JP4125097B2 - Electronic document management apparatus and control method thereof, electronic document management system, and program - Google Patents

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【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置及びその制御方法、該電子化原稿管理装置として機能するファイル管理サーバとOCR処理を実行するOCRサーバと原稿画像を入力する画像入力装置とがネットワークを介して接続されて構成される電子化原稿管理システム、プログラムに関するものである。
【0002】
【従来の技術】
ファクシミリやデジタル複写機、或いはそれらの機能を併せ持つ複合機等の装置においては、そのスキャナ機能で原稿を読み取ることで、その原稿の電子データを取り扱い可能にする装置が従来から提案されている。特に、複数ページから構成される原稿の先頭に保存用ヘッダシートを付加し、ADF(Auto Document Feeder)を用いることで保存用ヘッダシートと複数ページの原稿をスキャナ機能で一度に電子化し、保存用ヘッダシートに記載される情報を認識することで、その認識された保存用ヘッダシートの情報に基づいて複数ページからなる原稿を保存するシステムが提案されている。
【0003】
例えば、特許文献1には、複数のジョブJ1,J2,J3,・・・・・・の先頭にインデックスシート(文書保存用ヘッダシート)ID1,ID2,ID3,・・・・・・をそれぞれ添付し、これらを一括して、原稿保持部にセットし、それらの読取を連続して行わせることで、インデックスシートに担持されたインデックス情報が画像認識され、そのインデックス情報と画像データ記憶領域指定情報とが対応付けられて登録される画像出力装置が開示されている。また、この画像出力装置においては、インデックスシートの印刷に関する動作が開示されており、部数を指定すれば部数分の異なるインデックス情報を有するインデックスシートが作成されるものである。
【0004】
また、特許文献2においては、マークシートのマークされた見出し欄に対応した記憶及び検索条件に従って、記憶媒体に対する文書/画像の記憶および検索を行うシステムが提案されている。このシステムでは、上記マークシートのフォーマットをユーザが設定できる操作機能と、設定されたフォーマットを記憶媒体のファイル管理エリアに登録する登録機能と、この記憶媒体よりマークシートのフォーマットを読み出して、このフォーマットのマークシート用紙を出力する出力機能が開示されている。
【0005】
【特許文献1】
特開2001−119540
【特許文献2】
特開平7−175823
【発明が解決しようとする課題】
特許文献1に記載の画像出力装置におけるインデックスシートの作成方法は、自動的にインデックスシートに対して識別情報を付加して印刷し、それを用いることでジョブ単位に異なる記憶領域に対して画像情報を保存することができる。しかしながら、この特許文献1において、後から記憶したジョブを検索・印刷する場合には、ジョブの記憶時に用いたインデックスシートを用いなければならず、視覚的にジョブを探すことが出来ず管理が困難である。
【0006】
また、ジョブ単位で異なる記憶領域に記憶されるが、各記憶領域或いは各ジョブは関連付けられていないので予め記憶されているジョブ等と新規に記憶するジョブを関連付けて記憶することが出来ない。
【0007】
また、特許文献2に記載の画像形成記憶検索装置におけるマークシートの作成方法も、マークシートのフォーマットをユーザが設定可能であり、記憶媒体に存在するファイル管理エリアのマークシートフォーマットを利用して記憶媒体内での検索を容易にするマークシートを提供することは可能である。しかしながら、これは、単純に記憶する文書/画像をインデックス情報と関連付けて記憶するためのマークシートであり、記憶した文書/画像同士の関連付けはなく、記憶した文書/画像の情報管理が困難であった。
【0008】
本発明は上記の課題を解決するためになされたものであり、原稿を電子化して保存する操作を効率的に実行することができる電子化原稿管理装置及びその制御方法、電子化原稿管理システム、プログラムを提供することを目的とする。
【0009】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するための本発明による電子化原稿管理装置は以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置であって、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記のユーザがアクセス可能な保存先を含む第1操作画面を該端末へ送信する第1送信手段と
前記第1操作画面中の保存先の指定がある場合、前記判定手段による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第2操作画面を、前記端末へ送信する第2送信手段と、前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段と
を備える。
【0010】
また、好ましくは、前記第1操作画面は、前記アクセス可能な保存先と、該アクセス可能な保存先の内、選択されている保存先で保存されているファイルとを表示する表示領域を有している。
【0011】
また、好ましくは、前記第1操作画面は、前記保存先を階層構造で表示する第1表示領域と、かつ該前記第1表示領域中で選択されている保存先で保存されているファイルを表示する第2表示領域を有している。
【0012】
また、好ましくは、前記保存先情報は、前記保存先を特定する固有IDと、保存先名称を少なくとも含む。
【0013】
また、好ましくは、前記電子化原稿の画像ファイルに関連付けられている前記保存シートに対応する保存シート画像を文字認識する文字認識手段と、
前記文字認識手段の文字認識結果に基づいて、前記保存先情報を生成する生成手段と、
前記保存先情報が示す保存先へ前記画像ファイルを保存する保存手段と
を更に備える。
【0014】
また、好ましくは、前記保存シートを含む原稿画像を入力する入力手段と、
前記入力手段で入力された複数の原稿画像を1つの画像ファイルに変換する変換手段と
を更に備える。
【0015】
上記の目的を達成するための本発明による電子化原稿管理装置は以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を所望の保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置であって、
電子化原稿の保存を要求する端末を使用するユーザ情報を取得する取得手段と、
複数の電子化原稿の保存先を有する保存先指定画面を前記端末に送信する第1送信手段と、
前記原稿の保存を要求する端末から所望の保存先を選択する選択情報を受信する受信手段と、
前記ユーザ情報に基づいて、前記ユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記選択された前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を有する操作画面を前記端末へ送信する第2送信手段と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段と
を備える。
【0016】
上記の目的を達成するための本発明による電子化原稿管理システムは以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿を管理するファイル管理サーバと、OCR処理を実行するOCRサーバと、原稿画像を入力する画像入力装置とがネットワークを介して接続されて構成される電子化原稿管理システムであって、
前記ファイル管理サーバは、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第1操作画面を該端末へ送信する第1送信手段と
前記指定部による指定がある場合、前記判定手段による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第2操作画面を、前記端末へ送信する第2送信手段と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段とを備え、
前記画像入力装置は、
前記保存シートを含む原稿画像を入力する入力手段と、
前記入力手段で入力された複数の原稿画像を1つの画像ファイルに変換する変換手段とを備え、
前記OCRサーバは、
前記画像ファイル中の前記保存シートに対応する保存シート画像を文字認識する文字認識手段と、
前記文字認識手段の文字認識結果に基づいて、前記保存先情報を生成する生成手段と
を備える。
【0017】
上記の目的を達成するための本発明による電子化原稿管理装置の制御方法は以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置の制御方法であって、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定工程と、
前記判定工程の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第1操作画面を該端末へ送信する第1送信工程と
前記指定部による指定がある場合、前記判定工程による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第2操作画面を、前記端末へ送信する第2送信工程と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力工程と
を備える。
【0018】
上記の目的を達成するための本発明によるプログラムは以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置の制御を実現するプログラムであって、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定工程のプログラムコードと、
前記判定工程の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第1操作画面を該端末へ送信する第1送信工程のプログラムコードと
前記指定部による指定がある場合、前記判定工程による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第2操作画面を、前記端末へ送信する第2送信工程のプログラムコードと、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力工程のプログラムコードと
を備える。
【0019】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【0020】
尚、以下の説明において、「サーバ」とは、WWWシステムにおいてHTML文書や画像などの情報を蓄積しておき、Webブラウザなどのクライアントソフトウェアからの要求を受けてインターネットなどのネットワークを通じて情報送信を行うWebサーバ(ウェブサーバ)や、ネットワークを通じてユーザからの要求を受けて、データベースシステムなどの処理に橋渡しを行う機能を備えたアプリケーションサーバ(または、Webアプリケーションサーバ)を意味するものである。
【0021】
また、「クライアント」とは、ネットワークにおいてサーバの提供する機能やデータを利用するコンピュータ、およびソフトウェアを意味するものである。このクライアントとしては、本実施形態では、例えば、図1のネットワーク600に接続されたクライアント500や、ネットワーク600上に接続される各種コンピュータ上で動作するWebブラウザ、ビューワ等が該当する。
【0022】
また、以下に説明する本発明の実施形態では、ネットワーク600を介するWeb環境下で、クライアント500と、画像入力装置100、OCRサーバ200、ファイル管理サーバ300間で実現する電子化原稿の管理例を挙げて説明するが、本発明はこのような構成に限定されるものではない。つまり、サーバが提供するサービスに係る処理を実行するための各種操作画面がクライアントのブラウザ(ビューワ)上で表示可能な形態を提供できるようなコンピュータネットワーク環境であれば、本発明を適用することができる。
【0023】
<実施形態1>
図1は本発明の実施形態の電子化原稿管理システムの構成を示す図である。
【0024】
本実施形態の電子化原稿管理システムは、紙や透過原稿等の記録媒体からなる原稿を電子化し、その電子化原稿を効率的に管理するものである。
【0025】
尚、図1のネットワーク600上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【0026】
100はネットワーク機能を有する画像入力装置であり、例えば、ネットワークスキャナ、ファクシミリ機能及びスキャナ機能を併せ持つ複合機、ネットワークファクシミリが挙げられる。このネットワーク機能とは、ネットワーク600上に接続されるクライアント500や、OCRサーバ200、ファイル管理サーバ300等の各端末と通信して、データの授受が可能な機能である。
【0027】
また、画像入力装置100は、ADFに搭載されている複数の原稿をスキャンして、そのスキャン画像(電子化原稿)を指定の格納先(例えば、装置内のローカルフォルダ、ネットワーク600上のOCRサーバ200やファイル管理サーバ300等)へ送信することができる。
【0028】
また、保存対象の原稿の先頭ページに、その原稿の電子化後の電子化原稿をファイル管理サーバ300上で保存するためのファイル管理情報を含むファイル保存用シートを載置して、そのファイル保存用シート付き原稿を画像入力装置100からスキャンさせることで、画像入力装置100において、ファイル保存用シート画像を有する画像ファイルを生成することができる。
【0029】
尚、画像入力装置100は、ビットマップ、JPEG、TIFF、GIF等の各種ファイル形式でスキャン画像を生成するファイル変換機能を有している。これに加えて、画像入力装置100は、複数のスキャン画像を1つの画像ファイルとして出力することができる。この画像ファイルのファイル形式としては、例えば、MTIFF(Multipaged TIFF)が挙げられるが、同様のファイル形式(例えば、PDF等)であれば、これに限定されない。
【0030】
200はOCRサーバであり、ネットワーク600を介して受信する画像ファイル中の文字画像部分に対して文字認識(OCR)処理を実行し、その画像ファイルと文字認識結果を管理する。特に、処理対象がファイル保存用シート画像付き画像ファイル(MTIFF形式)である場合は、そのファイル保存用シート画像に対してOCR処理を実行する。また、画像ファイルが文書画像ファイルである場合には、これに対してもOCR処理を実行して、この文書画像ファイルに対するテキストデータを生成しても良い。
【0031】
特に、本実施形態では、そのファイル保存用シート画像の文字認識結果によって、対応する画像ファイルをファイル管理サーバ300上で管理するためのファイル管理情報(例えば、CSV形式のテキストデータ)を生成する。そして、そのファイル管理情報(CSV)と対応する画像ファイル(TIFF)をファイル管理サーバ300へ送信する。尚、ファイル管理情報の詳細については後述する。
【0032】
300はファイル管理サーバであり、ネットワーク600を介して受信する画像ファイルとそのファイル管理情報を対応づけて管理する。また、ファイル管理サーバ300は、ユーザやクライアント毎に、ファイル保存用の各フォルダに対するアクセス権(操作画面上でのフォルダ可視/不可視表示設定、フォルダの内容の参照の可否、電子文書保存可否等)を付与している。
【0033】
更に、ファイル管理サーバ300は、クライアント500からの要求に基づいて、自身で管理しているフォルダ群の一覧画面や、画像入力装置100から出力される電子化原稿の格納先であるフォルダを指定するためのファイル保存用シートを生成するための生成画面等の、以下に説明する本実施形態の各種処理を実現するための各種操作画面を提供する。また、この操作画面に対する操作は、各端末の入力部209であるキーボードやマウスで実現できることは言うまでもない。
【0034】
尚、本実施形態では、画像入力装置100、OCRサーバ200とファイル管理サーバ300は別々に構成されているが、互いの機能を実現できる構成であれば、別々ではなく一体に構成された画像入力機能付きのサーバであっても良い。
【0035】
400はネットワーク機能を有する印刷装置であり、ネットワーク600を介して送信されてくる各種印刷データを出力する。印刷装置400の印刷形式は、例えば、インクジェット方式、レーザビーム方式、熱転写方式等の各種印刷方式を利用することができる。
【0036】
500はクライアントであり、パーソナルコンピュータ等の端末である。このクライアント500それぞれには、ファイル管理サーバ300で管理されるフォルダに対するアクセス権が設定されている。そして、そのアクセス権の内容に応じて、ファイル管理サーバ300で管理されるフォルダを操作するための各種操作画面がクライアント500の表示部に表示される。
【0037】
特に、クライアント500では、ファイル管理サーバ300で管理されるフォルダにファイルを保存するアクセス権がある場合、画像入力装置100で生成した電子化原稿をそのフォルダに保存するためのファイル保存用シートを、ファイル管理サーバ300が提供する操作画面を介して印刷装置400から出力することができる。
【0038】
600はネットワークであり、典型的にはインターネットやLANやWANや電話回線、専用デジタル回線、ATMやフレームリレー回線、通信衛星回線、ケーブルテレビ回線、データ放送用無線回線等のいずれか、またはこれらの組み合わせにより実現されるいわゆる通信ネットワークであり、データの送受信が可能であれば良い。
【0039】
次に、図1の画像入力装置100、OCRサーバ200、ファイル管理サーバ300、印刷装置400、クライアント500の各種端末のハードウエア構成について、図2を用いて説明する。
【0040】
図2は本発明の実施形態の各種端末のハードウエア構成を示す図である。
【0041】
図2において、CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスを統括的に制御する。また、ROM203あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるオペレーティングシステム(OS)や、各サーバあるいは各クライアントの各種機能を実現するためのプログラムが記憶されている。
【0042】
RAM202は、CPU201の主メモリ、ワークエリア、一時待避領域等として機能する。
【0043】
入力コントローラ205は、入力部209からの入力を制御する。この入力部209としては、特に、サーバやクライアント等の端末では、キーボード、マウス等のポインティングデバイスが挙げられる。また、画像入力装置や印刷装置等では、タッチパネル、ボタン、スイッチ等が挙げられる。
【0044】
表示コントローラ206は、表示部210の表示を制御する。この表示部210としては、例えば、CRTや液晶等が挙げられる。
【0045】
外部メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、プリンタドライバ等を記憶する外部メモリ211へのアクセスを制御する。加えて、各サーバあるいは各クライアントの各種機能を実現するための各種テーブル、パラメータが記憶されている。この外部メモリ211としては、ハードディスク(HD)やフロッピー(登録商標)ディスク(FD)、PCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)、スマートメディア等が挙げられる。
【0046】
通信I/Fコントローラ208は、ネットワーク600を介して外部機器との通信制御処理を実行する。
【0047】
次に、本実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要について、図3A〜図3Cを用いて説明する。
【0048】
図3A〜図3Cは本発明の実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要を示すフローチャートである。
【0049】
まず、画像入力装置100で実行する処理について、図3Aを用いて説明する。
【0050】
ステップS101で、画像入力装置100は、スキャン対象の原稿の有無を判定する。原稿がない場合(ステップS101でNO)、原稿がADFに載置されるまで待機する。一方、原稿がある場合(ステップS101でYES)、ステップS102に進む。
【0051】
ステップS102で、画像入力装置100の操作部を介する画像転送指示の有無を判定する。画像転送指示がない場合(ステップS102でNO)、ステップS108に進み、操作部を介する他の指示の有無を判定する。他の指示がない場合(ステップS108でNO)、ステップS102に戻る。一方、他の指示がある場合(ステップS108でYES)、ステップS109に進み、その指示に対応する処理(例えば、複写処理、ファクシミリ送信処理等)を実行する。
【0052】
ステップS102において、画像転送指示がある場合(ステップS102でYES)、ステップS103に進み、ADFに載置されている原稿のスキャンを実行する。ステップS104で、そのスキャンによって生成されるスキャン画像データを作成し、外部メモリ211に一旦保存する。ステップS105で、ADFに載置されている原稿の有無を判定する。原稿がある場合(ステップS105でNO)、ステップS103に戻る。一方、原稿がない場合(ステップS105でYES)、ステップS106に進む。
【0053】
ステップS106で、外部メモリ211に保存されている一連のスキャン画像データをMTIFF形式の画像ファイルに変換する。ステップS107で、その画像ファイルをOCRサーバ200の処理用フォルダへ送信する。
【0054】
次に、OCRサーバ200で実行する処理について、図3Bを用いて説明する。
【0055】
ステップS201で、OCRサーバ200は、処理対象の画像ファイルの受信の有無を判定する。受信がない場合(ステップS201でNO)、受信するまで待機する。一方、受信がある場合(ステップS201でYES)、ステップS202に進む。
【0056】
ステップS202で、受信した画像ファイルを処理用フォルダに保存する。ステップS203で、処理対象の画像ファイルとして、処理用フォルダ中のMTIFF形式の画像ファイルを選択する。
【0057】
ステップS204で、処理対象の画像ファイル中のファイル保存用シート画像の有無を判定する。ファイル保存用シート画像がある場合(ステップS204でYES)、ステップS205に進む。一方、ファイル保存用シート画像がない場合(ステップS204でNO)、ステップS210に進む。
【0058】
尚、このファイル保存用シート画像の有無の判定は、その画像であることを示す特徴量(シート枠画像)の有無や、その画像中の所定領域の画像の文字認識結果に基づいて判定する。また、このファイル保存用シート画像の具体例については後述する。
【0059】
ステップS204において、ファイル保存用シート画像がある場合、ステップS205で、ファイル保存用シート画像に対してOCR処理を実行する。ステップS206で、OCR処理結果として得られるテキストデータ(ファイル管理情報)をCSV形式に変換して、そのCSVデータをRAM202に保存する。尚、ここで、ファイル保存用シート画像は、RAM202に記憶しても良いし、不要であれば、破棄しても良い。
【0060】
一方、ステップS204において、ファイル保存用シート画像がない場合、ステップS210に進む、直前のファイル保存用シート画像に対するCSVデータに処理対象の画像ファイルを関連付けて、一時的にRAM202に保存する。
【0061】
次に、ステップS207で、処理対象の画像ファイルのOCR処理が完了しているか否かを判定する。完了していない場合(ステップS207でNO)、ステップS204に戻る。一方、完了している場合(ステップS207でYES)、ステップS208に進む。
【0062】
ステップS208で、CSVデータとそれに対応するMTIFF形式の画像ファイルを特定フォルダに保存する。
【0063】
ステップS209で、処理用フォルダ内のMTIFF形式の画像ファイルに対する処理が完了しているか否かを判定する。完了していない場合(ステップS209でNO)、ステップS203に戻る。一方、完了している場合(ステップS209でYES)、処理を終了する。
【0064】
次に、ファイル管理サーバ300で実行する処理について、図3Cを用いて説明する。
【0065】
ステップS301で、OCRサーバ200の特定フォルダに保存されている画像ファイル(CSVデータ及び対応するMTIFF形式の画像ファイル)を取得する。
【0066】
ステップS302で、取得したCSVデータの内容を解析する。ステップS303で、CSVデータ中のユーザ情報を取得し、また、画像ファイルの保存先のフォルダに関するフォルダ情報を取得する。
【0067】
ステップS304で、取得したユーザ情報とフォルダ情報を比較して、そのユーザ情報が示すユーザが保存先のフォルダに対する保存権限があるか否かを判定する。保存権限がない場合(ステップS304でNO)、ステップS306に進み、処理対象の画像ファイルが指定されたフォルダに保存する権限がない旨を通知するエラー処理を実行する。この通知は、そのユーザが使用するクライアント500へメールで通知しても良いし、ダイアログ等のメッセージを表示させるようにしても良い。あるいは、その時点での通知は具体的に行わず、クライアント500から参照可能なログデータを生成しても良い。
【0068】
一方、保存権限がある場合(ステップS304でYES)、ステップS305に進み、CSVデータ中の保存先のフォルダへMTIFF形式の画像ファイルを保存する。
【0069】
次に、クライアント500からの要求に基づいて、ファイル管理サーバ300がファイル保存用シートを生成する場合の処理について、図4を用いて説明する。
【0070】
図4は本発明の実施形態のファイル保存用シートを生成する処理を示すフローチャートである。
【0071】
ステップS201で、ファイル管理サーバ300は、クライアント500からのログインの有無を判定する。ログインがない場合(ステップS201でNO)、ログインがあるまで待機する。一方、ログインがある場合(ステップS201でYES)、ステップS202に進む。
【0072】
ステップS202で、クライアント500からのログイン操作によって、そのクライアント500のユーザ情報を取得する。
【0073】
ステップS203で、ファイル管理サーバ300のフォルダへアクセスするための初期画面を生成して、クライアント500へ提示する。
【0074】
ここで、初期画面の一例について、図5を用いて説明する。
【0075】
図5は本発明の実施形態の初期画面の一例を示す図である。
【0076】
図5の初期画面500は、クライアント500のアクセス権に基づいて、ファイル管理サーバ300で管理されるフォルダ一覧を表示する画面であり、表示フィールド501はフォルダのツリービュー(階層構造表示)である。フォルダ502は、現在選択状態にあるカレントフォルダである。ここでは、その選択状態を示すために、カレントフォルダ502はその表示形態(フォルダが開いている様子を示すアイコン)が他のフォルダと異ならせているが、選択状態/非選択状態を区別表示できる表示形態(例えば、ブリンク表示、反転表示、アイコンの形状、サイズ等の変更)であれば、これに限定されない。表示フィールド503は、カレントフォルダ502で保存されているファイル群の一覧表示である。このファイル群の一覧表示の表示形態は、一例であり、例えば、リスト表示、サムネール画像表示等を選択的に切り替えて表示することも可能である。
【0077】
初期画面500において、特徴的な構成としては、クライアント500のアクセス権に基づいて、表示フィールド501のツリービューで表示されるフォルダの表示/非表示が制御される点である。具体例としては、カレントフォルダ502にアクセス権がないクライアント500で表示される初期画面500では、表示フィールド501のツリービューには、カレントフォルダ502が表示されない。
【0078】
つまり、クライアント500で表示される初期画面500において、表示フィールド501には、自身がアクセス可能なフォルダのツリービューのみが常に表示されることになる。そのため、クライアント500のユーザは、自身が必ずアクセス可能なフォルダだけを初期画面で視認することができるので、自身のフォルダに対するアクセス権を意識することなく、フォルダに対する操作を実行することができる。
【0079】
一方、指定ボタン504は、保存対象の画像ファイルの保存先であるフォルダを指定するボタンである。この指定は、表示フィールド501のツリービュー上の所望のフォルダを選択状態にした上で、この指定ボタン504を押下することによって実現する。そして、この指定ボタン504が押下されると、ファイル管理サーバ300は、その選択状態にあるカレントフォルダ502に対する設定画面650(図6)をクライアント500のアクセス権に基づいて生成する。
【0080】
尚、この初期画面500は一例であり、特に、ユーザがアクセス可能なフォルダ群の一覧を確認する場合には、そのフォルダのツリービューからなる表示フィールド501を構成することを有効である。しかしながら、フォルダ群が多くなるにつれて、ツリービューの構成が大きくなると、指定するフォルダをツリービューから検索して指定する操作が面倒になる可能性がある。
【0081】
そこで、この初期画面500の別の一例として、例えば、ユーザの操作履歴を別途ファイル管理サーバ300で管理しておき、その操作履歴(例えば、アクセス頻度、使用頻度、日時順)やフォルダのカテゴリに基づいて、ユーザがアクセス可能なフォルダ群を表示フィールド503の上部に一覧として表示するようにしても良い。この場合、ツリービューを有する表示フィールド501は表示せず、また、表示フィールド503で表示するユーザがアクセス可能なフォルダ群それぞれには、指定ボタン504を構成する。
【0082】
これにより、ユーザは、例えば、使用頻度の高いフォルダ群や、日時順に配列されているフォルダ群を表示フィールド503から選択することが可能となり、より容易に、ユーザが意図するフォルダの指定が可能となる。
【0083】
更に、このような表示形態の初期画面と、図5の初期画面500との表示を切り替える切替ボタンを画面上に構成し、ユーザの操作に応じて選択的に切り替えることができるようにしても良い。
【0084】
尚、カレントフォルダ502の内容表示と同時に図6に示す設定画面605を表示する構成としても良い。例えば、図5の指定ボタン504を表示せずに、既に保存されているファイル一覧の上部に図6を用いて後述する各種機能を実現するアイコンを表示するなどの表示形態である。この場合は、指定ボタン504を押下を必要としない。表示されている複数のフォルダから、フォルダ内容の確認のために、カレントフォルダ502が選択指定された時に「フォルダの指定=保存先の指定」と判断しており、後述のステップS205の判断を行う。つまり、次のステップS204を省くことが可能である。
【0085】
図4の説明に戻る。
【0086】
ステップS204で、その初期画面を介してクライアント500より、保存対象の画像ファイルの保存先のフォルダの指定の有無を判定する。この場合の判定は、初期画面500の指定ボタン504の押下の有無で判定する。判定の結果、指定がない場合(ステップS204でNO)、指定があるまで待機する。一方、指定がある場合(ステップS204でYES)、ステップS205に進む。
【0087】
ステップS205で、ログインユーザのアクセス権を確認する。ステップS206で、そのログインユーザのアクセス権のファイル保存権の有無を判定する。ファイル保存権がある場合(ステップS206でYES)、指定されたフォルダに対する第1設定画面を生成して、クライアント500へ提示する。一方、ファイル保存権がない場合(ステップS206でNO)、ステップS207に進み、指定されたフォルダに対する第2設定画面を生成して、クライアント500へ提示する。
【0088】
ここで、第1及び第2設定画面の一例について、図6を用いて説明する。
【0089】
図6は本発明の実施形態の設定画面の一例を示す図である。
【0090】
尚、第1及び第2設定画面の基本構成は同一であるが、その違いは、ログインユーザのアクセス権に基づいて、その設定画面内の各構成要素(アイコン、コントロール等)の表示/非表示制御がなされる点である。
【0091】
ここで、図6の設定画面650は、ログインユーザがファイル保存権を有する場合の指定されたフォルダに対する設定画面(第1設定画面)を示している。
【0092】
設定画面650において、表示フィールド660は、指定されたフォルダに対する各種処理を実行するための機能ボタンアイコン群を表示している。特に、アイコン661は、この指定されたフォルダへ画像ファイルを保存するためのファイル保存用シートを生成するためのボタンアイコンである。また、このアイコン661では、保存対象の画像ファイルを全文検索可能なファイルとして格納すること指示も可能である。但し、このフォルダへのファイル保存権がないログインユーザの場合は、このアイコン661は表示されず、この状態が上記の第2設定画面に対応する。
【0093】
また、アイコン661以外の各種アイコンの機能について、以下、簡単に示す。また、以下の説明において、「アイテム」と称する表現は、フォルダ及び画像ファイルの少なくとも一方を示すものとし、この「アイテム」を用いる説明においては、その説明の内容に応じてフォルダや画像ファイル、あるいはそれらの両方を指すものとなる。
【0094】
<エイリアスの作成>
指定されたアイテムに対するショートカット(エイリアス)を作成するためのボタンアイコンである。
【0095】
<お気に入りに追加>
指定されたアイテムを、所定メニュー(例えば、お気に入りメニュー)に追加するためのボタンである。この所定メニューに追加されたアイテムは、所定メニューからアクセスすることが可能である。
【0096】
<コピー>
指定されたアイテムをコピーするためのボタンである。このコピーは、クリップボードにコピーされても良いし、コピー先を指定するためのダイアログを表示して、ユーザに選択させるようにしても良い。
【0097】
<ツリービューの表示>
指定されたアイテムを含むツリービューを表示するためのボタンである。このツリービューの表示は、例えば、図5の初期画面の表示フィールド501を設定画面650の左に表示する。また、この時、指定されたアイテム(フォルダ)下にあるフォルダ群が展開され、その指定されたフォルダは、一定時間、所定色(例えば、赤)のインジケータで表示される。
【0098】
<ニュースの作成>
指定されたアイテムを添付した、新規ニュースを作成するためのボタンである。
【0099】
<移動>
指定されたアイテムを移動するためのボタンである。この移動は、例えば、移動先を指定するためのダイアログを表示して、ユーザに選択させるようにして実現する。
【0100】
<関連アイテムの選択>
指定されたアイテムと、他のアイテムを関連付けるためのボタンである。この関連付けを行うことで、双方へのアクセスを容易にすることができる。
【0101】
<権限>
指定されたアイテムに対するユーザ及びグループのアクセス権限を設定するためのボタンである。このアクセス権限の設定は、後述する図11のアクセス件設定画面1100によって行うことができる。
【0102】
<削除>
指定されたアイテムを削除するためのボタンである。
【0103】
<参照>
指定されたアイテム(フォルダ)に保存されているファイル群を参照するためのボタンである。
【0104】
<設定>
指定されたアイテム(フォルダ)の内容を設定するためのボタンである。この内容の設定は、例えば、そのアイテム(フォルダ)に保存されるファイル群の表示形式等がある。
【0105】
<通知の設定>
指定されたアイテムに対する通知設定を行うためのボタンである。この通知設定により、この指定されたアイテムに対するアクセス等のイベント毎に、そのアクセス内容の通知をメールやダイアログ等で得ることが可能となる。
【0106】
また、表示フィールド670は、保存先のフォルダに関する情報を表示しており、例えば、フォルダ名、作成日、作成日付、サイズ等を表示している。
【0107】
そして、アイコン661が押下されると、ファイル管理サーバ300は、ファイル保存用シートのフォームを指定するためのフォーム選択画面700(図7)を生成する。
【0108】
図4の説明に戻る。
【0109】
ステップS208で、第1設定画面を介してクライアント500より、ファイル保存用シートの作成の指示の有無を判定する。ファイル保存用シートの作成の指示がない場合(ステップS209でNO)、ステップS215に進み、第1/第2設定画面を介するクライアント500の操作に応じた処理を実行する。一方、ファイル保存用シートの作成の指示がある場合(ステップS209でYES)、ステップS210に進み、クライアント500からの指示に基づいて、ファイル保存用シートのフォームを選択する。実際には、ファイル保存用シートのフォームを選択するためのフォーム選択画面700を生成して、クライアント500へ提示し、そのフォーム選択画面700を介する操作に基づいて、ファイル保存用シートのフォームを選択する。
【0110】
ここで、フォーム選択画面700の一例について、図7を用いて説明する。
【0111】
図7は本発明の実施形態のフォーム選択画面の一例を示す図である。
【0112】
図7のフォーム選択画面700において、プルダウンメニュー701は、ファイル保存用シートのフォームを選択するためのコントロールである。ここでは、フォームの種類として、一般的な「紙文書」、「契約書」の2種類のファイル保存用シートのフォームが用意されているが、これに限定されず、用途や目的に応じて様々なフォームを用意できることは言うまでもない。イメージ702は、プルダウンメニュー701で選択されたフォームのファイル保存用シートに対応する画像イメージである。
【0113】
実行ボタン703は、現在選択されているファイル保存用シートを実際に作成する場合に押下する。この実行ボタン703が押下されると、ファイル管理サーバ300は、選択されているファイル保存用シート画面800(図8)を生成して、クライアント500へ提示する。
【0114】
キャンセルボタン704は、このフォーム選択画面700の表示をキャンセルする場合に押下する。
【0115】
図4の説明に戻る。
【0116】
ステップS211で、フォーム選択画面700の実行ボタン703が押下されると、クライアント500より指定された保存先のフォルダのフォルダ情報を取得し、そのフォルダ情報を含むファイル保存用シート画面800を生成して、クライアント500へ提示する。
【0117】
ここで、ファイル保存用シート画面800の一例について、図8を用いて説明する。
【0118】
図8は本発明の実施形態のファイル保存用シート画面の一例を示す図である。
【0119】
図8のファイル保存用シート画面800において、801はフォルダ名称の表示フィールドである。802はそのフォルダを特定するためのフォルダIDの表示フィールドである。
【0120】
特に、このフォルダIDは、ファイル管理サーバ300で管理される各フォルダに対して固有に付与されるものである。また、このフォルダIDは、実際のファイル管理サーバ300内の格納アドレス(フォルダへのパス)と対応づけて管理されている。更に、仮にこのフォルダの格納先が変更されてもその変更内容を動的に更新することで、常に、フォルダIDとそのフォルダの実際の格納先が1対1で対応づけられる。
【0121】
これにより、クライアント500は、保存対象の画像ファイルの保存先であるフォルダの格納アドレスを意識することなく、フォルダID802を使用するだけで、確実に所望のフォルダへ保存対象の画像ファイルを保存させることができる。
【0122】
尚、フォルダ名称やフォルダID、格納アドレス、そのフォルダに設定されているユーザやクライアント毎のアクセス権等のフォルダに関する情報が、上述の図3や図4で説明したフォルダ情報に該当する。そして、ファイル管理サーバ300は、ファイル作成保存用シート画面の作成の指示がクライアント500から送信されると、このフォルダ情報から必要な情報を各表示フィールド801及び802に配置する。
【0123】
803及び804はテキスト入力フィールドであり、それぞれ保存対象の画像ファイルのファイル名及びそのファイルに対するコメントを入力することができる。また、テキスト入力フィールド803及び804それぞれの下部には、手書き用領域が用意されており、ファイル保存用シートを印刷した後でも、保存対象の画像ファイルのファイル名及びそのファイルに対するコメントを記述することができるようになっている。
【0124】
805はユーザID(ユーザ情報)の表示フィールドである。このユーザ情報は、具体的には、クライアント500のユーザを特定するための識別番号、ユーザ名や、ネットワークユーザ名、そのパスワード等が相当し、クライアント500がファイル管理サーバ300へログインした時点で、このユーザ情報がクライアント500からファイル管理サーバ300へ送信される。そして、ファイル管理サーバ300は、ファイル作成保存用シート画面の作成の指示がクライアント500から送信されると、このユーザ情報中のユーザIDを表示フィールド805に配置する。
【0125】
806はフォーム選択画面700で選択されたフォームのカテゴリ名の表示フィールドである、807はそのカテゴリIDの表示フィールドである。
【0126】
808はPDF変換指示用のチェックボックスであり、このチェックボックスにチェックをして、OCRサーバ200においてそのチェックが認識されると、MTIFF形式の画像ファイルがPDF変換される。具体的には、OCRサーバ200は、上述のステップS205のOCR後に、このチェックを認識すると、処理対象のMTIFF形式の画像ファイルをPDF形式の画像ファイルに変換する。
【0127】
809は印刷ボタンである。この印刷ボタン809が押下されると、ファイル管理サーバ300は、ファイル保存用シート画面800に対して入力された各種情報とファイル保存用シート画像を合成した印刷データを生成して、印刷装置400へ出力する。
【0128】
図4の説明に戻る。
【0129】
ステップS212で、取得したフォルダ情報とユーザ情報を選択されたファイル保存用シート画像に合成する。
【0130】
ステップS213で、クライアント500より印刷指示の有無を判定する。印刷指示がない場合(ステップS213でNO)、印刷指示があるまで待機する。一方、印刷指示がある場合(ステップS213でYES)、つまり、ファイル保存用シート画面800の印刷ボタン809が押下されると、ステップS214へ進み、印刷装置400へステップS212で生成したファイル保存用シート画像の印刷データを送信する。これにより、印刷装置400からファイル保存用シート画像が印刷される。
【0131】
次に、OCRサーバ200が図3のステップS206で生成するCSVデータ(ファイル管理情報)の構成例について、図9を用いて説明する。
【0132】
図9は本発明の実施形態のCSVデータの構成例を示す図である。
【0133】
上述したように、このCSVデータは、ファイル保存用シート画像に対するOCR処理結果として得られるCSV形式のテキストデータである。
【0134】
図9では、先頭から、保存先のフォルダID(図8の802)、保存対象の画像ファイル名(図8の803)、その画像ファイルに対するコメント(図8の804)、ユーザID(図8の805)、登録日等で構成される。
【0135】
尚、これらの情報の配列順や、情報の種類はこれに限定されず、ファイル管理サーバ300が保存対象の画像ファイルを指定のフォルダへ保存できる情報群で構成されていれば、どのような構成であっても良い。
【0136】
次に、このCSVデータに基づいて、ファイル管理サーバ300の各フォルダで画像ファイルを管理するための管理テーブルについて、図10を用いて説明する。
【0137】
図10は本発明の実施形態の管理テーブルを示す図である。
【0138】
尚、この管理テーブルは、例えば、ファイル管理サーバ300の外部メモリ211で管理される。
【0139】
図10の管理テーブルでは、画像ファイル単位に、その保存先であるフォルダのフォルダID、その画像ファイルの登録日、登録者であるユーザID、サイズ等が管理されている。特に、この管理テーブルに新規の画像ファイルに対するレコードを登録する際には、ファイル管理サーバ300は、その新規の画像ファイルを一意に特定するファイルIDを生成し、そのファイルIDとともに対応する各種情報群を管理テーブルに登録する。ここで、各フォルダもファイル同様に扱われており、フォルダ毎にIDを有し、その保存先が同様に指定されることで、階層構造が形成されている。
【0140】
そして、ファイル管理サーバは、これらの管理テーブルで管理されている各種情報を検索条件とするファイル検索画面をクライアント500を提供することにより、クライアント500は、通常のファイル名称によるファイル検索に加えて、ファイルIDやフォルダID、登録者ID等の情報を使用したファイル検索を実行することができる。
【0141】
次に、ユーザに設定可能なフォルダに対するアクセス権及びそのアクセス権設定画面の一例について、図11を用いて説明する。
【0142】
図11は本発明の実施形態のアクセス権設定画面の一例を示す図である。
【0143】
図11のアクセス権設定画面1100は、例えば、ファイル管理サーバ300の管理者のみがアクセス可能であり、この管理者によって各フォルダのユーザ毎のアクセス権を設定することができる。
【0144】
表示フィールド1101は、処理対象フォルダに対するユーザのリストであり、このリストには、複数のユーザをグルーピングしたユーザグループ(1102)単位や各ユーザ単位で管理している。これにより、ユーザグループ単位あるいはユーザ単位で、フォルダに対するアクセス権を設定できるように構成している。
【0145】
表示フィールド1103は、アクセス設定対象のユーザグループあるいはユーザのアクセス設定状況を示している。本実施形態では、アクセス権の種類として、フォルダの参照、その内容(フォルダ内の画像ファイル)の参照、その内容の修正、属性の編集、アイテム(フォルダ/画像ファイル)の追加、バージョンの削除、削除、予約、権限の編集の9種類が用意されている。もちろん、この種類だけに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々なアクセス権を設定できるようにしても構わないことは言うまでもない。
【0146】
ここで、上記の各アクセス権の内容について、以下に、簡単に示す。
【0147】
参照:ツリービューに表示されたアイテムの参照
内容参照:アイテムの内容の参照(フォルダ内のアイテムのリスト参照、ファイルの表示及び取得等)
修正:アイテムの名前や説明の変更
属性の編集:アイテムの属性の編集
アイテムの追加:他のアイテムの追加(例えば、フォルダや所定ファイルにのみ有効としても良い)
バージョンの削除:アイテムのバージョンの削除、フォルダの場合、この権限は、フォルダに追加されたアイテムのデフォルト設定となる
削除:アイテムの削除
予約:アイテムの予約、これによりチェックイン及びチェックアウトして新しいバージョンの作成が可能になる。フォルダの場合、この権限は、このフォルダに追加されたアイテムのデフォルト設定となる。
【0148】
権限の編集:他のユーザ及びグループのアクセス管理権の設定
表示フィールド1103で表示されるアクセス権それぞれには、チェックボックスが配置されており、このチェックボックスをチェックすることによって各アクセス権の設定が可能である。そして、更新ボタン1104を押下すると、処理対象フォルダに対するユーザグループあるいはユーザに対するアクセス権が更新される。
【0149】
尚、本実施形態では、図示していないが、ファイル管理サーバ300には、上述の図10の管理テーブル以外に、上述の各種処理を実現するための各種テーブルやデータが外部メモリ211に記憶されている。
【0150】
例えば、図3のステップS304の判定を実現するために、ファイル管理サーバ300で管理している各フォルダに対するユーザやユーザグループ、それらのアクセス権を管理しているテーブルが記憶されている。また、複数種類のフォームに対応するファイル保存用シートのテンプレートデータが記憶されている。
【0151】
また、上記実施形態では、クライアント500のユーザのフォルダに対するアクセス権(本実施形態では、特に、保存権限)の有無に基づいて、図5の初期画面500や図6の設定画面650の表示形態をクライアント500のユーザ毎に制御したが、アクセス権の種類に基づいて、その表示形態を段階的に切り替えて表示するようにしても良い。
【0152】
また、上記実施形態では、画像ファイルの保存先をファイル管理サーバ300で管理されているフォルダとしたが、ファイル管理サーバ300に複数の論理ドライブが構成されている場合には、これらの論理ドライブを画像ファイルの保存先としても良い。
【0153】
尚、上記実施形態では、ファイル保存用シートと保存対象の原稿を画像入力装置100でスキャンする構成としたが、この画像入力装置100と同等の機能を有する画像入力装置がクライアント500に直接接続されている場合には、この画像入力装置からファイル保存用シートと保存対象の原稿をスキャンさせ、そのスキャン画像をクライアント500からOCRサーバ200へ送信して、上述の処理を実現しても良い。
【0154】
また、ファイル管理サーバ300で選択されたファイル保存用シート画像に対して、それに対応する保存対象の原稿だけを画像入力装置100やクライアントに接続される画像入力装置でスキャンさせて、そのスキャン画像をファイル管理サーバ300に送信し、その選択されたファイル保存用シート画像と関連づける構成としても良い。
【0155】
以上説明したように、本実施形態によれば、紙等の原稿を電子化してファイル管理サーバ300上の指定フォルダで保存管理する場合に、その保存先を指定するファイル保存用シートを作成する操作画面をクライアント500に提供する。そして、クライアント500のユーザは、その作成したファイル保存用シートと保存対象の原稿を一緒にして電子化し、その電子化ファイル保存用シートから認識されるファイル管理情報に基づいて、その電子化原稿をファイル管理サーバ300の指定のフォルダに保存させることができる。
【0156】
これにより、ユーザは、紙等の原稿を電子化して、ファイル管理サーバの指定フォルダに保存する一連の処理を効率良く実行することできる。
【0157】
また、ファイル管理サーバが管理する各フォルダには、クライアント500毎にアクセス権を設定し、そのアクセス権に基づいて、クライアント500に提示する操作画面の表示形態を制御する、特に、アクセス可能なフォルダの表示/非表示、機能ボタンの表示/非表示等の表示制御を実行する。
【0158】
これにより、クライアント500のアクセス権に応じた適切な表示形態の操作画面を提供することができ、不正操作、誤操作、無駄な操作を排除することができるばかりか、ファイル管理サーバ300で管理するフォルダに対するセキュリティや管理容易性を向上させることができる。
【0159】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【0160】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム(実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム)を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【0161】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【0162】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、OSに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【0163】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー(登録商標)ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、MO、CD−ROM、CD−R、CD−RW、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM、DVD(DVD−ROM,DVD−R)などがある。
【0164】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるWWWサーバも、本発明に含まれるものである。
【0165】
また、本発明のプログラムを暗号化してCD−ROM等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【0166】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているOSなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【0167】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【0168】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、原稿を電子化して保存する操作を効率的に実行することができる電子化原稿管理装置及びその制御方法、電子化原稿管理システム、プログラムを提供できる。
【0169】
これにより、本発明では、ユーザが保存先を確認した上で、確認している保存先に対するファイル保存シートを作成することが可能であり、操作性に富んだファイル保存シートの作成が可能となる。また、本発明においては、保存先に対するデータの保存権限をもたなユーザにはファイル保存シートの作成指示を行わせないために、管理者が意図しないデータを保存されたりすることもなく、データ管理が行い易いという利点を有する。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の実施形態の電子化原稿管理システムの構成を示す図である。
【図2】本発明の実施形態の各種端末のハードウエア構成を示す図である。
【図3A】本発明の実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要を示すフローチャートである。
【図3B】本発明の実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要を示すフローチャートである。
【図3C】本発明の実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要を示すフローチャートである。
【図4】本発明の実施形態のファイル保存用シートを生成する処理を示すフローチャートである。
【図5】本発明の実施形態の初期画面の一例を示す図である。
【図6】本発明の実施形態の設定画面の一例を示す図である。
【図7】本発明の実施形態のフォーム選択画面の一例を示す図である。
【図8】本発明の実施形態のファイル保存用シート画面の一例を示す図である。
【図9】本発明の実施形態のCSVデータの構成例を示す図である。
【図10】本発明の実施形態の管理テーブルを示す図である。
【図11】本発明の実施形態のアクセス権設定画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
100 画像入力装置
200 OCRサーバ
300 ファイル管理サーバ
400 印刷装置
500 クライアント
600 ネットワーク
[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to an electronic document management apparatus that provides a storage sheet for storing an electronic document in a storage destination, a control method thereof, a file management server that functions as the electronic document management apparatus, and an OCR server that executes OCR processing The present invention relates to a computerized manuscript management system and a program in which a manuscript image input apparatus for inputting manuscript images is connected via a network.
[0002]
[Prior art]
2. Description of the Related Art Conventionally, apparatuses such as facsimile machines, digital copying machines, or multifunction machines having these functions have been proposed in which electronic data of an original can be handled by reading the original with the scanner function. In particular, a storage header sheet is added to the head of a document composed of a plurality of pages, and the ADF (Auto Document Feeder) is used to digitize the storage header sheet and the document of a plurality of pages at once with a scanner function. There has been proposed a system for recognizing information described in a header sheet and storing a document composed of a plurality of pages based on the recognized information on the header sheet for storage.
[0003]
For example, in Patent Document 1, index sheets (document storage header sheets) ID1, ID2, ID3,... Are attached to the heads of a plurality of jobs J1, J2, J3,. Then, these are collectively set in the document holding unit, and are continuously read so that the index information carried on the index sheet is recognized, and the index information and the image data storage area designation information And an image output device registered in association with each other. Further, in this image output apparatus, an operation relating to printing of an index sheet is disclosed, and if the number of copies is specified, an index sheet having different index information for the number of copies is created.
[0004]
Patent Document 2 proposes a system for storing and retrieving documents / images with respect to a storage medium in accordance with the storage and retrieval conditions corresponding to the marked column in the mark sheet. In this system, an operation function that allows the user to set the format of the mark sheet, a registration function for registering the set format in the file management area of the storage medium, and reading the format of the mark sheet from the storage medium, the mark sheet of this format An output function for outputting paper is disclosed.
[0005]
[Patent Document 1]
JP 2001-119540 A
[Patent Document 2]
JP-A-7-175823
[Problems to be solved by the invention]
In the method of creating an index sheet in the image output apparatus described in Patent Document 1, identification information is automatically added to an index sheet for printing, and image information is stored in different storage areas for each job by using the index sheet. Can be saved. However, in this Patent Document 1, when searching and printing a job stored later, the index sheet used at the time of storing the job must be used, and it is difficult to visually find the job and management is difficult. It is.
[0006]
Further, although stored in different storage areas for each job, each storage area or each job is not associated with each other, and therefore, a previously stored job or the like and a newly stored job cannot be stored in association with each other.
[0007]
In addition, the mark sheet creation method in the image forming storage retrieval apparatus described in Patent Document 2 also allows the user to set the mark sheet format, and uses the mark sheet format in the file management area existing in the storage medium. It is possible to provide a mark sheet that facilitates the search. However, this is a mark sheet for simply storing a document / image to be stored in association with index information, and there is no association between stored documents / images, making it difficult to manage information on the stored documents / images. .
[0008]
The present invention has been made to solve the above-described problem, and an electronic document management apparatus and a control method thereof, an electronic document management system, and an electronic document management apparatus capable of efficiently executing an operation for digitizing and storing a document, The purpose is to provide a program.
[0009]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above object, an electronic document management apparatus according to the present invention comprises the following arrangement. That is,
An electronic document management apparatus that provides a storage sheet for storing an electronic document in a storage destination,
Determining means for determining an access right for a user of a terminal requesting storage of the electronic document;
A first transmission unit configured to transmit a first operation screen including a storage destination accessible to the user to the terminal based on a determination result of the determination unit;
A second unit including an instruction unit for instructing to output a storage sheet including storage destination information regarding a storage destination of the digitized document based on a determination result by the determination unit when a storage destination is specified in the first operation screen; Second transmission means for transmitting an operation screen to the terminal; and output means for outputting print data of the storage sheet to a printing destination based on an instruction from the instruction unit.
Is provided.
[0010]
Preferably, the first operation screen has a display area for displaying the accessible storage destination and a file stored in the selected storage destination among the accessible storage destinations. ing.
[0011]
Preferably, the first operation screen displays a first display area for displaying the storage destination in a hierarchical structure and a file stored in the storage destination selected in the first display area. A second display area.
[0012]
Preferably, the storage location information includes at least a unique ID that specifies the storage location and a storage location name.
[0013]
Preferably, character recognition means for recognizing a storage sheet image corresponding to the storage sheet associated with the image file of the digitized document,
Generating means for generating the storage destination information based on a character recognition result of the character recognition means;
Storage means for storing the image file in a storage destination indicated by the storage destination information;
Is further provided.
[0014]
Preferably, input means for inputting a document image including the storage sheet;
Conversion means for converting a plurality of document images input by the input means into one image file;
Is further provided.
[0015]
In order to achieve the above object, an electronic document management apparatus according to the present invention comprises the following arrangement. That is,
An electronic document management apparatus that provides a storage sheet for storing an electronic document in a desired storage location,
Obtaining means for obtaining user information using a terminal that requests storage of an electronic document;
First transmission means for transmitting a storage destination designation screen having a plurality of electronic document storage destinations to the terminal;
Receiving means for receiving selection information for selecting a desired storage destination from a terminal requesting storage of the document;
Determination means for determining an access right for the user based on the user information;
A second transmission unit configured to transmit, to the terminal, an operation screen having an instruction unit for instructing to output a storage sheet including storage destination information relating to a storage destination of the selected digitized document based on a determination result of the determination unit; ,
An output unit configured to output print data of the storage sheet to a printing destination based on an instruction by the instruction unit;
Is provided.
[0016]
In order to achieve the above object, an electronic document management system according to the present invention comprises the following arrangement. That is,
A file management server that manages a computerized document that provides a storage sheet for storing a computerized document in a storage destination, an OCR server that executes OCR processing, and an image input device that inputs a document image via a network An electronic manuscript management system configured to be connected,
The file management server
Determining means for determining an access right for a user of a terminal requesting storage of the electronic document;
First transmission for transmitting to the terminal a first operation screen including a storage destination list accessible by the user and a designation unit for designating a desired storage destination from the storage destination list based on a determination result of the determination unit Means and
A second operation screen including an instruction unit for instructing output of a storage sheet including storage destination information related to a storage destination of the digitized document based on a determination result by the determination unit when the specification unit specifies; A second transmission means for transmitting to,
Output means for outputting print data of the storage sheet to a printing destination based on an instruction by the instruction unit;
The image input device includes:
Input means for inputting a document image including the storage sheet;
Conversion means for converting a plurality of document images input by the input means into one image file,
The OCR server
Character recognition means for recognizing characters of a storage sheet image corresponding to the storage sheet in the image file;
Generating means for generating the storage destination information based on a character recognition result of the character recognition means;
Is provided.
[0017]
In order to achieve the above object, a method for controlling an electronic document management apparatus according to the present invention comprises the following arrangement. That is,
A method for controlling an electronic manuscript management apparatus that provides a storage sheet for storing an electronic manuscript in a storage destination,
A determination step of determining an access right for a user of a terminal requesting storage of the electronic document;
First transmission for transmitting to the terminal a first operation screen including a storage destination list accessible by the user and a designating unit for designating a desired storage destination from the storage destination list based on the determination result of the determination step Process and
A second operation screen including an instruction unit for instructing output of a storage sheet including storage destination information on a storage destination of the digitized document based on a determination result of the determination step when the specification unit specifies; A second transmission step of transmitting to
An output step of outputting print data of the storage sheet to a printing destination based on an instruction by the instruction unit;
Is provided.
[0018]
In order to achieve the above object, a program according to the present invention comprises the following arrangement. That is,
A program that realizes control of an electronic document management apparatus that provides a storage sheet for storing an electronic document in a storage destination,
A program code of a determination step of determining an access right for a user of a terminal requesting storage of the electronic document;
First transmission for transmitting to the terminal a first operation screen including a storage destination list accessible by the user and a designating unit for designating a desired storage destination from the storage destination list based on the determination result of the determination step Process program code and
A second operation screen including an instruction unit for instructing output of a storage sheet including storage destination information on a storage destination of the digitized document based on a determination result of the determination step when the specification unit specifies; A program code of the second transmission step to be transmitted to
Based on an instruction from the instruction unit, a program code of an output process for outputting print data of the storage sheet to a printing destination;
Is provided.
[0019]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
[0020]
In the following description, a “server” stores information such as HTML documents and images in the WWW system, and transmits information through a network such as the Internet in response to a request from client software such as a Web browser. It means a Web server (Web server) or an application server (or Web application server) having a function of receiving a request from a user through a network and bridging a process such as a database system.
[0021]
The “client” means a computer and software that use functions and data provided by a server in a network. In this embodiment, the client corresponds to, for example, the client 500 connected to the network 600 in FIG. 1, a Web browser that operates on various computers connected to the network 600, a viewer, and the like.
[0022]
In the embodiment of the present invention described below, an example of management of an electronic document realized between the client 500, the image input apparatus 100, the OCR server 200, and the file management server 300 in a Web environment via the network 600. Although described with reference, the present invention is not limited to such a configuration. In other words, the present invention can be applied to any computer network environment in which various operation screens for executing processing related to services provided by the server can provide a form that can be displayed on the browser (viewer) of the client. it can.
[0023]
<Embodiment 1>
FIG. 1 is a diagram showing the configuration of an electronic document management system according to an embodiment of the present invention.
[0024]
The computerized document management system according to the present embodiment digitizes a document composed of a recording medium such as paper or a transparent document, and efficiently manages the computerized document.
[0025]
Note that the configuration of various terminals connected to the network 600 in FIG. 1 is merely an example, and it goes without saying that there are various configuration examples depending on applications and purposes.
[0026]
Reference numeral 100 denotes an image input apparatus having a network function, and examples thereof include a network scanner, a multifunction machine having both a facsimile function and a scanner function, and a network facsimile. This network function is a function capable of exchanging data by communicating with each terminal such as the client 500, the OCR server 200, the file management server 300, etc. connected on the network 600.
[0027]
The image input apparatus 100 scans a plurality of originals mounted on the ADF, and designates the scanned images (digitized originals) as designated storage locations (for example, local folders in the apparatus, OCR server on the network 600) 200, file management server 300, etc.).
[0028]
Further, a file storage sheet including file management information for storing the digitized document after digitization of the document on the file management server 300 is placed on the first page of the document to be stored, and the file is stored. An image file having a file storage sheet image can be generated in the image input apparatus 100 by causing the image input apparatus 100 to scan a document with a sheet for use.
[0029]
The image input apparatus 100 has a file conversion function for generating a scanned image in various file formats such as bitmap, JPEG, TIFF, and GIF. In addition to this, the image input apparatus 100 can output a plurality of scan images as one image file. Examples of the file format of the image file include MTIFF (Multipaged TIFF). However, the file format is not limited to this as long as the file format is similar (for example, PDF).
[0030]
Reference numeral 200 denotes an OCR server, which executes character recognition (OCR) processing on a character image portion in an image file received via the network 600, and manages the image file and character recognition results. In particular, when the processing target is an image file with a file storage sheet image (MTIFF format), the OCR process is executed on the file storage sheet image. If the image file is a document image file, the OCR process may be executed on the image file to generate text data for the document image file.
[0031]
In particular, in the present embodiment, file management information (for example, text data in CSV format) for managing the corresponding image file on the file management server 300 is generated based on the character recognition result of the file storage sheet image. Then, the image file (TIFF) corresponding to the file management information (CSV) is transmitted to the file management server 300. Details of the file management information will be described later.
[0032]
Reference numeral 300 denotes a file management server that manages an image file received via the network 600 and its file management information in association with each other. In addition, the file management server 300 has access rights to each folder for saving files for each user or client (folder visibility / invisible display setting on the operation screen, whether to refer to the contents of the folder, whether to save the electronic document, etc.) Is granted.
[0033]
Furthermore, the file management server 300 designates a folder group list screen managed by itself and a folder that is a storage destination of an electronic document output from the image input apparatus 100 based on a request from the client 500. Various operation screens for realizing various processes of the present embodiment described below, such as a generation screen for generating a file storage sheet for the above, are provided. Needless to say, the operation on the operation screen can be realized by a keyboard or a mouse which is the input unit 209 of each terminal.
[0034]
In the present embodiment, the image input device 100, the OCR server 200, and the file management server 300 are configured separately. However, as long as the functions of each other can be realized, the image input is not integrated but integrated. It may be a server with a function.
[0035]
A printing apparatus 400 has a network function, and outputs various print data transmitted via the network 600. As a printing format of the printing apparatus 400, for example, various printing methods such as an ink jet method, a laser beam method, and a thermal transfer method can be used.
[0036]
Reference numeral 500 denotes a client, which is a terminal such as a personal computer. Each client 500 is set with an access right for a folder managed by the file management server 300. Various operation screens for operating folders managed by the file management server 300 are displayed on the display unit of the client 500 in accordance with the contents of the access right.
[0037]
In particular, in the case where the client 500 has an access right to save a file in a folder managed by the file management server 300, a file saving sheet for saving an electronic document generated by the image input apparatus 100 in the folder is displayed. The data can be output from the printing apparatus 400 via an operation screen provided by the file management server 300.
[0038]
Reference numeral 600 denotes a network, which is typically the Internet, a LAN, a WAN, a telephone line, a dedicated digital line, an ATM, a frame relay line, a communication satellite line, a cable TV line, a data broadcasting radio line, or the like. It is a so-called communication network realized by a combination, and it is sufficient if data can be transmitted and received.
[0039]
Next, the hardware configuration of various terminals of the image input apparatus 100, the OCR server 200, the file management server 300, the printing apparatus 400, and the client 500 in FIG. 1 will be described with reference to FIG.
[0040]
FIG. 2 is a diagram showing a hardware configuration of various terminals according to the embodiment of the present invention.
[0041]
In FIG. 2, the CPU 201 comprehensively controls each device connected to the system bus 204. The ROM 203 or the external memory 211 stores an operating system (OS) that is a control program of the CPU 201 and programs for realizing various functions of each server or each client.
[0042]
The RAM 202 functions as a main memory, work area, temporary save area, and the like for the CPU 201.
[0043]
The input controller 205 controls input from the input unit 209. Examples of the input unit 209 include a pointing device such as a keyboard and a mouse in a terminal such as a server or a client. Moreover, in an image input device, a printing device, etc., a touch panel, a button, a switch, etc. are mentioned.
[0044]
The display controller 206 controls display on the display unit 210. Examples of the display unit 210 include a CRT and a liquid crystal.
[0045]
An external memory controller (MC) 207 controls access to an external memory 211 that stores a boot program, various applications, font data, user files, edit files, printer drivers, and the like. In addition, various tables and parameters for realizing various functions of each server or each client are stored. Examples of the external memory 211 include a hard disk (HD), a floppy (registered trademark) disk (FD), a compact flash (registered trademark) connected to a PCMCIA card slot via an adapter, and smart media.
[0046]
The communication I / F controller 208 executes communication control processing with an external device via the network 600.
[0047]
Next, an outline of processing executed by the electronic document management system of this embodiment will be described with reference to FIGS. 3A to 3C.
[0048]
3A to 3C are flowcharts showing an outline of processing executed in the computerized document management system according to the embodiment of the present invention.
[0049]
First, processing executed by the image input apparatus 100 will be described with reference to FIG. 3A.
[0050]
In step S101, the image input apparatus 100 determines whether there is a document to be scanned. If there is no document (NO in step S101), the process waits until the document is placed on the ADF. On the other hand, if there is a document (YES in step S101), the process proceeds to step S102.
[0051]
In step S102, it is determined whether or not there is an image transfer instruction via the operation unit of the image input apparatus 100. If there is no image transfer instruction (NO in step S102), the process advances to step S108 to determine whether there is another instruction via the operation unit. If there is no other instruction (NO in step S108), the process returns to step S102. On the other hand, if there is another instruction (YES in step S108), the process proceeds to step S109, and processing (for example, copy processing, facsimile transmission processing, etc.) corresponding to the instruction is executed.
[0052]
If there is an image transfer instruction in step S102 (YES in step S102), the process proceeds to step S103, and the document placed on the ADF is scanned. In step S104, scan image data generated by the scan is created and temporarily stored in the external memory 211. In step S105, it is determined whether or not there is a document placed on the ADF. If there is a document (NO in step S105), the process returns to step S103. On the other hand, if there is no document (YES in step S105), the process proceeds to step S106.
[0053]
In step S106, a series of scan image data stored in the external memory 211 is converted into an image file in the MTIFF format. In step S107, the image file is transmitted to the processing folder of the OCR server 200.
[0054]
Next, processing executed by the OCR server 200 will be described with reference to FIG. 3B.
[0055]
In step S201, the OCR server 200 determines whether or not an image file to be processed has been received. If there is no reception (NO in step S201), the process waits until reception. On the other hand, if there is reception (YES in step S201), the process proceeds to step S202.
[0056]
In step S202, the received image file is stored in a processing folder. In step S203, an image file in the MTIFF format in the processing folder is selected as an image file to be processed.
[0057]
In step S204, the presence / absence of a file storage sheet image in the processing target image file is determined. If there is a file storage sheet image (YES in step S204), the process proceeds to step S205. On the other hand, if there is no file storage sheet image (NO in step S204), the process proceeds to step S210.
[0058]
The determination of the presence / absence of the file storage sheet image is made based on the presence / absence of a feature amount (sheet frame image) indicating the image and the character recognition result of an image in a predetermined area in the image. A specific example of the file storage sheet image will be described later.
[0059]
If there is a file storage sheet image in step S204, OCR processing is executed on the file storage sheet image in step S205. In step S 206, text data (file management information) obtained as a result of the OCR process is converted into CSV format, and the CSV data is stored in the RAM 202. Here, the file saving sheet image may be stored in the RAM 202 or may be discarded if unnecessary.
[0060]
On the other hand, if there is no sheet image for file storage in step S204, the process proceeds to step S210, the processing target image file is associated with the CSV data for the immediately previous file storage sheet image, and temporarily stored in the RAM 202.
[0061]
Next, in step S207, it is determined whether or not the OCR processing of the processing target image file has been completed. If not completed (NO in step S207), the process returns to step S204. On the other hand, if it is completed (YES in step S207), the process proceeds to step S208.
[0062]
In step S208, the CSV data and the corresponding MTIFF format image file are stored in a specific folder.
[0063]
In step S209, it is determined whether or not the processing for the MTIFF format image file in the processing folder has been completed. If not completed (NO in step S209), the process returns to step S203. On the other hand, if it is completed (YES in step S209), the process ends.
[0064]
Next, processing executed by the file management server 300 will be described with reference to FIG. 3C.
[0065]
In step S301, an image file (CSV data and a corresponding MTIFF format image file) stored in a specific folder of the OCR server 200 is acquired.
[0066]
In step S302, the content of the acquired CSV data is analyzed. In step S303, user information in the CSV data is acquired, and folder information related to the folder where the image file is stored is acquired.
[0067]
In step S304, the acquired user information is compared with the folder information, and it is determined whether or not the user indicated by the user information has a storage right for the storage destination folder. If there is no save authority (NO in step S304), the process proceeds to step S306, and an error process for notifying that there is no authority to save the image file to be processed in the designated folder is executed. This notification may be sent by e-mail to the client 500 used by the user, or a message such as a dialog may be displayed. Alternatively, log data that can be referred to from the client 500 may be generated without specifically performing notification at that time.
[0068]
On the other hand, if there is a save authority (YES in step S304), the process proceeds to step S305, and the MTIFF format image file is saved in the save destination folder in the CSV data.
[0069]
Next, processing when the file management server 300 generates a file storage sheet based on a request from the client 500 will be described with reference to FIG.
[0070]
FIG. 4 is a flowchart showing processing for generating a file storage sheet according to the embodiment of the present invention.
[0071]
In step S <b> 201, the file management server 300 determines whether or not there is a login from the client 500. If there is no login (NO in step S201), the process waits until there is a login. On the other hand, if there is a login (YES in step S201), the process proceeds to step S202.
[0072]
In step S <b> 202, user information of the client 500 is acquired by a login operation from the client 500.
[0073]
In step S 203, an initial screen for accessing the folder of the file management server 300 is generated and presented to the client 500.
[0074]
Here, an example of the initial screen will be described with reference to FIG.
[0075]
FIG. 5 is a diagram showing an example of an initial screen according to the embodiment of the present invention.
[0076]
An initial screen 500 in FIG. 5 is a screen for displaying a list of folders managed by the file management server 300 based on the access right of the client 500, and a display field 501 is a tree view (hierarchical structure display) of folders. A folder 502 is a current folder that is currently selected. Here, in order to show the selected state, the current folder 502 is displayed in a different form (an icon indicating that the folder is open) from other folders, but the selected state / non-selected state can be displayed separately. It is not limited to this as long as it is a display form (for example, blink display, reverse display, change of icon shape, size, etc.). A display field 503 is a list display of file groups stored in the current folder 502. The display form of the list display of the file group is an example, and for example, list display, thumbnail image display, or the like can be selectively switched and displayed.
[0077]
In the initial screen 500, a characteristic configuration is that the display / non-display of the folder displayed in the tree view of the display field 501 is controlled based on the access right of the client 500. As a specific example, the current folder 502 is not displayed in the tree view of the display field 501 on the initial screen 500 displayed on the client 500 that does not have access rights to the current folder 502.
[0078]
In other words, in the initial screen 500 displayed on the client 500, only the tree view of the folder accessible by itself is always displayed in the display field 501. Therefore, the user of the client 500 can visually recognize only the folders that can be accessed by the client 500 on the initial screen, and can therefore perform operations on the folders without being aware of the access right to the folder.
[0079]
On the other hand, a designation button 504 is a button for designating a folder as a save destination of the image file to be saved. This designation is realized by pressing the designation button 504 after selecting a desired folder on the tree view of the display field 501. When the designation button 504 is pressed, the file management server 300 generates a setting screen 650 (FIG. 6) for the current folder 502 in the selected state based on the access right of the client 500.
[0080]
The initial screen 500 is an example. In particular, when a list of folder groups accessible by the user is confirmed, it is effective to configure a display field 501 including a tree view of the folder. However, as the number of folders increases, if the structure of the tree view increases, an operation for searching for and specifying a folder to be specified from the tree view may be troublesome.
[0081]
Therefore, as another example of the initial screen 500, for example, the user operation history is separately managed by the file management server 300, and the operation history (for example, access frequency, use frequency, date order) or folder category is stored. Based on this, a group of folders accessible to the user may be displayed as a list above the display field 503. In this case, the display field 501 having a tree view is not displayed, and a designation button 504 is configured for each folder group accessible by the user displayed in the display field 503.
[0082]
Accordingly, the user can select, for example, a frequently used folder group or a folder group arranged in order of date and time from the display field 503, and can more easily specify a folder intended by the user. Become.
[0083]
Furthermore, a switching button for switching the display between the initial screen of such a display form and the initial screen 500 of FIG. 5 may be configured on the screen so that it can be selectively switched according to a user operation. .
[0084]
A configuration screen 605 shown in FIG. 6 may be displayed at the same time as displaying the contents of the current folder 502. For example, the display button 504 shown in FIG. 5 is not displayed, and icons for realizing various functions to be described later using FIG. 6 are displayed on the upper part of the already saved file list. In this case, it is not necessary to press the designation button 504. When the current folder 502 is selected and specified from a plurality of displayed folders for confirmation of the folder contents, it is determined that “folder designation = save destination designation”, and the determination in step S205 described later is performed. . That is, the next step S204 can be omitted.
[0085]
Returning to the description of FIG.
[0086]
In step S204, the client 500 determines whether or not a storage destination folder for the image file to be stored is specified via the initial screen. This determination is made based on whether or not the designation button 504 on the initial screen 500 is pressed. If the result of determination is that there is no designation (NO in step S204), the process waits until it is designated. On the other hand, if there is designation (YES in step S204), the process proceeds to step S205.
[0087]
In step S205, the access right of the login user is confirmed. In step S206, it is determined whether or not there is a file storage right for the access right of the login user. If there is a file storage right (YES in step S206), a first setting screen for the designated folder is generated and presented to the client 500. On the other hand, if there is no file storage right (NO in step S206), the process proceeds to step S207, and a second setting screen for the designated folder is generated and presented to the client 500.
[0088]
Here, an example of the first and second setting screens will be described with reference to FIG.
[0089]
FIG. 6 is a diagram showing an example of a setting screen according to the embodiment of the present invention.
[0090]
The basic configuration of the first and second setting screens is the same, but the difference is that each component (icon, control, etc.) in the setting screen is displayed / hidden based on the access right of the login user. This is where control is done.
[0091]
Here, the setting screen 650 of FIG. 6 shows a setting screen (first setting screen) for the designated folder when the logged-in user has the file storage right.
[0092]
In the setting screen 650, the display field 660 displays a group of function button icons for executing various processes for the designated folder. In particular, the icon 661 is a button icon for generating a file storage sheet for storing an image file in the designated folder. The icon 661 can also instruct to store the image file to be saved as a file that can be searched in full text. However, this icon 661 is not displayed for a logged-in user who does not have the right to save files in this folder, and this state corresponds to the second setting screen described above.
[0093]
The functions of various icons other than the icon 661 will be briefly described below. Further, in the following description, the expression “item” indicates at least one of a folder and an image file. In the description using this “item”, a folder, an image file, or It will refer to both of them.
[0094]
<Create alias>
A button icon for creating a shortcut (alias) for the specified item.
[0095]
<Add to Favorites>
This is a button for adding a specified item to a predetermined menu (for example, a favorite menu). Items added to the predetermined menu can be accessed from the predetermined menu.
[0096]
<Copy>
A button for copying a specified item. This copy may be copied to the clipboard, or a dialog for designating a copy destination may be displayed to allow the user to select.
[0097]
<Display tree view>
This button is used to display a tree view that includes the specified item. For example, the display field 501 of the initial screen in FIG. 5 is displayed on the left side of the setting screen 650. At this time, the folder group under the designated item (folder) is expanded, and the designated folder is displayed with an indicator of a predetermined color (for example, red) for a certain period of time.
[0098]
<Create news>
A button for creating a new news with a specified item attached.
[0099]
<Move>
A button for moving the specified item. This movement is realized, for example, by displaying a dialog for designating a movement destination and allowing the user to select.
[0100]
<Select related items>
A button for associating a specified item with another item. By performing this association, access to both sides can be facilitated.
[0101]
<Authority>
It is a button for setting user and group access authority for a specified item. This access authority can be set on an access item setting screen 1100 shown in FIG.
[0102]
<Delete>
A button for deleting a specified item.
[0103]
<Reference>
This is a button for referring to a file group stored in a specified item (folder).
[0104]
<Setting>
This is a button for setting the contents of a specified item (folder). This content setting includes, for example, a display format of a file group stored in the item (folder).
[0105]
<Notification settings>
It is a button for setting notification for a specified item. With this notification setting, a notification of the access contents can be obtained by e-mail or dialog for each event such as access to the designated item.
[0106]
The display field 670 displays information related to the storage destination folder, for example, the folder name, creation date, creation date, size, and the like.
[0107]
When the icon 661 is pressed, the file management server 300 generates a form selection screen 700 (FIG. 7) for designating the form of the file storage sheet.
[0108]
Returning to the description of FIG.
[0109]
In step S208, it is determined whether there is an instruction to create a file storage sheet from the client 500 via the first setting screen. If there is no instruction to create a file storage sheet (NO in step S209), the process advances to step S215 to execute processing according to the operation of the client 500 via the first / second setting screen. On the other hand, if there is an instruction to create a file storage sheet (YES in step S209), the process proceeds to step S210, and a file storage sheet form is selected based on the instruction from the client 500. In practice, a form selection screen 700 for selecting a file storage sheet form is generated, presented to the client 500, and a file storage sheet form is selected based on an operation via the form selection screen 700. To do.
[0110]
Here, an example of the form selection screen 700 will be described with reference to FIG.
[0111]
FIG. 7 is a diagram illustrating an example of a form selection screen according to the embodiment of this invention.
[0112]
In the form selection screen 700 of FIG. 7, a pull-down menu 701 is a control for selecting a file storage sheet form. Here, there are two types of file storage sheet forms: general “paper document” and “contract” as the type of form. However, the form is not limited to this, and there are various forms depending on the purpose and purpose. Needless to say, you can prepare a simple form. An image 702 is an image corresponding to the file storage sheet of the form selected from the pull-down menu 701.
[0113]
The execution button 703 is pressed when the currently selected file storage sheet is actually created. When the execution button 703 is pressed, the file management server 300 generates a selected file storage sheet screen 800 (FIG. 8) and presents it to the client 500.
[0114]
A cancel button 704 is pressed to cancel the display of the form selection screen 700.
[0115]
Returning to the description of FIG.
[0116]
In step S211, when the execution button 703 of the form selection screen 700 is pressed, the folder information of the storage destination folder designated by the client 500 is acquired, and a file storage sheet screen 800 including the folder information is generated. To the client 500.
[0117]
Here, an example of the file storage sheet screen 800 will be described with reference to FIG.
[0118]
FIG. 8 is a diagram showing an example of a file storage sheet screen according to the embodiment of the present invention.
[0119]
In the file storage sheet screen 800 of FIG. 8, reference numeral 801 denotes a folder name display field. Reference numeral 802 denotes a folder ID display field for specifying the folder.
[0120]
In particular, this folder ID is uniquely assigned to each folder managed by the file management server 300. The folder ID is managed in association with the actual storage address (path to the folder) in the file management server 300. Furthermore, even if the storage destination of this folder is changed, the change contents are dynamically updated, so that the folder ID and the actual storage destination of the folder are always associated one-to-one.
[0121]
As a result, the client 500 can reliably save the image file to be saved in a desired folder by using the folder ID 802 without being aware of the storage address of the folder that is the save destination of the image file to be saved. Can do.
[0122]
Note that the folder information such as the folder name, the folder ID, the storage address, and the access right for each user or client set in the folder corresponds to the folder information described with reference to FIGS. Then, when an instruction to create a file creation / saving sheet screen is transmitted from the client 500, the file management server 300 arranges necessary information from the folder information in the display fields 801 and 802.
[0123]
Reference numerals 803 and 804 denote text input fields for inputting a file name of an image file to be saved and a comment for the file. In addition, a handwriting area is prepared below each of the text input fields 803 and 804, and the file name of the image file to be saved and a comment on the file are described even after the file saving sheet is printed. Can be done.
[0124]
Reference numeral 805 denotes a display field for a user ID (user information). Specifically, the user information corresponds to an identification number for identifying the user of the client 500, a user name, a network user name, a password thereof, and the like, and when the client 500 logs into the file management server 300, This user information is transmitted from the client 500 to the file management server 300. Then, when an instruction to create a file creation / saving sheet screen is transmitted from the client 500, the file management server 300 places the user ID in this user information in the display field 805.
[0125]
Reference numeral 806 denotes a display field for the category name of the form selected on the form selection screen 700, and reference numeral 807 denotes a display field for the category ID.
[0126]
Reference numeral 808 denotes a check box for PDF conversion instruction. When this check box is checked and the OCR server 200 recognizes the check, the image file in the MTIFF format is converted to PDF. Specifically, when the OCR server 200 recognizes this check after the OCR in step S205 described above, the OCR server 200 converts the MTIFF format image file to be processed into a PDF format image file.
[0127]
Reference numeral 809 denotes a print button. When the print button 809 is pressed, the file management server 300 generates print data by combining various information input to the file storage sheet screen 800 and the file storage sheet image, and sends the print data to the printing apparatus 400. Output.
[0128]
Returning to the description of FIG.
[0129]
In step S212, the acquired folder information and user information are combined with the selected file storage sheet image.
[0130]
In step S213, it is determined whether there is a print instruction from the client 500. If there is no print instruction (NO in step S213), the process waits until there is a print instruction. On the other hand, if there is a print instruction (YES in step S213), that is, if the print button 809 on the file storage sheet screen 800 is pressed, the process proceeds to step S214, and the file storage sheet generated in step S212 is sent to the printing apparatus 400. Send image print data. As a result, the file storage sheet image is printed from the printing apparatus 400.
[0131]
Next, a configuration example of the CSV data (file management information) generated by the OCR server 200 in step S206 of FIG. 3 will be described with reference to FIG.
[0132]
FIG. 9 is a diagram showing a configuration example of CSV data according to the embodiment of the present invention.
[0133]
As described above, the CSV data is CSV format text data obtained as a result of the OCR processing on the file storage sheet image.
[0134]
In FIG. 9, from the top, the folder ID of the save destination (802 in FIG. 8), the name of the image file to be saved (803 in FIG. 8), the comment (804 in FIG. 8) for the image file, and the user ID (in FIG. 8) 805), and the registration date.
[0135]
Note that the order of arrangement of these pieces of information and the type of information are not limited to this, and any configuration can be used as long as the file management server 300 is composed of a group of information that can save an image file to be saved in a specified folder. It may be.
[0136]
Next, a management table for managing image files in each folder of the file management server 300 based on the CSV data will be described with reference to FIG.
[0137]
FIG. 10 is a diagram showing a management table according to the embodiment of this invention.
[0138]
This management table is managed by the external memory 211 of the file management server 300, for example.
[0139]
In the management table of FIG. 10, the folder ID of the folder that is the storage destination, the registration date of the image file, the user ID that is the registrant, the size, and the like are managed for each image file. In particular, when registering a record for a new image file in the management table, the file management server 300 generates a file ID for uniquely identifying the new image file, and various information groups corresponding to the file ID. Is registered in the management table. Here, each folder is also handled in the same way as a file. Each folder has an ID, and the storage destination is designated in the same manner, thereby forming a hierarchical structure.
[0140]
Then, the file management server provides the client 500 with a file search screen using various information managed in these management tables as a search condition, so that the client 500 can perform a file search by a normal file name, A file search using information such as a file ID, a folder ID, and a registrant ID can be executed.
[0141]
Next, an example of an access right to a folder that can be set by the user and an example of the access right setting screen will be described with reference to FIG.
[0142]
FIG. 11 is a diagram showing an example of an access right setting screen according to the embodiment of this invention.
[0143]
For example, only the administrator of the file management server 300 can access the access right setting screen 1100 in FIG. 11, and the administrator can set the access right for each user of each folder.
[0144]
A display field 1101 is a list of users for the processing target folder, and this list is managed in units of user groups (1102) in which a plurality of users are grouped or in units of users. Thus, the access right to the folder can be set for each user group or each user.
[0145]
A display field 1103 indicates the access setting target user group or the user access setting status. In this embodiment, as the type of access right, referring to a folder, referencing its contents (image file in a folder), modifying its contents, editing attributes, adding an item (folder / image file), deleting a version, Nine types of deletion, reservation, and authority editing are prepared. Of course, the present invention is not limited to this type, and it goes without saying that various access rights may be set according to the application and purpose.
[0146]
Here, the contents of each access right are briefly described below.
[0147]
Reference: Referencing items displayed in the tree view
Contents reference: Item contents reference (list of items in folder, file display and acquisition, etc.)
Fixed: Item name and description changed
Edit attributes: Edit item attributes
Add item: Add another item (for example, it may be valid only for folders and specified files)
Delete Version: Delete item version, for folders, this permission is the default setting for items added to the folder
Delete: Delete item
Reservation: Reserving an item, which allows you to create a new version by checking in and out. For folders, this right is the default setting for items added to this folder.
[0148]
Edit permissions: Set access control rights for other users and groups
Each access right displayed in the display field 1103 is provided with a check box, and each access right can be set by checking this check box. When the update button 1104 is pressed, the user group or the access right for the user with respect to the processing target folder is updated.
[0149]
Although not shown in the present embodiment, the file management server 300 stores various tables and data for realizing the various processes described above in the external memory 211 in addition to the management table illustrated in FIG. ing.
[0150]
For example, in order to realize the determination in step S304 of FIG. 3, a table managing users and user groups and their access rights for each folder managed by the file management server 300 is stored. Further, template data of a file storage sheet corresponding to a plurality of types of forms is stored.
[0151]
In the above embodiment, the display form of the initial screen 500 in FIG. 5 and the setting screen 650 in FIG. 6 is changed based on whether or not the client 500 has access rights to the user's folder (especially, save authority in this embodiment). Although control is performed for each user of the client 500, the display form may be switched in stages based on the type of access right.
[0152]
In the above embodiment, the storage destination of the image file is a folder managed by the file management server 300. However, when a plurality of logical drives are configured in the file management server 300, these logical drives are stored in the folder. It may be a storage location for image files.
[0153]
In the above embodiment, the file storage sheet and the document to be stored are scanned by the image input device 100. However, an image input device having the same function as the image input device 100 is directly connected to the client 500. In this case, the file storage sheet and the document to be stored may be scanned from the image input device, and the scanned image may be transmitted from the client 500 to the OCR server 200 to implement the above-described processing.
[0154]
Further, with respect to the file storage sheet image selected by the file management server 300, only the corresponding document to be stored is scanned by the image input device 100 or an image input device connected to the client, and the scanned image is scanned. A configuration may be adopted in which the file is transmitted to the file management server 300 and associated with the selected file storage sheet image.
[0155]
As described above, according to the present embodiment, when a document such as paper is digitized and stored in a specified folder on the file management server 300, an operation for creating a file storage sheet for specifying the storage destination is performed. A screen is provided to the client 500. Then, the user of the client 500 digitizes the created file storage sheet and the document to be stored together, and converts the digitized document based on the file management information recognized from the digitized file storage sheet. It can be stored in a specified folder of the file management server 300.
[0156]
As a result, the user can efficiently execute a series of processes for digitizing a document such as paper and saving it in a designated folder of the file management server.
[0157]
In addition, for each folder managed by the file management server, an access right is set for each client 500, and the display form of the operation screen presented to the client 500 is controlled based on the access right. Display control such as display / non-display of function buttons and display / non-display of function buttons is executed.
[0158]
As a result, an operation screen having an appropriate display form corresponding to the access right of the client 500 can be provided, and not only illegal operations, erroneous operations, and useless operations can be eliminated, but also folders managed by the file management server 300 Security and manageability can be improved.
[0159]
Although the embodiments have been described in detail above, the present invention can take an embodiment as, for example, a system, an apparatus, a method, a program, or a storage medium, and specifically includes a plurality of devices. The present invention may be applied to a system that is configured, or may be applied to an apparatus that includes a single device.
[0160]
In the present invention, a software program (in the embodiment, a program corresponding to the flowchart shown in the figure) that realizes the functions of the above-described embodiment is directly or remotely supplied to the system or apparatus, and the computer of the system or apparatus Is also achieved by reading and executing the supplied program code.
[0161]
Accordingly, since the functions of the present invention are implemented by computer, the program code installed in the computer also implements the present invention. In other words, the present invention includes a computer program itself for realizing the functional processing of the present invention.
[0162]
In that case, as long as it has the function of a program, it may be in the form of object code, a program executed by an interpreter, script data supplied to the OS, or the like.
[0163]
As a recording medium for supplying the program, for example, floppy (registered trademark) disk, hard disk, optical disk, magneto-optical disk, MO, CD-ROM, CD-R, CD-RW, magnetic tape, nonvolatile memory card ROM, DVD (DVD-ROM, DVD-R) and the like.
[0164]
As another program supply method, a client computer browser is used to connect to an Internet homepage, and the computer program of the present invention itself or a compressed file including an automatic installation function is downloaded from the homepage to a recording medium such as a hard disk. Can also be supplied. It can also be realized by dividing the program code constituting the program of the present invention into a plurality of files and downloading each file from a different homepage. That is, a WWW server that allows a plurality of users to download a program file for realizing the functional processing of the present invention on a computer is also included in the present invention.
[0165]
In addition, the program of the present invention is encrypted, stored in a storage medium such as a CD-ROM, distributed to users, and key information for decryption is downloaded from a homepage via the Internet to users who have cleared predetermined conditions. It is also possible to execute the encrypted program by using the key information and install the program on a computer.
[0166]
In addition to the functions of the above-described embodiments being realized by the computer executing the read program, the OS running on the computer based on the instruction of the program is a part of the actual processing. Alternatively, the functions of the above-described embodiment can be realized by performing all of them and performing the processing.
[0167]
Furthermore, after the program read from the recording medium is written in a memory provided in a function expansion board inserted into the computer or a function expansion unit connected to the computer, the function expansion board or The CPU or the like provided in the function expansion unit performs part or all of the actual processing, and the functions of the above-described embodiments are realized by the processing.
[0168]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, it is possible to provide an electronic manuscript management apparatus and a control method thereof, an electronic manuscript management system, and a program capable of efficiently executing an operation for digitizing and storing a manuscript.
[0169]
Accordingly, in the present invention, it is possible to create a file storage sheet for the confirmed storage destination after the user confirms the storage destination, and it is possible to create a file storage sheet with high operability. . Further, in the present invention, since the user who has the authority to save data to the save destination is not instructed to create a file save sheet, data that is not intended by the administrator is not saved. It has the advantage of easy management.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram showing a configuration of an electronic document management system according to an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a diagram illustrating a hardware configuration of various terminals according to the embodiment of this invention.
FIG. 3A is a flowchart showing an outline of processing executed in the electronic document management system according to the embodiment of the present invention;
FIG. 3B is a flowchart showing an outline of processing executed in the electronic document management system according to the embodiment of this invention.
FIG. 3C is a flowchart showing an outline of processing executed in the electronic document management system according to the embodiment of this invention.
FIG. 4 is a flowchart showing processing for generating a file storage sheet according to the embodiment of the present invention.
FIG. 5 is a diagram showing an example of an initial screen according to the embodiment of the present invention.
FIG. 6 is a diagram illustrating an example of a setting screen according to the embodiment of this invention.
FIG. 7 is a diagram illustrating an example of a form selection screen according to the embodiment of this invention.
FIG. 8 is a diagram showing an example of a file storage sheet screen according to the embodiment of the present invention.
FIG. 9 is a diagram showing a configuration example of CSV data according to the embodiment of the present invention.
FIG. 10 illustrates a management table according to the embodiment of this invention.
FIG. 11 is a diagram illustrating an example of an access right setting screen according to the embodiment of this invention.
[Explanation of symbols]
100 Image input device
200 OCR server
300 File management server
400 printing device
500 clients
600 network

Claims (10)

  1. 電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置であって、
    前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
    前記判定手段の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先を含む第1操作画面を該端末へ送信する第1送信手段と
    前記第1操作画面中の保存先の指定がある場合、前記判定手段による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第2操作画面を、前記端末へ送信する第2送信手段と、
    前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段と
    を備えることを電子化原稿管理装置。
    An electronic document management apparatus that provides a storage sheet for storing an electronic document in a storage destination,
    Determining means for determining an access right for a user of a terminal requesting storage of the electronic document;
    Based on the determination result of the determination unit, when there is a first transmission unit that transmits a first operation screen including a storage destination accessible to the user to the terminal and a storage destination in the first operation screen, Second transmission means for transmitting to the terminal a second operation screen including an instruction unit for instructing output of a storage sheet including storage destination information relating to a storage destination of the electronic document based on a determination result by the determination unit;
    An electronic document management apparatus comprising: output means for outputting print data of the storage sheet to a printing destination based on an instruction from the instruction unit.
  2. 前記第1操作画面は、前記アクセス可能な保存先と、該アクセス可能な保存先の内、選択されている保存先で保存されているファイルとを表示する表示領域を有している
    ことを特徴とする請求項1に記載の電子化原稿管理装置。
    The first operation screen has a display area for displaying the accessible storage destination and a file stored in the selected storage destination among the accessible storage destinations. The electronic document management apparatus according to claim 1.
  3. 前記第1操作画面は、前記保存先を階層構造で表示する第1表示領域と、かつ該前記第1表示領域中で選択されている保存先で保存されているファイルを表示する第2表示領域を有している
    ことを特徴とする請求項1に記載の電子化原稿管理装置。
    The first operation screen includes a first display area for displaying the storage destination in a hierarchical structure, and a second display area for displaying a file stored in the storage destination selected in the first display area. The electronic document management apparatus according to claim 1, wherein:
  4. 前記保存先情報は、前記保存先を特定する固有IDと、保存先名称を少なくとも含む
    ことを特徴とする請求項1に記載の電子化原稿管理装置。
    The electronic document management apparatus according to claim 1, wherein the storage destination information includes at least a unique ID that specifies the storage destination and a storage destination name.
  5. 前記電子化原稿の画像ファイルに関連付けられている前記保存シートに対応する保存シート画像を文字認識する文字認識手段と、
    前記文字認識手段の文字認識結果に基づいて、前記保存先情報を生成する生成手段と、
    前記保存先情報が示す保存先へ前記画像ファイルを保存する保存手段と
    を更に備えることを特徴とする請求項1に記載の電子化原稿管理装置。
    Character recognition means for recognizing a storage sheet image corresponding to the storage sheet associated with the image file of the digitized document;
    Generating means for generating the storage destination information based on a character recognition result of the character recognition means;
    The electronic document management apparatus according to claim 1, further comprising a storage unit that stores the image file in a storage destination indicated by the storage destination information.
  6. 前記保存シートを含む原稿画像を入力する入力手段と、
    前記入力手段で入力された複数の原稿画像を1つの画像ファイルに変換する変換手段と
    を更に備えることを特徴とする請求項1に記載の電子化原稿管理装置。
    Input means for inputting a document image including the storage sheet;
    2. The computerized document management apparatus according to claim 1, further comprising conversion means for converting a plurality of document images input by the input means into one image file.
  7. 電子化原稿を所望の保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置であって、
    電子化原稿の保存を要求する端末を使用するユーザ情報を取得する取得手段と、
    複数の電子化原稿の保存先を有する保存先指定画面を前記端末に送信する第1送信手段と、
    前記原稿の保存を要求する端末から所望の保存先を選択する選択情報を受信する受信手段と、
    前記ユーザ情報に基づいて、前記ユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
    前記判定手段の判定結果に基づいて、前記選択された前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を有する操作画面を前記端末へ送信する第2送信手段と、
    前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段と
    を備えることを電子化原稿管理装置。
    An electronic document management apparatus that provides a storage sheet for storing an electronic document in a desired storage location,
    Obtaining means for obtaining user information using a terminal that requests storage of an electronic document;
    First transmission means for transmitting a storage destination designation screen having a plurality of electronic document storage destinations to the terminal;
    Receiving means for receiving selection information for selecting a desired storage destination from a terminal requesting storage of the document;
    Determination means for determining an access right for the user based on the user information;
    A second transmission unit configured to transmit, to the terminal, an operation screen having an instruction unit for instructing to output a storage sheet including storage destination information relating to a storage destination of the selected digitized document based on a determination result of the determination unit; ,
    An electronic document management apparatus comprising: output means for outputting print data of the storage sheet to a printing destination based on an instruction from the instruction unit.
  8. 電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿を管理するファイル管理サーバと、OCR処理を実行するOCRサーバと、原稿画像を入力する画像入力装置とがネットワークを介して接続されて構成される電子化原稿管理システムであって、
    前記ファイル管理サーバは、
    前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
    前記判定手段の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第1操作画面を該端末へ送信する第1送信手段と
    前記指定部による指定がある場合、前記判定手段による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第2操作画面を、前記端末へ送信する第2送信手段と、
    前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段とを備え、
    前記画像入力装置は、
    前記保存シートを含む原稿画像を入力する入力手段と、
    前記入力手段で入力された複数の原稿画像を1つの画像ファイルに変換する変換手段とを備え、
    前記OCRサーバは、
    前記画像ファイル中の前記保存シートに対応する保存シート画像を文字認識する文字認識手段と、
    前記文字認識手段の文字認識結果に基づいて、前記保存先情報を生成する生成手段と
    を備えることを電子化原稿管理システム。
    A file management server that manages a computerized document that provides a storage sheet for storing a computerized document in a storage destination, an OCR server that executes OCR processing, and an image input device that inputs a document image via a network An electronic manuscript management system configured to be connected,
    The file management server
    Determining means for determining an access right for a user of a terminal requesting storage of the electronic document;
    First transmission for transmitting to the terminal a first operation screen including a storage destination list accessible by the user and a designation unit for designating a desired storage destination from the storage destination list based on a determination result of the determination unit And a second operation screen including an instruction unit for instructing to output a storage sheet including storage destination information regarding the storage destination of the digitized document, based on a determination result by the determination unit, Second transmitting means for transmitting to the terminal;
    Output means for outputting print data of the storage sheet to a printing destination based on an instruction by the instruction unit;
    The image input device includes:
    Input means for inputting a document image including the storage sheet;
    Conversion means for converting a plurality of document images input by the input means into one image file,
    The OCR server
    Character recognition means for recognizing characters of a storage sheet image corresponding to the storage sheet in the image file;
    A digitized manuscript management system comprising: generating means for generating the storage destination information based on a character recognition result of the character recognition means.
  9. 電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置の制御方法であって、
    前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定工程と、
    前記判定工程の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第1操作画面を該端末へ送信する第1送信工程と
    前記指定部による指定がある場合、前記判定工程による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第2操作画面を、前記端末へ送信する第2送信工程と、
    前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力工程と
    を備えることを電子化原稿管理装置の制御方法。
    A method for controlling an electronic manuscript management apparatus that provides a storage sheet for storing an electronic manuscript in a storage destination,
    A determination step of determining an access right for a user of a terminal requesting storage of the electronic document;
    First transmission for transmitting to the terminal a first operation screen including a storage destination list accessible by the user and a designating unit for designating a desired storage destination from the storage destination list based on the determination result of the determination step A second operation screen including an instruction unit for instructing to output a storage sheet including storage destination information regarding a storage destination of the digitized document, based on a determination result of the determination step when there is a process and a specification by the specifying unit; A second transmission step of transmitting to the terminal;
    A control method of the electronic document management apparatus, comprising: an output step of outputting print data of the storage sheet to a printing destination based on an instruction by the instruction unit.
  10. 電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置の制御を実現するプログラムであって、
    前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定工程のプログラムコードと、
    前記判定工程の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第1操作画面を該端末へ送信する第1送信工程のプログラムコードと
    前記指定部による指定がある場合、前記判定工程による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第2操作画面を、前記端末へ送信する第2送信工程のプログラムコードと、
    前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力工程のプログラムコードと
    を備えることをプログラム。
    A program that realizes control of an electronic document management apparatus that provides a storage sheet for storing an electronic document in a storage destination,
    A program code of a determination step of determining an access right for a user of a terminal requesting storage of the electronic document;
    First transmission for transmitting to the terminal a first operation screen including a storage destination list accessible by the user and a designating unit for designating a desired storage destination from the storage destination list based on the determination result of the determination step A second operation including an instruction unit for instructing to output a storage sheet including storage destination information relating to a storage destination of the digitized document based on a determination result of the determination step when there is a process program code and a specification by the specification unit; A program code of a second transmission step for transmitting a screen to the terminal;
    And a program code of an output process for outputting print data of the storage sheet to a printing destination based on an instruction by the instruction unit.
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