JP2581816B2 - カルテ管理システム及び同システムのファイル搬送用ワゴン - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 （産業上の利用分野） 本発明は多数の受診患者の受付に対応して、効率よ
く、かつ誤りなくカルテの取り出しが行えるカルテの管
理システム及びこのようなカルテ管理システムに用いる
ファイル搬送用ワゴンに関するものである。

（従来の技術） 近時、多くの品質、形状の異なる製品あるいは商品を
倉庫に格納する場合、格納する製品あるいは商品の特性
と、アドレスをコンピューターに記憶させ出入庫および
搬送を自動的に行う自動倉庫が実用化されている。この
ような自動倉庫の処理法は、多数の患者を診療する綜合
病院のカルテ処理システムに応用され、多くの提案がさ
れている。

医療用のカルテは、患者と診療室毎にカルテが一枚づ
つ作成され、かつ当日の受付に対して迅速に所定診療室
に確実に配送しなければならない。当初、カルテの自動
管理システムは、格納庫にカルテを出入庫させることの
みを自動化していたが、最近では、例えば特開昭63−30
6102号公報に開示されているように、受付から、保管お
よび取り出し、各診療科への配送までを全自動化するシ
ステムが多く提案されている。

このように従来提案されているカルテ管理は、カルテ
格納庫への収納、取り出しを自動的に行っているが、頻
度の高い出し入れに誤があれば診療に混乱を起し、ま
た、設備が故障すれば回復するまで機能が停止せざるを
得なくなり、これが長くなれば、診療に支障を来たすこ
とになる。このようなことが、実際にはしばしば起って
問題になっている。

（発明が解決しようとする課題） 本発明は、上記した問題を解消し、迅速にかつ、正確
なカルテの出入庫を可能にすると共に、カルテの動向を
管理するカルテ管理システムを提供することを目的とす
る。

（課題を解決するための手段） 上記目的を達成するため、本発明は次の構成を要旨と
する、すなわち、病院内の綜合管理を行うホストコンピ
ューターを備えた綜合管理センターで、新患の受付と、
当該受付新患のIDカードを発行するとともに再来患者の
予約情報を記憶させる。また、診療を受けた患者の全患
者情報やカルテの管理情報も前記ホストコンピューター
に記憶させておく。診療受付部では、IDカードあるいは
キーボードよりの入力により、受診あるいは予約の受付
を行うと共に、ディスプレーに表示されたフォーマット
により希望の診療室や診療順位を指定する。これらの受
付、指定データは、綜合管理センターのホストコンピュ
ーターに伝送されると共に、後述するカルテ主管理部へ
伝送される。カルテ主管理部では、前記した受付部から
のデータは、リアルタイムに該主管理部に伝送されると
共に、綜合管理センターからも、これらの受付データに
対応する患者，カルテ情報の伝送を受ける。また、ホス
トコンピューターに記憶された予約情報は、該コンピュ
ーターで当日診療分のデータを選択し、これをカルテ主
管理部に送信される、この当日受付および予約データ
は、主管理部の当日受付ファイルデータベースに記憶す
ると共にキーボード操作によりディスプレー画面に患者
（カルテ）No.を表示することができる。カルテの出庫
数が所定の設定数に達したとき、または、任意に出庫要
求したとき多機能ワゴン車に該データを発信し、かつ、
カルテファイルを格納するカルテ収納庫へ仕分棚開信号
を伝送する。カルテ収納庫は、バーコードを背面に貼着
したカルテファイルを収納する複数の棚を設置し、該棚
にはカルテ主管理部からの信号を受信し、棚の開閉を行
うシーケンサーと目的のファイル収納区画を表示するラ
ンプを区画毎に設置する。

一方、ファイル搬送用多機能ワゴンは、前記カルテ主
管理部からの信号を受信する無線機を備え、受信した情
報を記憶するコンピューターを内蔵し、出庫するファイ
ルのカルテ（患者）No.を表示すると共に、取り出した
ファイルのカードNo.をバーコードリーダーで読み取
り、前記表示No.との正誤を照合する表示装置を設置
し、カルテ送達票を印字するプリンターを付設してい
る。

本発明は、上述したように、基本的には、患者、カル
テなどの綜合情報を記憶するホストコンピューターを備
えた、綜合管理センターと、該綜合管理センターに付随
する受付システムと、これらからデータ伝達を受けるカ
ルテ主管理部と、カルテ主管理部の指令を受けるカルテ
ファイル収納庫と、カルテ主管理部からの信号を無線で
受信し、カルテファイル格納庫の棚間より該ファイルを
取り出し目的ファイルとの同一性を確認しながらファイ
ルを収容する多機能ワゴンからなるものであり、目的と
するカルテを誤認なく、迅速に出庫し、各診療室へ引渡
すシステムである。

以下本発明を詳細に説明する。

第１図は本発明の概要を示すブロックダイヤグラムで
ある。図中１は、綜合管理センターであり、11はホスト
コンピューターで、病院における全患者の診療に関する
情報を記憶する。そのうち13は外来患者に患者情報記憶
部、14は同カルテ情報記憶部、16は外来受付窓口であ
る。

外来患者情報記憶部13は、患者氏名、患者（カルテ）
No.をはじめ受付年月日、診療年月日、診療室、医師
名、保険No.などの書誌的事項や病歴、医師名および予
約状況などが記録され、カルテ情報記憶部14には上記の
他、上記患者のカルテの保管状況（カルテ収納棚、アド
レス−棚No.、区画（ブロック）No.、出入庫状況−出庫
年月日、返納予定日、現在、過去の出庫場所など）が記
録される。

外来新規患者（初診）は外来受付窓口16で受付、氏
名、年月日などを患者情報記録部13に入力し、患者N
o.、氏名などを記入したIDカード15が発行される。患者
No.は、保険No.、収納棚のブロックNo.などが10桁以内
の数字で表示され、IDカードにはこれらのNo.が磁気化
される。２は受診受付システムであり、複数台受付機2
1,22,23〜ｎを備えている。受付機の一部21は予約機お
よび新患受付機であり、電話などによる予約の場合（1
6）と異り、直接IDカードを用いて予約できる。

受付機21〜23には、それぞれキーボード24,25,26があ
り、患者が所有しているIDカードで患者No.を入力し、
受付機のディスプレーに示されるフォーマットをみなが
ら、キーボードで所定事項を入力する。すなわち、希望
診療室名や、診療室が複数あるときは、その順番などを
入力する。この受付に際しては、受付窓口に現在の各診
療室の診療状況（こみ具合など）が表示され、これらの
表示を参考にしながら、同種診療室の選択や複数診療の
場合の診察順位を決めることができる。これらの受付、
予約データは、ホストコンピューターの患者情報記憶部
13に記録され、同時にカルテ種管理部３に伝送される。
また受付機に入力されたデータは、図示していないが備
え付けられたプリンターより印字され、受付月日、診療
室（複数室の場合は、順位と室名）、担当医、受付N
o.、患者氏名およびNo.などが記入された整理券として
発行される。

３はカルテ種管理部であり、受付システム部２より伝
送するデータおよびホストコンピューター11より伝送さ
れる、受付システム２の受診患者データを格納記憶する
カルテ管理コンピューター31を有している。受付システ
ム２よりのデータは該カルテ管理コンピューター31にリ
アルタイムに入力され、ホストコンピューター11の入力
と照合しながらカルテ保管状況をディスプレー32に表示
する。すなわち、カルテ管理コンピューター31に接続し
たディスプレー32には、キーボード33の所定キーを入力
することにより、リアルタイムに送られた受付データの
うち、患者No.が表示され、このうちカルテが収納棚に
保管されていないNo.には不存在マーク（例えば着色）
が表示される。そして、この不存在マークNo.とカルテ
所在表示をキーボードで指示入力することにより別画面
で、当該カルテの行先データ（貸出し、所在、診療室名
が過去数室に逆上って）が表示される。

ディスプレー32に、設定数（本例では50〜80名）の患
者No.が表示された場合は、カルテ管理コンピューター3
1が、初診受付年月日から例えば２年以内（直近カル
テ）とそれ以上経年（多経年カルテ）とを自動的に選択
する。多経年カルテは、出入庫頻度が、直近カルテに比
して少ないため、別の棚に保存してあり、そのために、
それらのカルテ情報をプリンターに出力し、マニュアル
処理するのが作業上好ましい。

選択され所定数に達した外来受診者の直近カルテデー
タは、キーボード33の送信開始キー“ON"入力されるこ
とにより、No.−１あるいはNo.−ｎの多機能ワゴン４に
送信される。

多機能ワゴン４は、本発明の最も特徴とするものであ
る。第２図は本発明ワゴンの斜視図であり、第３図は仕
分棚の斜視図である。この多機能ワゴンは本体41と、操
作表示部42および仕分棚43の３つの部分から成り立って
いる。

本体41には、カルテ主管理部３から送られた信号を受
診する無線アンテナ411が取り付けられ、図示していな
いが、この本体41に内蔵したコンピューターに無線アン
テナ411に送信されるデータを、無線モデム（図示せ
ず）を介して、格納する。本体41の上方には操作表示部
42が設置されており、ガイドパネル421には、ワゴン４
に今回取り出すべきカルテファイルの残数表示器422、
取出中の通路内（両サイド）棚にある残数表示器423を
設けて、作業の進行状況を明確にすると共に、棚により
取り出すべきカルテファイルの番号（患者No.）を表示
する取り出し患者No.表示器424と、現実に棚より取り出
したファイルの番号（患者No.）を読み取って表示する
読み取り番号（患者No.）表示器425を設置している。ま
たガイドパネル421の上方には、患者No.表示盤426が植
立した支持枠を介して設けられており、ガイドパネル42
1上の患者No.表示器424と同時に、取り出すべファイル
の患者No.を表示して、オペレーターに遠くからでも取
り出すべきファイルの確認を容易にしている。

427はバーコードリーダーであり、第４図に示すよう
にカルテを内部に保持するファイル６には、その背面上
方に、患者No.をバーコードにしたバーコードラベル61
を貼着しており、棚より取り出したファイル６を、この
バーコードリーダー427に挿入して、ファイル６のバー
コードを読み取らせると、パネル421に設けた読み取り
番号表示器425に、そのNo.が表示され、同時にパネル42
1上に設けた確認ランプが点灯する。すなわち、読み取
り番号表示器425の患者No.表示が、患者No.表示器424の
No.表示と一致すればOKランプ428が点灯し、異っていれ
ばNGランプ428が点灯する。これによって、取り出しフ
ァイルの誤認を未然に防ぐことができる。上記バーコー
ドリーダー427は本図では固定式リーダーとしたが、こ
れに限定されるものではなく、持運び可能なハンド式リ
ーダーや、他の手段に代替してもよい。

本体41にはプリンター421を設置し、内蔵コンピュー
ターに記憶されている患者情報が送達票413として印字
される。すなわちファイルを格納する棚の区画No.、カ
ルテ（患者）No.、患者氏名と共に、行先診療室、診療
順および作票年月日、時間などが、患者No.表示器のNo.
が変る毎に印字出票され、これを取り出しカルテファイ
ル６に添付し、行先およびその順番を明確にする。

43は棚より取り出したファイルを貯留する仕分棚であ
り、本体41に固定した２本の支枠431,431間に取付位置
可動に取り付け固定する。本例ではこれに限定するもの
ではないが上下２段に仕分棚が、45゜傾斜した位置に、
それぞれの支枠431に固定している。第３図は仕分棚43
の拡大斜視図を示しており、Ｌ字状の縦枠432と横枠433
には、支枠431を止め金437で結合するための留穴434が
設けられており、この穴の位置を選択することにより、
仕分棚43の傾斜固定角度を調整できる。固定方法はこの
ように止め金方式に限られるものでないことは当然であ
り、公知の別の手段を採用することは、一向に差支えな
い。仕分棚43には仕切り板435が間隔を調整できるよう
左右方向に移動自在に設けてあり、該板435上あるい
は、仕分板の前方枠436に、各診療室名を表示すること
により、取り出したファイル当該行先別に集約収納でき
る構造となっている。仕分棚43を傾斜させて固定するの
は、取り出しファイルを、仕分棚の両サイドより該棚内
に投入しやすくするためである。420は、操作釦群であ
って、データリセット、手動切替、プリンター操作など
必要な操作を行えるようになっている。

５はカルテ収納庫であり、第５図に示すように、複数
の棚51,511〜51nが固定棚51を中心に、その前後に移動
棚511〜51nを配設して設けられている。棚51〜51nは、
それぞれの段毎に区画（ブロック）520〜524が形成さ
れ、１ブロック毎にブロックNo.が付けられると共に、
カルテファイル６の所在を示す表示ランプ53が設置され
ている。54はシーケンサーであり、カルテ主管理部３か
らの取出しカルテファイルの所在ブロックNo.が入力さ
れている。該シーケンサーの棚開釦を押すと、コントロ
ーラー56に指示信号を伝達し、最初に取り出す棚が自動
的に移動を開始し、通路55を形成すると共に、取り出し
カルテファイルの収納されているブロックに表示ランプ
53が点灯する。

各ブロックには、カルテを綴じたファイルが複数個
（40〜60個）収納されており、オペレーターは、ワゴン
４を通路に導入して、ランプの点しているブロックから
送達票あるいはワゴンの表示から当該患者No.のファイ
ルを引き出し、ワゴン４のラック43内に投入する。この
際前述したようにバーコードリーダー427に、ファイル
のバーコードを読み取らせ、ガイドパネルの患者No.と
照合し、正誤の確認を行うと共に、送達票をファイルに
添付し仕切棚の第１番目に当該する診療室仕切へファイ
ルを投入する。ラックは45゜傾斜しているため、ファイ
ル両サイドの棚から、ワゴンの位置をかえることなく投
入できる。

次の棚へ移動する場合は、各棚の側面にセットされて
いる通路取出完了釦56を押し、次の通路を開にして前記
したファイルの取り出しを繰り返す。この時自動的にフ
ァイル引出し後のブロック表示アンプが消灯する。カル
テファイルの取り出しが終了した場合は、多機能ワゴン
に設置された作業終了キーを押すと、ワゴン内のデータ
がカルテ主管理部のコンピューター31に吸い上げられ、
該コンピューターの当日出席ファイルに記憶され、履歴
管理される。

多機能ワゴンに取り出したカルテファイルは、各診療
室毎に区分し、適宜の手段で配達される。

以上本発明のカルテ管理システムを、カルテファイル
がカルテ収納庫（棚）に入庫している場合の通常出庫に
ついて説明したが、カルテファイルがカルテ収納庫
（棚）に存在しない場合は、カルテ主管理部のディスプ
レー32に、キーボードのカルテ貸出キーを入力して、貸
出フォーマットを画面に表示させ、これにもとずいて操
作を作って数次代（数診療室）過去に逆上って貸出ファ
イル履歴情報（患者のNo.、氏名、借用者、室名、返却
予定日など）をカルテ貸出票として貸出のプリントアウ
トする。

上記説明はカルテ出庫時のシステムを中心としている
が、各診療室で使用後返還されるカルテ（入庫）につい
ても上記システムの応用で処理できる。すなわち、入庫
カルテファイルは、カルテ主管理部に集められ、カルテ
管理コンピューター31の端末32に備えつけたバーコード
リーダーで前記入庫カルテファイルの患者No.（バーコ
ード）を読み取り、コンピューター31−11にデータを入
力すると共にワゴンにもデータ送信を行い、カルテファ
イルをワゴン４に入庫順に積み込んだ後、カルテ収納室
の棚の所定区画にファイルを格納する。この際、ワゴン
のバーコードリーダーでファイルの患者No.を読み、収
納完了の釦（ワゴン表示パネル設置）を押して、各コン
ピューターに収納確認データを送信する。このように、
入庫作業において多機能ワゴンを利用できるが、このよ
うな作業を必須とするものではなく、棚へのファイル入
庫作業は、ワゴンを使用しないマニュアル入庫であって
もよい。

以上のように本発明においては、受付機より送られる
当日受診患者No.をリアルタイムに受信し、あるいは、
あらかじめホストコンピューターより、それに記憶して
ある予約患者のうち当日受信者No.などの情報を受け取
ったカルテ主管理部で、ホストコンピューターから必要
な情報を得ながら、カルテの収納状況を整理し、多機能
ワゴンにカルテ出庫指令（出庫カルテ情報の電送）を送
って、カルテ収納室よりのカルテファイル出庫準備を整
える。一方カルテ管理部と接続しているシーケンサーの
操作でカルテ収納室の棚を開いて通路を形成すると共
に、取り出しファイルを収納している、棚の区画に表示
ランプを点灯させカルテファイルの所在を示す。オペレ
ーターは多機能ワゴンを通路に導入し、表示ランプにも
とずいて必要ファイルを取り出し、しかもそれが間違い
ないことを確認しながらワゴンの仕切棚に収集し、この
作業を迅速に行うことができる。

（発明の効果） 本発明は、カルテの出入庫および配送までを全て自動
的に行うのでなく、途中、すなわち、カルテファイルを
収納棚よりの取り出す作業に入力を介在させるものであ
り、特に棚より取り出した作業に誤りがないよう多機能
ワゴンに誤認防止機能を設け、確実にカルテファイルの
取り出しを可能とするものである。

診療には急を要する場合が多く、カルテの誤配送は、
診療の遅れを来たすことにもなりかねない。カルテの誤
送または機能に故障があると、複雑な構成である全自動
システムでは、カルテ管理全システムが停止することも
あり診療に及ぼす影響は非常に大きい。本発明ではこの
ような誤配送などによるトラブルを起すことが極めて少
い。

また本発明は、特殊な多機能ワゴンを使用するため、
前述したカルテファイルの正確な取り出しと共にファイ
ルを配送先区分（診療室）毎に仕分けられ、配送作業を
効率的に行うことができる。また配送先（複数の場合）
順位、出庫年月日などを記載した送達票が同時に配送さ
れ到達個所でのカルテファイルの確認および次の処理の
便利なシステムとしている。更に、該ワゴンは無線受信
であるため作業中、任意の場所で、指示データを受信で
き、カルテ緊急出庫要請にも即応することができる。

このように、本発明のカルテ管理システムは全自動シ
ステムを指向する大規模病院よりもむしろ中規模以下の
カルテ管理に好適であり、新患者は、再来、予約患者の
受付と、綜合管理ホストコンピューターおよびカルテ管
理システムがリアルタイムに機能し、多機能ワゴンの操
作により、病院外来業務を効率的に運用することができ
る。

【図面の簡単な説明】

図面は本発明の実施例を示し、第１図は本発明システム
のブロックダイヤグラム、第２図は多機能ワゴンの斜視
図、第３図は同ワゴンの仕分棚の構造を示す斜視図、第
４図はカルテファイルの斜視図、第５図はカルテ収納棚
におけるカルテ取り出し説明図である。 １……綜合管理センター 11……ホストコンピューター 13……患者情報記憶部 14……カルテ情報記憶部 15……IDカード、16……外来受付窓口 ２……受付システム、21〜23……受付機 24〜26……キーボード ３……カルテ主管理部 31……カルテ管理コンピューター 32……ディスプレー、33……キーボード 34……バーコードリーダー ４……多機能ワゴン、41……本体 411……無線アンテナ、412……プリンター 413……送達票、42……操作表示部 421……ガイドパネル 422……残数表示器（ワゴン） 423……残数表示器（通路内） 424……取り出し患者No.表示器 425……読み取り番号表示器 426……患者No.表示盤 427……バーコードリーダー 428……OKランプ 429……NGランプ 43……仕分棚、431……支枠 432……縦枠、433……横枠 434……留穴、435……仕切板 436……前方枠、437……留金 ５……カルテ収納室、51……固定棚 51,511〜51n……棚、511〜51n……移動棚 52……ブロック、53……表示ランプ 54……シーケンサー、55……通路 56……コントローラー ６……ファイル 61……バーコードラベル

フロントページの続き (72)発明者 高橋 道明 北海道室蘭市仲町12番地 ニッテツ北海 道制御システム株式会社内 (72)発明者 宮澤 和義 北海道室蘭市仲町12番地 ニッテツ北海 道制御システム株式会社内 (72)発明者 高畑 好正 北海道室蘭市仲町12番地 ニッテツ北海 道制御システム株式会社内 (56)参考文献 特開 昭63−306102（ＪＰ，Ａ) 特開 昭64−37663（ＪＰ，Ａ) 特公 昭58−15818（ＪＰ，Ｂ２) 実公 平２−34061（ＪＰ，Ｙ２)

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】新患を受付し、IDカードを発行すると共
   に、全患者情報、カルテ管理状況および再来患者の予約
   などの情報を格納する綜合管理システムセンターと、ID
   カードを用いて受診あるいは予約の受付を行うと共に、
   希望診療室やその診療順位などを指定し、これらの情報
   を綜合管理センターおよびカルテ管理部に伝送する受付
   システムと、該受付システムからの当日受信患者データ
   をリアルタイムに受信し、かつ綜合管理センターから伝
   送される前記受信患者の患者情報およびカルテ管理情報
   を記憶し、これらの情報を蓄積しておき、受診患者数が
   所定数に達したときカルテファイル収納室および多機能
   ワゴンに必要な情報を発信するカルテ主管理部と、背面
   に患者コードNo.をつけたカルテファイルを収納するラ
   ックを有し、前記カルテ主管理部から伝送されるカルテ
   収納ブロックNo.を受信し、かつ、カルテ棚毎の移動を
   操作するコントローラーを備えると共に、棚のブロック
   毎に取り出すファイル位置を表示するランプを設置した
   カルテ収納庫と、カルテ出庫、検索のために前記カルテ
   主管理部からの情報を受信する無線機を備え、受信した
   情報を記憶するコンピューター、患者IDNo.を表示する
   ガイド表示器、取り出したカルテファイルの患者No.を
   読むバーコードリーダー、ファイル送達票プリンターお
   よびファイルを仕分け収納するラックを具備した多機能
   ワゴンとからなり、多機能ワゴンに取り出したカルテフ
   ァイルは各診察室毎に区分して配送することを特徴とす
   るカルテの管理システム。
2. 【請求項２】本体に無線機を備えると共にコンピュータ
   ーを内蔵し、本体に固定した支柱に、ファイル収納仕分
   棚を一箇または複数箇それぞれ傾斜角度を調整可能に支
   承せしめ、本体上部には、仕分棚に収納するフアイルの
   番号を読み取るリーダーと、送達票を印字するプリンタ
   ーと、ガイド表示パネルを設け、該ガイド表示パネルに
   は、あらかじめ取り出すべきファイルの番号を表示する
   取り出しファイル番号表示器と、前記リーダーで読み取
   った番号を表示する読み取り番号表示器と、両表示器に
   示された番号を対比して正誤をあらわす確認ランプおよ
   び各種の操作釦を設置したことを特徴とするカルテ管理
   システムに用いるファイル搬送用ワゴン。