JPH07334522A - Document reservation retrieval system - Google Patents

Document reservation retrieval system

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Publication number
JPH07334522A
JPH07334522A JP13044694A JP13044694A JPH07334522A JP H07334522 A JPH07334522 A JP H07334522A JP 13044694 A JP13044694 A JP 13044694A JP 13044694 A JP13044694 A JP 13044694A JP H07334522 A JPH07334522 A JP H07334522A
Authority
JP
Japan
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document
search
notification
user
storage device
Prior art date
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Pending
Application number
JP13044694A
Other languages
Japanese (ja)
Inventor
Hideko Kagimasa
Tomonobu Ozawa
Junichi Tono
Masamitsu Yamada
友信 小沢
真佐光 山田
純一 東野
秀子 鍵政
Original Assignee
Hitachi Ltd
株式会社日立製作所
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Hitachi Ltd, 株式会社日立製作所 filed Critical Hitachi Ltd
Priority to JP13044694A priority Critical patent/JPH07334522A/en
Publication of JPH07334522A publication Critical patent/JPH07334522A/en
Application status is Pending legal-status Critical

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Abstract

PURPOSE: To preferentially notify a user of information of a document which is important for the user, from among reservation retrieval results.
CONSTITUTION: A notice condition is set in accordance with the reservation retrieval condition, and it is stored in a storage device 104. A retrieval result notice program 112 extracts the document matched with the notice condition from the retrieval result after reservation retrieval is executed at a prescribed time, and notifys the user by using an electronic mail, an electronic list and facsimile. When the content of the noticed document is accumulated in a low speed storage device 106, a data controller 105 transfers it to a high speed storage device 107 and realizes the high speed access by the user. Thus, the important document can be extracted from the document of the reservation retrieval result, and it can preferentially be given to the user. Thus, the user can timely obtain important information. Furthermore, the document can always be stored in the high speed storage device. Thus, the user can access the document at a high speed.
COPYRIGHT: (C)1995,JPO

Description

【発明の詳細な説明】 DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION

【0001】 [0001]

【産業上の利用分野】本発明は、文書予約検索システムに関し、さらに詳しくは、予約検索を行うと共に、その予約検索の結果中より予め設定された通知条件に該当する文書を抽出し、それら文書の情報を、ユーザからの要求を待つことなく、ユーザに通知する文書予約検索システムに関する。 BACKGROUND OF THE INVENTION The present invention relates to a document reservation retrieval system, and more particularly, with the reservation search to extract documents corresponding to the preset notification condition than in the result of the search reservation, they document the information, without waiting for a request from the user relates to a document search reservation system to notify the user.

【0002】 [0002]

【従来の技術】予め設定された検索時機に至った時に予め設定された検索条件に該当する文書を検索し、その検索結果を保持し、ユーザからの要求に応じて前記検索結果を出力する文書予約検索システムは、特許情報や,学術文献や,ニュース記事などを監視する目的で利用されている。 Find the documents corresponding to the predetermined search condition when reached BACKGROUND ART preset search timing, holds the search result, the document for outputting the search results in response to a request from a user Book search system, and patent information, and academic literature, has been used for the purpose of monitoring the news articles. このような文書予約検索システムは、例えば特開平5−28190号公報に開示されている。 Such document search reservation system is disclosed, for example, in JP-A-5-28190 JP.

【0003】 [0003]

【発明が解決しようとする課題】従来の文書予約検索システムでは、ユーザからの要求に応じて検索結果が出力されるため、重要な文書の出現を一刻も早く知りたい場合には、ユーザが頻繁に出力要求を出す必要があった。 In the [invention is a problem to be solved by a conventional document search reservation system, because the search results in response to a request from the user is output, in the case of the emergence of important documents I want to know as soon as possible, the user is frequently there was a need to issue an output request to.
しかし、ユーザが頻繁に出力要求を出すと、手間の増加(端末の操作回数などの増加)やコストの増加(出力回数などの増加)を招く問題点があった。 However, the user had frequent output issues a request, (increase, such as the number of operations of the terminal) increased time and cost increase problems lead to (increased such output times). そこで、本発明の目的は、手間やコストの増加を招くことなく、重要な文書の出現を即時にユーザが知ることが出来る文書予約検索システムを提供することにある。 An object of the present invention, without increasing the time and cost, is to provide a document search reservation system that the user can know the occurrence of important documents immediately.

【0004】 [0004]

【課題を解決するための手段】第1の観点では、本発明は、検索条件と検索時機とが予め登録されており、前記検索時機に至ると、前記検索条件に該当する文書を検索し、見つけ出した文書の一覧表をユーザからの要求に応じて出力する文書予約検索システムにおいて、前記見つけ出した文書の中からユーザに優先的に通知すべき文書を抽出するための通知条件を設定するための通知条件設定手段と、前記検索により見つけ出した文書の中から前記通知条件に合致する文書を抽出しその結果を基に通知情報を作成する通知情報作成手段と、ユーザからの要求を待たずに前記通知情報をユーザに通知する通知情報通知手段とを具備したことを特徴とする文書予約検索システムを提供する。 In Means for Solving the Problems A first aspect, the present invention is, the search condition and the search timing are pre-registered, and reaches to the search timing, searches for documents corresponding to the search condition, in the document search reservation system for output according to the list of finding documents to a request from a user, for setting a notification condition for extracting the document to be notified with priority to the user from among the finds documents a notice condition setting means, and notification information generation means for generating notification information based on the extracted result documents that match the notification condition from the document finds by the searching, the without waiting for a request from the user to provide a document reservation retrieval system characterized by comprising a notification information notifying means for notifying the notification information to the user.

【0005】第2の観点では、本発明は、上記構成の文書予約検索システムにおいて、前記一覧表を出力する際に通知済み文書とそうでない文書とを異なる態様で出力する出力手段を具備したことを特徴とする文書予約検索システムを提供する。 [0005] In a second aspect, the present invention provides a document search reservation system having the above-described configuration, it provided with the output means for outputting in different ways the document notification document otherwise when outputting the list to provide a document reservation retrieval system according to claim.

【0006】第3の観点では、本発明は、上記構成の文書予約検索システムにおいて、文書の内容を記憶する比較的高速の記憶装置と、文書の内容を記憶する比較的低速の記憶装置と、前記通知条件に該当する文書の内容が前記比較的低速の記憶装置にのみ記憶されているか否かを調査する調査手段と、前記通知条件に合致する文書の内容が前記比較的低速の記憶装置にのみ記憶されている場合には前記比較的高速の記憶装置に当該文書の内容を移動または複製する文書内容転送手段とを具備したことを特徴とする文書予約検索システムを提供する。 [0006] In a third aspect, the present invention provides a document search reservation system having the above-described configuration, the relatively fast storage device for storing the contents of the document, and relatively slow storage device for storing the contents of the document, and checking means for the contents of the document corresponding to the notification condition is investigated whether it is stored only in the relatively slow storage device, the storage device content is the relatively slow documents matching the notification condition If only stored to provide a document reservation retrieval system characterized by comprising a document content transfer means for moving or replicating the contents of the document to the relatively fast storage device.

【0007】 [0007]

【作用】上記第1の観点による文書予約検索システムでは、ユーザが通知条件を設定しておくと、予約検索後、 [Action] In the document book retrieval system according to the first aspect, when the user setting the notification condition, reservation later retrieval,
検索結果の文書の中から前記通知条件に合致する文書を抽出し、ユーザからの要求を待たずに前記抽出した文書の情報をユーザに通知する。 Search extracted documents that match the notification condition in the result documents, and notifies the extracted information of the document without waiting for a request from the user to the user. 従って、手間やコストの増加を招くことなく、ユーザは、重要な文書の出現をタイムリーに知ることが出来る。 Therefore, without increasing the time and cost, the user can know the appearance of important documents in a timely manner.

【0008】上記第2の観点による文書予約検索システムでは、出力手段が、予約検索結果の一覧表を表示する際に、通知済みの文書とそうでない文書とを異なる態様で出力する。 [0008] In the second aspect by the document search reservation system, output means, when displaying a list of reserved search results, and outputs the document otherwise the notified article in a different manner. 従って、通知済みの文書とそうでない文書とをユーザが混同することが防止される。 Therefore, it is possible to prevent the the document otherwise the notified document user confusion.

【0009】上記第3の観点による文書予約検索システムでは、通知条件に合致する文書の内容を常に比較的高速の記憶装置に移動または複製しておく。 [0009] In the third aspect by the document search reservation system, keep moving or replicating the contents of the document that matches the notification condition always relatively fast storage device. 従って、重要な文書の内容を迅速に閲覧できるようになる。 Therefore, it becomes possible to view the contents of important documents quickly.

【0010】 [0010]

【実施例】以下、図を用いて本発明の実施例を説明する。 EXAMPLES Hereinafter, the embodiments of the present invention will be described with reference to FIG. これにより本発明が限定されるものではない。 Thus not limit the present invention. 図1 Figure 1
は、本発明の一実施例の文書予約検索システムの構成図である。 Is a block diagram of a document search reservation system of one embodiment of the present invention. この文書予約検索システム100は、文書検索表示装置120と文書蓄積装置130と文書検索用データベース109とをEtherLAN等のデータ通信回線1 The document search reservation system 100, document retrieval display device 120 and the document storage unit 130 and data communication lines 1 EtherLAN such a document search database 109
10で接続して構成されている。 Which are connected at 10.

【0011】前記文書検索表示装置120において、1 [0011] In the document retrieval and display device 120, 1
01は検索表示制御装置であり、文書検索表示プログラム111と検索結果通知プログラム112とを備えている。 01 is a search display controller, and a the document retrieval and display program 111 and search result notification program 112. 102は文書一覧表や文書詳細情報(文書の内容) 102 document list and document detailed information (the contents of the document)
を表示するディスプレイ装置である。 It is a display device for displaying. 103はユーザが「検索条件」や「通知条件」や「文書一覧表の表示要求」や「文書詳細情報の表示要求」を入力する入力装置である。 103 is an input device for the user to input a "search conditions" and "notification condition" and "display request of the document list" and "display request of the document detailed information". 104は「検索条件」や「通知条件」や「検索結果文書ID」を記憶する記憶装置である。 104 is a storage device for storing "search" and "notification condition" and "search result document ID".

【0012】前記文書蓄積装置130において、105 [0012] In the document storing apparatus 130, 105
は前記文書検索表示装置120からの「文書一覧情報の要求」や「文書詳細情報の要求」を受け取り、対応する文書一覧情報や文書詳細情報を文書検索表示装置120 Receives the "request for text Details" "document list request information" and from the document retrieval and display device 120, the corresponding document list information and document details the document retrieval display device 120
へ返送するデータ制御装置である。 A data controller to return to. 106はCD−RO 106 CD-RO
M装置のような低速アクセスの記憶装置である。 A storage device slow-access, such as M unit. 107 107
はハードディスク装置のような高速アクセスの記憶装置である。 Is a storage device of high-speed access such as a hard disk device. 108は文書が前記記憶装置106,107のどこに格納されているかを格納状態管理テーブル800 108 stores whether the stored where the document is in the storage device 106 and 107 status management table 800
(図2)によって管理する格納状態記憶装置である。 A storage state storage device that manages (FIG. 2).

【0013】前記文書検索用データベース109は、前記文書蓄積装置130に蓄積されてた文書の検索を高速に行うための情報を蓄積し、図示せぬデータベース管理装置によって管理されている。 [0013] The document retrieval database 109, a search of the documents which have been accumulated in the document accumulation device 130 accumulates information for a high speed, and is managed by the database management device (not shown).

【0014】図2は、前記格納状態管理テーブル800 [0014] Figure 2, the storage-status management table 800
の構成図である。 It is a block diagram of. この格納状態管理テーブル800の1 1 of the storage state management table 800
行は、文書ID欄801と,高速な記憶装置に格納されている状態(Cash)か低速な記憶装置に格納されている状態(Changer)かを記憶する格納状態欄802 Line, the document ID and column 801, high-speed memory state stored in the device (Cash) or storage status field 802 for storing a slow or state stored in the storage device (Changer)
と、高速な記憶装置に格納されている文書に対するアクセス回数欄803と,文書の格納アドレス欄804とから構成されている。 When an access count column 803 for documents stored in a high-speed storage device, and a storing address field 804. document.

【0015】次に、この文書予約検索システム100により特許CD−ROM公報(公開CD−ROM公報および公告CD−ROM公報)の予約検索および通知を行なう動作を説明する。 [0015] Next, an operation of performing reservation retrieval and notification patents CD-ROM (Publication CD-ROM publications and publication CD-ROM publication) This document reservation retrieval system 100. まず、検索表示制御装置101内の文書検索表示プログラム111は、ユーザによる「検索条件」や「通知条件」の入力を受け付けて、記憶装置1 First, the document retrieval and display program 111 searches the display control device 101 receives an input of "search" and "notification condition" by the user, the storage device 1
04内に記憶する。 And stores in the 04.

【0016】図3は、ユーザが「検索条件」の登録を指示したときに表示される予約検索登録画面300の例示図である。 [0016] Figure 3 is a view showing an example of the search reservation registration screen 300 by the user is displayed when an instruction to register the "search condition". ユーザは、公報種別領域301を利用し、文書の種類を選択する。 The user utilizes the publication type regions 301, to select the type of document. 文書の種類には、公開特許公報, The type of document, published patent applications,
公開実用新案公報,特許公報などがある。 Published Utility Model Publication, there is such patent publications. 次に、ユーザは、検索キーワード指定領域302を利用し、検索項目,検索キーワード,検索方式を入力する。 Next, the user utilizes a search keyword specified area 302, search item, search keyword, enter a search method. 検索項目領域303では、「従来の技術」,「産業上の利用分野」 In search item area 303, "prior art", "relates"
などの文書の構造単位を選択する。 To select a structural unit of the document, such as. 全文を対象とする「全文」も選択可能である。 Directed to the full text, "Full-Text" can also be selected. また、検索キーワード領域304では、文字列を入力する。 In addition, in the search keyword region 304, to enter a character string. 1つの検索キーワード領域304に複数のキーワードを入力した場合は論理和になる。 A logic OR If you enter multiple keywords in one search keyword region 304. また、検索方式領域305では、「一致」, Also, the search method area 305, "match",
「近傍内」などの一致条件を選択する。 To select the match condition, such as "in the vicinity". 次に、ユーザは、検索論理式領域306と論理演算子ボタン307とを利用して、前記検索キーワード指定領域303の複数行のキーワードを組み合わせた検索論理式を入力する。 Next, the user utilizes a and retrieval logic expression region 306 logical operator button 307, inputting the search keyword by combining a keyword multiline specified area 303 search formula.
次に、ユーザは、予約検索式登録ボタン308をクリックする。 Then, the user clicks the reservation search expression registration button 308. これにより文書検索表示プログラム111は、 Thus the document retrieval and display program 111,
検索条件を記憶装置104に登録する。 Register a search condition to the storage device 104.

【0017】ユーザは、検索結果の通知を希望する場合はチェック領域309にチェックマークを入れ、検索結果の通知を希望しない場合はチェック領域309からチェックマークを消す。 [0017] The user, search If you want to be notified of the results put a check mark in the check area 309, if you do not want to be notified of the results clear the check mark from the check area 309. チェックマークが消されている状態では、後述する通知方法の設定が行われても、通知を行わない。 In a state in which the check mark has been erased, be carried out to set the notification method, which will be described later, it is not carried out the notification. これにより、通知の一時的な解除が可能になる。 As a result, it is possible to temporary release of the notification. ユーザは、「通知条件」の設定を行う場合、通知方法設定ボタン310をクリックする。 When the user to set the "notification condition", click on the notification method setting button 310.

【0018】図4は、ユーザが「通知条件」の設定を指示したとき(すなわち、通知方法設定ボタン310をクリックしたとき)に表示される通知方法設定画面400 [0018] Figure 4, when the user instructs the setting of the "notification condition" (i.e., when clicking the notification method setting button 310) notification method setting screen 400 displayed on the
の例示図である。 It is a illustration view. ユーザは、電子メール,電子回覧,ファクシミリの通知条件を個別に設定したい場合は、まず、“個別に条件を設定する”のチェック領域410にチェックマークを入れる。 The user, e-mail, electronic circulation, if you want a facsimile of the notification conditions set individually, first of all, put a check mark in the check area 410 of the "individual to set the conditions". すると、一括通知条件ボタン411がグレーで表示され、クリックできない無効状態となる。 Then, once the notification condition button 411 is displayed in gray, it becomes invalid state you can not click. 次に、ユーザは、電子メールによる通知を希望する場合はチェック領域401にチェックマークを入れ、電子メールによる通知を希望しない場合はチェック領域401からチェックマークを消す。 Next, the user, if you want to be notified by e-mail put a check mark in the check area 401, if you do not want to be notified by e-mail turn off the check mark from the check area 401. チェックマークが消されている状態では、後述するメール通知条件の設定が行われても、電子メールによる通知を行わない。 In a state in which the check mark has been erased, be carried out to set the e-mail notification conditions, which will be described later, it does not notify by e-mail. これにより、電子メールによる通知の一時的な解除が可能になる。 As a result, it is possible to temporary release of the e-mail notification. ユーザ名領域402では、電子メールの宛先ユーザ名を入力する。 In the user name area 402, and inputs a destination user name of the email. メール通知条件ボタン403をクリックすると、通知条件設定画面(図5)になる。 When you click the e-mail notification conditions button 403, and the notification condition setting screen (Figure 5).

【0019】ユーザは、電子回覧による通知を希望する場合はチェック領域404にチェックマークを入れ、電子回覧による通知を希望しない場合はチェック領域40 [0019] The user, put a check mark in the check area 404 if you want to be notified by e-circulation, check area if you do not want to be notified by e-circulation 40
4からチェックマークを消す。 4 clear the check mark from. チェックマークが消されている状態では、回覧通知条件の設定が行われても、電子回覧による通知を行わない。 In a state in which the check mark has been erased, set of circulation notification conditions is also being carried out, it does not perform the notification by electronic circulation. これにより、電子回覧による通知の一時的な解除が可能になる。 This allows a temporary release of the notification e-circulation. ユーザ名領域4 User name area 4
05では、電子回覧する宛先ユーザ名を入力する。 At 05, to enter a destination user name to electronic circulation. 回覧通知条件ボタン406をクリックすると、通知条件設定画面(図5)になる。 Clicking circulation notification condition button 406, the notice condition setting screen (FIG. 5).

【0020】ユーザは、ファクシミリによる通知を希望する場合はチェック領域407にチェックマークを入れ、ファクシミリによる通知を希望しない場合はチェック領域407からチェックマークを消す。 [0020] The user, if you want to be notified by facsimile is put a check mark in the check area 407, if you do not want to be notified by facsimile clear the check mark from the check area 407. チェックマークが消されている状態では、FAX通知条件の設定が行われても、ファクシミリによる通知を行わない。 In a state in which the check mark has been erased, be made to set the FAX notification conditions, it does not perform the notification by facsimile. これにより、ファクシミリによる通知の一時的な解除が可能になる。 As a result, it is possible to temporary release of the notification by facsimile. ファックス番号領域405では、ファクシミリ送信する宛先電話番号を入力する。 In fax number field 405, and inputs a destination telephone number to the facsimile transmission. FAX通知条件ボタン409をクリックすると、通知条件設定画面(図5)になる。 When you click the FAX notification condition button 409, and the notification condition setting screen (Figure 5).

【0021】ユーザは、電子メール,電子回覧およびファクシミリの全てに同一の通知条件を設定したい場合は、まず、“個別に条件を設定する”のチェック領域4 [0021] The user, e-mail, if you want to set the same notification conditions to all of the electronic circulation and facsimile, first of all, check region 4 of the "individual to set the conditions"
11からチェックマークを消す。 11 clear the check mark from. すると、一括通知条件ボタン411がクリック可能状態になり、一方、メール通知条件ボタン403,回覧通知条件ボタン406およびFAX通知条件ボタン409はグレーで表示され、クリックできない無効状態となる。 Then, become a state clickable collective notification condition button 411, on the other hand, e-mail notification condition button 403, circulation notification condition button 406 and FAX notification condition button 409 is displayed in gray, becomes invalid state you can not click. 次に、ユーザは、一括通知条件ボタン411をクリックする。 Then, the user clicks the bulk notification condition button 411. すると、通知条件設定画面(図5)になる。 Then, the notification condition setting screen (Figure 5).

【0022】図5は、通知条件設定画面の例示図である。 FIG. 5 is a view showing an example of the notice condition setting screen. 期間指定領域501には、出願から公告までの期間を示す数値を入力する。 The period specifying area 501, and inputs a numerical value indicating the time to published after the filing. 単位指定領域502では、 In the unit designated region 502,
「年」または「月」を選択する。 To select the "year" or "month". なお、この通知条件は、公開特許公報および公開実用新案公報には適用されない。 Note that this notification condition does not apply to patent publications and published Utility Model Publication. 出願人指定領域503には、出願人名称を入力する。 The applicant specified area 503, to enter the applicant name. チェック領域504には、審査請求のあった出願の通知を希望する場合はチェックマークを入れ、審査請求のあった出願の通知を希望しない場合はチェックマークを消す。 The check area 504, when to be notified of the application for which the examination is a check mark, if you do not want to be notified of the application for which the examination clear the check mark. なお、この通知条件は、特許公報(公告)および実用新案公報(公告)には適用されない。 Note that this notification condition does not apply to patent publication (publication) and Utility Model Publication (Publication). OKボタン505をクリックすると、通知方法設定画面(図4)に戻る。 When you click the OK button 505, it returns to the notification method setting screen (Fig. 4).

【0023】さて、文書検索表示プログラム111は、 [0023] Now, document retrieval and display program 111,
予め設定された検索時機に至った時に、記憶装置104 When it reached the preset search timing, the storage device 104
から検索条件を取り出し、その検索条件で文書検索用データベース109を検索し、検索条件に合致する文書I Taking out the search criteria from, it searches the document search database 109 in the search condition, matching the search criteria document I
Dを取得し、その検索結果文書IDを記憶装置104に記憶する。 Get the D, and stores the search result document ID in the storage device 104. そして、検索結果通知プログラム112を起動する。 Then, to start the search result notification program 112.

【0024】図6は、検索結果通知プログラム112によって実行される通知処理のフロー図である。 FIG. 6 is a flow diagram of a notification process performed by the search result notification program 112. ステップ601では、検索条件に対応して通知条件が設定されているか否かを判定する。 In step 601, it is determined whether notification condition corresponding to the search condition is set. 通知条件が設定されてないならば、通知処理600を終了する。 If the notification condition is not set, and ends the notification process 600. 通知条件が設定されているならば、ステップ602に進む。 If the notification condition is set, the process proceeds to step 602. ステップ602では、記憶装置104内の検索結果文書IDに挙げられている一つの文書IDを取り出し、その文書IDの文書が通知条件に合うか否かを判断する情報を文書蓄積装置1 In step 602, the storage device is taken out of one document ID listed in the search result document ID 104, information document storing device 1 to determine whether the document of the document ID matches the notification condition
30に要求する。 To request to 30. そして、文書蓄積装置130から返送されてきた情報に基づいて通知条件に合うか否かをチェックする。 Then, it is checked whether the suit notification conditions based on information sent back from the document storage unit 130. ステップ603では、着目している文書が通知条件に合致しないならば、ステップ606に進む。 In step 603, if the document in question does not meet the notification condition, the process proceeds to step 606. 一方、当該文書が通知条件に合致するならば、ステップ6 On the other hand, if the document matches the notification condition, Step 6
04に進む。 Proceed to 04. ステップ604では、図7に示すごとき通知ファイル700を作成する。 In step 604, it creates a notification file 700 such shown in FIG. すなわち、当該文書の文書IDを文書ID欄701に格納し、合致した通知条件に対応する通知メディア欄702,703,704に通知マーク“*”を付ける。 That is, to store the document ID of the document in the document ID field 701, put a notification mark "*" in the notification media field 702, 703, 704 corresponding to the matched notification condition. なお、図7は、通知条件が通知メディア毎に設定されている例である。 Note that FIG. 7 is an example in which notification condition is set for each notification media. ステップ60 Step 60
5では、当該文書が検索されたことを知らせる通知本文を作成する。 In 5, it creates a notification text indicating that the document was retrieved. この通知本文は、「文書一覧表」のサブセットの形式でもよいし、通知条件に合致する文書の件数のみを通知する内容であってもよいし、通知条件に合致する文書の存在を単に通知する内容であってもよい。 The notification text may be in the form of a subset of "document list" may be a content to be notified only the number of documents that match the notification condition, simply notifies the existence of a document matching the notification condition it may be content. ステップ606では、記憶装置104内の検索結果文書I In step 606, the search result document I of the storage device 104
Dに挙げられている全ての文書について通知条件のチェックを行ったか否かを判定する。 Determines whether the series of checking notification conditions for all documents listed in D. 全ての文書について通知条件のチェックを行ったならば、ステップ607に進む。 If all of the documents was carried out to check the notification conditions, the process proceeds to step 607. 一方、通知条件のチェックを行ってない文書が残っているならば、前記ステップ602に戻る。 On the other hand, if there remains no checking is performed notification condition document, the flow returns to the step 602. ステップ6 Step 6
07では、通知ファイル700に基づいて通知メディアを選択し、当該通知メディアを利用して前記通知本文を送信する。 In 07, select the notification media based on the notification file 700, it transmits the notification text by using the notification media. すなわち、図8に示すように、電子メールまたは電子回覧を利用するときは、文書予約検索システム100から、データ通信回線110を介して、宛先のユーザ端末T1,T2,T3に通知本文を送信する。 That is, as shown in FIG. 8, when using electronic mail or electronic circulation from the document search reservation system 100, via the data communication line 110, sends a notification text to the user terminal T1, T2, T3 of the destination . また、ファクシミリを利用するときは、文書予約検索システム100から、データ通信回線110,ゲートウェイGおよび電話回線Lを介して、宛先のファクシミリF Also, when using the facsimile from the document search reservation system 100, a data communication line 110, through the gateway G and the telephone line L, the destination of the facsimile F
1,F2,F3に通知本文を送信する。 1, F2, to send a notification text to F3. ステップ608 Step 608
では、通知条件に合致する文書の文書IDを指定して文書蓄積装置130に「文書内容転送処理の要求」を送信する。 In, it transmits a "request for document contents transfer processing" in the document storage unit 130 by designating the document ID of the document that matches the notification condition. そして、通知処理を終了する。 Then, to end the notification process.

【0025】図9は、「文書内容転送処理の要求」を受信した文書蓄積装置130で実行される文書内容転送処理900のフロー図である。 [0025] Figure 9 is a flow diagram of a document content transfer processing 900 performed by the document storage device 130 which has received the "request for document contents transfer processing". ステップ901では、指定された文書IDを一つ取り出す。 In step 901, it fetches one the specified document ID. ステップ902では、 In step 902,
格納状態記憶テーブル800を参照し、当該文書IDの文書が高速の記憶装置107に記憶されているか否かを判定する。 Referring to the storage state storage table 800, it determines whether the document of the document ID is stored in the high speed storage device 107. 高速の記憶装置107に記憶されているならば、ステップ905に進む。 If stored in the high speed storage device 107, the process proceeds to step 905. 一方、低速の記憶装置10 On the other hand, the low-speed storage device 10
6に記憶されているならば、ステップ903に進む。 If stored in the 6, the process proceeds to step 903. ステップ903では、低速の記憶装置106から高速の記憶装置107に当該文書を複写する。 In step 903, copying the document from the low speed storage device 106 in the high speed storage device 107. ステップ904では、格納状態管理テーブル800を更新する。 At step 904, it updates the storage status management table 800. ステップ905では、指定された文書IDをすべて取り出したか判定する。 In step 905, it is determined whether or taken out all the designated document ID. すべてを取り出したならば、処理を終了する。 If you took out all, the process is terminated. 取り出していない文書IDが残っているならば、前記ステップ901に戻る。 If there remains a document ID that is not taken out, the flow returns to the step 901.

【0026】さて、ユーザが文書検索表示装置120において「文書一覧表の表示要求」を入力すると、文書検索表示プログラム111は、記憶装置104から「検索結果文書ID」を読み出し、その検索結果文書IDを指定して文書蓄積装置130に「文書一覧情報の要求」を送信する。 [0026] Now, the user inputs a "display request for the document list" in the document retrieval and display device 120, a document retrieval and display program 111 from the storage unit 104 reads the "search result document ID", the search result document ID specify the transmits the "request of the document list information" to the document storage device 130. そして、必要な情報を文書蓄積装置130が返送してきたら、それにより文書一覧表を作成する。 Then, when you have to return the required information document storage device 130, thereby creating the document list. ここで、通知済の文書は文書一覧表の先頭に配置し、且つ、他の文書と異なる色付けを行う。 Here, the document of notification already is placed at the beginning of the document list, and performs a different coloring and other documents. そして、その文書一覧表を表示する。 Then, to display the document list. 図10は、上記のように処理して「文書一覧表」を表示したインデックス表示画面200 Figure 10, the index display screen 200, which is treated as described above to display the "Document List"
の例示図である。 It is a illustration view. 表示ウインドウ204には、出願番号,発明の名称,出願人,審査請求の有無,IPCなどを一覧表示する。 The display window 204, application number, the name of the invention, the applicant, the presence or absence of a request for examination, to list such as IPC. 通知済み文書202は例えば黒地に白抜きの文字で表示し、未通知文書203は例えば白地に黒の文字で表示する。 Notification document 202 displays the character of white on black For example, the undelivered document 203 displayed in black text on a white background, for example. なお、通知済み文書202における個々の文書の表示色を通知メディアに応じて変えれば、通知メディアを区別することが出来る。 Incidentally, be changed in accordance with display color of each document in the notification document 202 to notify the media, it is possible to distinguish a notification media.

【0027】ユーザが、スクロールボタン205を操作すると、表示ウインドウ204の表示を上下方向にスクロールできる。 [0027] When the user operates the scroll button 205, scroll display of the display window 204 in the vertical direction. また、ユーザが、一つの文書をクリックして選択し、表示ボタン201をクリックすると、文書検索表示プログラム111は、文書蓄積装置130へ「文書詳細情報の要求」を送信し、返送されてきた文書詳細情報を表示する。 The document the user selects by clicking on one document, clicking a display button 201, a document retrieval and display program 111, which transmits a "request for text More Information" to the document storage device 130, it is sent back to display detailed information. この文書が通知済の文書ならば、 If this document is Notified documents,
上述の文書内容転送処理900により高速の記憶装置1 Fast storage by the document contents transfer processing 900 described above 1
07に複写されているため、ユーザは短い待ち時間で文書詳細情報を見ることが出来る。 Because it has been copied to the 07, the user can view the document detailed information in a short waiting time.

【0028】 [0028]

【発明の効果】本発明の文書予約検索システムによれば、予約検索結果の文書の中から通知条件に合致する文書のみを抽出して優先的に通知することが可能になる。 According to the document reservation retrieval system of the present invention, it is possible to preferentially notified by extracting only the documents that meet the notification condition from the document reservation search results.
従って、ユーザは、重要な文書の情報をタイムリーに入手できる。 Therefore, the user can obtain information on important documents in a timely manner. また、通知済みの文書であるか否かを予約検索結果の一覧表で区別できるようになる。 In addition, so that whether or not the notification document of can be distinguished in the list of reservation search results. 従って、ユーザが両者を混同することを防止できる。 Therefore, it is possible to prevent the user to confuse the two. また、通知条件に合致する文書を常に高速な記憶装置に記憶しておくことが可能になる。 Further, it is possible to store the very fast storage device a document that matches the notification condition. 従って、ユーザは、文書の内容に高速にアクセスできる。 Therefore, the user can fast access to the contents of the document.

【図面の簡単な説明】 BRIEF DESCRIPTION OF THE DRAWINGS

【図1】本発明の一実施例の文書予約検索システムの構成図である。 1 is a configuration diagram of a document search reservation system of one embodiment of the present invention.

【図2】格納状態管理テーブルの説明図である。 2 is an explanatory diagram of a storage state management table.

【図3】予約検索登録画面の例示図である。 FIG. 3 is an illustration of the reservation search registration screen.

【図4】通知方法設定画面の例示図である。 4 is an illustration of a notification method setting screen.

【図5】通知条件設定画面の例示図である。 Figure 5 is an illustration of a notice condition setting screen.

【図6】通知処理のフロー図である。 FIG. 6 is a flow diagram of the notification process.

【図7】通知ファイルの説明図である。 FIG. 7 is an explanatory diagram of the notification file.

【図8】通知メディアを示す説明図である。 FIG. 8 is an explanatory view showing a notification media.

【図9】文書内容転送処理のフロー図である。 FIG. 9 is a flow diagram of a document content transfer process.

【図10】インデックス表示画面の例示図である。 FIG. 10 is an illustration of the index display screen.

【符号の説明】 DESCRIPTION OF SYMBOLS

100 文書予約検索システム 101 検索表示制御装置 102 ディスプレイ装置 103 入力装置 104 記憶装置 105 データ制御装置 106 低速アクセス記憶装置 107 高速アクセス記憶装置 108 格納状態記憶装置 109 文書検索用データベース 110 データ通信回線 111 文書検索表示プログラム 112 検索結果通知プログラム 120 文書検索表示装置 130 文書蓄積装置 100 document reservation retrieval system 101 searches the display control unit 102 display unit 103 input unit 104 storage unit 105 data control unit 106 slower access storage device 107 fast-access storage 108 store the state storage device 109 document retrieval database 110 data communication lines 111 document search display program 112 results notification program 120 document retrieval display device 130 document storing device

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 小沢 友信 東京都江東区新砂一丁目6番27号 日立公 共システムエンジニアリング株式会社内 ────────────────────────────────────────────────── ─── of the front page continued (72) inventor Tomonobu Ozawa Koto-ku, Tokyo Shinsuna chome No. 6 No. 27 Hitachi public system engineering within Co., Ltd.

Claims (3)

    【特許請求の範囲】 [The claims]
  1. 【請求項1】 検索条件と検索時機とが予め登録されており、前記検索時機に至ると、前記検索条件に該当する文書を検索し、見つけ出した文書の一覧表をユーザからの要求に応じて出力する文書予約検索システムにおいて、 前記見つけ出した文書の中からユーザに優先的に通知すべき文書を抽出するための通知条件を設定するための通知条件設定手段と、前記検索により見つけ出した文書の中から前記通知条件に合致する文書を抽出しその結果を基に通知情報を作成する通知情報作成手段と、ユーザからの要求を待たずに前記通知情報をユーザに通知する通知情報通知手段とを具備したことを特徴とする文書予約検索システム。 1. A search condition and the search timing are pre-registered, and reaches to the search timing, searches for documents corresponding to the search condition, in accordance with a list of documents found out to a request from a user in the document search reservation system for outputting a notice condition setting means for setting a notification condition for extracting the document to be notified with priority to the user from among the locate documents, in the document which finds by the searching extracting a document matching the notification condition from comprising a notice information generation means for generating notification information based on the result, and a notification information notifying means for notifying the notification information to the user without waiting for a request from the user document reservation retrieval system, characterized in that it was.
  2. 【請求項2】 請求項1に記載の文書予約検索システムにおいて、前記一覧表を出力する際に通知済み文書とそうでない文書とを異なる態様で出力する出力手段を具備したことを特徴とする文書予約検索システム。 2. A document book search system according to claim 1, the document, characterized by comprising output means for outputting in different ways the document otherwise the notification document when outputting the list Book search system.
  3. 【請求項3】 請求項1または請求項2に記載の文書予約検索システムにおいて、文書の内容を記憶する比較的高速の記憶装置と、文書の内容を記憶する比較的低速の記憶装置と、前記通知条件に該当する文書の内容が前記比較的低速の記憶装置にのみ記憶されているか否かを調査する調査手段と、前記通知条件に合致する文書の内容が前記比較的低速の記憶装置にのみ記憶されている場合には前記比較的高速の記憶装置に当該文書の内容を移動または複製する文書内容転送手段とを具備したことを特徴とする文書予約検索システム。 3. A document search reservation system according to claim 1 or claim 2, and relatively fast storage device for storing the contents of the document, and relatively slow storage device for storing the contents of the document, the and checking means for the contents of the document corresponding to the notification condition is investigated whether it is stored only in the relatively slow storage device, the contents of the document that matches the notification condition is only in the relatively slow storage device document search reservation system characterized by comprising a document content transfer means for moving or replicating the contents of the document to the relatively fast storage device if stored.
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