JP2019208137A - 文書管理装置および文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】顧客からの電話の用件に関連する文書を短時間で容易に特定することができる文書管理装置および文書管理方法を提供する。【解決手段】構内交換機２００および情報端末３０１、３０２とＬＡＮを介して接続されている文書管理装置１０であって、それぞれが顧客と対応付けられた複数の文書２１を記憶している記憶部１１と、構内交換機において着信中の相手先の電話機の発信元番号を、構内交換機から取得する取得部１２と、取得部によって取得された発信元番号を用いて特定される顧客に対応付けられた文書であり、かつ、文書の管理のための期限が有効である文書を記憶部に記憶されている複数の文書から抽出する抽出部１３と、抽出部によって抽出された文書を示す文書情報を情報端末に送信する送信部１４と、を備える。【選択図】図４

Description

本発明は、顧客と対応付けられた文書を管理する文書管理装置および文書管理方法に関するものである。

特許文献１には、ファイル共有装置と電話交換機とが連携し、顧客がユーザに電話をかけた場合、発信元番号に関連するフォルダまたはファイルを検索し、着信先番号の端末に、検索結果を表示するファイル共有装置が開示されている。

特開平９−６４９８２号公報

特許文献１の技術では、フォルダまたはファイルが大量に記憶されている場合には、ユーザは、顧客が電話をかけてきた用件に関連するフォルダまたはファイルを特定するのに時間を要してしまうという課題があった。

そこで、本発明は、このような状況に鑑みてなされたものであり、顧客からの電話の用件に関連する文書を短時間で容易に特定することができる文書管理装置および文書管理方法を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明の一形態に係る文書管理装置は、構内交換機および情報端末とネットワークを介して接続されている文書管理装置であって、それぞれが顧客と対応付けられた複数の文書を記憶している記憶部と、前記構内交換機において着信中の相手先の電話機の発信元番号を、前記構内交換機から取得する取得部と、前記取得部によって取得された前記発信元番号を用いて特定される顧客に対応付けられた文書であり、かつ、文書の管理のための期限が有効である文書を前記記憶部に記憶されている前記複数の文書から抽出する抽出部と、前記抽出部によって抽出された前記文書を示す文書情報を前記情報端末に送信する送信部と、を備える。

これによれば、相手先の電話機の発信元番号を用いて特定される顧客に対応付けられた文書を抽出することに加えて、文書の管理のための期限が有効である文書を複数の文書から抽出する。このように、顧客の用件は期限が有効である文書に関連していることを利用して文書を抽出しているため、文書管理装置のユーザが必要としている文書を効果的に抽出することができる。よって、ユーザは、抽出された文書の中から必要な文書を探すことができ、顧客からの電話の用件に関連する文書を、短時間で特定することができる。

また、前記構内交換機は、複数の電話機のそれぞれに異なる外線番号を割り当てており、前記複数の電話機のうち、相手先の電話機から指定された外線番号である着信先番号に対応する電話機と前記相手先の電話機とを通話可能に接続し、前記記憶部は、前記複数の文書のそれぞれを、前記複数の電話機のユーザと対応付けて記憶しており、前記取得部は、さらに、前記着信先番号を前記構内交換機から取得し、前記抽出部は、取得部によって取得された前記発信元番号を用いて特定される顧客、および、前記着信先番号を用いて特定されるユーザに対応付けられている文書を前記記憶部に記憶されている前記複数の文書から抽出してもよい。

これによれば、さらに、着信先番号を用いて特定されるユーザに対応付けられている文書を抽出するため、例えば、着信先番号に対応するユーザに関連する文書をさらに抽出することができる。このため、顧客からの電話の用件に関連する文書を、より効果的に短時間で特定することができる。

また、前記記憶部は、さらに、複数の前記顧客と、前記複数の顧客の電話番号とが対応付けられた電話帳情報を記憶しており、前記抽出部は、取得された前記発信元番号を用いて前記電話帳情報で対応付けられている前記顧客を特定し、前記送信部は、前記発信元番号と一致する電話番号が前記電話帳情報で対応付けられていないことを前記抽出部によって検出された場合、前記発信元番号と一致する電話番号が前記電話帳情報で対応付けられていないことを示す通知を前記情報端末に送信してもよい。

これによれば、電話帳情報に記憶されていない顧客の場合には、その旨の通知を情報端末に送信するため、ユーザに当該顧客の電話番号を電話帳情報に登録することを促すことができる。

また、前記文書の管理のための期限は、前記顧客からの物品またはサービスの発注に対してユーザが前記物品または前記サービスを前記顧客へ提供する納期であり、前記抽出部は、現在時刻が前記納期を過ぎていない場合に前記期限が有効な期限であると判定し、現在時刻が前記納期を過ぎている場合に前記期限が無効な期限であると判定してもよい。

このため、納期を過ぎている文書は抽出されないため、ユーザは、顧客からの電話の用件に関連する文書を、より効果的に短時間で特定することができる。

また、前記文書の管理のための期限は、前記顧客からの物品またはサービスの発注に対してユーザが前記物品または前記サービスを前記顧客へ提供する納期であり、前記抽出部は、前記提供の処理が完了していない場合に、前記期限が有効な期限であると判定してもよい。

このため、ユーザが提供していない物品またはサービスの発注に関する文書を抽出するため、ユーザは、顧客からの電話の用件に関連する文書を、より効果的に短時間で特定することができる。

なお、これらの全般的または具体的な態様は、システム、方法、集積回路、コンピュータプログラムまたはコンピュータ読み取り可能なＣＤ−ＲＯＭなどの記録媒体で実現されてもよく、システム、方法、集積回路、コンピュータプログラムおよび記録媒体の任意な組み合わせで実現されてもよい。

本発明に係る文書管理装置および文書管理方法によれば、顧客からの電話の用件に関連する文書を短時間で容易に特定することができる。

図１は、実施の形態１に係る情報処理システムの構成の一例を示す図である。 図２は、実施の形態１に係るＭＦＰのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 図３は、実施の形態１に係るＭＦＰに接続されているサーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 図４は、実施の形態１に係る文書管理装置の機能構成の一例を示すブロック図である。 図５は、文書リストの一例を示す図である。 図６は、電話帳情報の一例を示す図である。 図７は、実施の形態１に係る文書管理装置の動作である文書管理方法における処理を示すフローチャートである。 図８は、顧客Ａから電話がかかってきたときに実行される文書管理方法の具体例を説明するための図である。 図９は、変形例に係る文書管理装置の機能構成の一例を示すブロック図である。 図１０は、電話帳情報の一例を示す図である。 図１１は、実施の形態２に係る文書管理装置の動作である文書管理方法における処理を示すフローチャートである。 図１２は、顧客Ａから担当者ａに電話がかかってきたときに実行される文書管理方法の具体例を説明するための図である。

以下、本発明の一態様に係る文書管理装置および文書管理方法について、図面を参照しながら具体的に説明する。

なお、以下で説明する実施の形態は、いずれも本発明の一具体例を示すものである。以下の実施の形態で示される数値、形状、材料、構成要素、構成要素の配置位置及び接続形態、ステップ、ステップの順序などは、一例であり、本発明を限定する主旨ではない。また、以下の実施の形態における構成要素のうち、最上位概念を示す独立請求項に記載されていない構成要素については、任意の構成要素として説明される。

（実施の形態１）
（概要）
まず、図１を用いて、実施の形態１に係る情報処理システムの構成の概要について説明する。

図１は、実施の形態１に係る情報処理システム１の構成の一例を示す図である。

同図に示すように、情報処理システム１は、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１００、構内交換機２００、情報端末３０１、３０２、電話機４０１、４０２、およびＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）５００により構成される。情報処理システム１は、ＰＳＴＮ（Ｐｕｂｌｉｃ Ｓｗｉｔｃｈｅｄ Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ Ｎｅｔｗｏｒｋｓ：公衆電話交換回線網）６００に接続されている。また、図１では、例えば、顧客が所有している機器として、電話機７０１とＭＦＰ７０２とがＰＳＴＮに接続されている構成が図示されている。なお、顧客とは、情報処理システム１のユーザに対して物品またはサービスを発注した発注者であり、ユーザから上記物品または上記サービスの提供を受ける者である。

ＭＦＰ１００は、例えば、ＰＳＴＮ６００を介してＭＦＰ７０２からファクシミリ送信されたデータを受信したり、ＭＦＰ７０２へファクシミリ送信したりする。また、ＭＦＰ１００は、受信したデータを、ＬＡＮ５００を介して情報端末３０１、３０２へ送信すること、内蔵されるプリンタでプリントアウトすること等ができる。

構内交換機２００は、電話機４０１および電話機４０２の間の通話である内線通話、または、ＰＳＴＮ６００を介して電話機７０１との間の通話である外線通話の中継を行う機器である。構内交換機２００は、具体的には、ＩＰ ＰＢＸ（Ｉｎｔｅｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ Ｐｒｉｖａｔｅ Ｂｒａｎｃｈ ｅＸｃｈａｎｇｅ）であり、ＬＡＮ５００およびＰＳＴＮ６００に接続されている。構内交換機２００は、ＴＣＰ／ＩＰネットワークであるＬＡＮ５００上において音声通話システム（ＶｏＩＰ：Ｖｏｉｃｅ ｏｖｅｒ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ ）を提供する機器であり、ＬＡＮ５００に接続されている電話機４０１、４０２間の内線通話の中継を、ＶｏＩＰを用いて行う。また、構内交換機２００は、ＰＳＴＮ６００との間での中継機能も有するため、外線通話の中継も行うことができる。

これにより、構内交換機２００は、外線通話では、例えば、電話機７０１から電話機４０１、４０２に対応する電話番号が指定された電話がかかってきた場合、つまり、電話機４０１、４０２宛ての電話がかかってきた場合、電話機７０１と電話機４０１との間の通話を中継する。この場合、電話機４０１、４０２には、共通する外線番号が割り当てられているものとする。また、構内交換機２００は、内線通話では、例えば、電話機４０１から電話機４０２に対応する電話番号が指定された電話がかかってきた場合、つまり、電話機４０１宛ての電話がかかってきた場合、電話機４０１と電話機４０２との間の通話を中継する。

構内交換機２００は、専用の機器（つまりハードウェア）で実現されてもよいし、汎用のコンピュータに専用のソフトウェアを実行させることで実現されてもよい。

情報端末３０１、３０２は、コンピュータである。情報端末３０１、３０２は、本実施の形態では、ＭＦＰ１００にプリントアウトさせるデータをＭＦＰ１００に送信したり、ＭＦＰ１００から取得したデータを情報端末３０１、３０２が有するディスプレイに表示したりする。

電話機４０１、４０２は、それぞれ、内線番号が対応付けられている。電話機４０１、４０２は、それぞれ、ＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）電話機であり、ＬＡＮ５００に接続されている。

本実施の形態に係る情報処理システム１は、外部の電話機７０１からのＰＳＴＮ６００を介した電話を受け付けたり、外部のＭＦＰ７０２からのＰＳＴＮ６００を介したファクシミリ信号を受け付けたりするシステムである。情報処理システム１は、具体的には、顧客がＭＦＰ７０２のファクシミリ機能を用いて、情報処理システム１を有する事業者に、当該事業者が提供している物品またはサービスの発注を行った場合に、当該発注を示す文書を管理する文書管理装置１０（後述参照）を有している。

（構成）
図２は、実施の形態１に係るＭＦＰ１００のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

同図に示すように、ＭＦＰは、ＳｏＣ（Ｓｙｓｔｅｍ−ｏｎ−ａ−Ｃｈｉｐ）１０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１０２、ストレージ１０３、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）端子１０４、ＬＡＮ ＩＦ（ＬＡＮ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）１０５、ＭＯＤＥＭ１０６、ＮＣＵ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｕｎｉｔ）１０７、操作パネル１０８、スキャナ１０９、およびプリンタ１１０を備える。

ＳｏＣ１０１は、ＭＦＰ１００を動作させるための所定の制御プログラムを実行するマイクロプロセッサと、メモリコントローラと、各種Ｉ／Ｏを有している。ＳｏＣ１０１では、マイクロプロセッサがストレージ１０３に記憶されている制御プログラムを読み出しＲＡＭ１０２に展開し、ＲＡＭ１０２に展開された所定の制御プログラムを実行することにより、ＭＦＰ１００の動作を制御する。

ＲＡＭ１０２は、さらに、ＳｏＣ１０１が制御プログラムを実行する際に用いられるワークデータ、スキャナ１０９から得られた画像データ等を一時的に保持する読み書き可能なメモリである。

ストレージ１０３は、ＬＡＮ ＩＦ１０５またはＭＯＤＥＭ１０６により受信されたデータを記憶する補助記憶装置である。ストレージ１０３は、例えば、不揮発性のメモリ、ＳＤメモリカード、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）などにより構成される。

ＵＳＢ端子１０４は、外部機器と接続されるための端子（つまりインタフェース）である。ＵＳＢ端子１０４には、例えば、サーバ１１１が接続されている。

ＬＡＮ ＩＦ１０５は、ＭＦＰ１００をＬＡＮ５００に接続する通信アダプタである。ＬＡＮ ＩＦ１０５は、ＳｏＣ１０１の制御下で、例えばＲＡＭ１０２、ストレージ１０３またはＵＳＢ端子１０４に接続されている外部機器（つまりサーバ１１１）に保持されたデータを情報端末３０１、３０２等へ送信する。

ＭＯＤＥＭ１０６は、ＲＡＭ１０２に保持された画像データ等をファクシミリ信号に変調して送信し、また外部から受信されたファクシミリ信号をラインデータに復調する。ＭＯＤＥＭ１０６は、例えばＧ３規格に準拠したファックスモデムである。

ＮＣＵ１０７は、ＭＯＤＥＭ１０６とＰＳＴＮ６００との接続を制御する網制御装置である。

操作パネル１０８は、例えば、ユーザからの操作を受け付け、かつ、操作を受け付けるためのＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を表示するタッチパネルである。操作パネル１０８は、さらに、ユーザからの操作を受け付ける操作ボタン、ＭＦＰ１００の状態を示す表示ランプなどを含んでいてもよい。タッチパネルは、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ：液晶表示装置）などのディスプレイと、ディスプレイ上に配置されたタッチセンサと、を有する。

スキャナ１０９は、画像読み取り装置であり、ＳｏＣ１０１の制御下で、ＣＣＤ（Ｃｈａｒｇｅ Ｃｏｕｐｌｅｄ Ｄｅｖｉｃｅ）、ＣＭＯＳ（Ｃｏｍｐｌｅｍｅｎｔａｒｙ Ｍｅｔａｌ Ｏｘｉｄｅ Ｓｅｍｉｃｏｎｄｕｃｔｏｒ）などのイメージセンサを用いて原稿を光学的に読み取ることによって画像データを生成する。

プリンタ１１０は、印刷装置であり、ＳｏＣ１０１の制御下で、例えばＲＡＭ１０２に保持された画像データによって表される画像を印刷出力する。

図３は、実施の形態１に係るＭＦＰ１００に接続されているサーバ１１１のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

同図に示すように、サーバ１１１は、ＳｏＣ（Ｓｙｓｔｅｍ−ｏｎ−ａ−Ｃｈｉｐ）１１２、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１１３、ストレージ１１４、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）端子１１５、およびＲＴＣ（Ｒｅａｌ Ｔｉｍｅ Ｃｌｏｃｋ）１１６を備える。

ＳｏＣ１１２は、サーバ１１１を動作させるための所定の制御プログラムを実行するマイクロプロセッサと、メモリコントローラと、各種Ｉ／Ｏを有している。ＳｏＣ１１２では、マイクロプロセッサがストレージ１１４に格納されている所定の制御プログラムを読出しＲＡＭ１１３に展開し、ＲＡＭ１１３に展開された所定の制御プログラムを実行することにより、サーバ１１１の動作を制御する。

ＲＡＭ１１３は、さらにＳｏＣ１１２が制御プログラムを実行する際に用いられるワークデータ等を一時的に保持する読み書き可能なメモリである。

ストレージ１１４は、ＵＳＢ端子１１５を介してＭＦＰ１００から受信したデータを記憶する補助記憶装置である。ストレージ１１４は、例えば、不揮発性のメモリ、ＳＤメモリカード、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）などにより構成される。

ＵＳＢ端子１１５は、ＭＦＰ１００と接続されるための端子（つまりインタフェース）である。

ＲＴＣ１１６は、年月日及び時刻をカウントする計時手段である。

図４は、実施の形態１に係る文書管理装置１０の機能構成の一例を示すブロック図である。

同図に示すように、文書管理装置１０は、記憶部１１と、取得部１２と、抽出部１３と、送信部１４とを備える。

記憶部１１は、複数の文書２１を記憶している。複数の文書２１は、それぞれが顧客と対応付けられている。記憶部１１は、複数の文書２１のそれぞれについて、当該文書２１と顧客とが対応付けられている文書リスト２２を記憶していてもよい。記憶部１１は、例えば、複数の文書２１として、複数の文書２１のそれぞれを示す複数のファイルを記憶している。また、記憶部１１は、さらに、複数の顧客と、複数の顧客の電話番号とが対応付けられた電話帳情報２３を記憶していてもよい。記憶部１１に記憶されている複数の文書２１のそれぞれは、例えば、ＭＦＰ７０２などの外部のＭＦＰから受信したファクシミリ信号から復調した画像データである。記憶部１１は、例えば、ストレージ１０３、１１４などにより実現される。

図５は、文書リスト２２の一例を示す図である。

同図に示すように、文書リスト２２は、顧客名、担当者、期限および文書が対応付けられている情報である。顧客名は、文書をファクシミリにより送信した送信元の顧客の名称または識別子を示す情報である。担当者は、文書により発注を受けた物品またはサービスを提供する担当者の名称または識別子を示す情報である。なお、文書リスト２２は、担当者の項目を有していなくてもよい。期限は、文書の管理のための期限であり、顧客からの物品またはサービスの発注に対して、担当者が発注を受けた物品またはサービスを顧客へ提供する納期を示す情報である。文書は、受信したファクシミリ信号を復調することで得られた画像データ（つまりファイル）であり、ファイル自体またはファイルへのリンク先で示される情報である。なお、期限としては、画像データからＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ／Ｒｅａｄｅｒ）などの画像処理を用いてＭＦＰ１００により特定された納期が対応付けられてもよいし、ユーザにより情報端末３０１、３０２などの入力機器を用いて設定された納期が対応付けられてもよい。

図６は、電話帳情報２３の一例を示す図である。

同図に示すように、電話帳情報２３は、顧客名および電話番号が対応付けられている情報である。顧客名は、顧客の名称または識別子を示す情報である。電話番号は、対応する顧客の電話番号を示す情報である。なお、電話帳情報２３には、ＦＡＸ番号がさらに対応付けられていてもよい。

取得部１２は、構内交換機２００において着信中の相手先の電話機の発信元番号を、構内交換機２００から取得する。取得部１２は、例えば、顧客の電話機７０１から電話機４０１宛ての電話を受け付けた場合、電話機７０１に対応付けられている電話番号である発信元番号を構内交換機２００から取得する。取得部１２は、例えば、ＳｏＣ１０１およびＬＡＮ ＩＦ１０５などにより実現される。

抽出部１３は、取得部１２によって取得された発信元番号を用いて特定される顧客に対応付けられた文書であり、かつ、文書の管理のための期限が有効である文書を記憶部１１に記憶されている複数の文書２１から抽出する。抽出部１３は、文書の管理のための期限について、例えば、現在時刻が納期を過ぎていない場合に当該納期が有効な期限であると判定し、現在時刻が納期を過ぎている場合に当該納期が無効な期限であると判定してもよい。なお、抽出部１３は、文書の管理のための期限について、納期を過ぎている場合であっても、当該文書の発注への処理が処理済みであるか否かを示すステータスが処理済みでないことを示している場合には、当該納期が有効であると判断してもよい。つまり、抽出部１３は、物品またはサービスの顧客への提供の処理が完了していない場合に、上記提供の納期が有効な期限であると判断してもよい。また、抽出部１３は、取得部１２により取得された発信元番号を用いて記憶部１１が記憶している電話帳情報２３で対応付けられている顧客を特定してもよい。抽出部１３は、例えば、ＳｏＣ１０１などにより実現される。

送信部１４は、抽出部１３によって抽出された文書を示す文書情報を情報端末３０１、３０２に送信する。送信部１４により送信される文書情報は、文書を示すファイル自体であってもよいし、文書を示すファイルへのリンク先を示す情報であってもよい。送信部１４は、この場合、複数の情報端末３０１、３０２のうち、抽出された文書に文書リスト２２において対応付けられている担当者が所有する情報端末に文書情報を送信してもよいし、複数の情報端末３０１、３０２の全てに文書情報を送信してもよい。また、送信部１４は、発信元番号と一致する電話番号が電話帳情報２３で対応付けられていないことを抽出部１３によって検出された場合、発信元番号と一致する電話番号が電話帳情報２３で対応付けられていないことを示す通知を情報端末３０１、３０２に送信してもよい。送信部１４は、この場合も、複数の情報端末３０１、３０２のうち、抽出された文書に文書リスト２２において対応付けられている担当者が所有する情報端末に文書情報を送信してもよいし、複数の情報端末３０１、３０２の全てに文書情報を送信してもよい。送信部１４は、例えば、ＳｏＣ１０１およびＬＡＮ ＩＦ１０５などにより実現される。

（動作）
図７は、実施の形態１に係る文書管理装置１０の動作である文書管理方法における処理を示すフローチャートである。図８は、顧客Ａから電話がかかってきたときに実行される文書管理方法の具体例を説明するための図である。

実施の形態１に係る文書管理方法は、外部の電話から電話がかかってきたときに開始される。つまり、例えば、電話機７０１からの電話を構内交換機２００が受け付けて、構内交換機２００が電話機７０１の電話番号をＭＦＰ１００へ送信することにより開始される。

文書管理装置１０の取得部１２は、発信元番号を構内交換機２００からＬＡＮ５００を介して取得する（Ｓ１）。例えば、図８の（ａ）に示すように、取得部１２は、顧客Ａから電話がかかってきた場合、構内交換機２００から発信元番号である電話番号「ＸＸＸ−ＸＸＸ−ＸＸＸＸ」を取得する。

抽出部１３は、取得された発信元番号が電話帳情報２３に登録済みであるか否かを判定する（Ｓ２）。つまり、抽出部１３は、発信元番号と一致する電話番号が電話帳情報２３で対応付けられているか否かを判定する。

抽出部１３は、発信元番号が電話帳情報２３に登録済みである場合（Ｓ２でＹｅｓ）、発信元番号を用いて電話帳情報２３で対応付けられている顧客を特定する（Ｓ３）。例えば、図８の（ｂ）のドットのハッチングで示すように、抽出部１３は、電話帳情報２３において電話番号「ＸＸＸ−ＸＸＸ−ＸＸＸＸ」に対応づけられている顧客Ａを特定する。

抽出部１３は、文書リスト２２を参照することで、納期が有効である文書があるか否かを判定する（Ｓ４）。

抽出部１３は、納期が有効である文書がある場合（Ｓ４でＹｅｓ）、特定した顧客に対応付けられた文書であり、かつ、文書の管理のための期限が有効である文書を、記憶部１１に記憶されている複数の文書２１から抽出する（Ｓ５）。例えば、図８の（ｃ）のドットのハッチングで示すように、抽出部１３は、文書リスト２２において、特定した顧客Ａに対応付けられた文書であり、かつ、文書の管理のための期限が有効である文書である、ファイルＡおよびファイルＣを抽出する。

抽出部１３は、抽出したファイルＡおよびファイルＣのそれぞれに、文書リスト２２において対応付けられている納期を取得する（Ｓ６）。

なお、納期が有効である文書がない場合（Ｓ４でＮｏ）、ステップＳ５、Ｓ６を行わずに、ステップＳ７に進む。

送信部１４は、抽出された文書および当該文書に対応付けられている納期を示す文書情報を情報端末３０１、３０２に送信する（Ｓ７）。例えば、図８の（ｄ）のドットのハッチングで示すように、送信部１４は、文書リスト２２から抽出された文書である、納期が２０１８／０６／１５のファイルＡと、納期が２０１８／０６／２９であるファイルＣとを示す文書情報２４を情報端末３０１、３０２に送信する。これにより、情報端末３０１、３０２は、文書情報２４を受信し、受信した文書情報２４に基づくファイルを示す情報および当該ファイルに対応付けられている納期を表示することができる。

なお、ステップＳ２に戻り、発信元番号が電話帳情報２３に登録済みでない場合（Ｓ２でＮｏ）、送信部１４は、発信元番号と一致する電話番号が電話帳情報２３で対応付けられていないことを示す通知を情報端末３０１、３０２に送信する（Ｓ８）。

（効果など）
本実施の形態に係る文書管理装置１０は、構内交換機２００および情報端末３０１、３０２とＬＡＮ５００を介して接続されている。文書管理装置１０は、記憶部１１と、取得部１２と、抽出部１３と、送信部１４とを備える。記憶部１１は、それぞれが顧客と対応付けられた複数の文書２１を記憶している。取得部１２は、構内交換機２００において着信中の相手先の電話機の発信元番号を、構内交換機２００から取得する。抽出部１３は、取得部１２によって取得された発信元番号を用いて特定される顧客に対応付けられた文書であり、かつ、文書の管理のための期限が有効である文書を記憶部１１に記憶されている複数の文書２１から抽出する。送信部１４は、抽出部１３によって抽出された文書を示す文書情報２４を情報端末３０１、３０２に送信する。

このように、文書管理装置１０は、相手先の電話機の発信元番号を用いて特定される顧客に対応付けられた文書を抽出することに加えて、文書の管理のための期限が有効である文書を複数の文書２１から抽出する。つまり、文書管理装置１０は、電話をかけてきた顧客の用件が、期限が有効である文書に関連していることを利用して文書を抽出しているため、文書管理装置１０のユーザが必要としている文書を効果的に抽出することができる。よって、ユーザは、抽出された文書の中から必要な文書を探すことができ、顧客からの電話の用件に関連する文書を、短時間で特定することができる。

また、本実施の形態に係る文書管理装置１０において、記憶部１１は、さらに、複数の顧客と、複数の顧客の電話番号とが対応付けられた電話帳情報２３を記憶している。抽出部１３は、取得された発信元番号を用いて電話帳情報２３で対応付けられている顧客を特定する。送信部１４は、発信元番号と一致する電話番号が電話帳情報２３で対応付けられていないことを抽出部によって検出された場合、発信元番号と一致する電話番号が電話帳情報２３で対応付けられていないことを示す通知を情報端末３０１、３０２に送信する。

これによれば、電話帳情報２３に記憶されていない顧客の場合には、その旨の通知を情報端末３０１、３０２に送信する。つまり、顧客を特定するための処理を利用して、顧客が発信元番号を用いても特定できない場合には、ユーザに当該顧客の電話番号を電話帳情報２３に登録することを促すことができる。

また、本実施の形態に係る文書管理装置１０において、文書の管理のための期限は、顧客からの物品またはサービスの発注に対してユーザが顧客へ物品またはサービスを提供する納期である。抽出部１３は、現在時刻が納期を過ぎていない場合に当該納期が有効な期限であると判定し、現在時刻が納期を過ぎている場合に無効な期限であると判定する。

このため、文書管理装置１０は、納期を過ぎている文書を抽出しないため、ユーザは、顧客からの電話の用件に関連する文書を、より効果的に短時間で特定することができる。

また、本実施の形態に係る文書管理装置１０において、抽出部１３は、物品またはサービスの提供の処理が完了していない場合に、上記提供の納期が有効な期限であると判定する。

このため、文書管理押す値１０は、ユーザが提供していない物品またはサービスの発注に関する文書を抽出するため、ユーザは、顧客からの電話の用件に関連する文書を、より効果的に短時間で特定することができる。

（実施の形態２）
上記実施の形態に係る文書管理装置１０では、期限が有効である文書のうち、発信元番号によって特定される顧客に対応付けられた文書を抽出するとしたが、さらに、着信先番号を用いて特定されるユーザに対応付けられた文書を抽出してもよい。

この場合、構内交換機２００は、複数の電話機４０１、４０２のそれぞれに異なる外線番号を割り当てており、複数の電話機４０１、４０２のうち、相手先の電話機から指定された外線番号である着信先番号に対応する電話機と相手先の電話機とを通話可能に接続する。つまり、構内交換機２００は、特定の内線番号が割り当てられた電話機に着信させることができる外線番号（ダイヤルイン）が指定された電話を着信した場合、当該外線番号に対応する電話機との間の外線通話を中継する。

（構成）
図９は、変形例に係る文書管理装置１０の機能構成の一例を示すブロック図である。

同図に示すように、変形例に係る文書管理装置１０Ａは、記憶部１１Ａと、取得部１２Ａと、抽出部１３Ａと、送信部１４とを備える。

記憶部１１Ａは、実施の形態１に係る記憶部１１が記憶している複数の文書２１、文書リスト２２および電話帳情報２３に加えて、さらに、電話帳情報２５を記憶している。また、記憶部１１Ａが記憶している文書リスト２２は、図５でも説明したように、複数の電話機４０１、４０２のそれぞれのユーザである担当者が対応付けられている。なお、記憶部１１Ａは、担当者毎に文書リスト２２を記憶していてもよい。この場合、文書リスト２２には、担当者の項目がなくてもよい。

図１０は、電話帳情報２５の一例を示す図である。

同図に示すように、電話帳情報２５は、担当者、外線番号および情報端末が対応付けられている情報である。担当者は、外線番号に対応する担当者の名称または識別子を示す情報である。外線番号は、電話機に割り当てられている外線番号を示す情報である。情報端末は、担当者に対応付けられている情報端末または識別子を示す情報である。なお、電話帳情報２５は、情報端末の項目を有していなくてもよい。また、この場合、電話機４０１は、外線番号「ａａａ−ａａａ−ａａａａ」に対応付けられており、電話機４０２は、外線番号「ｂｂｂ−ｂｂｂ−ｂｂｂｂ」に対応付けられているものとする。

取得部１２Ａは、取得部１２と比較して、さらに、着信先番号を構内交換機２００から取得する点が異なる。取得部１２Ａのその他の機能は、取得部１２と同様であるので詳細な説明を省略する。

抽出部１３Ａは、取得部１２Ａによって取得された発信元番号を用いて特定される顧客、および、着信先番号を用いて特定されるユーザに対応付けられている文書を記憶部１１Ａに記憶されている複数の文書２１から抽出する。抽出部１３Ａは、抽出部１３と比較して、着信先番号を用いて特定される担当者によってさらに文書を絞り込む点が異なる。

送信部１４の機能は、実施の形態１と同様であるため詳細な説明を省略する。

（動作）
図１１は、実施の形態２に係る文書管理装置１０Ａの動作である文書管理方法における処理を示すフローチャートである。図１２は、顧客Ａから担当者ａ宛てに電話がかかってきたときに実行される文書管理方法の具体例を説明するための図である。

実施の形態２に係る文書管理方法は、実施の形態１に係る文書管理方法と同様に、外部の電話から電話がかかってきたときに開始される。つまり、例えば、電話機７０１からの電話機４０１への電話を構内交換機２００が受け付けて、構内交換機２００が電話機７０１の電話番号をＭＦＰ１００へ送信することにより開始される。

文書管理装置１０Ａの取得部１２Ａは、発信元番号および着信先番号を構内交換機２００からＬＡＮ５００を介して取得する（Ｓ１Ａ）。例えば、図１２の（ａ）に示すように、取得部１２Ａは、顧客Ａから担当者ａへの電話がかかってきた場合、構内交換機２００から発信元番号である電話番号「ＸＸＸ−ＸＸＸ−ＸＸＸＸ」と、着信先番号である電話番号「ａａａ−ａａａ−ａａａａ」とを取得する。なお、取得部１２Ａは、発信元番号と、着信先番号とを同時に取得しなくてもよく、別々に取得してもよい。

抽出部１３Ａは、取得された発信元番号が電話帳情報２３に登録済みであるか否かを判定する（Ｓ２）。つまり、抽出部１３Ａは、発信元番号と一致する電話番号が電話帳情報２３で対応付けられているか否かを判定する。

抽出部１３Ａは、発信元番号が電話帳情報２３に登録済みである場合（Ｓ２でＹｅｓ）、発信元番号を用いて電話帳情報２３で対応付けられている顧客を特定すると共に、着信先番号を用いて電話帳情報２５で対応付けられている担当者を特定する（Ｓ３Ａ）。例えば、図１２の（ｂ）の電話帳情報２３でのドットのハッチングで示すように、抽出部１３Ａは、電話帳情報２３において電話番号「ＸＸＸ−ＸＸＸ−ＸＸＸＸ」に対応付けられている顧客Ａを特定する。また、図１２の（ｂ）の電話帳情報２５でのドットのハッチングで示すように、抽出部１３Ａは、電話帳情報２５において電話番号「ａａａ−ａａａ−ａａａａ」に対応付けられている担当者ａを特定する。なお、抽出部１３Ａは、顧客を特定する処理と、担当者を特定する処理とを同時に行わなくてもよく、別々に行ってもよい。

抽出部１３Ａは、文書リスト２２を参照することで、納期が有効である文書があるか否かを判定する（Ｓ４）。

抽出部１３Ａは、納期が有効である文書がある場合（Ｓ４でＹｅｓ）、特定した顧客に対応付けられた文書であり、かつ、特定した担当者に対応付けられた文書であり、かつ、文書の管理のための期限が有効である文書を、記憶部１１Ａに記憶されている複数の文書２１から抽出する（Ｓ５Ａ）。例えば、図１２の（ｃ）のドットのハッチングで示すように、抽出部１３Ａは、文書リスト２２において、特定した顧客Ａおよび担当者ａに対応付けられた文書であり、かつ、文書の管理のための期限が有効である文書である、ファイルＡを抽出する。

抽出部１３Ａは、抽出したファイルＡに、文書リスト２２において対応付けられている納期を取得する（Ｓ６）。

なお、納期が有効である文書がない場合（Ｓ４でＮｏ）、ステップＳ５Ａ、Ｓ６を行わずに、ステップＳ７に進む。

送信部１４は、抽出された文書および当該文書に対応付けられている納期を示す文書情報を、抽出された担当者ａに電話帳情報２５において対応付けられている情報端末３０１に送信する（Ｓ７Ａ）。例えば、図１２の（ｄ）のドットのハッチングで示すように、送信部１４は、文書リスト２２から抽出された文書である、納期が２０１８／０６／１５のファイルＡを示す文書情報２４Ａを情報端末３０１に送信する。これにより、情報端末３０１、３０２は、文書情報２４Ａを受信し、受信した文書情報２４Ａに基づくファイルを示す情報および当該ファイルに対応付けられている納期を表示することができる。

なお、ステップＳ２に戻り、発信元番号が電話帳情報２３に登録済みでない場合（Ｓ２でＮｏ）、送信部１４は、発信元番号と一致する電話番号が電話帳情報２３で対応付けられていないことを示す通知を、抽出された担当者ａに電話帳情報２５において対応付けられている情報端末３０１に送信する（Ｓ８）。

なお、送信部１４は、抽出された担当者ａに電話帳情報２５において対応付けられている情報端末３０１に、文書情報または通知を送信するとしたが、これに限らずに、情報端末３０１、３０２に送信してもよい。

（効果など）
本実施の形態に係る文書管理装置１０Ａを含む情報処理システム１は、文書管理装置１０の構成において構内交換機２００を含む。構内交換機２００は、複数の電話機４０１、４０２のそれぞれに異なる外線番号を割り当てており、複数の電話機４０１、４０２のうち、相手先の電話機から指定された外線番号である着信先番号に対応する電話機と相手先の電話機とを通話可能に接続する。文書管理装置１０Ａにおいて、記憶部１１Ａは、複数の文書２１のそれぞれを、複数の電話機４０１、４０２のユーザと対応付けて記憶している。取得部１２Ａは、さらに、着信先番号を構内交換機２００から取得する。抽出部１３Ａは、取得部１２Ａによって取得された発信元番号を用いて特定される顧客、および、着信先番号を用いて特定されるユーザに対応付けられている文書を記憶部１１Ａに記憶されている複数の文書２１から抽出する。

これによれば、文書管理装置１０Ａは、さらに、着信先番号を用いて特定されるユーザに対応付けられている文書を抽出するため、例えば、着信先番号に対応するユーザに関連する文書をさらに絞り込むことができる。このため、顧客からの電話の用件に関連する文書を、より効果的に短時間で特定することができる。

（その他）
上記実施の形態では、記憶部１１、１１Ａは、顧客と顧客の電話番号とが対応付けられている電話帳情報２３を記憶しているとしたが、電話帳情報２３を記憶していなくてもよい。この場合、記憶部１１、１１Ａは、文書リストとして、電話番号と文書とを直接対応付けた情報を記憶しており、当該文書リストを参照することで発信元番号から直接文書を抽出してもよい。この場合、文書リストにおいて文書と対応付けられている電話番号が顧客を示す情報となる。

上記実施の形態では、抽出部１３、１３Ａは、記憶部１１、１１Ａに記憶されている文書リスト２２を参照して、発信元番号および着信先番号のうちの少なくとも発信元番号に対応付けられている文書であって、期限が有効である文書を抽出するとしたがこれに限らない。抽出部１３、１３Ａは、記憶部１１、１１Ａに記憶されている複数の文書２１に期限、顧客などの付加情報が付加されている場合には、複数の文書２１の付加情報を読み込むことで複数の文書２１から上記の文書を抽出してもよい。

（１）上記の各装置は、具体的には、マイクロプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクユニット、ディスプレイユニット、キーボード、マウスなどから構成されるコンピュータシステムで実現され得る。ＲＡＭまたはハードディスクユニットには、コンピュータプログラムが記憶されている。マイクロプロセッサが、コンピュータプログラムにしたがって動作することにより、各装置は、その機能を達成する。ここでコンピュータプログラムは、所定の機能を達成するために、コンピュータに対する指令を示す命令コードが複数個組み合わされて構成されたものである。

（２）上記の各装置を構成する構成要素の一部または全部は、１個のシステムＬＳＩ（Ｌａｒｇｅ Ｓｃａｌｅ Ｉｎｔｅｇｒａｔｉｏｎ：大規模集積回路）から構成されているとしてもよい。システムＬＳＩは、複数の構成部を１個のチップ上に集積して製造された超多機能ＬＳＩであり、具体的には、マイクロプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどを含んで構成されるコンピュータシステムである。ＲＯＭには、コンピュータプログラムが記憶されている。マイクロプロセッサが、ＲＯＭからＲＡＭにコンピュータプログラムをロードし、ロードしたコンピュータプログラムにしたがって演算等の動作することにより、システムＬＳＩは、その機能を達成する。

（３）上記の各装置を構成する構成要素の一部または全部は、各装置に脱着可能なＩＣカードまたは単体のモジュールから構成されてもよい。ＩＣカードまたはモジュールは、マイクロプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどから構成されるコンピュータシステムである。ＩＣカードまたはモジュールには、上記の超多機能ＬＳＩが含まれてもよい。マイクロプロセッサが、コンピュータプログラムにしたがって動作することにより、ＩＣカードまたはモジュールは、その機能を達成する。このＩＣカードまたはこのモジュールは、耐タンパ性を有してもよい。

（４）本発明は、上記に示す方法で実現されてもよい。また、これらの方法をコンピュータにより実現するコンピュータプログラムで実現してもよいし、コンピュータプログラムからなるデジタル信号で実現してもよい。

また、本発明は、コンピュータプログラムまたはデジタル信号をコンピュータ読み取り可能な記録媒体、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＢＤ（Ｂｌｕ−ｒａｙ（登録商標） Ｄｉｓｃ）、半導体メモリなどに記録したもので実現してもよい。また、これらの記録媒体に記録されているデジタル信号で実現してもよい。

また、本発明は、コンピュータプログラムまたはデジタル信号を、電気通信回線、無線または有線通信回線、インターネットを代表とするネットワーク、データ放送等を経由して伝送してもよい。

また、本発明は、マイクロプロセッサとメモリを備えたコンピュータシステムであって、メモリは、コンピュータプログラムを記憶しており、マイクロプロセッサは、コンピュータプログラムにしたがって動作してもよい。

また、プログラムまたはデジタル信号を記録媒体に記録して移送することにより、またはプログラムまたはデジタル信号をネットワーク等を経由して移送することにより、独立した他のコンピュータシステムにより実施するとしてもよい。

（５）上記実施の形態及び上記変形例をそれぞれ組み合わせるとしてもよい。

以上、本発明の一つまたは複数の態様に係る文書管理装置および文書管理方法等について、実施の形態に基づいて説明したが、本発明は、この実施の形態に限定されるものではない。本発明の趣旨を逸脱しない限り、当業者が思いつく各種変形を本実施の形態に施したものや、異なる実施の形態における構成要素を組み合わせて構築される形態も、本発明の一つまたは複数の態様の範囲内に含まれてもよい。

本発明は、顧客からの電話の用件に関連する文書を短時間で容易に特定することができる文書管理装置および文書管理方法などとして有用である。

１ 情報処理システム
１０、１０Ａ 文書管理装置
１１、１１Ａ 記憶部
１２、１２Ａ 取得部
１３、１３Ａ 抽出部
１４ 送信部
２１ 文書
２２ 文書リスト
２３、２５ 電話帳情報
２４、２４Ａ 文書情報
１００、７０２ ＭＦＰ
１０１、１１２ ＳｏＣ
１０２、１１３ ＲＡＭ
１０３、１１４ ストレージ
１０４、１１５ ＵＳＢ端子
１０５ ＬＡＮ ＩＦ
１０６ ＭＯＤＥＭ
１０７ ＮＣＵ
１０８ 操作パネル
１０９ スキャナ
１１０ プリンタ
１１１ サーバ
１１６ ＲＴＣ
２００ 構内交換機
３０１、３０２ 情報端末
４０１、４０２、７０１ 電話機
５００ ＬＡＮ
６００ ＰＳＴＮ

Claims (6)

1. 構内交換機および情報端末とネットワークを介して接続されている文書管理装置であって、
   それぞれが顧客と対応付けられた複数の文書を記憶している記憶部と、
   前記構内交換機において着信中の相手先の電話機の発信元番号を、前記構内交換機から取得する取得部と、
   前記取得部によって取得された前記発信元番号を用いて特定される顧客に対応付けられた文書であり、かつ、文書の管理のための期限が有効である文書を前記記憶部に記憶されている前記複数の文書から抽出する抽出部と、
   前記抽出部によって抽出された前記文書を示す文書情報を前記情報端末に送信する送信部と、を備える
   文書管理装置。
2. 前記構内交換機は、複数の電話機のそれぞれに異なる外線番号を割り当てており、前記複数の電話機のうち、相手先の電話機から指定された外線番号である着信先番号に対応する電話機と前記相手先の電話機とを通話可能に接続し、
   前記記憶部は、前記複数の文書のそれぞれを、前記複数の電話機のユーザと対応付けて記憶しており、
   前記取得部は、さらに、前記着信先番号を前記構内交換機から取得し、
   前記抽出部は、取得部によって取得された前記発信元番号を用いて特定される顧客、および、前記着信先番号を用いて特定されるユーザに対応付けられている文書を前記記憶部に記憶されている前記複数の文書から抽出する
   請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記記憶部は、さらに、複数の前記顧客と、前記複数の顧客の電話番号とが対応付けられた電話帳情報を記憶しており、
   前記抽出部は、取得された前記発信元番号を用いて前記電話帳情報で対応付けられている前記顧客を特定し、
   前記送信部は、前記発信元番号と一致する電話番号が前記電話帳情報で対応付けられていないことを前記抽出部によって検出された場合、前記発信元番号と一致する電話番号が前記電話帳情報で対応付けられていないことを示す通知を前記情報端末に送信する
   請求項１または２に記載の文書管理装置。
4. 前記文書の管理のための期限は、前記顧客からの物品またはサービスの発注に対してユーザが前記物品または前記サービスを前記顧客へ提供する納期であり、
   前記抽出部は、現在時刻が前記納期を過ぎていない場合に前記納期が有効な期限であると判定し、現在時刻が前記納期を過ぎている場合に前記納期が無効な期限であると判定する
   請求項１から３のいずれか１項に記載の文書管理装置。
5. 前記文書の管理のための期限は、前記顧客からの物品またはサービスの発注に対してユーザが前記物品または前記サービスを前記顧客へ提供する納期であり、
   前記抽出部は、前記提供の処理が完了していない場合に、前記納期が有効な期限であると判定する
   請求項１から３のいずれか１項に記載の文書管理装置。
6. 構内交換機および情報端末とネットワークを介して接続されている文書管理装置による文書管理方法であって、
   前記構内交換機において着信中の相手先の電話機の発信元番号を前記構内交換機から取得する取得ステップと、
   前記取得ステップにおいて取得された前記発信元番号を用いて特定される顧客に対応付けられている文書であり、かつ、文書の管理のための期限が有効である文書を、前記文書管理装置が有する記憶部に記憶されている複数の文書であって、それぞれが顧客と対応付けられた複数の文書から抽出する抽出ステップと、
   前記抽出ステップにおいて抽出された前記文書を示す文書情報を前記情報端末に送信する送信ステップと、を含む
   文書管理方法。

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