JP5033309B2 - ドキュメント情報管理装置、ドキュメント情報管理プログラムおよびドキュメント情報管理方法 - Google Patents

Description

本発明はアプリケーションの文書ファイル、画像、音声などのフォーマットを持ったデータファイルなどのドキュメント情報を管理するドキュメント情報管理装置、ドキュメント情報管理プログラム及びドキュメント情報管理方法に関するものである。

従来より知られるドキュメント情報管理装置は、ドキュメント情報を管理する際に、そのドキュメント情報と共にそのドキュメントが持つ属性情報を管理する。この属性情報としては、例えば作成者、作成者の属するグループ、作成者の主に常駐する場所、使用者、使用者の属するグループ、使用者の主に常駐する場所、作成の日時、作成時の天候、作成時における作成者の周囲の環境、使用時の日時、使用時の天候、使用者の周囲の環境、作成アプリケーションなどのプロパティ情報等がある。

この属性情報を利用することにより、例えばドキュメント情報と共にその属性情報としてドキュメントを作成したユーザの情報を管理するようにした場合について言及すれば、システムを利用するユーザ全体の情報をデータベース内のユーザテーブルなどの形で別途保管し、両者の情報を相互に参照して整合性をもたせることでドキュメント情報の管理の利便性、容易性をより高めることができる。

ところで、ドキュメント情報管理装置に管理されるドキュメントの量が増加してくると、希望するドキュメントを探す手段が必要となってくる。このような場合、管理装置は、以下のような機能を提供することでドキュメントを探すユーザの手助けを行う。

（１）格納フォルダやカテゴリを設定できるようにし、それら管理構造を利用して整理する。
（２）全文検索といったドキュメントの内容に応じた検索を行う。
（３）属性情報を利用してドキュメント一覧を表示するようなユーザビューで並べ替えを行う。

これらの機能（１）〜（３）は、単独でも用いられるが、例えば以下のように複合的に用いられることができる。
（１）及び（２）を用いて、特定のフォルダの下層のみを対象に全文検索を行う。
（１）及び（３）を用いて、特定のフォルダ内のドキュメント一覧を作成者順に並べ替えを行う。
（２）及び（３）を用いて、全文検索した結果のドキュメント一覧を作成日順に新しいものから順に並べ替えを行う。

そして、このようなドキュメント情報管理装置において、属性情報を利用する場合は、よりユーザの利用感覚に近いようにドキュメントの重要度を決定することができる。例えば、下記特許文献１（ＵＳ６，２８５，９９９Ｂ１）によるＷｅｂ検索システムでは、収集したＷｅｂページの内容から、ページ間の関連情報としてページ間のリンク状況を抽出する（例えば、特許文献１参照）。

さらに、そこから参照関連を解析し、重要度の高いページをランク付けする。そして、キーワード検索によって検索されたページをこの重要度の高い順に並べることによって、ユーザからの情報提供に対して、そのユーザにとってより重要と思われるドキュメント（この場合はＷｅｂページ）から順に提供することができる。なお、これはＰａｇｅＲａｎｋ手法として知られ、登録商標Ｇｏｏｇｌｅの検索サイトにおいて利用されている。
米国特許第６，２８５，９９９Ｂ１号明細書

しかしながら、上述の特許文献１（ＰａｇｅＲａｎｋ手法）では、ページの重要度をランク付けする際に、ページ間の属性情報としてのリンク状況を利用するものの、その他の情報、即ちページの属性情報に関連する情報である属性関連情報を利用することはしていない。

属性関連情報には、その特性によって、重要度の判定の際に手がかりとなるものがあり、それを重要度のランク付けの際に活用することで、検索目的などユーザの希望する目的に応じた適切な重要度を求めることが可能である。
従って、かかる属性関連情報をドキュメント情報の管理に利用することにより、ドキュメントの検索をより効率的に行えるようにすることが要望されていた。

本発明は上述の課題を解決するためになされたもので、ドキュメントの属性関連情報を利用することで、例えばユーザが必要とするドキュメントの重要度のランク付けを的確に行うことができ、もって、検索を効率的に行うことができるドキュメント情報管理装置、ドキュメント情報管理プログラム及びドキュメント情報管理方法を提供することを目的としている。

上述した課題を解決するため、本発明は、ドキュメント情報を管理するドキュメント情報管理装置であって、ドキュメントの操作履歴に基づいて、第１ドキュメントのＩＤ、および前記第１ドキュメントの作成または更新の際に参照されたまたは派生元となった第２ドキュメントのＩＤの組み合わせをドキュメントの関連情報として取得し管理するドキュメント関連情報管理部と、前記ドキュメントの操作履歴から前記第１、第２ドキュメントのＩＤの組み合わせに基づいて、前記第１ドキュメントの作成者または更新者である参照者、前記第２ドキュメントの作成者または更新者である作成者、および前記第１ドキュメントの作成日時または更新日時であって、どの参照者がどの作成者のドキュメントにアクセスしたかというアクセス履歴、を取得するとともに、各作成者および前記各作成者のドキュメントにアクセスした参照者の各組み合わせに対して、作成者および参照者の関連の強さの数値設定を変更する数値設定処理を行う属性関連情報管理部であって、作成者および参照者の組み合わせにおいて、関連の強さが数値設定されている場合、前記参照者が前記作成者のドキュメントにアクセスした証拠である前記第１ドキュメントの更新、が観察される毎に該作成者および参照者の組み合わせについて関連の強さの数値設定を増加させる一方、前記第１ドキュメントの更新が閾値時間以上観察されない場合、該作成者および参照者の組み合わせに対して設定された関連の強さの数値設定を減少させ、取得された作成者および参照者の組み合わせについて関連の強さが数値設定されていない場合、該作成者および参照者の組み合わせについて、関連の強さとして定数を設定し、各作成者および参照者の組み合わせ毎に対応付けられた数値設定処理日時を現在の数値設定処理日時に更新することにより、各作成者および参照者の組み合わせに対して設定された関連の強さの数値設定である属性関連の強さを経時的に変更設定する属性関連情報管理部とを備えてなる。

また、本発明は、ドキュメント情報を管理するドキュメント情報管理をコンピュータに実行させるドキュメント情報管理プログラムであって、ドキュメントの操作履歴に基づいて、第１ドキュメントのＩＤ、および前記第１ドキュメントの作成または更新の際に参照されたまたは派生元となった第２ドキュメントのＩＤの組み合わせをドキュメントの関連情報として取得するドキュメント関連情報取得ステップと、前記ドキュメントの操作履歴から前記第１、第２ドキュメントのＩＤの組み合わせに基づいて、前記第１ドキュメントの作成者または更新者である参照者、前記第２ドキュメントの作成者または更新者である作成者、および前記第１ドキュメントの作成日時または更新日時であって、どの参照者がどの作成者のドキュメントにアクセスしたかというアクセス履歴、を取得するとともに、各作成者および前記各作成者のドキュメントにアクセスした参照者の各組み合わせに対して、作成者および参照者の関連の強さの数値設定を変更する数値設定処理を行う属性関連情報取得ステップであって、作成者および参照者の組み合わせにおいて、関連の強さが数値設定されている場合、前記参照者が前記作成者のドキュメントにアクセスした証拠である前記第１ドキュメントの更新、が観察される毎に該作成者および参照者の組み合わせについて関連の強さの数値設定を増加させる一方、前記第１ドキュメントの更新が閾値時間以上観察されない場合、該作成者および参照者の組み合わせに対して設定された関連の強さの数値設定を減少させ、取得された作成者および参照者の組み合わせについて関連の強さが数値設定されていない場合、該作成者および参照者の組み合わせについて、関連の強さとして定数を設定し、各作成者および参照者の組み合わせ毎に対応付けられた数値設定処理日時を現在の数値設定処理日時に更新することにより、各作成者および参照者の組み合わせに対して設定された関連の強さの数値設定である属性関連の強さを経時的に変更設定する属性関連情報取得ステップとをコンピュータに実行させるものである。

以上に詳述したように本発明によれば、ドキュメントの属性関連情報を利用することで、例えばユーザが必要とするドキュメントの重要度のランク付けを的確に行うことができ、もって、検索を効率的に行うことができるという効果を奏する。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照しつつ説明する。

＜基本構成＞
以下、本発明の実施の形態を図を用いて説明する。
図１は、実施の形態におけるドキュメント情報管理装置及びシステムの全体構成を示すブロック図である。

このドキュメント情報管理システム１は、クライアント側である例えばパーソナルコンピュータ（ＰＣ）により構成されることができ、アプリケーションの起動によりドキュメントの作成、編集、変更等の操作を行うことができるドキュメント操作部１１と、ドキュメント操作部１１による操作状況を例えばアプリケーションの起動を監視することにより監視し、履歴として取得して管理するドキュメント操作状況管理部１２とを備える。

また、ドキュメント情報管理システム１は、このシステムに組み込まれるドキュメント情報管理装置２として、同じＰＣにより構成され、或いは他のＰＣ、サーバ装置、或いはＭＦＰ（Multi Function Peripheral）等の情報処理装置により構成されることができ、ドキュメント操作状況管理部１２により管理されているドキュメント操作状況を取得して、それよりドキュメント間の関連情報としてのドキュメント関連を解析することで、ドキュメント関連情報を取得して管理するドキュメント関連情報管理部２１と、ドキュメント操作状況管理部１２とドキュメント関連情報管理部２１の少なくともいずれか一方において管理されている情報を取得し、その情報に基づいて、ドキュメントの属性に関連する情報である属性関連情報を管理する属性関連情報管理部２２とを備えている。

ドキュメント操作状況管理部１２により管理される操作状況の一例を図２のドキュメント操作履歴テーブルに示している。このテーブルによれば、ドキュメントＩＤ、ドキュメント名、操作ユーザ、操作ユーザの所属グループ、操作日時、操作内容、作成（操作）アプリケーション名が操作履歴（操作状況）として管理されている。

ドキュメント関連情報管理部２１は、後で詳述するが、例えばドキュメント操作に際してのドキュメント間の関連として、あるドキュメントが他のドキュメントの操作において「参照された場合」や、あるドキュメントが他のドキュメントの操作において「派生された場合」等の関連を解析し、抽出して管理する。例えばドキュメントの関連（「“特許.ｄｏｃ”は、“システム構成図.ｂｍｐ”が作成される際に参照された」など）の情報を管理する。

また、属性関連情報管理部２２は、これについても後で詳述するが、例えばドキュメントの持つ属性間の「参照された場合」や「派生された場合」等の関連を解析し、抽出して管理する。例えば属性「作成者」の関連（「“ＸＸＸ太郎”さんの作成物は、“ＸＸＸ花子”さんが何らかの作成をする際に参照された」など）の情報を管理する。

なお、以上の構成において、ドキュメント操作状況管理部１２、ドキュメント関連情報管理部２１、及び属性関連情報管理部２２は、それぞれソフトウェアモジュールにて構成されることができる。また、ドキュメント操作状況管理部１２はドキュメント操作状況（ドキュメント操作状況履歴テーブル）を格納するドキュメント操作状況データベース（ＤＢ）１２ａを備え、ドキュメント関連情報管理部２１はドキュメント関連情報を格納するドキュメント関連情報データベース（ＤＢ）２１ａを備え、属性関連情報管理部２２は属性関連情報を格納するデータベース（ＤＢ）２２ａを備えている。

＜属性関連情報の取得（例１）＞
ここで、図１における装置構成において、図２のドキュメント操作履歴テーブルから、属性関連情報を解析して取得する一例について図３のフローチャートに従って説明する。ここでは、まずドキュメント間の関連情報であるドキュメント関連情報を取得し、次にそのドキュメント関連情報に基づいて属性関連情報を取得する。なお、この動作及びこれより以後において述べるフローチャートに基づく動作はドキュメント情報管理装置内のコンピュータ及びそのメモリに記憶されたプログラムに基づいて実行されるものとする。

（ステップＳ１１：開始）
ステップＳ１１の開始においては、ドキュメント関連情報管理部２１において、図２のドキュメント操作履歴テーブルが取得され、ドキュメント間の関連の解析（関連抽出）が開始される。

（ステップＳ１２：解析終了？）
ステップＳ１２においては、ドキュメント間の関連解析が行われ得たか否かの判定が行われ、行われ得た場合（Ｙｅｓ）は、ステップＳ１３に進み、そうでない場合はドキュメント間の関連は無いとして、ステップＳ１６に進み処理を終了する。

（ステップＳ１３：ドキュメント間の関連を保存）
ステップＳ１３においては、ステップＳ１２においてドキュメント間の関連が解析された場合、その結果において得られた関連はドキュメント関連情報として、図４のようにドキュメント関連情報テーブルに書き込まれ、ドキュメント関連情報データベース２１ａに保管される。

（ステップＳ１４：属性情報の取得）
ステップＳ１４においては、ステップＳ１３において得られた互いに関連するドキュメントそれぞれに対応する属性情報を取得する。図４に示される互いに関連するドキュメント、Ｄｏｃ００１とＤｏｃ００２において、Ｄｏｃ００１（“特許．Ｄｏｃ”）は、“ワープロ”によって操作（作成）されており、Ｄｏｃ００２（“構成図．ｂｍｐ”）は、“お絵かき(drawing)”によって操作（作成）されている。それらの情報はドキュメント操作状況データベースで図２の「作成（操作）アプリケーション」ように保管されており、属性関連情報管理部２２はそれらのデータを属性情報として取得する。

（ステップＳ１５：属性情報の保存）
ステップＳ１５では、ステップＳ１４において取得された属性情報に図５に示されるように関連付けを行い、属性関連情報テーブルとして属性関連情報データベース２２ａに保存する。なお、図５においては、被参照アプリケーションと被参照アプリケーションを参照したアプリケーションとの関連でそれらの属性が関連付けられている。

（ステップＳ１６：終了）
属性関連情報を取得して、データベースに保存することにより属性関連情報の取得処理が終了する。

上述した属性関連情報の取得、管理では、定期的に行われるドキュメント関連の解析処理によって互いに関連が抽出されたドキュメントについての属性に対しても同様の関連があるとみなす処理を行い、属性関連情報管理部２２により属性関連情報として取得して保存し管理するようにしたものである。この処理は、従来のドキュメントの関連を抽出する処理において、それらの属性の値にも関連があるものとして属性の抽出とそれらの関連付けを行う処理を付加するだけでよいので、従来に比して、さほど作業時間を増加させることがなく、ドキュメント関連情報と共に属性関連情報を管理することを可能としている。

＜属性関連情報の取得（例２）＞
上述した属性関連情報の取得（例１）における属性関連情報によれば、「アプリケーション“お絵かき”でドキュメントを作成するときは、アプリケーション“ワープロ”で作成されたドキュメントを参照することが多い」と言った作業環境における関連性の傾向を知ることができる。

一方で、ドキュメントのアクセス履歴から、ユーザ間の関連の傾向を知ることができるようにする要望がある。ユーザによるアクセスの傾向では、ユーザ間の関連が流動的で時間の経過と共に変化するという特性がある。

例えば、ある時期は“ＸＸＸ太郎”氏と“ＹＹＹ花子”氏とは同じプロジェクトに属していたため、お互いが作成したドキュメントを互いに頻繁にアクセスしあっていたが、そのプロジェクトが終了すると、ドキュメントのアクセス頻度が殆どなくなり、関連が希薄になるといった場合がある。

このような特性をもったユーザに関係する属性（例えば［作成者］や［参照者］）の場合、単にドキュメントの関連からそれらの属性（［作成者］や［参照者］）にも関連が同様にあるものとみなすことは、時期によっては正確でなくなる場合がある。

そこで、このような属性に対しては、ドキュメントの関連とは別個に属性の関連を抽出する手法が必要となる。また場合によっては、複数の異なる属性の値において、それらの関連を抽出し管理する必要がある場合もある。

ここでは、ドキュメント操作状況に蓄積されたドキュメント操作履歴を利用して属性（［作成者］および［参照者］）の関連を抽出する場合を説明する。
ドキュメント操作状況データベースに蓄積されたドキュメント操作状況の履歴から、どの［参照者］がどの［作成者］のドキュメントにアクセスしたか、といったアクセス履歴のシーケンスが観察されてその情報を抽出することができる。属性関連情報管理部２２は、この情報を元に、ある［参照者］がアクセスしたドキュメントの［作成者］については、その［参照者］と［作成者］の間には「ドキュメントの参照を通じて参照した」という関連があると判定する。またアクセス履歴から同様のシーケンスが観察されるたびに、関連の強さが増加していく。

一方、その［参照者］と［作成者］の間のアクセス履歴が観察されなくなり、一定の期間が過ぎると、関連の強さは減少する。ここでは、アクセス履歴が観察されなくなってから３日が経つと、関連の強さの数値が半分になり、更に１週間経つとまた半分になる、といった計算手法をとり、これら属性値の関連の強さをシミュレートする方法をとる。

以下、経時的に関連の強さが変化する属性関連情報の管理の一例（ユーザ関連情報テーブルの更新処理）について図６のフローチャートに従って説明する。

（ステップＳ２１：開始）
ステップＳ２１においては、ドキュメントの属性関連として人的（ユーザ）関連（例えば「参照者」と「作成者」の関連）の解析の処理が開始される。

（ステップＳ２２：日時の比較）
ステップＳ２２において、属性関連情報管理部２２は、属性関連情報データベース２２ａから図７に示されるような属性関連情報としてのユーザ関連情報のテーブルを抽出し、「最後の関連強さ計算日時」と現在の日時を比較する。図７に示されるテーブルは図２で示されるドキュメント操作状況の履歴のレコードが記録される以前に既に解析（抽出）されていたユーザの関連を示している。

（ステップＳ２３：一定の期間が過ぎているかの判定）
更新処理が行われている現時間は、２００４年１月２１日の２３：５０であったとする。まず、属性関連情報管理部２２は、図７に示されるテーブルの全レコードについて、「最後の関連強さ計算日時」をチェックし、現在の日時と比較して一定の期間（例えば３日）が過ぎているか否かを判定する。一定の期間が過ぎている場合はステップＳ２４に進み、そうでない場合はステップＳ２４をスキップしてステップＳ２５に進む。

（ステップＳ２４：関連強さの値の変更）
ステップＳ２３において一定の期間が経過していると判断された場合は、テーブル「関連の強さ」を減少変更する。ここでは、半減させる処理を行う。そして、その結果を示すテーブルを図８に示す。

（ステップＳ２５：ドキュメント操作状況ＤＢから人的関連者の組の探索）
ステップＳ２５においては、前回のチェック時以降に記録（保存）されたドキュメント操作状況データベースの情報をチェックする。前回のチェックは図７に示されるように、２００４／１／１７の０：０５であるので、それ以降から現在までのレコードが対象となる。“ＸＸＸ花子”氏は“ＸＸＸ太郎”氏の作成した“特許．ｄｏｃ”を開いているので、〔参照者〕が“ＸＸＸ花子”で、〔被参照者〕が“ＸＸＸ太郎”の組で関連として認識できる。また、“ＹＹＹ次郎”氏は“ＸＸＸ花子”氏の作成した“構成図．ｂｍｐ”を開いているので、〔参照者〕が“ＹＹＹ次郎”氏で〔被参照者〕が“ＸＸＸ花子”氏の組み合わせが関連として認識できる。

（ステップＳ２６：属性関連情報ＤＢから同じ組み合わせの探索）
次に、属性関連情報管理部２２は、図８に示したテーブル（属性関連情報テーブル）から“ＸＸＸ花子”氏と“ＹＹＹ次郎”氏の組及び“ＸＸＸ太郎”氏と“ＸＸＸ花子”氏のレコードを探す。

（ステップＳ２７、Ｓ２８Ａ，Ｓ２８Ｂ：組み合わせが無い場合の処理）
“ＸＸＸ花子”氏と“ＹＹＹ次郎”氏の組み合わせが存在するか否かを判定し、該組み合わせがテーブルに存在しない場合は、この組のレコードを新規登録して追加する（Ｓ２８Ａ）とともに、「関連の強さ」として一定の値（ここでは８を加える）を設定する（Ｓ２８Ｂ）。

（ステップＳ２７、Ｓ３８Ｂ：組み合わせがある場合の処理）
“ＸＸＸ太郎”氏と“ＸＸＸ花子”氏の組み合わせがテーブルに既に存在している場合は（「関連の強さ５」）、この組み合わせの「関連の強さ」の値を増大させる（ここでは８を加える）。また、両者の組で、それぞれの関連の強さを更新したので、「最後の関連強さ計算日時」に現在の日時を設定する。さらに、「最後の関連が観察された日時」として、図７に示すテーブルからサーチされた日時を設定する。この時点でのテーブルを更新後のテーブルとして図９に示す。

（ステップＳ２９：終了）
ステップＳ２７において得られたテーブルを属性関連情報データベース２２ａに格納して処理を終了する。

以上に述べた処理＜属性関連情報の取得（例２）＞は、属性の特性に応じ、より正確な関連を導く手法を行っている。また処理としては、ドキュメント関連情報管理部２１による定期的な解析と、属性関連情報管理部２２による特性に応じた関連導出手法をタイミングを合わせて行うことにより、例えばドキュメント操作状況データベース１２ａからデータを読み出す処理などを共通化し、全体的な処理に要する時間、リソースを軽減することも可能である。また、＜属性関連情報の取得（例１）＞で示したようなドキュメントの関連から属性の関連もあるものとみなす手段や、他の特性をもった属性用に準備されている関連抽出手段が選択できるようになっており、装置もしくは装置の使用ユーザの好みに合わせて適用する手段が選択できる。

＜属性関連情報の取得（例３）＞
上述した＜属性関連情報の取得（例１）＞，＜属性関連情報の取得（例２）＞では、属性の関連を本装置によって自動的に抽出する手法について述べた。しかし場合によっては、様々な属性に対して常に正確な関連を求めることが困難な場合もある。一方、属性によっては、そのとり得る値が限定的でユーザ自らがその関連を手入力する方が合理的である場合がある。

そこで、このような属性に対しては、そのとり得る値を選出し、ユーザに提示し関連の入力を促す処理のみを装置によって行い、実際の関連情報については、ユーザによる判断で入力することが好ましい。

以下＜属性関連情報の取得（例３）＞では、そのような装置の一例について述べる。
図１０は＜属性関連情報の取得（例３）＞に係る装置２Ａ及びシステム１Ａの構成例を示すブロック図であり、図１に示したドキュメント情報管理装置１に対して、ユーザが属性の関連を入力することができる属性関連設定部２３が新たに備えられている。

属性関連設定部２３は属性の値の一覧を図２で示したドキュメント操作履歴テーブルから取得し、ユーザに提示することができ、関連の入力を促す機能を提供する例えばソフトウェアモジュールにより構成される。
属性関連設定部２３は、ドキュメント操作履歴から、属性に関する情報を抽出し、属性の値として認識し、さらに属性の値として認識された一覧を生成し、ユーザに対して一覧として提示する。ユーザはその提示された一覧から、関連があると思われる属性値に対して設定を行う。

以下本例では、属性として例えば［作成者の属するグループ］についての関連を設定する場合について説明する。
以下＜属性関連情報の取得（例３）＞の動作の一例について図１１のフローチャートを用いて説明する。

（ステップＳ３１：開始）
ステップＳ３１において、ドキュメントの属性の関連（グループの関連）の提示と設定が開始される。

（ステップＳ３２：グループ一覧の取得）
属性関連設定部は図２で示したドキュメント操作履歴テーブルから「操作ユーザ所属グループ」の欄に入っている値の一覧を取得する。ここでは、“ＸＸＸ第１課”、“ＸＸＸ第２課”、“ＹＹＹ第４課”が取得されている。

（ステップＳ３３：一覧の提示）
そして、取得した一覧をユーザに提示し、ユーザに設定指示を促す。
なお、ここでは、例えば属性値を図示して配置することによって、ユーザに容易に関連を設定できるような（Ｉ）設定用アプリケーションを使用して、「“Ｘ
ＸＸ第１課”は“ＹＹＹ第４課”によって参照されるグループである」との関連を設定する。

（ステップＳ３４：設定指示の有無の判定）
設定者ユーザから関連の設定指示があったか否かの判定を行う。

（ステップＳ３５：設定指示の伝達）
属性関連設定部２３は設定指示があったことを判断するとその旨及び設定指示内容を属性関連情報管理部２２に伝達する。

（ステップＳ３６：関連の設定）
属性関連情報管理部２２は、属性関連設定部２３から指示のあった関連を図１２で示すようなテーブルとして属性関連情報データベース２２ａに設定する。

（ステップＳ３７：終了）
関連が属性関連情報データベース２２ａに登録されて処理を終了する。なお、ステップＳ３５において設定指示が無かった場合も処理を終了する。
こうして、本例によれば、現実に即した効率的な属性関連情報の設定を行うことができる。

＜属性関連情報の取得（例４）＞
上述した＜属性関連情報の取得（例３）＞では、属性の値をユーザが設定する場合について述べたが、本例では外部で管理されている情報を用いて関連を設定するようにしても良い。本例では、外部で管理されている情報を用いて属性関連を設定できるようにした場合について述べる。

図１３は、＜属性関連情報の取得（例４）＞に係る装置２Ｃ及びシステム１Ｃのブロック図であり、図１０に示した属性関連設定部２３Ａが更にネットワークを介して本装置外部に設けられる外部属性管理部２４に接続されている。

この外部属性管理部２４は、本来は本装置にて対象とするような属性情報の関連の管理を行うという目的のために設けられたものではないが、管理する情報が本装置で対象とする属性情報として利用可能なものである場合に利用される。例えば、ユーザ情報をその所属するグループ情報と共に管理しているＬＤＡＰサーバやオントロジ管理サーバなどの構成要素の意味的な関連を記述し且つネットワークを介して問い合わせ可能なサーバが外部属性管理部２４として構成され得る。以下、本例の動作を図１４のフローチャートを用いて説明する。

（ステップＳ４１：開始）
ここでは、属性の関連としてユーザの組織における所属関係（ユーザの関連）、例えば、属性［作成者の属するグループ］についての関連を問い合わせる場合についての属性関連設定について例をとって説明する。

（ステップＳ４２：ユーザ一覧の取得）
属性関連設定部２３Ａはドキュメント操作状況データベース１２ａに格納されているドキュメント操作履歴から属性に関する情報を抽出し、属性の値として認識する。ここでは、ドキュメント操作状況データベース１２ａに格納されているドキュメントについて、そのドキュメントの作成者の情報を抽出する。

（ステップＳ４３：問い合わせ）
属性関連設定部２３Ａは属性の値として認識された一覧を生成し、該当する属性に関して管理されている外部属性管理部２４に対してその値についての問い合わせを行う。外部属性管理部２４が複数備えられる場合において、どの属性に対してどの外部属性管理部２４に問い合わせるかということに関しては、装置全体として予め一般的に公開されているものを設定したり、ユーザが環境に応じて固有の外部属性管理部２４を設定したりできるようにする。前者としては、インタネット上で公開されており、Ｗｅｂサービスなどを使って問い合わせ可能な情報提供サーバなどがあり、後者としては、ユーザ固有のネットワーク環境で運営されているグループウェアのユーザ管理データベースなどがある。

ここでは、ステップＳ４２において、“ＸＸＸ太郎”氏と“ＸＸＸ花子”氏が抽出されたものとすると、属性関連設定部２３Ａはこれらの属性値の関連について、外部属性管理部であるＬＤＡＰサーバに問い合わせを行う。

（ステップＳ４４：ユーザ情報の管理の有無の判定）
属性関連設定部２３Ａは、外部属性管理部２４が問い合わせに対する管理を行っているか否かの判定を行う。外部属性管理部２４としてのＬＤＡＰサーバでは、ユーザの名前とその所属する部門、及び部門間の依存関係が管理されている。ここでは、ＬＤＡＰサーバは“ＸＸＸ太郎”氏は“ＸＸＸ第１課”に、“ＸＸＸ花子”氏は“ＹＹＹ第４課”に所属していることを情報として管理しており、また“ＸＸＸ第１課”は部門の構成的に“ＹＹＹ第４課”の上位組織であることを情報として管理している。このことから、属性関連設定部２３Ａは、「“ＸＸＸ第１課”での決定事項や作成されるドキュメントは、“ＹＹＹ第４課”にて参照される」関係があると判断できる。

（ステップＳ４５：ユーザ関連情報の取得）
外部属性管理部２４が問い合わせに対する管理を行っていると判断された場合は、属性関連設定部２３Ａは、外部属性管理部２４からグループの依存関係から導かれるユーザの関連情報を取得する。例えば、「“ＸＸＸ第１課”は“ＹＹＹ第４課”によって参照されるグループである」との関連とともに、「“ＸＸＸ太郎”氏は“ＸＸＸ花子”氏によって参照される」との関連を取得する。

（ステップＳ４６：属性関連情報管理部への伝達）
属性関連設定部２３Ａは取得した上記関連を属性関連情報管理部２２に伝達する。

（ステップＳ４７：設定）
属性関連情報管理部２２は属性関連設定部２３Ａより伝達された関連を図１５に示すようなテーブルとして属性関連情報データベース２２ａに格納する。

（ステップＳ４８：終了）
なお、ステップＳ４４において、外部属性管理部２４において問い合わせ事項を管理していない場合はそのまま処理を終了する。
なお、外部属性管理部２４において問い合わせ事項を管理していない場合においては、その処理が＜属性関連情報の取得（例３）＞の場合に自動的に移行されるようにしても良いことは言うまでもない。

＜検索＞
従来は、ドキュメントの関連を利用して、例えばＯＳのデスクトップ上で現在操作中のドキュメントに対する関連ドキュメントを検索して表示するアプリケーションを提供することにより、ユーザの業務に関係すると思われるドキュメントを提示していた。ここでは、さらにドキュメントの属性の関連を利用して、検索キーを与えて属性の値を検索しその結果をユーザに提供に提示する装置について説明する。

図１６は図１に示した装置またはシステムに更に関連情報検索部２５を備えている。この関連情報検索部２５はドキュメントの関連だけでなく、属性の関連も検索することができるものである。ここで、関連情報検索部２５は、検索キーを与えることによって、ドキュメント関連情報及び属性関連情報より関連ドキュメント情報を検索することを可能とするものであり、例えば、ユーザの目的に応じてデータベースに対してクエリを自動的に発行し、その結果をユーザに提示できるようなユーザインタフェースを備えたソフトウェアモジュールで構成される。
以下検索動作について図１７のフローチャートについて説明する。

（ステップＳ５１：開始）
上述した＜属性関連情報の取得（例１）＞〜＜属性関連情報の取得（例４）＞で収集された属性関連情報を用いてドキュメントの属性の関連を用いた検索を開始する。

（ステップＳ５２：検索キーの取得）
関連情報検索部２５はユーザから検索の条件となるキーを取得する。

（ステップＳ５３：検索キーによる検索）
関連情報検索部２５は検索の条件によって検索対象となる属性関連情報データベース２２ａにて保管されている属性関連情報テーブルを選択し、キーを指定して検索を行う。

例えば「［作成アプリケーション］が“ワープロ”のドキュメントを参照して、どの［作成アプリケーション］を使ってドキュメントが作成されているのか」とのユーザからの要求に対しての検索を行うことができる。また、属性関連情報において管理されている複数の属性の情報を複合的に組み合わせた検索も可能である。例えば、「［作成アプリケーション］が“ワープロ”のドキュメントを参照しているアプリケーションで作成されたドキュメントで、さらに“ＸＸＸ太郎”を参照している［作成者］によって作成されたドキュメントは何か」とのユーザからの要求に対しての検索を行うことができる。

（ステップＳ５４：検索結果の有無の判定）
検索が行われたか否かの判定を行う。
（ステップＳ５５：検索結果の提示）
検索が行われた場合は、関連情報検索部２５はその検索結果を提示する。
（ステップＳ５６：終了）
検索結果を表示して処理を終了する。なお、ステップＳ５４の判定において、検索が行われなかった場合は、そのまま処理が終了する。

＜ドキュメントのランク付け＞
以下、管理するドキュメントのうち重要なものをランク付けすることが可能なドキュメント情報管理装置について説明する。

図１８に示すように、この装置２Ｅは、ドキュメント関連情報データベース２１ａに蓄積されたドキュメント関連情報及び属性関連情報データベース２２ａに蓄積された属性関連情報に基づいてドキュメントの重要度を算出しランク付けを行う順位決定部（重要度算出部）２６と、順位決定部２６によってランク付けされたドキュメントの重要度に従った順序でドキュメントの一覧を表示することを可能とするユーザインタフェースを備えたドキュメント一覧表示部２７を備える。なお、これら順位決定部２６及びドキュメント一覧表示部２７は例えばソフトウェアモジュールを用いて構成され得る。

以下、ランク付けの動作について図１９に示すフローチャートを用いて説明する。
（ステップＳ６１：開始）
検索されるドキュメントのランク付け処理が開始される。

（ステップＳ６２：属性情報の利用の有無の判定）
まず、ドキュメントのランク付けを行う際に、ドキュメントの属性の関連情報を利用するかどうかを選択する。これは装置１Ｅ全体の方針として決定しておく方法と、ユーザがランク付け結果を必要とする際にその目的に応じて設定する方法をとり得る。

（ステップＳ６３：ドキュメント関連から重要度を算出）
ドキュメントの属性の関連情報を利用しないのであれば、ドキュメントの関連情報のみから重要度を算出してランク付けを行う。
この重要度の算出は関連をもつ全ドキュメントを配置し、参照関連をもっているドキュメントについてその参照元に矢印の先が向く有向グラフとしてモデル化することによって行う。

Ｗｅｂページの重要度を算出するためのＰａｇｅＲａｎｋ手法（ＵＳ６，２８５，９９９Ｂ１）と同様の算出方法を採用し、その手法に必要なパラメータをＰａｇｅＲａｎｋ手法に用いられるパラメータ（（１）被リンク数、（２）リンク元ページのお勧め度、（３）リンク元ページのリンク数）を以下のように置き換えて計算を行う。

（１）被リンク数を、対象としているドキュメントが持つ派生ドキュメントの数に置き換える。
（２）リンク元ページのお勧め度を、対象としているドキュメントの派生ドキュメントの重要度に置き換える。
（３）リンク元ページのリンク数を対象としているドキュメントの派生ドキュメントが持っている参照ドキュメントの数に置き換える。

例えば、被参照ドキュメントと、被参照ドキュメントから派生したドキュメントが図２０の関係にあるとき、ＰａｇｅＲａｎｋ手法によれば、ドキュメントの重要度は、以下の様になる。

Ｄｏｃ００１： ０．３０４
Ｄｏｃ００２： ０．１６６
Ｄｏｃ００３： ０．１４１
Ｄｏｃ００４： ０．１０５
Ｄｏｃ００５： ０．１７９
Ｄｏｃ００６： ０．０４５
Ｄｏｃ００７： ０．０６１

（ステップＳ６４〜Ｓ６６：属性重要度算出）
属性の関連情報を利用するのであれば、対象とする属性の種類の分だけ該当属性のそれぞれの値の重要度を算出することになる。ここでの対象とする属性は、装置全体の方針として決定しておく方法と、ユーザがランク付け結果を必要とする際にその目的に応じて設定する方法をとり得る。各属性について、上述した＜属性関連情報の取得（例１）＞〜＜属性関連情報の取得（例４）＞までで既に得られている属性の関連情報を利用して重要度を算出する。これは、ステップＳ７１において述べるドキュメント関連からの重要度の算出方法と同様、対象として属性の値における派生関連などを利用して算出することができる。

（ステップＳ６７：属性重要度をランク付けに使用するか否かの判定）
次に、ドキュメントの属性の重要度をドキュメントのランク付けのパラメータに利用するか否かの判定を行う。即ちドキュメントの重要度算出の際のパラメータとして上記の属性の重要度を利用するかどうかを選択する。これは、装置全体の方針として決定しておく方法と、ユーザがランク付け結果を必要とする際にその目的に応じて設定する方法をとり得る。

（ステップＳ６８：ドキュメント関連から重要度を算出）
属性の重要度を利用する場合は、その重要度の値をドキュメントの関連から重要度を算出する際のパラメータに反映させる。ここでは、一旦属性の重要度を反映させない方式でドキュメントの関連のみから重要度を算出する。

（ステップＳ６９：パラメータに反映）
次にドキュメントに対してそれが持つ属性の重要度を加味する。まずステップＳ６３と同様の算出方法にて、ドキュメントの重要度を算出する。次にそのドキュメントが持つ属性の値に対して算出された重要度をドキュメントの重要度に加味する。この際、重要度を加味する属性及び属性の間の加味の配分量は、また新たに選択することができる。これは、装置全体の方針として決定しておく方法と、ユーザがランク付け結果を必要とする際にその目的に応じて設定する方法をとり得る。例えば、ドキュメントの重要度が１０の配分に対して、属性［作成者］の重要度は６の配分で、属性［作成アプリケーション］の重要度が４の配分で、総配分は２０で、などと設定ができる。ドキュメント“特許.ｄｏｃ”の重要度が５ポイント、そのドキュメントの［作成者］である“ＸＸＸ太郎”の重要度が３ポイント、そのドキュメントの［作成アプリケーション］である“ワープロ”の重要度が２ポイントであれば、ドキュメント“特許.ｄｏｃ”の重要度は、
（１０／２０）＊５＋（６／２０）＊３＋（４／２０）＊２＝３．８
と算出できる。

また、このような手法でなく、ドキュメントの重要度の計算の際に、最初からパラメータとして属性の重要度を反映させる手法もとれるものとする。これは、装置全体の方針として決定しておく方法と、ユーザがランク付け結果を必要とする際にその目的に応じて設定する方法をとり得る。

（ステップＳ７０：ドキュメント関連から重要度を算出）
属性の重要度を利用しない場合は、先ずドキュメントの関連のみから重要度を算出する。

（ステップＳ７１：ドキュメントの属性の重要度を付加情報として設定）
ドキュメントのランク付け自体は、ステップＳ７０において求められた重要度のみを元にして行うが、そのドキュメントの属性の重要度を付加情報としてそのドキュメントに設定しておく。こうすることで、ドキュメント一覧表示部２７にてドキュメント一覧をドキュメントの重要度でランク付けして表示した際に、属性の重要度に応じたランク付けに並び替えることができるようになる。ユーザが指定した属性に対し、そのドキュメントが持つ属性値の重要度に従って並び替えを行えるようなユーザインタフェースを提供することができる。
（ステップＳ７２：終了）

以上に述べた重要度の算出のための計算タイミングは関連を抽出するための処理と同タイミングで行うことが可能である。こうすることにより、新たな関連が抽出されても即座にその関連に応じた重要度が算出され、より的確なランク付けを行うことができる。また、事前にランク付けを行うのではなく、ユーザの要求があったときにその目的に応じてランク付けを行うこともできる。こうすることによって、不必要な属性に対して重要度を計算する処理時間と、情報を管理するためのリソースを消費する必要がなくなる。

＜情報検索部の付加＞
図２１は図１８で説明したランク付け可能なドキュメント情報管理装置に、情報検索を行うことができる情報検索部２８を付加したものである。情報検索部２８では、図１６で示した関連情報検索部２５での関連検索や、通常のキーワードによる全文検索や、属性値からの検索ができるものとする。この検索結果をドキュメント一覧表示部２７に渡すと、順位決定部２６によって算出されたランク付けによって、並び替えて表示される。これによって、通常の全文検索の結果の絞込みや、関連によって得られた検索結果の絞込みが、ユーザの検索の目的に応じてより的確に行うことができるようになる。

以上、本発明の実施の形態を説明したが、上述した実施の形態は本発明を実現するための一例であり、その構成は本発明の趣旨を逸脱しない範囲において特に限定されず、適宜変更可能である。また、本実施の形態では、装置内部に発明を実施する機能であるプログラムが予め記録されている場合で説明したが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしても良い。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、且つ装置が読取り可能な記録媒体であれば，その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであっても良い。

実施の形態＜基本構成＞に係るドキュメント情報管理システムの全体構成を示すブロック図である。 ドキュメント操作履歴テーブルである。 ＜属性関連情報の取得（例１）＞に関し、図２のドキュメント操作履歴テーブルから、属性関連情報を解析して取得する動作の一例を示すフローチャートである。 ドキュメント関連情報テーブルである。 属性関連情報テーブルとして、被参照アプリケーションと被参照アプリケーションを参照したアプリケーションとの関連でそれらの属性の関連付けを示す図である。 ＜属性関連情報の取得（例２）＞に関し、経時的に関連の強さが変化する属性関連情報の管理の動作の一例を示すフローチャートである。 属性関連情報としてのユーザ関連情報のテーブルである。 「関連の強さ」を半減させる処理を行った結果のテーブルである。 「最後の関連が観察された日時」として、図７に示すテーブルからサーチされた日時を設定したテーブルである。 ＜属性関連情報の取得（例３）＞に係る装置及びシステムの構成例を示すブロック図である。 ＜属性関連情報の取得（例３）＞における動作の一例を示すフローチャートである。 属性関連設定部から指示のあった関連を示す属性関連情報テーブルである。 ＜属性関連情報の取得（例４）＞に係る装置及びシステムのブロック図である。 ＜属性関連情報の取得（例４）＞における動作の一例を示すフローチャートである。 属性関連設定部より伝達された属性関連情報を示すテーブルである。 図１に示した装置またはシステムに更に関連情報検索部を備えた構成を示すブロック図である。 関連情報検索部による検索動作を示すフローチャートである。 管理されるドキュメントのうち重要なものをランク付けすることが可能なドキュメント情報管理装置を示すブロック図である。 ランク付けの動作を示すフローチャートである。 被参照ドキュメントと、被参照ドキュメントから派生したドキュメントの関係の一例を示す図である。 図１８で説明したランク付け可能なドキュメント情報管理装置に、情報検索を行うことができる情報検索部を付加した場合のブロック図である。

符号の説明

１，１Ａ，１Ｃ，１Ｄ，１Ｅ，１Ｆ ドキュメント情報管理システム、２，２Ａ，２Ｃ，２Ｄ，２Ｅ，２Ｆ ドキュメント情報管理装置、１１ ドキュメント操作部、１２ ドキュメント操作状況管理部、２１ ドキュメント関連情報管理部、２２ 属性関連情報管理部、２３，２３Ａ 属性関連設定部、２４ 外部属性管理部、２５ 関連情報検索部、２７ ドキュメント一覧表示部、２８ 情報検索部。

Claims (5)

1. ドキュメント情報を管理するドキュメント情報管理装置であって、
   ドキュメントの操作履歴に基づいて、第１ドキュメントのＩＤ、および前記第１ドキュメントの作成または更新の際に参照されたまたは派生元となった第２ドキュメントのＩＤの組み合わせをドキュメントの関連情報として取得し管理するドキュメント関連情報管理部と、
   前記ドキュメントの操作履歴から前記第１、第２ドキュメントのＩＤの組み合わせに基づいて、前記第１ドキュメントの作成者または更新者である参照者、前記第２ドキュメントの作成者または更新者である作成者、および前記第１ドキュメントの作成日時または更新日時であって、どの参照者がどの作成者のドキュメントにアクセスしたかというアクセス履歴、を取得するとともに、各作成者および前記各作成者のドキュメントにアクセスした参照者の各組み合わせに対して、作成者および参照者の関連の強さの数値設定を変更する数値設定処理を行う属性関連情報管理部であって、
   作成者および参照者の組み合わせにおいて、関連の強さが数値設定されている場合、前記参照者が前記作成者のドキュメントにアクセスした証拠である前記第１ドキュメントの更新、が観察される毎に該作成者および参照者の組み合わせについて関連の強さの数値設定を増加させる一方、前記第１ドキュメントの更新が閾値時間以上観察されない場合、該作成者および参照者の組み合わせに対して設定された関連の強さの数値設定を減少させ、
   取得された作成者および参照者の組み合わせについて関連の強さが数値設定されていない場合、該作成者および参照者の組み合わせについて、関連の強さとして定数を設定し、
   各作成者および参照者の組み合わせ毎に対応付けられた数値設定処理日時を現在の数値設定処理日時に更新することにより、
   各作成者および参照者の組み合わせに対して設定された関連の強さの数値設定である属性関連の強さを経時的に変更設定する属性関連情報管理部と
   を備えてなるドキュメント情報管理装置。
2. 請求項１に記載のドキュメント情報管理装置において、
   前記ドキュメント関連情報管理部はドキュメント操作状況を取得し、該ドキュメント操作状況に基づいてドキュメント関連情報を解析して取得することを特徴とするドキュメント情報管理装置。
3. ドキュメント情報を管理するドキュメント情報管理をコンピュータに実行させるドキュメント情報管理プログラムであって、
   ドキュメントの操作履歴に基づいて、第１ドキュメントのＩＤ、および前記第１ドキュメントの作成または更新の際に参照されたまたは派生元となった第２ドキュメントのＩＤの組み合わせをドキュメントの関連情報として取得するドキュメント関連情報取得ステップと、
   前記ドキュメントの操作履歴から前記第１、第２ドキュメントのＩＤの組み合わせに基づいて、前記第１ドキュメントの作成者または更新者である参照者、前記第２ドキュメントの作成者または更新者である作成者、および前記第１ドキュメントの作成日時または更新日時であって、どの参照者がどの作成者のドキュメントにアクセスしたかというアクセス履歴、を取得するとともに、各作成者および前記各作成者のドキュメントにアクセスした参照者の各組み合わせに対して、作成者および参照者の関連の強さの数値設定を変更する数値設定処理を行う属性関連情報取得ステップであって、
   作成者および参照者の組み合わせにおいて、関連の強さが数値設定されている場合、前記参照者が前記作成者のドキュメントにアクセスした証拠である前記第１ドキュメントの更新、が観察される毎に該作成者および参照者の組み合わせについて関連の強さの数値設定を増加させる一方、前記第１ドキュメントの更新が閾値時間以上観察されない場合、該作成者および参照者の組み合わせに対して設定された関連の強さの数値設定を減少させ、
   取得された作成者および参照者の組み合わせについて関連の強さが数値設定されていない場合、該作成者および参照者の組み合わせについて、関連の強さとして定数を設定し、
   各作成者および参照者の組み合わせ毎に対応付けられた数値設定処理日時を現在の数値設定処理日時に更新することにより、
   各作成者および参照者の組み合わせに対して設定された関連の強さの数値設定である属性関連の強さを経時的に変更設定する属性関連情報取得ステップと
   をコンピュータに実行させるドキュメント情報管理プログラム。
4. 請求項３に記載のドキュメント情報管理プログラムにおいて、
   前記ドキュメント関連情報取得ステップではドキュメント操作状況を取得し、該ドキュメント操作状況に基づいてドキュメント関連情報を解析して取得することをコンピュータに実行させることを特徴とするドキュメント情報管理プログラム。
5. 請求項３に記載のドキュメント情報管理プログラムにおいて、
   前記属性関連情報取得ステップは、前記ドキュメント関連情報取得ステップにおいて取得されたドキュメント関連情報に基づいて数値設定処理をコンピュータに実行させることを特徴とするドキュメント情報管理プログラム。
   

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