JPH06284145A - Electronic mail system - Google Patents

Electronic mail system

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Publication number
JPH06284145A
JPH06284145A JP5068773A JP6877393A JPH06284145A JP H06284145 A JPH06284145 A JP H06284145A JP 5068773 A JP5068773 A JP 5068773A JP 6877393 A JP6877393 A JP 6877393A JP H06284145 A JPH06284145 A JP H06284145A
Authority
JP
Japan
Prior art keywords
mail
transmission
means
history
reception
Prior art date
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Pending
Application number
JP5068773A
Other languages
Japanese (ja)
Inventor
Takeshi Ogaki
Nobuhisa Yoda
信久 依田
武史 大垣
Original Assignee
Toshiba Corp
株式会社東芝
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Toshiba Corp, 株式会社東芝 filed Critical Toshiba Corp
Priority to JP5068773A priority Critical patent/JPH06284145A/en
Publication of JPH06284145A publication Critical patent/JPH06284145A/en
Application status is Pending legal-status Critical

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Abstract

PURPOSE: To provide a mail system capable of making high speed transmission reception and prevent the event of repetitive transmission.
CONSTITUTION: Each of 1st and 2nd electronic devices having a transmission reception function includes at least one user terminal equipment 11 connecting to a mail server 18A, and the mail server has a reception mail storage means 25 relating to a connected terminal equipment, a transmission management means 221 managing a mail transmission and reception history, a reception management means 222, a means 111 generating transmission management information representing a mail content, a means 26 collating the transmission management information and a mail transmission history to confirm whether or not the mail transmission history is in existence, a means 22 sending the transmission management information to a transmission destination mail server when the transmission history is in existence, a means 222 collating a history of the transmission means 22 with a mail reception history when no transmission history is in existence to confirm whether or not the reception history is in existence, and a means 26 extracting a corresponding mail from the reception mail storage means to send it to a designated user terminal equipment when the mail reception history is in existence.
COPYRIGHT: (C)1994,JPO

Description

【発明の詳細な説明】 DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION

【0001】 [0001]

【産業上の利用分野】この発明は、画像などの大量の情報をメールとして送受信するメールシステムに関する。 BACKGROUND OF THE INVENTION This invention relates to a mail system to send and receive large amounts of information, such as images as e-mail.

【0002】 [0002]

【従来の技術】近年、例えばLAN等を介した分散環境での情報処理システムの発展がめざましい。 In recent years, for example, remarkable development of information processing systems in a distributed environment via a LAN or the like. たとえば、 For example,
電子メールシステムにおいては、複数の利用者の間でメール書類を電子的に送受信することが可能であり、情報の伝達の効率化と高速化に貢献してきている。 In the electronic mail system, it is possible to electronically send and receive mail documents among a plurality of users, and has contributed to more efficient and faster transfer of information. 電子メールシステムでは、ある利用者がテキストや画像、さらにグラフィックス情報を送信先となる利用者を指定することによりLANを介して送信先の利用者に転送することができる。 The e-mail system may be in the user transfers the text and images, further user of the transmission destination through the LAN by specifying the user to which to send the graphics information.

【0003】 [0003]

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、例えば同じ内容を持つ画像データ等、大容量からなる情報を送受信すると、送信側そして受信側共に有限な資源であるメモリを大幅に消費してしまい、テキストなどのデータと比較して非効率的であった。 However [0007], for example, image data or the like having the same contents, when to send and receive information consisting of large capacity memory will greatly consume a sender and recipient both finite resources, text It was inefficient in comparison with data, such as. さらに、大容量のデータがLAN等のネットワークを介して転送されるために、 Furthermore, since a large amount of data is transferred via a network such as a LAN,
より長い通信時間を要していた。 It takes a longer communication time. このように、大容量の情報からなる画像データ等をメールとして送るときに高速に送れないという問題があり、改善を求められていた。 Thus, there is a problem that can not be sent at high speed when sending image data or the like consisting of a large amount of information as the mail, has been desired to improve.

【0004】さらなる課題として、送信者側の操作ミスにより同一の情報を同一の送信先に複数回送信してしまうことがあり、このミスを送信前に送信者に警告することが求められていた。 [0004] As a further problem, may inadvertently send multiple of the same information to the same destination by operating mistake sender, it has been desired to alert the sender this mistake before transmission . ミスしたと勘違いして複数回送ってしまったり、わざわざ送信履歴を確認する手間が掛り、これらの非効率的な操作を省けるシステムが求められていた。 Or I send multiple times with misunderstanding and missed, it takes a long time to confirm the bother transmission history, a system that Habukeru these non-efficient operation has been demanded.

【0005】そこで本発明では、メモリを有効活用することにより、より多くのメールを高速に送受信できるとともに、同一メールを繰り返し送る事態を未然に防止できるメールシステムを提供することを目的とする。 [0005] Therefore, in the present invention, by effectively using the memory, and an object with more mail can be transmitted and received at high speed, to provide a mail system that can prevent a situation in which repeatedly send the same mail in advance.

【0006】 [0006]

【課題を解決するための手段】この発明は上記の課題を解決するために、メール送信受信機能を有する電子装置を有する電子メールシステムであって、前記電子装置は、送信しようとするメールについて、それと同一の内容を持つ情報が送信先にあるか否かを確認する手段と、 SUMMARY OF THE INVENTION The present invention in order to solve the above problems, an electronic mail system having an electronic device having a mail transmission reception function, the electronic device, the e-mail to be transmitted, means for information having the same content to confirm whether the destination therewith,
送信先にあるときは送信しようとするメールの内容を表わす送信管理情報を送信先に送る手段と、送信先にないときは前記メールを送信する手段と、を具備したことを特徴とする電子メールシステムを提供するものである。 E-mail, characterized in that the means for sending the transmission management information when in the destination represents the contents of the mail to be sent to the destination, when not in the destination is provided with a means for transmitting the email it is intended to provide a system.

【0007】更にこの発明は、夫々がメール送信受信機能を有する少なくとも第1、第2の電子装置を有する電子メールシステムであって、前記第1、第2の電子装置は夫々、受信メール保管手段と、メール送信履歴を管理する送信管理手段と、メール受信履歴を管理する受信管理手段と、送信しようとするメールの内容を表わす送信管理情報を生成する手段と、この送信管理情報と送信管理手段で管理されているメール送信履歴とを照合して送信しようとするメールについてメール送信履歴があるか否かを確認する手段と、メール送信履歴があったときは送信しようとするメールの内容を表わす送信管理情報を送信先に送る手段と、メール送信履歴がないときは前記メールを送信する手段と、送信元から送られた前記送信しようとするメー Furthermore this invention, at least a first is respectively having a mail transmission reception function, an electronic mail system having a second electronic device, the first, second electronic device respectively, received mail storage means When the transmission management means for managing mail transmission history, a reception management unit for managing the received mail history, means for generating a transmission management information representing the contents of the mail to be sent, the transmission management information and transmission management means represents in the means for checking whether or not there is a mail transmission history for mail to be transmitted by matching the mail transmission history being managed, the content of the mail to be sent when there is a mail transmission history mail to a means for sending the transmission management information to a destination when there is no mail transmission history and means for transmitting the mail, attempts the transmission was sent from a source の内容を表わす送信管理情報と受信管理手段で管理されているメール受信履歴とを照合してメール受信履歴があるか否かを確認する手段と、メール受信履歴があったときは前記受信メール保管手段から対応するメールを取り出す手段と、を具備したことを特徴とする電子メールシステムを提供するものである。 And means for confirming whether or not there is a mail reception history by matching the received mail history for transmitting management information representing the contents and are managed by the reception management unit, the received mail storage is when a received mail history it is desirable to provide an electronic mail system, characterized by comprising means for retrieving the corresponding mail from means. 更にこの発明は、夫々がメール送信受信機能を有する少なくとも第1、第2の電子装置を有する電子メールシステムであって、前記第1、第2の電子装置は夫々、メールサーバとこのメールサーバに接続された少なくとも一つの利用者端末を含み、前記メールサーバは、それに接続された利用者端末に関わる、受信メール保管手段と、メール送信履歴を管理する送信管理手段と、メール受信履歴を管理する受信管理手段と、送信しようとするメールの内容を表わす送信管理情報を生成する手段と、この送信管理情報と送信管理手段で管理されているメール送信履歴とを照合して送信しようとするメールについてメール送信履歴があるか否かを確認する手段と、 Furthermore the present invention, at least a first is respectively having a mail transmission reception function, an electronic mail system having a second electronic device, the first, second electronic device respectively, and the mail server to the mail server includes at least one user terminal is connected, the mail server is involved in the user terminal connected thereto, to manage the received mail storage means, and transmission management means for managing mail transmission history, the received mail history a reception management means, means for generating a transmission management information representing the contents of the mail to be sent, the e-mail to be transmitted by matching the mail transmission history managed by the transmission management information and transmission management means and means for confirming whether or not there is a mail transmission history,

【0008】メール送信履歴があったときは送信しようとするメールの内容を表わす送信管理情報を送信先のメールサーバに送る手段と、メール送信履歴がないときは前記メールを送信する手段と、送信元から送られた前記送信しようとするメールの内容を表わす送信管理情報と受信管理手段で管理されているメール受信履歴とを照合してメール受信履歴があるか否かを確認する手段と、メール受信履歴があったときは前記受信メール保管手段から対応するメールを取り出して送信先の利用者端末に送る手段と、を具備したことを特徴とする電子メールシステムを提供するものである。 [0008] means for sending the transmission management information representing the content of the mail to be sent to the destination mail server is when there is an e-mail transmission history, when there is no mail transmission history and the means for transmitting the e-mail, send and means for confirming whether or not there is a mail reception history by matching the received mail history managed by the transmission management information and reception management means that represents the contents of the mail to be the transmission sent from the source mail when there is a reception history is to provide an electronic mail system, characterized by comprising a means for sending to the user terminal of the transmission destination takes out the mail corresponding from the received mail storage means.

【0009】 [0009]

【作用】複数の利用者間で情報を電子メールとして送受信するシステムにおいて、最初に送信されたときは情報を受信側で保管しておき、次に情報を送るときにそれが以前に送ったものと同一であるか否かをメール送受信履歴を調べて決定し、同一のときは保管されている情報を特定出来る送信管理情報を送って情報本体は送らず、送られるべき情報を受信側で保管されているものから取り出す事により、重複送信を避け、メモリの無駄を省く。 [Action] In a system for transmitting and receiving information between a plurality of users as e-mail, the first time sent Store the information on the receiving side, which it has previously sent the next time sending information stored at whether the same determined by examining the mail transmitting and receiving history, the same information main body sends the transmission management information which can identify the information that is stored when the not transmitted, receiving the information to be transmitted side by taking out from those that are, to avoid duplication transmission, eliminating waste of memory.

【0010】 [0010]

【実施例】以下、本発明の一実施例について、図面を参照して説明する。 EXAMPLES Hereinafter, an embodiment of the present invention will be described with reference to the drawings.

【0011】まず、図1では本発明における一実施例の画像メールシステムにおける概念構成を示している。 [0011] First, shows the conceptual arrangement of the image mail system of an embodiment of the present invention in FIG. 利用者端末11〜17は、画像メールを送受信し編集するために利用者11A〜17Aが利用する端末であり、それぞれ画像を表示し、利用者からの入力を受け付ける機能を備える。 User terminal 11 to 17 is a terminal user 11A~17A utilizes to send and receive image mail editing, each displaying an image, a function of accepting input from a user. それぞれの利用者端末11、12はメールサーバ18Aに、利用者端末13、14はメールサーバ18Bに、利用者端末15、16、17は、メールサーバ18Cに接続されている。 Each user terminal 11, 12 to the mail server 18A, the user terminal 13, 14 to the mail server 18B, the user terminal 15, 16, 17 is connected to the mail server 18C. なお、本実施例では、利用者は夫々いずれか1つのメールサーバに所属するものとする。 It should be noted that, in the present embodiment, the user is assumed to belong to each one of the mail server.

【0012】メールサーバ18A〜18Cは、メール送受信制御、メールデータ管理、ニュースの送受信制御、 [0012] The mail server 18A~18C is, mail transmission and reception control, e-mail data management, transmission and reception control of the news,
利用者の組織情報の管理などの機能を備え、利用者端末11〜17を介して利用者から要求されるメール処理を実行し、LAN19を介して利用者端末11〜17相互間のメール送受信、ニュースサーバ20からの情報の受信を行う時に用いられる。 Features such as the management of the organization information of the user, and executes the mail processing requested from the user via the user terminal 11 to 17, the user terminal 11 to 17 mail transmitting and receiving between each other via the LAN 19, It used when performing the reception of information from the news server 20.

【0013】図2に本実施例におけるメールサーバ18 [0013] The mail server 18 in this embodiment is shown in FIG 2
A〜18Cの内部概略構成を示す。 Shows the internal schematic configuration of A~18C. ここでは、代表してメールサーバ18Aについて示すが他のメールサーバ1 Here, it is shown for the mail server 18A on behalf of other mail server 1
8B、18Cについても同様に構成されている。 8B, and it is configured similarly about 18C. メールサーバ18Aは、利用者組織情報管理部21、メール配布制御部22、ニュース送受信制御部23、他サーバ通信部24、メールサーバ内部書類管理部25、利用者アクセス制御部26、利用者情報管理部27、そして利用者個人用書類管理部28を含む。 The mail server 18A, the user organization information management section 21, mail distribution controller 22, news transmission and reception control unit 23, the other server communication unit 24, the mail server internal document management unit 25, the user access control section 26, user information management part 27, and includes a user's personal document management unit 28. 利用者組織情報管理部21は、本メールシステムの利用者の組織上の所属部署名など、組織構成を管理する。 User organization information management unit 21, such as the department name on the organization of the user of the mail system, to manage the organizational structure.

【0014】メール配布制御部22は、メールの送受信処理を制御する。 [0014]-mail distribution control unit 22, to control the process of transmitting and receiving e-mail. メール送信時には、利用者端末で形成されたメールの封筒情報に基づき、メールを送信する。 During mailing, based on the mail envelope information formed by the user terminal, it transmits the mail.
一方、メール受信時には、接続されている利用者(ここでは利用者端末11または12)に対してメール到着を通知する。 On the other hand, at the time of mail reception, it notifies the mail arrives for a user connected (user terminal 11 or 12 in this case). メール配布制御部22は、このメールサーバ18Aに接続されている利用者端末11、12に関するメール送信履歴テーブル221とメール受信履歴テーブル222を備える。 Mail distribution controller 22 includes a mail transmission history table 221 and the received mail history table 222 regarding the user terminal 11, 12 connected to the mail server 18A. ニュース送受信制御部23は、同一のメールを複数の利用者、即ち送信先に配送する機能を実現している。 News transmission and reception control unit 23, the same e-mail multiple users, that is, to realize the function of delivery to the destination.

【0015】他サーバ通信部24は、異なるメールサーバに属する利用者間のメール送受信の際に、メールデータをLAN19を介してメールサーバ間で通信する機能を備える。 [0015] Other server communication unit 24, when the mail transmitting and receiving between users belonging to a different mail server includes a mail data through the LAN19 ability to communicate between mail servers.

【0016】メールサーバ内部書類管理部25は、このメールサーバ18Aで受信するメールデータの書類単位にメールサーバ18Aの内部データとしてメールデータメモリ251で管理する。 [0016] The mail server internal document management section 25 manages a friend data memory 251 as the internal data of the mail server 18A mail server 18A to the document unit of the mail data to be received by. 受信したメールデータはメモリ251に格納され、受信者によるデータ書き込みや変更を禁止しており、変更が必要な場合はデータをコピーするように設定されている。 Received mail data is stored in the memory 251, and prohibits data writing and changes by the recipient when a change is required is configured to copy the data.

【0017】利用者アクセス制御部26は、利用者端末11、12との接続を制御し、利用者11A、12Aからのメール処理要求の受信、それに対する処理結果やエラー等を通知する。 [0017] The user access control unit 26 controls the connection between the user terminal 11, the user 11A, the reception of the mail processing requests from 12A, and sends the processing result or an error, etc. thereto. 利用者情報管理部27は、メールシステムを利用する際の利用者情報を管理するもので、そのための利用者管理テーブル271を備える。 User information management unit 27 is for managing user information when using the mail system includes a user management table 271 for that purpose.

【0018】利用者個人用書類管理部28は、メール等のデータを利用者が任意に変更するための環境を提供する。 [0018] The user personal document management unit 28, which provides an environment for user data such as e-mail to change arbitrarily. 例えば受信したメールの内容を受信者が変更する場合には、メールサーバ内部書類管理部25で管理されているメモリ251内の受信メールデータを個人管理文書データベース281にコピーして、それ以降、利用者個人用書類管理部28で変更可能のデータとして管理する。 For example if the recipient of the contents of the received mail change, copy the received mail data in memory 251 that is managed by the mail server internal document management unit 25 in the personal management document database 281, and the subsequent utilization to manage as a change possible of the data in the person personal document management unit 28.

【0019】また、図2では利用者端末11を例にとり、利用者アクセス制御部26との接続時の利用者端末11での処理概念構成を示している。 Further, taking an example user terminal 11 in FIG. 2 shows the processing concept configuration at the user terminal 11 at the time of connection with the user access control section 26. 利用者端末11にはメールサーバアクセス制御部111が設けられ、利用者アクセス制御部26と通信する。 Mail server access control unit 111 is provided to the user terminal 11, communicates with the user access control section 26. メール作成部112 E-mail creation unit 112
では、利用者端末ローカルデータベース114を参照し、送信するメールの本体データと送信管理情報、すなわち封筒情報を作成する。 Now, with reference to the user terminal local database 114, transmission management information and mail body data to be transmitted, namely to create an envelope information. 封筒情報を作成するために、 In order to create the envelope information,
送信封筒テーブル113を備えている。 And a transmission envelope table 113. さらに、利用者端末11には利用者からの処理要求を入力するためのデバイスや表示出力デバイスなどを制御する入出力制御部115を備える他、表示装置としての図示しないCRT Furthermore, addition to the user terminal 11 with the input-output control unit 115 for controlling the devices and display output device for inputting a processing request from a user, CRT (not shown) as a display device
を備えている。 It is equipped with a.

【0020】図3では、メールを送信するためにメール作成部112が使用する送信管理用の送信封筒テーブル113に格納されている、メール作成用データ構成図の一例としての100ページからなる送信管理情報の構成を示している。 [0020] In Figure 3, the transmission consists of 100 pages as an example of the transmission is stored in the envelope table 113, the mail generation data configuration diagram of a transmission management mail creating unit 112 is used to send mail management shows the configuration of the information.

【0021】まず、メール送信先利用者数項目では、メールを送信する宛先の利用者の数を記載し、メール送信先利用者名リストではメール送信先となる利用者の名のリストを持つ。 [0021] First, in the e-mail destination user number of items, described a number of the destination of the user to send mail, the e-mail destination user name list with a list of the user's name to be the e-mail destination. メール送信元利用者名項目では、メールの送信元となる利用者名(ここではりようしゃ11A) In the e-mail source user name field, the user name of the e-mail of the sender (in this case the beam pardon 11A)
がある。 There is. メール種別オプション項目では、例えば速達や遅延発送などのメールの種別に関する情報を記述する。 In the e-mail type option item, for example, describes the information about the e-mail of the type such as express or delay shipment.
メール全データサイズ項目では、本データ構成全体のサイズを記述する。 E-mail In the full data size item, describing the size of the entire data structure. 全ページ数項目では、メール本体データに含まれるページ数を示す。 In full-page number of items, it shows the number of pages to be included in the mail body data. ページ内部のデータの記述構成として、まず、ページ番号、データ種別(非圧縮画像、圧縮画像、テキストなど)に続き、データサイズとデータファイル名を記述する。 As described configuration page internal data, first, the page number, which describes the data type (non-compressed image, the compressed image, text, etc.) Following the data size and data file name. メール作成部112はこの構成で送信管理情報を作成し、利用者アクセス制御部26を介してメール配布制御部22に送る。 Mail creation section 112 creates the transmission management information in this configuration, write to the mail distribution controller 22 via a user access control section 26.

【0022】図4では、メール配布制御部22がメールを配布する際に使用する送信メール・配布用データ構成図を示した。 [0022] In Figure 4, mail distribution controller 22 indicates a transmission mail distribution data structure diagram used to distribute the mail. 図3の作成用データ構成図との相違点として、データ種別にリンク制御という特殊なデータがある。 As differences from the creation data configuration diagram of FIG. 3, there is a special data called Link Control data type. リンク制御の対象となるページのデータの実体は、 The substance of the data of the page to be link control,
すでに送信先メールサーバに存在し、データリンク情報として、その送信先メールサーバ内でメール実体データが格納されているファイル名が設定されている。 Already present in the destination mail server, as the data link information, the file name mail entity data is stored in the destination mail server is configured. このデータは本発明の重要部分で有り、このデータを利用することにより、すでにデータの実体が送信先メールサーバに存在する場合は、データ実体をメールサーバ間で転送する必要がなくなるという効果が得られる。 This data is available in the critical part of the present invention, by utilizing this data, already if actual data is present in the destination mail server, obtain the effect of it is not necessary to transfer data entities between mail servers It is.

【0023】図5では、利用者管理テーブル271の一例を示した。 [0023] In Figure 5, an example of the user management table 271. このテーブル271は利用者情報管理部2 This table 271 is user information management unit 2
7が管理し、テーブルの項目として利用者名とその利用者が所属するメールサーバ名が含まれる。 7 is management, user name and the user is included in the mail server name that belongs as an item in the table. このテーブルを参照することにより、メールの送信先利用者が所属するメールサーバ名を得ることができる。 By referring to this table, it is possible to obtain a mail server name to e-mail of the destination user belongs.

【0024】図6では、メール送信履歴管理テーブル2 [0024] In Figure 6, e-mail transmission history management table 2
21をメールサーバ18Aの場合を例として示した。 21 shows the case of the mail server 18A as an example. メール配布制御部22はこのテーブル221を利用してメールの送信履歴を管理する。 Mail distribution controller 22 manages the mail transmission history of using this table 221. メールのデータが複数である場合は、メール内各ページについて列を生成する。 If the mail data is plural, it generates a column for each within-mail page. このテーブル221に含まれる項目として、例えば、送信時刻、送信先メールサーバ名、送信先利用者名、送信元利用者名、メール管理用のシリアル番号、送信するページの番号、送信したデータの実体を示すファイル名、メールデータとして利用した送信元利用者ファイル名(オリジナルファイル名)、そして送信処理が正常に完了したかエラーが生じたかを記述する項目がある。 As an item to be included in this table 221, for example, the transmission time, the destination mail server name, the destination user name, the source user name, serial number of e-mail management, number of pages to be sent, the entity of the transmitted data file name indicating the transmission source user file name that you use as a mail data (original file name), and transmission process is an item that describes what has occurred is whether the error was successful.

【0025】例えば、最上行の場合、それが1:00に送信が開始され、送信先メールサーバ名Zに所属する利用者Gに利用者Aから送られたメールX100の第1ページ目を示している。 [0025] For example, in the case of the top row, it is sent at 1:00 is started, shows the first page of the destination mail server name Email X100 that was sent to the user G from the user A belonging to the Z ing. そのデータの実体は送信元利用者ファイル、myfile 0を利用して送信され、送信元メールサーバ18AのファイルX100.1というファイルに送信履歴として保管されていることを示している。 Entity of the data source user file, transmitted using the myfile 0, indicates that that is stored as a transmission history in a file called file X100.1 of the sending mail server 18A.

【0026】図7では、メール受信履歴管理テーブル2 [0026] In FIG. 7, received mail history management table 2
22を示している。 Shows the 22. このテーブル222に含まれる項目としては、受信時刻、送信元メールサーバ名、送信元利用者名、送信先利用者名、メールシリアル名、ページ番号、受信したデータの実体を格納したデータファイル名、受信処理の正常完了を示す項目がある。 The items included in this table 222, the reception time, sender mail server name, the source user name, the destination user name, e-mail serial name, page number, the name of a data file to store the entity of the received data, an item indicating the normal completion of the reception process.

【0027】図8では、メールサーバ内部書類管理部2 [0027] In Figure 8, the mail server internal document management unit 2
5が管理するメモリ251内の内部書類管理テーブルの一例を示した。 5 shows an example of the internal document management table in the memory 251 to manage. このテーブルに含まれる項目として、それぞれの受信メールデータが格納されているファイル名とそのファイルを参照している受信メールの数(リンク数)を記述する項目がある。 As items included in this table, an item that describes the number of received mail file name each of the received mail data is stored to be referring to the file (number of links). メールサーバ18Aのメモリ容量の都合上、送受信履歴を削除する必要がある場合も、削除禁止の項目をFALSEとして、リンク数が1 For the convenience of the memory capacity of the mail server 18A, even if there is a need to remove the transmission and reception history, an item of deletion is prohibited as FALSE, the link number 1
以上のファイルは削除出来ないように設定してある。 Or more of the file is set so as not to be deleted. また、このテーブルでは、ファイルのデータサイズを管理する項目もあり、送受信するメールのデータ実体について、サイズが同一である場合には、更に、そのデータ実体を比較し、同一の場合には利用者に通知することができるようになっている。 Further, in this table, some items for managing the data size of the file, the email data objects transmitted and received, if the size is the same, further, it compares the data entities, if the same the user thereby making it possible to notify the. さて、本発明の一実施例によるシステムでメールを送信する場合の一例を図9ないし図12を参照して説明する。 Now, an example of sending a mail system according to an embodiment of the present invention with reference to FIGS. 9 to 12.

【0028】まず、例えば利用者Aが利用者端末11を用い、入出力制御部115よりメール作成部112に対してメールを作成する要求を発生すると、メール作成部112は、利用者Aに対してメールの送信先やメール内各ページ等を設定させることにより、図3に示した送信メール作成用データ構成に準拠したメールの送信管理情報(封筒情報ともいう)を作成する。 Firstly, for example, user A using the user terminal 11, when generating a request to create a mail to the mail creation section 112 from the output control unit 115, a mail creation section 112, with respect to user A Te by setting the mail destination and mail in each page or the like, to create a transmission management information mail conforming to send mail creating data structure shown in FIG. 3 (also referred to as envelope information). メール作成中の表示例を図11に示した。 The display examples in the mail creation shown in FIG. 11. 送信管理情報が完成すると、メール作成部112は、送信管理情報をメールサーバの利用者アクセス制御部26にメール送信要求として転送する。 When the transmission management information is completed, the mail creating unit 112 transfers the transmission management information to the user access control unit 26 of the mail server as a mail transmission request. 利用者アクセス制御部26は、送信管理情報をメール配布制御部22に送る。 User access control section 26, sends the transmission management information to the mail distribution control unit 22. メール配布制御部22は、この封筒送信管理情報とメール送信履歴テーブル221とを比較し、メールに含まれる各ページごとに、そのデータを過去に同一メールサーバに対して送信したかを判定する。 Mail distribution control unit 22 determines whether the envelope compares the transmission management information and the mail transmission history table 221, for each page included in the mail, sent to the same mail server the data in the past. 即ち、メール送信履歴テーブル221の「オリジナルファイル名」項目と送信管理情報内の各ページについてデータファイル名とを比較し、同一であるファイル名を抽出する。 In other words, compared with the data file name for each page of e-mail transmission "original file name" of the history table 221 in the item and transmission management information, to extract the file name is the same. こうして抽出したファイル名で格納されているデータは過去に送信した可能性があると判断できる。 Thus the data stored in the file name extracted can be judged that there is a possibility that transmitted in the past.

【0029】同一であるファイル名が存在する場合、メール配布制御部22は、これらのファイルについてファイル最終修正時刻がメール送信時刻と同じか古いかについて、利用者個人用書類管理部28に問い合わせる。 [0029] If the same in a file name exists, mail distribution control unit 22, the file last modification time for these files is about the same or whether the old with the mail transmission time, query the user's personal document management unit 28.

【0030】該当するファイルが存在する場合、そのファイル内データを使用したページは、メール送信履歴テーブル221で記録されていたページと同一であると判断できる。 [0030] If the corresponding file exists, it can be determined the page using the file in the data, to be the same as the page which was being recorded in the mail transmission history table 221.

【0031】そして、送信元メールサーバ18Aは、送信先メールサーバにたいしてこれらのデータを受信履歴として保持しているかどうかを問い合わせる。 [0031] Then, the transmission source mail server 18A inquires whether or not to hold these data as a reception history relative to the destination mail server. 即ち、送信元メールサーバ18Aは、これらのページのメールシリアル名とページ番号と送信元利用者名11Aを含む情報を送信先メールサーバに送り、同一のメールデータが送信先メールサーバ内に存在するかを問い合わせ、応答を待つ。 In other words, the transmission source mail server 18A sends the information, including e-mail serial name and the page number and the source user name 11A of these pages to the destination mail server, the same e-mail data exists in the destination mail server ask you, wait for a response. 問い合わせを受けた送信先メールサーバは、メール受信履歴テーブル222に相当するテーブルを検索し、該当するページがあるかを判定する。 Destination mail server that received the inquiry determines whether or not to search the table that corresponds to the received mail history table 222, there is a corresponding page. そのページが存在する場合、さらにそのページについての受信データファイルが存在しているかを内部書類管理テーブル25 If the page is present, the internal document management table 25 whether further received data file for that page is present
2に相当するテーブルを参照して確認する。 By referring to a table that corresponds to 2 to confirm. データファイルが存在していることを確認した時点で、要求のデータが送信先メールサーバに存在することが判定できたことになる。 When the data file has been confirmed to be present, data requests will be determined to be by to be present in the destination mail server. データファイルが存在すると、送信先メールサーバは、そのファイルの削除禁止フラグ(図8参照) When the data file exists, the destination mail server, deletion prohibition flag of the file (see Figure 8)
をTRUEと設定する。 The set and TRUE. このフラグを設定することにより、問い合わせ時から実際のメール送信までの間にファイルがなくなってしまうことを防止できる。 By setting this flag, it can be prevented from being lost files until the actual e-mail sent from the time of inquiry. データファイルの存在を確認した後、送信先メールサーバは、判定結果として、存在するデータについてそのデータを格納しているファイル名を送信元メールサーバ18Aに送る。 After confirming the existence of the data file, the destination mail server, as the determination result, and sends the file name that contains the data for the data that exists on the source mail server 18A. 送信元メールサーバ18Aは、データの存在確認ができたページについて送信管理情報を変更し、実体データのかわりにリンク制御情報を設定する。 Sending mail server 18A changes the transmission management information about the page that could existence confirmation of the data, to set a link control information instead of the actual data.

【0032】一方、データが送信先メールサーバに存在しないページについては、送信管理情報で指定されているオリジナルファイルからデータを読みだす。 [0032] On the other hand, the page where the data does not exist in the destination mail server, read the data from the original file that is specified in the transmission management information. このようにして、送信メール・配布用データ構成に準拠したメールデータを生成する。 In this way, to generate the e-mail data that conforms to the outgoing mail distribution for data configuration. 配布用データを生成すると、メール配布制御部22は、メールを配送する。 When you generate the distribution data, mail distribution control unit 22, to deliver the mail.

【0033】利用者11Aから12Aにメールを送ることもできる。 [0033] It is also possible to send mail from the user 11A to 12A. この場合、送信先メールサーバ18Aが送信元メールサーバ18Aと同一となる。 In this case, the destination mail server 18A is the same as the sender mail server 18A. メール配布制御部22は、配布用データをメールサーバ内部書類管理部25に送る。 Mail distribution controller 22 sends the distribution data to the mail server internal document management unit 25. メールサーバ内部書類管理部25は、受信メールデータとしてメモリ251に保持し、利用者情報管理部27にメール到着を通知する。 Mail server internal document management unit 25 holds in memory 251 as a received mail data, notifies the mail arrives at the user information management section 27.

【0034】メールサーバ内部書類管理部25は、受信メールデータを解析し、データ種別に基づいてデータ実体をメモリ251に書き込む。 The mail server internal document management unit 25 analyzes the received mail data, and writes the data entity in the memory 251 based on the data type. このときに、データ種別がリンク制御である場合は、データリンク情報として記述されているファイル名を内部書類管理テーブル(図8)で検索し、そのファイルの参照数を1増やす。 At this time, when the data type is a link control, searches for a file name described as the data link information within the document management table (FIG. 8), increased by one the reference count for that file.

【0035】このように、本実施例によると、送信しようとするメールの各ページについてそのデータが過去にその送信元メールサーバから送信先メールサーバへ送信されたかを判定することができる。 [0035] Thus, according to this embodiment, it is possible to determine whether the data is transmitted from the transmission source mail server in the past to the destination mail server for each page of the mail to be transmitted.

【0036】同一のデータを送信しようとすると、たとえそれが異なる利用者が発信するメールのデータである場合も、そのデータが送信先のメールサーバに存在する限り、送信元メールサーバはそのデータの実体を送信しない。 [0036] When you try to send the same data, even if even if it is an e-mail of data that different users to send, as long as the data is present in the mail server of the destination, the source mail server of the data do not send the entity.

【0037】例えば、同一の利用者が、複数の利用者に対して、第1ページ目のみを利用者別に作成し、それ以降のページは同一である大量のページ数からなる書類を送信する場合、第2ページ目以降についてのデータは送信先の各メールサーバに対して1回のみ送信すれば良いことになり、メールサーバのメモリ資源を有効に活用できる。 [0037] For example, if the same user, for a plurality of users, to create only the first page for each user, the following pages it is to send a document consisting of a large number of the number of pages is the same , data for the second and subsequent pages will be may be transmitted only once for each mail server of the destination, it is possible to effectively utilize the memory resources of the mail server.

【0038】また、本実施例の変形例として、過去に同一の利用者から同一の送信先利用者へ同一のデータを送信しようとしたことを検出し、本人に通知することが可能となる。 Further, as a modification of this embodiment, detects that an attempt has been made to send the same data to the same destination user from the same user in the past, it is possible to notify the person. このようにして検出した結果を送信元利用者に通知することにより、業務における情報伝達の重複を削減することができる。 By notifying Thus the result of detection by the source user, it is possible to reduce the duplication of information communication in business. 通知の際の表示例を図12に示した。 A display example at the time of notification shown in FIG. 12. なお、本実施例では、1利用者が接続できるメールサーバは1つとしたが、これに限定するものではない。 In this embodiment, 1 is user mail server can connect to one, but the embodiment is not limited thereto.

【0039】さらなる実施例として、送信履歴として保持するデータについて、同一データについては1個のファイルで保管し、そのファイル名をメール送信履歴管理テーブル221で保持してそのファイルの参照数を増やすことが考えられる。 [0039] As a further example, the data to be retained as the transmission history, the same data is stored in one file, to increase the reference count of the file holding the file name in the mail transmission history management table 221 It can be considered. その結果、同一のデータを複数回任意の利用者に送信しても、送信元メールサーバでの送信履歴管理上では1つのデータのみを保持すればよく、 As a result, even when transmitting the same data to a plurality of times any user, on the transmission history management at the source mail server may be maintained only one data,
メモリを大幅節約できる。 The memory can be significant savings.

【0040】上述のように、一送信者が一送信先にメールを送信する場合に限らず、一送信者が同一の情報を例えば同報として複数の送信先にメールを送信する場合や、複数の送信者が一送信先にメールを送信する場合、 [0040] As described above, and if one sender is not limited to the case to send mail to one destination, to send mail to more than one destination to the same information one sender as a broadcast, for example, multiple If the sender can send mail to one destination,
さらには複数の送信者が複数の送信先に同一のメールを独立に送信する場合も検出することが可能となり、より効率の良いメールシステムを提供できる。 Further it is possible also to detect when a plurality of senders to transmit to multiple destinations with the same email independently can provide a more efficient mail system.

【0041】 [0041]

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、同一の情報を複数回にわたって送信する場合に、送信側のメールサーバのメモリ消費量を節約できる。 According to the present invention described above, according to the present invention, when transmitting the same information more than once, can save memory consumption of the mail server of the sender. さらに、利用者が情報を確実に送信したことを知ることができる。 Furthermore, it is possible to know that the user has reliably transmit information.
また、送受信装置での内部的なメモリの消費を節約し、 Also, to save internal memory consumption of the transmission and reception device,
より多くの情報を通信、蓄積できるばかりでなく、一利用者が同一の情報を複数回同一の利用者に対して送信することを削減できるので、業務での無駄な情報の量をおさえられ、業務処理全体の向上を得ることができる。 Communication more information not only can be accumulated, since one user can be reduced to send the same information to a plurality of times the same user, it is suppressed the amount of wasted information in business, it can be obtained to improve the overall work process.

【図面の簡単な説明】 BRIEF DESCRIPTION OF THE DRAWINGS

【図1】本発明による一実施例の電子メールシステムのブロック概念構成図。 Conceptual block diagram of an electronic mail system of an embodiment according to the invention; FIG.

【図2】本発明による電子メールシステムのソフトウェア概念構成図。 Software conceptual configuration diagram of an electronic mail system according to the present invention; FIG.

【図3】送信メール・生成用データ(送信管理情報)構成図。 [Figure 3] outgoing mail generation data (transmission management information) diagram.

【図4】送信メール・配布データ構成図。 [Figure 4] outgoing mail distribution data configuration diagram.

【図5】利用者管理テーブル図。 [Figure 5] The user management table view.

【図6】メール送信履歴管理テーブル図。 [6] The mail transmission history management table view.

【図7】メール受信履歴管理テーブル図。 [7] received mail history management table view.

【図8】内部書類管理テーブル図。 [8] internal document management table view.

【図9】本発明によるメール送信処理の概念的な流れ図。 [9] conceptual flow diagram of a mail transmission processing according to the present invention.

【図10】本発明によるメール送信処理の概念的な流れ図。 [10] A conceptual flow diagram of a mail transmission processing according to the present invention.

【図11】画面表示例図。 [11] screen display example Figure.

【図12】画面表示例図。 FIG. 12 is a screen display example Figure.

【符号の説明】 DESCRIPTION OF SYMBOLS

11〜17…利用者端末、18A、18B、18C…メールサーバ、19…LAN、20…ニュースサーバ、1 11 to 17 ... user terminal, 18A, 18B, 18C ... mail server, 19 ... LAN, 20 ... news server, 1
11…メールサーバアクセス制御部、112…メール作成部、113…送信封筒テーブル、114…端末データベース、25…メールサーバ内部書類管理部、251… 11 ... mail server access control unit, 112 ... mail generating section, 113 ... transmission envelope table 114 ... terminal database, 25 ... mail server internal document management unit, 251 ...
受信メールデータメモリ、221…メール送信履歴テーブル、222…メール受信履歴テーブル。 Received mail data memory, 221 ... e-mail transmission history table, 222 ... received mail history table.

Claims (3)

    【特許請求の範囲】 [The claims]
  1. 【請求項1】 メール送信受信機能を有する電子装置を有する電子メールシステムであって、前記電子装置は、 送信しようとするメールについて、それと同一の内容を持つ情報が送信先にあるか否かを確認する手段と、 送信先にあるときは送信しようとするメールの内容を表わす管理情報を送信先に送る手段と、 送信先にないときは前記メールを送信する手段と、 を具備したことを特徴とする電子メールシステム。 1. A mail system having an electronic device having a mail transmission reception function, the electronic device, the e-mail to be transmitted, information therewith having the same content whether the destination wherein means for confirming, means for sending the management information representing the contents of the mail to be sent to the destination when in the destination, that when there is no the destination was and means for transmitting the email e-mail system that.
  2. 【請求項2】 夫々がメール送信受信機能を有する少なくとも第1、第2の電子装置を有する電子メールシステムであって、前記第1、第2の電子装置は夫々、 受信メール保管手段と、 メール送信履歴を管理する送信管理手段と、 メール受信履歴を管理する受信管理手段と、 送信しようとするメールの内容を表わす送信管理情報を生成する手段と、 この送信管理情報と送信管理手段で管理されているメール送信履歴とを照合して送信しようとするメールについてメール送信履歴があるか否かを確認する手段と、 メール送信履歴があったときは送信しようとするメールの内容を表わす送信管理情報を送信先に送る手段と、 メール送信履歴がないときは前記メールを送信する手段と、 送信元から送られた前記送信しようとするメールの内容を Wherein at least a first respective has a mail transmission reception function, an electronic mail system having a second electronic device, said first, second electronic device respectively, received mail storage means, mail a transmission management means for managing the transmission history, the reception management unit for managing the received mail history, means for generating a transmission management information representing the contents of the mail to be transmitted is managed by the transmission management information and transmission management means and means for confirming the mail to be sent to the mail transmission history are collated to whether or not there is a mail transmission history, the transmission management information when a mail transmission history represents the contents of the mail to be sent and means for sending to the destination and means when there is no mail transmission history is to send the e-mail, the contents of the mail to try the transmission sent from the source わす送信管理情報と受信管理手段で管理されているメール受信履歴とを照合してメール受信履歴があるか否かを確認する手段と、 メール受信履歴があったときは前記受信メール保管手段から対応するメールを取り出す手段と、 を具備したことを特徴とする電子メールシステム。 And means for checking whether the transmission management information and collates the received mail history managed by the reception management unit is a mail reception history Wath, corresponding from the received mail storage means when a received mail history e-mail system, characterized by comprising means for retrieving the mail, that.
  3. 【請求項3】 夫々がメール送信受信機能を有する少なくとも第1、第2の電子装置を有する電子メールシステムであって、前記第1、第2の電子装置は夫々、メールサーバとこのメールサーバに接続された少なくとも一つの利用者端末を含み、前記メールサーバは、それに接続された利用者端末に関わる、 受信メール保管手段と、 メール送信履歴を管理する送信管理手段と、 メール受信履歴を管理する受信管理手段と、 送信しようとするメールの内容を表わす送信管理情報を生成する手段と、 この送信管理情報と送信管理手段で管理されているメール送信履歴とを照合して送信しようとするメールについて少なくともその一部にメール送信履歴があるか否かを確認する手段と、 前記送信しようとするメールの少なくとも一部に送信履歴が Wherein at least a first respective has a mail transmission reception function, an electronic mail system having a second electronic device, the first, second electronic device respectively, and the mail server to the mail server includes at least one user terminal is connected, the mail server is involved in the user terminal connected thereto, to manage the received mail storage means, and transmission management means for managing mail transmission history, the received mail history a reception management means, means for generating a transmission management information representing the contents of the mail to be sent, the e-mail to be transmitted by matching the mail transmission history managed by the transmission management information and transmission management means at least a means for confirming whether or not there is a mail transmission history in a part, the transmission history in at least part of the mail to be the transmission あったときはその一部のメールの内容を表わす送信管理情報を送信先のメールサーバに送る手段と、 メール送信履歴がないときは前記メールを送信先のメールサーバに送信する手段と、 送信元から送られた前記送信しようとするメールの内容を表わす送信管理情報と受信管理手段で管理されているメール受信履歴とを照合してメール受信履歴があるか否かを確認する手段と、 メール受信履歴があったときは前記受信メール保管手段から対応するメールを取り出して指定された送信先の利用者端末に送る手段と、 メール受信履歴がない場合は送信元からの前記メールを受け取って指定された送信先の利用者端末に送る手段と、 を具備したことを特徴とする電子メールシステム。 Means for sending to the destination mail server to send the management information when there is representative of the contents of that part of mail when there is no mail transmission history and means for transmitting the mail to the destination mail server, the sender and means for confirming whether or not there is a mail reception history by matching the received mail history managed by the transmission management information and reception management means that represents the contents of the mail to be the transmission sent from the mail receiving means for sending to the user terminal of the transmission destination designated retrieves the corresponding e-mail from the received mail storage means when a history, if there is no received mail history is designated to receive the email from the sender e-mail system, characterized by comprising a means for sending to the destination user terminal has.
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