JP6396561B1

JP6396561B1 - 帳票自動化システム

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Publication number: JP6396561B1
Application number: JP2017187972A
Authority: JP
Inventors: 水野　貴司; 貴司水野
Original assignee: CIMTOPS CORPORATION
Current assignee: CIMTOPS CORPORATION
Priority date: 2017-09-28
Filing date: 2017-09-28
Publication date: 2018-09-26
Anticipated expiration: 2037-09-28
Also published as: JP2019061630A

Abstract

【課題】帳票フォーマットに従って通信端末の画面上に表示された複数の入力項目に対して利用者が入力操作を行う際に、誰でも簡単に操作ができる対話型の画面入力インターフェースを備えた帳票自動化システムを提供する。【解決手段】帳票自動化システム１は、電子チャット画面内においてサーバから受信した質問文と対話して利用者により入力された返信データを該サーバに返信するよう構成された通信端末２０と、帳票フォーマット中の入力項目に応じて質問文を送信し、該返信データを回答として受信することで、利用者との対話を自動化する対話自動化手段１００と、該対話自動化手段が受信した該返信データを入力項目への記入情報とすることで帳票を生成する帳票生成部１３０と、を有するサーバと、を備える。【選択図】図１

Description

この発明は、外出先で受けた注文や社外で作業した結果を帳票化する際などに、通信端末を操作する利用者のデータ入力に基づいて電子的な帳票の生成を自動化する帳票自動化システムに関する。

現場での点検保守作業の報告内容を帳票化する場合、従来は紙の帳票に対して手書きでメモを書き込んだり、デジタルカメラによる写真撮影を行ったりして、それを事務所に持ち帰り、正式な報告書をパーソナルコンピュータで作成していたので、非常にムダが多かった。このような手順を少しでも自動化するため、現場に持ち込んだ通信端末に情報を入力することで、点検保守作業の報告内容を反映させた電子的な帳票を自動生成するシステムが普及してきた。

このようなシステムでは、例えば、通信端末上において、ネットワーク配信された電子帳票フォームの定義に従って入力画面を表示し、当該入力画面に利用者がデータ入力することで、電子帳票に記入すべき記入情報を取得できる。このようにしてデータ入力した電子帳票フォームを中継サーバにより通信端末に配信し、電子帳票に記入された情報を中継サーバにより任意の通知先に送信する技術としては特許文献１に開示されたものが知られている。

また、近年、利用者が電子帳票の記入項目と関連付けられた入力用テンプレートに従い通信端末上で入力した事項を、帳票出力すべき電子帳票に記入する記入情報として使用してネットワーク上のプリンタ等から電子帳票を直接出力する帳票出力システムが普及してきた。帳票出力制御用サーバにおいて、通信端末から受信した当該記入情報を電子帳票フォームの所定位置に配置することで帳票出力される電子帳票を自動生成する技術としては特許文献２に開示されたものが知られている。

特開２００３−３２３５８２号公報特開２００２−０９９８７０号公報

しかしながら、近年普及しているスマートフォンやタブレット端末等の画面上に帳票フォーマットに従って表示された多数の入力項目に対して利用者が記入情報を逐一入力してゆく作業は煩雑である。しかも、現場で点検保守作業を行う利用者は携帯端末上でのこのような画面入力作業を行うことに不慣れである場合も多い。

そこで、この発明では、帳票フォーマットに従って通信端末の画面上に表示された複数の入力項目に対して利用者が入力操作を行う際に、誰でも簡単に操作ができる対話型の画面入力インターフェースを備えた帳票自動化システムを提供することを課題とする。

かかる課題を解決するために、請求項１に係る帳票自動化システムは、複数の作業内容毎に予め電子データとして作成された帳票フォーマットを備え、該帳票フォーマットの１又は複数の入力項目に、通信端末から受信した記入情報を組み込むことによって、帳票を作成する帳票自動化システムであって、前記入力項目を含む帳票定義を前記帳票フォーマット毎に保存するとともに複数の利用者の作業スケジュールが事前に登録される帳票定義データベースと、前記通信端末上の電子チャット画面を介して前記複数の利用者のうちの前記通信端末の利用者との対話を自動的に実行する対話自動化手段と、前記対話に基づいて帳票を自動生成する帳票生成部と、を備え、前記対話自動化手段は、前記帳票定義データベースから前記通信端末の利用者の作業内容を取得して、該作業内容に対応する前記帳票フォーマットに定義された複数の前記入力項目を読み出して、該入力項目に入力すべき前記記入情報の送信を前記通信端末の利用者に求めるための質問文を順次生成する会話文自動生成部と、前記質問文を前記通信端末に送信して前記通信端末の前記電子チャット画面に表示させると共に、該電子チャット画面にて前記質問文への返信として前記通信端末の利用者が入力した返信データを受信する、対話動作を繰り返し実行するチャット通信部と、を備え、前記帳票生成部は、前記チャット通信部から受け取った前記返信データを、対応する前記帳票フォーマットの対応する前記入力項目に前記記入情報として組み込む合成処理により帳票を生成する、ように構成されたことを特徴とする。

請求項２の発明は、請求項１に記載の構成に加えて、前記通信端末の前記電子チャット画面は、作成すべき複数種類の前記帳票から何れか一つを選択させる選択画面を有し、前記通信端末の前記利用者が何れかの前記帳票を選択する処理を行ったときに、前記チャット通信部は、選択された該帳票に対応する前記帳票フォーマットの前記入力項目へ前記記入情報を組み込むための前記対話動作を実行する、ことを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項１又は２に記載の構成に加えて、前記帳票定義データベースは、帳票化すべき作業を行う作業対象の位置を示す作業対象位置情報を、前記帳票フォーマット毎に保存することを特徴とする。

請求項４の発明は、請求項３に記載の構成に加えて、前記通信端末から受信した端末位置情報を指定された前記作業対象位置情報と比較することによって前記通信端末が前記返信データを前記作業対象の位置から送信したか否かを判定する位置確認部をさらに備えることを特徴とする。

請求項１の発明によれば、帳票フォーマットに従って通信端末の利用者が画面入力操作を行う際に用いられる対話型の入力インターフェースとして、通信端末上の電子チャット画面を介して利用者との対話を自動的に実行する対話自動化手段を用いている。このような対話自動化形式の入力インターフェースであれば、現場の利用者もチャットアプリケーションなどの日常的な使用を通じて画面入力操作に慣れ親しんでいる。

従って、請求項１の発明によれば、そのような対話型の入力インターフェースとして、従来のような入力フォームを用いる場合と比べて、誰でも簡単に通信端末上での画面入力操作ができる帳票自動化システムを提供することができる。

請求項２の発明によれば、利用者は、これから作業を行おうとする現場や作業内容に応じた適切な帳票および対応する帳票フォーマットを通信端末の画面上の選択操作により簡単に選択することができる。その結果、利用者は、現場や作業内容に応じて帳票の種別を識別情報などにより具体的に指定する必要が無い。

請求項３の発明によれば、前記帳票定義データベースが帳票化すべき作業を行う作業対象の位置を示す作業対象位置情報を保存しているので、作業を行う位置の確認を行うことができる。

請求項４の発明によれば、利用者が選択した帳票フォーマットに対応する位置とその利用者の現在位置との一致／不一致を確認することができるので、利用者が作業の結果を、誤って他の帳票に記入してしまうことが無い。

この発明の実施の形態１に係る帳票自動化システム全体の構成を示す構成図である。この発明の実施の形態１に従って実行される帳票データの生成処理の流れを示す図である。この発明の実施の形態１に従って実行される帳票データの生成処理の流れを示す図である。この発明の実施の形態２に係る帳票自動化システム全体の構成を示す構成図である。この発明の実施の形態２に従って実行される帳票データの生成処理の流れを示す図である。この発明の実施の形態３に従って実行される帳票データの生成処理の流れを示す図である。

［発明の実施の形態１］
以下、この発明の実施の形態１について、利用者が操作する通信端末が帳票データの自動生成を行うサーバと通信接続されて成るシステムに適用した場合を例に採って説明する。なお、この発明は、上記のシステムに限らず、帳票処理を自動化可能なシステムであれば、他のシステムにも適用できる。

図１は、この発明の実施の形態１に係る帳票自動化システム１の全体構成を示す構成図である。図１に示したように、この発明の実施の形態１に係る帳票自動化システム１は、帳票データの自動生成を行うサーバ１０および利用者が操作する通信端末２０を含む。サーバ１０は通信回線を介して通信端末２０と通信接続されている。

サーバ１０は、指定された帳票に対応する帳票フォーマットを保存しており、当該帳票フォーマットが定義する一つ以上の入力項目にそれぞれ記入すべき記入情報を通信端末２０から取得する。そして、当該帳票フォーマットの各々の入力項目に通信端末から取得した記入情報を組み込んで生成した電子的な帳票のデータをデータベース等に保存して管理する。

本実施形態において、通信端末２０は、サーバ１０と通信接続され、利用者が店舗や設備などの点検保守作業を行っている現場において、利用者が操作する携帯型の情報端末である。通信端末２０は、点検保守作業の結果を報告する情報を入力するための端末であり、無線通信回線を含む様々な通信手段を通じて利用者が入力した当該情報をサーバ１０に送信する。例えば、通信端末２０は、利用者が点検保守作業を行うべき現場に持ち込むことが可能なスマートフォン、タブレット端末あるいはノートＰＣ等の携帯型端末である。

サーバ１０は、対話自動化手段１００と、帳票定義登録部１１０と、帳票定義データベース１２０と、帳票生成部１３０と、帳票データベース１４０と、を含んで構成される。また、通信端末２０は、表示画面２１を有し、表示画面２１は電子チャット画面２２を表示可能に構成されている。電子チャット画面２２内において通信端末２０の利用者が入力したデータや情報は、通信回線を介してサーバ１０側の対話自動化手段１００に送信される。逆に、対話自動化手段１００が通信端末２０に送信したデータや情報は、通信端末２０上の電子チャット画面２２内において会話文や選択メニューなどとして表示される。

帳票定義登録部１１０は、表計算用アプリケーションソフトウエア等で作成された帳票フォーマットを読み込み、この帳票フォーマットから、帳票を完成させるために必要な情報（各入力欄への入力項目等の情報）を抽出する。

そして、帳票定義登録部１１０は、これらの抽出情報を、帳票定義として、帳票フォーマット毎に、帳票定義データベース１２０に送る。

帳票定義データベース１２０は、帳票定義登録部１１０から受け取った帳票定義を、格納する。これらの帳票定義は、対話自動化手段１００からの要求に応じて、読み出される。本実施形態では、この帳票定義データベース１２０へ、複数種類の帳票フォーマットに対応する帳票定義が格納されているものとする。

なお、帳票フォーマットは、点検保守作業等の作業（帳票作成の対象となる作業）を行う場所や施設毎に作成しても良いし、かかる作業の種類毎に作成してもよいが、本実施形態では作業を行う場所や施設毎に作成することとする。

対話自動化手段１００は、通信端末２０上の電子チャット画面２２を介して利用者との対話を自動的に実行する機能部である。具体的には、対話自動化手段１００は、利用者が電子チャット画面２２に入力操作を行うことでサーバ１０側と電子チャットで対話する際に、利用者との対話を自動的に実行する。一例においては、このような機能を有する対話自動化手段１００は、ソフトウェアとして実装されたチャットボットであってもよい。

対話自動化手段１００は、会話文自動生成部１０１と、チャット通信部１０２とを含む。

会話文自動生成部１０１は、予め、各帳票フォーマットに含まれる入力項目毎に、質問文情報を保存している。

電子チャットで対話を行うとき、会話文自動生成部１０１は、まず、作成する帳票に応じて、帳票フォーマットの何れかを特定し、帳票定義データベース１２０から、その帳票フォーマットに対応する帳票定義の、入力項目を特定する情報を、順次読み出す。そして、会話文自動生成部１０１は、各入力項目に対応する質問文情報を、順次抽出して処理することにより質問文を生成し、チャット通信部１０２へ送る。このとき、予め保存された質問文情報をそのまま質問文としてチャット通信部１０２へ送る場合があっても良い。

チャット通信部１０２は、質問文を通信端末２０に送信して電子チャット画面２２に表示させる処理と、この質問文への返信として利用者が電子チャット画面２２に入力した返信データを受信する処理とを、繰り返し実行する。このような処理を繰り返すことにより、各入力項目に組み込むべき記入情報が取得される。

帳票生成部１３０は、チャット通信部１０２から返信データを受け取って、対応する帳票フォーマットの対応する機銃情報を組み込む、合成処理を実行する。これにより、帳票が完成する。

帳票データベース１４０は、生成された帳票の電子データを帳票生成部１３０から受け取って格納・管理する。

以上のようにして、対話自動化手段１００が帳票フォーマットから帳票を生成する。

次に、図２および図３を参照しながら、帳票自動化システム１が現場の利用者による点検保守作業の結果から帳票を生成して保存するまでの一連の処理の流れを説明する。

図２を参照すると、まずステップＳ１において、上述した点検保守作業を行うために通信端末２０の利用者であるＡさんが作業内容を問い合わせるメッセージ「私の仕事は何ですか？」を通信端末２０上の電子チャット画面２２に入力する。Ａさんが入力したこのメッセージは、サーバ１０上の対話自動化手段１００に送信され、処理はステップＳ２に進む。

ステップＳ２において、対話自動化手段１００は、Ａさんの作業内容を確認する処理である、ステップＳ３０を実行する。

ステップＳ３０で、対話自動化手段１００は、まず、帳票定義データベース１２０の中からＡさんが行うべき作業内容を表す作業内容情報を検索して取得する（ステップＳ３１）。

ここで、ステップＳ３０の中のステップＳ３２およびステップＳ３３に示したように、Ａさんの毎日の作業内容は、所定の期間（１ヶ月単位や３ヶ月単位など）を１単位とする作業スケジュールとして、事前に登録されている。すなわち、Ａさんの業務を監督する管理者Ｂさんは、Ａさんの作業スケジュールを帳票定義データベース１２０内に事前に登録してある。その結果、対話自動化手段１００は、通信端末２０から受信したＡさんの氏名や社員番号と日付の組み合わせをキーとして帳票定義データベース１２０内の作業テーブル（図示せず）を検索することにより、上記の作業内容情報を取得することができる。

ステップＳ３０にて作業内容情報が取得されると、処理はステップＳ２に戻り、作業内容情報に対応した点検保守作業の結果を帳票化するための処理であるステップＳ４に進む。

ステップＳ４では、まず、以下のようにして、保存済みの複数の帳票フォーマットの中から、作業内容情報に対応する帳票フォーマットＦ（ｈ）を取得するための処理を行う。このために、ステップＳ４では、ステップＳ５０を実行する。このステップＳ５０では、まず、Ａさんの作業内容を表す作業内容情報（ステップＳ３１参照）対応する帳票フォーマットＦ（ｈ）を、帳票定義データベース１２０から取得する（ステップＳ５１）。

ここで、本実施形態では、予め、以下のようにして、複数の帳票フォーマットを帳票定義データベース１２０内に登録する。

まず、ステップＳ５２において、表計算用アプリケーションソフトウエアで作成した帳票フォーマットから、上述のような帳票定義が作成される。

続いて、ステップＳ５３において、帳票定義登録部１１０が、それらの帳票定義を、帳票定義データベース１２０に格納する。

これにより、Ａさんの作業内容に対応する帳票フォーマットＦ（ｈ）の帳票定義を、帳票定義データベース１２０から取得できるようになる。

続いて、通信端末２０上の電子チャット画面２２を介してＡさんと対話することで、取得した帳票フォーマットＦ（ｈ）の帳票定義に基づいて、帳票の電子データを生成するための処理を実行する（ステップＳ６１〜Ｓ６７）。これらステップＳ６１〜Ｓ６７では、取得した帳票フォーマットＦ（ｈ）中で定義される複数の入力項目にそれぞれ組み込むべき情報が、通信端末２０からの返信データとして取得される。以下、ステップＳ６１〜Ｓ６７で実行される処理フローの一例について、詳しく説明する。

まず、ステップＳ６１において、対話自動化手段１００内の会話文自動生成部１０１は、「2017年9月1日 17:00から店舗Ｘで照明照度測定の点検作業です。」という会話文を自動的に生成し、チャット通信部１０２に出力する。この会話文を受け取ったチャット通信部１０２は、通信端末２０に向けてこの会話文を送信し、通信端末２０上の電子チャット画面２２にこの会話文をサーバ側からのメッセージとして表示させる。

続いて、処理はステップＳ６２に進み、会話文自動生成部１０１は、帳票フォーマットＦ（ｈ）の最初の入力項目に関する情報を帳票定義から読み出し、点検保守作業の最初の作業項目がリビング器具下の照度の測定であると識別する。続いて、会話文自動生成部１０１は、点検保守作業の最初の作業項目について利用者に回答を促すために、「リビング器具下の照度を測定してください。」という最初の質問文を生成し、チャット通信部１０２へ出力する。チャット通信部１０２は、通信端末２０に向けて、この最初の質問文を送信する。この結果、通信端末２０上の電子チャット画面２２に、この最初の質問文Ｑが表示される。

続いて、処理はステップＳ６３に進み、通信端末２０上の電子チャット画面２２に表示された最初の質問文に対して、通信端末２０の利用者であるＡさんは、電子チャット方式に従って回答する。具体的には、Ａさんは、持参した照度計を用いて店舗Ｘのリビング器具下の照度を測定し、最初の質問文への回答として、照度測定により得られた測定値である「３１０．５」を電子チャット画面２２に入力する。

入力された測定値「３１０．５」は、最初の質問文に対する返信データとして、サーバ１０側の対話自動化手段１００に送信される。チャット通信部１０２から返信データを受け取ると、対話自動化手段１００は、帳票フォーマットＦ（ｈ）の最初の入力項目に入力すべき記入情報として、この返信データ「３１０．５」を記憶する。

続いて、処理はステップＳ６４に進み、会話文自動生成部１０１は、帳票フォーマットＦ（ｈ）の第２の入力項目に関する属性情報を帳票定義から読み出し、点検保守作業の第２の作業項目がリビング器具間の照度の測定であると識別する。続いて、会話文自動生成部１０１は、点検保守作業の第２の作業項目について利用者に回答を促すために、「リビング器具間の照度を測定してください。」という第２の質問文を生成し、チャット通信部１０２に出力する。チャット通信部１０２は、通信端末２０に向けて、この第２の質問文を送信し、通信端末２０上の電子チャット画面２２に表示させる。

続いて、処理はステップＳ６５に進み、通信端末２０上の電子チャット画面２２に表示された第２の質問文に対して、通信端末２０の利用者であるＡさんは、電子チャット方式に従って回答する。具体的には、Ａさんは、持参した照度計を用いて店舗Ｘのリビング器具間の照度を測定し、第２の質問文への回答として、照度測定により得られた測定値である「１１０．５」を電子チャット画面２２に入力する。

入力された測定値「１１０．５」は、第２の質問文に対する返信データとして、サーバ１０側の対話自動化手段１００に送信される。チャット通信部１０２から返信データを受け取ると、対話自動化手段１００は、帳票フォーマットＦ（ｈ）の第２の入力項目に入力すべき記入情報として、「１１０．５」を記憶する。

続いて、処理はステップＳ６６に進み、会話文自動生成部１０１は、帳票フォーマットＦ（ｈ）の第３の入力項目に関する情報を帳票定義から読み出し、点検保守作業の第３の作業項目が機器を正面から撮影した画像の取得であると識別する。続いて、会話文自動生成部１０１は、点検保守作業の第３の作業項目について利用者に回答を促すために、「機器の写真を正面から撮影してください。」という質問文を生成し、チャット通信部１０２に出力する。第３の質問文を受け取ると、チャット通信部１０２は、通信端末２０に向けて第３の質問文を送信し、通信端末２０上の電子チャット画面２２に表示させる。

続いて、処理はステップＳ６７に進み、通信端末２０上の電子チャット画面２２に表示された第３の質問文に対して、通信端末２０の利用者であるＡさんは、電子チャット方式に従って回答する。具体的には、Ａさんは、通信端末２０に搭載された撮像装置等を用いて店舗Ｘの機器の撮影画像を正面から撮影し、第３の質問文への回答として、撮影した撮影画像を電子チャット画面２２にアップロードしてサーバ１０へと送信する。

電子チャット画面２２から送信された撮影画像は、第３の質問文に回答する返信データとして、サーバ１０側の対話自動化手段１００に送信される。チャット通信部１０２から返信データを受け取ると、対話自動化手段１００は、帳票フォーマットＦ（ｈ）の第３の入力項目に入力すべき記入情報として、返信データの撮影画像を記憶する。

ステップＳ６１〜Ｓ６７のあと、必要に応じて更に同様のチャット会話を行う。

その後、処理はステップＳ６８に進み、会話文自動生成部１０１は、「終了です。」という会話文を自動的に生成し、チャット通信部１０２に出力する。この会話文を受け取ったチャット通信部１０２は、通信端末２０に向けてこの会話文を送信し、通信端末２０上の電子チャット画面２２にサーバ側からのメッセージとして表示させる。通信端末２０上の電子チャット画面２２に表示されたテキスト「終了です。」を視認したＡさんは、店舗Ｘでの作業が終了したことを知ることができる。

続いて、処理は図３に示すステップＳ７０に進む。このステップＳ７０では、対話自動化手段１００は、帳票定義の各入力項目に対応して通信端末２０から受信した各返信データを帳票化するための処理（ステップＳ８０）を実行する。

ステップＳ８０では、まず、対応する帳票定義を、帳票定義データベース１２０から帳票生成部１３０に読み込む（ステップＳ８１）。続いて、帳票生成部１３０が、通信端末から受け取った各返信データを、この帳票定義に組み込む（ステップＳ８２）。これにより、帳票生成部１３０は、帳票を完成させる。そして、この帳票を、データファイルとして、帳票データベース１４０へ登録する。

以上説明したように、図１に示す帳票自動化システム１では、帳票フォーマットＦ（ｈ）に従って通信端末２０上の電子チャット画面２２へ質問文を順次送信して、通信端末２０上の電子チャット画面２２を介して利用者との対話動作を行うことにより、帳票を作成する。このような対話自動化形式の入力インターフェースであれば、現場の利用者もチャットアプリケーションなどの日常的な使用を通じて画面入力操作に慣れ親しんでいる。

従って、図１に示す帳票自動化システム１によれば、そのような対話型の入力インターフェースとして従来のような入力フォームを用いる場合と比べて、非常に簡単に帳票を作成できる仕組みを提供することができる。

［発明の実施の形態２］
次に、図４および図５を用いて、この発明の実施の形態２に係る帳票自動化システム１’について説明する。

図４は、この発明の実施の形態２に係る帳票自動化システム１’の全体構成を示す構成図である。

図１に示す帳票自動化システム１と比べて、図４に示す帳票自動化システム１’では、帳票定義データベース３１０に格納されるデータが、上記実施の形態１と異なる。更に、図４に示す帳票自動化システム１’では、位置情報通信部３２０と位置確認部３３０とが新たに追加されている。

また、図４に示すチャット通信部１０２’は、通信端末２０にコマンドを送信し、図５に示す選択画面２２ａを通信端末２０の表示画面２１に表示させる機能をさらに有する点で、図１に示すシステム１とは異なる。本実施形態では、図４に示す帳票自動化システム１’のうち、図１に示す帳票自動化システム１と同様の構成については説明を省略し、帳票定義データベース３１０、位置情報通信部３２０および位置確認部３３０について具体的に説明する。

本実施形態において、帳票定義データベース３１０は、上記実施の形態１と同様の帳票定義に加えて、帳票化すべき作業を行う場所・施設等の位置を示す作業対象位置情報を、帳票定義毎（従って帳票フォーマット毎）に格納する。

なお、本実施形態では、上記実施の形態１と同様、帳票フォーマットは、点検保守作業等の作業（帳票作成の対象となる作業）を行う場所や施設毎に作成される。

位置情報通信部３２０は、通信端末２０から端末位置情報を受信し、位置確認部３３０に出力する。

位置確認部３３０は、位置情報通信部３２０を経由して受信した端末位置情報を指定された作業対象位置情報と比較する。これにより、位置確認部３３０は、通信端末２０が返信データを作業対象の位置から送信したか否かを判定することができる。

次に、図４に示す帳票自動化システム１’が実施の形態２に従って実行する帳票生成処理のフローについて、図５を参照しながら説明する。

チャット通信部１０２は、通信端末２０にコマンドを送信し、図５に示す選択画面２２ａを表示画面２１に表示するように指示する。

図５に示す選択画面２２ａは、作成すべき複数種類の帳票から何れか一つを利用者に選択させるための選択画面であり、通信端末２０の表示画面２１に表示される。

図５を参照すると、選択画面２２ａでは、４種類の帳票フォーマットＦ（１）、Ｆ（２）、Ｆ（３）およびＦ（４）にそれぞれ対応する矩形領域が、画面の上から下へとリスト形式で上下方向に並べて配置されている。帳票フォーマットＦ（１）に対応する領域内には、帳票フォーマットＦ（１）に対応する作業対象である施設の施設名や施設番号などが表示されている。加えて、帳票フォーマットＦ（１）に対応する領域内には、当該施設に対して点検保守作業を行うべき作業日、作業時刻なども表示されている。また、帳票フォーマットＦ（１）に対応する領域の右端部には、帳票フォーマットＦ（１）に対応する作業対象である施設の住所を示すマップ情報へのリンク２５（１）、施設の連絡先情報へのリンク２６（１）が表示されている。リンク２５（１）をタップ等することにより、帳票定義データベース３１０に格納された作業対象位置情報に基づいて、通信端末２０の画面に、その施設のマップを表示することができる。

帳票フォーマットＦ（２）、Ｆ（３）およびＦ（４）にそれぞれ対応する領域もまた、帳票フォーマットＦ（１）に対応する領域と同様の表示情報とリンク２５（２）〜２５（４）および２６（２）〜２６（４）を含んでいる。

今、利用者であるＡさんが、選択画面２２ａをタップすること等により、最上部の領域２４（１）を選択したとする。この最上部の領域は、帳票フォーマットＦ（１）に対応すると共に、コンビニチェーンの麹町駅前店である作業対象とも対応している。この選択の結果が選択画面２２ａに入力されると、通信端末２０からは、この選択結果と共に、通信端末２０の端末位置情報が送信される。

対話自動化手段１００は、この選択の結果を受信すると、帳票フォーマットＦ（１）が帳票生成処理のために選択されたことを認識する。

また、サーバ３０の位置情報通信部３２０は、通信端末２０の端末位置情報を、位置確認部３３０に出力する。位置確認部３３０は、選択された帳票フォーマットＦ（１）に対応する作業対象位置情報を、帳票定義データベース３１０から読み出して、通信端末２０の端末位置情報と比較する。

そして、作業位置情報と端末位置情報都が一致しないと判断したときは、対話自動化手段１００が、通信端末２０の電子チャット画面２２ｂにその旨の警告を表示させるための処理を行う。

一方、作業位置情報と端末位置情報都が一致すると判断したとき、対話自動化手段１００は、帳票フォーマットＦ（１）中で定義される複数個の入力項目にそれぞれ組み込むべき記入情報を、通信端末２０から受け取るための処理を開始する。このために、通信端末２０の表示画面２１が、図５に示す電子チャット画面２２ｂに切り替わる。

続いて、会話文自動生成部１０１’は、点検保守作業の最初の作業項目について利用者に回答を促すために、「麹町駅前店の点検ですね…（中略）…まず、外観の写真を撮影してください」という質問文を生成し、チャット通信部１０２に出力する。この質問文を受け取ったチャット通信部１０２は、通信端末２０に向けてこの質問文を送信し、図５に示す電子チャット画面２２ｂに表示させる（図５のｍ１１）。

続いて、通信端末２０上の電子チャット画面２２ｂに表示された質問文に対して通信端末２０の利用者であるＡさんは電子チャット方式に従って回答する。具体的には、Ａさんは、通信端末２０の撮像装置等を用いて麹町駅前店の撮影画像を撮影する。

この撮影画像は、質問文への返信データとして、サーバ３０側の対話自動化手段１００に送信される。チャット通信部１０２から返信データを受け取ると、対話自動化手段１００は、帳票フォーマットＦ（１）の最初の入力項目に入力すべき記入情報として、返信データＲである撮影画像を記憶する。

続いて、会話文自動生成部１０１’は、点検保守作業の第２の作業項目について利用者に回答を促すために第２の質問文を生成し、チャット通信部１０２に出力する。第２の質問文は、「外観の状況はどうですか」というテキスト文字に加えて、３つの選択項目「良い」、「ふつう」および「悪い」から成る選択メニューを含んでいる。第２の質問文を受け取ったチャット通信部１０２は、通信端末２０に向けて、この第２の質問文を送信する。これにより、図５に示す電子チャット画面２２ｂに、第２の質問文に含まれる上記のテキスト文字と選択メニューｍ１２が表示される。

続いて、通信端末２０の利用者であるＡさんは、この第２の質問文に対して、電子チャット方式に従って回答する。具体的には、Ａさんは、撮影した店舗の外観の撮影画像を見て、外観が良いか、ふつうか又は悪いかを判断する。そして、その判断に応じて、Ａさんは図５に示す選択メニューｍ１２から３つの選択項目「良い」、「ふつう」および「悪い」のいずれかを選択した結果を、サーバ３０側に送信する。

上記選択メニューにおける選択結果は、第２の質問文に回答する返信データとして、サーバ３０側の対話自動化手段１００に送信される。続いて、チャット通信部１０２から返信データを受け取った対話自動化手段１００は、帳票フォーマットＦ（１）の第２の入力項目に入力すべき記入情報として、この返信データが示す選択結果を記憶する。

その後、同様の選択処理を繰り返して、処理が終了する。

帳票生成部１３０は、チャット通信部１０２’から、これらの返信データを受け取る。そして、帳票生成部１３０は、受け取った返信データを、対応する入力項目にそれぞれ組み込む。

このように、通信端末２０の利用者は、作業を行う現場や作業内容に応じた適切な帳票フォーマットを、通信端末の画面上の選択操作により簡単に選択することができる。すなわち、利用者は、現場や作業内容に応じて、帳票フォーマットの種別を具体的に指定する必要が無い。

例えば、利用者が携帯する通信端末２０の現在位置がコンビニチェーンの複数の店舗（麹町駅前店、麹町店、麹町３丁目店および麹町６丁目店）と近距離にあるとき、以下の利便性がある。すなわち、図４に示すシステム１’は、利用者の近傍に位置するこれら４店舗をそれぞれ４つの作業対象として選択画面２２ａ内で選択可能な形で表示し、利用者が選択した帳票フォーマットに基づいて帳票の自動生成を行わせることができる。

また、利用者が選択した帳票フォーマットに対応する位置とその利用者の現在位置との一致／不一致を確認することができるので、利用者が店舗と帳票フォーマットとの対応関係を誤ること（例えば、麹町駅前店の作業結果を、他の店舗の帳票として作成してしまうこと）が無い。

［発明の実施の形態３］
次に、図６を用いて、この発明の実施の形態３に係る帳票自動化システム１’について説明する。本実施形態に係る帳票自動化システム１’の全体構成は、図４とほぼ同様である。

実施の形態３は、利用者が選択した帳票フォーマットを選択する方法の、他の例である。

実施の形態３に係る帳票生成処理のフローを実行するシステムは、図４に示す帳票自動化システム１’とほぼ同様であるが、以下の点において異なっている。まず、利用者が通信端末２０上の電子チャット画面２２ｃに地理的エリアを表すテキストを入力して（図６のｍ３１）サーバ３０側のチャット通信部１０２”に送信する。すると、会話文自動生成部１０１”は、当該地理的エリア内にある一つ以上の作業対象（例えば、一つ以上の店舗）から何れかを選択させる選択メニューを電子チャット画面２２ｃ内に表示させる（図６のｍ４１）。

これに対して、利用者が電子チャット画面２２ｃに表示された選択メニューｍ４１から麹町駅前店を通信端末２０の作業対象として選択したとする。対話自動化手段１００は、選択メニューｍ４１における選択結果を通信端末２０から受信すると、作業対象である麹町駅前店に対応する帳票フォーマットＦ（ｇ）が帳票生成処理のために選択されたと認識する。

そして、図６に示す帳票生成処理のフローにおいて、利用者が選択メニューｍ４１から作業対象として選択した麹町駅前店が利用者の現在位置から一致するか否かが、以下のように判定される。まず、図４に示すシステム１’の位置情報通信部３２０は、通信端末２０から通信端末２０の位置を表す端末位置情報を受信して位置確認部３３０に出力する。続いて、図４に示すシステム１’の位置確認部３３０は、図５のｍ４１で指定された作業対象位置情報を帳票定義データベース３１０から読み出して、この端末位置情報と比較する。

これにより、位置確認部３３０は、通信端末２０が信号を作業対象の位置（またはその近傍）から送信したか否かを判定することができる。その結果、本実施形態によれば、通信端末２０の端末位置が作業対象の位置と一致しないと判定された場合には、図４に示すシステム１’は、利用者に対して作業対象の実際の位置まで移動するように警告することができる。

一方、通信端末２０の端末位置が作業対象の位置と一致するいと判定された場合、対話自動化手段１００は、帳票フォーマットＦ（ｇ）を帳票定義データベース１２０から読み出し、図５のｍ１１〜ｍ２２で示される対話プロセスと同様の対話プロセスを通信端末２０上の電子チャット画面２２ｄを介して利用者と行う。その結果、対話自動化手段１００は、帳票フォーマットが定義する１又は複数の入力項目の各々について通信端末２０から返信データを受け取る。

本実施形態によっても、上述の実施の形態２と同様の効果を得ることができる。

１（１，１’）帳票自動化システム
１０サーバ
２０通信端末
２１表示画面
２２（２２ａ，２２ｂ，２２ｃ，２２ｄ）電子チャット画面
３０サーバ
１００対話自動化手段
１０１（１０１’，１０１”）会話文自動生成部
１０２（１０２’，１０２”）チャット通信部
１１０，３１０帳票定義登録部
１２０帳票定義データベース
１３０帳票生成部
１４０帳票データベース
３２０位置情報通信部
３３０位置確認部

Claims

複数の作業内容毎に予め電子データとして作成された帳票フォーマットを備え、該帳票フォーマットの１又は複数の入力項目に、通信端末から受信した記入情報を組み込むことによって、帳票を作成する帳票自動化システムであって、
前記入力項目を含む帳票定義を前記帳票フォーマット毎に保存するとともに複数の利用者の作業スケジュールが事前に登録される帳票定義データベースと、
前記通信端末上の電子チャット画面を介して前記複数の利用者のうちの前記通信端末の利用者との対話を自動的に実行する対話自動化手段と、
前記対話に基づいて帳票を自動生成する帳票生成部と、を備え、
前記対話自動化手段は、
前記帳票定義データベースから前記通信端末の利用者の作業内容を取得して、該作業内容に対応する前記帳票フォーマットに定義された複数の前記入力項目を読み出して、該入力項目に入力すべき前記記入情報の送信を前記通信端末の利用者に求めるための質問文を順次生成する会話文自動生成部と、
前記質問文を前記通信端末に送信して前記通信端末の前記電子チャット画面に表示させると共に、該電子チャット画面にて前記質問文への返信として前記通信端末の利用者が入力した返信データを受信する、対話動作を繰り返し実行するチャット通信部と、
を備え、
前記帳票生成部は、
前記チャット通信部から受け取った前記返信データを、対応する前記帳票フォーマットの対応する前記入力項目に前記記入情報として組み込む合成処理により帳票を生成する、
ように構成されたことを特徴とする帳票自動化システム。
前記通信端末の前記電子チャット画面は、作成すべき複数種類の前記帳票から何れか一つを選択させる選択画面を有し、
前記通信端末の前記利用者が何れかの前記帳票を選択する処理を行ったときに、前記チャット通信部は、選択された該帳票に対応する前記帳票フォーマットの前記入力項目へ前記記入情報を組み込むための前記対話動作を実行する、
ことを特徴とする請求項１に記載の帳票自動化システム。
前記帳票定義データベースは、帳票化すべき作業を行う作業対象の位置を示す作業対象位置情報を、前記帳票フォーマット毎に保存することを特徴とする請求項１又は２に記載の帳票自動化システム。
前記通信端末から受信した端末位置情報を指定された前記作業対象位置情報と比較することによって前記通信端末が前記返信データを前記作業対象の位置から送信したか否かを判定する位置確認部をさらに備えることを特徴とする請求項３に記載の帳票自動化システム。