JP2007067520A - ファクシミリ装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 ファクシミリの移設、廃棄、更新などの際に、機密情報の漏洩を防止する。
【解決手段】 操作パネル部５１の機能キーや置数キーなどの同時操作や予め定める順での操作で消去モードとなり、短縮釦番号などの機密情報が記憶されているデータメモリの記憶内容を一括消去する。その後、前記記憶手段の記憶内容を、宛先リスト印字機能を用いて、初期化レポートとして印字出力する。したがって、搬出時に煩わしい作業を行うことなく、機密情報を消去でき、また確実に消去できているかをユーザが目視で確認することができ、廃棄や再利用などの際に、不所望に前記機密情報が漏洩してしまうことを未然に防止し、セキュリティを向上することができる。また、ユーザ署名欄を設け、消去をユーザが確認した後、署名を記入した用紙をリース書類などと共にファイルしておくことで、前記機密情報が漏れた際のトラブル防止に役立てることができる。
【選択図】 図６

Description

本発明は、ファクシミリ装置に関し、詳しくは、廃棄や更新などに伴う短縮釦登録などの機密情報の管理に関する。

ファクシミリ装置では、相手先名称やファクシミリ番号の短縮釦登録など、ファクシミリ通信を行う際に必要となる情報を、予め記憶手段に記憶しておくことが可能になっている。したがって、該ファクシミリ装置の移設、廃棄、更新などの際に、前記相手先名称やファクシミリ番号などの機密情報を適切に処理しないと、廃棄や再利用などの際に、不所望に前記機密情報が漏洩してしまうことになる。

そこで、そのような機密情報の消去の手法としては、特許文献１が挙げられる。この従来技術は、回線種別の変更や発信元番号の変更などの操作が行われると、移設されたものと判断して初期化モードに移り、その後、ユーザによる選択命令に従って、短縮釦登録などの内容を初期化するように構成されている。
特開２００１−１８６２３９号公報

上述の従来技術は、他の部署などへの移設の際に、新たな短縮釦登録などが容易なように初期化を行うものであり、機密情報の保護を目的としたものではない。すなわち、移設の場合は、ファクシミリ装置の次の設置箇所も同じ社内であり、取引先の顧客情報がその他の部署で知れても問題になる可能性は小さいと思われる。これに対して、廃棄の場合や、特にリース期限切れなどで更新の場合は、撤去された機体が再利用される可能性が高く、機密情報が不所望に流出してしまう可能性が高い。したがって、機密情報が消去されたか否かを確認することが望まれる。

本発明の目的は、機密情報が消去されたか否かを確認することができるファクシミリ装置を提供することである。

本発明のファクシミリ装置は、ファクシミリ通信を行う際に必要となる情報を予め記憶手段に記憶しておくことができるファクシミリ装置において、記憶手段の記憶内容を一括消去することができる消去手段と、前記消去手段による処理の終了後に、画像形成手段に、前記記憶手段の記憶内容を印字出力させる制御手段とを含むことを特徴とする。

上記の構成によれば、ファクシミリ通信を行う際に必要となる情報、たとえば短縮釦登録の相手先名称やファクシミリ番号などを予め記憶手段に記憶しておくことができるファクシミリ装置において、消去手段を設け、該ファクシミリ装置の移設、廃棄、更新などの際に、前記相手先名称やファクシミリ番号などの機密情報を一括消去可能とする。また、制御手段を設け、消去後の記憶手段の記憶内容を、宛先リスト印字機能などを用いて、たとえば初期化レポートとして画像形成手段に印字出力させる。

したがって、搬出時に煩わしい作業を行うことなく、機密情報を消去でき、また確実に消去できているかをユーザが目視で確認することができ、廃棄や再利用などの際に、不所望に前記機密情報が漏洩してしまうことを未然に防止し、セキュリティを向上することができる。

また、本発明のファクシミリ装置では、前記制御手段は、前記消去手段による処理の終了後に画像形成手段に印字出力させる用紙に、前記記憶手段の記憶内容とともに、ユーザ署名欄を記載させることを特徴とする。

上記の構成によれば、消去後の記憶手段の記憶内容を前記初期化レポートなどとして印字出力させる際に、併せてユーザ署名欄を設ける。

したがって、確実に消去できているかをユーザが確認した後、署名を記入した用紙をリース書類などと共にファイルしておくことで、前記機密情報が漏れた際のトラブル防止に役立てることができる（もし漏洩があっても、撤去したファクシミリ装置によるものではなく、別経路であることを明らかにすることができる）。

さらにまた、本発明のファクシミリ装置では、前記消去手段は、通常は操作されない予め定めるキーの組合わせ操作で消去モードとなる入力手段と、前記入力手段からの出力に応答し、前記消去モードとなると前記記憶手段の記憶内容を消去するメモリアクセス手段とを備えて構成されることを特徴とする。

上記の構成によれば、機能キーや置数キーなどのファクシミリ装置に既存の入力手段を用い、それらの同時操作や予め定める順での操作などの通常は操作されない組合わせ操作で消去モードとなり、その入力手段からの出力に応答してメモリアクセス手段が記憶手段にアクセスして、記憶内容を消去する。

したがって、スイッチや釦等、特別な手段を設けること無く、消去モードに切換えることができる。

本発明のファクシミリ装置は、以上のように、ファクシミリ通信を行う際に必要となる情報、たとえば短縮釦登録の相手先名称やファクシミリ番号などを予め記憶手段に記憶しておくことができるファクシミリ装置において、消去手段を設け、該ファクシミリ装置の移設、廃棄、更新などの際に、前記相手先名称やファクシミリ番号などの機密情報を一括消去可能とするとともに、制御手段を設け、消去後の記憶手段の記憶内容を、宛先リスト印字機能などを用いて、たとえば初期化レポートとして画像形成手段に印字出力させる。

それゆえ、搬出時に煩わしい作業を行うことなく、機密情報を消去でき、また確実に消去できているかをユーザが目視で確認することができ、廃棄や再利用などの際に、不所望に前記機密情報が漏洩してしまうことを未然に防止し、セキュリティを向上することができる。

図１は、本発明の実施の一形態のファクシミリ装置であるデジタル複合機の電機的構成を示すブロック図である。複合機とは、複写機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能、およびスキャナ機能等、画像形成に関する複数の機能を兼ね備えた画像形成装置を意味する。この複合機１は、大略的に、スキャナ部１１、画像処理部２１、プリンタ部３１、データメモリ３６、制御部４１、操作パネル部５１、ファクシミリ通信部６１、ネットワークＩ／Ｆ部７１、パラレルＩ／Ｆ部７２、シリアルＩ／Ｆ部７３およびＨＤＤ（ハードディスクドライブ）７４を備えて構成される。

前記スキャナ部１１、画像処理部２１、データメモリ３６、制御部４１、操作パネル部５１、およびネットワークＩ／Ｆ部７１によって、取込んだ画像データを予め指定されたＩＰアドレスへ送信するネットワークスキャナ機能が実現される。また、前記スキャナ部１１、画像処理部２１、プリンタ部３１、データメモリ３６、制御部４１、操作パネル部５１、およびファクシミリ通信部６１によって、ファクシミリ機能が実現される。さらにまた、前記画像処理部２１、プリンタ部３１、制御部４１、操作パネル部５１、ネットワークＩ／Ｆ部７１、およびパラレルＩ／Ｆ部７２によって、プリンタ機能が実現される。また、前記スキャナ部１１、画像処理部２１、プリンタ部３１、制御部４１、および操作パネル部５１によって、コピー機能が実現される。

操作パネル部５１は、ユーザがコピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能およびスキャナ機能等に関する操作を行うために使用され、ユーザによる操作指令（コマンド）等を制御部４１に与えるものである。操作パネル部５１は、タッチパネル等を有する表示部５２と、スタートキーやテンキー等を有する操作キー部５３とを含む。表示部５２は、タッチパネルとＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とを組合わせたカラー表示可能なタッチパネルユニット等を有し、種々の操作画面を表示し、入力操作を可能にするものであり、たとえばファクシミリ機能実行時において、ユーザ選択、送信先選択、送信設定等に関する情報を表示するとともに、ユーザが当該部分をタッチすることで種々の操作指令を入力するための操作ボタン等を表示する。操作キー部５３は、ユーザによるコピー実行開始指令、あるいはファクシミリ送信開始指令といった種々の指示入力を行うために用いられる。

スキャナ部１１は、原稿の画像を光学的に取得して画像データを生成するものである。スキャナ部１１は、露光ランプ１２およびＣＣＤ（電荷結合素子）１３を含んでいる。スキャナ部１１は、露光ランプ１２によって原稿を照射し、その反射光をＣＣＤ１３で受光することで、原稿画像を読取り、読取った画像に対応する画像データを画像処理部２１へ出力する。スキャナ部１１は、モノクロ原稿だけでなく、カラー原稿や写真原稿の読取りが可能となっていてもよい。

画像処理部２１は、画像データに対する各種画像処理を行うものである。たとえば、画像処理部２１は、スキャナ部１１で読取られるなどして得られた画像データに対して、レベル補正、γ補正等の所定の補正処理、画像データの圧縮または伸張処理、拡大または縮小処理等の種々の画像処理（加工処理）を行う。画像処理部２１は、画像メモリ２２を含み、処理された画像データ等をこの画像メモリ２２に記憶したり、プリンタ部３１、ファクシミリ通信部６１、またはネットワークＩ／Ｆ部７１等へ出力する。

プリンタ部３１は、スキャナ部１１によって読取られた原稿の画像データ、ネットワークＩ／Ｆ部７１を介して外部のパーソナルコンピュータ等から受信した画像データ、およびファクシミリ通信部６１によって外部のファクシミリ装置から受信したファクスデータ等の画像データに対する画像を所定の記録紙に印刷するものである。プリンタ部３１は、給紙カセットおよび給紙ローラ等を有する用紙搬送部３２、中間転写体ローラ、感光体ドラム、露光装置、および現像装置等を有する画像形成部３３、転写ローラ等を有する転写部３４、ならびに定着ローラ等を有する定着部３５を含む。具体的には、用紙搬送部３２は記録紙を画像形成部３３へ搬送し、画像形成部３３は上記画像データに対応するトナー像を形成し、転写部３４はトナー像を記録紙に転写し、定着部３５はトナー像を記録紙に定着させて画像を形成する。

データメモリ３６は、ファクシミリ通信を行う時の短縮釦登録の相手先名称やファクシミリ番号を予め記憶している記憶手段であり、またネットワークスキャナとして使用される際の送信相手先のＩＰアドレスなども予め記憶している。これらの記憶内容は、操作パネル部５１への入力操作によって、制御部４１によって適宜書替えが可能となっている。

制御部４１は、不図示のＣＰＵ（Central Processing Unit；中央演算処理部）に、そのＣＰＵの動作を規定するプログラムを格納するＲＡＭ（Random Access Memory）やＲＯＭ（Read Only Memory）、ならびに一時的にデータを保管するＲＡＭ等の記憶部などの周辺装置を有している。これによって、制御部４１は、操作パネル部５１等で受け付けられた指示情報や、複合機１の各所に設けられているセンサからの検出信号に応じて、該複合機１全体の制御を行う。より具体的には、制御部４１は、スキャナコントローラ４２、ファクシミリコントローラ４３、プリンタコントローラ４４、およびコピーコントローラ４５として機能する。

制御部４１としてのコンピュータが読取ることによって上述の各機能を実現するためのプログラムは、ＨＤＤ７４等の不揮発性かつ大容量の外部記憶装置に格納しておき、前記ＲＡＭ等の主記憶装置に適宜転送することで、ＣＰＵによる実行に供することも可能である。前記プログラムは、ＲＯＭ或いはＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体を通じて供給することも、ネットワークＩ／Ｆ部７１に接続されるネットワーク等の伝送媒体を通じて供給することも可能である。伝送媒体は、有線の伝送媒体に限らず無線の伝送媒体であってもよい。また、伝送媒体には、通信線路のみでなく、通信線路を中継する中継装置、たとえばルータ等の通信リンクをも含む。

プログラムがＲＯＭを通じて供給される場合には、当該プログラムが記録されたＲＯＭを制御部４１に搭載することによって、ＣＰＵによる実行に供することができる。プログラムがＣＤ−ＲＯＭを通じて供給される場合には、ＣＤ−ＲＯＭ読み取り装置を、たとえばパラレルＩ／Ｆ部７２へ接続し、当該プログラムをＲＡＭ或いはＨＤＤ７４へ転送することによって、ＣＰＵによる実行に供することができる。また、プログラムが伝送媒体を通じて供給される場合には、ネットワークＩ／Ｆ部７１を通じて受信したプログラムをＲＡＭ或いはＨＤＤ７４へ転送することによって、ＣＰＵによる実行に供することができる。

スキャナコントローラ４２は、スキャナ機能を実現するために用いられる各部の動作を制御するものである。ファクシミリコントローラ４３は、ファクシミリ機能を実現するために用いられる各部の動作を制御するものである。プリンタコントローラ４４は、プリンタ機能を実現するために用いられる各部の動作を制御するものである。コピーコントローラ４５は、コピー機能を実現するために用いられる各部の動作を制御するものである。

ファクシミリ通信部６１は、符号化／復号化部（図示せず）、変復調部（図示せず）およびＮＣＵ（Network Control Unit）（図示せず）を含み、スキャナ部１１によって読取られた原稿の画像データを電話回線やインターネット回線を介して他のファクシミリ装置へ送信したり、他のファクシミリ装置から送信されてきた画像データを受信するものである。前記符号化／復号化部は、送信する画像データを圧縮・符号化し、受信した画像データを伸長・復号化するものであり、変復調部は、圧縮・符号化された画像データを音声信号に変調したり、受信した信号（音声信号）を画像データに復調するものである。また、ＮＣＵは、送受信先となるファクシミリ装置との電話回線による接続を制御するものである。

ネットワークＩ／Ｆ部７１は、ネットワークインタフェース（例えば10/100Base-TX）等を用い、ネットワークを介して接続されたユーザ側サーバとの間での種々のデータの送受信を制御するものである。また、ネットワークにパーソナルコンピュータ等の図示しない１または複数の端末装置が接続されている場合に、ネットワークＩ／Ｆ部７１はこれらの端末装置との間での種々のデータの送受信を制御する。たとえば、ネットワークＩ／Ｆ部７１は、スキャナ部１１によって読取られた原稿画像データを端末装置へ送信したり、プリンタ部３１で印刷するために端末装置から送られた画像データを受信したりする。

パラレルＩ／Ｆ部７２は、高速双方向パラレルインターフェイス（たとえばＩＥＥＥ１２８４準拠）等を用い、複数の信号線を用いて複数ビット単位でデータを送信するパラレル伝送によって、外部機器等から印刷データ等を受信等するものである。シリアルＩ／Ｆ部７３は、シリアルインターフェイス（たとえばＲＳ−２３２Ｃ）等を用い、単一の信号線を用いて1ビットずつ順次データを送るシリアル伝送によって、外部機器等から種々のデータ等を受信等するものである。

ＨＤＤ７４は、スキャナ部１１によって読取られた画像データやネットワークを介して送信されてきた画像データ、あるいは当該画像データに設定されている出力形式等を記憶するものである。ＨＤＤ７４に記憶されている画像データは、該複合機１で使用されるだけでなく、ネットワークＩ／Ｆ部７１を介して、端末装置によって確認されたり、端末装置の所定のフォルダへ転送されることによって、該端末装置での使用に供されたりする。

なお、複合機１では、上述の各機能を組合わせて種々の機能が実現される。たとえば、スキャナ機能として、ＰＣ送信機能、Ｅ−ｍａｉｌ送信機能、ＦＡＸ送信機能等が実現されてもよい。ここで、ＰＣ送信機能とは、原稿から読取った画像データをネットワークを介して任意の端末装置等へ直接送信する機能である。Ｅ−ｍａｉｌ送信機能とは、原稿から読取った画像データを電子メールの添付ファイルとして、ネットワークを介して、たとえば図略のＳＭＴＰサーバへ直接送信し、さらにこのＳＭＴＰサーバからネットワークを介して任意の外部端末装置等へ当該電子メールを送信することによって、原稿から読取った画像データを電子メールの添付ファイルとして送信する機能である。ＦＡＸ送信機能とは、原稿から読取った画像データを、電話回線等を介して任意のファクシミリ装置等へ直接送信する機能である。

上述のように構成される複合機１において、注目すべきは、本発明では、消去手段のメモリアクセス手段である前記制御部４１内の消去部４６は、前記消去手段の入力手段である操作パネル部５１の特定の操作に応答して、記憶手段である前記データメモリ３６の記憶内容を一括消去するとともに、その消去処理の終了後に、制御手段である宛先リスト印字部４７は、プリンタコントローラ４４を介して、画像形成手段である前記プリンタ部３１に、前記データメモリ３６の記憶内容を印字出力させることである。このとき、データメモリ３６内の前記ネットワークスキャナ用のＩＰアドレスも併せて消去するようにしてもよい。

前記データメモリ３６には、前記操作パネル部５１からの操作に応答して、宛先登録部４８によって、図２で示すように、相手先名称と、それに対応したファクシミリ番号とが短縮釦登録されている。その記憶内容は、前記操作パネル部５１からの操作によって、前記宛先リスト印字部４７の宛先リスト印字機能によって、図３で示すような形態で印字出力が可能となっており、ユーザが適宜印字出力して、前記短縮釦登録の内容を確認可能となっている。本実施の形態では、この宛先リスト印字機能を用いて、前記一括消去時には、図４で示すような初期化レポートを印字出力する。

したがって、該複合機１の移設、廃棄、更新などの際に、煩わしい作業を行うことなく、前記短縮釦登録の内容などの機密情報を一括消去することができるとともに、確実に消去できているかをユーザが初期化レポートから目視で確認することができ、廃棄や再利用などの際に、不所望に前記機密情報が漏洩してしまうことを未然に防止し、セキュリティを向上することができる。

前記初期化レポートには、前記図４で示すように、消去されている箇所には何も記載しないのではなく、宛先リスト印字部４７は、図５で示すように、元から登録が無かった箇所（図５では一例として空白と記載）と、登録があって消去した箇所（図５では消去と記載）とが認識可能なように、区分して表示が行われるようにしてもよい。このようにすることで、ユーザは、消去されたことをより実感することができる。

また、宛先リスト印字部４７は、図６で示すように、前記初期化レポートに、前記データメモリ３６の記憶内容とともに、ユーザ署名欄を記載するようにしてもよい。このようにすることで、確実に消去できているかをユーザが確認した後、署名を記入した用紙をリース書類などと共にファイルしておくことで、前記機密情報が漏れた際のトラブル防止に役立てることができる。具体的には、もし漏洩があっても、撤去した複合機１によるものではなく、別経路であることを明らかにすることができる。

さらにまた、前記データメモリ３６の記憶内容を一括消去するための特定の操作は、操作パネル部５１の機能キーや置数キーなどの該複合機１に既存の入力手段から行われ、消去部４６は、予め定めるキーの同時操作や予め定める順での操作などの通常は操作されない組合わせ操作で消去モードとなり、前記データメモリ３６にアクセスして、記憶内容を消去する。これによって、ユーザの誤操作による不所望なデータの消去を防止しつつ、スイッチや釦等、特別な手段を設けること無く、消去モードに切換えることができる。

本発明の実施の一形態のファクシミリ装置であるデジタル複合機の電機的構成を示すブロック図である。 データメモリに格納される宛先リストの内容を説明するための図である。 前記宛先リストの印字部例を示す図である。 前記宛先リストを一括消去した状態での印字部例を示す図である。 前記宛先リストを一括消去した状態での他の印字部例を示す図である。 前記宛先リストを一括消去した状態でのさらに他の印字部例を示す図である。

符号の説明

１ 複合機
１１ スキャナ部
２１ 画像処理部
２２ 画像メモリ
３１ プリンタ部
３２ 用紙搬送部
３３ 画像形成部
３４ 転写部
３５ 定着部
３６ データメモリ
４１ 制御部
４２ スキャナコントローラ
４３ ファクシミリコントローラ
４４ プリンタコントローラ
４５ コピーコントローラ
４６ 消去部
４７ 宛先リスト印字部
４８ 宛先登録部
５１ 操作パネル部
５２ 表示部
５３ 操作キー部
６１ ファクシミリ通信部
７１ ネットワークＩ／Ｆ部
７２ パラレルＩ／Ｆ部
７３ シリアルＩ／Ｆ部
７４ ＨＤＤ

Claims (3)

1. ファクシミリ通信を行う際に必要となる情報を予め記憶手段に記憶しておくことができるファクシミリ装置において、
   記憶手段の記憶内容を一括消去することができる消去手段と、
   前記消去手段による処理の終了後に、画像形成手段に、前記記憶手段の記憶内容を印字出力させる制御手段とを含むことを特徴とするファクシミリ装置。
2. 前記制御手段は、前記消去手段による処理の終了後に画像形成手段に印字出力させる用紙に、前記記憶手段の記憶内容とともに、ユーザ署名欄を記載させることを特徴とする請求項１記載のファクシミリ装置。
3. 前記消去手段は、通常は操作されない予め定めるキーの組合わせ操作で消去モードとなる入力手段と、前記入力手段からの出力に応答し、前記消去モードとなると前記記憶手段の記憶内容を消去するメモリアクセス手段とを備えて構成されることを特徴とする請求項１または２記載のファクシミリ装置。

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