JP5151825B2 - Document management apparatus, document management system, and document management program - Google Patents

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Description

本発明は、文書管理装置、文書管理システム、及び文書管理プログラムに関する。   The present invention relates to a document management apparatus, a document management system, and a document management program.

文書情報のセキュリティポリシやアクセス権の設定等に関する技術としては、例えば、特許文献1〜4に記載の技術が提案されている。   For example, techniques disclosed in Patent Documents 1 to 4 have been proposed as techniques relating to the security policy of document information, the setting of access rights, and the like.

特許文献1に記載の技術では、紙文書を読み取って文書管理システムに格納することにより、格納先のフォルダ毎に設定されたセキュリティポリシを新たに格納された文書に自動的に付与することが提案されている。   In the technique described in Patent Document 1, it is proposed that a security policy set for each storage folder is automatically assigned to a newly stored document by reading a paper document and storing it in a document management system. Has been.

また、特許文献2に記載の技術では、紙文書を読み取って、紙文書の印刷源である元文書の対応情報を取得し、取得したセキュリティポリシに基づき、元文書を利用した新たな電子文書作成や紙文書に対する電子文書の配信などの処理を行うことが提案されている。   In the technique described in Patent Document 2, a paper document is read to obtain correspondence information of the original document that is a printing source of the paper document, and a new electronic document is created using the original document based on the acquired security policy. It has been proposed to perform processing such as distribution of electronic documents to paper documents.

また、特許文献3に記載の技術では、データベースに登録された文書の管理情報を付与した媒体文書を出力し、システムにおいて媒体文書の管理情報を読み取って、アクセス権のあるユーザにはオリジナル文書の出力を許可することが提案されている。また、文書中に記載された配布先ユーザとグループは、文書のデータベース登録時にアクセス権限者として自動的に設定することが提案されている。   Further, in the technique described in Patent Document 3, a media document to which management information of a document registered in a database is output is output, and the management information of the media document is read in the system. It has been proposed to allow output. In addition, it has been proposed that the distribution destination user and group described in the document are automatically set as an access authority when the document is registered in the database.

さらに、特許文献4に記載の技術では、紙文書と電子文書を統合的に管理するドキュメント管理システムにおいて、紙文書に付与されたURIを読み取ることにより、アクセス権に応じた原本文書への処理を行うことが提案されている。
特開2007−199910号公報 特開2007−243621号公報 特開平10−143414号公報 特開2003−157251号公報
Furthermore, in the technique described in Patent Document 4, in a document management system that manages paper documents and electronic documents in an integrated manner, processing of original documents according to access rights is performed by reading URIs attached to paper documents. It has been proposed to do.
JP 2007-199910 A JP 2007-243621 A Japanese Patent Laid-Open No. 10-143414 JP 2003-157251 A

本発明は、文書制御情報が付与されていない文書への文書制御情報の登録作業を、本構成を採用しない場合に比べて容易に行うことを目的とする。   It is an object of the present invention to easily perform document control information registration work for a document to which document control information is not assigned, as compared with a case where this configuration is not adopted.

請求項1に記載の文書管理装置は、使用者の認証を行う認証手段と、文書情報の属性表示、内容表示、及び印刷の少なくとも1つの文書情報に対する処理と、文書情報に付与され当該文書情報に対する処理を制御する情報の複写を含む処理と、それぞれ制御する文書制御情報、または該文書制御情報を取得するための情報の何れか一方を表す付与情報が記録された出力媒体、及び前記文書制御情報が付与されていない文書を読み取る読取手段と、前記読取手段によって読み取られた前記出力媒体の前記付与情報に基づいて、前記出力媒体に対応する前記文書制御情報を取得する取得手段と、前記読取手段によって前記文書制御情報が付与されていない文書を読み取ることによって得られる文書情報に対して、前記取得手段によって取得された前記文書制御情報を付与する付与手段と、前記付与手段によって前記文書制御情報が付与された文書情報を、文書情報を管理する文書管理手段に登録する登録手段と、を備え、前記付与手段が、前記認証手段によって認証された使用者の予め定められた前記文書制御情報の複写権に基づいて、前記使用者が前記複写権を有する場合に、前記読取手段によって前記文書制御情報が付与されていない文書を読み取ることによって得られる文書情報に対して、前記取得手段によって取得された前記文書制御情報を付与することを特徴としている。 The document management apparatus according to claim 1, an authentication unit for authenticating a user, processing for at least one document information of attribute display, content display, and printing of document information, and the document information assigned to the document information document control information for controlling processing and, respectively, including a copy of the information for controlling the processing for the or any output medium imparting information is recorded which represents one of the information for acquiring the document control information, and the document, Reading means for reading a document to which control information is not given; acquisition means for acquiring the document control information corresponding to the output medium based on the grant information of the output medium read by the reading means; the document information obtained by reading a document that is not the document control information by the reading means imparting, acquired by the acquisition means And assigning means for assigning the document control information, the document information the document control information is given by the applying means comprises a registration means for registering the document management means for managing the document information, wherein the applying means The document control information is given by the reading means when the user has the copy right based on a predetermined copy right of the document control information of the user authenticated by the authentication means. The document control information acquired by the acquisition unit is added to document information obtained by reading a non-existing document .

請求項に記載の発明は、請求項に記載の発明において、前記認証手段によって認証された使用者の予め定められた前記文書制御情報の表示権に基づいて、前記使用者が前記表示権を有する場合に、前記取得手段によって取得された前記文書制御情報を表示する表示手段を更に備えることを特徴としている。 According to a second aspect of the present invention, in the first aspect of the present invention, the user is allowed to display the display right based on a predetermined display right of the document control information of the user authenticated by the authentication unit. And a display means for displaying the document control information acquired by the acquisition means.

請求項に記載の発明は、請求項に記載の発明において、前記認証手段によって認証された使用者の予め定められた前記文書制御情報の変更権に基づいて、前記使用者が前記変更権を有する場合に、前記表示手段によって表示された前記文書制御情報を変更する変更手段を更に備え、前記付与手段が、前記読取手段によって文書制御情報が付与されていない文書を読み取ることによって得られる文書情報に対して、前記変更手段によって変更された前記文書制御情報を付与することを特徴としている。 According to a third aspect of the present invention, in the second aspect of the present invention, the user can change the right to change the document control information based on a predetermined right to change the document control information of the user authenticated by the authentication unit. A change unit that changes the document control information displayed by the display unit, and the adding unit reads the document to which the document control information is not added by the reading unit. The document control information changed by the changing means is added to the information.

請求項に記載の文書管理システムは、請求項1〜の何れか1項に記載の文書管理装置と、前記認証手段によって認証を行うための認証情報を管理する認証管理手段と、前記認証手段によって認証された使用者の前記文書制御情報に対する予め定められた権限を管理する文書制御情報管理手段と、文書情報を管理する文書管理手段と、を備えることを特徴としている。 A document management system according to a fourth aspect includes a document management apparatus according to any one of the first to third aspects, an authentication management unit that manages authentication information for performing authentication by the authentication unit, and the authentication The document control information management means for managing a predetermined authority for the document control information of the user authenticated by the means, and the document management means for managing the document information.

請求項に記載の文書管理プログラムは、請求項1〜の何れか1項に記載の文書管理装置の各手段としてコンピュータを機能させることを特徴としている。 According to a fifth aspect of the present invention, there is provided a document management program that causes a computer to function as each unit of the document management apparatus according to any one of the first to third aspects.

請求項1に記載の発明によれば、文書制御情報が付与されていない文書への文書制御情報の登録作業を、本構成を採用しない場合に比べて容易に行うことができる、という効果がある。   According to the first aspect of the invention, there is an effect that the registration work of the document control information to the document to which the document control information is not given can be easily performed as compared with the case where this configuration is not adopted. .

請求項2に記載の発明によれば、本構成を採用しない場合に比べて、安全に文書登録を行うことができる、という効果がある。   According to the second aspect of the present invention, there is an effect that document registration can be performed more safely than when this configuration is not adopted.

請求項3に記載の発明によれば、文書制御情報を確認して文書制御情報が付与されていない文書に付与することができる、という効果がある。   According to the third aspect of the invention, there is an effect that the document control information can be confirmed and added to a document to which no document control information is assigned.

請求項4に記載の発明によれば、本構成を採用しない場合に比べて、文書制御情報が付与されていない文書の文書情報へのアクセス権設定を安全かつ容易に行うことができる、という効果がある。   According to the fourth aspect of the present invention, it is possible to safely and easily set the access right to the document information of the document to which the document control information is not given, compared to the case where this configuration is not adopted. There is.

請求項5に記載の発明によれば、文書制御情報が付与されていない文書の文書情報への煩雑なアクセス権設定作業を行うことなく、本構成を採用しない場合に比べて、文書制御情報が付与されていない文書の登録作業を容易に行うことができる、という効果がある。   According to the fifth aspect of the present invention, the document control information is not compared with a case where this configuration is not adopted without performing complicated access right setting work for the document information of the document to which the document control information is not given. There is an effect that it is possible to easily register a document that has not been given.

請求項6に記載の発明によれば、文書制御情報が付与されていない文書への文書制御情報の登録作業を、本構成を採用しない場合に比べて容易に行うことができる、という効果がある。   According to the invention described in claim 6, there is an effect that the registration work of the document control information to the document to which the document control information is not given can be easily performed as compared with the case where this configuration is not adopted. .

以下、図面を参照して本発明の実施の形態の一例を詳細に説明する。
(第1実施形態)
図1は、本発明の第1実施形態に係わる文書管理システムの概略構成を示す図である。
Hereinafter, an example of an embodiment of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
(First embodiment)
FIG. 1 is a diagram showing a schematic configuration of a document management system according to the first embodiment of the present invention.

本発明の第1実施形態に係わる文書管理システム10は、図1に示すように、画像形成装置12、認証サーバ14、文書管理サーバ16、ポリシサーバ18、及びクライアントコンピュータ20がネットワーク24に接続されて構成されている。なお、ネットワーク24としては、各種ネットワークを適用することができる。   As shown in FIG. 1, the document management system 10 according to the first embodiment of the present invention includes an image forming apparatus 12, an authentication server 14, a document management server 16, a policy server 18, and a client computer 20 connected to a network 24. Configured. Various networks can be applied as the network 24.

画像形成装置12は、複写機能、ファクシミリ機能、及び画像読取機能等の複数の機能を備えているものを適用する。画像形成装置12を使用する際には、ICカードや暗証番号入力等を行うことによって使用者の認証を行って使用可能となる。   As the image forming apparatus 12, an apparatus having a plurality of functions such as a copying function, a facsimile function, and an image reading function is applied. When the image forming apparatus 12 is used, it can be used by authenticating the user by inputting an IC card or a personal identification number.

画像形成装置12を使用する際の認証は、ネットワーク24に接続された認証サーバ14にICカードの情報や暗証番号等を送信することで行われる。認証サーバ14には、使用者を特定するための情報や使用者を特定するための暗証番号が予め記憶されており、例えば、画像形成装置12を使用する際にネットワーク24を介して認証サーバ14に送信されたICカードの情報や暗証番号等の情報と、認証サーバ14に記憶された情報とを認証サーバ14が照合することによって使用者を特定して、特定結果を画像形成装置12に返信することによって認証する。すなわち、登録されていないユーザの画像形成装置12の使用を制限する。なお、情報の照合は、認証サーバ14に記憶された情報を画像形成装置12が取得して照合するようにしてもよい。   Authentication when using the image forming apparatus 12 is performed by transmitting information on the IC card, a password, or the like to the authentication server 14 connected to the network 24. The authentication server 14 stores information for specifying the user and a password for specifying the user in advance. For example, when the image forming apparatus 12 is used, the authentication server 14 via the network 24 is used. The authentication server 14 collates the information such as the IC card information and password transmitted to the server and the information stored in the authentication server 14 to identify the user, and returns the identification result to the image forming apparatus 12. Authenticate by In other words, use of the image forming apparatus 12 of a user who is not registered is restricted. The information collation may be performed by the image forming apparatus 12 acquiring and collating the information stored in the authentication server 14.

文書管理サーバ16は、画像形成装置12によって紙文書を読み取ることによって得られる文書データや、クライアントコンピュータ20で作成された文章データ等を格納する。文書データを格納する際には、文書を特定するための文書IDを付加して格納する。そして、文書管理サーバ16に格納された文書データへのアクセスは、認証サーバ14によって認証され、ポリシサーバ18によって認められた権限を有する場合に文書データへのアクセスが許可される。   The document management server 16 stores document data obtained by reading a paper document by the image forming apparatus 12, text data created by the client computer 20, and the like. When document data is stored, a document ID for specifying the document is added and stored. Then, access to the document data stored in the document management server 16 is authenticated by the authentication server 14, and access to the document data is permitted when the authority authorized by the policy server 18 is granted.

ポリシサーバ18は、文書データに付与され、文書データに対する処理を制御する文書制御情報(以下、ポリシ情報という。)の管理を行う。ポリシ情報としては、例えば、文書管理サーバ16に格納された文書データに対する属性表示権や、内容表示権、印刷権、ポリシ表示権、ポリシ複写権、及びポリシ変更権などがある。例えば、文書に対する所定の処理(内容表示、印刷、ポリシ表示、ポリシ複写、及びポリシ変更等)を実行する権限が定められたテーブル等を記憶しており、権限に応じて文書管理サーバ16に格納された文書に対する処理を制御する。   The policy server 18 manages document control information (hereinafter referred to as policy information) that is given to the document data and controls processing on the document data. Policy information includes, for example, an attribute display right, content display right, print right, policy display right, policy copy right, and policy change right for document data stored in the document management server 16. For example, a table in which authority to execute predetermined processing (content display, printing, policy display, policy copying, policy change, etc.) for a document is stored and stored in the document management server 16 according to the authority. Control the processing of the document.

クライアントコンピュータ20は、文書の作成や、ポリシサーバ18で管理されるポリシ情報に応じて、文書管理サーバ16に格納された文書の内容表示、印刷指示、ポリシ表示、ポリシ複写、及びポリシ変更等の所定の処理に対応する制御が行われる。クライアントコンピュータ20は、ICカードの情報や暗証番号の入力等を行うことによって認証サーバ14に対して認証を行い、ポリシサーバ18から使用者を特定するためのユーザIDや文書IDに対応するポリシ情報を取得することで、認証サーバ14の認証結果やポリシサーバ18から取得したポリシ情報に応じた文書管理サーバ16に格納された文書に対するアクセスが許可される。   The client computer 20 creates a document, displays the contents of the document stored in the document management server 16 according to the policy information managed by the policy server 18, print instructions, policy display, policy copying, policy change, etc. Control corresponding to a predetermined process is performed. The client computer 20 authenticates the authentication server 14 by inputting information on the IC card, a personal identification number, and the like, and policy information corresponding to the user ID and document ID for identifying the user from the policy server 18. , The access to the document stored in the document management server 16 according to the authentication result of the authentication server 14 and the policy information acquired from the policy server 18 is permitted.

図2(A)は、認証サーバ14、文書管理サーバ16、ポリシサーバ18、及びクライアントコンピュータ20等の概略構成を示すブロック図であり、図2(B)は、画像形成装置12の概略構成を示すブロック図である。   2A is a block diagram illustrating a schematic configuration of the authentication server 14, the document management server 16, the policy server 18, the client computer 20, and the like, and FIG. 2B illustrates a schematic configuration of the image forming apparatus 12. FIG.

各サーバ及びクライアントコンピュータ20は、図2(A)に示すように、CPU30、ROM32、RAM34、及び入出力ポート36を備えている。入出力ポート36には、ディスプレイ38、マウス40、キーボード42、及びハードディスク44等の記憶装置が接続されている。なお、クライアントコンピュータ20の入出力ポート20にはスキャナ等の画像読取装置22(図1)を接続して、文書管理サーバ16に対して文書データの登録が可能なようにしてもよい。   Each server and client computer 20 includes a CPU 30, a ROM 32, a RAM 34, and an input / output port 36, as shown in FIG. Storage devices such as a display 38, a mouse 40, a keyboard 42, and a hard disk 44 are connected to the input / output port 36. Note that an image reading device 22 such as a scanner (FIG. 1) may be connected to the input / output port 20 of the client computer 20 so that document data can be registered in the document management server 16.

認証サーバ14のハードディスク44には、画像形成装置12を使用するための認証を行うための認証情報等が記憶されている。認証情報としては、例えば、図3(A)に示すように、ICカードや暗証番号に対応する画像形成装置12の使用者(ユーザID)が予め登録されており、画像形成装置12やクライアントコンピュータ20等で入力された暗証番号やICカードの情報と登録されたユーザIDとを照合することにより認証を行う。そして、認証サーバ14は、使用者が登録されている場合に、画像形成装置12やクライアントコンピュータ20等の使用を許可する。なお、使用者を特定するためのユーザIDの登録は、認証サーバ14で行うようにしてもよいし、所定の権限をICカードの情報や暗証番号等で認証して、クライアントコンピュータ20等から登録するようにしてもよい。   The hard disk 44 of the authentication server 14 stores authentication information for performing authentication for using the image forming apparatus 12. As the authentication information, for example, as shown in FIG. 3A, the user (user ID) of the image forming apparatus 12 corresponding to the IC card or the personal identification number is registered in advance, and the image forming apparatus 12 or the client computer is registered. Authentication is performed by collating the password or IC card information entered at 20 etc. with the registered user ID. Then, when the user is registered, the authentication server 14 permits the use of the image forming apparatus 12 and the client computer 20 or the like. The user ID for identifying the user may be registered by the authentication server 14, or the predetermined authority is authenticated by the IC card information or the personal identification number and registered from the client computer 20 or the like. You may make it do.

また、文書管理サーバ16のハードディスク44には、文書ID、属性情報、及び文書内容を表す文書データ等を管理するための情報等が記憶されている。例えば、図3(B)に示すように、文書ID毎に属性情報及び文書データが予め登録されている。なお、文書データの登録は、画像形成装置12や画像読取装置22が接続されたクライアントコンピュータ20等から行うことが可能であり、文書データを登録する際の処理については後述する。   The hard disk 44 of the document management server 16 stores document ID, attribute information, information for managing document data representing document contents, and the like. For example, as shown in FIG. 3B, attribute information and document data are registered in advance for each document ID. The document data can be registered from the client computer 20 or the like to which the image forming apparatus 12 or the image reading apparatus 22 is connected, and the processing when registering the document data will be described later.

さらに、ポリシサーバ18のハードディスク44には、文書管理サーバ16に登録された文書を特定するための文書ID毎にポリシ情報を管理するための情報が記憶されている。例えば、図3(C)に示すように、ポリシ情報の内容を特定するためのポリシIDに対応する操作内容を表すテンプレートが記憶されていると共に、図3(D)に示すように、文書ID毎に、ポリシID及びユーザIDが予め定められたテーブルが記憶されている。これによって、文書管理サーバ16に格納された各文書毎に対応するポリシIDが表すポリシ情報によって、属性表示、内容表示、印刷権、ポリシ複写、ポリシ表示、及びポリシ変更等の文書に対する所定の処理が制御される。また、ポリシサーバ18には、ユーザID毎のポリシIDも記憶するようにしてもよい。これによって、使用者毎に文書に対する所定の処理が制御される。   Further, the hard disk 44 of the policy server 18 stores information for managing policy information for each document ID for specifying a document registered in the document management server 16. For example, as shown in FIG. 3C, a template representing the operation content corresponding to the policy ID for specifying the content of the policy information is stored, and as shown in FIG. A table in which a policy ID and a user ID are predetermined is stored for each time. Thus, predetermined processing for a document such as attribute display, content display, print right, policy copy, policy display, and policy change is performed by the policy information represented by the policy ID corresponding to each document stored in the document management server 16. Is controlled. The policy server 18 may also store a policy ID for each user ID. Thus, predetermined processing for the document is controlled for each user.

画像形成装置12についても図2(B)に示すように、CPU50、ROM52、RAM54、及び入出力ポート56を備えている。画像形成装置12の入出力ポート56には、ディスプレイ58、操作部60、ハードディスク62、画像読取部64、及び画像出力部66等が接続されている。画像形成装置12では、ユーザによる操作部60への操作によって画像読取部64により紙文書を読み取って電子化して文書データを生成したり、読み取って電子化した文書データに基づく画像形成を画像出力部66で行うことによって紙文書を複写することが可能とされている。なお、ICカードを認証として使用する場合には、カードリーダが入出力ポートにさらに接続される。   The image forming apparatus 12 also includes a CPU 50, a ROM 52, a RAM 54, and an input / output port 56, as shown in FIG. A display 58, an operation unit 60, a hard disk 62, an image reading unit 64, an image output unit 66, and the like are connected to the input / output port 56 of the image forming apparatus 12. In the image forming apparatus 12, a paper document is read and digitized by the image reading unit 64 by a user operation on the operation unit 60 to generate document data, or image formation based on the read and digitized document data is performed by the image output unit. It is possible to copy a paper document by carrying out at 66. When using an IC card for authentication, a card reader is further connected to the input / output port.

上述のように構成された本発明の第1実施形態に係わる文書管理システム10では、画像形成装置12を使用する際には、ICカードの情報や暗証番号等を画像形成装置12に入力することによって、入力された情報に対応する使用者が認証サーバ14に登録されているか否かを問い合わせ、登録されている場合に画像形成装置12の使用が許可される。なお、クライアントコンピュータ20を使用する際にも認証サーバ14に問い合わせて認証するようにしてもよい。   In the document management system 10 according to the first embodiment of the present invention configured as described above, when the image forming apparatus 12 is used, information on an IC card, a personal identification number, and the like are input to the image forming apparatus 12. Thus, an inquiry is made as to whether or not a user corresponding to the input information is registered in the authentication server 14, and if registered, use of the image forming apparatus 12 is permitted. Even when the client computer 20 is used, the authentication server 14 may be inquired for authentication.

また、画像形成装置12や画像読取装置22が接続されたクライアントコンピュータ20から紙文書を電子化して文書管理サーバ16に登録することが可能である。この場合には、認証サーバ14による認証後に、画像形成装置12の画像読取部64やクライアントコンピュータ20に接続された画像読取装置22等によって読み取ることによって電子化された文書データを文書管理サーバ16に登録する。登録の際には、当該文書に対する処理を制御するポリシ情報を付与してポリシサーバ18に登録することで、ポリシサーバ18に登録されたポリシ情報に応じて、登録された文書の属性表示、内容表示、印刷、ポリシ表示、及びポリシ編集等の所定の処理の制御が可能となる。   Further, a paper document can be digitized and registered in the document management server 16 from the client computer 20 to which the image forming apparatus 12 and the image reading apparatus 22 are connected. In this case, after authentication by the authentication server 14, the document data digitized by being read by the image reading unit 64 of the image forming apparatus 12 or the image reading apparatus 22 connected to the client computer 20 is stored in the document management server 16. sign up. At the time of registration, policy information for controlling processing for the document is assigned and registered in the policy server 18, so that the attribute display and contents of the registered document are displayed according to the policy information registered in the policy server 18. Control of predetermined processing such as display, printing, policy display, and policy editing becomes possible.

ところで、上述のような文書管理システム10に紙文書を電子化して、ポリシ情報を文書データに付与して登録する際には、ポリシ情報を設定するために煩雑な作業を要する。   By the way, when a paper document is digitized in the document management system 10 as described above and policy information is added to document data and registered, complicated work is required to set the policy information.

そこで、本実施形態では、既に登録されている文書データを画像形成装置12によって紙文書として出力する。このとき当該文書に付与されたポリシ情報または該ポリシ情報を得ることができる情報をコード情報として紙文書の所定の位置に画像形成する。コード情報としては、例えば、バーコードや、2次元バーコード、暗号化された数字を含む文字列等を用いることができる。   Therefore, in the present embodiment, already registered document data is output as a paper document by the image forming apparatus 12. At this time, the policy information attached to the document or information from which the policy information can be obtained is formed as code information at a predetermined position of the paper document. As the code information, for example, a bar code, a two-dimensional bar code, a character string including an encrypted number, or the like can be used.

そして、新たに登録する紙文書と共に、コード情報が形成された紙文書を画像形成装置12やクライアントコンピュータ20に接続された画像読取装置22によって読み取って、コード情報から既に登録されているポリシ情報を取得して、新たに読み取った文書に取得したポリシ情報を付加して文書管理サーバ16に登録する。これによって、既に登録された紙文書と同じポリシ情報を付加したい場合には、ポリシ情報の設定を行うという煩雑な作業を行うことなく、容易にポリシ情報を付加して新たな文書データを登録することが可能となる。   Then, together with the newly registered paper document, the paper document on which the code information is formed is read by the image reading apparatus 22 connected to the image forming apparatus 12 or the client computer 20, and the policy information already registered is read from the code information. The acquired policy information is added to the newly read document and registered in the document management server 16. As a result, when it is desired to add the same policy information as that of the already registered paper document, the policy information is easily added and new document data is registered without performing the complicated operation of setting the policy information. It becomes possible.

続いて、上述のように構成された文書管理システム10において、紙文書を登録する際の詳細な処理の流れについて説明する。図4は、本発明の第1実施形態に係わる文書管理システム10において画像形成装置12または画像読取装置22が接続されたクライアントコンピュータ20で行われる紙文書を電子化してポリシ情報を付加して文書管理サーバ16に登録する際の処理の流れの一例を示すフローチャートである。   Next, a detailed processing flow when registering a paper document in the document management system 10 configured as described above will be described. FIG. 4 shows a document obtained by digitizing a paper document performed by the client computer 20 to which the image forming apparatus 12 or the image reading apparatus 22 is connected in the document management system 10 according to the first embodiment of the present invention, and adding policy information. 4 is a flowchart illustrating an example of a processing flow when registering in a management server 16.

ステップ100では、暗証番号を入力したり、ICカードを用いる等によってユーザ認証が行われてステップ102へ移行する。すなわち、ICカードから読み取った情報や画像形成装置12やクライアントコンピュータ20で入力された暗証番号が認証サーバ14に出力されることによって、認証サーバがICカードの情報や暗証番号が登録されているか否かを照合して照合結果を画像形成装置12へ返信することによってユーザ認証が行われる。   In step 100, user authentication is performed by inputting a password or using an IC card, and the process proceeds to step 102. In other words, whether the information read from the IC card or the password entered by the image forming apparatus 12 or the client computer 20 is output to the authentication server 14, so that the authentication server registers the information of the IC card and the password. The user authentication is performed by collating these and returning the collation result to the image forming apparatus 12.

ステップ102では、認証が成功したか否か判定され、該判定が肯定された場合にはステップ104へ移行し、否定された場合にはそのまま処理を終了する。なお、認証が失敗してそのまま処理を終了する場合には、認証が失敗した旨をディスプレイ等に表示してユーザに報知するようにしてもよい。   In step 102, it is determined whether or not the authentication is successful. If the determination is affirmative, the process proceeds to step 104. If the determination is negative, the process is terminated. When the authentication is failed and the process is terminated, the fact that the authentication has failed may be displayed on a display or the like to notify the user.

ステップ104では、紙文書の読取開始か否か判定される。該判定は、紙文書が画像形成装置12や画像読取装置22にセットされて画像形成装置12の操作部60やクライアントコンピュータ20のキーボード42やマウス40等によって読取り開始が指示されたか否かを判定し、該判定が肯定されるまで待機してステップ106へ移行する。なお、ステップ104の判定が待機中に他の指示が行われた場合には当該処理を終了して指示された処理を行う。   In step 104, it is determined whether or not to start reading a paper document. This determination is made as to whether or not a paper document is set in the image forming apparatus 12 or the image reading apparatus 22 and the start of reading is instructed by the operation unit 60 of the image forming apparatus 12, the keyboard 42 or the mouse 40 of the client computer 20, or the like. Then, the process waits until the determination is affirmed and proceeds to step 106. If another instruction is issued while the determination in step 104 is on standby, the process is terminated and the instructed process is performed.

ステップ106では、画像形成装置12の画像読取部64またはクライアントコンピュータ20に接続された画像読取装置22によって紙文書の読取りが開始されてステップ108へ移行する。   In step 106, reading of the paper document is started by the image reading unit 64 of the image forming apparatus 12 or the image reading apparatus 22 connected to the client computer 20, and the process proceeds to step 108.

ステップ108では、全ての紙文書の読取りが終了したか否か判定され、該判定が否定された場合にはステップ106に戻って全ての紙文書の読取りが終了するまで上述の処理が繰り返されて、ステップ108の判定が肯定されたところでステップ110へ移行する。   In step 108, it is determined whether or not all paper documents have been read. If the determination is negative, the process returns to step 106 and the above processing is repeated until all paper documents are read. When the determination at step 108 is affirmed, the routine proceeds to step 110.

ステップ110では、コード情報があるか否か判定される。該判定は、読み取った文書中にポリシ情報を得るためのコード情報があるか否かが判定され、該判定が否定された場合には当該処理を終了し、肯定された場合にはステップ112へ移行する。なお、コード情報がない場合には、処理を終了せずに、ポリシ情報を付加しないで読み取った文書を文書管理サーバ16に登録したり、ポリシ情報をユーザがポリシサーバ18に対して設定しながら読み取った文書を文書管理サーバ16に登録する処理を行うようにしてもよい。   In step 110, it is determined whether there is code information. In the determination, it is determined whether or not there is code information for obtaining policy information in the read document. If the determination is negative, the process is terminated, and if the determination is affirmative, the process proceeds to step 112. Transition. If there is no code information, the processing is not terminated, the document read without adding the policy information is registered in the document management server 16, or the policy information is set in the policy server 18 by the user. Processing for registering the read document in the document management server 16 may be performed.

ステップ112では、コード情報が復元されてステップ114へ移行し、コード情報の復元が成功したか否か判定される。コード情報の復元が成功した場合にはステップ116へ移行し、失敗した場合には当該処理を終了する。なお、コード情報の復元が失敗した場合には、失敗した旨をディスプレイ38、58等に表示することによりユーザに報知して処理を終了するようにしてもよい。   In step 112, the code information is restored, and the process proceeds to step 114, where it is determined whether the restoration of the code information is successful. If the restoration of the code information is successful, the process proceeds to step 116, and if the restoration is unsuccessful, the process is terminated. If the restoration of the code information fails, the user may be notified by displaying the fact of the failure on the display 38, 58, etc., and the process may be terminated.

ステップ116では、コード情報に対応するポリシ情報の取得要求がポリシサーバ18に対して行われてステップ118へ移行する。これによってポリシサーバ18では、コード情報に対応するポリシ情報を読み出して画像形成装置12やクライアントコンピュータ20に返信する。なお、コード情報がポリシ情報そのものを表す場合には、コード情報を復元することでポリシ情報を取得することができるので、当該処理を省略する。   In step 116, a policy information acquisition request corresponding to the code information is made to the policy server 18, and the process proceeds to step 118. As a result, the policy server 18 reads the policy information corresponding to the code information and sends it back to the image forming apparatus 12 or the client computer 20. Note that when the code information represents the policy information itself, the policy information can be acquired by restoring the code information, so the processing is omitted.

ステップ118では、ポリシ情報を取得したか否か判定される。すなわち、ポリシサーバ18からコード情報に対応するポリシ情報(文書ID毎のポリシID及びユーザID)が読み出されて送信されてきたか否かが判定され、該判定が肯定された場合にはステップ120へ移行し、否定された場合にはそのまま当該処理を終了する。なお、処理を終了する場合には、対応するポリシ情報がない旨をディスプレイ38、58等に表示することによってユーザに報知して終了するようにしてもよい。   In step 118, it is determined whether policy information has been acquired. That is, it is determined whether or not policy information (policy ID and user ID for each document ID) corresponding to the code information has been read and transmitted from the policy server 18, and if the determination is affirmative, step 120 is performed. If the result is negative, the process is terminated as it is. When the process is terminated, the user may be notified by displaying on the display 38, 58, etc. that there is no corresponding policy information, and the process may be terminated.

ステップ120では、コード情報に対応するポリシ情報のポリシ複写権があるか否か判定される。該判定は、先のステップで認証された使用者(ユーザID)についてポリシサーバ18に対してポリシ複写権があるか否かを問い合わせる、或いは先のステップの認証時に認証された使用者が許可されたポリシ情報をポリシサーバ18から取得してポリシ複写権が設定されているか否かを確認することで判定し、該判定が肯定された場合にはステップ122へ移行し、否定された場合には当該処理を終了する。なお、本実施形態では、先のステップで認証が許可された場合にステップ120の判定が自動的に肯定されるようにしてもよい。また、処理を終了する場合には、ポリシ情報の複写権がないことをディスプレイ38、58等に表示することにより、ユーザに報知してから終了するようにしてもよい。   In step 120, it is determined whether or not there is a policy copy right of the policy information corresponding to the code information. This determination is made by inquiring whether the policy server 18 has the policy copy right for the user (user ID) authenticated in the previous step, or the user authenticated at the time of authentication in the previous step is permitted. The policy information is obtained from the policy server 18 and it is determined by checking whether the policy copy right is set. If the determination is affirmed, the process proceeds to step 122; The process ends. In the present embodiment, the determination in step 120 may be automatically affirmed when authentication is permitted in the previous step. Further, when the process is terminated, the user may be informed by notifying that the user has no right to copy policy information on the display 38, 58, etc., and then ending the process.

ステップ122では、ステップ118で取得したポリシ情報が、読み取って電子化された文書に付与されて文書管理サーバ16に登録される。詳細には、新たに読み取った文書に文書IDを作成して文書IDと共に属性情報や文書データが文書管理サーバ16に登録されると共に、新たに登録された文書IDに対応させてポリシ情報(紙文書から読み取ったコード情報が表すポリシ情報)がポリシサーバ18に登録される。   In step 122, the policy information acquired in step 118 is added to the read and digitized document and registered in the document management server 16. Specifically, a document ID is created for a newly read document, and attribute information and document data are registered in the document management server 16 together with the document ID, and policy information (paper) is associated with the newly registered document ID. Policy information represented by code information read from the document) is registered in the policy server 18.

すなわち、本実施形態では、図5に示すように、ポリシ情報を取得するためのコード情報が形成された登録済みの紙文書と新たに登録する紙文書とを画像形成装置12や画像読取装置22が接続されたクライアントコンピュータ20で読み取ることで、読み取ったコード情報から既に登録された紙文書のポリシ情報(ポリシID及びユーザID)を取得し、新たに読み込まれた文書のポリシ情報として複写して登録される。
(第2実施形態)
次に、本発明の第2実施形態に係わる文書管理システムについて説明する。なお、文書管理システムの概略構成については第1実施形態と同一であるため同一符号を付して説明し、詳細な説明は省略する。
That is, in the present embodiment, as shown in FIG. 5, a registered paper document on which code information for obtaining policy information is formed and a newly registered paper document are displayed in the image forming apparatus 12 or the image reading apparatus 22. Is read by the client computer 20 to which is connected, the policy information (policy ID and user ID) of the already registered paper document is obtained from the read code information, and copied as the policy information of the newly read document. be registered.
(Second Embodiment)
Next, a document management system according to the second embodiment of the present invention will be described. Since the schematic configuration of the document management system is the same as that of the first embodiment, the same reference numerals are used for description, and detailed description thereof is omitted.

第1実施形態では、既に登録された紙文書のポリシ情報をコード情報から読み取って、新たな紙文書に付与して登録する場合について説明したが、第2実施形態では、既に登録された紙文書のポリシ情報をコード情報から読み取って、当該ポリシ情報を変更してから登録を可能にする場合について説明する。なお、以下では、ポリシ情報を変更してから登録を可能にする場合の処理の流れについて説明する。   In the first embodiment, a case has been described in which policy information of a paper document that has already been registered is read from the code information and added to a new paper document for registration. In the second embodiment, a paper document that has already been registered. A case will be described in which the policy information is read from the code information and registration is enabled after the policy information is changed. In the following, the flow of processing for enabling registration after changing policy information will be described.

図6は、本発明の第2実施形態に係わる文書管理システムにおいて画像形成装置12または画像読取装置22が接続されたクライアントコンピュータ20で行われる紙文書を電子化してポリシ情報を付加して文書管理サーバ16に登録する際の処理の流れの一例を示すフローチャートである。   FIG. 6 is a document management system in which a paper document performed by the client computer 20 connected to the image forming apparatus 12 or the image reading apparatus 22 is digitized and policy information is added in the document management system according to the second embodiment of the present invention. 4 is a flowchart illustrating an example of a process flow when registering in a server 16.

ステップ200では、暗証番号を入力したり、ICカードを用いる等によってユーザ認証が行われてステップ202へ移行する。すなわち、ICカードから読み取った情報や画像形成装置12やクライアントコンピュータ20で入力された暗証番号が認証サーバ14に出力されることによって、認証サーバがICカードの情報や暗証番号が登録されているか否かを照合して照合結果を画像形成装置12へ返信することによってユーザ認証が行われる。   In step 200, user authentication is performed by entering a password or using an IC card, and the process proceeds to step 202. In other words, whether the information read from the IC card or the password entered by the image forming apparatus 12 or the client computer 20 is output to the authentication server 14, so that the authentication server registers the information of the IC card and the password. The user authentication is performed by collating these and returning the collation result to the image forming apparatus 12.

ステップ202では、認証が成功したか否か判定され、該判定が肯定された場合にはステップ204へ移行し、否定された場合にはそのまま処理を終了する。なお、認証が失敗してそのまま処理を終了する場合には、認証が失敗した旨をディスプレイ等に表示してユーザに報知するようにしてもよい。   In step 202, it is determined whether or not the authentication has succeeded. If the determination is affirmative, the process proceeds to step 204. If the determination is negative, the process ends. When the authentication is failed and the process is terminated, the fact that the authentication has failed may be displayed on a display or the like to notify the user.

ステップ204では、紙文書の読取開始か否か判定される。該判定は、紙文書が画像形成装置12や画像読取装置22にセットされて画像形成装置12の操作部60やクライアントコンピュータ20のキーボード42やマウス40等によって読取り開始が指示されたか否かを判定し、該判定が肯定されるまで待機してステップ206へ移行する。なお、ステップ204の判定が待機中に他の指示が行われた場合には当該処理を終了して指示された処理を行う。   In step 204, it is determined whether or not to start reading a paper document. This determination is made as to whether or not a paper document is set in the image forming apparatus 12 or the image reading apparatus 22 and the start of reading is instructed by the operation unit 60 of the image forming apparatus 12, the keyboard 42 or the mouse 40 of the client computer 20, or the like. The process waits until the determination is affirmed and proceeds to step 206. If another instruction is issued while the determination in step 204 is on standby, the process is terminated and the instructed process is performed.

ステップ206では、画像形成装置12の画像読取部64またはクライアントコンピュータ20に接続された画像読取装置22によって紙文書の読取りが開始されてステップ208へ移行する。   In step 206, reading of the paper document is started by the image reading unit 64 of the image forming apparatus 12 or the image reading apparatus 22 connected to the client computer 20, and the process proceeds to step 208.

ステップ208では、全ての紙文書の読取りが終了したか否か判定され、該判定が否定された場合にはステップ206に戻って全ての紙文書の読取りが終了するまで上述の処理が繰り返されて、ステップ208の判定が肯定されたところでステップ210へ移行する。   In step 208, it is determined whether or not all the paper documents have been read. If the determination is negative, the process returns to step 206 and the above processing is repeated until all the paper documents are read. When the determination at step 208 is affirmed, the routine proceeds to step 210.

ステップ210では、コード情報があるか否か判定される。該判定は、読み取った文書中にポリシ情報を得るためのコード情報があるか否かが判定され、該判定が否定された場合には当該処理を終了し、肯定された場合にはステップ212へ移行する。なお、コード情報がない場合には、処理を終了せずに、ポリシ情報を付加しないで読み取った文書を文書管理サーバ16に登録したり、ポリシ情報をユーザがポリシサーバ18に対して設定しながら読み取った文書を文書管理サーバ16に登録する処理を行うようにしてもよい。   In step 210, it is determined whether there is code information. In this determination, it is determined whether or not there is code information for obtaining policy information in the read document. If the determination is negative, the process ends. If the determination is affirmative, the process proceeds to step 212. Transition. If there is no code information, the processing is not terminated, the document read without adding the policy information is registered in the document management server 16, or the policy information is set in the policy server 18 by the user. Processing for registering the read document in the document management server 16 may be performed.

ステップ212では、コード情報が復元されてステップ214へ移行し、コード情報の復元が成功したか否か判定される。コード情報の復元が成功した場合にはステップ216へ移行し、失敗した場合には当該処理を終了する。なお、コード情報の復元が失敗した場合には、失敗した旨をディスプレイ38、58等に表示することによりユーザに報知して処理を終了するようにしてもよい。   In step 212, the code information is restored, and the process proceeds to step 214, where it is determined whether the restoration of the code information is successful. If the restoration of the code information is successful, the process proceeds to step 216. If the code information is unsuccessful, the process is terminated. If the restoration of the code information fails, the user may be notified by displaying the fact of the failure on the display 38, 58, etc., and the process may be terminated.

ステップ216では、コード情報に対応するポリシ情報の取得要求がポリシサーバ18に対して行われてステップ218へ移行する。これによってポリシサーバ18では、コード情報に対応するポリシ情報を読み出して画像形成装置12やクライアントコンピュータ20に返信する。なお、コード情報がポリシ情報そのものを表す場合には、当該処理を省略することができる。   In step 216, a policy information acquisition request corresponding to the code information is made to the policy server 18, and the process proceeds to step 218. As a result, the policy server 18 reads the policy information corresponding to the code information and sends it back to the image forming apparatus 12 or the client computer 20. If the code information represents the policy information itself, this process can be omitted.

ステップ218では、ポリシ情報を取得したか否か判定される。すなわち、ポリシサーバ18からコード情報に対応するポリシ情報(文書ID毎のポリシID及びユーザID)が読み出されて送信されてきたか否かが判定され、該判定が肯定された場合にはステップ220へ移行し、否定された場合にはそのまま当該処理を終了する。なお、処理を終了する場合には、対応するポリシ情報がない旨をディスプレイ38、58等に表示することによってユーザに報知して終了するようにしてもよい。   In step 218, it is determined whether policy information has been acquired. That is, it is determined whether or not policy information (policy ID and user ID for each document ID) corresponding to the code information has been read from the policy server 18 and transmitted. If the determination is affirmative, step 220 is executed. If the result is negative, the process is terminated as it is. When the process is terminated, the user may be notified by displaying on the display 38, 58, etc. that there is no corresponding policy information, and the process may be terminated.

ステップ220では、コード情報に対応するポリシ情報のポリシ表示権があるか否か判定される。該判定は、先のステップで認証された使用者(ユーザID)についてポリシサーバ18に対してポリシ表示権があるか否かを問い合わせる、或いは先のステップの認証時に認証された使用者が許可されたポリシ情報をポリシサーバ18から取得してポリシ表示権が設定されているか否かを確認することで判定し、該判定が肯定された場合にはステップ222へ移行し、否定された場合にはステップ234へ移行する。   In step 220, it is determined whether or not there is a policy display right for the policy information corresponding to the code information. This determination is made by inquiring whether the policy server 18 has the policy display right for the user (user ID) authenticated in the previous step, or the user authenticated at the time of authentication in the previous step is permitted. The policy information is obtained from the policy server 18 to check whether the policy display right is set. If the determination is affirmed, the process proceeds to step 222. If the determination is negative, Control goes to step 234.

ステップ222では、ポリシ情報がディスプレイ38、58等に表示されてステップ224へ移行する。   In step 222, the policy information is displayed on the display 38, 58, etc., and the process proceeds to step 224.

ステップ224では、ポリシ変更指示があるか否か判定される。該判定は、画像形成装置12の操作部60や、クライアントコンピュータ20のキーボード42やマウス40等によって、表示されたポリシ情報を変更する指示が行われたか否かを判定し、該判定が肯定された場合にはステップ226へ移行し、否定された場合にはステップ234へ移行する。   In step 224, it is determined whether there is a policy change instruction. In this determination, it is determined whether or not an instruction to change the displayed policy information is given by the operation unit 60 of the image forming apparatus 12, the keyboard 42 or the mouse 40 of the client computer 20, and the determination is affirmed. If yes, the process goes to Step 226. If not, the process goes to Step 234.

ステップ226では、コード情報に対応するポリシ情報のポリシ変更権があるか否か判定される。該判定は、先のステップで認証された使用者(ユーザID)についてポリシサーバ18に対してポリシ変更権があるか否かを問い合わせる、或いは先のステップの認証時に認証された使用者が許可されたポリシ情報をポリシサーバ18から取得してポリシ変更権が設定されているか否かを確認することで判定し、該判定が肯定された場合にはステップ228へ移行し、否定された場合にはそのまま当該処理を終了する。なお、処理を終了する場合には、ポリシ変更権がない旨をディスプレイ38、58等に表示することによってユーザに報知するようにしてもよい。   In step 226, it is determined whether or not there is a policy change right for the policy information corresponding to the code information. The determination is made by inquiring whether the policy server 18 has a policy change right for the user (user ID) authenticated in the previous step, or the user authenticated at the time of authentication in the previous step is permitted. The policy information is obtained from the policy server 18 to check whether the policy change right is set. If the determination is affirmed, the process proceeds to step 228. If the determination is negative, The process is terminated as it is. When the process is terminated, the user may be notified by displaying on the displays 38, 58, etc. that there is no policy change right.

ステップ228では、予め定められたポリシ変更入力画面が表示されてステップ230へ移行する。   In step 228, a predetermined policy change input screen is displayed, and the process proceeds to step 230.

ステップ230では、ポリシ情報の変更が終了したか否か判定される。該判定は、ポリシ変更入力画面によってポリシ情報の変更(例えば、ポリシIDの変更や、当該ポリシ情報の権限を許可するユーザIDの変更等)が終了し、終了したことを表す操作が行われたか否か等を判定し、該判定が否定された場合には肯定されるまで待機してステップ232へ移行する。   In step 230, it is determined whether or not the policy information has been changed. This determination is based on whether policy information change (for example, change of policy ID or change of user ID permitting the authority of the policy information) is finished on the policy change input screen, and an operation indicating the end is performed. If the determination is negative, the process waits until the determination is affirmed and the process proceeds to step 232.

ステップ232では、変更されたポリシ情報が、読み取って電子化された文書に付与されて文書管理サーバ16に登録される。詳細には、新たに読み取った文書に文書IDを作成して文書IDと共に属性情報や文書データが文書管理サーバ16に登録されると共に、新たに登録された文書IDに対応させて変更したポリシ情報がポリシサーバ18に登録される。すなわち、本実施形態では、ポリシ情報を取得するためのコード情報が形成された登録済みの紙文書と新たに登録する紙文書とを画像形成装置12や画像読取装置22が接続されたクライアントコンピュータ20で読み取ることで、既に登録された紙文書のポリシ情報(ポリシID及びユーザID)に対して変更を加えて、変更されたポリシ情報が、新たに読み込まれた文書のポリシ情報として登録される。   In step 232, the changed policy information is added to the read and digitized document and registered in the document management server 16. Specifically, a document ID is created for a newly read document, and attribute information and document data are registered in the document management server 16 together with the document ID, and the policy information changed in accordance with the newly registered document ID Is registered in the policy server 18. That is, in this embodiment, a registered paper document in which code information for obtaining policy information is formed and a newly registered paper document are connected to the client computer 20 to which the image forming apparatus 12 and the image reading apparatus 22 are connected. The policy information (policy ID and user ID) of the paper document that has already been registered is changed, and the changed policy information is registered as the policy information of the newly read document.

一方、ステップ234では、ポリシ複写指示があるか否か判定される。該判定は、画像形成装置12の操作部60や、クライアントコンピュータ20のキーボード42やマウス40等によって、コード情報が表すポリシ情報を複写する指示が行われたか否かを判定し、該判定が肯定された場合にはステップ236へ移行し、否定された場合にはそのまま処理を終了する。なお、ポリシ複写指示がない場合には、処理を終了するのではなく、ポリシ情報の設定等を行う処理を行うようにしてもよい。   On the other hand, in step 234, it is determined whether there is a policy copy instruction. This determination is made by determining whether or not an instruction to copy the policy information represented by the code information has been given by the operation unit 60 of the image forming apparatus 12, the keyboard 42 or the mouse 40 of the client computer 20, and the determination is affirmative. If YES, the process proceeds to step 236. If NO, the process is terminated. If there is no policy copy instruction, processing for setting policy information or the like may be performed instead of ending the processing.

ステップ236では、コード情報に対応するポリシ情報のポリシ複写権があるか否か判定される。該判定は、先のステップで認証された使用者(ユーザID)についてポリシサーバ18に対してポリシ複写権があるか否かを問い合わせる、或いは先のステップの認証時に認証された使用者が許可されたポリシ情報をポリシサーバ18から取得してポリシ複写権が設定されているか否かを確認することで判定し、該判定が肯定された場合にはステップ238へ移行し、否定された場合には当該処理を終了する。なお、処理を終了する場合には、ポリシ情報の複写権がないことをディスプレイ38、58等に表示することにより、ユーザに報知してから終了するようにしてもよい。   In step 236, it is determined whether or not there is a policy copy right of the policy information corresponding to the code information. This determination is made by inquiring whether the policy server 18 has the policy copy right for the user (user ID) authenticated in the previous step, or the user authenticated at the time of authentication in the previous step is permitted. The policy information is obtained from the policy server 18 and it is determined by checking whether the policy copy right is set. If the determination is affirmed, the process proceeds to step 238. The process ends. When the process is terminated, the user may be informed by displaying on the displays 38, 58, etc. that there is no right to copy policy information.

ステップ238では、ステップ118で取得したポリシ情報が、読み取って電子化された文書に付与されて文書管理サーバ16に登録される。詳細には、新たに読み取った文書に文書IDを作成して文書IDと共に属性情報や文書データが文書管理サーバ16に登録されると共に、新たに登録された文書IDに対応させてポリシ情報(紙文書から読み取ったコード情報が表すポリシ情報)がポリシサーバ18に登録される。   In step 238, the policy information acquired in step 118 is added to the read and digitized document and registered in the document management server 16. Specifically, a document ID is created for a newly read document, and attribute information and document data are registered in the document management server 16 together with the document ID, and policy information (paper) is associated with the newly registered document ID. Policy information represented by code information read from the document) is registered in the policy server 18.

すなわち、本実施形態では、既に登録された紙文書に記録されたコード情報に対応するポリシ情報を新たに読み取った文書のポリシ情報として複写して登録するだけではなく、コード情報に対応するポリシ情報をディスプレイ38、58等によって確認することが可能となる。そして、確認してから新たに読み取った文書のポリシ情報を変更して登録することも可能となる。   That is, in the present embodiment, policy information corresponding to code information recorded in a paper document already registered is not only copied and registered as policy information of a newly read document, but also policy information corresponding to code information. Can be confirmed by the display 38, 58 or the like. It is also possible to change and register the policy information of a newly read document after confirmation.

なお、上記の各実施形態では、コード情報が記録された登録済みの文書と文書制御情報が付与されていない文書を読み取る際に、全文書の読取りが終了してからコード情報の有無を判定するようにしたが、これに限るものではなく、例えば、コード情報の有無の判定を順次行うようにしてもよいし、登録済み文書を最初に読み取るように予め定めておく場合には、最初の文書を読み取った時点でコード情報の有無を判定するようにしてもよい。   In each of the above embodiments, when reading a registered document in which code information is recorded and a document to which no document control information is added, the presence / absence of code information is determined after all the documents have been read. However, the present invention is not limited to this. For example, the presence / absence of code information may be sequentially determined, or the first document may be determined in advance so that a registered document is read first. The presence or absence of code information may be determined at the time of reading.

また、上記の各実施形態における処理の判定順序や処理順序等は、一例として説明したが、これに限るものではなく、異なる順序としてもよいし、上記以外の処理を含むようにしてもよい。   In addition, the determination order, the processing order, and the like of the processes in each of the above-described embodiments have been described as examples. However, the order is not limited to this, and a different order may be included, or processes other than the above may be included.

また、上記の各実施形態では、登録ずみの紙文書を用いてポリシ情報を取得するようにしたが、紙文書に限るものではなく、例えば、電子ペーパー等の出力媒体を適用するようにしてもよい。   In each of the above embodiments, policy information is acquired using a registered paper document. However, the policy information is not limited to a paper document. For example, an output medium such as electronic paper may be applied. Good.

また、上記の各実施形態では、認証サーバ14、文書管理サーバ16、及びポリシサーバ18を備える構成としたが、これに限るものではなく、例えば、各サーバの機能を全て兼ね備えたサーバとしてもよいし、認証サーバ14及びポリシサーバ18の機能を備えたサーバと、文書管理サーバ16とを備えた構成としてもよいし、認証サーバ14及び文書管理サーバ16の機能を備えたサーバと、ポリシサーバ18とを備えた構成としてもよいし、文書管理サーバ16及びポリシサーバ18の機能を備えたサーバと、認証サーバ14とを備えた構成としてもよい。各サーバの機能を1つのサーバが兼ね備える場合には、例えば、図7に示すように、操作者、文書制御ID、文書ID、期限(文書IDに対するアクセス期限やアクセス回数など)、操作内容等をテーブルとして予め記憶するようにしてもよい。すなわち、図3(A)〜(D)に示す内容を集約したテーブルを記憶するようにしてもよい。   In each of the above embodiments, the authentication server 14, the document management server 16, and the policy server 18 are provided. However, the present invention is not limited to this. For example, a server having all the functions of each server may be used. The server may have a configuration including the server having the functions of the authentication server 14 and the policy server 18 and the document management server 16, the server having the functions of the authentication server 14 and the document management server 16, and the policy server 18. Or a server having the functions of the document management server 16 and the policy server 18 and an authentication server 14. When one server has the functions of each server, for example, as shown in FIG. 7, an operator, a document control ID, a document ID, a time limit (such as an access time limit or the number of accesses to the document ID), an operation content, etc. You may make it memorize | store beforehand as a table. That is, a table in which the contents shown in FIGS. 3A to 3D are collected may be stored.

また、ポリシ情報の管理方法としては、上記の各実施形態で説明した方法に限らず、文書ID等の文書を特定する情報とユーザID等の操作者を特定する情報を用いて、文書を特定する情報に対応する文書に対する処理を制御する文書制御情報が特定できる管理方法を用いるようにしてもよい。   In addition, the policy information management method is not limited to the method described in each of the above embodiments, and the document is identified using information identifying the document such as a document ID and information identifying the operator such as a user ID. A management method that can specify document control information that controls processing for a document corresponding to the information to be processed may be used.

例えば、ポリシ情報自体にユーザ情報を含んだ形式でもよく、ポリシ情報にユーザAには閲覧権のみ付与、ユーザBには閲覧権と印刷権を付与するという表現が含まれていれば形式は問わない。   For example, the policy information itself may be in a format that includes user information. If the policy information includes an expression that grants only viewing rights to user A and grants viewing rights and printing rights to user B, the format is not limited. Absent.

また、上記ユーザA、ユーザBは、特定のユーザに対応する必要はない。例えば、ユーザAとして、一般社員、ユーザBは課長以上の社員というような管理を行ってもよい。この場合、認証サーバで、認証情報の付帯情報として役職情報などを管理しておけばよい。   Further, the user A and the user B do not need to correspond to a specific user. For example, the user A may be a general employee, and the user B may be a manager who is a section manager or higher. In this case, the position information and the like may be managed by the authentication server as supplementary information of the authentication information.

この場合、役職情報と文書IDから、文書IDに対応する文書に対する処理を制御する文書制御情報が特定される。   In this case, document control information for controlling processing for a document corresponding to the document ID is specified from the post information and the document ID.

また、上記の各実施形態では、文書登録時に既に登録されている紙文書に形成されたコード情報から読み取ったポリシ情報を新たに登録するポリシ情報として複写してポリシサーバ18に登録するようにしたが、これに限るものではなく、例えば、画像形成装置12や画像読取装置22が接続されたクライアントコンピュータ20等にポリシ情報を保持する記憶手段を持たせ、ユーザ認証を経て画像形成装置12やクライアントコンピュータ20に記憶されている既存の登録文書のポリシ情報を取得して、ポリシ情報が付与されていない文書のポリシ情報として複写して画像形成装置12やクライアントコンピュータ20にローカルに記憶するようにしてもよい。これによって登録時の処理時間の短縮が可能となる。また、このようにローカルにポリシ情報を登録する場合には、既存の登録文書全体のポリシ情報を画像形成装置12やクライアントコンピュータ20に全て記憶する必要はなく、例えば、予め定めたポリシリストに記載のある使用者やグループ単位で利用する画像形成装置12やクライアントコンピュータ20が決まっている場合には、関係する使用者やグループ単位のポリシ情報が付与されている文書について画像形成装置12やクライアントコンピュータ20に記憶するようにしてもよい。或いは、画像形成装置12やクライアントコンピュータ20によって登録した文書分だけ画像形成装置12やクライアントコンピュータ20にポリシ情報を記憶しておき、画像形成装置12やクライアントコンピュータ20の使用が頻度が低下する夜間や予め定めた年間保守スケジュール等に応じて定期的にポリシサーバ18に送信したり、ポリシサーバ18から最新情報を取得したりして、メンテナンスを行うようにしてもよい。 In each of the above embodiments, policy information read from code information formed on a paper document already registered at the time of document registration is copied as policy information to be newly registered and registered in the policy server 18. However, the present invention is not limited to this. For example, the client computer 20 or the like to which the image forming apparatus 12 or the image reading apparatus 22 is connected has a storage unit that holds policy information. Policy information of an existing registered document stored in the computer 20 is acquired, copied as policy information of a document to which no policy information is assigned, and stored locally in the image forming apparatus 12 or the client computer 20. Also good. As a result, the processing time during registration can be shortened. In addition, when registering policy information locally in this way, it is not necessary to store all policy information of the entire existing registered document in the image forming apparatus 12 or the client computer 20, for example, it is described in a predetermined policy list. in a case where the user and the image forming apparatus 12 and client computer 20 utilized in groups is determined, the image forming apparatus 12 and a client computer for a document policy information of the user and group level is assigned to relationships 20 may be stored. Alternatively, policy information is stored in the image forming apparatus 12 and the client computer 20 for the documents registered by the image forming apparatus 12 and the client computer 20, and the use of the image forming apparatus 12 and the client computer 20 is reduced in frequency at night. Maintenance may be performed by periodically transmitting to the policy server 18 according to a predetermined annual maintenance schedule or by obtaining the latest information from the policy server 18.

さらに、上記の各実施形態における処理は、コンピュータが実行するプログラムとしてもよい。この場合には、プログラムは、各種記録媒体(例えば、フレキシブルディスク、CD−ROM、DVD等)に記憶させて流通させるようにしてもよい。   Furthermore, the processing in each of the above embodiments may be a program executed by a computer. In this case, the program may be stored in various recording media (for example, a flexible disk, a CD-ROM, a DVD, etc.) and distributed.

本発明の第1実施形態に係わる文書管理システムの概略構成を示す図である。It is a figure which shows schematic structure of the document management system concerning 1st Embodiment of this invention. (A)は認証サーバ、文書管理サーバ、ポリシサーバ、及びクライアントコンピュータ等の概略構成を示すブロック図であり、(B)は、画像形成装置の概略構成を示すブロック図である。FIG. 2A is a block diagram illustrating a schematic configuration of an authentication server, a document management server, a policy server, a client computer, and the like, and FIG. 2B is a block diagram illustrating a schematic configuration of an image forming apparatus. (A)は認証サーバに登録される情報の一例を示す図であり、(B)は文書管理サーバに登録される情報の一例を示す図であり、(C)はポリシサーバに登録されるテンプレートの一例を示す図であり、(D)はポリシサーバに記憶されるテーブルの一例を示す図である。(A) is a figure which shows an example of the information registered into an authentication server, (B) is a figure which shows an example of the information registered into a document management server, (C) is a template registered into a policy server (D) is a figure which shows an example of the table memorize | stored in a policy server. 本発明の第1実施形態に係わる文書管理システムにおいて画像形成装置または画像読取装置が接続されたクライアントコンピュータで行われる紙文書を電子化してポリシ情報を付加して文書管理サーバに登録する際の処理の流れの一例を示すフローチャートである。In the document management system according to the first embodiment of the present invention, processing when a paper document is digitized by a client computer to which an image forming apparatus or an image reading apparatus is connected, policy information is added and registered in the document management server It is a flowchart which shows an example of the flow of this. 本発明の第1実施形態に係わる文書管理システムにおける画像形成装置で紙文書を電子化して登録する際のポリシ情報の付与を説明するための図である。FIG. 5 is a diagram for explaining the provision of policy information when a paper document is digitized and registered by the image forming apparatus in the document management system according to the first embodiment of the present invention. 本発明の第2実施形態に係わる文書管理システムにおいて画像形成装置または画像読取装置が接続されたクライアントコンピュータで行われる紙文書を電子化してポリシ情報を付加して文書管理サーバに登録する際の処理の流れの一例を示すフローチャートである。Processing in a document management system according to the second embodiment of the present invention when a paper document is digitized by a client computer to which an image forming apparatus or an image reading apparatus is connected and policy information is added and registered in a document management server It is a flowchart which shows an example of the flow of this. 認証サーバ、文書管理サーバ、及びポリシサーバを集約したサーバとした場合に記憶するテーブルの一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the table memorize | stored when it is set as the server which integrated the authentication server, the document management server, and the policy server.

符号の説明Explanation of symbols

10 文書管理システム
12 画像形成装置
14 認証サーバ
16 文書管理サーバ
18 ポリシサーバ
20 クライアントコンピュータ
22 画像読取装置
44、62 ハードディスク
64 画像読取部
DESCRIPTION OF SYMBOLS 10 Document management system 12 Image forming apparatus 14 Authentication server 16 Document management server 18 Policy server 20 Client computer 22 Image reader 44, 62 Hard disk 64 Image reader

Claims (5)

使用者の認証を行う認証手段と、
文書情報の属性表示、内容表示、及び印刷の少なくとも1つの文書情報に対する処理と、文書情報に付与され当該文書情報に対する処理を制御する情報の複写を含む処理と、それぞれ制御する文書制御情報、または該文書制御情報を取得するための情報の何れか一方を表す付与情報が記録された出力媒体、及び前記文書制御情報が付与されていない文書を読み取る読取手段と、
前記読取手段によって読み取られた前記出力媒体の前記付与情報に基づいて、前記出力媒体に対応する前記文書制御情報を取得する取得手段と、
前記読取手段によって前記文書制御情報が付与されていない文書を読み取ることによって得られる文書情報に対して、前記取得手段によって取得された前記文書制御情報を付与する付与手段と、
前記付与手段によって前記文書制御情報が付与された文書情報を、文書情報を管理する文書管理手段に登録する登録手段と、
を備え
前記付与手段が、前記認証手段によって認証された使用者の予め定められた前記文書制御情報の複写権に基づいて、前記使用者が前記複写権を有する場合に、前記読取手段によって前記文書制御情報が付与されていない文書を読み取ることによって得られる文書情報に対して、前記取得手段によって取得された前記文書制御情報を付与する文書管理装置。
An authentication means for authenticating the user;
Attribute display of document information, content display, and at least one document and the process for the information, it is assigned to the document information document control information for controlling the processing including copying of information for controlling the processing for the document information, the respective printing, or reading means for reading one output medium imparting information is recorded which represents one of the information for acquiring the document control information, and a document the document control information has not been granted,
Obtaining means for obtaining the document control information corresponding to the output medium based on the provision information of the output medium read by the reading means;
And assigning means for assigning to the document information obtained by reading a document that has not been granted the document control information by said reading means, said document control information acquired by the acquisition unit,
The document information the document control information is given by the applying means, and registering means for registering the document management means for managing the document information,
Equipped with a,
When the user has the copy right based on the predetermined copy right of the document control information of the user who has been authenticated by the authentication means, the reading unit can read the document control information. A document management apparatus that assigns the document control information acquired by the acquisition unit to document information obtained by reading a document to which is not assigned .
前記認証手段によって認証された使用者の予め定められた前記文書制御情報の表示権に基づいて、前記使用者が前記表示権を有する場合に、前記取得手段によって取得された前記文書制御情報を表示する表示手段を更に備えた請求項1に記載の文書管理装置。 The document control information acquired by the acquisition unit is displayed when the user has the display right based on the predetermined display right of the document control information of the user authenticated by the authentication unit. The document management apparatus according to claim 1 , further comprising a display unit configured to display . 前記認証手段によって認証された使用者の予め定められた前記文書制御情報の変更権に基づいて、前記使用者が前記変更権を有する場合に、前記表示手段によって表示された前記文書制御情報を変更する変更手段を更に備え、
前記付与手段が、前記読取手段によって文書制御情報が付与されていない文書を読み取ることによって得られる文書情報に対して、前記変更手段によって変更された前記文書制御情報を付与する請求項2に記載の文書管理装置。
The document control information displayed by the display unit is changed when the user has the change right based on a predetermined change right of the document control information of the user authenticated by the authentication unit. Further comprising changing means for
3. The document control information according to claim 2, wherein the adding unit adds the document control information changed by the changing unit to document information obtained by reading a document to which no document control information is added by the reading unit. Document management device.
請求項1〜3の何れか1項に記載の文書管理装置と、  The document management apparatus according to any one of claims 1 to 3,
前記認証手段によって認証を行うための認証情報を管理する認証管理手段と、  Authentication management means for managing authentication information for performing authentication by the authentication means;
前記認証手段によって認証された使用者の前記文書制御情報に対する予め定められた権限を管理する文書制御情報管理手段と、  Document control information management means for managing a predetermined authority for the document control information of the user authenticated by the authentication means;
文書情報を管理する文書情報管理手段と、  Document information management means for managing document information;
を備えた文書管理システム。  Document management system with
請求項1〜3の何れか1項に記載の文書管理装置の各手段としてコンピュータを機能させるための文書管理プログラム。  A document management program for causing a computer to function as each unit of the document management apparatus according to claim 1.
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