JP2023027469A - 情報処理装置、情報処理システム、およびプログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】ファクシミリを利用した業務の進捗状況を明確化して人為的なミスを防ぐ。【解決手段】情報処理装置としての管理サーバ10は、制御部11を備え、ファクシミリの文書が受信されると、制御部11では、受信情報取得部101が、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出し、報知先情報送信制御部104が、ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先に関する情報を画像送受信装置30に向けて送信する制御を行うことで、報知先をメンバに含むグループチャットに電子文書が投稿される。【選択図】図4
Description
本発明は、情報処理装置、情報処理システム、およびプログラムに関する。
国内の受発注業務をはじめ、ファクシミリを利用した業務は、EメールやSNS(Social Networking Service)等のコミュニケーション手段が一般化した今日においても根強く残っており、関連する技術も存在する(例えば特許文献1)。
ただし、ファクシミリの文書を受信する際に自動的に取得できる情報は、送信元の電話番号や受信日時程度に限られる。このため、複数の部署やその構成員で1つのファクシミリ番号を共有しているような組織では、受信したファクシミリの文書に記載された宛名等を参照しながら手探りで担当者を特定して引き継ぎが行われている。その結果、業務の進捗状況が見え難く管理が困難となり、人為的なミスの温床になっている等の問題が生じている。
本発明の目的は、ファクシミリを利用した業務の進捗状況を明確化して人為的なミスを防ぐことにある。
請求項1に記載された発明は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出し、前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行うことを特徴とする情報処理装置である。
請求項2に記載された発明は、前記プロセッサは、前記電子文書の投稿後、予め定められた期間が経過しても返信の投稿がない場合、当該電子文書を前記メッセージ交換サービスに再投稿する制御を行うことを特徴とする、請求項1に記載の情報処理装置である。
請求項3に記載された発明は、前記プロセッサは、前記再投稿の際、前記ファクシミリの文書の受信から経過した期間を示す情報をさらに投稿する制御を行うことを特徴とする、請求項2に記載の情報処理装置である。
請求項4に記載された発明は、前記電子文書の数と、当該電子文書の投稿先となる前記メッセージ交換サービスのスレッドの数との関係が1対1となることを特徴とする、請求項1に記載の情報処理装置である。
請求項5に記載された発明は、前記プロセッサは、前記メッセージ交換サービスに前記電子文書の投稿主を報知先とする返信の投稿がなされると、前記ファクシミリの文書が前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御を行うことを特徴とする、請求項1に記載の情報処理装置である。
請求項6に記載された発明は、前記プロセッサは、前記返信の投稿が初回である場合に、前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御を行うことを特徴とする、請求項5に記載の情報処理装置である。
請求項7に記載された発明は、前記プロセッサは、前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御として、予め指定された通信の手法により、前記受領された旨を前記発信者に送信する制御を行うことを特徴とする、請求項6に記載の情報処理装置である。
請求項8に記載された発明は、前記プロセッサは、前記返信の投稿として前記電子文書が投稿される場合、前記発信者に向けて当該電子文書を報知する制御をさらに行うことを特徴とする、請求項5に記載の情報処理装置である。
請求項9に記載された発明は、前記プロセッサは、前記電子文書の報知について、前記メッセージ交換サービスの他のメンバによる確認が行われると、当該電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、請求項8に記載の情報処理装置である。
請求項10に記載された発明は、前記プロセッサは、前記他のメンバによる確認として、当該他のメンバによる確認の完了を示す投稿がなされると、前記電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、請求項9に記載の情報処理装置である。
請求項11に記載された発明は、前記プロセッサは、前記他のメンバによる確認として、当該他のメンバによる確認の完了を示す入力操作が前記返信の投稿に対してなされると、前記電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、請求項9に記載の情報処理装置である。
請求項12に記載された発明は、ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出する抽出手段と、前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行う投稿制御手段と、を有することを特徴とする情報処理システムである。
請求項13に記載された発明は、コンピュータに、ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出する機能と、前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行う機能と、を実現させるためのプログラムである。
請求項2に記載された発明は、前記プロセッサは、前記電子文書の投稿後、予め定められた期間が経過しても返信の投稿がない場合、当該電子文書を前記メッセージ交換サービスに再投稿する制御を行うことを特徴とする、請求項1に記載の情報処理装置である。
請求項3に記載された発明は、前記プロセッサは、前記再投稿の際、前記ファクシミリの文書の受信から経過した期間を示す情報をさらに投稿する制御を行うことを特徴とする、請求項2に記載の情報処理装置である。
請求項4に記載された発明は、前記電子文書の数と、当該電子文書の投稿先となる前記メッセージ交換サービスのスレッドの数との関係が1対1となることを特徴とする、請求項1に記載の情報処理装置である。
請求項5に記載された発明は、前記プロセッサは、前記メッセージ交換サービスに前記電子文書の投稿主を報知先とする返信の投稿がなされると、前記ファクシミリの文書が前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御を行うことを特徴とする、請求項1に記載の情報処理装置である。
請求項6に記載された発明は、前記プロセッサは、前記返信の投稿が初回である場合に、前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御を行うことを特徴とする、請求項5に記載の情報処理装置である。
請求項7に記載された発明は、前記プロセッサは、前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御として、予め指定された通信の手法により、前記受領された旨を前記発信者に送信する制御を行うことを特徴とする、請求項6に記載の情報処理装置である。
請求項8に記載された発明は、前記プロセッサは、前記返信の投稿として前記電子文書が投稿される場合、前記発信者に向けて当該電子文書を報知する制御をさらに行うことを特徴とする、請求項5に記載の情報処理装置である。
請求項9に記載された発明は、前記プロセッサは、前記電子文書の報知について、前記メッセージ交換サービスの他のメンバによる確認が行われると、当該電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、請求項8に記載の情報処理装置である。
請求項10に記載された発明は、前記プロセッサは、前記他のメンバによる確認として、当該他のメンバによる確認の完了を示す投稿がなされると、前記電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、請求項9に記載の情報処理装置である。
請求項11に記載された発明は、前記プロセッサは、前記他のメンバによる確認として、当該他のメンバによる確認の完了を示す入力操作が前記返信の投稿に対してなされると、前記電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、請求項9に記載の情報処理装置である。
請求項12に記載された発明は、ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出する抽出手段と、前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行う投稿制御手段と、を有することを特徴とする情報処理システムである。
請求項13に記載された発明は、コンピュータに、ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出する機能と、前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行う機能と、を実現させるためのプログラムである。
請求項1の本発明によれば、ファクシミリを利用した業務の進捗状況がメッセージ交換サービスのスレッド上に時系列で表示される。これにより、ファクシミリを利用した業務の進捗状況を明確化し、ファクシミリを利用した業務で生じ易い人為的なミスを防ぐことを可能にする情報処理装置を提供することができる。
請求項2の本発明によれば、受信したファクシミリの文書について、未処理のまま放置されることを防ぐことができる。
請求項3の本発明によれば、窓口は、メッセージ交換サービスからリマインドを受ける際、一見して案件の緊急性を直ちに把握することができる。
請求項4の本発明によれば、受信したファクシミリの文書1件に対応する業務の進捗状況が1つのスレッドで管理される。このため、1つのスレッドに複数の電子文書が混在することがなくなるので、業務の進捗状況が管理し易くなる。
請求項5の本発明によれば、窓口は、ファクシミリを受領した旨をメッセージ交換サービスに投稿するだけで、その旨をファクシミリの文書の発信者に報知することができる。
請求項6の本発明によれば、ファクシミリを受領した旨の報知(例えば、後述する「サンキューファックス」)が複数回行われることを防ぐことができる。
請求項7の本発明によれば、窓口は、状況(例えば、お得意先のビジネス環境)に応じて報知の手法を選択することができる。
請求項8の本発明によれば、窓口は、ファクシミリの発信者に文書を送付したい場合、その文書を電子化してメッセージ交換サービスに投稿するだけで、ファクシミリの文書を送信することができる。
請求項9の本発明によれば、ファクシミリの発信者に対する誤送信を防ぐことができる。
請求項10の本発明によれば、他のメンバによる確認の有無が、メッセージ交換サービスのスレッド上に明確化される。
請求項11の本発明によれば、従来の機能を利用した簡易な入力操作で、他のメンバによる確認を行うことができる。また、「確認」の有無を一見して把握することができる。
請求項12の本発明によれば、ファクシミリを利用した業務の進捗状況を明確化し、ファクシミリを利用した業務で生じ易い人為的なミスを防ぐことを可能にする情報処理システムを提供することができる。
請求項14の本発明によれば、ファクシミリを利用した業務の進捗状況を明確化し、ファクシミリを利用した業務で生じ易い人為的なミスを防ぐことを可能にするプログラムを提供することができる。
請求項2の本発明によれば、受信したファクシミリの文書について、未処理のまま放置されることを防ぐことができる。
請求項3の本発明によれば、窓口は、メッセージ交換サービスからリマインドを受ける際、一見して案件の緊急性を直ちに把握することができる。
請求項4の本発明によれば、受信したファクシミリの文書1件に対応する業務の進捗状況が1つのスレッドで管理される。このため、1つのスレッドに複数の電子文書が混在することがなくなるので、業務の進捗状況が管理し易くなる。
請求項5の本発明によれば、窓口は、ファクシミリを受領した旨をメッセージ交換サービスに投稿するだけで、その旨をファクシミリの文書の発信者に報知することができる。
請求項6の本発明によれば、ファクシミリを受領した旨の報知(例えば、後述する「サンキューファックス」)が複数回行われることを防ぐことができる。
請求項7の本発明によれば、窓口は、状況(例えば、お得意先のビジネス環境)に応じて報知の手法を選択することができる。
請求項8の本発明によれば、窓口は、ファクシミリの発信者に文書を送付したい場合、その文書を電子化してメッセージ交換サービスに投稿するだけで、ファクシミリの文書を送信することができる。
請求項9の本発明によれば、ファクシミリの発信者に対する誤送信を防ぐことができる。
請求項10の本発明によれば、他のメンバによる確認の有無が、メッセージ交換サービスのスレッド上に明確化される。
請求項11の本発明によれば、従来の機能を利用した簡易な入力操作で、他のメンバによる確認を行うことができる。また、「確認」の有無を一見して把握することができる。
請求項12の本発明によれば、ファクシミリを利用した業務の進捗状況を明確化し、ファクシミリを利用した業務で生じ易い人為的なミスを防ぐことを可能にする情報処理システムを提供することができる。
請求項14の本発明によれば、ファクシミリを利用した業務の進捗状況を明確化し、ファクシミリを利用した業務で生じ易い人為的なミスを防ぐことを可能にするプログラムを提供することができる。
以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。
<情報処理システムの構成>
図1は、本実施の形態が適用される情報処理システム1の全体の構成を示す図である。
情報処理システム1は、管理サーバ10と、画像送受信装置30と、クライアント端末50-1乃至50-n(nは2以上の整数値)と、グループチャット提供サーバ70とがネットワーク90を介して接続されることにより構成されている。なお、図1では、画像送受信装置30およびグループチャット提供サーバ70は、それぞれ1台しか図示されていないが、複数台がネットワーク90に接続されていてもよい。ネットワークは、例えば、LAN(Local Area Network)、インターネット、電話回線である。
<情報処理システムの構成>
図1は、本実施の形態が適用される情報処理システム1の全体の構成を示す図である。
情報処理システム1は、管理サーバ10と、画像送受信装置30と、クライアント端末50-1乃至50-n(nは2以上の整数値)と、グループチャット提供サーバ70とがネットワーク90を介して接続されることにより構成されている。なお、図1では、画像送受信装置30およびグループチャット提供サーバ70は、それぞれ1台しか図示されていないが、複数台がネットワーク90に接続されていてもよい。ネットワークは、例えば、LAN(Local Area Network)、インターネット、電話回線である。
管理サーバ10は、情報処理システム1の全体の管理をするサーバとしての情報処理装置である。管理サーバ10は、例えば、画像送受信装置30にてファクシミリの文書が受信されると、その受信に関する情報を画像送受信装置30から取得し、ファクシミリの文書の報知先を特定する。そして、管理サーバ10は、特定した報知先に関する情報を、画像送受信装置30に向けて送信する。また、管理サーバ10は、グループチャット提供サーバ70から、グループチャットに投稿されたメッセージに関する情報を取得して、メッセージの判定を行い、その判定の結果を画像送受信装置30に提供する。
本実施の形態において、ファクシミリの文書の「報知先」とは、ファクシミリの文書がグループチャットに投稿する際に個別指定する宛先のことをいう。また、ファクシミリの文書の「窓口」とは、ファクシミリの文書の受領を担当する1以上のメンバMのことをいい、例えば、ファクシミリの文書として受信された発注書の受領を担当する1以上のメンバMや、見積書の作成を担当する1以上のメンバMは、いずれも窓口の一例である。
画像送受信装置30は、ネットワーク90を介して電子文書の送受信を行う情報処理装置である。本実施の形態において、電子文書の送受信は、ファクシミリ、メッセージ交換サービス、Eメール等により行われる。このうち、「メッセージ交換サービス」は、グループチャットである。ネットワーク90を介して送受信される「電子文書」は、電子媒体のコンテンツである。電子文書としては、例えば、クライアント端末50-1乃至50-nの各々にて生成、取得、または予め記憶されている文書ファイルや画像(静止画像および動画像)ファイル等が挙げられる。また、紙等の記録媒体に記録された文書を画像送受信装置30が読み取ることで生成される文書ファイルや画像ファイル、画像送受信装置30に予め記憶されている文書ファイルや画像ファイル等も電子文書の一例である。
クライアント端末50-1乃至50-nの各々は、同一のグループGを構成するメンバM1乃至Mnの各々が使用する、スマートフォン、パーソナルコンピュータ、タブレット端末等の情報処理装置である。クライアント端末50-1乃至50-nの各々は、メンバM1乃至Mnの各々が利用するグループチャットの画面を表示する。以下、クライアント端末50-1乃至50-n、およびメンバM1乃至Mnの各々を区別して説明する必要がない場合には、これらをまとめてクライアント端末50、およびメンバMと呼ぶ。なお、図1では、メンバM1乃至MnからなるグループGが1つしか図示されていないが、複数のグループGが存在してもよく、この場合、あるメンバMが複数のグループGに所属していてもよい。
グループチャット提供サーバ70は、メンバMにグループチャットを提供するサーバとしての情報処理装置である。グループチャット提供サーバ70は、グループチャットのスレッドにメッセージが投稿されると、そのメッセージに関する情報を、メッセージ情報として管理サーバ10に向けて送信する。なお、グループチャット提供サーバ70を管理する者は、管理サーバ10を管理する者と同一であってもよいし、異なっていてもよい。
<管理サーバのハードウェア構成>
図2は、管理サーバ10のハードウェア構成を示す図である。
管理サーバ10は、制御部11と、メモリ12と、記憶部13と、通信部14と、操作部15と、表示部16とを有している。これらの各部は、データバス、アドレスバス、PCI(Peripheral Component Interconnect)バス等で接続されている。
図2は、管理サーバ10のハードウェア構成を示す図である。
管理サーバ10は、制御部11と、メモリ12と、記憶部13と、通信部14と、操作部15と、表示部16とを有している。これらの各部は、データバス、アドレスバス、PCI(Peripheral Component Interconnect)バス等で接続されている。
制御部11は、OS(基本ソフトウェア)やアプリケーションソフトウェア(応用ソフトウェア)等の各種ソフトウェアの実行を通じて管理サーバ10の動作を制御するプロセッサである。制御部11は、例えばCPU(Central Processing Unit)で構成される。メモリ12は、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、演算に際して作業エリアとして用いられる。メモリ12は、例えばRAM(Random Access Memory)等で構成される。
記憶部13は、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域であり、各種情報を記憶するデータベースが格納されている。記憶部13は、例えばプログラムや各種設定データなどの記憶に用いられるHDD(Hard Disk Drive)やSSD(Solid State Drive)、半導体メモリ等で構成される。通信部14は、ネットワーク90を介してデータの送受信を行う。通信部14は、例えばクライアント端末50、グループチャット提供サーバ70との間でデータの送受信を行う。
操作部15は、例えばキーボード、マウス、機械式のボタン、スイッチで構成され、入力操作を受け付ける。操作部15には、表示部16と一体的にタッチパネルを構成するタッチセンサも含まれる。表示部16は、画像やテキスト情報などを表示する。表示部16は、例えば情報の表示に用いられる液晶ディスプレイや有機EL(=Electro Luminescence)ディスプレイで構成される。
<画像送受信装置のハードウェア構成>
図3は、画像送受信装置30のハードウェア構成を示す図である。
画像送受信装置30は、通信部34および読取部37を除いて図2に示す管理サーバ10のハードウェア構成と同様の構成を備えている。すなわち、画像送受信装置30は、CPU等のプロセッサで構成される制御部31と、RAM等の記憶領域で構成されるメモリ32と、HDDやSDD、半導体メモリ等の記憶領域で構成される記憶部33とを有している。また、キーボード、マウス、タッチパネル等で構成される操作部35と、液晶ディスプレイや有機ELディスプレイ等で構成される表示部36とを有している。そして、これらの各部は、データバス、アドレスバス、PCIバス等で接続されている。
図3は、画像送受信装置30のハードウェア構成を示す図である。
画像送受信装置30は、通信部34および読取部37を除いて図2に示す管理サーバ10のハードウェア構成と同様の構成を備えている。すなわち、画像送受信装置30は、CPU等のプロセッサで構成される制御部31と、RAM等の記憶領域で構成されるメモリ32と、HDDやSDD、半導体メモリ等の記憶領域で構成される記憶部33とを有している。また、キーボード、マウス、タッチパネル等で構成される操作部35と、液晶ディスプレイや有機ELディスプレイ等で構成される表示部36とを有している。そして、これらの各部は、データバス、アドレスバス、PCIバス等で接続されている。
通信部34は、ネットワーク90を介して、管理サーバ10、クライアント端末50、グループチャット提供サーバ70、外部等との間でデータの送受信を行う。ネットワーク90が電話回線である場合、通信部34は、外部との間でファクシミリの文書の送受信を行う。
読取部37は、紙等の記録媒体に記録された文書を読み取る。読取部37は、例えば光源から原稿に照射した光に対する反射光をレンズで縮小してCCD(Charge Coupled Devices)で受光するCCD方式のスキャナや、LED光源から原稿に順に照射した光に対する反射光をCIS(Contact Image Sensor)で受光するCIS方式のスキャナ等で構成される。
<クライアント端末およびグループチャット提供サーバのハードウェア構成>
クライアント端末50およびグループチャット提供サーバ70のハードウェア構成は、図2に示す管理サーバ10のハードウェア構成と同様の構成を備えている。このため、クライアント端末50およびグループチャット提供サーバ70のハードウェア構成の図示や説明は省略する。
クライアント端末50およびグループチャット提供サーバ70のハードウェア構成は、図2に示す管理サーバ10のハードウェア構成と同様の構成を備えている。このため、クライアント端末50およびグループチャット提供サーバ70のハードウェア構成の図示や説明は省略する。
<管理サーバの制御部の機能構成>
図4は、管理サーバ10の制御部11の機能構成を示す図である。
管理サーバ10の制御部11では、受信情報取得部101と、窓口情報抽出部102と、報知先特定部103と、報知先情報送信制御部104と、メッセージ情報取得部105と、メッセージ判定部106と、判定結果送信制御部107とが機能する。
図4は、管理サーバ10の制御部11の機能構成を示す図である。
管理サーバ10の制御部11では、受信情報取得部101と、窓口情報抽出部102と、報知先特定部103と、報知先情報送信制御部104と、メッセージ情報取得部105と、メッセージ判定部106と、判定結果送信制御部107とが機能する。
受信情報取得部101は、画像送受信装置30から送信されてきた受信情報を取得する。ここで、「受信情報」とは、ファクシミリの受信に関する情報のことをいう。受信情報には、ファクシミリの文書の発信者の電話番号や受信日時等の情報が含まれる。本実施の形態において、記憶部13のデータベースでは、ファクシミリの文書の発信者の電話番号に、そのファクシミリの文書の受領を担当する窓口を示す情報としての窓口情報が対応付けられて記憶されている。
窓口情報抽出部102は、記憶部13のデータベースに記憶されている1以上の窓口情報から、ファクシミリの文書の発信者の電話番号に対応する窓口情報を抽出する。抽出された窓口情報には、ファクシミリの文書の受領を担当する窓口となる1以上のメンバMを特定可能な情報が含まれる。
窓口情報抽出部102は、記憶部13のデータベースに記憶されている1以上の窓口情報の中にファクシミリの文書の発信者の電話番号に対応する窓口情報が存在しない場合には、予め定められた窓口情報を抽出する。予め定められた窓口情報としては、例えば、取引先からの受注業務を担当する部署に所属する1以上のメンバMを特定可能な情報等が挙げられる。
報知先特定部103は、画像送受信装置30にて受信されたファクシミリの文書の報知先となる窓口を特定する。具体的には、報知先特定部103は、窓口情報抽出部102により抽出された窓口情報に基づいて、報知先となる1以上のメンバMを特定する。
報知先情報送信制御部104は、報知先となる窓口に向けたメッセージを画像送受信装置30に投稿させる制御として、報知先特定部103により特定された報知先に関する情報を、報知先情報として画像送受信装置30に向けて送信する制御を行う。
メッセージ情報取得部105は、グループチャットのスレッドにメッセージが投稿された際にグループチャット提供サーバ70から送信されてくる、グループチャットに投稿されたメッセージに関する情報を、メッセージ情報として取得する。メッセージ情報取得部105により取得されるメッセージ情報には、メッセージの投稿日時、メッセージの投稿者、メッセージの宛先、メッセージの内容、メッセージへの電子文書の添付の有無など、グループチャットに投稿されたメッセージがどのような態様であるかを判定するために必要な情報が含まれる。
メッセージ情報取得部105がメッセージ情報を取得するタイミングは特に限定されない。グループチャットにメッセージが1件投稿されると直ちにそのメッセージ情報が取得されるようにしてもよい。また、予め定められた期間ごと(例えば、30分ごと、2時間ごと等)にメッセージ情報の束が取得されるようにしてもよい。メッセージ情報取得部105により取得されたメッセージ情報は、記憶部13のデータベースに記憶される。
メッセージ判定部106は、メッセージ情報取得部105により取得されたメッセージ情報に基づいて、グループチャットに投稿されたメッセージがどのような態様であるかを判定する。例えば、メッセージ判定部106は、グループチャットに投稿されたメッセージが、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置30から投稿されたものであるかどうかを判定する。
メッセージ判定部106による判定の結果、グループチャットに投稿されたメッセージの中に、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置30から投稿されたものが存在したとする。この場合、メッセージ判定部106は、それらのメッセージの中に、グループチャットへの投稿後予め定められた期間が経過しても返信(リプライ)がないメッセージが存在するかどうかをさらに判定する。ここで、予め定められた期間が経過しているかどうかは、記憶部13のデータベースに記憶されているメッセージ情報に含まれるメッセージの投稿日時に基づいて判定される。
また、例えば、メッセージ判定部106は、グループチャットに投稿されたメッセージが、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置30に向けて投稿された第1回目の返信(リプライ)であるかどうかを判定する。また、例えば、メッセージ判定部106は、グループチャットに投稿されたメッセージが、画像送受信装置30にファクシミリの文書の送信を依頼するものであるかどうかを判定する。
判定結果送信制御部107は、メッセージ判定部106によるメッセージの判定の結果を、画像送受信装置30に向けて送信する制御を行う。例えば、判定結果送信制御部107は、メッセージ判定部106によるメッセージの判定の結果として、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置30から投稿されたメッセージのうち、その投稿後予め定められた期間が経過しても返信(リプライ)がないメッセージに関する情報を、画像送受信装置30に向けて送信する制御を行う。
また、例えば、判定結果送信制御部107は、メッセージ判定部106によるメッセージの判定の結果として、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置30に向けて投稿された第1回目の返信(リプライ)のメッセージに関する情報を、画像送受信装置30に向けて送信する制御を行う。
また、例えば、判定結果送信制御部107は、メッセージ判定部106によるメッセージの判定の結果として、画像送受信装置30にファクシミリの文書の送信を依頼するために投稿されたメッセージに関する情報を、画像送受信装置30に向けて送信する制御を行う。
<画像送受信装置の機能構成>
図5は、画像送受信装置30の機能構成を示す図である。
画像送受信装置30の制御部31では、ファクシミリ受信制御部301と、受信情報生成部302と、受信情報送信制御部303と、報知先情報取得部304と、投稿制御部305と、判定結果取得部306と、ファクシミリ送信制御部307とが機能する。
図5は、画像送受信装置30の機能構成を示す図である。
画像送受信装置30の制御部31では、ファクシミリ受信制御部301と、受信情報生成部302と、受信情報送信制御部303と、報知先情報取得部304と、投稿制御部305と、判定結果取得部306と、ファクシミリ送信制御部307とが機能する。
ファクシミリ受信制御部301は、外部から送信されてきたファクシミリの文書を、通信部34にて受信する制御を行う。ファクシミリ受信制御部301の制御により受信されたファクシミリの文書は、グループチャットに投稿されるメッセージに添付可能な態様に変換されて保存される。ここで、「メッセージに添付可能な態様に変換」とは、例えば、PDF形式のファイルに変換する等のことをいう。
受信情報生成部302は、ファクシミリ受信制御部301の制御によりファクシミリの文書が受信されると、ファクシミリの受信に関する情報である受信情報を生成する。受信情報送信制御部303は、受信情報生成部302により生成された受信情報を、管理サーバ10に向けて送信する制御を行う。管理サーバ10に向けて送信される受信情報には、上述のように、ファクシミリの文書の発信者の電話番号や受信日時など、管理サーバ10による報知先の特定に必要となる情報が含まれる。
報知先情報取得部304は、管理サーバ10から送信されてきた報知先情報を取得する。報知先情報には、上述のように、受信されたファクシミリの文書の報知先となる1以上のメンバMに関する情報が含まれるため、報知先情報により特定される1以上のメンバMに向けてグループチャットのメッセージを投稿することが可能となる。
投稿制御部305は、ファクシミリの文書を電子化した電子文書を添付したメッセージを、グループチャットのスレッドに投稿する制御を行う。画像送受信装置30には、グループチャットに参加するための権限が予め付与されている。このため、画像送受信装置30は、メンバM1乃至Mnと同様にグループチャットのスレッドにメッセージを投稿することや、メッセージの宛先として指定されることが可能となっている。
また、投稿制御部305は、このメッセージを投稿する際、新しいスレッドを作成する。これにより、ファクシミリの文書が1件受信されると、このファクシミリの文書に対応する新しいスレッドが自動的に作成されることになる。ファクシミリの文書を電子化した電子文書が添付されたメッセージの報知先は、報知先情報取得部304により取得された報知先情報から特定される1以上のメンバMとなる。なお、投稿制御部305により投稿されたメッセージが表示されたグループチャットの具体例については、図9および図10を参照して後述する。
また、投稿制御部305は、判定結果取得部306により取得された判定の結果が、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置30から投稿されたメッセージのうち、その投稿後予め定められた期間が経過しても返信(リプライ)がないメッセージに関する情報である場合には、その窓口に向けたメッセージを再投稿する。この再投稿によりリマインドを図ることが可能となる。
判定結果取得部306は、管理サーバ10から送信されてきた判定の結果を取得する。管理サーバ10から送信されてくる判定の結果としては、例えば、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置30から投稿されたメッセージのうち、その投稿後予め定められた期間が経過しても返信(リプライ)がないメッセージに関する情報、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置30に向けて投稿された第1回目の返信(リプライ)のメッセージに関する情報、画像送受信装置30にファクシミリの文書の送信を依頼するために投稿されたメッセージに関する情報等が含まれる。
ファクシミリ送信制御部307は、判定結果取得部306により取得された判定の結果に基づいて、通信部34からネットワーク90(この場合、電話回線)を介して外部に向けてファクシミリの文書を送信する制御を行う。例えば、判定の結果が、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置30に向けて投稿された第1回目の返信(リプライ)のメッセージに関する情報であったとする。この場合、ファクシミリ送信制御部307は、発注に対する感謝の意を取引先に伝えることを目的としたファクシミリの文書を発注者に向けて送信する。本実施の形態では、このようなファクシミリの文書のことを「サンキューファックス」と呼ぶ。
また、例えば、判定の結果が、画像送受信装置30にファクシミリの文書の送信を依頼するために投稿されたメッセージに関する情報であったとする。この場合、ファクシミリ送信制御部307は、送信を依頼されたファクシミリの文書を、通信部34からネットワーク90(この場合、電話回線)を介して外部に向けて送信する制御を行う。
ファクシミリの文書の送信をメッセージにて画像送受信装置30に依頼する場合、例えば、対象となるファクシミリの文書を電子化した電子文書を、返信(リプライ)のメッセージに添付してもよい。また、例えば、対象となるファクシミリの文書を電子化した電子文書にアクセスするための情報をメッセージに表示させてもよい。ここで、「電子文書にアクセスするための情報」としては、例えばURL(Uniform Resource Locator)が挙げられる。対象となるファクシミリの文書は、例えば見積書や受注書等である。
また、ファクシミリ送信制御部307は、ファクシミリの文書を送信する際、ファクシミリの文書の送信を依頼したメンバM以外の他のメンバMによる事前承認が必要になるようにしてもよい。事前承認の手法は特に限定されず、例えば、他のメンバMが、ファクシミリの文書の送信を依頼するメッセージに対して予め定められた入力操作を行うことで事前承認がなされるようにしてもよい。この場合、「予め定められた入力操作」とは、例えば、ファクシミリの文書の送信を依頼するメッセージに設けられたいわゆる「いいねボタン」を押下する操作等である。
<管理サーバの処理>
図6および図7は、管理サーバ10の処理の流れを示すフローチャートである。
図6には、画像送受信装置30にてファクシミリの文書が受信された場合における管理サーバ10の処理の流れが示されている。管理サーバ10は、図6に示すように、画像送受信装置30からファクシミリの受信に関する情報としての受信情報が送信されてくると(ステップ401でYES)、その受信情報を取得する(ステップ402)。
図6および図7は、管理サーバ10の処理の流れを示すフローチャートである。
図6には、画像送受信装置30にてファクシミリの文書が受信された場合における管理サーバ10の処理の流れが示されている。管理サーバ10は、図6に示すように、画像送受信装置30からファクシミリの受信に関する情報としての受信情報が送信されてくると(ステップ401でYES)、その受信情報を取得する(ステップ402)。
これに対して、画像送受信装置30から受信情報が送信されてきていない場合(ステップ401でNO)、管理サーバ10は、画像送受信装置30から受信情報が送信されてくるまでステップ401を繰り返す。
管理サーバ10は、記憶部13のデータベースに記憶されている窓口情報の中に、ファクシミリの文書の発信者の電話番号に対応する窓口情報が存在する場合には(ステップ403でYES)、その窓口情報を抽出し(ステップ404)、窓口となる1以上のメンバMを報知先として特定する(ステップ405)。
これに対して、記憶部13のデータベースに記憶されている1以上の窓口情報の中に、ファクシミリの文書の発信者の電話番号に対応する窓口情報が存在しない場合(ステップ403でNO)、管理サーバ10は、予め定められた窓口情報を抽出し(ステップ406)、予め定められた窓口となる1以上のメンバMを報知先として特定する(ステップ407)。例えば、取引先からの受注業務を担当する部署に所属する1以上のメンバM等を報知先として特定する。
管理サーバ10は、特定した報知先に関する情報を、報知先情報として画像送受信装置30に向けて送信する制御を行う(ステップ408)。これにより、画像送受信装置30にてファクシミリの文書が受信された場合における管理サーバ10の処理が終了する。
図7には、グループチャットのスレッドにメッセージが投稿された場合における管理サーバ10の処理の流れが示されている。管理サーバ10は、図7に示すように、グループチャット提供サーバ70からメッセージ情報が送信されてくると(ステップ501でYES)、そのメッセージ情報を取得する(ステップ502)。
これに対して、グループチャット提供サーバ70からメッセージ情報が送信されてきていない場合(ステップ501でNO)、管理サーバ10は、グループチャット提供サーバ70からメッセージ情報が送信されてくるまでステップ501を繰り返す。
管理サーバ10は、取得したメッセージ情報に基づいて、グループチャットに投稿されたメッセージを判定する。管理サーバ10によるメッセージの判定の結果、投稿されたメッセージの中に、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置30から投稿されたものが存在し(ステップ503でYES)、その中に予め定められた期間が経過しても返信(リプライ)のないメッセージが存在する場合には(ステップ504でYES)、予め定められた期間が経過しても返信(リプライ)がないメッセージに関する情報を画像送受信装置30に向けて送信する制御を行う(ステップ505)。
これに対して、グループチャットに投稿されたメッセージの中に、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置30から投稿されたものが存在しない場合や(ステップ503でNO)、予め定められた期間が経過しても返信(リプライ)のないメッセージが存在しない場合(ステップ504でNO)、管理サーバ10の処理はステップ506に進む。
管理サーバ10によるメッセージの判定の結果、グループチャットに投稿されたメッセージが、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口からの第1回目の返信(リプライ)である場合には(ステップ506でYES)、メッセージの判定の結果として、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置30に向けて投稿された第1回目の返信(リプライ)のメッセージに関する情報を画像送受信装置30に向けて送信する制御を行う(ステップ507)。
これに対して、グループチャットに投稿されたメッセージが、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口からの第1回目の返信(リプライ)でない場合(ステップ506でNO)、管理サーバ10の処理はステップ508に進む。
管理サーバ10によるメッセージの判定の結果、グループチャットに投稿されたメッセージが、画像送受信装置30にファクシミリの文書の送信を依頼するものである場合には(ステップ508でYES)、メッセージの判定の結果として、画像送受信装置30にファクシミリの文書の送信を依頼するために投稿されたメッセージに関する情報を画像送受信装置30に向けて送信する制御を行う(ステップ509)。
これに対して、グループチャットに投稿されたメッセージが、画像送受信装置30にファクシミリの文書の送信を依頼するものでない場合(ステップ508でNO)、管理サーバ10の処理は終了する。
<画像送受信装置の処理>
図8は、画像送受信装置30の処理の流れを示すフローチャートである。
図8には、外部から画像送受信装置30に向けてファックスの文書が送信されてきた場合における画像送受信装置30の処理の流れが示されている。画像送受信装置30は、図8に示すように、外部から送信されてきたファクシミリの文書を受信すると(ステップ601でYES)、ファクシミリの受信に関する情報である受信情報を生成する(ステップ602)。
図8は、画像送受信装置30の処理の流れを示すフローチャートである。
図8には、外部から画像送受信装置30に向けてファックスの文書が送信されてきた場合における画像送受信装置30の処理の流れが示されている。画像送受信装置30は、図8に示すように、外部から送信されてきたファクシミリの文書を受信すると(ステップ601でYES)、ファクシミリの受信に関する情報である受信情報を生成する(ステップ602)。
画像送受信装置30は、ステップ602にて生成した受信情報を、管理サーバ10に向けて送信する制御を行う(ステップ603)。これに対して、外部からファクシミリの文書が送信されてきていない場合(ステップ601でNO)、画像送受信装置30は、外部からファクシミリの文書が送信されてくるまでステップ601を繰り返す。
画像送受信装置30は、管理サーバ10から報知先情報が送信されてくると(ステップ604でYES)、その報知先情報を取得し(ステップ605)、ファクシミリの文書を電子化した電子文書を報知先に投稿する(ステップ606)。これに対して、報知先情報が送信されてきていない場合(ステップ604でNO)、画像送受信装置30は、管理サーバ10から報知先情報が送信されてくるまでステップ604を繰り返す。
画像送受信装置30は、管理サーバ10から、グループチャットに投稿されたメッセージの判定の結果が送信されてくると(ステップ607でYES)、その判定の結果を取得して(ステップ608)、ステップ609に進む。これに対して、管理サーバ10から判定の結果が送信されてきていない場合には(ステップ607でNO)、画像送受信装置30は、管理サーバ10からメッセージの判定の結果が送信されてくるまでステップ607を繰り返す。
画像送受信装置30が取得した判定の結果が、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置30から投稿されたメッセージのうち、その投稿後予め定められた期間が経過しても返信(リプライ)がないメッセージに関する情報である場合には(ステップ609でYES)、その窓口に向けたメッセージを再投稿する(ステップ610)。再投稿されるメッセージには、前回の投稿から経過した期間を示す情報が表記されるようにしてもよい。
これに対して、画像送受信装置30が取得した判定の結果が、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置30から投稿されたメッセージのうち、その投稿後予め定められた期間が経過しても返信(リプライ)がないメッセージに関する情報でない場合(ステップ609でNO)、画像送受信装置30の処理はステップ611に進む。
画像送受信装置30が取得した判定の結果が、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置30に向けて投稿された第1回目の返信(リプライ)のメッセージに関する情報である場合には(ステップ611でYES)、ファクシミリの文書の発信者に向けてサンキューファックスを送信する(ステップ612)。これにより、画像送受信装置30の処理は終了する。
これに対して、画像送受信装置30が取得した判定の結果が、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置30に向けて投稿された第1回目の返信(リプライ)のメッセージに関する情報でない場合(ステップ611でNO)、画像送受信装置30の処理はステップ613に進む。
画像送受信装置30が取得した判定の結果が、画像送受信装置30にファクシミリの文書の送信を依頼するために投稿されたメッセージに関する情報である場合には(ステップ613でYES)、画像送受信装置30は、送信を依頼されたファクシミリの文書を外部に向けて送信する制御を行う(ステップ614)。
これに対して、画像送受信装置30が取得した判定の結果が、画像送受信装置30にファクシミリの文書の送信を依頼するために投稿されたメッセージに関する情報でない場合には(ステップ613でNO)、画像送受信装置30の処理は終了する。
<具体例>
図9および図10は、クライアント端末50の表示部に表示されるグループチャットの画面の具体例を示す図である。
クライアント端末50の表示部に表示されるグループチャットの画面は、1以上のメッセージE1乃至Em(mは1以上の整数値)を含む1以上のスレッドT1乃至Tp(pは1以上の整数値)で構成される。図9には、その一例として、画像送受信装置30が外部からファクシミリの文書を受信した際に、その文書ごとに自動的に作成されるスレッドT1が示されている。スレッドT1には、メッセージE1乃至E6がその順番で投稿されている。
図9および図10は、クライアント端末50の表示部に表示されるグループチャットの画面の具体例を示す図である。
クライアント端末50の表示部に表示されるグループチャットの画面は、1以上のメッセージE1乃至Em(mは1以上の整数値)を含む1以上のスレッドT1乃至Tp(pは1以上の整数値)で構成される。図9には、その一例として、画像送受信装置30が外部からファクシミリの文書を受信した際に、その文書ごとに自動的に作成されるスレッドT1が示されている。スレッドT1には、メッセージE1乃至E6がその順番で投稿されている。
スレッドT1のメッセージE1乃至E6のうち、メッセージE1は、外部からファクシミリの文書を受信した画像送受信装置30が、報知先として特定された窓口に向けて投稿したメッセージである。なお、図9の例において、外部から受信したファクシミリの文書は、取引先からの発注書である。
メッセージE1には、投稿者が「複合機1」であること、スレッドT1のタイトルが「株式会社〇〇様から受注しました」であること、および報知先として特定された窓口のメンバMが「Aさん」および「Bさん」である旨が表記されている。また、メッセージE1の本文には、「受注処理をお願いします。」と表記されており、ファクシミリにて受信した発注書を電子化した電子文書W1(ファイル名「株式会社〇〇様.pdf」)が添付されている。
メッセージE1乃至E6のうち、メッセージE2は、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口からの返信(リプライ)のメッセージである。メッセージE2には、投稿者が「A」(メンバM)であること、および報知先が「複合機1」(画像送受信装置30)である旨が表記されている。また、メッセージE2の本文には、「私が対応します。」と表記されている。
メッセージE1乃至E6のうち、メッセージE3は、画像送受信装置30がサンキューファックスを送信した旨をグループチャットのメンバMに報知するために投稿したメッセージである。具体的には、メッセージE3には、投稿者が「複合機1」(画像送受信装置30)であることが表記されている。また、メッセージE3の本文には、「サンキューファックスを送信しました」と表記されている。
メッセージE1乃至E6のうち、メッセージE4は、ファクシミリの文書の報知先とされたメンバMが、自身が作成した見積書の承認を他のメンバM(例えば、上司)に依頼するために投稿したメッセージである。具体的には、メッセージE4には、見積書の作成者である「A」(メンバM)が投稿者であり、見積書の承認者である「B」(メンバM)が報知先である旨が表記されている。また、メッセージE4の本文には、「見積書を作成しました。承認をお願いします。」と表記されており、「A」(メンバM)が作成した見積書を電子化した電子文書W2(ファイル名「お見積書.pdf」)が添付されている。
メッセージE1乃至E6のうち、メッセージE5は、見積書の承認の依頼を受けたメンバMが、見積書に承認を与える際に投稿したメッセージである。具体的には、メッセージE5には、見積書の承認者である「B」(メンバM)が投稿者であり、および見積書の作成者である「A」(メンバM)が報知先である旨が表記されている。また、メッセージE5の本文には、「確認しました。OKです。」と表記されている。
メッセージE1乃至E6のうち、メッセージE6は、見積書の作成者である「A」(メンバM)が、その見積書のファクシミリによる送信を画像送受信装置30に依頼する際に投稿されたメッセージである。具体的には、メッセージE6には、見積書の作成者である「A」(メンバM)が投稿者であること、および見積書をファクシミリの文書として送信する画像送受信装置30が報知先である旨が表記されている。また、メッセージE6の本文には、「送信してください。」と表記されており、「B」(メンバM)の承認を得た見積書を電子化した電子文書W2(ファイル名「お見積書.pdf」)が添付されている。
図10には、クライアント端末50の表示部に表示されるグループチャットの画面の一例として、画像送受信装置30が外部からファクシミリの文書を受信した際に、その文書ごとに自動的に作成されるスレッドT11およびT12が示されている。スレッドT11には、メッセージE11乃至E14がその順番で投稿されている。スレッドT12には、メッセージE21が投稿されている。
スレッドT11のメッセージE11乃至E14のうち、メッセージE11乃至E13の各々は、図9のスレッドT1のメッセージE1乃至E3の各々と同様のメッセージである。すなわち、メッセージE11は、外部からファクシミリの文書を受信した画像送受信装置30が、報知先として特定された窓口に向けて投稿したメッセージである。また、メッセージE12は、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口からの返信(リプライ)のメッセージである。また、メッセージE13は、画像送受信装置30がサンキューファックスを送信した旨をグループチャットのメンバMに報知するために投稿したメッセージである。
メッセージE11乃至E14のうち、メッセージE14は、画像送受信装置30から、ファクシミリの文書の報知先として特定された窓口に向けて再投稿されたリマインドのメッセージである。メッセージE14は、画像送受信装置30が外部からファクシミリの文書を受信してから予め定められた期間が経過しても処理が進行しない案件の窓口を報知先として投稿される。
具体的には、メッセージE14には、発注書を受信した画像送受信装置30(複合機1)が投稿者であり、発注書の受領を担当する窓口である「A」(メンバM)および「B」(メンバM)が報知先である旨が表記されている。また、メッセージE14の本文には、「XX日経過しましたが、処理が完了していません。早急に処理を行ってください」と表記されている。この場合、「予め定められた期間」は「XX日」である。
スレッドT12のメッセージE21は、スレッドT11のメッセージE11と同様に、外部からファクシミリの文書を受信した画像送受信装置30が、報知先として特定された窓口に向けて投稿したメッセージである。スレッドT11のメッセージE11と、スレッドT12のメッセージE21とを比較すると、投稿者が「複合機1」であること、報知先として特定された窓口のメンバMが「Aさん」および「Bさん」であること、本文が「受注処理をお願いします。」であることが共通する。
ただし、スレッドT11とスレッドT12とでは、対応する発注書(ファクシミリの文書)が異なる。具体的には、スレッドT11のタイトルが「株式会社〇〇様から受注しました」であるのに対して、スレッドT12のタイトルは「株式会社△△様から受注しました」になっている。また、スレッドT11のメッセージE11に添付された電子文書W11のファイル名が「株式会社〇〇様.pdf」であるのに対して、スレッドT12のメッセージE21に添付された電子文書W21のファイル名は「株式会社△△様.pdf」になっている。このため、スレッドT11のメッセージE11と、スレッドT12のメッセージE21とが異なるスレッドに投稿されている。
このように、本実施の形態では、外部からファクシミリの文書として送信されてきた発注書を画像送受信装置30が受信すると、その発注書ごとに、図9のスレッドT1や図10のスレッドT11およびT12のようなスレッドが自動的に作成されて、受信された発注書を電子化した電子文書W1が投稿される。このとき、発注書を受領する窓口となる「A」(メンバM)および「B」(メンバM)が報知先として特定される。このため、「A」(メンバM)および「B」(メンバM)は、自動的に作成されたスレッドを視認するだけで、発注書がファクシミリにて受信されたことを容易に知得できる。
また、本実施の形態によれば、サンキューファックスの送信、受領された発注書に対応する見積書の承認、承認された見積書のファクシミリによる送信、処理が滞納している案件等の進捗管理がスレッドにて容易化される。さらに、図9および図10に示すピンPを用いたいわゆるピン留め機能により、ピンPを付したスレッドを後から抽出することができるので、未処理の案件のみを抽出して管理することも可能となる。
以上、本実施の形態について説明したが、本発明は上述した本実施の形態に限るものではない。また、本発明による効果も、上述した本実施の形態に記載されたものに限定されない。例えば、図1に示すシステム構成、図2および図3に示すハードウェア構成は、本発明の目的を達成するための例示に過ぎず、特に限定されない。また、図4および図5に示す機能構成も例示に過ぎず、特に限定されない。上述した処理を全体として実行できる機能が図1の情報処理システム1に備えられていれば足り、この機能を実現するためにどのような機能構成を用いるかは図4および図5の例に限定されない。
また、図6乃至図8に示す処理のステップの順序も例示に過ぎず、特に限定されない。図示されたステップの順序に沿って時系列的に行われる処理だけではなく、必ずしも時系列的に処理されなくとも、並列的あるいは個別的に行われてもよい。また、図9および図10に示す画面も、メッセージ交換サービスのサービス画面の例示に過ぎず、特に限定されない。メッセージ交換サービスを実現可能にするあらゆるユーザインターフェースを採用することができる。
また、上述の実施の形態では、グループチャットのスレッドに投稿されたメッセージの判定を管理サーバ10が行う構成となっているが、この構成に限定されない。例えば、グループチャットのスレッドに投稿されたメッセージの判定を画像送受信装置30が単独で行う構成であってもよい。この場合、例えば、図4のメッセージ情報取得部105、およびメッセージ判定部106は、管理サーバ10の制御部11ではなく画像送受信装置30の制御部31にて機能するようにすることができる。また、ファクシミリの文書の発信者の電話番号に窓口情報が対応付けられたデータベースが、画像送受信装置30の記憶部33に格納されるようにすることができる。
また、上述の実施の形態では、取引先から発注書がファクシミリの文書として送信されてきた場合、発注に対する感謝の意を取引先に伝えることを目的としたサンキューファックスが画像送受信装置30から送信される構成となっているが、この構成に限定されない。例えば、発注書の発信者である取引先が、ネットワーク90を介してEメールを受信できる情報処理装置を保有している場合には、発注に対する感謝の意を取引先に伝えることを目的としたEメールが画像送受信装置30から送信される構成であってもよい。
1…情報処理システム、10…管理サーバ、11…制御部、30…画像送受信装置、31…制御部、50…クライアント端末、70…グループチャット提供サーバ、90…ネットワーク、101…受信情報取得部、102…窓口情報抽出部、103…報知先特定部、104…報知先情報送信制御部、105…メッセージ情報取得部、106…メッセージ判定部、107…判定結果送信制御部、301…ファクシミリ受信制御部、302…受信情報生成部、303…受信情報送信制御部、304…報知先情報取得部、305…投稿制御部、306…判定結果取得部、307…ファクシミリ送信制御部
Claims (13)
- プロセッサを備え、
前記プロセッサは、ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出し、
前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行うことを特徴とする、
情報処理装置。 - 前記プロセッサは、前記電子文書の投稿後、予め定められた期間が経過しても返信の投稿がない場合、当該電子文書を前記メッセージ交換サービスに再投稿する制御を行うことを特徴とする、
請求項1に記載の情報処理装置。 - 前記プロセッサは、前記再投稿の際、前記ファクシミリの文書の受信から経過した期間を示す情報をさらに投稿する制御を行うことを特徴とする、
請求項2に記載の情報処理装置。 - 前記電子文書の数と、当該電子文書の投稿先となる前記メッセージ交換サービスのスレッドの数との関係が1対1となることを特徴とする、
請求項1に記載の情報処理装置。 - 前記プロセッサは、前記メッセージ交換サービスに前記電子文書の投稿主を報知先とする返信の投稿がなされると、前記ファクシミリの文書が前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御を行うことを特徴とする、
請求項1に記載の情報処理装置。 - 前記プロセッサは、前記返信の投稿が初回である場合に、前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御を行うことを特徴とする、
請求項5に記載の情報処理装置。 - 前記プロセッサは、前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御として、予め指定された通信の手法により、前記受領された旨を前記発信者に送信する制御を行うことを特徴とする、
請求項6に記載の情報処理装置。 - 前記プロセッサは、前記返信の投稿として前記電子文書が投稿される場合、前記発信者に向けて当該電子文書を報知する制御をさらに行うことを特徴とする、
請求項5に記載の情報処理装置。 - 前記プロセッサは、前記電子文書の報知について、前記メッセージ交換サービスの他のメンバによる確認が行われると、当該電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、
請求項8に記載の情報処理装置。 - 前記プロセッサは、前記他のメンバによる確認として、当該他のメンバによる確認の完了を示す投稿がなされると、前記電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、
請求項9に記載の情報処理装置。 - 前記プロセッサは、前記他のメンバによる確認として、当該他のメンバによる確認の完了を示す入力操作が前記返信の投稿に対してなされると、前記電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、
請求項9に記載の情報処理装置。 - ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出する抽出手段と、
前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行う投稿制御手段と、
を有することを特徴とする情報処理システム。 - コンピュータに、
ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出する機能と、
前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行う機能と、
を実現させるためのプログラム。
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