JP5493274B2 - Document management apparatus and a document management program - Google Patents

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本発明は、文書管理装置及び文書管理プログラムに関する。 The present invention relates to a document management instrumentation 置及 beauty document management program.

文書管理システムを利用して文書(電子文書)を管理することの利点の一つに、効果的に文書の更新履歴を管理することができる点があげられる。 One advantage of managing documents (electronic documents) by using a document management system, that can manage the update history of effectively document and the like.

また、配布用、公開用の文書管理に文書管理システムが利用される場合、文書に対するレビューの結果は、コメントとして文書に注釈(アノテーション)を付加することで実現している。 Further, in the case where for distribution, document management system to the document management of the public is used, review of results for the document, is realized by adding annotations to the document as a comment (annotation).

注釈の内容を確認し、その内容を反映することで文書の更新が行われた場合、文書の内容が更新されることで、注釈が付加された位置が変更することがある。 Check the contents of the annotation, if the update of the document is performed by reflecting the contents, that contents of the document are updated, it is possible to change an annotation is added position. このため、文書の更新に伴い、注釈の位置を自動で更新する技術が提案されている(例えば、特許文献1参照)。 Therefore, with the updating of the document, a technique for updating the position of the annotation automatically has been proposed (e.g., see Patent Document 1). また、文書の内容が変更され、注釈を付加する場合に、変更前の文書に対応する範囲に付加させる技術が提案されている(例えば、特許文献2参照)。 The contents of the document is changed, the case of adding annotations, technology to be added to a range corresponding to the document before the change has been proposed (e.g., see Patent Document 2). さらに、文書の変更箇所を簡単に知ることができ、変更前と変更後の内容を比較して確認することができる技術が提案されている(例えば、特許文献3参照)。 Furthermore, it is possible to easily know the changes of the document, a technique that can be confirmed by comparing the contents before and after the change has been proposed (e.g., see Patent Document 3).
特開2000−163414公報 JP 2000-163414 Laid 特開2007−140836公報 JP 2007-140836 Laid 特開平07−141335号公報 JP 07-141335 discloses

本発明は、文書の改版の際に付加された複数の注釈を制御系への負荷を抑制して報知することができる文書管理装置及び文書管理プログラムを得ることを目的とする。 The present invention aims to obtain a document management instrumentation 置及 beauty document management program capable of notifying by suppressing the load on the control system a plurality of annotations that are added when the revised document.

請求項1の発明は、格納されている版に属する第1の文書情報に注釈を付加するための第2の文書情報を作成する作成手段と、前記第1の文書情報を読み出して前記第2の文書情報に付加された注釈に応じて編集処理された後の第3の文書情報を、前記第1の文書情報の新しい版として改版して格納する格納手段と、前記第2の文書情報上の注釈に関する情報と、前記第3の文書情報の改版履歴を示す版情報とに基づいて前記第2の文書情報の文書面上の注釈の位置を、前記改版によって変位した前記第3の文書情報の文書面上の対応する位置に移動させ注釈位置変更手段と、前記第3の文書情報の前記版情報と前記注釈位置変更手段による移動後の注釈の位置を示す位置情報とを関連付けて管理する管理手段と、を有し、前記作成手段は According the invention of claim 1 includes creation means for creating a second document information to annotate the first document information belonging to the plate stored, the reading of the first document information second the third document information after being edited processed in accordance with the added annotation in the document information, a storage unit for storing and revision as new version of the first document information, on the second document information the third document information in the information about the annotation, the position of the annotation on the document surface of the third second based on the version information that indicates the revision history of the document information of the document information, displaced by the revision managed in association with the corresponding annotation position changing means Before moving to a position on the document surface of, and position information indicating the position of the annotation after the movement by the plate information and the annotation position changing means of the third document information and management means for, have a, said creating means さらに、前記第3の文書情報に注釈を付加するための第4の文書情報を作成し、前記格納手段は、さらに、前記第3の文書情報を読み出して前記第4の文書情報に付加された注釈に応じて編集処理された後の第5の文書情報を、前記第3の文書情報の新しい版として改版して格納し、前記注釈位置変更手段は、さらに、前記第4の文書情報上の注釈に関する情報と、前記第5の文書情報の前記版情報とに基づいて、前記第4の文書情報に付加された注釈と前記第3の文書情報の前記版情報により示される版より前の版の文書情報に付加された注釈とのマージを実行する指示を受け付けた場合に、当該マージを実行し、マージした注釈の位置を、前記改版によって変位した前記第5の文書情報の文書面上の対応する位置に移動させ、前記管理 Furthermore, to create a fourth document information for adding annotations to the third document information, said storage means further added to the fourth document information by reading the third document information the fifth document information after being edited processed in accordance with the annotation, and stores the revision as new version of the third document information, the annotation position changing means is further on said fourth document information information about the annotation, the fifth on the basis of said version information of the document information, the version prior version indicated by the version information of the the fourth additional annotation to the document information of the third document information of when the instruction was accepted to perform the merge with the added annotation in the document information, perform the merge, the position of the merged annotation on the document surface of the fifth document information displaced by the revision It is moved to the corresponding position, the management 段は、さらに、前記第5の文書情報の前記版情報と前記注釈位置変更手段による移動後の注釈の前記第5の文書情報の文書面上の対応する位置を示す位置情報とを関連付けて管理している。 Stage, further managed in association with the position information indicating the corresponding position on the document surface of the plate information and the fifth document information of the annotation position after the movement by the changing unit annotations of the fifth document information doing.

請求項の発明は、 読み出した文書情報が属する版以前の注釈を版単位で選択する選択手段を更に有している。 The invention of claim 2 further has a selection means for selecting the read document information belongs plate previous annotations plate units.

請求項の発明は、格納されている版に属する第1の文書情報に注釈を付加するための第2の文書情報を作成し、前記第1の文書情報を読み出して前記第2の文書情報に付加された注釈に応じて編集処理された後の第3の文書情報を、前記第1の文書情報の新しい版として改版して格納する際に、前記第2の文書情報上の注釈に関する情報と、前記第3の文書情報の改版履歴を示す版情報とに基づいて前記第2の文書情報の文書面上の注釈の位置を、前記改版によって変位した前記第3の文書情報の文書面上の対応する位置に移動さ 、前記第3の文書情報の前記版情報移動後の注釈の位置を示す位置情報とを関連付けて管理し、前記第3の文書情報に注釈を付加するための第4の文書情報を作成し、前記第3の文書情報を読み出して前記 The invention according to claim 3, to create a second document information to annotate the first document information belonging to the plate stored, the second document information by reading the first document information information third document information after being edited processed, when storing and revision as new version of the first document information, related annotations on the second document information in accordance with the added annotation When the third position of the annotations on the document surface of the second document information based on the version information that indicates the revision history of the document information, the document surface of the third document information displaced by the revision corresponding is moved to the position, the third in association with position information indicating the position of the annotation after the movement and the version information of the document information management, for adding annotations to the third document information create a fourth document information, the reading of the third document information 4の文書情報に付加された注釈に応じて編集処理された後の第5の文書情報を、前記第3の文書情報の新しい版として改版して格納する際に、前記第4の文書情報上の注釈に関する情報と、前記第5の文書情報の前記版情報とに基づいて、前記第4の文書情報に付加された注釈と前記第3の文書情報の前記版情報により示される版より前の版の文書情報に付加された注釈とのマージを実行する指示を受け付けた場合に、当該マージを実行し、マージした注釈の位置を、前記改版によって変位した前記第5の文書情報の文書面上の対応する位置に移動させ、前記第5の文書情報の前記版情報と移動後の注釈の前記第5の文書情報の文書面上の対応する位置を示す位置情報とを関連付けて管理することをコンピュータに実行させている。 The fifth document information after being edited processed in accordance with the added annotation in 4 of the document information, when storing and revision as new version of the third document information, the fourth on the document information the information about annotation, based on the said plate information of the fifth document information, prior editions indicated by the version information of the fourth additional annotation to the document information of the third document information when accepting an instruction to perform a merge of the annotations appended to the document information of the plate, perform the merge, the position of the merged annotation on the document surface of the fifth document information displaced by the revision corresponding is moved to the position, to be managed in association with the position information indicating the corresponding position on the document surface of the fifth document information of the version information as the movement after the annotation of the fifth document information and cause the computer to execute.

請求項1記載の発明によれば、文書の改版の際に付加された複数の注釈を制御系への負荷を抑制して報知することができる文書管理装置を得ることができる。 According to the first aspect of the invention, it is possible to obtain a document management apparatus that can be notified to suppress the load on the control system a plurality of annotations that are added when the revised document.

請求項記載の発明によれば、本構成を有しない場合と比較して、所定の注釈のみを報知することができる。 According to the second aspect of the present invention, it can be compared with the case not having the present structure, to notify only a predetermined annotation.

請求項記載の発明によれば、文書の改版の際に付加された複数の注釈を制御系への負荷を抑制して報知することができる文書管理プログラムを得ることができる。 According to the third aspect of the present invention, it is possible to obtain a document management program capable of notifying by suppressing the load on the control system a plurality of annotations that are added when the revised document.

図1は、本実施の形態に係る文書管理システム10の全体構成を示す概略図である。 Figure 1 is a schematic diagram showing the overall configuration of a document management system 10 according to this embodiment.

図1に示されるように、文書管理システム10は、文書の格納の指示や、注釈であるアノテーションを文書に付加して格納を指示する複数のクライアント装置12と、格納を指示された文書や、文書に付加されたアノテーションを格納し管理する文書管理装置14とで構成されている。 As shown in FIG. 1, the document management system 10 instructs and storage of documents, the plurality of client devices 12 to instruct the store to add annotations are annotations to documents, documents and instructed to store, It is composed of a document management apparatus 14 that manages and stores the annotations added to a document. クライアント装置12と文書管理装置14とは、ネットワーク16を介して接続されている。 The client device 12 and the document management apparatus 14 are connected via a network 16.

なお、クライアント装置12と文書管理装置14とを区別しているが、互いに同一の機能を持たせてもよい。 Although not distinguish between client device 12 and the document management apparatus 14 may have the same function with each other.

図2は、本実施の形態の文書管理プログラムを実行する文書管理装置14のハードウェア構成の概略を示すブロック図である。 Figure 2 is a block diagram schematically showing a hardware configuration of the document management apparatus 14 executes a document management program according to the present embodiment. 文書管理装置14は、CPU20、ROM22、RAM24、入出力ポート(I/O)26を備え、これらは、アドレスバス、データバス、コントロールバス等を含むバス27を介して互いに接続されている。 Document management apparatus 14, CPU 20, ROM 22, RAM 24, including input and output ports (I / O) 26, which are connected to one another via a bus 27 including address buses, data buses, a control bus or the like.

I/O26には、通信ポート28、各種の入出力機器として、CRTやLCDからなる表示装置30、キーボード32、ポインティング・デバイスであるマウス34、及びハードディスク36が各々接続されている。 The I / O26, communication port 28, as various input and output devices, a display device 30 comprising a CRT or LCD, a keyboard 32, mouse 34, and a hard disk 36 are respectively connected a pointing device. ハードディスク36には、アプリケーションプログラム38等の各種プログラムやデータ等が記憶されている。 The hard disk 36 stores various programs and data such as an application program 38 is stored.

図3は、本実施の形態に係る文書管理システム10の機能的な接続を示すブロック図である。 Figure 3 is a block diagram showing the functional connection of the document management system 10 according to this embodiment. この図3では、クライアント装置12と文書管理装置14とは機能を役割分担させているが、単一のクライアント装置12、又は文書管理装置14に全ての機能を持たせてもよい。 In FIG. 3, although allowed to roles function the client device 12 and the document management apparatus 14 may be provided with all the functions to a single client device 12 or the document management apparatus 14,.

クライアント装置12の文書格納実行部40は、作成/編集処理部52、文書管理装置14の文書情報管理部42に接続されている。 Document storage execution unit of the client device 12 40 is connected creation / editing section 52, the document information management unit 42 of the document management apparatus 14. 文書格納実行部40は、作成/編集処理部52から送信される作成、または編集された文書情報を、バージョン情報、版情報と共に文書情報管理部42へ送信する。 Document storage execution unit 40 creates sent from creation / editing process portion 52, or edited document information, version information, and transmits the document information management section 42 together with the plate information.

ここで、バージョン情報とは、文書管理システム10に格納された文書の内容的な更新に関係なく格納される毎に追加されるシステム的な更新を表わし、文書が格納される毎にバージョンが追加される。 Here, the version information represents the system updates to be added each time is stored regardless of the contents updates the stored document in the document management system 10, version added to every document is stored It is. 版情報とは、文書管理システム10に文書が格納された文書の電子ファイル自体が編集されて更新されることを表わし、文書が更新されて格納される毎に版が追加される。 The version information indicates that the electronic file itself of a document the document is stored in the document management system 10 is updated by the editing, the document plate each time it is stored is updated is added.

クライアント装置12のアノテーション格納実行部44は、作成/編集処理部52、文書管理装置14の文書情報管理部42と、関連処理部46のマージ部48とに接続されている。 Annotation storage execution unit 44 of the client apparatus 12, the Create / Edit processing unit 52, a document information management unit 42 of the document management apparatus 14 is connected to the merging portion 48 of the associated processor 46. アノテーション格納実行部44は、作成/編集処理部52で作成、または編集された文書に対して付加されたアノテーション情報、または付加されているアノテーションに対して編集処理したアノテーション情報の格納を実行する。 Annotation storage execution unit 44 executes the store annotation information editing processing with respect to annotations are annotation information is added to the document that was created or edited in creation / editing process portion 52, or addition. アノテーション情報とは、アノテーションの種類(付箋、マーカー、メモ等)、アノテーションが付加された文書に対するアノテーションの位置情報、付与されたコメント情報、等がある。 The annotation information, the type of annotation (sticky, marker, memo, etc.), position information of the annotation for annotation added document, granted comment information, and the like. アノテーション格納実行部44は、作成/編集処理部52から送信されたアノテーション情報をマージ部48へ送信し、アノテーション格納指示信号を文書情報管理部42へ送信する。 Annotation storage execution unit 44 transmits the annotation information transmitted from the creation / editing process portion 52 to the merging unit 48, and transmits the annotation storage instruction signal to the document information management section 42.

クライアント装置12の読出部50は、作成/編集処理部52、表示制御部54、文書管理装置14の文書情報管理部42、アノテーション情報管理部56に接続されている。 Reading section 50 of the client apparatus 12, the Create / Edit processing unit 52, the display control unit 54, the document information management unit 42 of the document management apparatus 14 is connected to the annotation information management section 56. 読出部50は、作成/編集処理部52から送信される読出信号に基づいて、文書管理システム10に格納された文書を編集するために特定の版もしくはバージョンの文書を読み出す。 Reading section 50 on the basis of the read signal that is transmitted from the creation / editing process portion 52 reads the specific version or versions of a document in order to edit the document stored in the document management system 10. このとき、アノテーションが付加された文書か否かに応じて、文書のバージョンを特定し、文書情報管理部42から文書情報を読み出す。 In this case, depending on whether the document whether an annotation is added to identify the version of the document, read out document information from the document information management section 42. また、アノテーションが付加された文書を読み出す場合、読出部50は、アノテーション情報管理部56からその文書の版に付加されたアノテーション情報を読み出す。 Also, when reading the document an annotation is added, the reading unit 50 reads out the annotation information added to the plate of the document from the annotation information management section 56. 読出部50は、文書情報管理部42から送信される文書情報を、アノテーション情報管理部56から送信されるアノテーション情報がある場合はアノテーション情報を併せて、作成/編集処理部52、表示制御部54に送信する。 Reading section 50, the document information transmitted from the document information management section 42, if there is an annotation information transmitted from the annotation information management section 56 together annotation information, create / edit processing section 52, the display control unit 54 to send to.

クライアント装置12の作成/編集処理部52は、表示制御部54、キーボード32、マウス34に接続されている。 Creation / editing process portion 52 of the client device 12, the display control unit 54, a keyboard 32, connected to the mouse 34. 作成/編集処理部52は、キーボード32やマウス34による操作信号に基づいて文書を作成したり、アノテーションを付加したりする。 Creation / editing process portion 52, or creates a document based on the operation signal from the keyboard 32 and the mouse 34, or annotate. また、作成/編集処理部52は、読出部50へ読出信号を送信し、読出部50から送信される文書情報やアノテーション情報を編集する。 Also, create / edit processing section 52 transmits the read signal to the reading section 50 edits the document information and the annotation information to be transmitted from the reading unit 50. 作成/編集処理部52は、作成、または編集した文書情報を文書格納実行部40へ送信し、アノテーション情報をアノテーション格納実行部44へ送信する。 Creation / editing process portion 52 sends created or document information edited to document storage execution unit 40 transmits the annotation information to annotation storage execution unit 44. また、作成/編集処理部52は文書、またはアノテーションが付加された文書を表示するために、文書情報、文書にアノテーションが付加された場合は文書情報とアノテーション情報とを、表示制御部54へ送信する。 The transmission to view the document creation / editing process portion 52 that is attached document or annotation is the document information, the document information and the annotation information if the annotation is added to the document, to the display control unit 54 to.

クライアント装置12の表示制御部54は、表示装置30に接続されている。 Display control unit 54 of the client device 12 is connected to the display device 30. 表示制御部54は、読出部50、または作成/編集処理部52から送信される文書情報を表示装置30で表示できるように制御する。 The display control unit 54 controls so as to be displayed on the display device 30 the document information transmitted from the reading unit 50 or create / edit processing section 52,. また、読出部50、または作成/編集処理部52からアノテーション情報も送信された場合は、アノテーション情報に含まれるアノテーションの位置情報から、文書面上の表示位置にアノテーションが表示されるように制御する。 Further, when the annotation information is also transmitted from the reading unit 50 or create / edit processing section 52, and controls so that the position information of the annotation included in the annotation information, the annotation is displayed on the display position on the document surface . 表示制御部54は、制御した文書情報、アノテーション情報を表示装置30へ送信する。 The display control unit 54 controls the document information, and transmits the annotation information to display device 30.

クライアント装置12の表示装置30は、表示制御部54から送信される文書情報、または、アノテーション情報が付加された文書情報を表示する。 Display device 30 of the client apparatus 12, the document information is transmitted from the display control unit 54, or to display the document information annotation information is added.

文書管理装置14の文書情報管理部42は、文書情報格納部58を備え、関連処理部46のマージ部48とアノテーション位置情報取得部62とに接続されている。 Document information management unit 42 of the document management apparatus 14 includes a document information storage section 58, and is connected to the merged portion 48 and the annotation position information acquisition unit 62 of the associated processor 46. 文書情報管理部42は、文書格納実行部40から送信される文書情報を、文書のバージョン情報、版情報を関連付けて文書情報格納部58へ格納する。 Document information management section 42 stores the document information transmitted from the document storage execution unit 40, the version information of the document, the document information storage section 58 in association with the version information. また、文書情報管理部42は、アノテーション格納実行部44からアノテーション格納指示情報が送信されると、アノテーション格納指示情報が送信されたときに文書格納実行部40から送信された文書の版情報をマージ部48へ送信し、当該文書情報をアノテーション位置情報取得部62へ送信する。 Also, the document information management unit 42 merges the annotation storage instruction information from the annotation storage execution unit 44 is sent, the version information of the document transmitted from the document storage execution unit 40 when the annotation storage instruction information is transmitted transmitted to part 48, and transmits the document information to the annotation position information acquisition unit 62.

文書管理装置14の関連処理部46に備えられているマージ部48は、マージ判定部60を備え、関連処理部46のアノテーション位置情報取得部62と、アノテーション情報管理部56とに接続されている。 Merging portion 48 provided in the associated processing unit 46 of the document management apparatus 14 includes a merge determining unit 60, the annotation position information acquisition unit 62 of the associated processor 46, and to the annotation information managing unit 56 . マージ部48のマージ判定部60は、文書情報管理部42から送信される文書の版情報を基に、アノテーション情報管理部56のアノテーション情報格納部64に、送信された版情報よりも前の版のアノテーション情報を読み出すことで、格納されているか判定する。 Merge determination unit 60 of the merging unit 48, based on the version information of a document transmitted from the document information management unit 42, the annotation information storage unit 64 of the annotation information management unit 56, the plate before the transmitted version information by reading the annotation information, it determines whether it is stored. マージ判定部60は、アノテーション情報管理部56に前の版のアノテーション情報が格納されていると判定した場合、格納されている最新のアノテーション情報を読み出す。 Merge determination unit 60, when the annotation information before version in the annotation information management unit 56 is determined to be stored, reads the latest annotation information stored.

マージ部48は、アノテーション格納実行部44からアノテーション情報が送信されると、マージ判定部60の判定に基づいてアノテーション情報格納部64に格納されている場合は、読み出した最新のアノテーション情報とマージする。 Merging portion 48, the annotation information is transmitted from the annotation storage execution unit 44, if based on the determination of the merger determination unit 60 is stored in the annotation information storage unit 64, to merge the read latest annotation information and . さらに、マージ部48は、マージしたアノテーション情報と、アノテーション格納実行部44から送信された文書の版情報とをアノテーション位置情報取得部62へ送信する。 Furthermore, merging unit 48 sends the merged annotation information, and version information of the document transmitted from the annotation storage execution unit 44 to the annotation position information acquisition unit 62. また、マージ部48は、アノテーション情報が読み出されなかった場合は、アノテーション格納実行部44から送信されたアノテーション情報と、アノテーション格納実行部44から送信された文書の版情報とをアノテーション位置情報取得部62へ送信する。 Further, the merge unit 48, when the annotation information is not read, and the annotation information transmitted from the annotation storage execution unit 44, the annotation position information acquisition and edition information of the document sent from the annotation storage execution unit 44 and transmits it to the part 62.

文書管理装置14の関連処理部46に備えられているアノテーション位置情報取得部62は、アノテーション情報変更部66に接続されている。 Annotation position information acquiring unit 62 provided in the associated processing unit 46 of the document management apparatus 14 is connected to the annotation information changing section 66. アノテーション位置情報取得部62は、マージ部48から送信されるアノテーション情報を、文書情報管理部42から送信される更新された文書情報の表示位置に変更するため、文書情報に対するアノテーションの位置情報を取得する。 Annotation position information acquisition unit 62, for changing the annotation information transmitted from the merge unit 48, the display position of the document information updated is transmitted from the document information management unit 42, acquires the position information of the annotation to the document information to. これは、マージ部48から送信されるアノテーション情報の位置情報は、文書情報管理部42から送信される文書情報の1つ前の版に対する位置情報のため、格納された文書情報が更新されていると、アノテーションの位置が変更されるためである。 This position information of the annotation information transmitted from the merge unit 48, for location information for the previous version of the document information transmitted from the document information management unit 42, the document information stored is updated If, because the position of the annotation is changed. アノテーションの位置情報の取得は、位置情報に、アノテーションが付加された前後の文字列などを含めておき、その文字列を照合して更新された文書情報から新たな位置情報を取得する等の方法を用いればよい。 Acquiring location information of the annotation, a method such as the position information, annotations should be included, such as appended before and after the character string, obtains the new position information from the document information updated by matching the string the may be used. アノテーション位置情報取得部62は、取得した更新された文書に対するアノテーションの位置情報、更新される1つ前の文書に付加されていたアノテーション情報、文書の版情報をアノテーション情報変更部66へ送信する。 Annotation position information acquisition unit 62, position information of the annotation for the acquired updated document, one annotation information has been added in front of the document to be updated, and transmits the version information of the document to the annotation information changing section 66.

文書管理装置14の関連処理部46に備えられているアノテーション情報変更部66は、アノテーション情報管理部56に接続されている。 Annotation information changing unit 66 provided in the associated processing unit 46 of the document management apparatus 14 is connected to the annotation information management section 56. アノテーション情報変更部66は、アノテーション位置情報取得部62から送信されるアノテーションの位置情報に基づいて、アノテーション情報に含まれる位置情報を変更する。 Annotation information changing unit 66 based on the position information of the annotation that is transmitted from the annotation position information acquisition unit 62, it changes the position information included in the annotation information. アノテーション情報変更部66は、変更したアノテーション情報と、文書の版情報とをアノテーション情報管理部56へ送信する。 Annotation information change unit 66 transmits the changed annotation information, and version information of the document to the annotation information management section 56.

文書管理装置14のアノテーション情報管理部56は、アノテーション情報格納部64を備えている。 Annotation information management unit 56 of the document management apparatus 14 includes annotation information storage unit 64. アノテーション情報管理部56は、アノテーション情報変更部66から送信されるアノテーション情報を、送信される文書の版情報と関連付けてアノテーション情報格納部64に格納する。 Annotation information management unit 56, the annotation information transmitted from the annotation information change unit 66, and stores the annotation information storage unit 64 in association with the version information of the document to be transmitted.

次に、文書の格納、文書のバージョン情報の更新、版情報の更新、アノテーションの格納について説明する。 Next, storage of documents, updating of the version information of a document, updating version information, for storing the annotation will be described.

図4は、本実施の形態に係る文書の格納、文書のバージョン情報の更新、版情報の更新、アノテーションの格納の一例を示す図である。 4, stores the document in accordance with the present embodiment, the update of the version information of a document, version information updating is a diagram showing an example of storage of the annotations.

図4に示す例では、文書は1つの版に対して、格納や更新された文書をそのまま表示するためのバージョンと、その文書に対してアノテーションを付加するためのアノテーション付加用のバージョンとの2つのバージョンを持って管理されている。 In the example shown in FIG. 4, the document to one version, the and versions for directly displays stored or updated document, the version for the annotation addition for adding an annotation for the document 2 It is managed with the One version. これは、1つの文書に対して複数の人が意見を述べたりすることが多く、意見を述べるためのアノテーションを付加するバージョンと、格納された文書をそのまま表示するためのバージョンを持つことが多いためである。 It is often more than one person or express opinions against one document, and versions for adding annotations to express opinions, often have intact version for displaying the stored document This is because.

文書の版は、付加されたアノテーションを基に文書が更新されると、版が改版される。 Edition of a document, the document on the basis of the added annotation Once updated, the plate is revised.

なお、文書が格納、又は更新される毎に、表示用のバージョンと、アノテーションを付加するためのバージョンとが自動的に文書管理システム10に管理されるようにしてもよい。 The document is stored, or every time it is updated, the version for display, may be the version for adding annotations are managed automatically document management system 10.

アノテーションを格納して管理したい場合は、文書を表示したときにツールバー等に表示されるレビュー用チェックボックス70をチェックする。 If you want to store and manage annotation, check the review for the check box 70 to be displayed on the toolbar, such as when you view the document. なお、レビュー用チェックボックス70は、ツールバー等に表示されるだけでなく、新たなチェック用のウィンドウを設けても、表示メニューに加えたりする等、アノテーションを格納して管理するための指示が実行できればよい。 Incidentally, for review check box 70 is not only displayed in the toolbar, etc., it is provided with a window for the new check, instruction execution for storing and managing equal, annotations or addition to the display menu it is sufficient.

レビュー用チェックボックス70がチェックされると、図3に示したアノテーション格納実行部44から文書情報管理部42へアノテーション格納指示信号を送信し、関連処理部46のマージ部48へアノテーション格納実行部44からアノテーション情報、文書情報管理部42からアノテーションを付加した文書の版情報が送信される。 When for review check box 70 is checked, transmit the annotation storage instruction signal from the annotation storage execution unit 44 to the document information management section 42 shown in FIG. 3, the merge unit annotation storage execution unit 44 to 48 of the associated processor 46 annotation information from the version information of the document that annotate the document information management unit 42 is transmitted.

レビュー用チェックボックス70がチェックされ、そのレビュー用チェックボックス70がチェックされた文書に付加されたアノテーションに基づいて更新した文書を格納する際、アノテーションは、更新される前の文書に対して付加されている。 Is checked for review check box 70, when storing documents updated based on the annotations for review check box 70 is added to the document which has been checked, the annotation is added to the document before it is updated ing. そのため、レビュー用チェックボックス70がチェックされ、文書管理システム10に格納されるアノテーションは、更新された文書の表示位置に応じてアノテーションの位置を変更し、格納する。 Therefore, for review check box 70 is checked, the annotations stored in the document management system 10, to change the position of the annotation in accordance with the display position of the updated document, and stores.

例えば、文書の版情報が1版(バージョン情報がバージョン(V)1)から2版(V3)に改版される文書を用いて説明する。 For example, version information of the document will be described with reference to a document that is revised in 1 version (version information version (V) 1) from 2 edition (V3). 文書を文書管理装置14に格納すると1版(V1)となる。 Storing a document in the document management apparatus 14 becomes 1 edition (V1). V1の文書は、格納された文書を表示するためのものであるため、アノテーションを付加するための文書となるV2の文書が更に格納される。 V1 document, because it is intended to display the stored documents, documents of V2 as a document for annotating it is further stored. このとき、文書自体の更新はされていないため、V2の文書の版情報は1版となる。 At this time, because it is not updated in the document itself, the version information of the document of V2 becomes 1 version. V2の文書にアノテーションが付加され、そのアノテーションを基に文書が更新されると、文書は改版されて版情報が2版、バージョン情報がV3となる。 V2 document annotation is added to the, if the document based on the annotation is updated, the document is revised version information 2 edition, version information becomes V3.

2版(V3)が格納される時点で、レビュー用チェックボックス70がチェックされた文書は、文書管理装置14内で、2版(V3)の文書の表示位置に対応するように1版(V2)に付加されたアノテーションの表示位置が変更され、格納される。 When the second edition (V3) is stored, a document for review check box 70 is checked, the document management device within 14, Issue 1 so as to correspond to the display position of the document 2 edition (V3) (V2 ) the display position of the additional annotation is changed to be stored.

更に、2版(V3)から3版(V5)に改版される文書について説明する。 Furthermore, the document to be revised from the second edition (V3) to the third edition (V5) will be described. 2版(V3)は、改版された文書を表示するためのものであるため、アノテーションを付加するための文書となるV4の文書が更に格納される。 2nd edition (V3), because it is used to display documents that were revised, V4 document is further stored as a document for annotating. V4の文書にアノテーションが付加され、そのアノテーションを基に文書が更新され3版(V5)となる。 V4 document annotation is added to the, the the annotation based on a document is updated 3rd edition (V5). V4の文書に対してレビュー用チェックボックス70がチェックされていた場合、文書管理装置14内で、まず、前回格納された2版(V3)に対応したアノテーションと、今回付加されたアノテーションとがマージされる。 If the review for check box 70 has been checked against V4 document, the document management device within 14, first, merge and annotations corresponding to 2 edition from a previous stored (V3), and the current the added annotation It is. 次に、3版(V5)の文書の表示位置に対応するように、アノテーションの表示位置が変更され、格納される。 Then, so as to correspond to the display position of the document 3 edition (V5), the display position of the annotation is changed and stored.

このように、まず、前回格納された1つ前の版のアノテーションと、今回付加されたアノテーションとをマージするのは、今回アノテーションを付加した文書と、1つ前の版の文書とが同一だからである。 Thus, initially, a previous version of the annotation that was last stored, is to merge the current additional annotation, the document obtained by adding the current annotation from one document before the edition's identity it is. このため、文書の改版に伴うアノテーションの位置の変更を考慮せず、高速にマージすることができる。 Therefore, without considering the change in the position of the annotation associated with the revision of the document can be merged at a high speed.

文書が更新されて改版される毎に、文書管理システム10の文書管理装置14内では、上記のような処理がされる。 Each time the document is revised and updated, within the document management system 14 of the document management system 10, the processing as described above is.

この文書とアノテーションとが格納される文書管理システム10の処理の流れについて説明する。 The flow of the processing of the document management system 10 that the document and the annotation is stored will be described.

図5は、本実施の形態における文書管理システム10の文書とアノテーションとが格納される処理の流れを示すフローチャートである。 Figure 5 is a flowchart showing a flow of processing a document and annotations of the document management system 10 in the present embodiment are stored.

ステップ100では、文書を文書管理システム10に格納することで、文書情報が図3に示すクライアント装置12の文書格納実行部40から文書情報管理部42へ送信され、文書情報管理部42により文書情報格納部58に格納される。 In step 100, by storing the document in the document management system 10, the document information is transmitted from the document storage execution unit 40 of the client apparatus 12 shown in FIG. 3 to the document information management unit 42, the document information by the document information management section 42 It is stored in the storage unit 58. 文書が格納されると、ステップ102へ移行する。 When the document is stored, the process proceeds to step 102.

ステップ102では、ステップ100で格納された1つ前の版の文書のレビュー用チェックボックス70がチェックされているか否かが判定される。 In step 102, for review check box 70 of the single document before version stored in step 100 is whether the check is determined. つまり、ステップ100で格納された文書の1つ前の版の文書は、レビュー用チェックボックス70がチェックされ、図3に示すアノテーション格納実行部44からアノテーションを格納するアノテーション格納指示信号が送信されたか否かが判定される。 That is, one document before the edition of the stored document in step 100, for review check box 70 is checked, whether the annotation storage instruction signal for storing the annotations from annotation storage execution unit 44 shown in FIG. 3 has been transmitted whether it is determined. ステップ102で、1つ前の版の文書のレビュー用チェックボックスがチェックされていた肯定判定の場合はステップ104へ移行する。 In step 102, for review check box for one document before the edition when affirmative determination has been checked the process proceeds to step 104. 1つ前の版の文書のレビュー用チェックボックスがチェックされていなかった否定判定の場合は、このルーチンは終了する。 In the case of a negative decision the review for the check box of one document of the previous edition has not been checked, this routine is ended.

なお、本実施の形態では、レビュー用チェックボックス70がチェックされた場合に、アノテーションを格納しているがこれに限ったものではなく、レビュー用チェックボックス70のチェックを必要とせず、全てのアノテーションを格納するようにしてもよい。 In this embodiment, when the review for check box 70 is checked, and not but stores the annotation limited to this, without requiring checking of reviews for the check box 70, all annotations it may be stored. その場合は、ステップ102の処理を省略することができる。 In that case, it is possible to omit the process of step 102.

ステップ104では、ステップ100で文書管理システム10に格納された文書の1つ前の版の文書に付加されていたアノテーションのアノテーション情報(アノテーションの種類、位置情報、コメント情報、等)と文書の版情報とを、図3に示す文書管理装置14の関連処理部46のマージ部48に送信し、ステップ106へ移行する。 In step 104, the annotation information in annotation that is added to the document of the previous version of the document stored in the document management system 10 in step 100 (Annotation type, location information, comment information, etc.) and document edition and information, transmitted to the merging portion 48 of the associated processor 46 of the document management apparatus 14 shown in FIG. 3, the routine proceeds to step 106.

ステップ106では、図3に示す関連処理部46のマージ部48にあるマージ判定部60によって、アノテーション情報管理部56のアノテーション情報格納部64に、ステップ100で格納された文書よりも前の版のアノテーション情報が格納されているか否かが判定される。 In step 106, the merger determination unit 60 in the merging portion 48 of the associated processor 46 shown in FIG. 3, the annotation information storage unit 64 of the annotation information management unit 56, than a document stored in step 100 of the previous version whether the annotation information is stored is determined. アノテーション情報が格納されている肯定判定の場合はステップ108へ移行し、格納されていない否定判定の場合はステップ110へ移行する。 If affirmative determination that the annotation information is stored, the process proceeds to step 108, in the case of negative determination not stored proceeds to step 110.

ステップ108では、図3に示すアノテーション情報管理部56のアノテーション情報格納部64に格納されている最新のアノテーション情報と、ステップ104で送信されたアノテーション情報とを関連処理部46のマージ部48がマージし、ステップ110へ移行する。 In step 108, the merge unit 48 merges the annotation information management unit 56 of the annotation information storing unit 64 and the latest annotation information stored in the associated and annotation information transmitted in step 104 the processing unit 46 shown in FIG. 3 then, the process proceeds to step 110.

ステップ110では、ステップ100で格納した文書に対して、アノテーションの位置情報を関連処理部46のアノテーション位置情報取得部62が取得し、ステップ112へ移行する。 In step 110, the document stored in step 100, acquires positional information of the Annotation position information acquisition unit 62 of the related processing unit 46, the process proceeds to step 112.

ステップ112では、ステップ110で取得したアノテーションの位置情報に基づいて、図3に示す関連処理部46のアノテーション情報変更部66がアノテーションの位置情報を変更し、ステップ114へ移行する。 In step 112, based on the acquired position information of the annotation at step 110, the annotation information changing unit 66 of the associated processor 46 shown in FIG. 3 by changing the location of the annotation, the routine proceeds to step 114.

ステップ114では、ステップ112で変更したアノテーションの位置情報を含むアノテーション情報とステップ100で格納された文書の版情報を、図3に示すアノテーション情報変更部66がアノテーション情報管理部56へ送信し、アノテーション情報管理部56がアノテーション情報格納部64に格納し、このルーチンは終了する。 In step 114, the version information of a document stored in the annotation information and step 100 including location information of the annotation changed in step 112, the annotation information changing unit 66 shown in FIG. 3 is transmitted to the annotation information management unit 56, the annotation information management unit 56 is stored in the annotation information storage unit 64, the routine ends.

なお、本実施の形態に示すように、文書の版に基づいてアノテーションを格納することにより、全てのアノテーションや特定の版に付加されたアノテーションを、図3に示すクライアント装置12の読出部50から読出し、表示制御部54でアノテーションの表示位置を制御し、表示装置30で表示して確認することができる。 Incidentally, as in this embodiment, by storing the annotation based on a document edition, all annotations and a specific plate in the additional annotation, the reading section 50 of the client apparatus 12 shown in FIG. 3 read, controls the display position of the annotation in the display control unit 54 can be confirmed by displaying on the display device 30. 格納されているアノテーションを読み出す場合、文書を表示している画面のツールバー等にアノテーションを表示するためのメニューを設けたり、アノテーションを表示するためのウィンドウを新たに設けたりする等、アノテーションを指定するための指示が実行できればよい。 When reading the annotation stored, may be provided a menu for displaying the annotation toolbar, etc. of the screen displaying the document, etc. which may be provided a window for displaying the annotation newly specifies an annotation instruction may be able to run for.

また、本実施の形態では、アノテーションを複数の人が意見を述べるレビューの際に用いるように説明したがこれに限ったものではなく、文書を編集して更新する際にその理由を述べるために用いるなど、様々な用い方ができる。 Further, in this embodiment, the annotation several people have been described for use in the review to comment but not limited to, to describe why when updating by editing the document such as used, it can be a variety of using the way.

また、本実施の文書管理システム10の文書管理装置14の構成は、図3に示す文書管理装置14の構成を1つのサーバやコンピュータで全て備える必要はない。 The configuration of the document management apparatus 14 of the document management system 10 of the present embodiment need not be provided all in one server or computer configuration of the document management apparatus 14 shown in FIG. 文書管理システム10として、文書管理装置14の機能が、図2に示す通信ポート28を介してクライアント装置12と通信できる構成であればよい。 As a document management system 10, functions of the document management apparatus 14 may have a configuration that can communicate with the client device 12 via the communication port 28 shown in FIG.

なお、文書管理プログラムを格納した記録媒体(CD−ROM、DVD−ROM等)から該プログラムをインストールし、これを実行させることにより、上述の処理を実行するシステムを構築することも可能である。 Incidentally, to install the recording medium (CD-ROM, DVD-ROM, etc.) the program from which stores document management program, by doing this, it is also possible to construct a system for executing the processing described above. また、文書管理プログラムを供給する際には、情報伝達媒体(通信回線、通信システムのように、一時的または流動的にプログラムを保持する媒体)を介してデータ信号として供給してもよい。 Further, when supplying a document management program, the information transmitting medium (a communication line, such as the communication system, the medium having a temporary or fluidly program) may be supplied as a data signal via. 例えば、通信ネットワークの電子掲示板(BBS:Bulletin Board Service)に該プログラムを掲示し、これを通信回線を介してデータ信号として配信するようにしてもよい。 For example, the electronic bulletin board of the communication network (BBS: Bulletin Board Service) on posted the program, may be distributed as a data signal via the communication line it.

本実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示す概略図である。 It is a schematic diagram showing the overall configuration of a document management system according to the present embodiment. 本実施の形態に係るクライアント装置及び文書管理装置のハードウェア構成の概略を示すブロック図である。 The outline of a hardware configuration of a client apparatus and a document management apparatus according to the present embodiment is a block diagram showing. 本実施の形態に係る文書管理システムの機能的な接続を示すブロック図である。 Is a block diagram showing the functional connection of the document management system according to the present embodiment. 本実施の形態に係る文書の格納、文書のバージョン情報の更新、版情報の更新、アノテーションの格納の一例を示す図である。 Storage of documents in accordance with the present embodiment, the update of the version information of a document, updating version information is a diagram showing an example of storage of the annotations. 本実施の形態における文書管理システムの文書とアノテーションとが格納される処理の流れを示すフローチャートである。 The flow of processing the document and the annotation of the document management system of this embodiment are stored is a flowchart showing.

符号の説明 DESCRIPTION OF SYMBOLS

10 文書管理システム 14 文書管理装置 42 文書情報管理部(文書管理手段) 10 document management system 14 document management apparatus 42 the document information management section (the document management means)
50 読出部(文書読出手段) 50 reading section (document reading unit)
52 作成/編集処理部(編集処理手段) 52 Create / Edit processing unit (edit processing means)
54 表示制御部(文書出力付加制御手段) 54 display control unit (document output addition control means)
56 アノテーション情報管理部(文書管理手段) 56 annotation information management unit (document management means)
62 アノテーション位置情報取得部(注釈位置変位情報取得手段) 62 annotation position information acquisition unit (note the position displacement information obtaining means)
66 アノテーション情報変更部(注釈位置変更手段) 66 annotation information change unit (note position changing means)

Claims (3)

  1. 格納されている版に属する第1の文書情報に注釈を付加するための第2の文書情報を作成する作成手段と、 And creation means for creating a second document information to annotate the first document information belonging to the plate stored,
    前記第1の文書情報を読み出して前記第2の文書情報に付加された注釈に応じて編集処理された後の第3の文書情報を、前記第1の文書情報の新しい版として改版して格納する格納手段と、 Storing a third document information after being edited processed in accordance with the added annotation in the first reads the document information second document information, revised to a new version of the first document information and storing means for,
    前記第2の文書情報上の注釈に関する情報と、前記第3の文書情報の改版履歴を示す版情報とに基づいて前記第2の文書情報の文書面上の注釈の位置を、前記改版によって変位した前記第3の文書情報の文書面上の対応する位置に移動させ注釈位置変更手段と、 Wherein a second information about the annotations on the document information, the position of the annotation on the document surface of the third edition information and the second on the basis of the showing the revision history of the document information of the document information, the displacement by the revision and annotation position changing means Before moving to a position corresponding on the document surface of the third document information,
    前記第3の文書情報の前記版情報と前記注釈位置変更手段による移動後の注釈の位置を示す位置情報とを関連付けて管理する管理手段と、 Management means for managing in association with the position information indicating the position of the annotation after the movement by the plate information and the annotation position changing means of the third document information,
    を有し、 I have a,
    前記作成手段は、さらに、前記第3の文書情報に注釈を付加するための第4の文書情報を作成し、 The creation unit further creates a fourth document information for adding annotations to the third document information,
    前記格納手段は、さらに、前記第3の文書情報を読み出して前記第4の文書情報に付加された注釈に応じて編集処理された後の第5の文書情報を、前記第3の文書情報の新しい版として改版して格納し、 Said storage means further fifth document information after the edited processed in accordance with the added annotation in the third document information the fourth document information reads, of the third document information revision and stored as a new edition,
    前記注釈位置変更手段は、さらに、前記第4の文書情報上の注釈に関する情報と、前記第5の文書情報の前記版情報とに基づいて、前記第4の文書情報に付加された注釈と前記第3の文書情報の前記版情報により示される版より前の版の文書情報に付加された注釈とのマージを実行する指示を受け付けた場合に、当該マージを実行し、マージした注釈の位置を、前記改版によって変位した前記第5の文書情報の文書面上の対応する位置に移動させ、 The annotation position changing means further wherein information about the annotation on the fourth document information, based on said version information of the fifth document information, and the fourth additional annotation to the document information when accepting an instruction to perform the merge with the plate information annotations added to the document information of the previous version from the version indicated by the third document information, the position of the run the merge and merged annotated , is moved to the corresponding position on the document surface of the fifth document information displaced by the revision,
    前記管理手段は、さらに、前記第5の文書情報の前記版情報と前記注釈位置変更手段による移動後の注釈の前記第5の文書情報の文書面上の対応する位置を示す位置情報とを関連付けて管理する文書管理装置。 The management unit further associates the position information indicating the corresponding position on the document surface of the plate information and the fifth document information of the annotation position after the movement by the changing unit annotations of the fifth document information document management device that supervises as.
  2. 読み出した文書情報が属する版以前の注釈を版単位で選択する選択手段を更に有する 請求項1記載の文書管理装置。 Further comprising Claim 1 Symbol placing the document management apparatus selection means for selecting the document information read out belongs plate previous annotations plate units.
  3. 格納されている版に属する第1の文書情報に注釈を付加するための第2の文書情報を作成し、 Create a second document information to annotate the first document information belonging to the plate stored,
    前記第1の文書情報を読み出して前記第2の文書情報に付加された注釈に応じて編集処理された後の第3の文書情報を、前記第1の文書情報の新しい版として改版して格納する際に、前記第2の文書情報上の注釈に関する情報と、前記第3の文書情報の改版履歴を示す版情報とに基づいて前記第2の文書情報の文書面上の注釈の位置を、前記改版によって変位した前記第3の文書情報の文書面上の対応する位置に移動さ Storing a third document information after being edited processed in accordance with the added annotation in the first reads the document information second document information, revised to a new version of the first document information when the information about the annotations on the second document information, the position of the annotation on the document surface of the second document information based on the version information that indicates the revision history of the third document information, is moved to the corresponding position on the document surface of the third document information displaced by the revision,
    前記第3の文書情報の前記版情報移動後の注釈の位置を示す位置情報とを関連付けて管理し、 And managed in association with the position information indicating the version information and the position of the annotation after the movement of the third document information,
    前記第3の文書情報に注釈を付加するための第4の文書情報を作成し、 Create a fourth document information for adding annotations to the third document information,
    前記第3の文書情報を読み出して前記第4の文書情報に付加された注釈に応じて編集処理された後の第5の文書情報を、前記第3の文書情報の新しい版として改版して格納する際に、前記第4の文書情報上の注釈に関する情報と、前記第5の文書情報の前記版情報とに基づいて、前記第4の文書情報に付加された注釈と前記第3の文書情報の前記版情報により示される版より前の版の文書情報に付加された注釈とのマージを実行する指示を受け付けた場合に、当該マージを実行し、マージした注釈の位置を、前記改版によって変位した前記第5の文書情報の文書面上の対応する位置に移動させ、 Storing the fifth document information after being edited processed in accordance with the added annotation to the reading of the third document information the fourth document information, revised to a new version of the third document information when the information about the fourth annotations on the document information, the fifth on the basis of said version information of the document information, wherein the fourth additional annotation to the document information of the third document information when accepting an instruction to perform a merge of the annotations added to the document information of the previous version from the version indicated by the version information, the position of the run the merge and merged annotation, displaced by the revision and moved to the corresponding position on the document surface of the fifth document information,
    前記第5の文書情報の前記版情報と移動後の注釈の前記第5の文書情報の文書面上の対応する位置を示す位置情報とを関連付けて管理することを コンピュータに実行させる文書管理プログラム。 Document management program to be executed to manage in association with position information indicating the corresponding position on the document surface of the fifth document information of the version information as the movement after the annotation of the fifth document information into the computer.
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