JP4612482B2 - 使用管理システム - Google Patents

Description

本発明は、設備機器に関して使用権限を有しない者の使用制限の管理を、一元的に行えるようにした使用管理システムに関する。

従来、契約書、仕様書、設計図、社内資料など外部に知られては困る秘密性の高い内容が記載された重要な書類は、社内のキャビネット等の書類棚に保管されるなどの方法により、厳重に管理されている。
一般的に重要な書類は、盗まれたり、不正に内容を見られないように鍵のかかる施錠装置を有するキャビネット内に保管するなどして、第三者が簡単に見ることができないように管理するなどしている。

しかしながら、社員の中に悪意を抱く者がいた場合には、それらの重要な書類を第三者に頼まれて金銭目的などで盗み出すという社内犯行が行われることも考えられる。
例えば、人事部に所属する社員であれば、重要な書類が保管されているキャビネットや、そのキャビネットの施錠を解錠する鍵の保管場所などを知ることは簡単にできる。
したがって、休日などの他の社員がいない時に、１人でキャビネットに保管されている重要な書類を盗み出すことも行え、信用していた社員による社内犯行が、簡単に防止することができないという問題がある。

従来技術として、解錠者の指紋、声紋、網膜、顔面等の情報を登録させておき、書類が保管されたボックスの解錠を行う際に、それらの登録情報に基づく認証をすることで、セキュリティの確保を行う技術が提案されている。（例えば、特許文献１参照）
しかしながら、仕事で複数の社員が、キャビネットなどの保管されたボックスから書類を取り出して頻繁に見たい場合には、登録情報に基づく認証処理をその都度行うことで、時間もかかり仕事の効率が落ちてしまうという問題もある。
特開２００３−２６９０２４号公報

また、キャビネット内の書類に限らず、オフィス内に備えられているパソコン、コピー機、ファクシミリなどの電子機器であっても、社員が、これらの電子機器を使用して犯罪行為を行うことも考えられるため、社員による内部犯罪を防止する対策を図る必要があるが、有効な方法がないという問題がある。

本発明は、キャビネットなどに保管された重要な書類が、不正に持ち出されて悪用されたり、パソコン、コピー機、ファクシミリなどの電子機器が不正に使用されることで、社員が犯罪行為を行うことを防止するための効果的な使用管理システムを提供する。

本発明の使用管理システムは、複数の設備機器に対する使用管理を一元的に行えるようにした使用管理システムであって、設備機器を使用可能な状態又は使用不可能な状態に切り替える制御を行う使用制御手段を有し、各々に機器番号が設定されている設備機器と、識別情報が記憶された携帯記憶媒体と、前記各々の設備機器毎に備えられ、前記携帯記憶媒体から識別情報を読み取る携帯記憶媒体読取装置と、前記設備機器と前記携帯記憶媒体読取装置とが通信可能に接続された情報管理装置とを備え、前記携帯記憶媒体読取装置は前記携帯記憶媒体から識別情報を読み取ると、該読み取った識別情報と、備えられている設備機器に設定されている機器番号とを前記情報管理装置に送信し、前記情報管理装置は、前記識別情報と関係付けられて、前記携帯記憶媒体所持者の個人情報と、該携帯記憶媒体所持者が使用権限を持つ設備機器の機器番号と、該設備機器に設定されている使用時間帯情報とが登録されている使用権限情報データベースと、前記携帯記憶媒体読取装置から受信した識別情報及び機器番号から前記使用権限情報データベースに登録されている識別情報及び識別番号を照合し、さらに使用時間帯情報に基づいて前記設備機器の使用権限の有無を判定する判定手段と、前記判定手段において使用権限を有すると判定された場合に、前記識別情報を送信した携帯記憶媒体読取装置が備えられた設備機器に対して、該設備機器の使用を可能な状態とする指示信号を送信する手段と、が設けられていることを特徴とする。

本発明の使用管理システムは、前記設備機器が、鍵のかかる扉を備えたキャビネットであり、前記使用制御手段が、前記鍵に対する施解錠状態を切り替えることで、前記キャビネット内の保管物の取り出しを管理する施解錠装置であることを特徴とする。

本発明の使用管理システムは、前記設備機器が、電子機器であることを特徴とする。

本発明の使用管理システムは、前記使用権限情報は、前記設備機器の使用が許可された使用時間帯情報が含まれていることを特徴とする。

本発明の使用管理システムは、情報管理装置において、携帯記憶媒体読取装置から受信した携帯記憶媒体の識別情報を、予め使用権限情報データベースに登録されている使用権限情報に基づいて、設備機器の使用権限の有無を判定するので、たとえ社員であっても、使用権限を有していない設備機器を使用することができないので、勝手に設備機器を使用して犯罪行為をしようとした場合でも目的を達成できないので社員による内部犯罪を防止することができるという効果がある。

また、本発明の使用管理システムは、キャビネット内に保管されている重要書類などの保管物が、使用権限を有していない社員によって、勝手に持ち出されることを防止することができるという効果がある。

更に、本発明の使用管理システムは、パソコン、コピー機、ファクシミリなどの電子機器であっても、使用権限を有していない社員が勝手に使用できないようにしてあるので、社員が犯罪行為をしようとした場合でも内部犯罪を防止することができるという効果がある。

また、本発明の使用管理システムは、情報管理装置の使用権限情報データベースに、設備機器の使用が許可された使用時間帯情報が登録されているので、管理者が不在の場合などの時間帯について、設備機器の使用を行えないようにしてきめ細かな使用管理を行うことができ、内部犯罪を防止することができるという効果がある。

以下、本発明の実施形態に係る使用管理システムについて、図面に基づいて詳細に説明する。
図１は、本発明の実施形態に係る使用管理システムの構成の概要を説明する図、図２は、本発明の実施形態に係る使用管理システムのブロック図、図３は、本発明の実施形態に係る使用管理システムの情報処理装置に備えられた使用権限情報データベースの登録情報の一例を示す図、図４は、本発明の実施形態に係る使用管理システムの処理手順を示すフローチャートである。

図１に示すように、部屋の内部には、複数の設備機器が備えられている。
これらの複数の設備機器とは、例えば、重要書類などを保管するキャビネット施解錠装置７を備えたキャビネット１や、パソコン２、ファクシミリ３、コピー機４などの電子機器である。
キャビネット１には、鍵のかかる扉と、その扉に鍵をかけて通常ではロック状態にしておく施解錠装置７が備えられている。
そして、各々の設備機器の近くには、それぞれ携帯記憶媒体読取装置である非接触方式のＩＣカードリーダ５が備えられており、設備機器を使用する社員２６が、会社から発行された社員証の携帯記憶媒体である非接触ＩＣカード６に記憶されている識別情報である社員ＩＤの読み取りを行えるようにしてある。
このＩＣカード６は、非接触方式に代えて接触方式のＩＣカードを用いてもよく、また、その場合には、ＩＣカードリーダも接触方式に適応可能な方式のＩＣカードリーダを用いる。

また、部屋の出口ドア８には、鍵をかけて通常ではロック状態にしておく施解錠装置９が備えられ、また、出口ドア８の近くには、ＩＣカードリーダ１０が備えられている。
そして、各々の設備機器であるキャビネット施解錠装置７を備えたキャビネット１、パソコン２、ファクシミリ３、コピー機４と、各ＩＣカードリーダ５，１０と、出口ドアのドア施解錠装置９とは、情報管理装置１１と通信回線を介して通信可能に接続されている。
ここでは、上記のように、キャビネット施解錠装置７を備えたキャビネット１と、パソコン２、ファクシミリ３、コピー機４などの電子機器を設備機器と呼んでいる。
各ＩＣカードリーダ５，１０で読み取られたＩＣカードに記憶された識別情報である社員ＩＤは、通信回線を介して情報管理装置１１へ送信される。
また、キャビネット施解錠装置７への解錠を指示する信号や、パソコン２、ファクシミリ３、コピー機４などの使用を可能に制御させるために指示する信号は、情報管理装置１１から通信回線を介して各装置や電子機器に送信される。

情報管理装置１１には、図２に示すように、使用権限情報データベース１２、使用権限判定手段１３、使用許可情報送信手段１４、認証手段１５、解錠信号送信手段１６、制御手段１７などを備えている。
使用権限情報データベース１２には、図３に示すように、社員ＩＤ２０、社員の氏名２１、社員の所属部署名２２、使用権限を有する設備機器の名称２３とその機器番号２４、そして機器の使用可能な時間帯２５などの情報が予め登録されている。
そして、使用権限情報データベース１２の登録情報の中で、特に社員ＩＤ２０と設備機器の機器番号２４とに基づいて、設備機器に対する各社員毎の使用権限の判定が行なわれ、また、その際に、機器の使用可能な時間帯２５により、何時使用可能であるのかといった時間的な判定も同時に行なわれる。
したがって、人事異動などで他の部署に移った社員や、他の部署から入ってきた社員などがいた場合には、使用権限情報データベース１２の登録情報も、それらの社員の立場に応じて、使用権限をなくしたり、また新たに使用権限を発生させるなどの処理を行うことで、機械的に適切が判定を行えるようにしてある。

使用権限判定手段１３は、キャビネット１や、パソコン２、ファクシミリ３、コピー機４などの電子機器、またはキャビネット１の施錠装置７などに備えられている非接触方式のＩＣカードリーダ５が、ＩＣカードから読み取った識別情報を、情報管理装置１１に対して送信してきた場合に、情報管理装置１１が、これらの識別情報を使用権限情報データベース１２に登録されている使用権限を有する設備機器の機器番号２４と、また機器の使用可能な時間帯２５の登録情報に基づいて、その社員がその設備機器の使用権限を有しているか否かの判定処理を行う機能を有している。

また、使用許可情報送信手段１４は、使用権限判定手段１３による判定処理の結果で、その社員が、その設備機器に対して使用権限を有し、更にその時刻が使用可能な時間帯であると判定された場合に、情報管理装置１１から、使用権限を有すると判定された設備機器に対して、その設備機器の使用を可能な状態とする指示信号を送信する機能を有している。
したがって、各設備機器には、情報管理装置１１から、設備機器の使用を可能な状態とすることを指示する信号を受信することを条件に、電源をＯＮ状態とする制御機能が備えられており、各設備機器の使用に関する制御が、情報管理装置１１によって管理されている。
つまり、各設備機器は、情報管理装置１１から設備機器の使用を可能な状態とすることを指示する信号を受信しないと使用ができないようにしてある。

次に、認証手段１５は、出口ドア８の近くに備えられたＩＣカードリーダ１０が、ＩＣカードから読み取った識別情報を情報管理装置１１に対して送信してきた場合に、情報管理装置１１の使用権限情報データベース１２に登録されている社員ＩＤ２０の情報に基づいて、正規の社員であるか否かの認証処理を行う機能を有している。

そして、解錠信号送信手段１６は、認証手段１５による認証処理で承認された場合に、情報管理装置１１から出口ドアのドア施錠装置９に対して、出口ドアの施解錠を解錠させることを指示する信号を送信する機能を有している。
出口ドアのドア施解錠装置９は、通常は閉錠された状態になっているが、情報管理装置１１からの指示信号を受信した場合に出口ドアの施解錠を解錠させる機能を有している。
したがって、認証処理で承認されない者は、出口ドアから外に出ることができないようにしてある。
また、入口ドアにも出口ドアのドア施解錠装置と同様の装置を設けたり、出口ドアを入口ドアと兼用で使用する場合には、ドアの外側にもＩＣカードリーダを設けておき、そのＩＣカードリーダにより、部屋に入る社員のＩＣカードに記憶された社員ＩＤを読み取ることで、読み取った社員ＩＤを情報管理装置１１に送信した認証処理を行い、認証処理の結果に基づいたドア施解錠装置の施解錠の管理をするようにすることが好ましい。

次に、本発明の実施形態に係る使用管理システムの処理手順を、図４に示すフローチャートに基づいて説明する。
社員２６が、部屋の内部に備えられているキャビネット１、パソコン２、ファクシミリ３、コピー機４などの設備機器のいずれかを使用する場合でも、同様の処理手順によりそれらの設備機器の使用に対する処理が行われるので、ここでは、一例として社員がキャビネット１内に保管されている書類を取り出す場合における処理手順について説明する。
この場合に、キャビネット１内に保管されている書類を取り出す行為は、設備機器であるキャビネット１を使用する行為とする。

まず、社員２６は、非接触方式のＩＣカードリーダ５にＩＣカード６を近づけることで、ＩＣカード６に記憶されている社員ＩＤをＩＣカードリーダ５で読み取らせる。（ステップ１）
ＩＣカードリーダ５から情報管理装置１１に対して、社員ＩＤと機器番号とが送信される。（ステップ２）
社員ＩＤを受信した情報管理装置１１では、使用権限情報データベース１２に登録されている、使用権限を有する設備機器の機器番号２４と、機器の使用可能な時間帯２５の情報とを照合して、その社員２６に使用権限があるか否かの判定処理が行なわれる。（ステップ３）

この使用権限に関する判定処理の結果において、使用権限を有していると判定された場合には、情報管理装置１１からキャビネット１の施解錠装置７に対して、使用を許可して施錠を解錠させることを指示する信号を送信する。（ステップ４）
キャビネット１の施解錠装置７は、情報管理装置１１から解錠の指示信号を受信することで、キャビネット１の施解錠を解錠させる。（ステップ５）
以上の処理により、その社員２６は、キャビネット１の扉を開けることが可能となり、所望の書類を取り出すことができる。

また、設備機器が、パソコン２、ファクシミリ３、コピー機４などの電子機器である場合には、使用権限に関する判定処理の結果において、使用権限を有していると判定された場合には、情報管理装置１１からそれらの電子機器に対して、電子機器の電源をＯＮ状態にすることを許可する指示する信号が送信される。
これにより電子機器を使用する際に、スイッチを入れた際に、電源をＯＮ状態にすることができ、電子機器を使用が可能になっている。

本発明の実施形態に係る使用管理システムの構成の概要を説明する図である。 本発明の実施形態に係る使用管理システムのブロック図である。 本発明の実施形態に係る使用管理システムの情報処理装置に備えられた使用権限情報データベースの登録情報の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係る使用管理システムの処理手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１ キャビネット
２ パソコン
３ ファクシミリ
４ コピー機
５，１０ ＩＣカードリーダ
６ 非接触ＩＣカード
７ キャビネット施解錠装置
８ 出口ドア
９ ドア施解錠装置
１２ 使用権限情報データベース
１３ 使用権限判定手段
１４ 使用許可情報送信手段
１５ 認証手段
１６ 解錠信号送信手段
１７ 制御手段
２０ 社員ＩＤ
２１ 社員の氏名
２２ 社員の所属部署名
２３ 使用権限を有する設備機器の名称
２４ 機器番号
２５ 機器の使用可能な時間帯

Claims (3)

1. 複数の設備機器に対する使用管理を一元的に行えるようにした使用管理システムであって、
   設備機器を使用可能な状態又は使用不可能な状態に切り替える制御を行う使用制御手段を有し、各々に機器番号が設定されている設備機器と、
   識別情報が記憶された携帯記憶媒体と、
   前記各々の設備機器毎に備えられ、前記携帯記憶媒体から識別情報を読み取る携帯記憶媒体読取装置と、
   前記設備機器と前記携帯記憶媒体読取装置とが通信可能に接続された情報管理装置とを備え、
   前記携帯記憶媒体読取装置は前記携帯記憶媒体から識別情報を読み取ると、該読み取った識別情報と、備えられている設備機器に設定されている機器番号とを前記情報管理装置に送信し、
   前記情報管理装置は、前記識別情報と関係付けられて、前記携帯記憶媒体所持者の個人情報と、該携帯記憶媒体所持者が使用権限を持つ設備機器の機器番号と、該設備機器に設定されている使用時間帯情報とが登録されている使用権限情報データベースと、前記携帯記憶媒体読取装置から受信した識別情報及び機器番号から前記使用権限情報データベースに登録されている識別情報及び識別番号を照合し、さらに使用時間帯情報に基づいて前記設備機器の使用権限の有無を判定する判定手段と、前記判定手段において使用権限を有すると判定された場合に、前記識別情報を送信した携帯記憶媒体読取装置が備えられた設備機器に対して、該設備機器の使用を可能な状態とする指示信号を送信する手段と、
   が設けられていることを特徴とする使用管理システム。
2. 前記設備機器が、鍵のかかる扉を備えたキャビネットであり、
   前記使用制御手段が、前記鍵に対する施解錠状態を切り替えることで、前記キャビネット内の保管物の取り出しを管理する施解錠装置であることを特徴とする請求項１記載の使用管理システム。
3. 前記設備機器が、電子機器であることを特徴とする請求項１記載の使用管理システム。

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