JP3805951B2 - 画像形成装置管理システム及び管理方法 - Google Patents

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Description

【0001】
【発明が属する技術分野】
本発明は、複写装置、ファクシミリ、プリンタ等の画像形成装置を遠隔管理する画像形成装置管理システム及び管理方法に関する。
【0002】
【従来の技術】
プリンタ、複写機、ファクシミリ、印刷機等の複数の画像形成装置を公衆通信回線を通じてセンターシステムで遠隔管理するようにした画像形成装置管理システムが知られている。なお、この種の技術として、特開平8−331267号、特開平10−217580号記載のものがある。
【0003】
複数の画像形成装置をLANを通じて管理装置に接続した顧客先があり、また、複数のクライアントやサーバをLANに接続したセンターシステムがあり、この顧客先とセンターシステムを公衆通信回線で接続することで構成される画像形成装置管理システムが一般的である。
【0004】
【発明が解決しようとする課題】
従来、LANに接続された複数の画像形成装置について、故障通報、遠隔設定等のリモートメンテナンスを行う場合、LANとは別の通信路(有線または無線)を必要とし、さらには各画像形成装置について各々インターフェイス制御部分(ハードウエアもしくはファームウェア)を必要とする。この場合、通信路が有線であれば、通信線敷設のための極めて大きなコストがLAN敷設コストとは別に発生する。また、無線であれぱ、通信線敷設コストは発生しないが、無線装置が各画像形成装置に必要となり、コストアップを招く。また、上記複数の画像形成装置を設置する上で制約条件等が伴い、さらには設置環境条件により、安定した通信品質の確保が極めて困難な場合が多く発生する。
【0005】
例えば、特開平8−331267号公報に示される画像形成装置のリモートメンテナンス方法によれば、LANに接続される各画像形成装置について、LANとは別の通信路が必要であり、各々インターフェイス制御部分が必要であるため、コストアップを招く。
【0006】
また、LAN環境及び画像形成装置の管理者は通常確保されており、管理者が修復可能な障害等は管理者が修復するが、修復不可能な障害発生時等は修理依頼先への連絡、障害内容伝達等極めて大きな手間が発生する。
【0007】
また、管理装置操作による障害通報においては、管理者が何らかの理由により不在のときに障害通報ができず、障害修復に時問が掛かり、関連業務の遂行に支障を来す。
【0008】
また、管理者が修復可能な障害においても、センターシステムヘの自動通報を行えば、修復時間が長くなり、通信コスト、センターシステムの負荷が増大する。
【0009】
また、特開平10−217580号公報が示す画像形成装置の保守方法によれば、各画像形成装置毎にサービスコール用の電子メールアドレスを維持する必要があり、該電子メールアドレスの更新、保守等が必要となったときには、個々の画像形成装置についてメンテナンス作業が必要になり、作業量が大きく、またその処理時問もかかる。
【0010】
また、画像形成装置の障害通報先番号は、その画像形成装置の機種に無関係に装置台数に応じて1個またはそれ以上の障害通報先番号が用意される。これを受信したセンターオペレータは、機種毎にその対応が異なる場合には機種担当のオペレータに知らせる必要があり、作業負荷が大きく、作業ミス誘発のおそれもある。
【0011】
また、従来、LANに接続される画像形成装置用の通信回線と管理装置用の通信回線とは別構成であり、回線料金が高くなる。図18は、従来の画像形成装置管理システムの構成例を示す図である。
【0012】
図18の構成例に示すように、LANに接続される画像形成装置100は通信アダプタ200を介して公衆通信回線に接続される。この場合、画像形成装置100は、例えば、LANインターフェイス部100A、制御部100B,機械部100C、及び通信インターフェイス部100D等から構成される。画像形成装置100を通信アダプタ200を介して公衆通信回線に接続するためには、通信インターフェイス部100Dを必要とする。
【0013】
上記のような従来の構成に、複数の画像形成装置100を管理するための管理装置300をLANに接続する場合には、管理装置300用の通信回線を、各画像形成装置100の通信回線とは別に新たに設置する必要があり、機器設置コストや通信コストが増大する等の問題があった。
【0014】
本発明は、これらの不具合を解消し、安価で信頼性の高い遠隔管理を行うことが可能な画像形成装置管理システム及び管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため、請求項1記載の発明は、画像形成装置と管理装置とをLANで接続した顧客先設置機器と、1台もしくは複数台のコンピユータで構成されるセンターシステムとを公衆通信回線で接続し、画像形成装置を遠隔管理する画像形成装置管理システムにおいて、顧客先設置機器の管理装置は、LANに接続された画像形成装置の動作状態を監視する監視手段と、該監視手段が生成した監視結果を蓄積する蓄積手段と、LANに接続された画像形成装置の障害を検知する障害検知手段と、該障害検知手段が障害を検知したときに、該障害を特定する故障コードを含む障害情報を、公衆通信回線を介してセンターシステムに通報する通報手段とを備え、センターシステムは、画像形成装置の監視結果を読み取る読み取り手段と、前記管理装置から前記障害情報を受信し、前記故障コードに基づいてデータベースを自動検索する自動検索手段と、前記自動検索手段による自動検索結果から担当サービス区IDを抽出し、当該サービス区へ障害情報を自動通報する自動通報手段と、前記管理装置が維持する通報先設定データを、前記センターシステムから前記管理装置に送信される指令により更新するメンテナンス手段とを備えたことを特徴とする。
【0015】
また、上記課題を解決するため、請求項2記載の本発明は、請求項l記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置の前記通報手段は、前記管理装置上の手動操作により障害情報を通報する手動通報モードか、あるいは前記管理装置の自動通報により障害情報を通報する自動通報モードのいずれかに設定可能に構成されたことを特徴とする。
【0016】
さらに、上記課題を解決するため、請求項3記載の本発明は、請求項2記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置の前記通報手段に対する手動通報モードか、あるいは自動通報モードのいずれかの設定は、前記管理装置上の手動操作によって切り替え設定可能であることを特徴とする。
【0017】
さらに、上記課題を解決するため、請求項4記載の本発明は、請求項2記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置の前記通報手段に対する手動通報モードか、あるいは自動通報モードのいずれかの設定は、前記センターシステムからの遠隔操作によって切り替え設定可能であることを特徴とする。
【0019】
さらに、上記課題を解決するため、請求項記載の発明は、請求項1記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記メンテナンス手段が、前記管理装置が維持する通報先設定データを画像形成装置機種毎に設定し、該機種別通報先設定データを、前記センターシステムから前記管理装置へ送信される指令により更新することを特徴とする。
【0020】
さらに、上記課題を解決するため、請求項記載の発明は、請求項1記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記顧客先設置機器がさらに、LANに接続された少なくとも1台の画像形成装置が公衆通信回線に接続されている場合には、該画像形成装置の通信回線と前記管理装置の通信回線とを同一にするための通信アダプタを備えたことを特徴とする。
【0021】
さらに、上記課題を解決するため、請求項記載の発明は、請求項記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置が維持する前記通報先設定データには、少なくとも通報先電話番号が含まれ、前記メンテナンス手段は、所定の指令コードを前記管理装置に送信することにより、前記管理装置が維持する該通報先電話番号を更新可能に構成したことを特徴とする。
【0022】
さらに、上記課題を解決するため、請求項記載の発明は、請求項記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置が維持する前記通報先設定データには、少なくとも通報先電子メールアドレスが含まれ、前記メンテナンス手段は、所定の指令コードを前記管理装置に送信することにより、前記管理装置が維持する該通報先電子メールアドレスを更新可能に構成したことを特徴とする。
さらに、上記課題を解決するため、請求項記載の発明は、請求項記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置が維持する前記通報先設定データには、少なくとも通報先ネットワークアドレスが含まれ、前記メンテナンス手段は、所定の指令コードを前記管理装置に送信することにより、前記管理装置が維持する該通報先ネットワークアドレスを更新可能に構成したことを特徴とする。
【0023】
さらに、上記課題を解決するため、請求項10記載の発明は、画像形成装置と管理装置とをLANで接続した顧客先設置機器と、1台もしくは複数台のコンピユータで構成されるセンターシステムとを公衆通信回線で接続し、画像形成装置を遠隔管理する画像形成装置管理システムに使用されるセンターシステムにおいて、顧客先設置機器におけるLANに接続された画像形成装置の監視結果を読み取る読み取り手段と、管理装置がLANに接続された画像形成装置の障害を検知したとき、公衆通信回線を介して前記管理装置から送信される、該障害を特定する故障コードを含む障害情報を受信し、前記故障コードに基づいてデータベースを自動検索する自動検索手段と、前記自動検索手段による自動検索結果から担当サービス区IDを抽出し、当該サービス区へ障害情報を自動通報する自動通報手段と、前記管理装置が維持する通報先設定データを、前記センターシステムから前記管理装置に送信される指令により更新するメンテナンス手段とを備えたことを特徴とする。
【0025】
さらに、上記課題を解決するため、請求項11記載の発明は、請求項10記載のセンターシステムにおいて、前記メンテナンス手段が、前記管理装置維持する通報先設定データを画像形成装置機種毎に設定し、該機種別通報先設定データを、前記センターシステムから前記管理装置へ送信される指令により更新することを特徴とする。
【0026】
さらに、上記課題を解決するため、請求項12記載の本発明は、請求項10記載のセンターシステムにおいて、前記管理装置が維持する前記通報先設定データには、少なくとも通報先電話番号が含まれ、前記メンテナンス手段は、所定の指令コードを前記管理装置に送信することにより、前記管理装置が維持する該通報先電話番号を更新可能に構成したことを特徴とする。
【0027】
さらに、上記課題を解決するため、請求項13記載の本発明は、請求項10記載のセンターシステムにおいて、前記管理装置が維持する前記通報先設定データには、少なくとも通報先電子メールアドレスが含まれ、前記メンテナンス手段は、所定の指令コードを前記管理装置に送信することにより、前記管理装置が維持する該通報先電子メールアドレスを更新可能に構成したことを特徴とする。
【0028】
さらに、上記課題を解決するため、請求項14記載の本発明は、請求項10記載のセンターシステムにおいて、前記管理装置が維持する前記通報先設定データには、少なくとも通報先ネットワークアドレスが含まれ、前記メンテナンス手段は、所定の指令コードを前記管理装置に送信することにより、前記管理装置が維持する該通報先ネットワークアドレスを更新可能に構成したことを特徴とする。
【0031】
請求項1記載の発明においては、管理装置をLANに構成し、該管理装置を介してセンターシステムで画像形成装置の遠隔管理を行うため、LANとは別の通信路を敷設する必要が無くなり、安価で信頼性の高い遠隔管理を提供できる。また、管理装置が通報先設定データを維持し、センターシステムが適宜これを更新することができるので、個々の画像形成装置に通報先設定データを保持する必要がなくなる。
【0032】
請求項2記載の発明においては、画像形成装置等の障害対応は、管理者の判断に任されており、この管理者が修復不可能と判断した障害に付いては、その修理依頼先に対する伝達情報が既に管理装置に蓄積されているため、管理装置上での簡単な手動操作で修理依頼先に通報することができる。また、管理装置における通報手段の設定を自動とすることができるので、管理者が不在である場合に、障害対応を迅速かつ円滑に行える。
【0033】
請求項3記載の発明においては、管理装置における通報手段を、管理装置上での簡単操作で手動、自動の何れにも設定できるので、修復時間、通信コスト、センターシステムの負荷等が削減される。
【0034】
請求項4記載の発明においては、管理装置における通報手段を、センターシステムからの遠隔操作により、手動、自動の何れにも設定できるので、管理者が不在である場合にも、障害対応を迅速かつ円滑に行うことができ、修復時間、通信料金、センターシステムの負荷等が削減される。
【0036】
請求項記載の発明においては、管理装置において通報先設定データを画像形成装置機種毎に維持し、センターシステムが適宜これを更新することができるので、障害通報等を受信したセンターオペレータの操作が容易になる。
【0037】
請求項記載の発明においては、LAN上の画像形成装置用の通信回線と、管理装置用の通信回線とを通信アダプタを介して併用しているので、別回線の敷設が不要となる。
【0038】
請求項記載の発明においては、管理装置が維持している通報先電話番号をセンターシステムからの指令により更新可能であるので、障害対応を迅速かつ柔軟に行うことができる。
【0039】
請求項記載の発明においては、管理装置が維持している通報先電子メールアドレスをセンターシステムからの指令により更新可能であるので、障害対応を迅速かつ柔軟に行うことができる。
【0040】
請求項記載の発明においては、管理装置が維持している通報先ネットワークアドレスをセンターシステムからの指令により更新可能であるので、障害対応を迅速かつ柔軟に行うことができる。
【0041】
請求項10記載の発明においては、管理装置をLANに構成し、該管理装置を介してセンターシステムで画像形成装置の遠隔管理を行うため、LANとは別の通信路を敷設する必要が無くなり、安価で信頼性の高い遠隔管理を提供できる。また、管理装置が通報先設定データを維持し、センターシステムが適宜これを更新することができるので、個々の画像形成装置に通報先設定データを保持する必要がなくなる。
【0042】
請求項11記載の発明においては、管理装置において通報先設定データを画像形成装置機種毎に維持しているので、障害通報等を受信したセンターオペレータの操作が容易になる。
【0043】
請求項12記載の発明においては、管理装置が維持している通報先電話番号をセンターシステムからの指令により更新可能であるので、障害対応を迅速かつ柔軟に行うことができる。
【0044】
請求項13記載の発明においては、管理装置が維持している通報先電子メールアドレスをセンターシステムからの指令により更新可能であるので、障害対応を迅速かつ柔軟に行うことができる。
【0045】
請求項14記載の発明においては、管理装置が維持している通報先ネットワークアドレスをセンターシステムからの指令により更新可能であるので、障害対応を迅速かつ柔軟に行うことができる。
【0049】
図1は画像形成装置管理システムの一例を示すブロック図である。
この画像形成装置管理システムは、遠隔診断を前提とした複数の画像形成装置(101〜l05、以下の説明ではこれらを総称して画像形成装置l00と呼ぶことにする)と、中央制御装置260とを、データ通信装置200及び通信回線250を介して接続し、中央制御装置260によって画像形成装置100を集中的に遠隔管理できるようにしたものである。
【0050】
データ通信装置200は、中央制御装置260からの指令信号を画像形成装置100へ選択的に送信したり、逆に画像形成装置100からの各種通報を通信回線250を経由して中央制御装置260へ送信する。このデータ通信装置200は、24時間通電を行っていて、通常、画像形成装置100の電源がオフになっている夜間でも、画像形成装置100と中央制御装置260との間の通信を可能にしている。
【0051】
このデータ通信装置200と画像形成装置100とは、シリアル通信インターフェイスRS−485によりマルチドロップ接続されていて、データ通信装置200からのセレクティング、ポーリングにより、画像形成装置100との通信を行っている。
【0052】
図2は図1のデータ通信装置200の一例を示すブロック図である。
データ通信装置200は、制御部201、オートダイアラ部202、回線制御部203から構成される。
【0053】
制御部201は、複数の画像形成装置100を制御したり、通信回線250を経由して中央制御装置260からの指令信号の送受信を制御したりする。
【0054】
オートダイアラ部202は、画像形成装置100からの各種通報により、中央制御装置260に対して自発呼を行う。
【0055】
回線制御部203は、通信回線250との接続制御や、一般電話機204との切り替え制御を行う。
【0056】
制御部201は、図示は省略するが、一般の制御部と同じように、制御プログラムを格納したROM、その制御プログラムによって各種制御を実行するCPU、データを一時格納するRAM、電池によってバックアップされた不揮発RAM、シリアル通信制御ユニット、入出カポート、及び現在の月、日、曜日、時刻を知るためのリアルタイムクロック回路等を備えている。
【0057】
なお、上記制御部201の不揮発RAMには、中央制御装置260及び画像形成装置l00の一方から他方への送信データや、複数の画像形成装置100の中からl台を特定するそれそれのディバイスコード及びIDコード、中央制御装置260の電話番号、回線接続が成功しなかった場合の再発呼回数、再発呼間隔などが記憶されている。
【0058】
上記制御部201の機能としては、受信メッセージを内部のバッファに一時記憶し処理するバッファ管理機能、内部の時計ICの時刻で制御する時計機能、電源立ち上げ時とパラメータのダウンロード時、及び1時間毎にパラメータのSUMチェックを行い、電源立ち上げ時にRAMチェックを行うメモリチェック機能、交換機接続機能(回線が未使用ならオフフックし電話番号を出カする発呼、及び呼び出し信号検出、回線のオフフック、IDの検出その他の動作を行う着信)、画像形成装置と接続されるRS−485、管理端末と接続されるRS−232Cを有し、ベーシック手順で行われる通信制御機能がある。
【0059】
次に、図18に示した従来の画像形成装置管理システムの構成例と比較しながら、本発明の画像形成装置管理システムの構成について説明する。
【0060】
図17は、本発明の画像形成装置管理システムの構成例を示す図である。
【0061】
図17に示すように、LAN16に接続される複数の画像形成装置10は管理装置15を介して公衆通信回線に接続される。この場合、各画像形成装置10は、例えば、LANインターフェイス部10A、制御部10B,及び機械部10Cから構成される。各画像形成装置10は、LANインターフェイス部10Aにおいて管理装置15に接続される。
【0062】
本発明のシステム構成の場合、図18の従来の構成例のように、画像形成装置100を通信アダプタ200を介して公衆通信回線に接続するために、通信インターフェイス部100Dを画像形成装置100に設ける必要がなくなる。したがって、本発明のシステム構成においては、管理装置15をLAN16に構成し、LAN16に接続された各画像形成装置10を管理装置15を介して公衆通信回線と接続し、センターシステムから画像形成装置10の遠隔管理を行うため、LAN16とは別の通信路を敷設する必要が無く、安価で信頼性の高い遠隔管理を提供できる。
【0063】
図3は本発明の一実施形態を示す画像形成装置管理システムの構成図である。図3に示す画像形成装置管理システムにおいては、複数の顧客先設置機器1(1−1,1−2,・・・)とセンターシステム2とが公衆通信回線3により接続されることで構成されている。
【0064】
また、図15は本発明の他の形態を示す画像形成装置管理システムの構成図である。
【0065】
図15に示す画像形成装置管理システムにおいては、複数の顧客先設置機器1(1−1,1−2,・・・)とセンターシステム2とが公衆通信回線3により接続され、かつ、センターシステム2と複数のサービス区8(8−1,8−2、・・・)とが専用通信回線4により接続されることで構成されている。
【0066】
まず、図3に示す画像形成装置管理システムの構成について説明する。
【0067】
顧客先設置機器lは、ファクシミリ11、プリンタ12、複写機13、印刷機14等の複数の画像形成装置(以下の説明では、これらを総称して画像形成装置10と呼ぶ)がLAN16によって管理装置15と接続されている。また顧客先設置機器1−2のように、管理装置15が通信アダプタ17を介してセンターシステム2と接続される構成もある。なお、LAN16上の複数のコンピユータ(サーバ、クライアント)等は省略している。
【0068】
センターシステム2には、複数のクライアント(コンピユータ)21とサーバ22とがLAN23により接続されている。またサーバ22には、顧客データベース(顧客DB)24、機器データベース(機器DB)25、技術データベース(技術DB)26等が接続されている。
【0069】
また、図3の実施形態の画像形成装置管理システムにおいては、センターシステム2と複数のサービス区8とが公衆通信回線3により接続されている。
【0070】
図4は、図3に示す画像形成装置管理システムのセンターシステムにおけるクライアントとサーバの構成例を示すブロック図である。
【0071】
クライアント21は、CPU31、リアルタイムクロック32、複数の通信制御ユニット33、ROM34、RAM35、外部メモリ制御ユニット36及びハードディスク装置(HDD)37、表示制御ユニット38及びCRTディスプレイ39、キーボードイン夕一フェイス回路部40及びキーボード41、LANインターフェイスユニット42を備える。クライアント21は通信制御ユニット33を介して公衆通信回線3に接続されている。また、クライアント21はLANインターフェイスユニット42を介してLAN23に接続されている。
【0072】
サーバ22は、CPU51、リアルタイムクロック52、ROM53、RAM54、外部メモリ制御ユニット55及びFDD56、表示制御ユニット57及びCRTディスプレイ58、キーポードインターフエイス回路部59及びキーボード60、LANインターフェイスユニット61を備える。サーバ22はLANインターフェイスユニット61を介してLAN23に接続されている。
【0073】
また、図15の実施形態の画像形成装置管理システムにおけるセンターシステムのサーバ22の場合、サーバ22にはさらに、ルータ27が接続されている。図15の画像形成装置管理システムの場合、サーバ22はルータ27を介して専用通信回線4に接続され、かつ、サーバ22と複数のサービス区8との間で専用通信回線4を介してデータ通信が可能な構成となっている。
【0074】
図5は、図3の実施形態の画像形成装置管理システムにおける顧客先設置機器1の通信アダプタの構成を示すブロック図である。
【0075】
図5に示すように、通信アダプタ17は、回線切替回路71、CPU72、スイッチ73、ROM74、モデム75、入出力インターフェイス(SI/0)76,入出力インターフェイス(SI/O)77、RAM78、BATT(バッテリ)79を備える。通信アダプタ17は、入出力インターフェイス76を介して専用インターフェイス(図示なし)に接続されている。また、通信アダプタ17は入出力インターフェイス77を介して管理装置15に接続されている。
【0076】
また、図3の実施形態に示すように、顧客先設置機器1−2の管理装置15は、通信アダプタ17を介して公衆通信回線3に接続されている。
【0077】
さらに、上述のように、図15に示す画像形成装置管理システムの場合、センターシステム2と複数のサービス区8(8−1,8−2、・・・)とが専用通信回線4により接続されることで構成されている。センターシステム2のサーバ22には、ルータ27が接続されており、サーバ22はルータ27を介して専用通信回線4に接続されている。各サービス区8のLANには複数のコンピュータ81が接続されており、ルータ87が各サービス区のLANに接続されており、各サービス区8は上記ルータ87を介して専用通信回線4に接続されている。
【0078】
図16は、図3の実施形態の画像形成装置管理システムにおける顧客先設置機器1の管理装置15の構成を示すブロック図である。
【0079】
図16に示すように、管理装置15は、CPU151、ROM152、RAM153、リアルタイムクロックユニット154、外部メモリ制御ユニット155及びハードディスク装置(HDD)156、通信制御ユニット157、表示制御ユニット158及びCRTディスプレイ159、キーボードイン夕一フェイス回路部160及びキーボード161、及びLANインターフェイスユニット162を備える。
【0080】
管理装置15は、通信制御ユニット157を介して公衆通信回線3に接続されている。また、管理装置15は、LANインターフェイスユニット162を介して当該顧客先設置機器のLAN16に接続されている。
【0081】
次に、本発明の一実施形態における画像形成装置管理システムの遠隔保守動作について、図6を参照しながら説明する。
【0082】
図6に示すように、センターシステム2には、予め該センターシステム2が管理対象とする顧客情報、機器情報、技術情報がデータベースとして設定されている。顧客データベース24に保存される顧客情報は、顧客名、住所、TEL番号、FAX番号、担当部署名、担当者名等で構成され、該当の顧客を特定するために設定されている(図7の(A)、(B)参照)。機器データベース25に保存される機器情報は、機種・機番、納入日、機種群、設置場所情報、保守契約情報、各種設定値情報等で構成され、管理対象の画像形成装置を特定するために設定されている(図8の(A)、(B)参照)。技術データベース26に保存される技術情報は、機種、機番(ロット情報)、故障コード、現象、推定原因(複数)、処置(複数)等から構成され、故障した管理対象の画像形成装置の故障原因と対応処置を特定、もしくは複数の原因と処置を導き出すために設定されている(図9参照)。
【0083】
画像形成装置(ファクシミリll、プリンタ12、複写機13、印刷機14)10において、何らかの故障もしくは不具合(紙切れ、紙詰まり、トナー切れ等の警告状態等)が発生した場合、図llの(A)の通知フォーマット例に示すごとく、該画像形成装置10の機種、機番、動作状態コードと共に、故障コード、発生日付、発生時刻、MIB情報等が該画像形成装置10から管理装置15へ自動通報する。MIB(Management Information Base)情報とは、画像形成装置10の制御部もしくは該画像形成装置のネットワークカード内に設定されており、稼動状況を管理するための情報である。
【0084】
管理装置15には、LAN環境及び画像形成装置を管理する管理ソフトウェア(以下、画像形成装置管理ソフトウェアと言う)が常駐しており、管理対象の画像形成装置10に対して常にポーリングを掛け稼動状祝監視を行っている。上記遠隔保守動作における該管理装置15のディスプレイ159の画面表示例を図12に示す。
【0085】
管理装置15が画像形成装置10より何等かの故障もしくは不具合について通報(図11の(A)に示す通知フォーマット例を参照のこと)を受けた場合、即時に管理装置15のディスプレイ159にその旨を表示後、続いて図llの(B)の通報フオーマット例に示すごとき通報データをセンターシステム2に送信する。
【0086】
上記通報データを受信したセンターシステム2は、受信データ中の故障コードをキーワードとして、図9に示す、技術DB26に保存されている技術情報を自動検索し、該当故障コードから、故障名、現象、推定原因及び処置コード(a)〜(c)を抽出し、続いて前記受信データ中の機種・機番をキーワードとして、図8の(A)、(B)に示す、機器DB25に保存されている機器情報を自動検索し、各種設定情報、及び顧客IDを抽出する。
【0087】
さらに、センターシステム2は、上記のように抽出した顧客IDをキーワードとして、図7の(A)、(B)に示す、顧客DB24に保存されている顧客情報を自動検索し、抽出した顧客IDをもつ顧客を担当している担当サービス区8を抽出し、予め設定されたFAXまたは電子メールにて、前記受信データ、故障名、現象、推定原因及び処置コード、並びに各種設定情報等の必要情報を担当サービス区8へ自動送信する。
【0088】
センターシステム2においては、上記顧客データベース24、上記機器データベース25及び上記技術データベース26に加え、さらに、履歴データベース(図示なし)も設定されている。履歴データベースに保存される履歴情報は、各通報情報ごとに、機種、機番、発生日付、発生時刻、故障コード、処置コード(1)、(2)、(3)、処置結果、処置担当等で構成され、該当の通報情報を特定するために設定されている(図10参照)。
【0089】
さらに、図6に示すように、上記FAXまたは電子メールを受信したサービス区8は、受信した情報に基づき、必要に応じて、通報元である画像形成装置10へサービスマン派遣等の対応をとる。
【0090】
次に、本発明の一実施形態における管理装置の手動通報モードの設定について説明する。
【0091】
管理装置15において、センターシステム2に対する通報設定が、手動通報モードに設定されている場合、管理装置15及び管理者は、以下の動作を行う。
【0092】
管理装置15が、画像形成装置10より故障もしくは不具合の通報を受信すると、即時に該管理装置15のディスプレイ159にその受信情報を、赤色、点滅、または高輝度表示等、該管理者が分かり易い表示形式で表示する。管理者は、例えば、図9に示す技術DB26等の技術情報の検索操作を行い、ローカルで(即ち、顧客先設置機器1内で)処置可能か、サービス依頼(即ち、センターシステム2へ通報)が必要かの判断を行う。
【0093】
管理者は、ローカルで処置可能と判断した通報情報に対して、管理装置15からの遠隔設定、もしくは直接該当画像形成装置に対し、必要な処置を行う。管理者が行う処置としては、例えば、障害もしくは不具合の原因分析、ドライバやファームウェアの再ダウンロード、動作確認等がある。
【0094】
障害もしくは不具合処置前の状況及び処置後の状況は、管理装置15に蓄積され、その都度もしくは一定の問隔で、センターシステム2に履歴情報として送信することが可能である。管理者は、サービス依頼が必要と判断した情報に対して、管理装置15を操作することにより、センターシステム2に対して、例えば、図llの(B)に示す如き必要データの送信を行う。
【0095】
管理装置15には、予め通報先のTEL番号、FAX番号、電子メールアドレス、ネットワークアドレス、httpアドレス等が設定されており、その通報手段も設定可能である。センターシステム2に対して、該情報通報後は管理装置15のディスプレイ159に「通報済み」の旨を表示する。
【0096】
次に、本発明の一実施形態における画像形成装置管理システムの管理装置の自動通報モード設定について、説明する。
【0097】
管理装置15において、センターシステム2に対する通報設定が、自動通報モードに設定されている場合、管理装置15は、以下の動作を行う。
【0098】
管理装置15は、図llの(A)に示す如き通知フォーマットで通報データを画像形成装置10から受信する。これを受信した管理装置15は、センターシステム2への通報年月日時分及び、予め蓄積されている管理装置担当者に関するデータを付加し、図llの(B)に示す如き通報フオーマットでセンターシステム2に自動送信する。
【0099】
さらに、本発明の一実施形態における画像形成装置管理システムにおいては、管理装置15からセンターシステム2への通報動作に関する、管理装置15の自動通報モードまたは手動通報モードの設定選択は、管理装置15上で管理者による設定選択操作によって行われるか、あるいは、センターシステム2から管理装置15への指令コード送信による遠隔操作により行う。
【0100】
センターシステム2から管理装置15への遠隔操作により行う場合の、データフォーマット例を図13の(A)に示す。指令コード「XX・・・1」は、自動・手動通報モード設定選択を示し、該指令コードに続く付加コードにより、自動通報モード(“1”)または手動通報モード(“0”)のいずれを設定選択するかを示す。
【0101】
なお、管理装置15上での設定選択操作と、センターシステム2による遠隔設定との設定優先順位決定のための機構を、管理装置15に装備することも可能である。
【0102】
さらに、本発明の一実施形態における画像形成装置管理システムにおいては、管理装置15に常駐している画像形成装置管理ソフトウェアは、その管理する情報の一部として、通報先電話番号、電子メールアドレス、通報手段、管理者情報等を維持しており、センターシステム2からの遠隔設定により、これらの設定情報の更新が可能である。
【0103】
センターシステム2は、必要に応じて、図13の(B)に示す如く、新規通報先設定データを該当管理装置15に送信して、現在維持されている通報先設定データを更新する。 図中、指令コード「XX・・・2」は、通報先設定を示し、該指令コードに続く付加コードにより通報手段の種類及び新規通報先番号を示す。該当管理装置15は、センターシステム2より、これを受信することにより、該当通報先番号を新規通報先データに更新する。
【0104】
なお、管理装置15上での操作により、上記のような通報先番号を新規通報先データに更新することも可能である。
【0105】
さらに、本発明の一実施形態における画像形成装置管理システムにおいては、管理装置15に常駐している画像形成装置管理ソフトウェアは、その管理する情報の一部として、機種別通報先電話番号、電子メールアドレス、通報手段、管理者情報等を維持しており、センターシステム2からの遠隔設定により、これらの更新が可能である。
【0106】
センターシステム2は、必要に応じて、図13の(C)に示す如く、機種別通報先設定データを該当管理装置15に送信する。該当管理装置15は、これを受信することにより、図14に示す如き機種別通報先番号テーブルを生成もしくは更新する。管理装置15は、画像形成装置10における障害もしくは不具合発生時に、上記機種別通報先番号テーブルを検索し、個々の画像形成装置10の機種別に異なる通報先番号に対して通報を行うことができる。
【0107】
なお、管理装置15上での操作により、上記のような機種別通報先番号テーブルの内容を更新することも可能である。
【0108】
さらに、本発明の一実施形態における画像形成装置管理システムにおいては、図3の顧客先設置機器1−2が備える通信アダプタ17は、管理装置15に対してポーリング動作を常に自動的に行っており、管理装置15はポーリングシーケンスの受信により、通報データが存在すると該当データを通信アダプタ17に送信する。
【0109】
通信アダプタ17は、これらのデータを受信すると、メモリに一時蓄積し、通信回線の空き状態をセンスする。通信回線が空き状態であれば、センターシステム2に対して、ダイヤル信号送信等の発呼制御を行い、回線接続後、メモリに蓄積された通報データを送信する。通信回線が空き状態で無ければ、通信アダプタ17は待機状態となり、所定間隔で通信回線の空き状態をセンスし、空き状態となれば発呼制御に入る。
【0110】
通信アダプタ17は、所定期間通信回線が空き状態とならない場合、通信障害等により通報データがセンターシステム2に伝達されない場合等は、通報失敗を示す情報及びその原因を示す情報等を、該当管理装置15に返送する。
【0111】
【発明の効果】
請求項l記載の発明によれば、管理装置をLANに構成し、該管理装置を介してセンターシステムで画像形成装置のリモートメンテナンスを行うため、LANとは別の通信路を敷設する必要が無くなる。従って、そのためのコストも掛からない。また、無線装置等が不要となり、安定した通信品質の確保も可能となる等、経済的で信頼性の高い画像形成装置管理システムを提供することができる。
【0112】
請求項2記載の発明によれば、画像形成装置等の障害対応は、管理者の判断に任されており、この管理者が修復不可能と判断した障害に付いては、その修理依頼先に対する伝達情報が既に管理装置に蓄積されているため、管理装置上での簡単な手動操作で修理依頼先に通報することができる。また、管理装置における通報手段の設定を自動とすることができるので、管理者が不在である場合に、障害対応を迅速かつ円滑に行える。
【0113】
請求項3記載の発明によれば、管理装置における通報手段を、管理装置上での簡単操作で手動、自動の何れにも設定できるので、修復時間、通信コスト、センターシステムの負荷等が削減される。
【0114】
請求項4記載の発明によれば、管理装置における通報手段を、センターシステムからの遠隔操作により、手動、自動の何れにも設定できるので、管理者が不在である場合にも、障害対応を迅速かつ円滑に行うことができ、修復時間、通信料金、センターシステムの負荷等が削減される。
【0115】
請求項5記載の発明によれば、管理装置が通報先設定データを維持しているので、個々の画像形成装置にこれを保持する必要がなくなる。
【0116】
請求項6記載の発明によれば、管理装置において通報先設定データを画像形成装置機種毎に維持しているので、障害通報等を受信したセンターオペレータの操作が容易になる。
【0117】
請求項7記載の発明によれば、LAN上の画像形成装置用の通信回線と、管理装置用の通信回線とを通信アダプタを介して併用しているので、別回線の敷設が不要となる。
【0118】
請求項8記載の発明によれば、管理装置が維持している通報先電話番号をセンターシステムからの指令により更新可能であるので、障害対応を迅速かつ柔軟に行うことができる。
【0119】
請求項9記載の発明によれば、管理装置が維持している通報先電子メールアドレスをセンターシステムからの指令により更新可能であるので、障害対応を迅速かつ柔軟に行うことができる。
【0120】
請求項10記載の発明によれば、管理装置が維持している通報先ネットワークアドレスをセンターシステムからの指令により更新可能であるので、障害対応を迅速かつ柔軟に行うことができる。
【0121】
請求項1l記載の発明によれば、管理装置をLANに構成し、該管理装置を介してセンターシステムで画像形成装置のリモートメンテナンスを行うため、LANとは別の通信路を敷設する必要が無くなる。従って、そのためのコストも掛からない。また、無線装置等が不要となり、安定した通信品質の確保も可能となる等、経済的で信頼性の高いセンターシステムを提供することができる。
【0122】
請求項12記載の発明によれば、管理装置が通報先設定データを維持しているので、個々の画像形成装置にこれを保持する必要がなくなる。
【0123】
請求項13記載の発明によれば、管理装置において通報先設定データを画像形成装置機種毎に維持しているので、障害通報等を受信したセンターオペレータの操作が容易になる。
【0124】
請求項14記載の発明によれば、管理装置が維持している通報先電話番号をセンターシステムからの指令により更新可能であるので、障害対応を迅速かつ柔軟に行うことができる。
【0125】
請求項15記載の発明によれば、管理装置が維持している通報先電子メールアドレスをセンターシステムからの指令により更新可能であるので、障害対応を迅速かつ柔軟に行うことができる。
【0126】
請求項16記載の発明によれば、管理装置が維持している通報先ネットワークアドレスをセンターシステムからの指令により更新可能であるので、障害対応を迅速かつ柔軟に行うことができる。
【0127】
請求項l7記載の発明によれば、管理装置をLANに構成し、該管理装置を介してセンターシステムで画像形成装置のリモートメンテナンスを行うため、LANとは別の通信路を敷設する必要が無くなる。従って、そのためのコストも掛からない。また、無線装置等が不要となり、安定した通信品質の確保も可能となる等、経済的で信頼性の高い管理装置を提供することができる。
【0128】
請求項18記載の発明によれば、画像形成装置等の障害対応は、管理者の判断に任されており、この管理者が修復不可能と判断した障害に付いては、その修理依頼先に対する伝達情報が既に管理装置に蓄積されているため、管理装置上での簡単な手動操作で修理依頼先に通報することができる。また、管理装置における通報手段の設定を自動とすることができるので、管理者が不在である場合に、障害対応を迅速かつ円滑に行える。
【0129】
請求項19記載の発明によれば、管理装置における通報手段を、管理装置上での簡単操作で手動、自動の何れにも設定できるので、修復時間、通信コスト、センターシステムの負荷等が削減される。
【0130】
請求項20記載の発明によれば、管理装置をLANに構成し、該管理装置を介してセンターシステムで画像形成装置のリモートメンテナンスを行うため、LANとは別の通信路を敷設する必要が無くなる。従って、そのためのコストも掛からない。また、無線装置等が不要となり、安定した通信品質の確保も可能となる等、経済的で信頼性の高い画像形成装置管理方法を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】画像形成装置管理システムの一例を示すブロック図である。
【図2】図lのデータ通信装置の一例を示すブロック図である。
【図3】本発明の一実施形態を示す画像形成装置管理システムの構成図である。
【図4】図3の画像形成装置管理システムのセンターシステムにおけるクライアントとサーバのブロック図である。
【図5】図3の画像形成装置管理システムの顧客先設置機器における通信アダプタのブロック図である。
【図6】図3の画像形成装置管理システムの遠隔保守動作を説明する図である。
【図7】図3の画像形成装置管理システムにおける顧客データベースに保存される顧客情報の構成例を示す図である。
【図8】図3の画像形成装置管理システムにおける機器データベースに保存される機器情報の構成例を示す図である。
【図9】図3の画像形成装置管理システムにおける技術データベースに保存される技術情報の構成例を示す図である。
【図10】図3の画像形成装置管理システムにおける履歴データベースに保存される履歴情報の構成例を示す図である。
【図11】故障通知フォーマット例を示す図である。
【図12】画像形成装置管理ソフトウェアによる管理装置のディスプレイの画面表示例を示す図である。
【図13】設定データフォーマット例を示す図である。
【図14】機種別通報先番号テーブル構成例を示す図である。
【図15】本発明の他の実施形態を示す画像形成装置管理システムの構成図である。
【図16】図3の画像形成装置管理システムの顧客先設置機器における管理装置のブロック図である。
【図17】本発明の画像形成装置管理システムの構成例を示す図である。
【図18】従来の画像形成装置管理システムの構成例を示す図である。
【符号の説明】
l 顧客先機器
2 センターシステム
3 公衆回線
11 ファクシミリ
12 プリンタ
13 複写機
14 印刷機
15 管理装置
16 LAN
17 通信アダプタ
21 クライアント
22 サーバ
23 LAN
24 顧客データベース
25 機器データベース
26 技術データベース

Claims (14)

  1. 画像形成装置と管理装置とをLANで接続した顧客先設置機器と、1台もしくは複数台のコンピユータで構成されるセンターシステムとを公衆通信回線で接続し、画像形成装置を遠隔管理する画像形成装置管理システムにおいて、
    顧客先設置機器の管理装置は、LANに接続された画像形成装置の動作状態を監視する監視手段と、該監視手段が生成した監視結果を蓄積する蓄積手段と、LANに接続された画像形成装置の障害を検知する障害検知手段と、該障害検知手段が障害を検知したときに、該障害を特定する故障コードを含む障害情報を、公衆通信回線を介してセンターシステムに通報する通報手段とを備え、
    センターシステムは、画像形成装置の監視結果を読み取る読み取り手段と、前記管理装置から前記障害情報を受信し、前記故障コードに基づいてデータベースを自動検索する自動検索手段と、前記自動検索手段による自動検索結果から担当サービス区IDを抽出し、当該サービス区へ障害情報を自動通報する自動通報手段と、前記管理装置が維持する通報先設定データを、前記センターシステムから前記管理装置に送信される指令により更新するメンテナンス手段とを備えたことを特徴とする画像形成装置管理システム。
  2. 請求項1記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置の前記通報手段は、前記管理装置上の手動操作により障害情報を通報する手動通報モードか、あるいは前記管理装置の自動通報により障害情報を通報する自動通報モードのいずれかに設定可能に構成されたことを特徴とする画像形成装置管理システム。
  3. 請求項2記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置の前記通報手段に対する手動通報モードか、あるいは自動通報モードのいずれかの設定は、前記管理装置上の手動操作によって切り替え設定可能であることを特徴とする画像形成装置管理システム。
  4. 請求項2記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置の前記通報手段に対する手動通報モードか、あるいは自動通報モードのいずれかの設定は、前記センターシステムからの遠隔操作によって切り替え設定可能であることを特徴とする画像形成装置管理システム。
  5. 請求項1記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記メンテナンス手段は、前記管理装置が維持する通報先設定データを画像形成装置機種毎に設定し、該機種別通報先設定データを、前記センターシステムから前記管理装置へ送信される指令により更新することを特徴とする画像形成装置管理システム。
  6. 請求項1記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記顧客先設置機器がさらに、LANに接続された少なくとも1台の画像形成装置が公衆通信回線に接続されている場合には、該画像形成装置の通信回線と前記管理装置の通信回線とを同一にするための通信アダプタを備えたことを特徴とする画像形成装置管理システム。
  7. 請求項記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置が維持する前記通報先設定データには、少なくとも通報先電話番号が含まれ、前記メンテナンス手段は、所定の指令コードを前記管理装置に送信することにより、前記管理装置が維持する該通報先電話番号を更新可能に構成したことを特徴とする画像形成装置管理システム。
  8. 請求項記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置が維持する前記通報先設定データには、少なくとも通報先電子メールアドレスが含まれ、前記メンテナンス手段は、所定の指令コードを前記管理装置に送信することにより、前記管理装置が維持する該通報先電子メールアドレスを更新可能に構成したことを特徴とする画像形成装置管理システム。
  9. 請求項記載の画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置が維持する前記通報先設定データには、少なくとも通報先ネットワークアドレスが含まれ、前記メンテナンス手段は、所定の指令コードを前記管理装置に送信することにより、前記管理装置が維持する該通報先ネットワークアドレスを更新可能に構成したことを特徴とする画像形成装置管理システム。
  10. 画像形成装置と管理装置とをLANで接続した顧客先設置機器と、1台もしくは複数台のコンピユータで構成されるセンターシステムとを公衆通信回線で接続し、画像形成装置を遠隔管理する画像形成装置管理システムに使用されるセンターシステムにおいて、
    顧客先設置機器におけるLANに接続された画像形成装置の監視結果を読み取る読み取り手段と、管理装置がLANに接続された画像形成装置の障害を検知したとき、公衆通信回線を介して前記管理装置から送信される、該障害を特定する故障コードを含む障害情報を受信し、前記故障コードに基づいてデータベースを自動検索する自動検索手段と、前記自動検索手段による自動検索結果から担当サービス区IDを抽出し、当該サービス区へ障害情報を自動通報する自動通報手段と、前記管理装置が維持する通報先設定データを、前記センターシステムから前記管理装置に送信される指令により更新するメンテナンス手段を備えたことを特徴とするセンターシステム。
  11. 請求項10記載のセンターシステムにおいて、前記メンテナンス手段は、前記管理装置が維持する通報先設定データを画像形成装置機種毎に設定し、該機種別通報先設定データを、前記センターシステムから前記管理装置へ送信される指令により更新することを特徴とするセンターシステム。
  12. 請求項10記載のセンターシステムにおいて、前記管理装置が維持する前記通報先設定データには、少なくとも通報先電話番号が含まれ、前記メンテナンス手段は、所定の指令コードを前記管理装置に送信することにより、前記管理装置が維持する該通報先電話番号を更新可能に構成したことを特徴とするセンターシステム。
  13. 請求項10記載のセンターシステムにおいて、前記管理装置が維持する前記通報先設定データには、少なくとも通報先電子メールアドレスが含まれ、前記メンテナンス手段は、所定の指令コードを前記管理装置に送信することにより、前記管理装置が維持する該通報先電子メールアドレスを更新可能に構成したことを特徴とするセンターシステム。
  14. 請求項10記載のセンターシステムにおいて、前記管理装置が維持する前記通報先設定データには、少なくとも通報先ネットワークアドレスが含まれ、前記メンテナンス手段は、所定の指令コードを前記管理装置に送信することにより、前記管理装置が維持する該通報先ネットワークアドレスを更新可能に構成したことを特徴とするセンターシステム。
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