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タスク管理システム

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JP2009181164A
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Takaaki Yamaoka
敬章 山岡
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Takaaki Yamaoka
敬章 山岡
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Abstract

【課題】関連する複数のタスクを並行してコンピュータ上で管理することを可能にするシステムを提供する。
【解決手段】各タスクが四つ以上の時間順に配列したプロセスからなり、それぞれのプロセスについてプロセス情報を有し、互いに関連付けられた複数のタスク情報を読み書き可能に保存するタスク情報保存部12と、既存タスク情報の表示指示、新規タスク情報の作成指示、タスク情報同士の関連付け情報及びプロセス情報をユーザが入力するための入力部15と、ユーザの入力に基づき、該当する既存タスク情報を前記タスク情報保存部から抽出し、タスク情報同士を関連付け、又はタスク情報を更新するタスク情報管理部14と、ユーザの入力に基づき、新規タスク情報を生成するタスク情報生成部16と、前記タスク情報管理部にて抽出され又はタスク情報生成部にて生成されたタスク情報をタスク情報同士の関連付け情報とともに表示する表示部17とを備える。
【選択図】図1

Description

この発明は、コンピュータを利用してタスクを適切に管理するためのタスク管理システムに関する。

タスクを管理する手法として「PDCAサイクル」が知られている(非特許文献1)。これは、Plan(計画)、Do(実施・実行)、Check(点検・評価)、Act(処置・改善)の四段階を順次行って一周したら、最後のActを次のPDCAサイクルにつなげ、継続的な業務改善をしてゆくものである。
また、基本概念を中心とし、そこから派生したキーワードや下位概念を放射状に描くマインドマップと称する手法を一つのタスクの管理にコンピュータ上で適用したツールも知られている(非特許文献2)。
http://ja.wikipedia.org/wiki/PDCAサイクル[平成19年12月18日検索] http://www.popxpop.com/archives/2007/03/mindomo.html[平成19年12月18日検索]

しかし、部品点数の多い自動車、家電製品、あるいは高機能のコンピュータソフトの開発などのように多数のタスクが関連している場合、各部署が個別にPDCAサイクルを採用していても効率的に業務改善を図ることができない。また、非特許文献2に記載のツールにしても比較的単純な一つのタスクを詳細に管理できるに過ぎない。
それ故、この発明の課題は、関連する複数のタスクを並行してコンピュータ上で管理することを可能にするシステムを提供することにある。

その課題を解決するために、この発明のタスク管理システムは、
各タスクが四つ以上の時間順に配列したプロセスからなり、それぞれのプロセスについてプロセス情報を有し、互いに関連付けられた複数のタスク情報を読み書き可能に保存するタスク情報保存部と、
既存タスク情報の表示指示、新規タスク情報の作成指示、タスク情報同士の関連付け情報及びプロセス情報をユーザが入力するための入力部と、
ユーザの入力に基づき、該当する既存タスク情報を前記タスク情報保存部から抽出し、タスク情報同士を関連付け、又はタスク情報を更新するタスク情報管理部と、
ユーザの入力に基づき、新規タスク情報を生成するタスク情報生成部と、
前記タスク情報管理部にて抽出され又はタスク情報生成部にて生成されたタスク情報をタスク情報同士の関連付け情報とともに表示する表示部と
を備えることを特徴とする。

このシステムによれば、各タスク情報が時間順に配列したプロセス情報を有し、しかも互いに関連する複数のタスク情報がタスク情報同士の関連付け情報とともに表示されるので、複数のタスクからなる事業を総合的に管理することができる。
前記表示部は、プロセスが入力されたプロセス情報と未入力のプロセス情報とが異なる色又は形態となるように前記タスク情報を表示するものが好ましい。各タスクの進行状況が一目瞭然となるからである。
また、前記表示部は、各タスクにおける前記四つ以上のプロセス情報が環状に配列するように前記タスク情報を表示するものが好ましい。表示面積が少なくて見やすいからである。

更にこのシステムにおいて、前記タスク情報管理部が互いに関連するタスク情報をツリー状に階層化して管理し、前記表示部が互いに関連するタスク情報をツリー状に表示する構成が好ましい。タスク情報同士の関連を体系的に把握することができるからである。
そして、ツリーが、その各節点に各タスク情報にリンクしたアイコンを有するものであり、そのアイコンを指定することにより、前記表示部が各タスク情報の詳細を個別に表示するものであるときは、タスク情報同士の関連付け情報と個別のタスク情報とが容易に切り替えて表示されるので、好ましい。

前記入力部は更に、タスクの完了指示を入力することが可能であり、新規タスク情報があるタスク情報の下位に関連付けられるべき派生タスク情報であるとき、前記タスク情報生成部は元のタスク情報の完了指示が入力されるまで派生タスク情報の作成指示を制限するものであってもよい。
また入力部は、前記プロセス情報をテキスト形式で入力可能であるとよい。そして入力部は、各プロセスの完了を指示するプロセス完了指示をプロセス情報の一部として入力することが可能であるとき、このシステムは前記プロセス完了指示が入力されるまで、次のプロセスに対してのテキスト形式の入力を制限するプロセス管理部を更に備えていてもよい。

複数のタスクの関連を俯瞰しながら、個別のタスクの進捗状況を把握することができるので、事業を効率よく管理することができる。

この発明の実施形態に係るシステムを図面を参照しながら説明する。図1は実施形態に係るタスク管理システムで管理される新車開発プロジェクトにおける複数のタスク情報を示すツリー図である。このプロジェクトは「構想及び企画」を初めとし、「基本設計」、「ネーミング」などの複数のタスクが実行されて新しい自動車を生み出そうとするもので、各タスク情報には「構想及び企画」タスクであればa、「基本設計」タスクであればbといった具合に個別にタスクIDが付与されている。そして、各タスク情報はP(計画)、D(実施・実行)、C(点検・評価)及びA(処置・改善)の四つの時間順に配列したプロセス情報を有する。

タスク情報同士は、図2(a)に示すように各タスク情報(図示はタスク情報b)が関連する他のタスク情報(同a、b、c)のタグを含むことによって、あるいは図2(b)に示すように各タスク情報のIDを互いに関連付けて格納したタスク関連付けデータベース13によって関連付けされている。即ち、図2(a)はタスク情報bの上位にタスク情報aが連なり、下位にタスク情報d、eが連なっていることを示す。また、図2(b)はタスク情報aの下位にタスク情報b、c、タスク情報bの下位にタスク情報d、eが連なっていることを示す。

図3は前記タスク管理システムの構成図である。システム1では、サーバ2と複数の端末3A、3B、3Cとがインターネット、LANなどのネットワークを介して相互にデータ通信可能に接続されている。端末3A、3B、3Cは、いずれもLCDやCRTなどからなる表示装置、キーボードやマウスからなる入力装置を備えるコンピュータである。サーバ2の記憶装置10内にはタスク管理プログラム11、前記タスク情報を読み書き可能に保存するタスク情報保存部12及び場合により前記のタスク関連付けデータベース13が格納されている。サーバ2は、更にそのCPUがタスク管理プログラム11を実行することによってソフトウェア的に実現されるタスク情報管理部14、入力部15、タスク情報生成部16、表示部17及びプロセス管理部18を備えている。

入力部15は、既存タスク情報の表示指示、新規タスク情報の作成指示、タスク情報同士の関連付け情報及びプロセス情報をユーザが入力するためのもので、前記各端末における入力装置を通じて入力される信号をサーバ2のCPUに送り又は規制する。タスク情報管理部14は、端末3A、3B、3Cを利用するいずれかのユーザの入力に基づき、該当する既存タスク情報をタスク情報保存部12から抽出し、タスク情報同士を関連付け、又はタスク情報を更新する。タスク情報生成部16は、いずれかのユーザの入力に基づき、新規タスク情報を生成する。表示部17は、タスク情報管理部14にて抽出され又はタスク情報生成部16にて生成されたタスク情報をタスク情報同士の関連付け情報とともに前記各端末における表示装置上で表示する。図4は、その表示内容の一例を示す。

図示の表示内容では、一つのウィンドウが二つの枠に区切られて、左側の枠5にPDCA一覧と称して各タスク情報の項目に対応するアイコン51a、51b・・・が一覧表示されており、右側の枠4に一つのタスク情報の詳細が表示されている。枠5に表示されたアイコンのいずれか例えば図示の如く「b.基本設計」をクリックすると、それに対応するタスク情報即ち「基本設計」のタスク情報bの詳細が枠4に表示される。そして、各タスク情報は、PDCAの順に環状に配列した四つのプロセス情報を含み、画面には各プロセスのコメントをテキスト形式で入力するコメント入力欄41、42、43、44が設けられている。そして、コメントが入力されたプロセス情報の入力欄41は、未入力の入力欄42、43、44と異なる色で表示されている。尚、色違い表示に変えて例えば入力済み欄にのみ星印を欄の隅に付けるなど形態を異ならせても良い。

枠5にはアイコン51群の上方に互いに関連するタスク情報のツリー表示を指定するアイコン52が設けられており、このアイコン52をクリックすると複数のタスク情報が図1の如くツリー状に別ウィンドウにて表示される。尚、アイコン51群と入れ替えて枠5内にツリーを表示するようにしても良い。
前記ツリーは、その各節点に各タスク情報にリンクしたアイコン53a、53b・・・を有するものであり、いずれかのアイコンをクリックすることにより、対応するタスク情報の詳細が別ウインドウにてあるいはツリーに代わって表示される。また、別ウインドウを立ち上げることなく枠4が前面に出るようにしてもよい。

枠4には更に、左上の隅にツリー上で上位となるタスク情報のIDを入力する関連タスク情報入力欄45、右下に同じく下位となるタスク情報のIDを表示する関連タスク情報表示欄46、及び右上に完了ボタン47が設けられている。入力欄45に関連するタスク情報のIDを入力すると、タスク関連付けデータベース13が更新されるとともに、タスク情報管理部14がツリー上の対応する節点に新たなアイコンを追加するなどしてツリーを更新する。即ち、タスク情報bは、入力欄45に「a」と入力して初めてタスク情報aと関連付けられ、アイコン53aの下にアイコン53bが追加される。同時にタスク情報aの詳細画面における表示欄46に「b」が表示される。

完了ボタン47は、これを押すことにより当該タスクが完了したことがタスク情報生成部16に伝えられ、タスク情報生成部16は下位に関連付けられる派生タスク情報の生成を可能とする。例えばタスク情報aの詳細画面で完了ボタン47が押されていないときは、タスク情報bの詳細画面における入力欄45に「a」を入力できず、タスク情報bはタスク情報aとは独立した存在であり続ける。
コメント入力欄41、42、43、44にも完了ボタン48が設けられており、これを押すことにより当該プロセスが完了したことがプロセス管理部18に伝えられ、プロセス管理部18は次のプロセスに対してのテキスト形式の入力を可能とする。

このシステムによれば、あるタスク(子タスク)がどのタスク(親タスク)から派生しているかというタスク同士の関連を俯瞰しながら、個別のタスクの進捗状況を把握することができる。このため、タスク間で進捗状況が著しく相違するためにプロジェクト全体の進行が遅れているような場合、速やかに人員配置や設備投資の変更をし、プロジェクトを効率よく進めることができる。

尚、前記実施形態はサーバと端末とがネットワークを介して接続された構成にこの発明のシステムをインストールしたものであるが、この発明のシステムは一台のコンピュータ上で実現することも可能である。

実施形態に係るタスク管理システムで管理される新車開発プロジェクトにおける複数のタスク情報を示すツリー図である。 タスク情報同士の関連付け手段の例を示す図である。 実施形態に係るタスク管理システムの構成を示す模式図である。 実施形態に係るタスク管理システムにおける一端末の表示装置上の画面を示す図である。

符号の説明

1 タスク管理システム
2 サーバ
3A、3B、3C 端末
4、5 枠
10 記憶装置
11 タスク管理プログラム
12 タスク情報保存部
13 タスク関連付けデータベース
14 タスク情報管理部
15 入力部
16 タスク情報生成部
17 表示部
18 プロセス管理部

Claims (11)

  1. タスクの管理を行うためのタスク管理システムであって、
    各タスクが四つ以上の時間順に配列したプロセスからなり、それぞれのプロセスについてプロセス情報を有し、互いに関連付けられた複数のタスク情報を読み書き可能に保存するタスク情報保存部と、
    既存タスク情報の表示指示、新規タスク情報の作成指示、タスク情報同士の関連付け情報及びプロセス情報をユーザが入力するための入力部と、
    ユーザの入力に基づき、該当する既存タスク情報を前記タスク情報保存部から抽出し、タスク情報同士を関連付け、又はタスク情報を更新するタスク情報管理部と、
    ユーザの入力に基づき、新規タスク情報を生成するタスク情報生成部と、
    前記タスク情報管理部にて抽出され又はタスク情報生成部にて生成されたタスク情報をタスク情報同士の関連付け情報とともに表示する表示部と
    を備えることを特徴とするタスク管理システム。
  2. 前記タスク情報同士は、一つのタスク情報が関連する他のタスク情報のタグを含むことによって関連付けされている請求項1に記載のシステム。
  3. 前記タスク情報同士は、タスク情報のIDを互いに関連付けて格納したタスク関連付けデータベースによって関連付けられている請求項1に記載のシステム。
  4. 前記表示部は、プロセスが入力されたプロセス情報と未入力のプロセス情報とが異なる色又は形態となるように前記タスク情報を表示する請求項1に記載のシステム。
  5. 前記表示部は、各タスクにおける前記四つ以上のプロセス情報が環状に配列するように前記タスク情報を表示する請求項1に記載のシステム。
  6. 前記タスク情報管理部は、互いに関連するタスク情報をツリー状に階層化して管理する請求項1に記載のシステム。
  7. 前記表示部は、互いに関連するタスク情報をツリー状に表示する請求項6に記載のシステム。
  8. 前記ツリーは、その各節点に各タスク情報にリンクしたアイコンを有するものであり、そのアイコンを指定することにより、前記表示部が各タスク情報の詳細を個別に表示する請求項7に記載のシステム。
  9. 前記入力部は更に、タスクの完了指示を入力することが可能であり、新規タスク情報があるタスク情報の下位に関連付けられるべき派生タスク情報であるとき、前記タスク情報生成部は元のタスク情報の完了指示が入力されるまで派生タスク情報の作成指示を制限する請求項6に記載のシステム。
  10. 前記入力部は、前記プロセス情報をテキスト形式で入力可能である請求項1に記載のシステム。
  11. 前記入力部は、各プロセスの完了を指示するプロセス完了指示をプロセス情報の一部として入力することが可能であって、前記プロセス完了指示が入力されるまで、次のプロセスに対してのテキスト形式の入力を制限するプロセス管理部
    を更に備える請求項10に記載のシステム。
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