JP7037677B1 - 書類作成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】委託者から委託を受けて受託者が行った業務に関する報告を行う場合において、請求書又は報告書の少なくともいずれかの作成にかかる作業量を削減すること。
【解決手段】書類作成装置１は、業務受託者が業務に関する報告情報を入力する情報入力部１１と、情報入力部１１に入力された報告情報に対応する請求書及び／又は報告書を自動で作成する書類作成部１４と、報告情報の入力を完了させる前における稼働時間及び／又は請求金額を計算する報告情報計算部１３と、報告情報計算部１３が計算した稼働時間及び／又は請求金額を閲覧可能に表示する表示部１５とを有する。
【選択図】図１

Description

本発明は、業務の委託者から委託を受けて受託者が行った業務に関する請求書等の書類を自動で作成することができる書類作成装置に関する。

従来、業務に係る作業毎に料金計上を行い、入力及び各種書類の作成状況を確認しながら請求書を自動作成する請求書自動作成装置が知られている（例えば特許文献１参照）。

特開２０１６－１７０７７０号公報

例えば特許文献１に記載の請求書自動作成装置は、輸出入に関わる作業の受注データを受注番号単位で取得する受注データ取得部と、作業形態に応じた作業の進捗状況を受注番号単位で更新する進捗状況更新部と、請求書データを受注番号単位で作成する請求書書類作成部とを備えている。

本発明は、業務の委託者から委託を受けて受託者が行った業務に関する報告を行う場合において、請求書又は報告書の少なくともいずれかの作成にかかる作業量を削減することを目的としている。

上述した課題を解決するため、本発明は、委託者から委託を受けて受託者が行った業務に関する報告情報を入力する情報入力部と、前記情報入力部に入力された前記報告情報に対応する請求書又は報告書の少なくともいずれかを自動で作成する書類作成部とを有する書類作成装置である。

書類作成装置は、前記報告情報における業務の稼働時間又は請求金額の少なくともいずれかを計算する報告情報計算部と、前記情報入力部への前記報告情報の入力を完了させるための入力完了部を有し、前記報告情報計算部は、前記入力完了部が前記情報入力部への入力を完了させる前における前記稼働時間又は前記請求金額の少なくともいずれかを計算することが好ましい。

また、書類作成装置は、前記報告情報計算部が計算した前記稼働時間又は前記請求金額の少なくともいずれかを、前記委託者又は前記受託者が閲覧できるように表示する表示部を有することが好ましい。

また、前記書類作成部は、少なくとも前記報告書を自動で作成し、前記委託者の端末装置により前記報告書の承認を行う承認部と、前記報告情報の修正を行う修正部とを有し、前記修正は、前記承認がされる前に行うことができることが好ましい。

また、書類作成装置は、前記委託者の端末装置により前記承認を解除する承認解除部を有し、前記承認が解除された場合に、前記修正が再度可能になることが好ましい。

また、前記書類作成部は、前記請求書及び前記報告書を自動で作成することが好ましい。また、前記書類作成部は、前記請求書及び前記報告書を同時に作成することがより好ましい。

また、前記書類作成部は、前記請求書に請求金額の内訳が記載され、且つ前記報告書に前記報告情報が記載されるようにして前記請求書及び前記報告書を作成し、前記請求金額の内訳と前記報告情報とは対応関係を有することが好ましい。

また、前記対応関係は、前記請求書及び前記報告書に記載された同一の文字又は数字の少なくともいずれかによって表されることが好ましい。

また、書類作成装置は、前記情報入力部に入力された前記報告情報の通知を前記委託者の端末装置に行う通知部を有し、前記通知部は、前記情報入力部に前記報告情報が入力されてから所定の期間が経過した後に前記通知を行うことが好ましい。

また、書類作成装置は、前記情報入力部に入力された前記報告情報の通知を前記委託者の端末装置に行う通知部を有し、前記通知部は、前記情報入力部に前記報告情報が入力された後に、前記受託者の端末装置により所定の操作がされた場合に前記通知を行うことが好ましい。

また、前記書類作成部は、前記請求書及び前記報告書を自動で作成し、前記報告情報の修正を行う修正部を有するとともに、前記修正部が前記報告書の情報を修正した場合に、その修正した情報に対応する請求書の情報も自動的に修正することが好ましい。

また、本発明は、書類作成装置のコンピュータを、委託者から委託を受けて受託者が行った業務に関する報告情報を入力する情報入力部と、前記情報入力部に入力された前記報告情報に対応する請求書又は報告書の少なくともいずれかを自動で作成する書類作成部として機能させるプログラムである。

本発明によれば、業務の委託者から委託を受けて受託者が行った業務に関する報告を行う場合において、請求書又は報告書の少なくともいずれかの作成にかかる作業量を削減することができる。

本発明の一実施形態による書類作成装置の構成を示すブロック図である。

以下、図面を参照して、本発明の好適な実施形態による書類作成装置を説明する。図１は、本発明の一実施形態による書類作成装置１の構成を示すブロック図である。書類作成装置１は、業務委託契約の当事者である業務委託者及び業務受託者の各側にある端末装置Ｔ１、Ｔ２にインターネットＮを介して相互通信可能に接続したコンピュータシステムにより構成されている。図１に示される各ブロックは、書類作成装置１のコンピュータが所定のプログラムに従い演算処理を実行することにより目的の機能が実現される処理部である。また、端末装置Ｔ１、Ｔ２は、例えばデスクトップ、ラップトップ等の汎用のパーソナルコンピュータであるが、タブレット又はスマートフォン等の携帯型の端末であってもよい。

なお、本実施形態の説明において、書類作成装置１を利用する当事者は、互いに業務委託契約を結ぶ業務委託者及び業務受託者であり、自然人、法人又は団体かを問わず、また一方又は双方の当事者が複数人であってもよい。

本実施形態において書類作成装置１は、図１の複数のブロックで示されるように、少なくとも、情報入力部１１と、入力完了部１２と、報告情報計算部１３と、書類作成部１４と表示部１５と、通知部１６と、修正部１７と、承認部１８と、承認解除部１９とを備えている。これらは書類作成装置１の処理部の一部であり、他の機能を持つ処理部も含まれる。

情報入力部１１は、端末装置Ｔ１、Ｔ２を介して入力される情報を受け付ける処理部である。情報入力部１１に入力される情報としては、業務委託者と業務受託者との間で交わされた業務委託契約に関する情報や、業務委託者から委託を受けて業務受託者が行った業務に関する報告情報が含まれる。報告情報は、具体的に例えば報告者名、業務内容、業務を行った日（出勤日を含む）、業務開始時刻、業務終了時刻、業務の進捗・達成度・残務状況、業務執行における課題・申し送り事項等である。

例えば書類作成装置１のネットワークシステムにログインした業務受託者の端末装置Ｔ２のモニター画面には、報告情報入力フォームとして、これらの業務にかかる報告情報の各項目がリスト表示される。これにより、業務受託者は、手書きやワープロを使って報告書に報告情報を記載しなくても、端末装置Ｔ２の画面上に表示された報告情報入力フォームを介して簡単に報告情報を入力することができる。

更に情報入力部１１は、業務受託者が端末装置Ｔ２に入力した報告情報をそのまま記録する前段バッファ部１１１と、報告情報計算部１３が前段バッファ部１１１に記録された一次的な報告情報に基づいて計算した業務の稼働時間又は請求金額の少なくともいずれかの情報を含み記録する後段バッファ部１１２とを備え構成されている。なお、入力完了部１２は、業務受託者による情報入力部１１への報告情報の入力を完了させるための処理部である。

ここで、情報入力部１１の後段バッファ部１１２には、前段バッファ部１１１に記録された一次的な報告情報に加え、入力完了部１２が報告情報の入力完了前に報告情報計算部１３が計算した当該業務受託者の稼働時間又は請求金額の少なくともいずれかの二次的情報が記録される。これにより、全報告情報の入力が完了する前、すなわち委託業務が途中の段階であっても、現時点までの業務受託者の稼働時間や請求金額を報告情報計算部１３が予め計算することができる。

例えば業務委託者が端末装置Ｔ１を介して「稼働時間・請求金額閲覧表示」の操作をすると、表示部１５は、当該端末装置のモニター画面に、報告情報計算部１３が計算した現時点における稼働時間又は請求金額の少なくともいずれかを閲覧可能に表示する。このとき表示部１５は、報告書又は請求書の少なくともいずれかの形式で稼働時間や請求金額等の情報を表示してもよい。すなわち表示部１５は、報告書又は請求書の少なくともいずれかの形式でプレビューとしての表示を行ってもよい。これらにより、例えば委託業務が完了する前の途中の段階であっても、業務委託者は、業務受託者の稼働時間及び／又は請求金額を逐次確認することができる。

通知部１６は、業務受託者の端末装置Ｔ２から情報入力部１１に入力された報告情報を業務委託者の端末装置Ｔ１に通知する処理部である。通知部１６は、情報入力部１１に報告情報が入力されてから所定期間（例えば３時間）が経過した後に通知するようにしてもよい。これにより、報告情報を入力した後でも、業務委託者に通知するまでの所定期間は、業務受託者は入力した報告情報の再確認や見直しを行うことができ、間違いがあれば報告情報を修正することができる。また、通知部１６は、情報入力部１１に報告情報が入力された後、所定期間が経過する前であっても、業務受託者の端末装置Ｔ２に所定の操作がされた場合には、報告情報を業務委託者に通知するようにしてもよい。

このような通知部１６を有することにより、業務委託者及び業務受託者は、例えば日報又は週報毎に随時、業務の進捗を把握することができる。

また、業務受託者が端末装置Ｔ２を介して入力完了部１２に「報告入力完了」の操作をすると、書類作成部１４は、情報入力部１１に記録された報告情報に対応する請求書又は報告書の書類データの少なくともいずれかを自動で作成する処理を行う。このとき、書類作成部１４は、上記請求書及び上記報告書の２つの書類データを同時に作成することが好ましい。また、書類作成部１４は、業務受託者からの操作がなくても、定期的に（例えば月末の締日等に）、請求書及び報告書を自動的に作成してもよい。書類作成部１４が作成したこれらの書類のデータは、読書可能な状態でデータベース２０に保管される。また作成された書類データは、表示部１５により、端末装置Ｔ１、Ｔ２のモニター画面に業務委託者及び業務受託者側が閲覧可能に表示させることができる。また、書類作成部１４により作成された請求書又は報告書の書類データの少なくともいずれかを処理部により端末装置Ｔ２から端末装置Ｔ１に送信できるようにしてもよい（自動的に送信されるようにしてもよく、業務受託者の操作により送信されるようにしてもよい）。

ここで、書類作成部１４により作成される報告書には、業務受託者によって入力された報告情報が記載される一方、請求書の対応する項目欄にも請求金額の内訳等が記載される。すなわち、自動的に作成される請求書の請求金額の内訳等と報告書の報告情報との間には対応関係があり、それらの各項目欄の記載内容（例えば項番、項目名、時間、金額等）は同一の文字又は数字の少なくともいずれかによって一致して表され、それにより書類間の整合性が確保されている。

また、書類作成装置１は、例えば書類の宛名となる会社名、連絡先、住所等といった予め登録された固定の情報を設定する固定情報設定部（図示省略）を有してもよい。固定情報設定部により設定された固定の情報は、書類作成部１４が作成する請求書及び／又は報告書の所定の項目欄に自動的に記載される。このような予め登録された固定の情報は、業務委託者及び業務受託者がその都度入力する必要がなく、自動的に請求書や報告書に反映させることができる。

修正部１７は、書類作成部１４が作成した報告書における報告情報の修正を可能とする処理部である。報告内容の修正指示は、報告義務者である業務受託者の端末装置Ｔ２から入力することができる。修正部１７は、情報入力部１１に入力された修正指示に従って報告書の該当する箇所（項目欄の記載内容）を修正するとともに、同時にその修正した報告情報に対応する請求書の情報も自動的に修正する。例えば、業務開始時間を修正した場合には、その修正が、直ちに、報告書における稼働時間及び請求書の対応する請求金額に反映される。

承認部１８は、業務委託者の端末装置Ｔ１からの操作により、書類作成部１４が作成した報告書の承認を行う処理部である。なお承認部１８が一旦承認した報告書の報告情報は、修正部１７による修正が規制される。すなわち、修正部１７による報告書の修正は、承認部１８により承認がされる前に行うことができる。

承認解除部１９は、承認部１８が一旦した報告書の承認を、業務委託者の端末装置Ｔ１からの操作により解除することができるようにするための処理部である。承認解除部１９により報告書の承認が解除された場合には、修正部１７による当該報告書の修正が再度可能になる。

以上説明した本実施形態による書類作成装置１によれば、業務委託者から委託を受けて業務受託者が行った業務に関し、請求書又は報告書の少なくともいずれかの書類を自動で作成することができる。これにより、これまでこれらの書類の作成に要していた手入力の手間や時間を大幅に削減することができる。

なお、本発明は上記実施形態に限られず、種々の変形や追加が可能である。例えば、処理部により端末装置Ｔ１、Ｔ２を介して入力される情報や、書類作成部１４により作成された請求書又は報告書の書類データの少なくともいずれかの編集、削除等を行えるようにしてもよい（書類作成部１４により作成された請求書又は報告書の書類データの少なくともいずれかが業務委託者に送信される前にのみ行えることが好ましい）。また、処理部により業務委託者は、書類作成部１４により作成された請求書又は報告書の書類データを確認したり、業務受託者側（端末装置Ｔ２）に差戻しできるようにしてもよい。

１ 書類作成装置
１１ 情報入力部
１２ 入力完了部
１３ 報告情報計算部
１４ 書類作成部
１５ 表示部
１６ 通知部
１７ 修正部
１８ 承認部
１９ 承認解除部
２０ データベース
１１１ 前段バッファ部
１１２ 後段バッファ部
Ｎ インターネット
Ｔ１、Ｔ２ 端末装置

Claims (13)

1. 委託者から委託を受けて受託者が行った業務に関する報告情報を入力する情報入力部と、
   前記情報入力部に入力された前記報告情報に対応する請求書又は報告書の少なくともいずれかを自動で作成する書類作成部と、
   前記報告情報における業務の稼働時間又は請求金額の少なくともいずれかを計算する報告情報計算部と、を有し、
   前記情報入力部が、前記受託者が端末装置に入力した報告情報を、一次的な報告情報としてそのまま記録する前段バッファ部と、
   前記報告情報計算部が、前記前段バッファ部に記録された前記一次的な報告情報に基づいて計算した前記業務の稼働時間又は前記請求金額の少なくともいずれかの情報を含み記録する後段バッファ部と、を備える、書類作成装置。
2. 前記情報入力部への前記報告情報の入力を完了させるための入力完了部を有し、
   前記報告情報計算部は、予め、前記入力完了部が前記情報入力部への全ての前記報告情報の入力を完了させる前における、前記業務の途中段階までの前記稼働時間又は前記請求金額の少なくともいずれかを計算する請求項１に記載の書類作成装置。
3. 前記報告情報計算部が計算した前記稼働時間又は前記請求金額の少なくともいずれかを、前記委託者又は前記受託者が閲覧できるように表示する表示部を有する請求項２に記載の書類作成装置。
4. 前記書類作成部は、少なくとも前記報告書を自動で作成し、
   前記委託者の端末装置により前記報告書の承認を行う承認部と、
   前記報告情報の修正を行う修正部と、を有し、
   前記修正は、前記承認がされる前に行うことができる請求項１に記載の書類作成装置。
5. 前記委託者の端末装置により前記承認を解除する承認解除部を有し、
   前記承認が解除された場合に、前記修正が再度可能になる請求項４に記載の書類作成装置。
6. 前記書類作成部は、前記請求書及び前記報告書を自動で作成する請求項１に記載の書類作成装置。
7. 前記書類作成部は、前記請求書及び前記報告書を同時に作成する請求項６に記載の書類作成装置。
8. 前記書類作成部は、前記請求書に請求金額の内訳が記載され、且つ前記報告書に前記報告情報が記載されるようにして前記請求書及び前記報告書を作成し、
   前記請求金額の内訳と前記報告情報とは対応関係を有する請求項６に記載の書類作成装置。
9. 前記対応関係は、前記請求書及び前記報告書に記載された同一の文字又は数字の少なくともいずれかによって表される請求項８に記載の書類作成装置。
10. 前記情報入力部に入力された前記報告情報の通知を前記委託者の端末装置に行う通知部を有し、
    前記通知部は、前記情報入力部に前記報告情報が入力されてから所定の期間が経過した後に前記通知を行う請求項１に記載の書類作成装置。
11. 前記情報入力部に入力された前記報告情報の通知を前記委託者の端末装置に行う通知部を有し、
    前記通知部は、前記情報入力部に前記報告情報が入力された後に、前記受託者の端末装置により所定の操作がされた場合に前記通知を行う請求項１に記載の書類作成装置。
12. 前記書類作成部は、前記請求書及び前記報告書を自動で作成し、
    前記報告情報の修正を行う修正部を有するとともに、
    前記修正部が前記報告書の情報を修正した場合に、その修正した情報に対応する請求書の情報も自動的に修正する請求項１に記載の書類作成装置。
13. 書類作成装置のコンピュータを、
    委託者から委託を受けて受託者が行った業務に関する報告情報を入力する情報入力部と、
    前記情報入力部に入力された前記報告情報に対応する請求書又は報告書の少なくともいずれかを自動で作成する書類作成部と、
    前記報告情報における業務の稼働時間又は請求金額の少なくともいずれかを計算する報告情報計算部と、として機能させて、
    前記情報入力部においては、前記受託者が端末装置に入力した報告情報を、一次的な報告情報としてそのまま記録する前段バッファ部と、
    前記報告情報計算部が、前記前段バッファ部に記録された前記一次的な報告情報に基づいて計算した前記業務の稼働時間又は前記請求金額の少なくともいずれかの情報を含み記録する後段バッファ部と、として機能させる、プログラム。
    

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