JP2006252064A - 会議室検索システム、会議室検索方法および会議室検索プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】異なる地域に存在する事業所に勤務する人員を一箇所に召集して会議を行う場合に、適切な会議場所を決定できる技術を提供する。
【解決手段】会議室の収容人数と所在地を格納する会議室情報記憶手段と、会議室予約情報記憶手段と、会議参加者の勤務地を格納する個人情報記憶手段と、会議の開催日時情報と参加人数とからなる会議情報を入力する会議情報入力手段と、入力された会議情報に基づいて最適な会議室を検索して空き会議室情報を生成する会議室検索手段と、検索結果出力手段とを備えて構成する。前記会議室検索手段は、参加人数を収容可能な会議室を第１候補会議室、また、予約情報と日時情報とを比較し、予約が入っていない会議室を第２候補会議室と特定する。さらに、第１候補会議室と第２候補会議室との両方に対応する会議室を予約可能会議室として特定し、複数存在するときに、複数の予約可能会議室に優先度を付して空き会議室情報を生成する。
【選択図】図１

Description

本発明は、会議室検索システム、会議室検索方法および会議室検索プログラムに関し、特に異なる所在地に存在する複数の会議室から開催する会議に最適な会議室を検索するためのシステム、方法およびプログラムに関する。

複数の人員が業務に従事する企業において、会議を行うことは、その業務を遂行するために必要不可欠なことである。その企業が複数の会議室を備えている場合、会議の内容や参加者の人数、開催する日時などによって、その複数の会議室の中から適切な会議室を選択的に使用することが一般的である。

従来、会議主催者は、会議開催日時帯を決定する場合において、各参加者に個別に電話等をかけて各参加者の共通空き日時帯を把握し、この共通空き日時帯で各参加者が入れる空き会議室が空いている空き日時帯を会議開催日時帯として決定していた。その後、会議主催者は、折り返し各参加者に電話をかけて会議開催日時帯を知らせることにより、会議開催日時を確定していた。そのため、会議主催者にとっては会議開催日時帯の決定に非常に時間を要していた。

そのような会議主催者の労力を低減させる技術として、例えば、特許文献１（特開平９−１２０４１９）に記載の技術が知られている。上記の特許文献１に記載の技術は、開催情報読込手段と会議室検索手段と空き会議室日時帯検索手段と参加者空き日時帯検索手段とスケジュール予約手段と個人スケジュール選択手段とを備えて会議開催スケジュール決定システムを構成している。

そして、そのシステムにおいて、会議室の設備条件及び会議開催範囲条件を満足する全ての空き会議室の空き日時帯を調べると共に、参加者名及び主催者名の共通空き日時帯を調べ、両方の日時帯が一致した日時帯を会議開催日時帯と決定して参加者名及び主催者名の個人のスケジュール情報及び空き会議室の会議予約スケジュール情報の同一日時帯に主催者名と会議名とを予約している。この特許文献１に記載の技術は、会議の主催者が参加者に電話等をかけなくとも、参加者の共通空き日時帯と所望の空き会議室を短時間で自動的に決定して会議開催日時帯と会議室を知らせるシステムの構築に適している。

複数の事業所を有する企業の場合、各事業所から人員を召集して会議を行う場合がある。一般的に、複数の事業所はそれぞれ異なる地域に存在している。したがって、各地域から人員を召集して会議を行う場合、それぞれの事業所から等距離の位置で会議を開催することが望まれる。しかしながら、そのような位置に会議可能な施設が存在する事は稀である。

さらに、会議に参加予定の人数が各事業所でそれぞれ異なる場合には、事業所ごとに参加人数などを考慮した会議場所の選定が求められる。

特開平９−１２０４１９号公報

本発明が解決しようとする課題は、異なる地域に存在する事業所に勤務する人員を一箇所に召集して会議を行う場合に、適切な会議場所を決定することができる技術を提供することにある。

以下に、［発明を実施するための最良の形態］で使用される番号を用いて、課題を解決するための手段を説明する。これらの番号は、［特許請求の範囲］の記載と［発明を実施するための最良の形態］との対応関係を明らかにするために付加されたものである。ただし、それらの番号を、［特許請求の範囲］に記載されている発明の技術的範囲の解釈に用いてはならない。

上記の課題を解決するために、以下のような会議室検索システム（１０）を構成する。その会議室検索システム（１０）は、会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ：ｎは任意の自然数）の収容可能人数を示す収容人数情報（１８−４）と前記会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ）の所在地を示す所在地情報（１８−３）を格納する会議室情報記憶手段（１４）と、会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ）の予約状況を示す予約情報（１９−ｎ）を格納する会議室予約情報記憶手段（１５）と、会議参加者の勤務地を示す勤務地情報（２１−３）を格納する個人情報記憶手段（１７）と、会議の開催日時を示す日時情報と前記会議の参加人数を含む参加者情報とからなる会議情報（３３）を入力する会議情報入力手段（１１）と、前記会議情報入力手段（１１）によって入力された前記会議情報（３３）に基づいて前記会議に最適な会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ）を検索して空き会議室情報を生成する会議室検索手段（１２）と、前記空き会議室情報を出力する検索結果出力手段（１３）を備えて構成されることが好ましい。そして、前記会議室検索手段（１２）は、前記収容人数情報（１８−４）と前記参加者人数とを比較し、前記参加人数を収容可能な会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ）を第１候補会議室として特定する。また、前記予約情報（１９−ｎ）と前記日時情報とを比較し、前記開催日時に予約が入っていない会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ）を第２候補会議室として特定する。
そのうえで、前記会議室検索手段（１２）は、前記第１候補会議室と前記第２候補会議室との両方に対応する会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ）を予約可能会議室として特定し、前記予約可能会議室が複数存在するときに、前記入力された参加者情報と前記勤務地情報（２１−３）と前記所在地情報（１８−３）とに基づいて前記複数の予約可能会議室に優先度を付与して前記空き会議室情報を生成する。

その会議室検索システム（１０）において、さらに、移動情報記憶手段（１６）を備える構成であってもよい。前記移動情報記憶手段（１６）は、前記勤務地情報（２１−３）が異なる場所に存在する複数の勤務地の情報を含むとき、前記複数の勤務地のそれぞれから他の勤務地へ移動するときの移動情報を格納することが好ましい、
そのうえで、前記会議室検索手段（１２）は、前記入力された参加者情報と前記勤務地情報（２１−３）と前記所在地情報（１８−３）と前記移動情報とに基づいて前記優先度を付与する。

その会議室検索システム（１０）において、前記移動情報は、前記複数の勤務地のそれぞれから前記複数の会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ）への移動に掛かる時間を示す時間情報であることが好ましい。
そのうえで、前記会議室検索手段（１２）は、前記所在地情報（１８−３）に基づいて前記複数の予約可能会議室の所在地を特定する。そして、前記入力された参加者情報と前記勤務地情報（２１−３）と前記時間情報とに基づいて、前記複数の予約可能会議室の所在地ごとに、前記会議参加者の移動時間の総計を示す総移動時間を算出する。そして、算出された前記総移動時間に基づいて前記優先度を付与する。

また、上記課題を解決するために、下記行為の連鎖に示される方法を実行する。その方法を実行するためのシステムは、会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ：ｎは任意の自然数）の収容可能人数を示す収容人数情報（１８−４）と前記会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ）の所在地を示す所在地情報（１８−３）を格納する会議室情報記憶手段（１４）と、会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ）の予約状況を示す予約情報（１９−ｎ）を格納する会議室予約情報記憶手段（１５）と、会議参加者の勤務地を示す勤務地情報（２１−３）を格納する個人情報記憶手段（１７）と、会議の開催日時を示す日時情報と前記会議の参加人数を含む参加者情報とからなる会議情報（３３）を入力する会議情報入力手段（１１）と、前記会議情報入力手段（１１）によって入力された前記会議情報（３３）に基づいて前記会議に最適な会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ）を検索して空き会議室情報を生成する会議室検索手段（１２）と、前記空き会議室情報を出力する検索結果出力手段（１３）を備えて構成されることが好ましい。
そして、会議室検索方法は、上記システムによって実行される方法であり、前記会議室検索手段（１２）が、前記収容人数情報（１８−４）と前記参加者人数とを比較し、前記参加人数を収容可能な会議室を第１候補会議室として特定するステップと、前記予約情報（１９−ｎ）と前記日時情報とを比較し、前記開催日時に予約が入っていない会議室を第２候補会議室として特定するステップと、前記第１候補会議室と前記第２候補会議室との両方に対応する会議室を予約可能会議室として特定するステップと、前記予約可能会議室が複数存在するときに、前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記所在地情報とに基づいて前記複数の予約可能会議室に優先度を付与して前記空き会議室情報を生成するステップを実行することを特徴とする。

その会議室検索方法において、前記会議室検索システムは、さらに、移動情報記憶手段を備えて構成されることが好ましい。そのうえで、前記移動情報記憶手段は、前記勤務地情報が異なる場所に存在する複数の勤務地の情報を含むとき、前記複数の勤務地のそれぞれから他の勤務地へ移動するときの移動情報を格納する。そして、その会議室検索方法は、前記会議室検索手段が、前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記所在地情報と前記移動情報とに基づいて前記優先度を付与するステップを実行することを特徴とする。

さらにその会議室検索方法において、前記移動情報は、前記複数の勤務地のそれぞれから前記複数の会議室への移動に掛かる時間を示す時間情報であることが好ましい。そしてその会議室検索方法は、前記会議室検索手段が、前記所在地情報に基づいて前記複数の予約可能会議室の所在地を特定するステップと、前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記時間情報とに基づいて、前記複数の予約可能会議室の所在地ごとに、前記会議参加者の移動時間の総計を示す総移動時間を算出するステップと、算出された前記総移動時間に基づいて前記優先度を付与するステップを実行することを特徴とする。

さらに、上記課題を解決するために、コンピュータを下記複数の手段として機能させるプログラムを実行する。そのプログラムは、コンピュータを、会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ：ｎは任意の自然数）の収容可能人数を示す収容人数情報（１８−４）と前記会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ）の所在地を示す所在地情報（１８−３）を格納する会議室情報記憶手段（１４）と、会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ）の予約状況を示す予約情報（１９−ｎ）を格納する会議室予約情報記憶手段（１５）と、会議参加者の勤務地を示す勤務地情報（２１−３）を格納する個人情報記憶手段（１７）と、会議の開催日時を示す日時情報と前記会議の参加人数を含む参加者情報とからなる会議情報（３３）を入力する会議情報入力手段（１１）と、前記会議情報入力手段（１１）によって入力された前記会議情報（３３）に基づいて前記会議に最適な会議室（１−ｎ、２−ｎ、３−ｎ）を検索して空き会議室情報を生成する会議室検索手段（１２）と、前記空き会議室情報を出力する検索結果出力手段（１３）として機能させるためのコンピュータプログラムである。
そして、そのコンピュータプログラムである会議室検索プログラムは、前記会議室検索手段（１２）が、前記収容人数情報（１８−４）と前記参加者人数とを比較し、前記参加人数を収容可能な会議室を第１候補会議室として特定するステップと、前記予約情報（１９−ｎ）と前記日時情報とを比較し、前記開催日時に予約が入っていない会議室を第２候補会議室として特定するステップと、前記第１候補会議室と前記第２候補会議室との両方に対応する会議室を予約可能会議室として特定するステップと、前記予約可能会議室が複数存在するときに、前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記所在地情報とに基づいて前記複数の予約可能会議室に優先度を付与して前記空き会議室情報を生成するステップを実行することを特徴とする。

その会議室検索プログラムにおいて、前記コンピュータを、さらに、移動情報記憶手段として機能させることが好ましい。そのうえで、前記移動情報記憶手段は、前記勤務地情報が異なる場所に存在する複数の勤務地の情報を含むとき、前記複数の勤務地のそれぞれから他の勤務地へ移動するときの移動情報を格納する。そして、その会会議室検索プログラムは、前記会議室検索手段が、前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記所在地情報と前記移動情報とに基づいて前記優先度を付与するステップを実行することを特徴とする。

さらにその会議室検索プログラムにおいて、前記移動情報は、前記複数の勤務地のそれぞれから前記複数の会議室への移動に掛かる時間を示す時間情報であることが好ましい。そして、その会議室検索プログラムは、前記会議室検索手段が、前記所在地情報に基づいて前記複数の予約可能会議室の所在地を特定するステップと、前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記時間情報とに基づいて、前記複数の予約可能会議室の所在地ごとに、前記会議参加者の移動時間の総計を示す総移動時間を算出するステップと、算出された前記総移動時間に基づいて前記優先度を付与するステップを実行することを特徴とする。

本発明によると、異なる地域に存在する事業所に勤務する人員を一箇所に召集して会議を行う場合に、会議にかかる企業側の不利益を減らしつつ、会議参加者の負担を低減させる効果がある。

[実施の形態の構成]
以下に、図面を参照して本発明を実施するための形態の構成について説明を行う。図１は、本発明の会議室検索システムの構成を例示するブロック図である。本実施の形態の会議室検索システムは、異なる所在地に存在する複数の会議室（１−１、２−１など）から、開催予定の会議に適した会議室を選定する場合に適している。以下の説明において、本実施の形態の会議室検索システムを有する企業が、本社ビル４と複数の事業所（１〜３）とを含んで構成されている場合を例示して説明を行う。なお、図１には、第１事業所１〜第３事業所３の事業所が例示されているが、これは本発明の構成を限定するものではない。

図１を参照すると、第１事業所１、第２事業所２、第３事業所３および本社ビル４は、それぞれ異なる所在地に設けられている。人員が各事業所間（または、各事業所と本社ビル間）を移動する場合、その移動は移動手段９を使用して行われる。移動手段９は、複数の拠点間における人員などの移送を移送手段である。本明細書において、その移動手段９が鉄道である場合を例示して説明を行う。第１事業所１の最寄り駅は第１駅５であり、第２事業所２の最寄り駅が第２駅６であり、第３事業所の最寄り駅が第３駅７であり、本社ビル４の最寄り駅は中央駅８である。

図１に示されているように、本社ビル４は、サーバ４ａを備えている。また、各々の事業所は、事業所ごとにコンピュータ（端末装置）を備えている。サーバ４ａと各コンピュータ（１ａ、２ａ、３ａ）とは、ネットワーク（図示されず）で接続されている。

各事業所に備えられたコンピュータ（１ａ、２ａ、３ａ）は、それぞれが個々に表示装置（図示されず）と入力用マンマシンインターフェース（図示されず）とを含んで構成されることが好ましい。以下の実施の形態において、その表示装置は液晶ディスプレイなどで構成されているものとして説明を行う。また、入力用マンマシンインターフェースは文字入力用キーボードやマウスなどで構成されているものとして説明を行う。図１を参照すると、それらのコンピュータ（１ａ、２ａ、３ａ）は、個々に会議室情報入力装置（１１ａ、１１ｂ、１１ｃ）と検索結果出力装置（１３ａ、１３ｂ、１３ｃ）を含んで構成されている。

図１を参照すると、各事業所には会議室が設けられている。例えば第１事業所１は複数の第１事業所側会議室（１−１〜１−ｎ）を備えている。同様に、第２事業所２は、複数の第２事業所側会議室（２−１〜２−ｎ）を備え、第３事業所３は、複数の第３事業所側会議室（３−１〜２−ｎ）を備えている。各事業所に備えられている会議室は、その会議室ごとに識別子が付与されている。例えば、図１を参照すると、第１事業所側会議室１−１の識別子が”ａａａ−００１”であることが示されている。

本社ビル４に備えられているサーバ４ａは、会議室検索装置１２、会議室情報記憶装置１４、会議室予約情報記憶装置１５、移動情報記憶装置１６および社員情報記憶装置１７を備えて構成されていることが好ましい。上述の各機能ブロック（１２、１４〜１７）の詳細については後述するものとする。

人員が各事業所間（または、各事業所と本社ビル間）を移動する場合、その移動時間は出発点と目的地に応じて異なることが一般的である。また、通常、移動手段９は、移送する距離に応じて利用料金が変化する。本発明の会議室検索システムは、上記のような企業にとって、より効率のよい会議を開催することが可能になるシステムである。

図２は、本実施の形態の会議室検索システムの構成を詳細に例示するブロック図である。図２を参照すると、本実施の形態の会議室検索システムは、会議情報入力装置１１と、会議室検索装置１２と、検索結果出力装置１３とを含んで構成されている。会議情報入力装置１１は、複数の事業所のコンピュータ（１ａ、２ａ、３ａ）のそれぞれに含まれる会議情報入力装置（１１ａ、１１ｂ、１１ｃ）に対応する機能ブロックである。同様に、検索結果出力装置１３は前述の検索結果出力装置（１３ａ、１３ｂ、１３ｃ）に対応する機能ブロックである。したがって、会議情報入力装置１１と検索結果出力装置１３とは、前述の複数の事業所のそれぞれに備えられている装置の少なくとも一つを例示している。また、以下の実施の形態において、会議室検索装置１２は、サーバ４ａに含まれ、且つ、独立して動作可能な装置であるものとして説明を行う。

会議情報入力装置１１は、会議情報の入力時に前述の表示装置に入力用画面を表示する。会議情報の入力は、その入力用画面を参照して行われる。会議情報入力装置１１は、情報の入力者によって入力用マンマシンインターフェースから入力された会議情報をネットワーク１０ａを介して会議室検索装置１２に供給する。検索結果出力装置１３は、会議室検索装置１２から供給される検索結果情報に基づいて、開催する会議に適した会議室を、付与されている優先度に基づいて表示する。

図２を参照すると、会議室検索装置１２は、ＣＰＵ２２と、メモリ２３と、会議室検索プログラム２５を有する記憶部２４とを備えて構成され、それらは、内部バス２６を介して互いに接続されている。会議室検索装置１２は、会議室検索プログラム２５を動作させ、ネットワーク１０ａを介して供給される会議情報２７に応答して所定の処理を実行することで、検索結果３２を生成している。

また、図２に示されている会議室情報記憶装置１４、会議室予約情報記憶装置１５、移動情報記憶装置１６および社員情報記憶装置１７は、データを記憶するための装置である。それぞれの記憶装置は、会議室検索システムの実行に用いられる情報を保持している。また、それぞれの記憶装置（１４〜１７）は、独立して構成されることが好ましい。図２に示されているように、会議室情報記憶装置１４と会議室予約情報記憶装置１５と移動情報記憶装置１６と社員情報記憶装置１６とのそれぞれは、通信線１０ｂを介して会議室検索装置１２に接続されている。

各記憶装置は情報を記憶するための記憶領域を備えている。そして、各記憶装置は、会議室検索装置１２が情報を検索することが可能な状態でその記憶領域に情報を保持している。以下の実施の形態では、各記憶装置はテーブル形式に情報を保持している場合を例示して説明を行う。会議室情報記憶装置１４に含まれている会議室情報テーブル１８は、会議室情報を示すテーブルである。会議室予約情報記憶装置１５に含まれている予約情報テーブル１９は、会議室の予約情報を示すテーブルである。移動情報記憶装置１６に含まれている移動情報テーブル２０は、移動情報を示すテーブルである。社員情報記憶装置１６に含まれている社員情報テーブル２１は、社員情報を示すテーブルである。ここで、各テーブルの詳細な構成は後述するものとする。

それぞれの記憶装置から会議室検索装置１２へ向かう矢印は、各記憶装置から抽出される情報を示している。図２に示されているように、会議室検索装置１２と各記憶装置（１４〜１７）とは、情報の送受信が可能な状態で接続されている。会議室検索装置１２は、会議室検索を実行するときに、所定のテーブル（例えば、会議室情報テーブル１８）を参照して必要な情報（例えば、会議室情報２８）を抽出する。図２を参照すると、会議室情報２８は、会議室の詳細な情報である。予約情報２９は、現在の会議室の予約状況を示す情報である。また、移動情報３０は、各事業所間の移動に関する情報である。さらに、社員情報３１は、会議に参加する社員の情報である。

図３は、会議室情報テーブル１８の構成を例示する図である。図３に示されるように、会議室情報テーブル１８は、会議室に関する複数の情報（１８−１〜１８−５）を含んで構成されている。会議室ＩＤ１８−１は、複数の会議室の個々に付与されている識別子（ＩＤ）を示している。各会議室に付与されている識別子は、１つの識別子を選択すると１つの会議室が特定されるように付与されている。会議室名１８−２は、各会議室に付与されている名前を示している。所在地１８−３は、各会議室の所在地（その会議室が設けられている事業署名）を示している。収容可能人数１８−４は、各会議室の収容可能人数を示している。設備１８−５は、各会議室に備えられている設備（例えば、プロジェクタの有無）を示している。

図４は、予約情報テーブル１９の構成を例示する図である。図４に示されているように、予約情報テーブル１９は、一日単位で予約状況を保持する予約情報カード（１９−１〜１９−ｎ）を複数備える構成である。各々のカードはテーブル形式で構成され、会議室ＩＤと予約時間とを関連付けて保持している。

図５は、移動情報テーブル２０の構成を例示するテーブルである。図５に示されているように、移動情報テーブル２０は、それぞれの事業所に対応して他の事業所までの移動時間を保持している。図５を参照すると、第１所要時間情報２０−１は第１事業所１から他の事業所までの所要時間を示している。同様に、第２所要時間情報２０−２は、第２事業所２から他の事業所までの所要時間を示し、第３所要時間情報２０−３は、第３事業所３から他の事業所までの所要時間を示している。

図６は、社員情報テーブル２１の構成を例示する図である。本実施の形態において、社員（本実施の形態の会議室検索システムを備える企業の従業員）は、その個人を識別するための識別子（以下、社員ＩＤと呼ぶ）が付与されている。図６に示されているように、社員情報テーブル２１は、その社員ＩＤに対応して社員の情報を保持している。社員ＩＤ２１−１は、その社員ＩＤを示している。氏名２１−２は、各社員の氏名を示している。勤務地２１−３は各社員の勤務地（その社員が属している事業所名）を示している。所属２１−４は、その社員の所属する部署名を示している。

図７は、会議情報の入力時に表示される画面を例示する図である。本実施の形態において、会議情報入力装置１１を備えるコンピュータ（１ａ、２ａ、３ａ）の表示装置に入力画面３３が表示される。開催が予定される会議に関する情報は、会議情報入力画面３３を参照して入力される。図７を参照すると、会議情報入力画面３３は日時入力欄３３−１と、参加人数入力欄３３−２と開催予定場所入力欄３３−３と要求設備入力欄３３−４とを含んで構成されている。日時に関する情報（会議の開催予定日時）は、プルダウンメニューからの選択やキーボード入力によって入力される。参加人数に関する情報や会議に開催場所に関する情報も、同様の方法で入力される。また、設備に関する情報（会議に使用する予定の設備）は、要求設備入力欄３３−４のオプションボタンにチェックを入れることで選択される。

図７に示されているように、開催予定場所入力欄３３−３には会議の開催場所を自動選択するためのオプションボタン（以下、自動選択ボタンと呼ぶ。）が備えられている。本実施の形態において、このボタンにチェックが入っているときには、後述する参加者情報に基づいて、自動的に開催する会議に適する会議室が特定される。

図８は、参加者情報の入力時に表示される画面を例示する図である。会議情報入力画面３３と同様に、参加者情報の入力時に所定の表示装置に参加者情報入力画面３４が表示される。本実施の形態において、参加者情報入力画面３４は、前述の自動選択ボタンがチェックされているときに呼び出される構成であることが好ましい。参加者に関する情報（社員ＩＤまたは社員名）は、プルダウンメニューからの選択やキーボード入力によって入力される。

[実施の形態の動作]
以下に、図面を参照して本発明を実施するための形態の動作について説明を行う。なお、以下の動作の説明においては、第１事業所１の第１事業所側コンピュータ１ａを使用して会議情報の入力が行われる場合を例示して説明を行う。

図９は、本発明の実施の形態の動作を例示するフローチャートである。ステップＳ１０１において、第１事業所側コンピュータ１ａの会議情報入力装置１１を用いて会議情報入力画面３３に対応して各項目（例えば、日時入力欄３３−１）の入力が行われると、入力される情報が一時的に所定の記憶装置（図示されず）に保持される。すべての項目の入力が完了すると、入力された情報は会議情報２７として会議室検索装置１２に送信する。

ステップＳ１０２において、会議室検索装置１２は、入力された会議情報（受信した会議情報２７）から、開催予定日時、参加予定人数および必要設備に関する情報を抽出する。会議室検索装置１２は、所定の情報の抽出が完了すると、会議室情報記憶装置１４および会議室予約情報記憶装置１５に保持されている情報の参照を開始する。会議室検索装置１２は、会議情報２７から抽出した参加予定人数と必要設備とに関する情報と、会議室情報テーブル１８に示される情報との比較を行う。会議室検索装置１２は、その比較結果に基づいて、会議の開催が可能な会議室を設備許容候補とし、その会議室ＩＤをすべて特定する。

また同時に、会議室検索装置１２は、会議情報２７から抽出した開催予定日時に関する情報と、予約情報テーブル１９に示される予約状況との比較を行い、予約の入っていない会議室を予約候補とし、その会議室ＩＤをすべて特定する。会議室検索装置１２は、設備許容候補として特定された会議室ＩＤと予約候補として特定された会議室ＩＤを比較し、その両方に挙げられている会議室ＩＤを選択候補として特定する。

ステップＳ１０３において、会議室検索装置１２は、受信した会議情報２７から、会議の開催場所に関する情報を抽出し、その開催場所が指定されているかどうかの判断を行う。その判断の結果、予め開催場所が指定されている場合、処理はステップＳ１０４に進む。また、その判断の結果、開催場所が指定されていない場合、処理はステップＳ１０６に進む。

ステップＳ１０４において、会議室検索装置１２は、選択候補として特定された会議室ＩＤと、会議情報２７から抽出した開催場所の会議室ＩＤとを比較し、一致する会議室ＩＤを予約可能会議室ＩＤとして特定する。

ステップＳ１０５において、会議室検索装置１２は、予約可能会議室を示す検索結果情報を生成して、検索結果出力装置１３に送信する。検索結果出力装置１３は、会議室検索装置１２から供給される検索結果情報に応答して、第１事業所側コンピュータ１ａに付属する表示装置に、検索結果を表示する。

前述のステップＳ１０３における判断において、開催予定場所入力欄３３−３の自動選択ボタンにチェックが入っていることで、開催場所が指定されていないと判断した会議室検索装置１２は、ステップＳ１０６において、第１事業所側コンピュータ１ａの表示装置に参加者情報入力画面３４が表示される。表示された参加者情報入力画面３４に対応して入力された参加者の情報は、参加者情報として会議室検索装置１２に送信される。

ステップＳ１０７において、会議室検索装置１２は、会議情報入力装置１１から送信された参加者情報に基づいて、各所在地の優先度を算出する。なお、優先度を付与する方法に関しては後述するものとする。

ステップＳ１０８において、会議室検索装置１２は、選択候補として特定された会議室ＩＤに、ステップＳ１０７で算出された優先度を付与して、優先度付予約可能会議室情報を生成する。会議室検索装置１２は、その優先度付予約可能会議室情報を、ネットワーク１０ａを介して検索結果出力装置１３に送信する。

ステップＳ１０９において、会議室検索装置１２から送信された優先度付予約可能会議室情報を受信した検索結果出力装置１３は、付属する優先度の高い順に予約可能な会議室の会議室ＩＤを表示させる。

以下に、上述の動作における優先度の算出方法を図面を参照して説明する。図１０は、勤務地ごとの参加者数に対応して優先度を算出する方法を例示するフローチャートである。本実施の形態における優先度の算出方法は、会議室検索装置１２がネットワーク１０ａを介して送信される参加者情報を受信したときに開始する。

ステップＳ２０１において、会議室検索装置１２は、受信した参加者情報に含まれる社員ＩＤを抽出する。会議室検索装置１２は、社員ＩＤの抽出完了に応答して、社員情報記憶装置１６に保持されている社員情報テーブル２１を参照する。ステップＳ２０２において、会議室検索装置１２は、抽出した社員ＩＤ２１−１に関連付けられている勤務地情報２１−３に基づいて、各勤務地から何人の社員が会議に参加するかを算出する。

ステップＳ２０３において、会議室検索装置１２は、参加者数に応じて、予約可能会議室に優先順位を付ける。つまり、参加人数の多い事業所の予約可能会議室には、高い優先度を付与し、参加人数の少ない事業所の予約可能会議室には、低い優先度を付与する。

これによって、本実施の形態の会議室検索システムは、異なる所在地に存在する事業所から複数人が参加するような会議を開催する場合に、設備や収容可能人数だけでなく、事業所ごとの参加人数を考慮した会議室を選択することが可能になる。

さらに、上述した方法とは異なる優先度算出方法を図面を参照して説明する。図１１は、勤務地ごとの参加者数と各事業所間の移動情報に対応して優先度を算出する方法を例示するフローチャートである。本実施の形態における優先度の算出方法は、会議室検索装置１２がネットワーク１０ａを介して送信される参加者情報を受信したときに開始する。

図１１に示されているステップＳ２０１とステップＳ２０２とは、上述した図１０に示されている動作と同様であるので、その詳細な説明は割愛する。

ステップＳ３０１において、会議室検索装置１２は、勤務地ごとの参加者数の算出に応答して、移動情報記憶装置１６に保持されている移動情報テーブル２０を参照する。会議室検索装置１２は、一人でも参加者が存在する事業所をすべて特定し、その特定された事業所間の移動情報を抽出する。

ステップＳ３０２において、会議室検索装置１２は、抽出した移動情報に基づいて所在地ごとに総移動時間を算出する。以下の説明では、第１事業所１から１名、第２事業所２から２名、第３事業所３から３名の人員が会議に参加する場合を例示して説明を行う。ここで、仮に第１事業所１で会議が開催される場合の総移動時間を第１事業所総移動時間とする。同様に、仮に第２事業所２で会議が開催される場合の総移動時間を第２事業所総移動時間とし、第３事業所３で会議が開催される場合の総移動時間を第３事業所総移動時間とする。

第１事業所総移動時間
＝｛（第２事業所から第１事業所までの移動時間）×２名｝
＋｛（第３事業所から第１事業所までの移動時間）×３名｝ … （１）
第２事業所総移動時間
＝｛（第１事業所から第２事業所までの移動時間）×１名｝
＋｛（第３事業所から第２事業所までの移動時間）×３名｝ … （２）
第３事業所総移動時間
＝｛（第１事業所から第３事業所までの移動時間）×１名｝
＋｛（第２事業所から第３事業所までの移動時間）×２名｝ … （３）
ステップＳ３０３において、算出された事業所ごとの総移動時間の比較が行われる。会議室検索装置１２は、その比較結果に応じて、予約可能会議室に優先順位を付ける。つまり、総移動時間の少ない事業所の予約可能会議室には、高い優先度を付与し、総移動時間の多い事業所の予約可能会議室には、低い優先度を付与する。

これによって、本実施の形態の会議室検索システムは、異なる所在地に存在する事業所から複数人が参加するような会議を開催する場合に、その事業所ごとの参加人数と事業所間の移動時間とを考慮した開催場所を選択することが可能になる。

なお、上記の優先度算出方法は、移動時間だけでなく移動にかかる費用を考慮して優先度を算出することも可能である。また、上述の実施の形態において、図１の説明では、移送手段として移動手段９を例示したが、これは本発明の構成を限定するものではない。適切な会議室を特定するために、各事業所間の移動に関する情報（移動情報テーブル２０を構成するために必要な情報、例えば所要時間や交通費）が特定できればよい。

また、上述の実施の形態において、会議情報入力装置１１と検索結果出力装置１３とが、各事業所に備えられたコンピュータ（例えば第１事業所側コンピュータ１ａ）に含まれる構成を例示したが、これは本発明の構成を限定するものではない。例えば、会議情報入力装置１１と会議室検索装置１２がそれぞれ独立に設けられるような構成であっても、本発明は、その効果を発揮することができる。また、上述の実施の形態において、会議室検索装置１２が、本社ビル４に備えられたサーバ４ａに含まれる構成を例示したが、これは会議室検索装置１２を包含する装置を制限するものではない。会議室検索装置１２が、事業所のコンピュータ（例えば、第２事業所側コンピュータ２ａ）に含まれ、ネットワーク１０ａを介して他の事業所のコンピュータ（１ａ、３ａ）と通信するシステムにすることも可能である。

また、会議室検索装置１２が独立して動作可能な装置（例えばボードコンピュータ）であるものとして説明を行ってきたが、これは会議室検索装置１２の構成を制限するものではない。会議室検索装置１２と同様の機能を、ソフトウェアを動作させることで、本発明を実現することも可能である。さらに、会議室情報記憶装置１４、会議室予約情報記憶装置１５、移動情報記憶装置１６および社員情報記憶装置１６が、それぞれ独立して構成される場合を例示して説明を行ってきたが、これは各記憶装置の構成を制限するものではない。例えば、単一の記憶装置（大容量ハードディスクドライブなど）に一または複数の記憶領域を設けて、所定の記憶領域に必要な情報を格納するような構成であってもよい。

図１は、本発明の実施の形態の構成を例示するブロック図である。 図２は、本発明の会議室検索システムの詳細な構成を例示するブロック図である。 図３は、会議室情報テーブルである。 図４は、会議室予約情報テーブルである。 図５は、移動情報テーブルである。 図６は、社員情報テーブルである。 図７は、会議情報の入力画面を示す図である。 図８は、参加者情報の入力画面を示す図である。 図９は、本発明の実施の形態の動作を例示するフローチャートである。 図１０は、優先度の付与動作を例示するフローチャートである。 図１１は、優先度の付与の他の動作を例示するフローチャートである。

符号の説明

１…第１事業所
１ａ…第１事業所側コンピュータ
１−１〜１−ｎ…第１事業所側会議室
２…第２事業所
２ａ…第２事業所側コンピュータ
２−１〜２−ｎ…第２事業所側会議室
３…第３事業所
３ａ…第３事業所側コンピュータ
３−１…第３事業所側会議室
４…本社ビル
４ａ…サーバ
５…第１駅
６…第２駅
７…第３駅
８…中央駅
９…移動手段
１０…会議室検索システム
１０ａ…ネットワーク
１０ｂ…通信線
１１、１１ａ、１１ｂ、１１ｃ…会議情報入力装置
１２、１２ａ、１２ｂ、１２ｃ…会議室検索装置
１３、１３ａ、１３ｂ、１３ｃ…検索結果出力装置
１４…会議室情報記憶装置
１５…会議室予約情報記憶装置
１６…移動情報記憶装置
１７…社員情報記憶装置
１８…会議室情報テーブル
１８−１…会議室ＩＤ
１８−２…会議室名
１８−３…所在地
１８−４…収容可能人数
１８−５…設備
１９…予約情報テーブル
１９−１、１９−２〜１９−ｎ…予約情報カード
２０…移動情報テーブル
２０−１…第１所要時間情報
２０−２…第２所要時間情報
２０−３…第３所要時間情報
２１…社員情報テーブル
２１−１…社員ＩＤ
２１−２…氏名
２１−３…勤務地
２１−４…所属
２２…ＣＰＵ
２３…メモリ
２４…記憶部
２５…会議室検索プログラム
２６…内部バス
２７…会議情報
２８…会議室情報
２９…予約情報
３０…移動情報
３１…社員情報
３２…検索結果
３３…会議情報入力画面
３３−１…日時入力欄
３３−２…参加人数入力欄
３３−３…開催予定場所入力欄
３３−４…要求設備入力欄
３４…参加者情報入力画面

Claims (9)

1. 会議室の収容可能人数を示す収容人数情報と前記会議室の所在地を示す所在地情報を格納する会議室情報記憶手段と、
   会議室の予約状況を示す予約情報を格納する会議室予約情報記憶手段と、
   会議参加者の勤務地を示す勤務地情報を格納する個人情報記憶手段と、
   会議の開催日時を示す日時情報と前記会議の参加人数を含む参加者情報とからなる会議情報を入力する会議情報入力手段と、
   前記会議情報入力手段によって入力された前記会議情報に基づいて、前記会議に最適な会議室を検索して空き会議室情報を生成する会議室検索手段と、
   前記空き会議室情報を出力する検索結果出力手段と
   を備え、
   前記会議室検索手段は、
   前記収容人数情報と前記参加者人数とを比較し、前記参加人数を収容可能な会議室を第１候補会議室として特定し、
   前記予約情報と前記日時情報とを比較し、前記開催日時に予約が入っていない会議室を第２候補会議室として特定し、
   前記第１候補会議室と前記第２候補会議室との両方に対応する会議室を予約可能会議室として特定し、
   前記予約可能会議室が複数存在するときに、前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記所在地情報とに基づいて前記複数の予約可能会議室に優先度を付与して前記空き会議室情報を生成することを特徴とする
   会議室検索システム。
2. 請求項１に記載の会議室検索システムにおいて、
   さらに、移動情報記憶手段を備え、
   前記移動情報記憶手段は、前記勤務地情報が異なる場所に存在する複数の勤務地の情報を含むとき、前記複数の勤務地のそれぞれから他の勤務地へ移動するときの移動情報を格納し、
   前記会議室検索手段は、
   前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記所在地情報と前記移動情報とに基づいて前記優先度を付与することを特徴とする
   会議室検索システム。
3. 請求項２に記載の会議室検索システムにおいて、
   前記移動情報は、前記複数の勤務地のそれぞれから前記複数の会議室への移動に掛かる時間を示す時間情報であり、
   前記会議室検索手段は、
   前記所在地情報に基づいて前記複数の予約可能会議室の所在地を特定し、
   前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記時間情報とに基づいて、前記複数の予約可能会議室の所在地ごとに、前記会議参加者の移動時間の総計を示す総移動時間を算出し、
   算出された前記総移動時間に基づいて前記優先度を付与することを特徴とする
   会議室検索システム。
4. 会議室の収容可能人数を示す収容人数情報と前記会議室の所在地を示す所在地情報を格納する会議室情報記憶手段と、
   会議室の予約状況を示す予約情報を格納する会議室予約情報記憶手段と、
   会議参加者の勤務地を示す勤務地情報を格納する個人情報記憶手段と、
   会議の開催日時を示す日時情報と前記会議の参加人数を含む参加者情報とからなる会議情報を入力する会議情報入力手段と、
   前記会議情報入力手段によって入力された前記会議情報に基づいて、前記会議に最適な会議室を検索して空き会議室情報を生成する会議室検索手段と、
   前記空き会議室情報を出力する検索結果出力手段と
   を備える会議室検索システムによる会議室検索方法であって、
   前記会議室検索手段が、
   前記収容人数情報と前記参加者人数とを比較し、前記参加人数を収容可能な会議室を第１候補会議室として特定するステップと、
   前記予約情報と前記日時情報とを比較し、前記開催日時に予約が入っていない会議室を第２候補会議室として特定するステップと、
   前記第１候補会議室と前記第２候補会議室との両方に対応する会議室を予約可能会議室として特定するステップと、
   前記予約可能会議室が複数存在するときに、前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記所在地情報とに基づいて前記複数の予約可能会議室に優先度を付与して前記空き会議室情報を生成するステップを実行することを特徴とする
   会議室検索方法。
5. 請求項４に記載の会議室検索方法において、
   前記会議室検索システムは、さらに、移動情報記憶手段
   を備え、
   前記移動情報記憶手段は、前記勤務地情報が異なる場所に存在する複数の勤務地の情報を含むとき、前記複数の勤務地のそれぞれから他の勤務地へ移動するときの移動情報を格納しており、
   前記会議室検索手段が、
   前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記所在地情報と前記移動情報とに基づいて前記優先度を付与するステップを実行することを特徴とする
   会議室検索方法。
6. 請求項５に記載の会議室検索方法において、
   前記移動情報は、前記複数の勤務地のそれぞれから前記複数の会議室への移動に掛かる時間を示す時間情報であり、
   前記会議室検索手段が、
   前記所在地情報に基づいて前記複数の予約可能会議室の所在地を特定するステップと、
   前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記時間情報とに基づいて、前記複数の予約可能会議室の所在地ごとに、前記会議参加者の移動時間の総計を示す総移動時間を算出するステップと、
   算出された前記総移動時間に基づいて前記優先度を付与するステップを実行することを特徴とする
   会議室検索方法。
7. コンピュータを、
   会議室の収容可能人数を示す収容人数情報と前記会議室の所在地を示す所在地情報を格納する会議室情報記憶手段と、
   会議室の予約状況を示す予約情報を格納する会議室予約情報記憶手段と、
   会議参加者の勤務地を示す勤務地情報を格納する個人情報記憶手段と、
   会議の開催日時を示す日時情報と前記会議の参加人数を含む参加者情報とからなる会議情報を入力する会議情報入力手段と、
   前記会議情報入力手段によって入力された前記会議情報に基づいて、前記会議に最適な会議室を検索して空き会議室情報を生成する会議室検索手段と、
   前記空き会議室情報を出力する検索結果出力手段として機能させるためのコンピュータプログラムであって、
   前記会議室検索手段が、
   前記収容人数情報と前記参加者人数とを比較し、前記参加人数を収容可能な会議室を第１候補会議室として特定するステップと、
   前記予約情報と前記日時情報とを比較し、前記開催日時に予約が入っていない会議室を第２候補会議室として特定するステップと、
   前記第１候補会議室と前記第２候補会議室との両方に対応する会議室を予約可能会議室として特定するステップと、
   前記予約可能会議室が複数存在するときに、前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記所在地情報とに基づいて前記複数の予約可能会議室に優先度を付与して前記空き会議室情報を生成するステップとを実行することを特徴とする
   会議室検索プログラム。
8. 請求項７に記載の会議室検索プログラムにおいて、
   前記コンピュータを、さらに、移動情報記憶手段として機能させ、
   前記移動情報記憶手段は、前記勤務地情報が異なる場所に存在する複数の勤務地の情報を含むとき、前記複数の勤務地のそれぞれから他の勤務地へ移動するときの移動情報を格納ており、
   前記会議室検索手段が、
   前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記所在地情報と前記移動情報とに基づいて前記優先度を付与するステップを実行することを特徴とする
   会議室検索プログラム。
9. 請求項８に記載の会議室検索プログラムにおいて、
   前記移動情報は、前記複数の勤務地のそれぞれから前記複数の会議室への移動に掛かる時間を示す時間情報であり、
   前記会議室検索手段が、
   前記所在地情報に基づいて前記複数の予約可能会議室の所在地を特定するステップと、
   前記入力された参加者情報と前記勤務地情報と前記時間情報とに基づいて、前記複数の予約可能会議室の所在地ごとに、前記会議参加者の移動時間の総計を示す総移動時間を算出するステップと、
   算出された前記総移動時間に基づいて前記優先度を付与するステップとを実行することを特徴とする
   会議室検索プログラム。

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