JP2002073938A - コンピュータを用いた経費管理の方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】経費管理に費やすコストと管理しないことによ
る予想発生損失の合計を最小化することにより、過剰な
管理コストの発生や管理不足による損失の発生を抑制す
る。 【解決手段】使用した経費の電子化情報を作成する申請
者と、使用された経費の電子化情報と原証憑情報との整
合性を判定する全数管理者と、経費使用の適・否を事後
判断する重点管理者とをそれぞれ個人認証できるコンピ
ュータを用いて経費の管理を行う。申請者は使用した経
費の使用日時、使用金額、使用目的、使用者の氏名また
はコードを少なくとも含む電子化情報を作成する。作成
された電子化情報と原証憑情報との間に整合性があると
きに、全数管理者が電子化情報に電子承認を与える。電
子承認された電子化情報を分析して重点管理者が必要と
する事後チェックリストを出力する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明はコンピュータを用い
た経費管理の方法に関するものであり、特に企業内のイ
ントラネットに接続されたパソコン端末を用いて社員が
申請した経費を上司が承認したり管理部門がチェックす
る用途に適するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、当社では経費の内容を会計データ
として承認する時点で、個別の伝票を全数管理する方法
を採用している。精緻なチェックを求める経理部門の業
務体質により信頼性の高い会計データが確保できてい
る。とはいえ、膨大な量の伝票チェックがあるため、チ
ェック担当者のスキルと経験に依存するところが大き
い。また、個票の精度確保に注力しすぎ、異常値管理や
経費抑制といった目的的な重点管理レベルも管理部門に
より格差が発生してしまう。当社のように会計データを
全数管理とするか、または重点管理とするかは経営判断
であり、考え方の優劣を一般論化はできない。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、経費管理に
費やすコストと管理しないことによる予想発生損失の合
計を最小化することにより、過剰な管理コストの発生や
管理不足による損失の発生を抑制することを課題とす
る。

【０００４】

【課題を解決するための手段】図１は本発明による経費
管理の方法の説明図である。図中、ａは使用した経費の
電子化情報を作成する申請者を示しており、ｂは使用さ
れた経費の電子化情報と原証憑情報との整合性を判定す
る全数管理者を示しており、ｃは経費使用の適・否を事
後判断する重点管理者を示している。申請者ａと全数管
理者ｂと重点管理者ｃが操作するコンピュータは、申請
者ａ、全数管理者ｂ、重点管理者ｃのうち、誰が操作し
たかを個人認証できる機能を有している。この個人認証
はＩＣカードや指紋認証のほか、単なるパスワードの照
合であっても構わない。

【０００５】まず、申請者ａが使用した経費の使用日
時、使用金額、使用目的、使用者の氏名またはコードを
少なくとも含む電子化情報を作成する。次に、全数管理
者ｂは作成された電子化情報と原証憑情報とを照合し、
両者の間に整合性があるときには、電子化情報に電子承
認を与える。そして、電子承認された電子化情報を分析
して重点管理者ｃが必要とする事後チェックリストを出
力する。

【０００６】すなわち、本発明による経費の管理の仕組
みは、電子承認のメリット（＝スピード）を活かすため
に、個別伝票の承認時点では、原証憑との合致と会計規
則との適合性などの必要最小限のチェックを行い、異常
値管理や経費抑制といった目的的に管理すべき事項につ
いては、事後チェックリストを提供するというものであ
る。従来の管理手法における「全数管理」の考え方は
「電子承認」という手段で、「重点管理」の考え方は
「事後チェックリスト」という手段で、それぞれ具現化
されるものである。

【０００７】ここで、事後チェックリストとしては、例
えば、申請者が作成した電子化情報に対して電子承認を
与えたすべての全数管理者の氏名またはコードのリスト
（請求項２）、同じ人が同じ日に出張の目的で使用した
経費のリスト（請求項３）、事前申請された経費の使用
予定金額と事後精算された経費の実際の使用金額との差
額のリスト（請求項５）、出張分類別の旅費実績リスト
（請求項６）、申請者と同一部門内の承認者数がゼロで
あるか、または、申請者と同一部門内の承認者数と経理
部門内の承認者数の合計が一定人数以下である電子化情
報を特定できるリスト（請求項７）などがある。これら
の事後チェックリストは、重要度に応じて３段階以上に
レベル分けされており、必ず保管しておくべき最重要レ
ベルのものは印字出力され、一覧表でチェックすれば効
果的な重要レベルのものは重点管理者に電子メールとし
て出力され、それ以下のレベルのものは必要に応じて重
点管理者により検索出力可能としておく（請求項４）。

【０００８】なお、本発明の方法を実施するためのコン
ピュータは、申請者が操作する端末と、全数管理者が操
作する端末と、重点管理者が操作する端末と、電子化情
報を蓄積するサーバーと、これらを接続するネットワー
クとを含んで構成されることが好ましい（請求項８）。

【０００９】

【発明の実施の形態】図２は本発明による経費管理の方
法を実現するためのシステム構成の一例を示している。
企業内のイントラネットには複数のクライアントとサー
バーが接続されている。図中、１〜３はＬＡＮカードを
備えるパソコン端末よりなるクライアントである。各端
末は、ＩＣカードリーダーを備えており、社員証を兼ね
るＩＣカードとパスワードにより操作者の個人認証を行
う機能を有している。経費を使用する本人が端末１を操
作して経費使用前の事前申請を行うと、上司が端末２を
操作して電子承認を与える。また、経費を使用した本人
が端末１を操作して経費使用の事後精算を行うと、上司
が端末２を操作して電子承認を与える。上司により電子
承認された事後精算の申請は経理部門に転送され、経理
担当者が端末３を操作して電子承認を与えると、サーバ
ー４で蓄積されていた経費管理情報は経理部門のホスト
コンピュータ５に転送される。

【００１０】経理担当者が電子承認を与えるときには、
領収証のような原証憑と電子化情報との整合性、並びに
会計規則に適合しているかのチェックのみを行う。これ
により電子化情報は速やかに流れて行く。また、申請者
が作成する電子化情報は、経費使用の事前申請の段階で
作成され、事後精算の段階で修正された情報がそのまま
流用されるので、経費使用後、電子化情報の作成が遅れ
るような事態は生じにくい。

【００１１】このような仕組みにより、原証憑との整合
性が確保された電子化情報が得られると、今度は、異常
値管理や経費抑制といった目的的な重点管理に必要とな
る情報が事後チェックリストという形で出力される。こ
こでは、事後チェックリストとして、表１のようなリス
トを出力するものとする。

【００１２】表１に示された事後チェックリストは、
Ａ，Ｂ，Ｃの３段階にレベル分けされており、最重要の
Ａランクのものは、承認ルート一覧表と出張旅費明細一
覧表であり、これらは内部牽制上、必ず保管しなければ
ならない項目であるので、一括してプリントアウトして
各部門別に発送する。また、Ｂランクのものは、一覧表
でチェックすれば効果的な項目であり、電子メールによ
り管理者に送信する。その他のＣランクのものは、管理
目的に応じてチェックしたい項目であり、オンラインで
検索できるようにしている。

【００１３】

【表１】

【００１４】まず、承認ルート一覧表については、図３
に示すように、伝票ナンバー、仕訳ナンバー、社員のコ
ードと氏名、仕訳日付、勘定科目名、摘要名、伝票合計
金額、承認者数、承認者氏名コードなどが出力される。
承認者数については、部門内の承認者数と、経理内の承
認数のほか、回覧者の数が記録される。承認者数が少な
いデータについては、各行の左端に、＊または＊＊のマ
ークが付される。すなわち、（申請者＋部門内＋経理
内）の承認者数（異なる氏名コードの数）≦２名の場
合、＊＊のマークが付される。また、上記以外で、部門
内承認者数がゼロの場合、＊のマークが付される。これ
により、個々のデータについて、誰が承認しているかを
特定することができ、承認者数が少ないデータは直ちに
チェックできる。

【００１５】次に、個人別同一日出張リストについて
は、図４に示すように、社員のコードと氏名、出張の種
別（外勤・宿泊）、出張日、出発時刻、帰着時刻、出張
先、伝票ナンバー、仕訳ナンバーが出力される。この例
では、社員コード１２２４９の３月４日の出張について
は、時間が重なって不自然であるので、何らかの間違い
があることが判明する。このような場合には、その社員
に問い合わせるなどして、間違いが判明すれば訂正を求
め、余分に旅費を受け取っていた場合には、返還を求め
れば良い。

【００１６】次に、個人別主要経費使用実績リストにつ
いては、図５に示すように、部課名、社員のコードと氏
名、経費合計金額、経費内訳（お茶・食事代、関係先接
待費、旅費・手当、タクシー代）が出力される。これに
より、各部課の個人別に経費の使用実績を把握すること
ができ、一人で使い過ぎている社員がいれば、本当に必
要な経費なのか詳しく説明を求めて、経費の発生を抑制
する方向に指導することができる。

【００１７】その他のリストの具体例については掲載を
省略するが、表１に記した作成目的を達成できるように
リストが作成されることは言うまでもない。

【００１８】以上のシステムを構成するプログラムまた
はデータはフロッピー（登録商標）ディスクや光磁気デ
ィスクあるいはＣＤ−ＲＯＭのような記録媒体に格納し
て配布しても良いし、サーバーのハードディスクに格納
して通信回線を介してダウンロード可能としても良い。

【００１９】

【発明の効果】請求項１の発明によれば、使用された経
費の電子化情報と原証憑情報との整合性の確保について
は電子承認を用いることにより効率化することができ、
また、経費使用の適・否の判断については、チェックリ
ストを用いて事後判断するようにしたので、経費管理の
効率化と精度向上が可能となり、過剰な管理コストと管
理不足による損失の発生を抑制できる効果がある。特
に、全数管理者としては個別伝票の精緻な照合を得意と
する部員を配置し、重点管理者としては異常値管理や経
費抑制といった目的的な重点管理のスキルを有するエキ
スパートを配置すれば、管理に要するトータルの人件費
を抑制しながら質の高い重点管理が可能となる。

【００２０】請求項２の発明によれば、申請者が作成し
た電子化情報に対して電子承認を与えたすべての全数管
理者の氏名またはコードのリストを出力できるようにし
たので、内部牽制の効果が大きく、無責任な電子承認を
排除することが可能となる。

【００２１】請求項３の発明によれば、同じ人が同じ日
に出張の目的で使用した経費のリストを出力できるよう
にしたので、同じ日に同じ人が別の場所に出張している
ような異常を簡単に見つけることができる。

【００２２】請求項４の発明によれば、事後チェックリ
ストを重要度に応じて３段階以上にレベル分けして、必
ず保管しておくべき最重要レベルのものは印字出力する
ようにしたので、内部牽制に必要となる情報は紙で残す
ことができる。また、一覧表でチェックすれば効果的な
重要レベルのものは重点管理者に電子メールとして出力
するようにしたので、事後チェックをタイムリーに行う
ことができ、不適切な経費の使用があるときには、早い
段階で方向修正が可能となる。また、それ以下のレベル
のものは必要に応じて重点管理者により検索出力可能と
したので、重要度の低い情報が氾濫することを防止で
き、且つ必要なときには直ちに情報を取り出すことがで
きる。

【００２３】請求項５の発明によれば、事前申請された
経費の使用予定金額と事後精算された経費の実際の使用
金額との差額のリストを出力できるようにしたので、事
前申請と事後精算との乖離の大きい社員を特定でき、改
善を求めるように指導することができる。

【００２４】請求項６の発明によれば、出張分類別の旅
費実績リストを出力できるようにしたので、無駄の多い
出張が無いか容易にチェックできる利点がある。

【００２５】請求項７の発明によれば、承認者数が少な
い電子化情報を特定できるようにしたので、例えば、部
門長が自ら経費を使用する場合のように、申請者と承認
者とが同一であるような場合に、承認権限が濫用される
ことを防止できる。

【００２６】請求項８の発明によれば、例えば企業のイ
ントラネットと社員認証用のＩＣカード等の既存のイン
フラを有効に利用して本発明の方法を容易に実施するこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による経費管理方法の説明図である。

【図２】本発明の方法を実施するためのシステム構成の
一例を示す説明図である。

【図３】事後チェックリストの一例を示す説明図であ
る。

【図４】事後チェックリストの他の一例を示す説明図で
ある。

【図５】事後チェックリストの別の一例を示す説明図で
ある。

【符号の説明】

ａ 申請者 ｂ 全数管理者 ｃ 重点管理者

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 古澤 英治 大阪府門真市大字門真1048番地 松下電工 株式会社内 (72)発明者 井上 和彦 大阪府門真市大字門真1048番地 松下電工 株式会社内 (72)発明者 酒井 智幸 大阪府門真市大字門真1048番地 松下電工 株式会社内 (72)発明者 溝上 智昭 大阪府門真市大字門真1048番地 松下電工 株式会社内 Ｆターム(参考） 5B049 AA05 CC21 CC33 CC36 DD01 DD04 DD05 EE05 EE23 FF03 FF04 FF09 GG04 GG07 5B055 BB20 CB01 CC10 EE02 EE21 EE27 KK05 KK09 KK19 LL11 PA02 PA34 PA38

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 使用した経費の電子化情報を作成する
   申請者と、使用された経費の電子化情報と原証憑情報と
   の整合性を判定する全数管理者と、経費使用の適・否を
   事後判断する重点管理者とをそれぞれ個人認証できるコ
   ンピュータを用いて経費の管理を行うための方法であっ
   て、 申請者が使用した経費の使用日時、使用金額、使用目
   的、使用者の氏名またはコードを少なくとも含む電子化
   情報を作成する段階と、 作成された電子化情報と原証憑情報との間に整合性があ
   るときに、全数管理者が電子化情報に電子承認を与える
   段階と、 電子承認された電子化情報を分析して重点管理者が必要
   とする事後チェックリストを出力する段階とを含むこと
   を特徴とするコンピュータを用いた経費管理の方法。
2. 【請求項２】 事後チェックリストは、申請者が作成
   した電子化情報に対して電子承認を与えたすべての全数
   管理者の氏名またはコードのリストであることを特徴と
   する請求項１記載のコンピュータを用いた経費管理の方
   法。
3. 【請求項３】 事後チェックリストは、同じ人が同じ
   日に出張の目的で使用した経費のリストであることを特
   徴とする請求項１記載のコンピュータを用いた経費管理
   の方法。
4. 【請求項４】 事後チェックリストは、重要度に応じ
   て３段階以上にレベル分けされており、必ず保管してお
   くべき最重要レベルのものは印字出力され、一覧表でチ
   ェックすれば効果的な重要レベルのものは重点管理者に
   電子メールとして出力され、それ以下のレベルのものは
   必要に応じて重点管理者により検索出力可能としたこと
   を特徴とする請求項１記載のコンピュータを用いた経費
   管理の方法。
5. 【請求項５】 事後チェックリストは、事前申請され
   た経費の使用予定金額と事後精算された経費の実際の使
   用金額との差額のリストであることを特徴とする請求項
   １記載のコンピュータを用いた経費管理の方法。
6. 【請求項６】 事後チェックリストは、出張分類別の
   旅費実績リストであることを特徴とする請求項１記載の
   コンピュータを用いた経費管理の方法。
7. 【請求項７】 事後チェックリストは、申請者と同一
   部門内の承認者数がゼロであるか、または、申請者と同
   一部門内の承認者数と経理部門内の承認者数の合計が一
   定人数以下である電子化情報を特定できるリストである
   ことを特徴とする請求項１記載のコンピュータを用いた
   経費管理の方法。
8. 【請求項８】 前記コンピュータは、申請者が操作す
   る端末と、全数管理者が操作する端末と、重点管理者が
   操作する端末と、電子化情報を蓄積するサーバーと、こ
   れらを接続するネットワークとを含んで構成されること
   を特徴とする請求項１記載のコンピュータを用いた経費
   管理の方法。
9. 【請求項９】 コンピュータを用いて経費の管理を行
   うためのプログラムであって、申請者が使用した経費の
   使用日時、使用金額、使用目的、使用者の氏名またはコ
   ードを少なくとも含む電子化情報を作成する処理と、作
   成された電子化情報と原証憑情報との間に整合性がある
   ときに、全数管理者が電子化情報に電子承認を与える処
   理と、電子承認された電子化情報を分析して重点管理者
   が必要とする事後チェックリストを出力する処理とを少
   なくとも含んで構成されるプログラムをコンピュータに
   より読み取り可能に記録した記録媒体。