JPH06149977A - Electronic filing system - Google Patents

Electronic filing system

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JPH06149977A
JPH06149977A JP30264492A JP30264492A JPH06149977A JP H06149977 A JPH06149977 A JP H06149977A JP 30264492 A JP30264492 A JP 30264492A JP 30264492 A JP30264492 A JP 30264492A JP H06149977 A JPH06149977 A JP H06149977A
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JP
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Pending
Application number
JP30264492A
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Japanese (ja)
Inventor
Yasuhiko Murayama
靖彦 村山
Original Assignee
Seiko Epson Corp
セイコーエプソン株式会社
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Abstract

PURPOSE:To enable hierarchical structure to house a file to be changed by judging the feasibility/infeasibility of the execution of a command inputted by a user basing on set permission information. CONSTITUTION:The input of a file performed via a scanner or a network can be controlled by an input means 101. A display means 102 displays every kind of processing procedure end a processed result. Also, a usage permission setting means 103 sets the permission of usage of each area in a memory device 215 corresponding to the user of an electronic filing system. The feasibility/ infeasibility of the execution of the command inputted when the electronic filing system is used by the user is judged by a command execution permission means 104. When the execution of the command inputted by the user is permitted, the execution processing of the command is performed by a command execution means 105.

Description

【発明の詳細な説明】 DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION

【0001】 [0001]

【産業上の利用分野】本発明は電子ファイリングシステムに関し、特に文書ファイルまたは画像ファイルの管理方法に関する。 The present invention relates to an electronic filing system, a management method, particularly a document file or an image file.

【0002】 [0002]

【従来の技術】近年、記憶装置の大容量化により大量のファイルを入力して管理できるようになった。 In recent years, it was able to manage to enter a large number of files by the large capacity of the storage device. また、電子ファイリングシステムがネットワークにつながるようになり、このような大量のファイルを管理する電子ファイリングシステムは電子化されたファイリングの道具として用いられるのみではなく、ファイルに関するデータベース検索の道具としての重要性が増してきた。 The electronic filing system is to lead to a network, an electronic filing system for managing such a large number of files are not only used as a tool for computerized filing importance as a tool database search for file It has been increased.

【0003】かかる電子ファイリングシステムにおいて、ファイルの検索時には固有の識別番号、キーワード等を用いて所望のファイルを検索し、登録されたファイルの参照を行っている。 [0003] In such an electronic filing system, at the time of the search of the file to find the desired file by using a unique identification number, keyword, etc., we are doing a reference to the files that have been registered. またファイル分類のための階層構造がある場合には、階層構造内を探して所望のファイルを検索する。 Also if there is a hierarchical structure for files classification, search for desired files looking for in a hierarchical structure.

【0004】 [0004]

【発明が解決しようとする課題】このように電子ファイリングシステムはネットワークを介して複数の者に利用されるようになり、電子ファイリングシステムをスキャナーから紙面を入力してペーパーレス化を図り、電子化されたファイリングの道具として利用されるのみでなく、ファイルに関するデータベース検索の道具として利用されるようになりつつある。 BRIEF Problems to be Solved by the electronic filing system in this way come to be utilized in a plurality of persons through a network, achieving paperless enter the paper the electronic filing system from the scanner is digitized not only be used as a tool of the filing was, is becoming to be used as a tool of database search for the file. そのため、ファイルデータの管理者以外のシステムの利用者(以下では、電子ファイリングシステムの利用者を単に「利用者」と呼ぶ) For this reason, the user other than the administrator of the file data system (hereinafter, referred to as a user of the electronic filing system simply as "user")
に対してファイルの参照は可能であるが、参照したファイルの削除、変更に関しては制限をつけることがある。 Although the file is a reference is possible for, deletion of the reference file, with respect to change is to put a limit.
このため、利用者が参照したファイルの削除、変更を行えないのみではなく、電子ファイリングシステム内で必要なファイルのみを集めたり、検索しやすいように階層構造の変更を自由に行えなくなる。 Therefore, deletion of files that the user has to see, not only do not make changes, or collect only those files that are required in an electronic filing system, no longer free to make changes in the hierarchical structure to make it easier to search.

【0005】そこで本発明の電子ファイリングシステムでは、複数の利用者が電子ファイリングシステムを使用する環境下において、元のファイルの構成を変更することなく、利用者が必要なファイルのみ集めたり、検索、 [0005] Therefore, in the electronic filing system of the present invention, in an environment where a plurality of users use the electronic filing system, without changing the structure of the original file, or collected only files that require user, search,
利用やすいようにファイルを収めるための階層構造を変更したりすることのできる電子ファイリングシステムを提供することを目的とする。 An object of the present invention is to provide an electronic filing system that can be or change the hierarchical structure of the order to keep the file to use easy.

【0006】 [0006]

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するために本発明の電子ファイリングシステムは、紙面のイメージファイルの入力や、通信回線を通してのファイルの入力をする入力手段と、処理手順や処理結果を表示する表示手段と、共通のファイルに関するデータベース領域であるファイルデータ領域と、利用者用のファイルを収める領域である個人ファイル領域を備えた記憶手段と、利用者に応じて記憶手段のファイルデータ領域、個人ファイル領域の利用許可の設定を行う利用許可設定手段と、 Electronic filing system of the present invention to solve the above problems SUMMARY OF THE INVENTION, the input and the paper of the image files, and input means for the input of the file through the communication line, the processing procedure and processing results display means for displaying a file data area which is a database regions for common file, a storage unit having a personal file area is an area to contain the file for user, the file data storage means in response to the user area, and the use permission setting means for setting the use permission of the personal file area,
利用者の入力するコマンドに対して、前記利用許可設定手段により設定された許可情報をもとにコマンドの実行の可、不可を判断するコマンド実行許可手段とを備えたことを特徴とする。 The command to the user's input, characterized by comprising the use authorization based on the command execution permission information set by the setting means soluble, and a command execution permission means for determining impossible.

【0007】 [0007]

【実施例】以下本発明の一実施例について図面を用いて説明する。 One embodiment of EXAMPLES Hereinafter the present invention will be described with reference to the drawings.

【0008】図2は本実施例の電子ファイリングシステムの構成例を示すブロック図である。 [0008] FIG. 2 is a block diagram showing a configuration example of an electronic filing system of the present embodiment. 同図より、本実施例の電子ファイリングシステムは、各処理の制御をするCPU201、CPU201が実行するプログラムを格納したROMやプログラムを実行するに当たって必要な作業領域のためのRAMとで構成されたメモリ202、 From the figure, the electronic filing system of this embodiment, a memory constituted by a RAM for the required work area in executing the CPU 201, ROM and programs CPU 201 has stored a program for executing the control of the process 202,
表示装置213と接続するための表示装置インターフェース203、キーボード214と接続するためのキーボードインターフェース204、ファイルを収める記憶装置215と接続するための記憶装置インターフェース2 Display device 213 and a display device interface 203 for connecting a keyboard interface 204 for connecting a keyboard 214, storage device for connecting a storage device 215 to contain the file interface 2
05、画像ファイルを入力するためのスキャナー216 05, scanner 216 for inputting an image file
と接続するためのスキャナーインターフェース206、 Scanner interface 206 for connecting to,
通信装置217と接続するための通信装置インターフェース207、電子ファイリングシステム内の共通バス2 Communication device interface 207 for connection to the communication device 217, a common bus 2 in the electronic filing system
08とから構成されている。 And a 08 Metropolitan. 表示装置213にはCR CR is on the display device 213
T、液晶ディスプレー、プラズマディスプレー等が用いられ、記憶装置215にはハードディスク装置、光磁気ディスク装置等が用いられる。 T, the liquid crystal display, plasma display or the like is used, the storage device 215 a hard disk device, a magneto-optical disk device or the like is used.

【0009】図1は、メモリ202内のROMにプログラムとして収められている本発明の処理手段を示す図である。 [0009] Figure 1 is a diagram showing the processing means of the present invention, which is on the program in the ROM of the memory 202. 本実施例において各処理手段はプログラムとして実現しているが、専用のハードウェアで実現してもかまわない。 Each processing unit in this embodiment has been implemented as a program, it may be implemented by dedicated hardware.

【0010】図1より本実施例における電子ファイリングシステムは、スキャナもしくはネットワークを介して行われるファイルの入力を制御するための入力手段10 [0010] Electronic filing system in the embodiment from FIG. 1, the input means for controlling the input of the file to be performed via the scanner or the network 10
1と、各種処理手順や処理結果を表示装置に表示するための表示手段102、電子ファイリングシステムの利用者に応じて記憶装置215内の各領域に対する利用許可の設定を行う利用許可設定手段103、利用者が電子ファイリングシステムを利用する際に入力するコマンド(登録、削除、変更等)の実行の可、不可を判定するコマンド実行許可手段104、利用者の入力したコマンドの実行が許可された場合に、コマンドの実行処理をおこなうコマンド実行手段105により構成されている。 1, various processing procedures and processing result display unit 102 for displaying on the display device, use permission setting unit 103 for setting the usage permission for each area in the storage device 215 according to the user's electronic filing system, command the user to input when using the electronic filing system (registration, deletion, change, etc.) performed in the variable determines improper command execution permission means 104, when the execution of the commands entered by the user is permitted to, and is configured by the command execution unit 105 that performs execution processing of the command. また、記憶装置215内にはファイルデータ領域110と個人ファイル領域111という論理的な領域区分が存在する。 Further, logical space division of the file data area 110 and the personal file area 111 exists in the storage device 215. ファイルデータ領域110とは利用者が参照できるファイルのデータベース領域であり、個人ファイル領域111とは利用者のために設けられたファイリング領域である。 The file data area 110 is a database area of ​​the file visible to the user, the personal file area 111 is a filing area provided for the user. また個人ファイル領域111には、各利用者用の領域(個人A、個人B、・・・)が設けてあるものとする。 Further in the personal file area 111 is assumed to area for each user (person A, person B, · · ·) are provided.

【0011】以下では本実施例における電子ファイリングシステムの処理の流れを示す図3をもとに各処理手段について説明する。 [0011] Hereinafter will be described the processing means 3 showing the flow of processing of the electronic filing system according to this embodiment based.

【0012】本実施例の電子ファイリングシステムの利用者には事前に利用者IDを与えるものとする。 [0012] to the user of the electronic filing system of the present embodiment, it is assumed that give the user ID in advance. ここで、IDのみではなくパスワードも設定できてもよい。 Here, it may also be set password instead of ID only.
また、これら利用者IDとパスワードは電子ファイリングシステムで利用者管理データとして管理されているものとする。 These user ID and password is assumed to be managed as the user management data in the electronic filing system.

【0013】始めに、利用者に対して利用者IDの入力を求める(ステップ301)。 [0013] First, seek the input of the user ID to the user (step 301).

【0014】利用者により入力されたIDが利用者管理データ内に登録されているものか確認を行う。 [0014] to confirm or not the ID that has been input by the user has been registered in the user management data. 登録されていない場合にはステップ301に戻る(ステップ30 If you are not registered returns to step 301 (step 30
2)。 2). パスワードも設定できる場合には、IDに対するパスワードが正しいか確認を行い、正しい場合のみシステムの利用ができるものとする。 If the password can also be set, and confirm whether the password is correct for the ID, it is assumed that only can use of the system correct case.

【0015】次に利用許可設定手段103を用いて、利用者IDに応じた記憶装置215内の領域の読み(R)、書き(W)に関する許可の設定を行う(ステップ303)。 [0015] Next, using the use permission setting unit 103 reads the area of ​​the storage device 215 corresponding to the user ID (R), write performs permission settings for (W) (step 303). なお、読み(R)を許可するとは、登録されたファイルの参照を許可することであり、書き(W) It should be noted that, to read and to allow (R) is to allow a reference to the files that have been registered, write (W)
を許可するとは、ファイルの登録、移動、変更、削除を許可することである。 And to allow the registration of the file, move, change, is to allow you to delete.

【0016】ここで、図4を用いて利用許可設定手段1 [0016] In this case, use permission setting means 1 with reference to FIG. 4
03による利用許可設定方法を説明する。 The use permission setting method will be described by 03. 図中の「〇」、「×」、「△」はそれぞれ許可、不許可、許可もしくは不許可を示す。 The symbol "", "×" in the figure, "△" is permitted respectively, disallowed, indicating permission or non-permission. 図4では利用者IDより利用者が「個人A」であった場合を想定する。 Figure 4 user than the user ID in it is assumed that the case was "personal A". 図4(a)において、共通のファイルに関するデータベース領域であるファイルデータ領域に対しては読み(R)のみを許可する。 In FIG. 4 (a), to allow only read (R) with respect to the file data area which is a database region about a common file. この領域は電子ファイリングシステムの利用者の共通のファイルに関するデータベース領域であるため、変更、削除等がされないように書き(W)に関しては許可を行わない。 Since this area is a database area about a common file of the user of the electronic filing system, changes, nor permit regarding written so as not to delete the like (W). なお、ファイルデータ領域の書き(W) It should be noted that the write of the file data area (W)
は、ファイルデータ管理者のみが、ファイルの登録、更新のために許可されているものとする。 , Only the file data administrator, registration of files, and those that are allowed for the update. 個人ファイル領域内の「個人A」用の領域に対しては、読み(R)書き(W)を許可する。 For the area for the "individual A" personal files in the area, to allow the reading (R) writing (W). 個人Aは、この「個人A」用の領域においてファイルデータ内の必要なファイルを集めたり、集めたファイルを検索、利用やすいようにファイルを収めるための階層構造の作成、変更をしたり、個人のファイルを登録したりする。 Individual A, this or gather the necessary files in the file data in the region for the "individual A", search the collected files, create a hierarchical structure for accommodating the file to be easy to use, or the change, individual or register the file. 個人ファイル領域の「個人A」用の領域以外は、読み(R)を許可もしくは不許可にする。 Other than the region for the "individual A" personal file area, to allow or disallow read (R). この設定はシステムの運用にかかわり、他の人にファイルを見られたくない場合には不許可にする必要がある。 This setting is involved in the operation of the system, if you do not want to be seen the file to the other person needs to be disallowed. また個人ファイル領域の「個人A」用の領域以外で、書き(W)に関しては不許可にする。 Also in the area other than the area for the "individual A" personal file area, with respect to write (W) to disallow. これは誤って他の人の領域を変更してしまわないようにするためである。 This is to so that you do not change the area of ​​the other person by mistake. このように利用者IDに応じてデータ領域に関する読み(R)書き(W)の設定を行う。 To set the reading on the data area (R) write (W) according to the thus user ID.

【0017】図4(a)において、利用者(ここでは個人A)にはファイルデータ領域の書き(W)を許可していないが、図4(b)のようにファイルデータ領域への登録のみを許す等の設定を行い、ファイルデータ管理者の負担を減らすようにしてもよい。 [0017] In FIG. 4 (a), but to the user (individual A in this case) does not allow the writing of file data area (W), only the registration of the file data area, as shown in FIG. 4 (b) the setting of such permits was carried out, it is also possible to reduce the burden of file data administrator.

【0018】上記で説明した利用者許可手段103では、利用者のシステム使用開始時に、各領域の読み(R)書き(W)に関する設定を行っているが、各利用者に対する図4のような設定情報を記憶装置215内に保存しておき、利用者IDに応じて記憶装置215内から情報を引き出してきてもよい。 [0018] In the user authorization unit 103 described above, when the system uses the start of the user, but has setup read (R) write (W) of each region, as shown in FIG. 4 for each user to keep the setting information in the storage device 215 may have pull information from the storage device inside 215 in accordance with the user ID. また、記憶装置215 In addition, the storage device 215
内の各領域やその中のファイルに、利用者に対する読み(R)書き(W)の許可情報を付与しておいてもよい。 In each of the regions and files in its internal, it may have been granted permission information read to the user (R) writing (W).

【0019】上記方法により利用許可設定(ステップ3 [0019] The use permission set by the above-mentioned method (step 3
03)が終わったら、利用者に対してコマンドの入力を要求し、入力されたコマンドに応じて処理を行う(ステップ304)。 03) When is finished, and requests an input of a command to the user, it performs the processing according to the input command (step 304). 入力されたコマンドがシステムの使用の終了であれば処理を終了する(ステップ305)。 The input command has finished processing if the end of use of the system (step 305).

【0020】入力されたコマンドが終了以外であれば、 [0020] If the input commands other than the end,
コマンド実行許可手段104を用いて、入力コマンドを実行して良いか判断する(ステップ306)。 Using command execution permission means 104 may either determine by running the input command (step 306). 判断の方法は、図4のような各領域に対する読み(R)書き(W)に関する許可情報を用いて行う。 The method of determination is carried out using the permission information about the read for each area as shown in FIG. 4 (R) write (W). 例えば、個人A For example, individual A
がファイルデータ領域のファイルを削除をしようとすると、書き(W)は許可されていないので「実行不可」と判断し、「個人A」用の領域のファイルを削除しようとする場合には、書き(W)が許可されているので「実行可」と判断する。 If but you try to delete the files in the file data area, when the write (W) is because they are not authorized and determined to be "non-executable", you try to delete a file of the area for the "individual A", wrote since the (W) is authorized to determine the "executable". また、図4(b)のような許可情報では、ファイルデータ領域に対してファイルの参照、登録のみが「実行可」と判断される。 Also, the permission information, such as in FIG. 4 (b), reference file of the file data area, only registered is judged as "executable". なお、実行を許可できない場合は、「コマンド実行不許可」を利用者に知らせ、ステップ304に戻り次のコマンドの入力を要請する。 It should be noted that, if you can not allowed to run informs the "command execution not permitted" to the user, to request the input of the return following command in step 304.

【0021】続いて、コマンドの実行が許可された場合には、コマンド実行手段105を用いて、参照、削除、 [0021] Then, when the execution of the command is permitted, by using the command execution means 105, reference, delete,
移動、変更等のコマンドの実行処理を行い(ステップ3 Move, and execute the command processing, such as changing (Step 3
07)、ステップ304へ戻る。 07), returns to step 304.

【0022】 [0022]

【発明の効果】以上説明したように本発明の電子ファイリングシステムによれば、記憶装置内にシステムの利用者の共通のファイルに関するデータベース領域であるファイルデータ領域と、各利用者のファイルを収めるための個人ファイル領域という2つの論理的な領域を設けている。 According to the electronic filing system of the present invention described above, according to the present invention, a file data area which is a database region about a common file of the user's system in the storage device, to accommodate the files for each user It is provided with the two logical areas of personal files area. そのため、利用者が共通ファイルが収めてあるファイルデータ領域内の必要なファイルのみを利用者用のファイル領域内に集めたり、集めたファイルを検索、利用しやすいように利用者用のファイル領域内で変更することができる。 Therefore, the user or collected in a common file users for the file in the region only the necessary files in the file data area in which are housed, collected search for a file, the file within the area for the user to make it easier to use in can be changed. よって、共通のファイルの収めてあるファイルデータ領域の格納構成を変更することなく、利用者が必要なファイルのみ集めたり、検索、利用しやすいようにファイルを収めるために階層構造の作成、変更をしたりすることのできる環境を備えた電子ファイリングシステムを実現することができる。 Thus, without changing the storage configuration of the file data area that is contained in the common file, or collected only files that require user search, creating a hierarchical structure to fit the file for easy use, the changes it is possible to realize an electronic filing system having an environment that can be or.

【0023】また、利用者IDをもとに、記憶装置内の利用者の共通のファイルに関するデータベース領域であるファイルデータ領域に対して読みのみの許可を行い、 [0023] In addition, based on the user ID, the permission of reading only against a database area related to a common file of the user in the storage device file data area,
各利用者用の個人ファイル領域には読み、書きの許可を行う。 Reading the personal file area for each user, perform the permission of the writing. そして、利用者の入力する登録、削除、移動、変更等のコマンドに対して、設定された読み、書きに関する許可情報をもとにコマンドの実行の可、不可を判断し、コマンド実行可と判断された場合のみコマンドの実行を行う。 Then, the registration of the user's input, delete, move, judgment to the command of such change, reading has been set, the original in the execution of the command authorization information related to write mosquitoes, to determine the impossible, and command execution Allowed the execution of the command only if it is. これにより、共通のファイルが収めてあるファイルデータ領域のファイルを誤って削除等のコマンドにより破壊することを防ぐことができる。 Thus, it is possible to prevent the destroying the command deletion accidental file of the file data area common files are contained.

【図面の簡単な説明】 BRIEF DESCRIPTION OF THE DRAWINGS

【図1】本発明の電子ファイリングシステムにおける処理構成を示す図。 It shows a processing configuration in the electronic filing system of the present invention; FIG.

【図2】本発明の電子ファイリングシステムの装置構成例を示す図。 Diagram showing an apparatus configuration example of an electronic filing system of the present invention; FIG.

【図3】本発明の電子ファイリングシステムの処理の流れを示す流れ図。 Figure 3 is a flow diagram illustrating the flow of processing of the electronic filing system of the present invention.

【図4】利用許可設定手段を説明するための図。 FIG. 4 is a diagram for explaining the use permission setting means.

【符号の説明】 DESCRIPTION OF SYMBOLS

202 メモリ 208 バス 205 記憶装置インターフェース 215 記憶装置 101 入力手段 102 表示手段 103 利用許可設定手段 104 コマンド実行許可手段 105 コマンド処理手段 110 ファイルデータ領域 111 個人ファイル領域 202 memory 208 bus 205 storage interface 215 storage device 101 input unit 102 display unit 103 use permission setting unit 104 Command execution permission means 105 command processing unit 110 file data area 111 personal file area

Claims (1)

    【特許請求の範囲】 [The claims]
  1. 【請求項1】 紙面のイメージファイルの入力や、通信回線を通してのファイルの入力をする入力手段と、 処理手順や処理結果を表示する表示手段と、 共通のファイルに関するデータベース領域であるファイルデータ領域と、利用者用のファイルを収める領域である個人ファイル領域を備えた記憶手段と、 利用者に応じて前記記憶手段のファイルデータ領域、個人ファイル領域の利用許可の設定を行う利用許可設定手段と、 利用者の入力するコマンドに対して、前記利用許可設定手段により設定された許可情報をもとにコマンドの実行の可、不可を判断するコマンド実行許可手段とを備えたことを特徴とする電子ファイリングシステム。 Input or 1. A paper of an image file, an input means for the input of the file through the communication line, display means for displaying a processing procedure and processing results, and a file data area which is a database regions for common file a storage means having a personal file area is an area to contain the file for user, a usage permission setting means in accordance with a user performs a file data area, set the permission to use personal file area of ​​said storage means, the command to the user's input, the electronic filing, characterized in that a command execution permission means for determining based on the execution of the command variable, the disable the permission information set by the usage permission setting means system.
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Cited By (2)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2006350775A (en) * 2005-06-17 2006-12-28 Konica Minolta Business Technologies Inc Image processor, data management program and data managing method
US8086339B2 (en) 2002-04-12 2011-12-27 Ravi Sanka Electronic device history record and product release system

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