JP4034284B2 - 企業診断報告作成装置 - Google Patents

Description

本発明は、企業における活動の健全性を高める対策を講じるために使用される装置に関し、特に、企業内における課題に対して効果的な対策を記載した報告書を作成する装置に関する。

企業内の不健全な活動から生ずる不祥事は企業の社会的評価を下げ、企業評価の下落は株主に損害を与える。また、外国資本による日本企業への投資が増えるにしたがって、株式会社は資本を提供している株主のものであるという意識がより高まった。このような意識の高まりは、コーポレートガバナンス、コンプライアンス、リスクマネジメント、および企業倫理の分野の強化を促進させた。そして、企業では、企業内の活動を健全化するべく様々な対策を講じることとなった。これらの対策は、企業内において書面および端末を使用して管理され、必要に応じて社内の各部署にそれぞれの対策を遵守するよう通知される。

特許文献１には、保険販売業部において、顧客となる企業のリスクを定量的に算出して表示し、診断する装置が開示されている。特許文献２には、部門毎、年度毎のコンプライアンス・マニュアルを示すマニュアルデータに基づき、ユーザの要求に応じたコンプライアンス・マニュアルを示すマニュアル情報をユーザに提供するシステムが開示されている。特許文献３には、診断を行うための複数のチェック項目が記載されたチェックシートと、診断結果に基づいた経営改善活動を行うための策定シートとからなる経営診断システムが開示されている。
特開平９−１１４８０１号公報 特開２００３−９９４３１号公報 特開２００３−２４８７５２号公報

近年における企業内の活動は多岐にわたる。さらに、企業は、その規模が大きくなるほど業務も多様化する。活動が多岐にわたり業務が多様化すると、企業が遵守すべき法律も増加する。企業内における健全化のための対処すべき課題および対策は、法律に基づいて作成されているため、遵守すべき法律が増加すると、対処すべき課題および対策についても増加することとなる。このような状況において、社内において優先的に対処すべき課題、およびこれに対する効果的な対策を業務毎に取捨選択することは困難となっている。

本発明は、以上のような事情に基づいてなされたものであり、任意の部門が主管する業務に関する社内における全ての検証結果を集計し、社内における課題、およびこれに対する効果的な対策を明確にした報告書を作成する装置を提供することを目的とする。

本発明の企業診断報告作成装置は、発明の一形態（請求項１）によると、改善すべき課題に対する対策を含む報告書を作成する企業診断報告作成装置であって、前記課題の実現度を点検するためのチェック項目と、実施部門での点検結果に従って前記チェック項目に付されたチェック結果と、前記課題に対応する対策を示す複数の対策と、該複数の対策のそれぞれに付された該対策の効果の度合いを示す評価値と、を関連付けて記憶する第１の記憶手段と、過去における前記課題と、該課題に対応する過去の要改善値と、前記課題に対応する対策とを含む過去の報告書を記憶する第２の記憶手段と、前記報告書を作成するためのコンピュータと、を備える。そして、前記コンピュータが、今回の点検において前記チェック項目に付したチェック結果の数に基づいて前記課題に対応する要改善値を求め、前記課題ごとに、今回の要改善値と過去の要改善値とを比較し、前記今回の要改善値が過去の要改善値より少ないときに前記過去の課題に対応する前記対策の評価値を増加させ、前記今回の要改善値が前記過去の要改善値より多いときに前記過去の課題に対応する前記対策の評価値を減少させる評価値更新手段を実現するようにプログラムされる。さらに、企業診断報告作成装置は、コンピュータが前記チェック結果が付されたチェック項目に関連付けられた複数の対策のうち、更新された前記評価値が高い対策を選択し、選択した前記対策と、前記チェック結果が付された前記チェック項目に対応する課題と、を含む報告書を作成する手段を実現するようプログラムされる。

これによると、過去の報告書に基づいて対策の評価値の増減を行う。そして、対策の評価値に基づくことで効果的な対策を選択することができるので、効果的な対策を含む報告書を作成することができる。

また、本発明の企業診断報告作成装置のもう一つの実施形態（請求項２）によると、前記チェック項目を管理する主管部門を記憶する第３の記憶手段と、前記主管部門を入力するための入力手段と、をさらに備え、前記今回の報告書は、前記チェック結果が付された前記チェック項目に対応する前記課題のうち、入力された前記主管部門が管理する前記チェック項目に対応する課題を含む報告書である。これによると、チェック項目を管理する主管部門を指定することができるので、指定した主管部門に対する報告書を作成することができる。

１．装置構成
図面を参照しつつ、本発明である企業診断報告作成装置の一実施形態を説明する。

図１は、本発明である企業診断報告作成装置の装置構成を表している。本実施形態における企業診断報告作成装置は、処理装置101、入力装置102、表示装置103、出力装置104、および記憶装置105を含む。そして、これらは処理装置101を中心として接続されている。

処理装置101は、例えばＣＰＵであって、プログラムにしたがって演算および条件分岐を行う装置である。本実施形態において、処理装置101は、後述する評価プロセスおよび種々のデータベースを実現する。入力装置102は、例えばキーボードおよびマウスであって、本企業診断報告作成装置へのデータ入力、および本装置の操作を行うための装置である。入力装置102は、シリアルインタフェースを介して処理装置101に接続されている。

表示装置103は、例えばディスプレイであって、本企業診断報告作成装置が出力する種々の情報を表示するための装置である。表示装置103は、グラフィックインタフェースを介して処理装置101に接続されている。出力装置104は、例えばレーザプリンタであって、本企業診断報告作成装置が出力する種々の報告書を印刷するための装置である。出力装置104は、パラレルインタフェースまたはネットワークを介して、処理装置101に接続されている。

記憶装置105は、例えばハードディスクであって、本企業診断報告作成装置で使用する種々のデータベースを格納するための装置である。また、記憶装置105は、データベースを実現するためのソフトウェア、および後述する報告作成プロセスを実行するためのプログラムを格納している。本実施形態において使用されるデータベースはリレーショナル型データベースである。記憶装置105は、ＳＣＳＩインタフェースを介して処理装置101と接続する。また、本実施形態における企業診断報告作成装置は、複数の記憶装置を有することとしてもよい。格納されるデータベースは複数の記憶装置に分散して格納されることとしてもよい。本実施形態では、チェックリスト105a、部門−職務分類ＤＢ105b、職務分類−チェック項目ＤＢ105c、対策事例ＤＢ105d、報告履歴ＤＢ105e、および主管部門−チェック項目ＤＢ105fを格納する。

図４は、部門−職務分類ＤＢ105bのデータ項目名（フィールド名）およびそのデータの一例を示す。部門−職務分類ＤＢ105bは、「職務分類」を「部門」のそれぞれに関連付けたデータベースである。本実施形態において部門−職務分類ＤＢ105bは、図４に示すように、「部門コード」「部門名」「職務分類」および「職務分類・説明」フィールドを有し、横方向に隣り合うデータ同士がそれぞれ関連づけられている。部門コードは、社内における部門を表すための数字に置き換えたコードである。各部門名には、それぞれ固有の部門コードが割り振られている。ここで、部門とは、業務を統括する部署の名称である。また、職務分類とは、社内における業務の分類である。各職務分類には、それぞれ固有の職務分類コードが割り振られている。各部門は、１つまたは複数の職務分類に関連付けられている。また、職務分類名は複数の部門に属することもある。たとえば、「（国内）四輪新車販売業務」は「営業本部 販売部」および「営業本部 営業開発室」の両方に属している。

図５は、職務分類−チェック項目ＤＢ105cのデータ項目名（フィールド名）およびそのデータの一例を示す。職務分類−チェック項目ＤＢ105cは、各職務分類に対応するチェック項目を関連付けて格納したデータベースである。職務分類−チェック項目ＤＢ105cは、「職務分類コード」「分類名」「領域」「中項目」「小項目」「チェック項目（図５のチェックポイント欄）」および「根拠法令等」フィールドを有し、横方向に隣り合ったデータ同士がそれぞれ関連付けられている。

分類名には、１つまたは複数の「領域」が関連付けられている。「領域」は、ガバナンス、コンプライアンス、リスクマネジメント、および企業倫理の４つの領域を含んでいる。そして、各領域の中には、１つまたは複数の中項目が関連付けられている。中項目は、後述する小項目に対応する法令名である。小項目は、チェックポイントにおいてチェックすべき内容の概略を示している。そして、小項目には１対１の関係でチェック項目が関連付けられている。チェック項目は、小項目に記載されている内容に該当するか否かを判定するための質問事項であって、課題の実現度を点検するためのものである。そして、各チェック項目には、チェック項目の根拠となるべく根拠法令名または根拠条項が関連付けられている。「分類名」は、１または複数の「領域」を含み、「領域」は、１または複数の「中項目」を含む。また、「中項目」は、１または複数の「小項目」を含んでいる。

図６は、チェックリスト105aに含まれるチェックリスト一例を表している。チェックリストは、「職務分類コード」「分類名」「領域」「中項目」「小項目」「チェック項目（図６のチェックポイント欄）」「根拠法令等」および「チェック結果」フィールドを含んでいる。チェックリストは、部門ごとに作成され、その部門においてチェックすべきチェック項目が記載されている。このチェックリスト105aは、対応する部門の責任者へと配布される。そして、責任者はチェック項目にしたがってチェック結果欄にチェックを行う。例えば、チェック項目が完璧に守れていれば「○」、ある程度守れていれば「△」、守れていなければ「×」を付与するように、責任者はチェックを行う。これらの、チェック結果は、企業診断報告作成装置に入力され、チェックリスト105aに含まれるように記憶される。そして、これらの結果は後述する報告作成プロセスにおいて使用される。ここで留意すべきは、各「チェック項目」は複数の部門のチェックリストに含まれている場合があることである。たとえば、チェック項目の「退職を申し出た労働者をその申し出のあった日から２週間以上本人の意志に反して引き続き勤務させていないか。」は、全ての部門に関連することから、全ての部門のチェックリストに含まれている。

図２は、部門毎のチェックリストを作成するチェックリスト作成プロセスを説明するためのフローチャートである。チェックリスト105aは、次のようにして作成されることができる。まず、入力装置102を介して部門名が入力される（S201）。部門名が入力されると、処理装置101は、入力された部門名に応じて、部門に対応する職務分類名を部門−職務分類データベースから検索して抽出する（S202）。職務分類の抽出を行うと、抽出結果を表示装置103に表示し、その職務分類に過不足があるか否かの判断を行う（S203）。そして、過不足があった場合には、入力装置102を介して職務分類の追加・削除を行うことができる（S204）。これに応じて、部門−職務分類ＤＢの編集が行われる（S205）。

次に、処理装置101は、職務分類−チェック項目ＤＢ105dから抽出した職務分類に関連付けられたチェック項目を抽出する（S206）。そして、抽出したチェック項目、およびこれに関連付けられた「領域」「中項目」「小項目」「根拠法令等」を用いて部門ごとのチェックリスト105a（図６）を作成する（S207）。

図７は、主管部門−チェック項目ＤＢ105fのデータ項目名（フィールド名）およびそのデータの一例を示す。主管部門−チェック項目ＤＢ105fは、チェック項目について主として管理する「主管部門」と「チェック項目」とが関連付けられたデータベースである。図７に示すように、主管部門−チェック項目ＤＢ105fは、「主管部門」「職務分類」（「職務分類コード」）「領域」「中項目」「小項目」「チェック項目（図７のチェックポイント欄）」および「根拠法令等」フィールドを有し、横方向に隣り合ったデータ同士がそれぞれ関連付けられている。

図８は、報告履歴ＤＢ105eのデータ項目（フィールド名）およびそのデータの一例を示す。報告履歴ＤＢ105eは、過去に本報告作成装置によって作成された診断結果（報告書）を格納したデータベースである。具体的には、報告書が作成された「年度」、「主管部門」に課された「対処すべき課題」、対処すべき課題に対する過去の「要改善値」、対処すべき課題に対する「対策」、「対処すべき部門」、および「対処優先順位」が関連付けられて格納されている。本実施形態において、主管部門は、複数の部門を管理しており、さらに対処すべき課題についても複数管理することとなる。後述するように、この報告履歴ＤＢ105eを利用して、対策事例ＤＢ105dの各対策に対して評価値の増減が行われる。

図９は、対策事例ＤＢ105dのデータ項目およびそのデータの一例である。対策事例ＤＢ105dは、課題に対する主管部門としての対策事例を格納したデータベースである。「対処すべき課題」に対しては、１つまたは複数の「対策」が関連付けられている。また、それぞれの「対策」には、「評価値（図９のポイント欄）」が付与できるように設定されている。そして、評価値は対策の効果の度合いを表している。

図１０は、「チェック項目（図１０のチェックポイント欄）」から「対処すべき課題」への変換を表す図である。本実施形態において使用されるフィールドの一つである「対処すべき課題」は、先に作成された「チェック項目」の文字列データに基づいて自動作成することもできる。たとえば、図１０に示すように、「行っていないか」、「させていないか」「していないか」を「行わせないようにする必要がある」「させないようにする必要がある」「しないようにする必要がある」といった文字へと変換する。すなわち、チェック項目の語尾を「対処すべき課題」として適当な表現に変換する。具体的な方法としては、「行っていないか」という文字列に「行わせないようにする必要がある」との文字列を関連付けて語尾変換データベース（不図示）として記憶装置105に格納しておく。そして、処理装置101は、すべての「チェック項目」について「行っていないか」という文字列が語尾に存在するか否かの文字列検索を行う。そして、該当する文字列を発見したとき、該当する語尾の部分を関連付けられていた「行わせないようにする必要がある」との語尾へと置換して、「対処すべき課題」として変換前の「チェック項目」に関連付けて、チェック項目−課題ＤＢ（不図示）として格納する。

図１１は、本診断装置によって出力される診断結果の一例を示す。後述する診断プロセスによって、「主管部門」に課された「対処すべき課題」、これに対する「対策」、対処すべき部門、および「対処優先順位」が表形式で出力される。この出力結果は、前述の通り、横方向のデータ同士が関連付けられて報告履歴ＤＢ105eに格納される。

２．実行プロセス
次に、本発明である報告作成装置の一実施形態である報告作成プロセスを説明する。図３は、報告作成装置が実行する報告作成プロセスを説明するためのフローチャートである。最初に、入力装置102を介して、診断結果を出力すべく主管部門名が入力される（S301）。主管部門名が入力されると、処理装置101は、主管部門−チェック項目ＤＢ105fを検索して、入力された主管部門に関連付けられた「チェック項目」（すなわち、入力された主管部門が主となって管理しているチェック項目）をすべて特定する（S302）。

チェック項目を特定すると、処理装置101は、チェックリスト105aを検索して、特定した「チェック項目」に関連付けられたチェック結果をすべて特定する（S303）。

処理装置101は、特定したチェック結果をチェック項目ごとに集計して、それぞれのチェック項目に対して優先順位を付与する（S304）。優先順位の付与は、具体的には、「×」を２点、「△」を１点、「○」を０点として、すべての部門がつけたチェック結果をチェック項目毎に集計し、チェック項目ごとの集計結果を要改善値とする。そして、要改善値の点数が高いものの順に「チェック項目」の優先順位をつける。このようにして、「×」または「△」が多く付けられたチェック項目ほど優先順位が高くなる。

次に、処理装置101は、チェックリスト105aを参照して、今回各部門がチェックを行ったチェックリストにおいて、「チェック結果」に「△」または「×」を付した部門を特定する（S305）。そして、処理装置101は、チェック項目−課題ＤＢを参照して、改善を要することを示すチェック結果が付されたチェック項目毎に、該チェック項目に関連付けられている「対処すべき課題」を特定する（S306）。

対処すべき課題を特定すると、処理装置101は、対処すべき課題ごとに、報告履歴ＤＢにおける昨年度の診断結果（報告書）に含まれる要改善値と、S304において特定した要改善値との比較を行って（S307）、対策事例ＤＢ105dに格納されているそれぞれの対策に付されている評価値の増減を行う（S308）。

評価値の増減は、次のようにして行う。処理装置101は、入力された主管部門の報告履歴ＤＢ105eにおける昨年度（ここでは2002年度とした）の診断結果（報告書）を参照し、主管部門ごとに、S306において特定した対処すべき課題ごとの要改善値を比較する。次に、処理装置101は、対処すべき課題ごとに、要改善値がS304においてカウントした今回の要改善値より多いか否かを判定して、評価値を増減させる。今回の要改善値のほうが多いときは、昨年度の対策が効果的ではなかったものと考えられるため、処理装置101は、昨年度の報告書における対処すべき課題（すなわちチェック項目）に対する対策の評価値を１減算する。一方、今回の要改善値のほうが少ないときは、昨年度の対策が効果的であったものとして、処理装置101は、昨年度の報告書における対処すべき課題に対する対策の評価値を１加算する。要改善値が同値のときは、対策の評価値の増減を行わない。このようにして、対策事例ＤＢ105dに格納されている各対策の評価値の増減が行われる。

次に、処理装置101は、対策事例ＤＢ105dから、要改善項目である「対策すべき課題」に関連付けられた「対策」のうち最も評価値の高い「対策」を抜き出す（S309）。例えば、図９の「対処すべき課題」における「国籍、信条、社会的身分、性別、労働組合活動、または法令に規定された正当な権利行使を実質的な理由として、労働条件および人事考課に格差を付けているとみなされないようにする必要がある」には、「国籍、信条、社会的身分、性別、労働組合活動、または法令に規定された正当な権利行使を実質的な理由として、労働条件および人事考課に格差を付けているとみなされないようにする」の６ポイントと、「ミドルマネジメント層に対して「人事評価シート」の啓発を再度実施する」の２ポイントが関連付けられている。ここでは、前者の評価値のほうが後者よりも高いため、処理装置101は、対策として「国籍、信条、社会的身分、性別、労働組合活動、または法令に規定された正当な権利行使を実質的な理由として、労働条件および人事考課に格差を付けているとみなされないようにする」を選択する。このようにして、入力された主管部門の要改善項目とされたチェック項目について、すべての効果的な「対策」が抽出される。

ここで、主管部門の担当者が、入力装置102を介して抜き出した「対策」を修正したり、対策事例ＤＢ105dから他の対策を選択したりすることができるように、処理装置101が表示装置103に抽出した対策を修正するための編集画面を表示することもできる（S310）。新規の対策を追加する修正である場合には（S311）、処理装置101は、その対策を対策事例ＤＢ105dに「対処すべき課題」に関連付けて追加する（S312）。

上述の処理を完了すると、処理装置101は、S304において特定した優先順位、抽出した対処すべき課題、対策、および対処すべき部門を、所定のテンプレートに当てはめて、図１１に示す診断結果（報告書）を作成する（S313）。診断結果は、表示装置103に表示することとしてもよいし、出力装置104を介して印刷することとしてもよい。このように、対策に評価値を付し、過去のチェック結果に基づいて対策を評価する。そして、評価値に基づいて効果的な対策を抽出できるので、効果的な対策を含んだ診断結果を作成することができる。

診断結果を作成すると、処理装置101は、作成した診断結果を報告履歴ＤＢ105eに作成した年度に関連付けて格納する。このようにすることで、次年度において診断結果に基づいて「対策」の評価を行うことができる。

本発明の一実施形態に従う、企業診断報告作成装置の装置構成を表す図。 本発明の一実施形態に従う、チェックリストの作成プロセスを表すフローチャート図。 本発明の一実施形態に従う、企業診断報告作成プロセスを表すフローチャート図。 本発明の一実施形態に従う、部門−職務分類ＤＢに格納されるデータの例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、職務分類−チェック項目ＤＢに格納されるデータの例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、出力されるチェックリストの例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、主管部門−チェック項目ＤＢに格納されるデータの例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、報告履歴ＤＢに格納されるデータの例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、対策事例ＤＢに格納されるデータの例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、本発明の一実施形態に従う、チェック項目から対処すべき課題への変換例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、診断結果を表す図。

Claims (2)

1. 課題を改善するための対策を含む報告書を作成する装置であって、
   前記課題の実現度を点検するためのチェック項目と、該チェック項目についての実施部門での点検結果を示すチェック結果とを関連付けて記憶するチェックリストと、
   前記課題と、該課題を改善するための複数の対策と、該複数の対策のそれぞれの効果の度合いを示す評価値とを関連付けて記憶する第１のデータベースと、
   前回における課題と、該課題の要改善値と、前記前回における課題を改善するための対策とを関連付けた前回の報告書を記憶する第２のデータベースと、
   前記報告書を作成するためのコンピュータと、を備え、
   前記コンピュータが、
   前記チェックリストにおいてチェック結果が不良であるか否かに基づいて前記チェック項目ごとに今回の要改善値を求め、
   前記チェックリストのチェック結果が不良であるチェック項目で点検された課題を、今回改善を要する課題であると判断し、該課題に対応する前回の要改善値を前記第２のデータベースから抽出して、該抽出した前回の要改善値と前記今回の要改善値とを比較し、
   前記今回の要改善値が前記前回の要改善値より小さいとき、前記第２のデータベースから当該課題に対応する対策を抽出して、前記第１のデータベースにおいて該抽出した対策に関連付けられた評価値を増加させ、
   前記今回の要改善値が前記前回の要改善値より大きいとき、前記第２のデータベースから当該課題に対応する対策を抽出して、前記第１のデータベースにおいて該抽出した対策に関連付けられた評価値を減少させ、
   前記第１のデータベースにおいて、前記今回改善を要する課題と判断された課題に関連付けられたすべての対策のうち、前記評価値が高い対策を選択し、
   選択した前記対策と、該対策に対応する課題とを関連付けて表示するための今回の報告書を作成するようプログラムされた企業診断報告作成装置。
2. 前記複数のチェック項目と、該チェック項目を管理する主管部門を関連付けて記憶する第３のデータベースと、
   前記主管部門を入力するための入力装置と、をさらに備え、
   前記コンピュータが、前記入力装置において入力された前記主管部門に対応するチェック項目を前記第３のデータベースから抽出し、抽出したチェック項目に対応する課題について前記比較を行うよう、さらにプログラムされた、請求項１記載の企業診断報告作成装置。

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