JP2004078735A - Filing system, filing method and filing program - Google Patents

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Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a filing system which can be used without much labor by a user, and to provide a filing method and a filing program. <P>SOLUTION: When a document processing device detects that information of a document is handled, it obtains information of the party involved in handling the information as additional information for the document information and transmits the document information together with the additional information to a document managing server which registers and manages the document information and the additional information. The document managing server stores the document information and the additional information received from the document processing device and executes search in response to a request for search of the document information or the additional information. <P>COPYRIGHT: (C)2004,JPO

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書の収集や検索を行うためのファイリングシステム及びファイリング方法並びにファイリングプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、文書管理システムはサーバ・クライアントシステムの形式によって構築されるものが多い（図１２）。すなわち、ＬＡＮに文書管理サーバとクライアントＰＣが接続されている形である。ユーザが文書をサーバに登録する場合、クライアントＰＣからサーバに文書データを送ることが必要となる。そのため、クライアントＰＣには専用のクライアントソフトウェアをインストールし、使用するその都度起動する必要があった（図１３）。
【０００３】
例えば、ユーザが文書を登録する場合の動作は以下の通りである。
１．　紙媒体の文書をスキャナで取り込み、ファイルとしてＰＣのハードディスクへ保存する。
２．　必要であれば、適当なアプリケーションソフトウェアを起動し、ファイルへ修正を加える（大きさの変更、明るさの変更、ノイズの除去、データ圧縮など）。
３．　文書管理クライアントソフトウェアを起動して、付加情報（日時、著者名、部署名、ファイル名など）を入力し、ファイルをサーバへ送信する。
４．　サーバは付加情報とファイルを受信し、ハードディスク等へ記憶する。
【０００４】
また、ユーザが文書を検索する場合の動作は以下の通りである。
１．　　文書管理クライアントソフトウェアを起動して、検索したいキーワード（日時、著者名、部署名、ファイル名など）を入力する。
２．　　クライアントソフトウェアは検索キーワードをサーバへ送信する。
３．　　サーバは付加情報の中から検索キーワードに一致するものを選び出し、クライアントへリストを送信する。
４．　　クライアントはリストをディスプレイに列挙する。
５．　　ユーザはリストの中から読みたい文書を目視で探し出し、ファイルとしてＰＣのハードディスクに保存する。
６．　　ユーザは文書を閲覧し、紙媒体で見たい場合には印刷を行う。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上述したように、文書の登録、検索において、ユーザが行わなければならない動作が多く、ユーザの利便性が非常に低いといった問題点があった。
【０００６】
本発明は、このような事情を考慮してなされたものであり、その目的は、ユーザが手間をかけずに利用することができるファイリングシステム及びファイリング方法並びにファイリングプログラムを提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
この発明は上記の課題を解決すべくなされたもので、請求項１に記載の発明は、文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得手段と、前記文書情報が扱われる毎に、前記文書情報を前記付加情報と共に、文書管理サーバに対して送信する登録情報送信手段とを具備する複数の文書処理装置と、前記文書処理装置から受けた前記文書情報及び前記付加情報を記憶する記憶手段と、前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、検索を行う検索手段とを具備する文書管理サーバと、前記複数の文書処理装置及び前記文書管理サーバを接続するネットワークとを具備することを特徴とする。
【０００８】
請求項２に記載の発明は、文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行う文書管理サーバにネットワークを介して接続される文書処理装置において、前記文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報が扱われる毎に、前記文書情報を該文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得手段と、前記文書情報を前記付加情報と共に、前記文書管理サーバに対して送信する登録情報送信手段とを具備することを特徴とする。
【０００９】
請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の発明において、前記関係者は、関係者情報を発信する無線発信手段を具備するタグを保持しており、
前記付加情報取得手段は、文書情報が扱われたことを検出すると、前記タグが発信する関係者情報を読み取り、該文書情報に関する付加情報として取得する
ことを特徴とする。
【００１０】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記文書処理装置は、印刷装置であり、前記付加情報取得手段は、文書情報が印刷され、該印刷された文書の取り出し部に設けたれた開閉部が開かれたことを検出すると、前記開閉部を開いた関係者に関する関係者情報を取得することを特徴とする。
【００１１】
請求項５に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記文書処理装置は、撮影装置であり、前記付加情報取得手段は、文書情報が撮影されたことを検出すると、前記文書情報を撮影した関係者に関する関係者情報を取得することを特徴とする。
【００１２】
請求項６に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記文書処理装置は、複写装置であり、前記付加情報取得手段は、文書情報が複写されたことを検出すると、前記文書情報を複写した関係者に関する関係者情報を取得することを特徴とする。
【００１３】
請求項７に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記文書処理装置は、スキャナ装置であり、前記付加情報取得手段は、文書情報がスキャンされたことを検出すると、前記文書情報をスキャンした関係者に関する関係者情報を取得することを特徴とする。
【００１４】
請求項８に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記文書処理装置は、投影装置であり、前記付加情報取得手段は、文書情報が投影されたことを検出すると、前記文書情報を投影した関係者及び該投影された文書情報を閲覧した関係者に関する関係者情報を取得することを特徴とする。
【００１５】
請求項９に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記文書処理装置は、ファクシミリ装置であり、前記付加情報取得手段は、文書情報が送受信されたことを検出すると、前記文書情報を送受信した関係者に関する関係者情報を取得することを特徴とする。
【００１６】
請求項１０に記載の発明は、文書を扱う複数の文書処理装置が出力する文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行う文書管理サーバにおいて、企業システムにおける人事情報を記憶する人事情報記憶手段と、前記文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として、前記文書情報と共に受け、該付加情報及び該文書情報を前記人事情報と関連付けて記憶する登録情報記憶手段と、前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、該検索要求に対する検索情報を前記人事情報と関連付けて作成する検索情報作成手段とを具備することを特徴とする。
【００１７】
請求項１１に記載の発明は、請求項１０に記載の発明において、前記検索情報作成手段は、前記文書を扱う装置の文字認識機能により、前記検索要求によって指定された検索キーワードが誤認識された場合に生成される文字列を予め記憶手段に記憶しておき、該文字列を前記検索要求によって指定された検索キーワードに含めて検索を行うことを特徴とする。
【００１８】
請求項１２に記載の発明は、文書を扱う複数の文書処理装置が出力する文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行うファイリングシステムにおいて、前記文書処理装置が、前記文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として取得し、前記文書情報を前記付加情報と共に、前記文書情報及び前記付加情報を登録管理する文書管理サーバに対して送信し、前記文書管理サーバが、前記文書処理装置から受けた前記文書情報及び前記付加情報を記憶し、前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、検索を行うことを特徴とする。
【００１９】
請求項１３に記載の発明は、文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得処理と、前記文書情報を前記付加情報と共に、前記文書情報及び前記付加情報を登録管理する文書管理サーバに対して送信する登録情報送信処理とを文書処理装置に実行させるためのファイリングプログラムである。
【００２０】
請求項１４に記載の発明は、文書を扱う複数の装置が出力する文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行う処理をコンピュータに実行させるためのファイリングプログラムにおいて、企業システムにおける人事情報を記憶する人事情報記憶処理と、前記文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として、前記文書情報と共に受け、該付加情報及び該文書情報を前記人事情報と関連付けて記憶する登録情報記憶処理と、前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、該検索要求に対する検索情報を前記人事情報と関連付けて作成する検索情報作成処理とをコンピュータに実行させるためのファイリングプログラムである。
【００２１】
従って、上述の発明によれば、ファイリングシステムは、所定のタイミングにおいて文書情報を自動的に収集するので、ユーザが手間をかけずに該ファイリングシステムを利用することができる効果を得ることができる。
【００２２】
【発明の実施の形態】
まず本発明の基本的な考え方について説明する。本発明では、文書を扱う装置（プリンタ、スキャナ、コピー機、ＦＡＸ、プロジェクタ、デジタルカメラなど）に文書管理機能の一部を実装することによって、ＰＣを使用せずに、ユーザが利用可能な文書収集、検索を行うファイリングシステムを構築する。
ここで文書管理機能とは、具体的には、プリンタ、スキャナ、コピー機、ＦＡＸ、プロジェクタ、デジタルカメラ等が、文書情報が扱われたことを検出すると、文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得機能と、文書情報を付加情報と共に、文書管理サーバ１に対して送信する登録情報送信機能である。
本実施例において、付加情報取得機能は、後述するＲＦ−ＩＤ方式の読み取り部をプリンタ、スキャナ、コピー機、ＦＡＸ、プロジェクタ、デジタルカメラなどに設け、これらを操作する関係者に自分のＩＤを無線発信するＲＦ−ＩＤのタグを保持させることにより実施される。
ＲＦ−ＩＤ方式とは、自身の関係者ＩＤを無線発信するタグと、その電波を拾い、関係者ＩＤを読み取るＲＦ−ＩＤ読取部により、無線で認証を行う方式である。タグ側には、コイルとコンデンサとＩＤ記憶及びＩＤ発信機能がある。
ＲＦ−ＩＤ読取部がアンテナ部より電波を送信し、タグ側が電波を受信しタグ側に設けられたコイルとコンデンサにより充電を繰り返すことで電力をコンデンサに蓄積し、出力可能なレベルまで電力が溜まったら自分のＩＤを無線発信し、その電波をＲＦ−ＩＤ読み取り部が読み取る。
【００２３】
また、文書を「扱う」とは、
・　プリンタの場合は、紙に印刷することであり、
・　スキャナの場合は、紙を読み取ることであり、
・　コピー機の場合は、紙を複写する（読み取って別の紙に印刷する）ことであり、
・　ＦＡＸ（送信）の場合は、紙を読み取って電話回線に送信することであり、
・　ＦＡＸ（受信）の場合は、電話回線から受信した画像イメージを印刷することであり、
・　プロジェクタの場合は、画像を投影することであり、
・　デジタルカメラの場合は、画像を撮影する、または、画像データをＰＣに転送することである。
【００２４】
以下、図面を参照して本発明の一実施形態におけるファイリングシステムについて説明する。図１は本実施形態におけるファイリングシステムの全体構成図である。本実施形態のファイリングシステムは、文書管理サーバ１、ＦＡＸ２、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５、デジタルカメラ６、プロジェクタ７、ＰＣ８−Ａ〜８−Ｄ、企業内サーバ９、社外向けＷｅｂサーバ１０をＬＡＮ２０によって互いに接続することによって構成される。
ここで、図１の破線に示すように、文書の登録処理はすべてＰＣを介さずに行われる。
【００２５】
文書管理サーバ１は、既存の企業情報システムの一部である人事情報データベースと接続されており、ＦＡＸ２、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５、デジタルカメラ６、プロジェクタ７等より文書情報及びこの文書情報を扱った関係者に関する関係者情報である付加情報を受けて、これを人事情報と関連付けて記憶し、登録管理する。また、文書情報または付加情報に関する検索要求をＰＣ８−Ａ〜８−Ｄより受けて、検索要求に対する検索情報を人事情報と関連付けて作成し、要求元に送信する。
【００２６】
次に図２を用いて、文書を扱う装置の例であるプリンタ５の構成について説明する。
プリンタ５は、ＣＰＵ１００、ＲＯＭ１０１、ＲＡＭ１０２、ＮｅｔｗｏｒｋＩｎｔｅｒｆａｃｅ１０３、ＩＤ　Ｒｅａｄｅｒ１０４、Ｐｒｉｎｔ　Ｅｎｇｉｎｅ１０５、Ｌｉｄ　Ｓｅｎｓｏｒ１０６から構成される。
ＣＰＵ１００は、Ｐｒｉｎｔ　Ｅｎｇｉｎｅ１０５を制御することによって印刷を行う。ＲＯＭ１０１は、プリンタ５の制御プログラムを記憶している。ＲＡＭ１０２は、ＰＣ８−Ａ〜８−Ｄより受けた印刷用データ等を一時的に記憶する。Ｎｅｔｗｏｒｋ　Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ１０３は、ＬＡＮ２０との接続部である。ＩＤ　Ｒｅａｄｅｒ１０４は、文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を記憶した媒体より関係者情報を読み取る、上述のＲＦ−ＩＤ読み取り部である。具体的には、上述のタグをカード型の社員証、携帯電話、皮膚等へ組み込み、ＲＦ−ＩＤ読み取り部でタグに記憶された関係者ＩＤを読み取る。
なお、本実施形態においては、上述のＲＦ−ＩＤ方式を用いた場合の付加情報取得方法について説明するが、本発明の要旨はこれに限られるものでなく、例えばバーコードを読み取るバーコードスキャナ、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ等の近距離無線等を用いたものであってもよい。
Ｌｉｄ　Ｓｅｎｓｏｒ１０６は、プリンタ５の排出トレイ等の取り出し部に設けたれた開閉部のセンサであり、開閉部が開けられたことを検出する。
【００２７】
上述のプリンタ５の構成と同様に、ＦＡＸ２、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５、デジタルカメラ６、プロジェクタ７に、文書管理用ネットワーク端子であるＮｅｔｗｏｒｋ　Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ１０３を設けることにより、ＰＣ８−Ａ〜８−Ｄを介さずにＬＡＮ２０へ直接接続する。また、同様に、ＩＤ　Ｒｅａｄｅｒ１０４を設けることにより、後述する読み取りタイミングにおいて、関係者情報であるＩＤを読み取る。
【００２８】
ここで、関係者情報とは具体的には、ＦＡＸ２、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５、デジタルカメラ６、プロジェクタ７の操作を行った者の社員ＩＤ等であり、文書管理サーバ１はこの社員ＩＤを参照して人事情報データベースに登録されている社員情報と文書情報を関連付ける。
この関係者情報は、上述した操作者一人に限られるものではない。すなわち、ＦＡＸ２（送信）、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５（個人使用）の場合は、主に操作した本人だけを検知して操作者（作成者、複製実行者、送信者）として記録すればよいが、プリンタ（共用使用）の場合は、上述のフタなどの開閉部を設けておき、印刷結果を取り出す際に、このフタが開いた瞬間にもっとも近くにいた人物を取り出し者（作成者または複製実行者）として特定し記録する。
これは、ＦＡＸ受信の場合も同様であり、ＦＡＸの取り出し者（受信者）として記録する。
プロジェクタの場合は、例えば、少人数の会議等においては、一人がプレゼンテーションを行い、他の人が視聴するケースが多いため、装置の近傍にいる者すべてを視聴者（閲覧者）として記録する。これは、一種の会議録としての機能を持たせるためである。
デジタルカメラの場合には、画像データをＰＣに転送する操作者（複製実行者）の他に、撮影者（作成者）を別途記録する。
以上のように、関係者情報の種類には、作成者、閲覧者、複製実行者、編集者、受信者、送信者などの区別を設けて記録することが望ましい。
【００２９】
また、関係者情報としてさらに、場所を示す情報を記録しても良い。この場合、例えば、装置が置かれている部屋の番号や事業所の番号等を記録する。例えば、ＲＦ−ＩＤを用いる場合であれば、装置の設置場所のそばに場所を示すＩＤシールを貼っておくことで、場所ＩＤを特定し、記録する。
【００３０】
次に本実施形態におけるファイリングシステムの具体的な動作について図面を参照して説明する。
図３及び図４は、本実施形態におけるプリンタ５（個人使用）によるファイリング処理の過程を示す。図３は、同処理をシングルタスクで示した場合であり、図４は、これを印刷タスクと文書収集タスクで行うマルチタスクの場合を示す。
ファイリング機能を有しないプリンタの場合、図１４に示すように、待機状態（ステップＳ１）において、描画命令をＰＣから受信すると（ステップＳ２）、内蔵メモリ上に所望の描画データを描画し（ステップＳ３）、この描画データを印字ヘッドに送信して（ステップＳ４）、印刷が行われる。
【００３１】
図３に示す、ファイリング機能を有するプリンタ５の場合、待機状態（ステップＳ１）において、描画命令をＰＣから受信すると（ステップＳ２）内蔵メモリ上に所望の描画データを描画する（ステップＳ３）。そして、付加情報として例えば、この印刷を行った関係者情報（作成者または複製実行者）、またプリンタ５の場所情報をプリンタからの印刷命令や付近に貼られた場所を示すＩＤシールより取得し（ステップＳ４）、この付加情報を内蔵メモリ上の画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ５）。シングルタスクの場合、データ送信後、この描画データを印字ヘッドに送信して（ステップＳ６）印刷が行われる。
一方、図４に示すマルチタスクでは、印刷タスクが上述の処理と同様にステップＳ１〜Ｓ３を行った後、文書管理タスクを起動する（ステップＳ４）。図４の点線は文書管理タスクを起動するためのイベント・メッセージを表す。
待機状態（ステップＳ５）にあった文書管理タスクが起動すると、シングルタスクの場合と同様に付加情報を取得し（ステップＳ６）、この付加情報を内蔵メモリ上の印刷画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ７）。
一方、印刷タスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き描画データを印字ヘッドに送信して（ステップＳ８）印刷が行われる。
【００３２】
なおプリンタ５を複数の人で共有して使用する場合、文書管理タスクのステップＳ６で付加情報を取得する前に、上述したＬｉｄ　Ｓｅｎｓｏｒ１０６が排出トレイの開閉部が開けられたことを検出するまで待つこともできる。これによって、より正確な関係者の特定が可能となる。
【００３３】
また、文書情報を収集するための文書処理装置の一つとしてＰＣを利用する場合、従来の文書管理システムでは、図１３のように専用の文書管理クライアントを起動する必要があるが、本実施形態においては、図５に示すようにソフトウェアの構造を変えて文書収集システムの利便性を大幅に向上させることもできる。
すなわち、現在のソフトウェア環境では、周辺機器装置をＰＣに接続する場合、ドライバソフトウェアを組み込むことで、周辺機器装置の制御を行う。このドライバの中に文書収集機能も実装することで、ユーザが特別な操作をすることなく、文書情報や付加情報を文書管理サーバ１に送信する。
したがって、専用ソフトの起動など、ユーザに操作の負担をかけずに文書収集システムを稼動させることができるので、登録される文書の量を大幅に増加させることができる。
【００３４】
ＦＡＸ２（送信）、ＣＯＰＹ３、スキャナ４の場合、図６、図７、図８に示すように、上述のプリンタ５（個人使用）におけるファイリング処理と同様の処理過程によってファイリングを行う。
すなわち、図６に示すようにスキャナ４の場合、待機状態（ステップＳ１）において、スキャン命令をＰＣから受信すると（ステップＳ２）、ユーザがセットしたスキャン用文書のスキャニングを行う。そして、このスキャンされた描画データを内蔵メモリ上に描画（ステップＳ３）を行った後、文書管理タスクを起動する（ステップＳ４）。待機状態（ステップＳ５）にあった文書管理タスクが起動すると、付加情報を取得し（ステップＳ６）、この付加情報を内蔵メモリ上のスキャン画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ７）。
一方、スキャンタスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き描画データをＰＣに送信（ステップＳ８）する。
なお、ステップＳ２におけるスキャン命令は、スキャナ４本体のボタンを押下することにより、スキャニングを行うことも考えられる。
【００３５】
また、図７に示すようにＣＯＰＹ３の場合、ユーザがＣＯＰＹ３本体のボタンを押下することにより、ＣＯＰＹ３の制御部であるＣＰＵ１００がコピー命令を送出する。Ｃｏｐｙ　Ｅｎｇｉｎｅはこのコピー命令を受信すると、ユーザがセットしたコピー用文書をスキャンし、このコピー画像をメモリ上に描画（ステップＳ３）した後、文書管理タスクを起動する（ステップＳ４）。待機状態（ステップＳ５）にあった文書管理タスクが起動すると、付加情報を取得し（ステップＳ６）、この付加情報を内蔵メモリ上のコピー画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ７）。
一方、コピータスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き描画データを印字ヘッドに送信して（ステップＳ８）コピーを行う。
【００３６】
また、図８に示すようにＦＡＸ２（送信）の場合、ユーザがＦＡＸ２本体の送信ボタンを押下することにより、ＦＡＸ２の制御部であるＣＰＵ１００がＦＡＸ送信命令を送出する。Ｆａｘ　ＥｎｇｉｎｅはこのＦＡＸ送信命令を受信すると、ユーザがセットしたＦＡＸ送信用文書をスキャンし、このコピー画像をメモリ上に描画（ステップＳ３）した後、文書管理タスクを起動する（ステップＳ４）。待機状態（ステップＳ５）にあった文書管理タスクが起動すると、付加情報を取得し（ステップＳ６）、この付加情報を内蔵メモリ上のＦＡＸ画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ７）。
一方、ＦＡＸ送信タスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き描画データをモデム部に送信して（ステップＳ８）ＦＡＸ送信を行う。
【００３７】
一方ＦＡＸ２（受信）の場合は図９に示すように、モデム部がＦＡＸ画像を受信すると（ステップＳ２）、内蔵メモリ上にＦＡＸ画像を描画し（ステップＳ３）、文書管理タスクを起動する（ステップＳ４）。待機状態（ステップＳ５）にあった文書管理タスクが起動すると、付加情報を取得し（ステップＳ６）、この付加情報を内蔵メモリ上のＦＡＸ画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ７）。なお、文書管理タスクのステップＳ６で付加情報を取得する前に、上述したＬｉｄ　Ｓｅｎｓｏｒ１０６が排出トレイの開閉部が開けられたことを検出するまで待つこともできる。これによって、より正確な関係者の特定が可能となる。
一方、ＦＡＸ受信タスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き描画データを印字ヘッドに送信して（ステップＳ８）ＦＡＸ受信を行う。
【００３８】
プロジェクタ１０の場合は、図１０に示すように待機状態（ステップＳ１）において、投影画像をＰＣから受信すると（ステップＳ２）、ＰＣから送信された投影画像データを内蔵メモリ上に記憶し（ステップＳ３）、文書管理タスクを起動する（ステップＳ４）。待機状態（ステップＳ５）にあった文書管理タスクが起動すると、付加情報を取得し（ステップＳ６）、この付加情報を内蔵メモリ上の投影画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ７）。
ここで、プロジェクタ１０においては、上述したようにプロジェクタの操作者だけでなく、装置の近傍にいる者すべてを視聴者（閲覧者）として関係者に含めて記録し、付加情報とする。
一方、プロジェクタ投影タスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き投影データをプロジェクタランプに送信し（ステップＳ８）、投影を行う。ただし、プロジェクタの構造が、ＰＣから受信した投影画像をデジタル化せずに直接投影する仕組みになっている場合は、このステップＳ８は不要である。
なお、投影データの投影中にシーンが切り替わった場合、逐次内蔵メモリ上の投影画像情報を更新し、これを付加情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する。
【００３９】
デジタルカメラ６の場合は、まず写真撮影時において撮影者を関係者として記録する。また、図１１に示すように、デジタルカメラ６からＰＣ８−Ｃへの写真転送時において、ログイン名より画像データをＰＣに転送する操作者（複製実行者）として記録し、付加情報とする（ステップＳ５）。そして、この付加情報を内蔵メモリ上の写真画像情報と共に文書管理サーバ１に対して送信する（ステップＳ６）。
一方、写真転送タスクは、文書管理タスクを起動後、引き続き写真画像データをＰＣに転送する（ステップＳ８）。
【００４０】
以上、詳述したように本実施形態のファイリングシステムによれば、ユーザが手間をかけずに様々な文書ファイルを文書管理サーバ１に登録することができる。
【００４１】
文書管理サーバ１は、ＦＡＸ２、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５、デジタルカメラ６、プロジェクタ７より文書情報及びこの文書情報を扱った関係者に関する関係者情報である付加情報を受けて、これを人事情報と関連付けて記憶し、登録管理する。また、文書情報または付加情報に関する検索要求をＰＣ８−Ａ〜８−Ｄより受けて、検索要求に対する検索情報を人事情報と関連付けて作成し、要求元に送信する。
このとき例えば、検索を行ったユーザが検索情報より文書を選んで取得すると、関係者ＩＤが同時に表示される。またこれに連動して、関係者の氏名、職場名、役職、担当業務。居場所、連絡方法などを知ることができるようになる。また、趣味などの情報を載せておいてもよい。
特にナレッジマネンジメントにおいては、こういった情報をきっかけにインフォーマルなコミュニケーションが行われ、企業の生産性向上に役立つ効果が得られる。また、ある人物が扱った文書の一覧を取得することが可能であり、このような使用方法は業務管理において非常に有効である。
【００４２】
なお、付加情報を自動的に抽出するために、さらに、後述するファイル名自動生成手段、文字読み取り手段、画像特徴抽出手段、日時記憶手段、装置の機種名記憶手段、装置の製製造番号記憶手段を有していてもよい。また、文書データを効率よく送信するために、画像圧縮手段、カラー画像減色手段、階調削減手段を有していてもよい。
【００４３】
ファイル名自動生成手段は、文書管理サーバ１あるいは文書を扱う装置（ＦＡＸ２、ＣＯＰＹ３、スキャナ４、プリンタ５、デジタルカメラ６、プロジェクタ７）のいずれに設けられていてもよく、関係者情報から操作者等のＩＤ、場所ＩＤ、時刻、装置機種名、装置製造番号等より一意の番号を生成してファイル名を自動生成する。
【００４４】
文字読み取り手段は、例えばＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ　Ｃｈａｒａｃｔｅｒ　Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ：光学文字認識）により、本実施形態のファイリングシステムで収集される画像形式の文書情報について画像の特徴に基づいて、対象の画像部分が文字であるか、文字であればどの文字であるかを予め記憶された文字情報と比較することにより判断し、文字と判断される画像部分を文字情報に置き換える。この文字読み取り手段も同様に、文書管理サーバ１あるいは文書を扱う装置のいずれに設けられていてもよい。
ここで、上述の文字読み取り手段の精度が低く、画像表現された文字情報を別の似た文字と誤認識する場合、誤認識された場合に生成される文字列を誤認識リストとして予め記憶手段に記憶しておく。そして、文書管理サーバ１に対する検索要求によって検索キーワードが指定された場合、誤認識リストの文字列を検索要求によって指定された検索キーワードに含めて検索を行う。こういった処理を行うことにより、検索の精度を向上させることが可能である。また、さらに誤認識リストの質を高めるために、ユーザがこの誤認識リストに対して独自に誤認識されるキーワードを追加できるようにしておくことが望ましい。
【００４５】
また、上述の画像特徴抽出手段も同様に、文書管理サーバ１あるいは文書を扱う装置のいずれに設けられていてもよく、例えば、画像情報の特徴から、この画像は２人の人物が写っているとか、この画像は青空と緑の山が大部分を占めている、などの情報を付加情報として取り出し、記録しておくことが望ましい。
【００４６】
上述したように、本実施形態のファイリングシステムによれば、ビジネス文書に関する情報がすべて自動的に収集され検索可能になるため、文書管理の利便性向上、情報共有、データの再利用、データバックアップ、及びナレッジマネジメント、コミュニケーションの契機創出等の効果を得ることができる。
特に、文書作成者本人は人事情報のデータベースにのせるほどの重要性がないと判断するような情報であっても、他の従業員から見れば、非常に重要であるケースにおいては、格別の効果を奏する。
【００４７】
上述の文書処理装置及び文書管理サーバは内部に、コンピュータシステムを有している。そして、上述したファイリング処理に関する一連の処理の過程は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶されており、このプログラムをコンピュータが読み出して実行することによって、上記処理が行われる。ここでコンピュータ読み取り可能な記録媒体とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、半導体メモリ等をいう。また、このコンピュータプログラムを通信回線によってコンピュータに配信し、この配信を受けたコンピュータが当該プログラムを実行するようにしても良い。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施形態におけるファイリングシステムの全体構成図である。
【図２】文書を扱う装置の例であるプリンタ５の構成図である。
【図３】本実施形態におけるプリンタ５（個人使用）によるシングルタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図４】本実施形態におけるプリンタ５（個人使用）によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図５】本実施形態におけるファイリングシステムの文書処理装置としてのＰＣのソフトウェア構造を示すブロック図である。
【図６】本実施形態におけるスキャナ４によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図７】本実施形態におけるＣＯＰＹ３によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図８】本実施形態におけるＦＡＸ２（送信）によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図９】本実施形態におけるＦＡＸ２（受信）によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図１０】本実施形態におけるプロジェクタ１０によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図１１】本実施形態におけるデジタルカメラ６によるマルチタスクのファイリング処理の過程を示すフローチャートである。
【図１２】従来のファイリングシステムの全体構成図である。
【図１３】従来のファイリングシステムのクライアントＰＣのソフトウェア構造を示すブロック図である。
【図１４】従来のファイリング機能を有しないプリンタの処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
１…文書管理サーバ、２…ＦＡＸ、３…ＣＯＰＹ、４…スキャナ、５…プリンタ、６…デジタルカメラ、７…プロジェクタ、８−Ａ〜８−Ｄ…ＰＣ、９…企業内サーバ、１０…社外向けＷｅｂサーバ[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a filing system, a filing method, and a filing program for collecting and retrieving documents.
[0002]
[Prior art]
Conventionally, many document management systems are constructed in a server / client system format (FIG. 12). That is, the document management server and the client PC are connected to the LAN. When a user registers a document in the server, it is necessary to send document data from the client PC to the server. Therefore, it has been necessary to install dedicated client software in the client PC and start it each time it is used (FIG. 13).
[0003]
For example, the operation when the user registers a document is as follows.
1. A document on a paper medium is captured by a scanner and saved as a file on a hard disk of a PC.
2. If necessary, launch the appropriate application software and modify the file (change size, change brightness, remove noise, compress data, etc.).
3. Start the document management client software, enter additional information (date and time, author name, department name, file name, etc.) and send the file to the server.
4. The server receives the additional information and the file and stores it on a hard disk or the like.
[0004]
The operation when the user searches for a document is as follows.
1. Start the document management client software and enter the keywords you want to search (date and time, author name, department name, file name, etc.).
2. The client software sends the search keyword to the server.
3. The server selects one of the additional information that matches the search keyword, and sends the list to the client.
4. The client enumerates the list on the display.
5. The user visually searches for a document to be read from the list, and saves the file on the hard disk of the PC as a file.
6. The user browses the document and prints it when he / she wants to view it on a paper medium.
[0005]
[Problems to be solved by the invention]
As described above, there are many operations that need to be performed by a user in document registration and search, and there is a problem that user convenience is extremely low.
[0006]
The present invention has been made in view of such circumstances, and an object of the present invention is to provide a filing system, a filing method, and a filing program that can be used by a user without trouble.
[0007]
[Means for Solving the Problems]
SUMMARY OF THE INVENTION The present invention has been made to solve the above-described problems. According to the invention described in claim 1, when it is detected that document information has been handled, related person information relating to a person who has handled the document information is stored in the document. A plurality of documents each comprising: additional information acquisition means for acquiring information as additional information; and registration information transmission means for transmitting the document information together with the additional information to a document management server every time the document information is handled. A document management system comprising: a processing device; storage means for storing the document information and the additional information received from the document processing device; and search means for performing a search upon receiving a search request for the document information or the additional information. It is characterized by comprising a server and a network connecting the plurality of document processing devices and the document management server.
[0008]
The document processing apparatus according to claim 2, wherein the document processing apparatus is connected via a network to a document management server that performs search management based on a search request for the document information while collecting and storing the document information. Detecting that the information has been handled, additional information acquisition means for acquiring the document information as additional information relating to the document information each time related party information relating to the person who handled the document information is handled; and And a registration information transmitting unit for transmitting to the document management server together with the additional information.
[0009]
According to a third aspect of the present invention, in the second aspect of the present invention, the related party holds a tag including a wireless transmitting unit for transmitting related party information,
When detecting that the document information has been handled, the additional information obtaining means reads the related party information transmitted by the tag and obtains it as additional information regarding the document information.
It is characterized by the following.
[0010]
According to a fourth aspect of the present invention, in the third aspect of the present invention, the document processing device is a printing device, and the additional information obtaining means is configured to print the document information, and retrieve the printed document. When it is detected that the opening / closing unit provided in (1) is opened, related party information relating to the person who opened the opening / closing unit is acquired.
[0011]
According to a fifth aspect of the present invention, in the third aspect of the present invention, the document processing device is a photographing device, and the additional information acquisition unit detects the document information when the document information is photographed. Is obtained by acquiring related person information relating to the person who captured the image.
[0012]
According to a sixth aspect of the present invention, in the third aspect of the present invention, the document processing device is a copying device, and the additional information obtaining means detects that the document information has been copied. Is obtained by acquiring related person information relating to the related person who copied the.
[0013]
According to a seventh aspect of the present invention, in the third aspect of the present invention, the document processing device is a scanner device, and the additional information obtaining means detects the document information has been scanned, the document information And acquiring related person information on the related person who has scanned the.
[0014]
According to an eighth aspect of the present invention, in the third aspect of the present invention, the document processing device is a projection device, and the additional information acquisition unit detects the document information when it detects that the document information has been projected. , And obtains related person information on a related person who has viewed the projected document information and a related person who has viewed the projected document information.
[0015]
According to a ninth aspect of the present invention, in the third aspect of the present invention, the document processing device is a facsimile device, and the additional information acquisition means detects the document information being transmitted and received, and Is obtained by acquiring related person information relating to the person who transmitted and received the information.
[0016]
A document management server that collects and stores document information output by a plurality of document processing apparatuses that handle documents, and that performs search management based on a search request for the document information, wherein the document management server includes: A personnel information storage unit for storing personnel information in the information processing apparatus, and receives, as additional information relating to the document information, related person information relating to a person who has handled the document information together with the document information; and stores the additional information and the document information in the personnel information. Registration information storage means for storing the document information or the additional information, and a search information creating means for creating search information for the search request in association with the personnel information. Features.
[0017]
According to an eleventh aspect of the present invention, in the invention according to the tenth aspect, the search information creating unit erroneously recognizes a search keyword specified by the search request by a character recognition function of a device that handles the document. A character string generated in such a case is stored in advance in a storage unit, and the character string is included in a search keyword specified by the search request and a search is performed.
[0018]
The filing system according to claim 12, wherein the filing system collects and stores document information output from a plurality of document processing apparatuses that handle documents, and performs search management based on a search request for the document information. When the apparatus detects that the document information has been handled, the apparatus obtains, as additional information relating to the document information, related person information regarding a person who has handled the document information, and obtains the document information together with the additional information. And transmitting the additional information to a document management server that registers and manages the document information. The document management server stores the document information and the additional information received from the document processing apparatus, and searches for the document information or the additional information. A search is performed in response to a request.
[0019]
The invention according to claim 13, wherein, when detecting that the document information has been handled, additional information acquisition processing for acquiring related person information regarding a person who has handled the document information as additional information regarding the document information; A filing program for causing a document processing apparatus to execute a registration information transmission process of transmitting information together with the additional information to a document management server that registers and manages the document information and the additional information.
[0020]
According to a fourteenth aspect of the present invention, there is provided a filing system for collecting and storing document information output by a plurality of devices that handle documents, and for causing a computer to execute a process of performing search management based on a search request for the document information. In the program, a personnel information storage process for storing personnel information in a corporate system, and related information relating to a person who has handled the document information are received as additional information related to the document information together with the document information, and the additional information and the document are received. A registration information storage process for storing information in association with the personnel information; a search information creating process for receiving a search request for the document information or the additional information and creating search information for the search request in association with the personnel information; Is a filing program for causing a computer to execute.
[0021]
Therefore, according to the above-described invention, the filing system automatically collects the document information at a predetermined timing, so that the user can use the filing system without any trouble.
[0022]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
First, the basic concept of the present invention will be described. According to the present invention, a part of a document management function is implemented in a device (a printer, a scanner, a copier, a facsimile, a facsimile, a projector, a digital camera, etc.) that handles a document, so that a user can use a document without using a PC. Build a filing system for collecting and searching.
Here, the document management function specifically means that when a printer, a scanner, a copier, a facsimile, a projector, a digital camera, or the like detects that the document information has been handled, a related person related to the person who handled the document information An additional information acquisition function for acquiring information as additional information regarding document information, and a registration information transmission function for transmitting document information to the document management server 1 together with the additional information.
In the present embodiment, the additional information acquisition function provides an RF-ID type reading unit, which will be described later, in a printer, a scanner, a copier, a FAX, a projector, a digital camera, or the like, and wirelessly transmits its own ID to a person who operates these units. This is implemented by holding the tag of the RF-ID to be transmitted.
The RF-ID method is a method in which a tag that wirelessly transmits its own related party ID and an RF-ID reading unit that picks up the radio wave and reads the related party ID perform wireless authentication. The tag side has a coil, a capacitor, an ID storage and an ID transmission function.
The RF-ID reading unit transmits radio waves from the antenna unit, the tag receives the radio waves, and repeats charging with the coil and the capacitor provided on the tag, thereby accumulating power in the capacitor, and accumulating power to a level that can be output. Then, its own ID is transmitted by radio, and the radio wave is read by the RF-ID reader.
[0023]
Also, "handling" a document means:
・ In the case of a printer, it means printing on paper,
・ In the case of a scanner, it means reading paper,
・ In the case of a copy machine, copying paper (reading it and printing it on another paper)
・ In the case of FAX (sending), it means reading paper and sending it to the telephone line.
・ In the case of FAX (reception), this means printing the image received from the telephone line.
・ In the case of a projector, this means projecting an image.
In the case of a digital camera, this means taking an image or transferring image data to a PC.
[0024]
Hereinafter, a filing system according to an embodiment of the present invention will be described with reference to the drawings. FIG. 1 is an overall configuration diagram of a filing system according to the present embodiment. The filing system according to the present embodiment includes a document management server 1, a FAX 2, a COPY 3, a scanner 4, a printer 5, a digital camera 6, a projector 7, PCs 8-A to 8-D, an in-company server 9, and an external Web server 10 connected to a LAN 20. By connecting to each other.
Here, as shown by the broken line in FIG. 1, the document registration processing is all performed without the intervention of a PC.
[0025]
The document management server 1 is connected to a personnel information database that is a part of an existing company information system, and receives document information and this document information from a facsimile machine 2, a COPY 3, a scanner 4, a printer 5, a digital camera 6, a projector 7, and the like. Upon receiving additional information, which is related party information regarding the related party, the related information is stored in association with personnel information and registered and managed. Further, a search request for document information or additional information is received from PCs 8-A to 8-D, search information for the search request is created in association with personnel information, and transmitted to the request source.
[0026]
Next, the configuration of a printer 5 which is an example of an apparatus for handling documents will be described with reference to FIG.
The printer 5 includes a CPU 100, a ROM 101, a RAM 102, a Network Interface 103, an ID Reader 104, a Print Engine 105, and a Lid Sensor 106.
The CPU 100 performs printing by controlling the Print Engine 105. The ROM 101 stores a control program for the printer 5. The RAM 102 temporarily stores print data and the like received from the PCs 8-A to 8-D. The network interface 103 is a connection unit with the LAN 20. The ID Reader 104 is the above-described RF-ID reading unit that reads related person information from a medium that stores related person information regarding a related person who has handled document information. Specifically, the above-described tag is incorporated into a card-type employee ID card, a mobile phone, skin, or the like, and the related person ID stored in the tag is read by the RF-ID reading unit.
In the present embodiment, a method of acquiring additional information when the above-described RF-ID method is used will be described. However, the gist of the present invention is not limited to this. For example, a barcode scanner that reads a barcode, A device using short-range wireless communication such as Bluetooth may be used.
The lid sensor 106 is a sensor of an opening / closing unit provided at a take-out unit such as a discharge tray of the printer 5, and detects that the opening / closing unit is opened.
[0027]
Similarly to the configuration of the printer 5, the PCs 8-A to 8-D are provided by providing a network interface 103, which is a document management network terminal, in the facsimile machine 2, COPY 3, scanner 4, printer 5, digital camera 6, and projector 7. Connect directly to LAN 20 without intervention. Similarly, by providing the ID Reader 104, the ID, which is related party information, is read at a reading timing described later.
[0028]
Here, the related party information is, specifically, an employee ID of a person who has operated the FAX 2, COPY 3, scanner 4, printer 5, digital camera 6, and projector 7, and the document management server 1 has the employee ID. And associates the employee information registered in the personnel information database with the document information.
This related person information is not limited to the one operator described above. That is, in the case of FAX2 (transmission), COPY3, scanner 4, and printer 5 (individual use), only the person who mainly operates is detected and recorded as the operator (creator, copy executor, sender). However, in the case of a printer (shared use), an opening / closing section such as the above-described lid is provided, and when a print result is taken out, a person who is closest to the moment when the lid is opened is taken out by a creator (creator or duplicator). (Executor) and record it.
This is the same in the case of FAX reception, and is recorded as a FAX retrieval person (recipient).
In the case of a projector, for example, in a small number of meetings or the like, one person often gives a presentation and another person views the content, so that all persons near the device are recorded as viewers (viewers). This is to provide a function as a kind of minutes.
In the case of a digital camera, a photographer (creator) is separately recorded in addition to an operator (copying person) who transfers image data to a PC.
As described above, it is desirable that the type of related party information be recorded with a distinction of a creator, a viewer, a copy executor, an editor, a receiver, a sender, and the like.
[0029]
Further, information indicating a place may be recorded as related party information. In this case, for example, the number of the room where the device is placed, the number of the business office, and the like are recorded. For example, in the case of using RF-ID, a place ID is specified and recorded by pasting an ID sticker indicating a place near a place where the apparatus is installed.
[0030]
Next, a specific operation of the filing system according to the present embodiment will be described with reference to the drawings.
FIGS. 3 and 4 show the steps of a filing process by the printer 5 (for personal use) in the present embodiment. FIG. 3 shows a case where the processing is shown by a single task, and FIG. 4 shows a case where the processing is performed by a printing task and a document collection task.
In the case of a printer having no filing function, as shown in FIG. 14, when a drawing command is received from a PC in a standby state (step S1) (step S2), desired drawing data is drawn on a built-in memory (step S3). ), The drawing data is transmitted to the print head (step S4), and printing is performed.
[0031]
In the case of the printer 5 having a filing function shown in FIG. 3, in a standby state (step S1), when a drawing command is received from a PC (step S2), desired drawing data is drawn on a built-in memory (step S3). Then, as additional information, for example, the related party information (creator or copy executor) that has performed the printing, and the location information of the printer 5 are obtained from a print command from the printer or an ID sticker indicating a location attached near the printer. (Step S4), the additional information is transmitted to the document management server 1 together with the image information in the internal memory (Step S5). In the case of the single task, after the data is transmitted, the drawing data is transmitted to the print head (step S6), and printing is performed.
On the other hand, in the multitask shown in FIG. 4, after the print task performs steps S1 to S3 in the same manner as the above-described processing, the document management task is activated (step S4). The dotted line in FIG. 4 represents an event message for starting a document management task.
When the document management task in the standby state (step S5) is started, additional information is acquired as in the case of the single task (step S6), and this additional information is sent to the document management server 1 together with the print image information in the internal memory. Is transmitted to the user (step S7).
On the other hand, in the printing task, after starting the document management task, the drawing data is continuously transmitted to the print head (step S8), and printing is performed.
[0032]
When the printer 5 is shared and used by a plurality of persons, before acquiring additional information in step S6 of the document management task, wait until the above-mentioned lid sensor 106 detects that the opening / closing section of the discharge tray has been opened. You can also. As a result, it is possible to more accurately specify the related parties.
[0033]
When a PC is used as one of the document processing devices for collecting document information, a conventional document management system needs to start a dedicated document management client as shown in FIG. In FIG. 5, the convenience of the document collection system can be greatly improved by changing the software structure as shown in FIG.
That is, in the current software environment, when connecting a peripheral device to a PC, the peripheral device is controlled by incorporating driver software. By mounting a document collection function in this driver, the document information and the additional information are transmitted to the document management server 1 without any special operation by the user.
Therefore, the document collection system can be operated without putting a burden on the user, such as the activation of dedicated software, and the amount of registered documents can be greatly increased.
[0034]
In the case of FAX 2 (transmission), COPY 3, and scanner 4, as shown in FIGS. 6, 7, and 8, filing is performed in the same process as the filing process in the printer 5 (for personal use) described above.
That is, as shown in FIG. 6, in the case of the scanner 4, in a standby state (step S1), when a scan command is received from the PC (step S2), scanning of the scan document set by the user is performed. Then, after drawing the scanned drawing data on the internal memory (step S3), the document management task is started (step S4). When the document management task in the standby state (step S5) starts, additional information is acquired (step S6), and the additional information is transmitted to the document management server 1 together with the scan image information in the internal memory (step S7). ).
On the other hand, after activating the document management task, the scan task continuously transmits the drawing data to the PC (step S8).
Note that the scan command in step S2 may be performed by pressing a button on the scanner 4 body.
[0035]
In the case of COPY3 as shown in FIG. 7, when the user presses a button on the COPY3 body, the CPU 100, which is the control unit of COPY3, sends out a copy command. When receiving the copy command, the Copy Engine scans the copy document set by the user, draws the copy image on the memory (step S3), and starts a document management task (step S4). When the document management task in the standby state (step S5) is activated, additional information is acquired (step S6), and the additional information is transmitted to the document management server 1 together with the copy image information in the internal memory (step S7). ).
On the other hand, in the copy task, after activating the document management task, the drawing data is continuously transmitted to the print head (step S8) to perform the copy.
[0036]
In the case of FAX2 (transmission) as shown in FIG. 8, when the user presses the transmission button of the FAX2 main body, the CPU 100, which is the control unit of the FAX2, sends out a FAX transmission command. Upon receiving the fax transmission command, the fax engine scans the fax transmission document set by the user, draws the copy image on the memory (step S3), and activates the document management task (step S4). When the document management task in the standby state (step S5) is activated, additional information is obtained (step S6), and the additional information is transmitted to the document management server 1 together with the FAX image information in the internal memory (step S7). ).
On the other hand, in the facsimile transmission task, after activating the document management task, the drawing data is continuously transmitted to the modem unit (step S8) to perform the facsimile transmission.
[0037]
On the other hand, in the case of FAX 2 (reception), as shown in FIG. 9, when the FAX image is received by the modem unit (step S2), the FAX image is drawn on the internal memory (step S3), and the document management task is started (step S3). S4). When the document management task in the standby state (step S5) is activated, additional information is obtained (step S6), and the additional information is transmitted to the document management server 1 together with the FAX image information in the internal memory (step S7). ). Before acquiring the additional information in step S6 of the document management task, it is also possible to wait until the above-mentioned lid sensor 106 detects that the opening / closing portion of the discharge tray has been opened. As a result, it is possible to more accurately specify the related parties.
On the other hand, the FAX reception task starts the document management task, and subsequently transmits the drawing data to the print head (step S8) to perform the FAX reception.
[0038]
In the case of the projector 10, when the projection image is received from the PC in the standby state (step S1) as shown in FIG. 10 (step S2), the projection image data transmitted from the PC is stored in the built-in memory (step S3). ), And activates a document management task (step S4). When the document management task in the standby state (step S5) starts, additional information is acquired (step S6), and the additional information is transmitted to the document management server 1 together with the projection image information on the internal memory (step S7). ).
Here, in the projector 10, as described above, not only the operator of the projector but also all persons in the vicinity of the apparatus are recorded as viewers (viewers) as related persons and recorded as additional information.
On the other hand, after activating the document management task, the projector projection task continuously transmits projection data to the projector lamp (step S8) and performs projection. However, if the structure of the projector is such that the projected image received from the PC is directly projected without digitizing, the step S8 is unnecessary.
When the scene is changed during projection of the projection data, the projection image information in the internal memory is sequentially updated and transmitted to the document management server 1 together with the additional information.
[0039]
In the case of the digital camera 6, first, the photographer is recorded as a related person at the time of photographing. In addition, as shown in FIG. 11, at the time of transferring a photograph from the digital camera 6 to the PC 8-C, the image data is recorded as an operator (copying person) who transfers image data to the PC from the login name, and is set as additional information (step S10). S5). Then, the additional information is transmitted to the document management server 1 together with the photographic image information in the internal memory (step S6).
On the other hand, the photo transfer task transfers the photo image data to the PC after starting the document management task (step S8).
[0040]
As described above in detail, according to the filing system of the present embodiment, the user can register various document files in the document management server 1 without any trouble.
[0041]
The document management server 1 receives document information from the FAX 2, COPY 3, scanner 4, printer 5, digital camera 6, and projector 7 and additional information, which is related information relating to a person who has handled the document information, and transmits the received information to personnel information. It is stored in association with and managed. Further, a search request for document information or additional information is received from PCs 8-A to 8-D, search information for the search request is created in association with personnel information, and transmitted to the request source.
At this time, for example, when the user who performed the search selects and acquires the document from the search information, the related party ID is displayed at the same time. In conjunction with this, the names, workplace names, job titles, and duties of the people involved. You will be able to know where you are and how to contact you. Further, information such as a hobby may be provided.
In particular, in knowledge management, such information is used to trigger informal communication, which has the effect of improving corporate productivity. Further, it is possible to obtain a list of documents handled by a certain person, and such a use method is very effective in business management.
[0042]
In order to automatically extract the additional information, a file name automatic generation unit, a character reading unit, an image feature extraction unit, a date and time storage unit, a device model name storage unit, and a device manufacturing number storage unit to be described later. May be provided. Further, in order to transmit the document data efficiently, an image compression unit, a color image reduction unit, and a gradation reduction unit may be provided.
[0043]
The file name automatic generation means may be provided in any of the document management server 1 and a device that handles documents (FAX 2, COPY 3, scanner 4, printer 5, digital camera 6, projector 7). A unique number is generated from an ID such as an ID, a place ID, a time, an apparatus model name, an apparatus serial number, and the like, and a file name is automatically generated.
[0044]
The character reading unit determines whether the target image portion is a character based on the image characteristics of the document information in the image format collected by the filing system according to the present embodiment, for example, by OCR (Optical Character Recognition). If it is a character, the character is determined by comparing it with character information stored in advance, and the image portion determined to be a character is replaced with character information. Similarly, this character reading means may be provided in either the document management server 1 or a device that handles documents.
Here, when the accuracy of the above-described character reading means is low and the character information represented by the image is erroneously recognized as another similar character, a character string generated in the case of erroneous recognition is stored in advance as an erroneous recognition list in the erroneous recognition list. To memorize it. When the search keyword is specified by the search request to the document management server 1, the search is performed by including the character string of the misrecognition list in the search keyword specified by the search request. By performing such processing, it is possible to improve search accuracy. In order to further improve the quality of the misrecognition list, it is desirable that the user can add a keyword that is uniquely misrecognized to the misrecognition list.
[0045]
Similarly, the above-described image feature extraction means may be provided in either the document management server 1 or the device that handles the document. For example, from the feature of the image information, this image includes two persons. For example, it is desirable that information such as the fact that the blue sky and the green mountain occupy most of this image is extracted as additional information and recorded.
[0046]
As described above, according to the filing system of the present embodiment, all information on business documents is automatically collected and searchable, so that the convenience of document management is improved, information sharing, data reuse, data backup, In addition, it is possible to obtain effects such as knowledge management and communication opportunity creation.
In particular, even if the document creator considers that the information is not important enough to be stored in the personnel information database, it is exceptionally important when viewed from other employees. It works.
[0047]
The above-described document processing apparatus and document management server have a computer system therein. A series of processes related to the filing process described above is stored in a computer-readable recording medium in the form of a program, and the computer reads and executes the program to perform the process. Here, the computer-readable recording medium refers to a magnetic disk, a magneto-optical disk, a CD-ROM, a DVD-ROM, a semiconductor memory, or the like. Alternatively, the computer program may be distributed to a computer via a communication line, and the computer that has received the distribution may execute the program.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is an overall configuration diagram of a filing system according to an embodiment.
FIG. 2 is a configuration diagram of a printer 5 that is an example of an apparatus that handles documents.
FIG. 3 is a flowchart illustrating a single task filing process performed by the printer 5 (for personal use) in the embodiment.
FIG. 4 is a flowchart illustrating a multitask filing process performed by the printer 5 (individual use) according to the present embodiment.
FIG. 5 is a block diagram showing a software structure of a PC as a document processing device of the filing system according to the embodiment.
FIG. 6 is a flowchart illustrating a multitask filing process performed by the scanner 4 according to the embodiment.
FIG. 7 is a flowchart showing a multitask filing process by COPY3 in the embodiment.
FIG. 8 is a flowchart illustrating a multitask filing process by FAX2 (transmission) according to the present embodiment.
FIG. 9 is a flowchart illustrating a multitask filing process by FAX2 (reception) according to the embodiment.
FIG. 10 is a flowchart illustrating a multitask filing process performed by the projector 10 according to the embodiment.
FIG. 11 is a flowchart illustrating a multitask filing process performed by the digital camera 6 according to the embodiment.
FIG. 12 is an overall configuration diagram of a conventional filing system.
FIG. 13 is a block diagram showing a software structure of a client PC of a conventional filing system.
And FIG. 14 is a flowchart illustrating a processing flow of a conventional printer having no filing function.
[Explanation of symbols]
DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 ... Document management server, 2 ... FAX, 3 ... COPY, 4 ... Scanner, 5 ... Printer, 6 ... Digital camera, 7 ... Projector, 8-A to 8-D ... PC, 9 ... In-company server, 10 ... Outside Web server for

Claims (14)

文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得手段と、前記文書情報が扱われる毎に、前記文書情報を前記付加情報と共に、文書管理サーバに対して送信する登録情報送信手段とを具備する複数の文書処理装置と、
前記文書処理装置から受けた前記文書情報及び前記付加情報を記憶する記憶手段と、前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、検索を行う検索手段とを具備する文書管理サーバと、
前記複数の文書処理装置及び前記文書管理サーバを接続するネットワークと
を具備することを特徴とするファイリングシステム。Upon detecting that the document information has been handled, additional information obtaining means for obtaining related person information regarding a person who has handled the document information as additional information regarding the document information; and A plurality of document processing apparatuses comprising: a registration information transmitting unit that transmits information to the document management server together with the additional information;
A document management server comprising: storage means for storing the document information and the additional information received from the document processing apparatus; and a search means for receiving a search request for the document information or the additional information and performing a search.
A filing system comprising: the plurality of document processing devices; and a network connecting the document management server. 文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行う文書管理サーバにネットワークを介して接続される文書処理装置において、
前記文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報が扱われる毎に、前記文書情報を該文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得手段と、
前記文書情報を前記付加情報と共に、前記文書管理サーバに対して送信する登録情報送信手段と
を具備することを特徴とする文書処理装置。In a document processing apparatus connected to a document management server that performs search management based on a search request for the document information and connected via a network while collecting and storing the document information,
When detecting that the document information has been handled, additional information obtaining means for obtaining the document information as additional information regarding the document information each time relevant person information regarding the person who handled the document information is handled,
A document processing apparatus comprising: a registration information transmitting unit that transmits the document information together with the additional information to the document management server. 前記関係者は、関係者情報を発信する無線発信手段を具備するタグを保持しており、
前記付加情報取得手段は、文書情報が扱われたことを検出すると、前記タグが発信する関係者情報を読み取り、該文書情報に関する付加情報として取得する
ことを特徴とする請求項２に記載の文書処理装置。The concerned person holds a tag having a wireless transmitting means for transmitting related person information,
3. The document according to claim 2, wherein the additional information acquisition unit, when detecting that the document information is handled, reads the related person information transmitted by the tag and acquires the related information as additional information related to the document information. Processing equipment. 前記文書処理装置は、印刷装置であり、
前記付加情報取得手段は、文書情報が印刷され、該印刷された文書の取り出し部に設けたれた開閉部が開かれたことを検出すると、前記開閉部を開いた関係者に関する関係者情報を取得する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。The document processing device is a printing device,
The additional information obtaining means obtains related person information relating to a person who has opened the opening / closing unit when detecting that the document information is printed and the opening / closing unit provided in the take-out unit of the printed document is opened. The document processing apparatus according to claim 3, wherein: 前記文書処理装置は、撮影装置であり、
前記付加情報取得手段は、文書情報が撮影されたことを検出すると、前記文書情報を撮影した関係者に関する関係者情報を取得する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。The document processing device is a photographing device,
4. The document processing apparatus according to claim 3, wherein, when detecting that the document information is photographed, the additional information acquiring unit acquires related person information regarding a person who photographed the document information. 前記文書処理装置は、複写装置であり、
前記付加情報取得手段は、文書情報が複写されたことを検出すると、前記文書情報を複写した関係者に関する関係者情報を取得する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。The document processing device is a copying device,
4. The document processing apparatus according to claim 3, wherein the additional information acquisition unit acquires related party information on a related party who has copied the document information when detecting that the document information has been copied. 前記文書処理装置は、スキャナ装置であり、
前記付加情報取得手段は、文書情報がスキャンされたことを検出すると、前記文書情報をスキャンした関係者に関する関係者情報を取得する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。The document processing device is a scanner device,
4. The document processing apparatus according to claim 3, wherein the additional information acquisition unit acquires related party information regarding a related party who has scanned the document information when detecting that the document information has been scanned. 前記文書処理装置は、投影装置であり、
前記付加情報取得手段は、文書情報が投影されたことを検出すると、前記文書情報を投影した関係者及び該投影された文書情報を閲覧した関係者に関する関係者情報を取得する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。The document processing device is a projection device,
Upon detecting that the document information is projected, the additional information acquisition unit acquires related person information regarding a person who has projected the document information and a person who has viewed the projected document information. The document processing device according to claim 3. 前記文書処理装置は、ファクシミリ装置であり、
前記付加情報取得手段は、文書情報が送受信されたことを検出すると、前記文書情報を送受信した関係者に関する関係者情報を取得する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理装置。The document processing device is a facsimile device,
4. The document processing apparatus according to claim 3, wherein, when detecting that the document information has been transmitted / received, the additional information acquisition unit acquires related person information regarding a person who has transmitted / received the document information. 文書を扱う複数の文書処理装置が出力する文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行う文書管理サーバにおいて、
企業システムにおける人事情報を記憶する人事情報記憶手段と、
前記文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として、前記文書情報と共に受け、該付加情報及び該文書情報を前記人事情報と関連付けて記憶する登録情報記憶手段と、
前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、該検索要求に対する検索情報を前記人事情報と関連付けて作成する検索情報作成手段と
を具備することを特徴とする文書管理サーバ。In a document management server that collects and stores document information output by a plurality of document processing apparatuses that handle documents, and performs search management based on a search request for the document information,
Personnel information storage means for storing personnel information in a corporate system;
Registration information storage means for receiving, as additional information relating to the document information, related person information relating to the person who handled the document information, together with the document information, and storing the additional information and the document information in association with the personnel information;
A document management server, comprising: a search information creating unit that receives a search request for the document information or the additional information and creates search information for the search request in association with the personnel information. 前記検索情報作成手段は、前記文書を扱う装置の文字認識機能により、前記検索要求によって指定された検索キーワードが誤認識された場合に生成される文字列を予め記憶手段に記憶しておき、該文字列を前記検索要求によって指定された検索キーワードに含めて検索を行う
ことを特徴とする請求項１０に記載の文書管理サーバ。The search information creating means stores in advance in a storage means a character string generated when a search keyword specified by the search request is erroneously recognized by a character recognition function of a device that handles the document, 11. The document management server according to claim 10, wherein a search is performed by including a character string in a search keyword specified by the search request. 文書を扱う複数の文書処理装置が出力する文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行うファイリングシステムにおいて、
前記文書処理装置が、前記文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として取得し、前記文書情報を前記付加情報と共に、前記文書情報及び前記付加情報を登録管理する文書管理サーバに対して送信し、
前記文書管理サーバが、前記文書処理装置から受けた前記文書情報及び前記付加情報を記憶し、前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、検索を行う
ことを特徴とするファイリング方法。In a filing system that collects and stores document information output by a plurality of document processing apparatuses that handle documents, and performs search management based on a search request for the document information,
When the document processing device detects that the document information has been handled, obtains related person information regarding a person who has handled the document information as additional information regarding the document information, and the document information along with the additional information, Transmitting the document information and the additional information to a document management server that registers and manages the document information and the additional information,
A filing method, wherein the document management server stores the document information and the additional information received from the document processing device, and performs a search upon receiving a search request for the document information or the additional information. 文書情報が扱われたことを検出すると、該文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として取得する付加情報取得処理と、
前記文書情報を前記付加情報と共に、前記文書情報及び前記付加情報を登録管理する文書管理サーバに対して送信する登録情報送信処理と
を文書処理装置に実行させるためのファイリングプログラム。When detecting that the document information has been handled, additional information acquisition processing for acquiring related person information regarding a person who has handled the document information as additional information regarding the document information;
A filing program for causing a document processing apparatus to execute a registration information transmission process of transmitting the document information together with the additional information to a document management server that registers and manages the document information and the additional information. 文書を扱う複数の装置が出力する文書情報を収集し記憶すると共に、該文書情報に関する検索要求に基づいて、検索管理を行う処理をコンピュータに実行させるためのファイリングプログラムにおいて、
企業システムにおける人事情報を記憶する人事情報記憶処理と、
前記文書情報を扱った関係者に関する関係者情報を該文書情報に関する付加情報として、前記文書情報と共に受け、該付加情報及び該文書情報を前記人事情報と関連付けて記憶する登録情報記憶処理と、
前記文書情報または前記付加情報に関する検索要求を受けて、該検索要求に対する検索情報を前記人事情報と関連付けて作成する検索情報作成処理と
をコンピュータに実行させるためのファイリングプログラム。In a filing program for causing a computer to execute processing for performing search management based on a search request related to the document information, while collecting and storing document information output by a plurality of apparatuses that handle the document,
Personnel information storage processing for storing personnel information in a corporate system;
A registration information storage process for receiving, as additional information relating to the document information, related person information relating to the person who handled the document information, together with the document information, and storing the additional information and the document information in association with the personnel information;
A filing program for causing a computer to execute a search information creating process of creating a search information for the search request in association with the personnel information in response to a search request for the document information or the additional information.
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* Cited by examiner, † Cited by third party
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