JPH07249084A

JPH07249084A - 伝票データ入力システム

Info

Publication number: JPH07249084A
Application number: JP3868494A
Authority: JP
Inventors: Jun Watanabe; 順渡辺
Original assignee: Hitachi Building Systems Engineering and Service Co Ltd; Hitachi Building Systems Engineering Co Ltd
Current assignee: Hitachi Building Systems Engineering and Service Co Ltd; Hitachi Building Systems Engineering Co Ltd
Priority date: 1994-03-09
Filing date: 1994-03-09
Publication date: 1995-09-26

Abstract

(57)【要約】【目的】入力操作を中断することなく容易にコード入
力を行なうことができる伝票データ入力システムを提供
すること。【構成】支払請求書を作成する場合、作成者は入力部
２２により請求書様式記憶部２４から所定の様式を呼び
だして表示部２３に表示し、各項目欄に所定のコードを
入力する。入力時に所定のコード、例えば振込み銀行支
店のコードが不明な場合には、該当欄に特定のマークを
入力すると制御部２１は銀行コードデータ記憶部２６か
ら銀行支店とそれらに対応するコードとの対照表を呼び
出して表示部に表示する。作成者が対照表から銀行支店
を選択するとそのコードが所定項目欄に入力される。使
用頻度の多い請求書様式は請求書作成後に入力済み支払
請求書記憶部２５に格納され、同種の請求書作成に利用
される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、コンピュータにより予
め定められた様式の伝票に必要なコードを入力する場合
に用いられる伝票データ入力システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】一つ企業体の金銭の出納は、通常、経理
課又は経理部と称される部署（経理部署）で扱われる
が、企業体の規模が大きくなると、本社、本社に所属す
る各課、各支社、各支社に所属する各営業所等に部署が
細分され、金銭の出納も本社の経理部署、各支社の経理
部署毎に行われる。これらの金銭の出納は、その企業体
と外部企業体等との間ばかりではなく、企業体とその企
業体に属する職員との間でもなされる。後者の金銭出納
例として、出張旅費、消耗品、交際費等の請求、支払い
がある。

【０００３】企業体内部職員からの諸請求があると、そ
の職員の諸経費を管理する経理部署はこれに対して現金
を支払い又はその職員の口座番号に振込用紙を用いて請
求金額を振り込む。しかし内部職員と経理部署とこのよ
うな請求、支払い方式は、双方にとって多くの手間と時
間を要するばかりでなく、各経理部署毎に資金をストッ
クしておかねばならないので、資金運用に無駄が生じ
る。そこで、近年、内部職員に関する請求と支払いをす
べてコンピュータで行うシステムが提案されている。こ
れを図により説明する。

【０００４】図８は、請求、支払いシステムのブロック
図である。この図で、１０は本社に設置されて企業体と
内部職員との間の請求、支払いを統括する本社ホストコ
ンピュータ、１１は本社に所属する経理部署に設置され
た本社経理コンピュータ端末、１１ａ、１１ｂ、……は
本社に所属する各部署（各課等）に設置された本社各部
署コンピュータ端末、１２は支社に所属する経理部署に
設置された支社経理コンピュータ端末、１２ａ、１２
ｂ、……は支社に所属する各部所（各課又は各営業所
等）に設置された支社各部署コンピュータ端末を示す。
なお、支社経理コンピュータ端末、支社各部署コンピュ
ータ端末は、支社毎に設置されている。１３ａ、１３
ｂ、……は内部職員の口座が設置されている各銀行（各
銀行支店）のコンピュータである。

【０００５】例えば、支社各部署コンピュータ端末１２
ａに、その部署に所属する職員の出張旅費等各種の請求
を所定の請求書（伝票）様式に従って入力すると、入力
されたデータ（伝票データ）は本社ホストコンピュータ
１０に入力される。ホストコンピュータ１０は入力され
た請求書データについて形式上のチェックを自動的に行
った後、形式に誤りがなければ、その請求書に番号を付
してその番号を支社各部署コンピュータ端末１２ａに送
信するとともに、当該請求書データを記憶部に格納す
る。一方、支社各部署コンピュータ１２ａ側は、当該請
求書データを上記送信された番号とともに印刷すること
により請求書を作成し、これを所属する経理部署に送付
する。

【０００６】経理部署は、送付された請求書をチェック
して正しい請求であれば支社経理コンピュータ端末に前
記番号を入力して本社コンピュータ１０に格納されてい
る当該請求書データを呼び出し、送付された請求書と比
較して両者が一致しておれば、支払い許可のデータを入
力して前記番号とともにこれを本社ホストコンピュータ
１０に送信する。本社ホストコンピュータ１０は前記番
号に対応する格納されている請求書データを取り出しこ
れに支払い許可のデータを付加して再び記憶部に格納す
る。

【０００７】このような状態において、本社経理部署は
周期的、例えば各日の午前中に、本社経理コンピュータ
端末１１により支払い許可データが付された請求書デー
タを呼び出し、各請求書データにおける口座を有する各
銀行コンピュータに対して各請求書データの金額の電送
振込みを行うよう本社ホストコンピュータ１０に指令す
る。これにより、請求金額が請求者口座に振込まれる。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】上記のシステムによ
り、金銭の請求と支払いは本社ホストコンピュータ１０
と各コンピュータ端末間で行われるので、書類移動や現
金支払い、又はそれらに付随する職員の往来がなくな
り、金銭出納に要する時間と手間が全体として大幅に軽
減され、資金も本社で一括して効率的に運用することが
できる。

【０００９】しかし、上記のシステムでは、各コンピュ
ータ端末における請求書データがコード化されているの
で、請求書データの各項目について該当する名称に対応
するコードを、入力操作を一旦中断して手許に備えられ
たコード一覧表（冊子）から検索し、再び入力操作によ
り検索されたコードを入力しなければならず、各コンピ
ュータ端末への請求書データの入力が甚だ面倒であっ
た。これを実際の支払請求書について説明する。

【００１０】図９はコンピュータ端末の表示部の画面に
表示されたある様式の支払請求書を示す図である。支払
請求書は支払請求書は支払い原因（例えば旅費）等によ
り複数の様式があり、図示のものはそのうちの１つであ
る。図中、「ＥＡ２１」はＪＯＢコード（画面の番号）
を示す。「発行元」は請求する職員が属する部署であ
り、空欄に該当するコードを入力する。「部署」、「担
当」の欄にはそれぞれ「発行元」の実際の名称およびこ
の支払請求書の実際の入力者名が入力される。なお、
「部署」、「担当」の右端欄には前述した本社ホストコ
ンピュータ１０からの番号が入力される。「払区」は支
払区分を示し、銀行振込か現金支払かの区別をコードで
入力する。なお、「呼出ＮＯ」および「登区」（登録区
分）については後述する。「銀行支店」は請求金額を振
込むべき銀行支店であり、左欄にそのコードが、右欄に
その実際の名称が入力される。「口座ＮＯ」、「口座名
儀」、「支払先名」については明らかであるので説明は
省略する。「預金種類」は普通預金か当座預金かをコー
ドで入力する。「振替先／原価部門」の「振替先」は支
払うべき部署（どの部署の予算から支払うか）、「原価
部門」は支払う部署の職種（営業、保守、研究等）であ
り、それぞれコードで入力される。「勘定科目」は財務
上の分類項目であり、「消費税」の有無とともにコード
で入力される。「金額」は請求金額である。「摘要」は
請求が発生した原因を文章で入力する。

【００１１】これら各項目のうち、コードで入力すべき
項目は上述のように入力操作を中断し、手許のコード一
覧表をみて対応するコードを検索することになるがコー
ド入力の項目数が多いので（実際には図９に示す項目以
外にコード入力の項目数が数項目あるが、図９には代表
的項目のみ示し他の項目の図示は省略されている）、そ
の検索には時間を要し、面倒である。

【００１２】本発明の目的は、上記従来技術における課
題を解決し、コード入力を容易に行うことができる伝票
データ入力システムを提供することにある。

【００１３】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
め、本発明は、所要のコードを記入すべき項目が定めら
れた複数の伝票様式を格納する伝票様式記憶部から必要
な伝票様式を取り出して表示部に表示し、各項目に所要
コードを入力する伝票データ入力システムにおいて、前
記各項目のうちの所定の項目について、記入すべきコー
ドとそのコードに対応する名称より成る対照表が格納さ
れた対照表記憶部と、前記所定の項目が指示されたとき
その項目の前記対照表を前記表示部に表示する対照表表
示手段と、当該表示部に表示された前記対照表における
前記記入すべきコードが指示されたときそのコードを前
に指示された所定の項目に入力するコード入力手段とを
設けたことを特徴とする。

【００１４】又、本発明は、所要のコードを記入すべき
項目が定められた複数の伝票様式を格納する伝票様式記
憶部から必要な伝票様式を取り出して表示部に表示し、
各項目に所要コードを入力する伝票データ入力システム
において、各伝票様式毎に前記各項目のうちの所定の項
目の記入欄に所要の事項が入力されている伝票をこれに
対応する呼出し番号とともに格納する入力済伝票記憶部
と、前記表示部に必要な伝票様式が表示され、その伝票
様式の所定欄に前記呼出し番号が入力されたとき前記入
力済伝票記憶部から当該呼出し番号に対応するコード入
力済の伝票様式を取り出して表示する表示手段とを設け
たことも特徴とする。

【００１５】

【作用】必要な伝票様式が表示部に表示された後、所要
コードを入力すべき項目の空欄に予め定められた特定の
マークを入力してその項目を指示すると、当該項目に対
応する名称とコードの対照表が表示される。対照表中の
所要のコードを指定すると、指定されたコードが上記項
目の空欄に入力される。このように、別途手許の冊子に
よる検索を行うことなく、入力操作の延長線上で、コー
ドの検索入力を行うことができる。

【００１６】又、伝票データを作成したとき、その伝票
データが今後もしばしば用いられるものであると考えら
れれば、金額等請求書により異なるデータを除いて当該
伝票データを記憶しておき、所要時にこれを呼び出して
所要のデータのみ入力するようにすれば、入力は極めて
簡単になる。

【００１７】

【実施例】以下、本発明を図示の実施例に基づいて説明
する。図１は本発明の実施例に係る伝票データ入力シス
テムのブロック図である。この図には、図８に示す支社
各部コンピュータ端末１２ａの構成が示されている。な
お、他のコンピュータ端末の構成も同じであるので説明
は省略する。図１で、２１は種々の制御や演算を行う制
御部、２２はキーボード等の入力部、２３は表示部、２
４は各種請求書様式（伝票様式）を格納する請求書様式
記憶部、２５は入力済支払請求書（伝票）記憶部、２６
は銀行コードデータ記憶部、２７は勘定科目コード情報
記憶部、２８は職制コード情報記憶部である。なお、入
力済支払請求書記憶部２５および銀行コードデータ記憶
部については後述する。又、勘定科目コード情報記憶部
２７は図９に示す「勘定科目」の欄に入力すべきコード
の一覧表を格納する記憶部、職制コード情報記憶部２８
は、支払を請求する職員の企業体の組織上における地位
を示すコードを格納する記憶部である。職制コード情報
記憶部２８の職制コードは、例えば旅費の請求における
交通手段の等級（普通車、グリーン車等）、日当、ハイ
ヤー使用の可否等において用いられる。

【００１８】次に、本実施例の動作を、図２に示すフロ
ーチャート、および図３〜図５の表示部２３の画面を示
す図を参照して説明する。制御部２１は入力部２２から
の請求書様式の指示を待ち（図２に示す手順Ｓ₁ ）、指
示があれば該当する支払請求書様式を請求書様式記憶部
２４から呼び出して表示部２３に表示する（手順
Ｓ₂）。この表示された画面が図３に示されている。た
だし、「銀行支店」欄における「？」マークは表示され
ていない。この「？」マークについては次の手順の説明
において述べる。図３に示す支払請求書の画面は最下欄
の表示領域３０の表示を除いて図９に示す支払請求書の
画面と同じである。表示領域３０は、入力部２２からの
入力を行なっている操作者に対して、支払請求書に入力
すべきコードが不明の場合の指示を行なう表示領域であ
り、図示の例では、不明の場合には入力部２２の「？」
キーを用いて当該不明の項目欄に「？」マークを入力
し、かつ、「送信」キーを操作することを指示してい
る。

【００１９】制御部２１は、「？」マークが入力される
か（操作者がコードを知らない場合）、又はコード又は
金額等（数字等）が入力されるかを待ち（手順Ｓ₃ 、手
順Ｓ₄ ）、数字等の入力があればこれをその項目の欄に
入力し（手順Ｓ₅ ）、次いで全項目について入力が完了
しているか否かを判断し（手順Ｓ₆ ）、完了していなけ
れば処理を手順Ｓ₃ に戻して次の入力を待つ。図３に示
す画面では、上記手順Ｓ₅ により、操作者が当然知って
いる「発行元」、「部署」、「担当」の各項目の欄への
入力がなされている。

【００２０】操作者が「銀行支店」欄への入力を行なう
場合、操作者はそのコードを正確に知らないのが通常で
ある。そこで、操作者は表示領域３０の指示に従って
「銀行支店」の欄に図３に示すように「？」マークを入
力する。制御部２１はこのマークの入力を手順Ｓ₃ で判
断し、入力された項目が「呼出しＮｏ」欄か否か判断し
（手順Ｓ₇ ）、この場合「呼出しＮｏ」欄ではないの
で、処理を手順Ｓ₈ へ移行する。手順Ｓ₈ では、「？」
マークによる指示が「銀行支店」の項目であることを確
認して、銀行支店とそのコードの対照表である検索表
を、銀行コードデータ記憶部２６から読み出して画面に
表示する。

【００２１】当該検索表の表示はコード順に表示され、
操作者は表示された検索表をスクロールして目的の銀行
支店名称を探してそのコードを知ることになるが、銀行
支店名は極めて多く、上記のようなスクロールによる検
索には多大な時間を要する。そこで、本実施例では、銀
行名のカナ文字のうちの上２文字と当該銀行の支店名の
カナ文字のうちの上１文字とを入力して銀行支店を分類
することにより検索を容易にする分類手段が採用されて
いる。

【００２２】制御部２１は手順Ｓ₈ で検索表を表示した
後、この表示画面を元の画面に戻す指示があるか否か
（手順Ｓ₉ ）、この指示がなければ上記分類手段を使用
せずに表示されている検索表から直接銀行支店を指定す
る入力があるか否か（手順Ｓ₁₀）、上述のようにカナ文
字による分類の指示があるか否か（手順Ｓ₁₁）の判断を
繰り返す。操作者がカナ文字による分類の指示を行なう
と、これが手順Ｓ₁₁で判断され、制御部２１は検索表か
ら指示された分類に対応する銀行支店を抽出し、これら
銀行支店名を表にして画面に表示する（手順Ｓ₁₂）。

【００２３】図４はこの画面を示す図である。図４で、
上欄の「銀行名（カナ）」、「支店名（カナ）」欄は手
順Ｓ₈ で表示された画面にも表示されており、これら各
欄にカナ文字が入力されることとなる。本実施例では銀
行名として「サン」が、支店名として「イ」がそれぞれ
入力され、これらの入力が手順Ｓ₁₁で判断され、「サ
ン」の発音で始まる銀行で、かつ、「イ」の発音で始ま
る当該銀行の支店の名称が「銀行名」および「支店名」
欄に、又、それら銀行支店名のコードが「銀行支店コー
ド」欄にそれぞれ配列表示される。なお、図４におい
て、「指」欄は銀行支店を指定するマーク「＊」を入力
する欄である。

【００２４】制御部２１は図４に示す画面を表示した
後、「＊」マークによる銀行支店の指定が入力されたか
否かを判断し（手順Ｓ₁₃）、入力されていない場合、手
順Ｓ₉〜手順Ｓ₁₃の処理を繰り返す。手順Ｓ₁₃の処理で
図４に示すように「＊」マークによる銀行支店の指定が
あったと判断された場合には、「送信」キーによる最初
の請求書の画面に戻る指示を待つ（手順Ｓ₁₄）。この指
示があれば指定された銀行支店の名称とコードを、検索
表の表示前の画面における「銀行支店」の欄に入力した
うえ、画面を検索表の表示前の画面に戻す（手順
Ｓ₁₅）。したがって、この画面では「銀行支店」の項目
欄にコードと名称が入力されていることになる。この画
面が図５に示されている。

【００２５】一方、手順Ｓ₈ で表示された検索表から分
類指示を行なわずに直接「銀行支店」の指定をした場
合、これが手順Ｓ₁₀で判断され、手順Ｓ₁₄の処理に移行
する。又、手順Ｓ₈ で検索表を表示した状態で「送信」
キーが操作された（戻り指示があった）場合には、もと
の画面に戻る。

【００２６】なお、上記の例では、「銀行支店」のコー
ドを検索する例について述べたが、その他のコード入力
項目についてのコード検索も同様に行なわれる。例えば
「勘定科目」のコードを検索する場合には当該「勘定科
目」の欄に「？」マークを入力し、制御部２１がこれを
判断して勘定科目コード情報記憶部２７から検索表を読
み出してこれを表示することになる。同様に、旅費請求
の場合には職制コード情報記憶部２８から検索表を読み
出してこれを表示することになる。

【００２７】このように、入力すべきコードが不明な場
合には、検索表を表示して所要のコードを検索し、これ
を指定するようにしたので、従来のように一旦入力操作
を中断し、コード表が記載された手許の冊子をめくって
所要のコードを探す必要はなく、入力操作を継続しなが
ら、かつ、単に指定のマークを入力するだけで容易に所
要のコード入力を行なうことができる。

【００２８】ところで、上記のような支払請求書は、金
額を除き他の項目の欄のコードや名称等の入力事項が同
一である場合がしばしば生じる。そして、このような請
求書についてその都度同じ入力、検索を行なうのは面倒
である。本実施例では、これに対処する機能を制御部２
１の機能に付加するものである。この機能を図２に示す
フローチャートおよび図６および図７の画面を示す図を
参照して説明する。

【００２９】ある支払請求書を作成した場合、支払金額
を除き、後日同一の支払請求書を作成する可能性がある
と判断したとき、例えば、業務上の折衝をレストランで
行なった場合、今後も当該支払請求書における支払先と
なっている当該レストランへの支払が生じる可能性があ
ると判断したとき、支払請求書の「登区」の項目欄にデ
ータ「１」を入力する。このデータが入力されると、制
御部２１は画面に表示されている支払請求書のデータを
そのまま入力済支払請求書記憶部２５へ格納する。この
格納は、支払請求書の様式別に分類して行なわれ、格納
された支払請求書には呼出Ｎｏが付される。

【００３０】この状態で、新たな支払請求書の作成時、
この支払請求書がさきに登録したものと金額を除いて同
じである場合には、操作者は図２に示す手順Ｓ₂ で表示
された支払請求書の「呼出Ｎｏ」の項目欄に「？」マー
クを入力する。なお、呼出しＮｏが判っている場合には
当然その番号を入力することになる。制御部２１は図２
に示す手順Ｓ₇ でこれを判断し、入力済支払請求書記憶
部２５から登録されている支払請求書のうちの現画面の
支払請求書と同一様式のものの一覧表（入力済支払請求
書一覧検索表）を読み出し、表示する（手順Ｓ₁₆）。こ
の入力済み支払請求書一覧検索表が図６に示されてい
る。この図に示されるように、「呼出Ｎｏ」、「登録内
容」が「指」欄とともに表示される。この場合、登録内
容における「振込口座指定業者」は例えば前述のレスト
ランに相当し、その後に付されたコードは当該レストラ
ンを表すコードである。

【００３１】次に制御部２１は、戻り指示（「送信」キ
ーの入力）があるか否か（手順Ｓ₁₇）、指定（該当欄へ
の「＊」マークの入力）があるか否か（手順Ｓ₁₈）を判
断する処理を繰り返し、戻り指示があれば表示を最初の
画面に戻し、図６に示すように「＊」マークによる指定
があれば戻り指示を待ち（手順Ｓ₁₉）、この指示があれ
ば、指定された支払請求書を画面に表示する（手順
Ｓ₂₀）。このようにして表示された画面が図７に示され
ている。この画面の金額欄に所要の金額を入力すれば支
払請求書の入力は完了する。

【００３２】このように、使用頻度の大きい支払請求書
（作成済みのもの）を入力済み支払請求書記憶部２５に
登録しておき、同じ支払請求書を作成するときこれを呼
び出して表示するようにしたので、同種の支払請求書の
作成を迅速に行なうことができる。

【００３３】なお、上記実施例の説明では、説明を容易
にするためコード記入項目を省略した支払請求書を例示
して説明したが、これらコード記入項目以外の項目があ
っても、これに対応するコード情報記憶部を設けること
により、上記実施例と同様に対処できるのは明らかであ
る。又、上記実施例の説明では、戻り指示を待って画面
を戻すようにする例について説明したが、検索表におけ
る指定があれば直ちに画面を戻すようにしてもよい。さ
らに、各種マークには支払請求書の各項目の入力におい
ては使用しないことが確実なものであればどのようなマ
ークや符号を使用しても差し支えないのは当然である。

【００３４】

【発明の効果】以上述べたように、本発明では、入力す
べきコードが不明な場合には、対照表を表示して当該コ
ードを検索し、これを指定するようにしたので、従来の
ように一旦入力操作を中断してコード表が記載された冊
子をめくって所要のコードを探す必要はなく、入力操作
を継続しながら、かつ、単に指定のマークを入力するだ
けで容易にコード入力を行なうことができる。又、使用
頻度の大きい支払請求書（作成済みのもの）を入力済み
支払請求書記憶部に登録しておき、同じ支払請求書を作
成するときこれを呼び出して表示するようにしたので、
同種の支払請求書の作成を容易かつ迅速に行なうことが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例に係る伝票データ入力システム
のブロック図である。

【図２】図１に示すシステムの動作を説明するフローチ
ャートである。

【図３】図１に示すシステムで使用される支払請求書の
様式例を示す図である。

【図４】図１に示すシステムで使用される検索表の例を
示す図である。

【図５】図１に示すシステムで使用される支払請求書の
入力例を示す図である。

【図６】図１に示すシステムで使用される既登録支払請
求書の検索表の例を示す図である。

【図７】図１に示すシステムで使用される既登録支払請
求書の例を示す図である。

【図８】図１に示すシステムが使用される全体の構成図
である。

【図９】図８に示すシステムで使用される支払請求書の
様式例を示す図である。

【符号の説明】

１２ａ支社各部署コンピュータ端末２１制御部２２入力部２３表示部２４請求書様式記憶部２５入力済支払請求書記憶部２６銀行コードデータ記憶部２７勘定科目コード情報記憶部２８職制コード情報記憶部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】所要のコードを記入すべき項目が定めら
れた複数の伝票様式を格納する伝票様式記憶部から必要
な伝票様式を取り出して表示部に表示し、各項目に所要
コードを入力する伝票データ入力システムにおいて、前
記各項目のうちの所定の項目について、記入すべきコー
ドとそのコードに対応する名称より成る対照表が格納さ
れた対照表記憶部と、前記所定の項目が指示されたとき
その項目の前記対照表を前記表示部に表示する対照表表
示手段と、当該表示部に表示された前記対照表における
前記記入すべきコードが指示されたときそのコードを前
に指示された所定の項目に入力するコード入力手段とを
設けたことを特徴とする伝票データ入力システム。
【請求項２】請求項１において、前記所定の項目の指
示は、その項目のコード記入欄に特定のマークを入力す
ることにより行うことを特徴とする伝票データ入力シス
テム。
【請求項３】請求項１において、前記対照表表示手段
は、前記対照表の前記名称とこれに対応するコードのう
ちの指示された符号に属するもののみ抽出して表示する
ことを特徴とする伝票データ入力システム。
【請求項４】請求項３において、前記符号は、前記名
称の発音文字であることを特徴とする伝票データ入力シ
ステム。
【請求項５】所要のコードを記入すべき項目が定めら
れた複数の伝票様式を格納する伝票様式記憶部から必要
な伝票様式を取り出して表示部に表示し、各項目に所要
コードを入力する伝票データ入力システムにおいて、各
伝票様式毎に前記各項目のうちの所定の項目の記入欄に
所要の事項が入力されている伝票をこれに対応する呼出
し番号とともに格納する入力済伝票記憶部と、前記表示
部に必要な伝票様式が表示され、その伝票様式の所定欄
に前記呼出し番号が入力されたとき前記入力済伝票記憶
部から当該呼出し番号に対応するコード入力済の伝票様
式を取り出して表示する表示手段とを設けたことを特徴
とする伝票データ入力システム。