JP2019212199A - 業務効率化支援システム、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】業務効率を定量的に評価することのできる業務効率化支援システム、及びプログラムを提供する。【解決手段】業務効率化支援システムは、事業所内を移動する複数の観察対象の位置情報を取得する位置情報取得手段と、位置情報取得手段が取得した位置情報に基づき、事業所で遂行された業務の種別及び／又は業務量を特定する業務解析手段と、業務解析手段が特定した業務種別及び／又は業務量を含むパラメータに基づき効率解析手段と備えることを特徴とする。【選択図】図１

Description

本発明は、多数のスタッフが働く事業所における業務の効率を改善するための施策立案に寄与する業務効率化支援システム、及びプログラムに関する。

昨今、様々な事業所において、効率的な業務遂行及び業務遂行に要する（人的、時間的、及び／又は金銭的な）総コストの削減が求められている。以下では、このような事業所の一例である病院では、多数のスタッフが、多数の患者に対し、様々な資材（リソース）を用いて、勤務ローテーションを組みながら、日々様々な業務を遂行している。当然ながら病院においても効率的な業務遂行や総コストの削減が求められており、例えば特許文献１には、看護師や看護補助者の業務分担を改善する看護業務改善システムが提案されている。

特開２０１８−６０４４９号公報

業務効率を改善するには、看護師、看護補助者等の労働者（スタッフ）の業務の実態を定量的に把握し、さらに業務の効率性について定量的に評価することが重要である。しかしながら、特許文献１に記載されたシステムも含め、従来は労働者が手動入力することにより業務内容の情報を収集しているため、業務内容の収集が労働者の負担となる、収集される情報の精度が一定でない、といった問題があった。また、業務の効率性の評価を様々な観点について行う際に、効率性を定量的に出力するシステムはこれまで提案されていなかった。

このような事情により、既存の事業所における業務の効率化を推進するにあたり、業務効率性の現状や改善の程度を、少ない負担で、かつ定量的に評価する仕組みがないことから、困難であった。また、新規に事業所を設立したり改修したりする設計（プランニング）の段階においても、複数の候補プランについて業務効率性を定量的に比較して評価を下すことが困難であった。

本発明は上記の課題に鑑みなされたものであり、業務効率を定量的に評価することのできる業務効率化支援システム、及びプログラムを提供することを目的とする。

上記の課題を解決すべく、本発明に係る業務効率化支援システムは、事業所内を移動する複数の観察対象の位置情報を取得する位置情報取得手段と、位置情報取得手段が取得した位置情報に基づき、事業所で遂行された業務の種別及び／又は業務量を特定する業務解析手段と、業務解析手段が特定した業務種別及び／又は業務量を含むパラメータに基づき効率解析手段と備えることを特徴とする。

本発明では、観察対象は、少なくとも事業所で働くスタッフを含むとよい。また、観察対象は、事業所で働くスタッフ以外の人間を含んでもよい。また、観察対象は、事業所で使用される機器を含んでもよい。

本発明では、業務解析手段は、観察対象の滞在箇所及び当該滞在箇所での滞在時間に基づき業務種別を特定するとよい。また、業務解析手段は、観察対象の移動量に基づき業務量を特定するとよい。

本発明では、効率解析手段は、複数の主体についての入力パラメータ及び出力パラメータのデータに基づき、確率的フロンティア分析の手法により効率性を表す評価値を計算して出力するとよい。

本発明に係るプログラムは、コンピュータを上記いずれかの業務効率化支援システムとして機能させることを特徴とする。

業務効率化支援システム１の概略図である。 サーバ装置１０の構成の一例を示す図である。 病院内におけるアクセスポイントの配置の一例を示す図である。 業務効率化支援システム１の機能ブロック図である。

以下、図面を参照しつつ本発明の実施形態に係る業務効率化支援システム１を説明する。なお、本実施形態では、業務効率化支援システム１を事業所の一例として病院の病棟に適用した場合を例に説明する。

〔システムの構成〕
図１は、業務効率化支援システム１の概略図である。業務効率化支援システム１は、サーバ装置１０、複数のアクセスポイント２０、及び観察対象２が装着又は所持する発信機３０を備える。サーバ装置１０は、有線ＬＡＮや無線ＬＡＮなどのネットワークＮＷを介して接続されたアクセスポイント２０を介して発信機３０の現在位置情報を取得可能に構成される。アクセスポイント２０と発信機３０とは無線ＬＡＮなど、システムの導入環境に応じた任意の無線通信方式により通信を行う。アクセスポイント２０の個数は任意である。

観察対象２は、業務効率化支援システム１において位置情報を把握する対象である。観察対象２は少なくとも病棟で働く看護師、看護補助者等のスタッフが含まれるが、その他、例えば、医師、患者、来訪者等の人物や、医療機器等の物、或いはこれらの任意の組み合わせを含んでもよい。

図２は、サーバ装置１０の構成の一例を示す図である。サーバ装置１０はコンピュータであり、ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、入力部１４、表示部１５、記憶部１６、及び通信部１７を備える。

ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２や記憶部１６に記憶されたプログラムを実行し、サーバ装置１０の機能を実現する。ＲＯＭ１２はコンピュータを動作させるための基本的なプログラムなどを記憶する不揮発性メモリである。ＲＡＭ１３はＣＰＵ１１のワークエリアを提供する揮発性メモリである。入力部１４は、キーボードやポインティングデバイス等の入力デバイスであって、利用者が入力した情報をＣＰＵ１１に提供する。表示部１５は、ＬＣＤなどのディスプレイを備え、ＣＰＵ１１の制御に従い各種の情報を表示する表示手段である。記憶部１６は、ＨＤＤやフラッシュメモリ等の記憶媒体であり、ＣＰＵ１１が実行する各種プログラム（例えば後述の発信機位置特定プログラム、業務解析プログラム、効率解析プログラム等）や実行に用いるテーブルなどの各種ファイルを記憶する。通信部１７は、ネットワークＮＷに接続するためのインタフェースであり、ＣＰＵ１１の制御に従い、ネットワークＮＷに接続されたアクセスポイント２０と通信する。

アクセスポイント２０は、発信機３０を検出し、発信機３０から送信された情報を中継する。具体的には、アクセスポイント２０は例えば無線ＬＡＮなどのアクセスポイントとするとよい。

図３は、病院内におけるアクセスポイントの配置の一例を示す図である。アクセスポイント２０は、例えば図３に示すようにナースステーション、病室、廊下、トイレ、外来エリア、検査室、手術室など病院内の各所に複数設置され、それぞれ自身の通信領域内にある発信機３０が発信した所定の通信方式による信号を受信し、サーバ装置１０に転送する。各アクセスポイント２０には自身の識別ＩＤであるアクセスポイントＩＤが付与され、発信機３０から受信した信号の転送時にはこのアクセスポイントＩＤを付加してサーバ装置１０に転送する。

発信機３０は、観察対象２が装着又は所持し、所定の通信方式による信号をアクセスポイント２０に送信する。発信機３０には自身の識別ＩＤである発信機ＩＤが付与され、信号の送信時にはこの発信機ＩＤを付加して送信する。

〔機能の実現方法〕
続いて、サーバ装置１０、アクセスポイント２０、及び発信機３０により本発明の業務効率化支援システム１の機能がどのように実現されているかについて説明する。図４は、業務効率化支援システム１の機能ブロック図を示している。業務効率化支援システム１は、図４に示すように、位置情報取得手段１０ａ、業務解析手段１０ｂ、及び効率解析手段１０ｃを備えている。

サーバ装置１０の記憶部１６は、位置情報取得手段１０ａの機能を実現する発信機位置特定プログラムを予め記憶している。そして、サーバ装置１０は次の手順で発信機３０の現在位置を逐次取得する。なお、ここでいう位置とは、発信機３０からの信号を受信したアクセスポイント２０の設置位置である。

発信機位置特定プログラムはサーバ装置１０のＣＰＵ１１に読み込まれて実行されることで、通信部１７を介してアクセスポイント２０に対して発信機３０からの信号の受信待機指示を送信するとともに、アクセスポイント２０から当該アクセスポイント２０の設置位置を示すアクセスポイントＩＤと当該アクセスポイント２０が受信した発信機３０の発信機ＩＤとを含む応答信号を、通信部１７を介して逐次受信し、この受信した応答信号に含まれる情報を受信時刻と対応付けて記憶部１６に記憶する。

アクセスポイント２０は、サーバ装置１０からの受信待機指示をトリガに発信機３０から信号の受信を待機する。発信機３０から発信機ＩＤを含む信号が受信されると、この信号にアクセスポイントＩＤを付加した応答信号をサーバ装置１０に対して送信する。

位置情報取得手段１０ａをこのように構成することで、観察対象２が装着又は所持する発信機３０の現在位置情報を逐次収集し、記憶部１６に蓄積することができる。なお、発信機３０の現在位置情報の収集方法は上記の方法に限られず、収集可能ないかなる方法をとっても構わない。

サーバ装置１０の記憶部１６は、業務解析手段１０ｂの機能を実現する業務解析プログラムを予め記憶している。そして、業務解析手段１０ｂは、この業務解析プログラムにより、位置情報取得手段１０ａが取得した観察対象２の位置情報を利用して、スタッフの業務を判別するとともに、判別した業務種別毎の業務量を定量化する。

業務解析プログラムは、例えば観察対象２であるスタッフ（看護師や看護補助者）の位置情報に基づき、勤務時間中におけるスタッフの滞在箇所及び当該滞在箇所での滞在時間を取得する。具体的には、業務解析プログラムは、記憶部１６に予め記憶された滞在場所に対応して業務種別を格納した業務種別テーブルに照会して、スタッフの業務種別を特定するとともに、当該滞在箇所への滞在時間を業務量とするとよい。例えば、病室にいた時間には入院患者への対応、ナースステーションにいた時間は事務作業時間等として、業務種別と業務量を特定するとよい。

また、業務解析プログラムは、勤務時間中におけるスタッフの移動距離に基づき、業務量（業務の負荷）を特定してもよい。

なお、業務種別テーブルには、滞在場所に対応付けてスタッフの属性に応じた業務を記憶しておき、同じ場所に滞在した場合でもスタッフの属性に応じた適切な業務種別が特定できるように構成されることが好ましい。例えば、病室に対応付けて看護師には入院患者への対応、看護補助者には環境整備、という業務を格納しておくとよい。

なお、業務解析手段１０ｂによらず、スタッフの申告（端末への入力、アンケート、報告書等、形式は問わない）により業務種別毎の業務量を取得するようにしてもよい。

サーバ装置１０の記憶部１６は、効率解析手段１０ｃの機能を実現する効率解析プログラムを予め記憶している。そして、効率解析手段１０ｃは、この効率解析プログラムにより、病棟における業務の効率性を評価する。

効率解析プログラムは、初めに、入力（投入資源、インプット）パラメータと出力（アウトプット）パラメータの設定を要求する。入力パラメータは、投入した資源（スタッフ数、移動距離等）であり、出力パラメータは、資源の投入に応じて得られる収益（患者数）や要したコストである。出力パラメータは、得られる成果に着目したプロダクト型のパラメータとしてもよいし、要したコストに着目したコスト型のパラメータとしてもよい。

ユーザは、効率解析プログラムからの要求に応じて入力パラメータと出力パラメータを設定する。これらのパラメータとしては、入院患者数、総移動距離、総直接業務時間、総間接業務時間、スタッフ数など様々なパラメータを選択できるように構成されるが、少なくとも、位置情報取得手段１０ａで取得した観察対象２の位置情報、業務解析手段１０ｂにより定量化した業務種別毎の業務量に基づく情報等が選択可能とされる。具体例としては、位置情報取得手段１０ａで取得した観察対象２の位置情報に基づき算出したスタッフの移動距離、業務解析手段１０ｂにより定量化した業務種別毎の時間等がパラメータとして選択可能とされる。また、効率解析手段１０ｃは、スタッフの人数、患者数等の位置情報取得手段１０ａで取得した観察対象２の位置情報に基づかないパラメータを用いてもよい。このような患者数等の位置情報取得手段１０ａで取得した観察対象２の位置情報に基づかないパラメータについては、手動での入力を要求するように構成するとよい。

なお、上記のように入力パラメータと出力パラメータをそれぞれ設定するのではなく、使用頻度の高い入力パラメータと出力パラメータの組み合わせを、予め記憶部１６に記憶させておき、ユーザがこの組み合わせを選択できるように構成してもよい。

続いて、このようにして設定された入力パラメータと出力パラメータについて、解析すべきデータが入力される。

効率解析プログラムは、入力された入力パラメータ及び出力パラメータのデータに基づき、確率的フロンティア分析（stochastic frontier analysis, SFA）の手法により、効率性を表す評価値を計算する。ここで、確率的フロンティア分析は主に経済学において用いられる分析手法である。具体的には、個々の主体ｉについて、出力パラメータをｙ_ｉ、ｎ種類の入力からなる投入ベクトルｘ_ｎｉを入力パラメータしたデータを、入力パラメータと出力パラメータ下記の式（１）におけるβ_ｎを推定する。

式（１）において、ｖ_ｉは（例えば正規分布に従い生じる）ランダムな誤差を表す項、ｕ_ｉは非負の値であり、非効率性を表す項であるところ、上記のβを推定する際に、ｖ_ｉおよびｕ_ｉの標準偏差も求められる。業務効率化支援システム１は、このようにして各主体ｉ毎の非効率性項ｕ_ｉや非効率性項ｕ_ｉの標準偏差を求めて、サーバ装置１０の表示部１５に表示する。表示の態様は任意であるが、各主体の非効率性項ｕ_ｉを比較しやすい態様で（例えば、棒グラフ、折れ線グラフ等の各種グラフにより）表示部１５に表示するのが好ましい。その際、非効率性項ｕ_ｉの平均値や標準偏差を合わせて表示するようにするとよい。あるいは、推定した式（１）のグラフを表示するとともに、当該グラフに重畳して、各主体ｉの入力パラメータと出力パラメータとであらわされる点をプロットして表示してもよい。これらのような表示態様とすれば、効率低下の主たる要因（換言すれば、業務効率の改善効果が高い要素・主体）をユーザが認識しやすい形で提示することが可能となり、ユーザの業務効率改善活動を効果的に支援することが可能となる。

以上で説明した業務効率化支援システム１によれば、業務の効率を評価する際に、観察対象２の位置情報に基づくパラメータとして使用することで、客観性の高い評価結果を得ることができる。特に、スタッフの申告による場合には内容のばらつきが大きく、正確な把握が困難となる業務種毎の業務量や移動距離を、手間なく客観的な情報として取得することが可能となる。

このような業務効率化支援システム１は、既存の事業所について入力パラメータ・出力パラメータの取得を繰り返し実施し、効率の改善の程度をモニタリングしながら継続的に効率化活動を行うというような形で利用することが可能である。

また、病院・病棟の新築・改築、レイアウト変更、患者配置の変更（病室の割り当ての変更）などを計画する段階において、計画の内容に基づき入力パラメータ・出力パラメータを設定し、効率性（非効率性）を評価することも可能である。このようなプランニング段階での使用によれば、複数の候補プランについて、効率性を定量的に評価することができ、複数の候補プランの効率性を比較して評価を下すことが容易となる。そして、このような手法でプランニングを施した事業所について、実際の稼働状態で入力パラメータ・出力パラメータを取得し効率性を求めれば、プランニング段階で期待された効率性と実際の効率性との乖離を評価し、当該事業所での業務効率の改善方針の立案に役立てたり、以後のプランニングにおいて設定する入力パラメータ・出力パラメータを実際の運用で可能な値に近づけ、プランニング段階での効率性の評価をより精度の高いものとしたりすることが可能となる。

本発明は、上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素を適宜組み合わせることによって種々の発明を形成できる。また例えば、実施形態に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除した構成も考えられる。

１ 業務効率化支援システム
１０ サーバ装置
２０ アクセスポイント
３０ 発信機

Claims (8)

1. 事業所内を移動する複数の観察対象の位置情報を取得する位置情報取得手段と、
   前記位置情報取得手段が取得した位置情報に基づき、前記事業所で遂行された業務の種別及び／又は業務量を特定する業務解析手段と、
   前記業務解析手段が特定した業務種別及び／又は業務量を含むパラメータに基づき効率解析手段と
   を備えることを特徴とする業務効率化支援システム。
2. 前記観察対象は、少なくとも前記事業所で働くスタッフを含むことを特徴とする請求項１に記載の業務効率化支援システム。
3. 前記観察対象は、前記事業所で働くスタッフ以外の人間を含むことを特徴とする請求項１または２に記載の業務効率化支援システム。
4. 前記観察対象は、前記事業所で使用される機器を含むことを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の業務効率化支援システム。
5. 前記業務解析手段は、前記観察対象の滞在箇所及び当該滞在箇所での滞在時間に基づき業務種別を特定することを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の業務効率化支援システム。
6. 前記業務解析手段は、前記観察対象の移動量に基づき業務量を特定することを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載の業務効率化支援システム。
7. 前記効率解析手段は、複数の主体についての入力パラメータ及び出力パラメータのデータに基づき、確率的フロンティア分析の手法により効率性を表す評価値を計算して出力することを特徴とする請求項１から６のいずれか１項に記載の業務効率化支援システム。
8. コンピュータを請求項１から７のいずれか１項に記載の業務効率化支援システムとして機能させるためのプログラム。
   
   

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