２１属性抽出部、パーソナル情報抽出手段２２結果確認部、差分情報抽出手段３０更新確認部、更新手段４０新規到着メール５０選択設定ファイル６０メールスプール７０住所録差分データ記憶部、差分情報記憶手段８０住所録記憶部、住所録記憶手段

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者小原永東京都新宿区西新宿三丁目19番２号日本電信電話株式会社内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子メールからパーソナル情報を自動抽
出し、住所録の作成更新支援を行う住所録更新支援方法
において、電子メールの到着を契機に、ユーザが予め条件設定した
パーソナル情報を抽出する対象となる電子メールを選択
し、抽出対象となった前記電子メールに対してパーソナル情
報を抽出し、前記パーソナル情報に基づいて、住所録情報の変更や、
新規登録者に関する更新情報を抽出して、蓄積してお
き、蓄積されている前記更新情報を、実際の住所録に反映さ
せることを特徴とする住所録更新支援方法。
【請求項２】蓄積されている前記更新情報を、所定の
契機に基づいて前記住所録に反映させる請求項１記載の
住所録更新支援方法。
【請求項３】蓄積されている前記更新情報を、ユーザ
に確認をとりながら、前記住所録に反映させる請求項１
記載の住所録更新支援方法。
【請求項４】前記抽出する対象となる電子メールを選
択する際に、前記更新情報の抽出及び更新処理が可能な実行モード時
に、前記電子メールのヘッダ及び本文の内容を正規表現
で記述可能な処理対象電子メール条件に基づいて、前記
パーソナル情報を抽出する対象となる電子メールを選択
する請求項１記載の住所録更新支援方法。
【請求項５】前記更新情報を抽出する際に、前記電子
メールのヘッダとシグネチャに基づいて抽出された姓
名、メールアドレス、住所、電話番号を含むパーソナル
情報と既存の住所録との照合を行い、住所録情報の更新
を必要とする、または、新規登録者に関する情報がある
場合には、抽出した前記パーソナル情報を住所録差分情
報として保持する請求項１記載の住所録更新支援方法。
【請求項６】前記住所録情報の更新を行う際に、前記住所録差分情報が存在する場合であり、自動更新が
可能なモードが設定されているとき、前記住所録を更新
し、更新した結果を前記ユーザに電子メールで知らせ、自動的に更新ができないモードが設定されているとき、
新規・更新情報の現住所録との差分を色分け表示し、手
作業による操作で前記住所録の登録更新作業を行う請求
項１及び５記載の住所録更新支援方法。
【請求項７】電子メールからパーソナル情報を自動抽
出し、住所録の作成更新支援を行う住所録更新支援装置
であって、ユーザの住所録を格納する住所録記憶手段と、電子メールの到着を契機に、ユーザが予め条件設定した
パーソナル情報を抽出する対象となる電子メールを選択
する電子メール選択手段と、抽出対象となった電子メールに対してパーソナル情報を
抽出するパーソナル情報抽出手段と、前記パーソナル情報抽出手段で抽出されたパーソナル情
報に含まれる住所録情報の変更や、新規登録者に関する
情報を含む住所録差分情報を抽出する差分情報抽出手段
と、前記差分情報抽出手段により抽出された前記住所録差分
情報を蓄積する差分情報記憶手段と、前記差分情報記憶手段に蓄積されている前記住所録差分
情報を、実際の前記住所録記憶手段の住所録に反映させ
る更新手段とを有することを特徴とする住所録更新支援
装置。
【請求項８】前記更新手段は、前記差分情報記憶手段に蓄積されている前記住所録差分
情報を、所定の契機に基づいて前記住所録記憶手段の住
所録に反映させる手段を含む請求項７記載の住所録更新
支援装置。
【請求項９】前記更新手段は、前記ユーザに更新の可否の確認をとることにより、更新
可能となった場合に、前記住所録差分情報を前記住所録
記憶手段の住所録に反映させる手段を含む請求項７記載
の住所録更新支援装置。
【請求項１０】前記電子メールのヘッダ及び本文の内
容を正規表現で記述可能な処理対象電子メール条件が格
納された選択条件記憶手段を更に有し、前記電子メール選択手段は、前記パーソナル情報抽出手段、前記差分情報抽出手段、
及び更新手段が実行モードであるとき、前記選択条件記
憶手段に格納されている前記処理対象電子メール条件に
基づいて、電子メールを選択する手段を含む請求項７記
載の住所録更新支援装置。
【請求項１１】前記差分情報抽出手段は、前記パーソナル情報抽出手段で抽出された姓名、メール
アドレス、住所、電話番号を含む前記パーソナル情報と
前記住所録記憶手段の既存の住所録との照合を行い、該
住所録の変更を必要とするまたは、新規登録者に関する
情報がある場合には、抽出した該パーソナル情報を前記
住所録差分情報として前記差分情報記憶手段に格納する
手段を含む請求項７記載の住所録更新支援装置。
【請求項１２】前記更新手段は、前記差分情報記憶手段に前記住所録差分情報が存在する
場合であり、自動更新が可能なモードが設定されている
とき、前記住所録記憶手段の住所録を更新し、更新した
結果を前記ユーザに電子メールで通知する自動更新手段
と、自動的に更新ができないモードが設定されているとき、
新規・更新情報の現住所録との差分を色分け表示し、手
作業による操作で前記住所録記憶手段の住所録の登録更
新作業を行うマニュアル更新手段とを含む請求項７記載
の住所録更新支援装置。