ES2276563B1 - Method and system for managing information. - Google Patents

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ES2276563B1 ES200402534A ES200402534A ES2276563B1 ES 2276563 B1 ES2276563 B1 ES 2276563B1 ES 200402534 A ES200402534 A ES 200402534A ES 200402534 A ES200402534 A ES 200402534A ES 2276563 B1 ES2276563 B1 ES 2276563B1
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    • G06F16/00Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/30Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor of unstructured textual data
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    • G06F16/316Indexing structures
    • G06F16/328Management therefor

Abstract

Procedimiento y sistema para gestionar información. Method and system for managing information.
Se describe un procedimiento para gestionar información en forma de un conjunto de ficheros electrónicos, comprendiendo el procedimiento las etapas de: It describes a method for managing information as a set of electronic files, the method comprising the steps of:
A) Acceder a un fichero electrónico; A) accessing an electronic file;
B) Asignar un índice de accesibilidad al fichero electrónico; B) Assign an index of accessibility to an electronic file;
C) Disponer el fichero entre el conjunto de ficheros electrónicos, en una posición que depende de su índice de accesibilidad, que se basa en accesos realizados sobre dicho fichero; C) Have the file from the set of electronic files in a position which depends on their accessibility index, based on accesses made on said file;
D) determinar un nuevo índice de accesibilidad para cada uno de los ficheros electrónicos del conjunto, a partir de la fórmula: D) determining a new accessibility index for each of the electronic files of the set, from the formula:
200 200
donde t es el instante de tiempo en que se determina el índice de accesibilidad, t_{i} es el instante que corresponde a la última vez que se abrió el fichero, t_{j} es el instante que corresponde a la última vez que se cerró el fichero, \alpha es un valor entre 0 y 1, y \beta es cualquier valor; where t is the time instant in which the accessibility index is determined, t_ {i} is the instant corresponding to the last time the file, tR opened {j} is the instant corresponding to the last time is he closed the file, \ alpha is a value between 0 and 1, and \ beta is any value; y Y
E) asignar un atributo de desactivación en algunos ficheros del conjunto. E) assign an attribute deactivation in some files of the set.

Description

Procedimiento y sistema para gestionar información. Method and system for managing information.

La presente invención se refiere a un sistema para gestionar información, y más concretamente a un sistema para el almacenamiento y recuperación de información, especialmente datos digitales en forma de archivos electrónicos, tales como documentos o programas, preferiblemente en un entorno uni-personal. The present invention relates to a system for managing information, and more particularly to a system for storage and retrieval of information, especially digital data as electronic, such as documents or programs, preferably in a uni-personal setting files. También se refiere a un procedimiento para gestionar información. It also relates to a method for managing information.

Antecedentes de la invención BACKGROUND OF THE INVENTION

El fondo documental de una persona está formado por toda aquella información que recibe y genera. The documentary of a person consists of all the information it receives and generates. Parte de dicha información es estructurada y tratada por la persona, pasando a formar parte de la organización de su "archivo personal", cuyo objetivo es el de permitirle recuperar posteriormente la información deseada. Some of this information is structured and treated by the person, becoming part of the organization of their "personal file", whose aim is to allow subsequently retrieve the desired information. Cada persona utiliza sus propios métodos y mecanismos de clasificación y recuperación de dicha información, estando algunos de ellos basados en estándares. Each person uses its own methods and mechanisms classification and retrieval of this information, some of them being based on standards.

A finales del siglo pasado, con la aparición de los primeros ordenadores personales, empezó un proceso de migración de parte de dicho "archivo personal" hacia un soporte electrónico, con la intención de facilitar las tareas de organización, almacenamiento, tratamiento y recuperación de la información que conforma el "archivo personal". Late last century, with the appearance of the first personal computers, began a migration of part of the "personal file" to an electronic device, intended to facilitate the tasks of organization, storage, treatment and recovery information that makes up the "personal file".

Durante años, las personas han utilizado los ordenadores personales para gestionar la parte electrónica de su "archivo personal", adaptándose a los sistemas de organización y recuperación disponibles, aunque ha quedado demostrado a lo largo del tiempo que dichos entornos son a menudo poco adecuados a las necesidades reales de las personas. For years, people have used personal computers to manage the electronic part of his "personal file", adapting to organizational systems and recovery available, although it has been demonstrated over time that these environments are often unsuited to the real needs of people.

Un ejemplo de entorno poco adecuado es el de los sistemas de ficheros convencionales, basados en jerarquías de directorios en árbol, que ofrecen índices tales como nombres de fichero, estructura de directorios, fechas de acceso, y búsqueda por texto. An example of unsuitable environment is conventional systems files, directory hierarchies based on tree offering indexes such as file names, directory structure, access dates, and text search. Básicamente, se trata de un entorno poco adecuado porque: Basically, it is an unsuitable environment because:

- -
Son sistemas rígidos; They are rigid systems;

- -
No son escalables a un gran número de ficheros; They are not scalable to a large number of files;

- -
Ofrecen una categorización única sin referencias cruzadas; Offer a unique categorization without cross-references; y Y

- -
La única interrelación que puede existir entre ficheros es la de pertenecer a una misma carpeta. The only relationship that can exist between files is to belong to the same folder.

Una persona estándar mantiene una lucha constante para organizar y recuperar sus propios documentos electrónicos, previéndose dicha lucha todavía más ardua en los próximos años ante el progresivo incremento del volumen de información almacenada en los "archivos personales" electrónicos. A standard person maintains a constant struggle to organize and retrieve their own electronic documents, foreseeing that even more arduous struggle in the years before the progressive increase in the volume of information stored in electronic "personal files".

Un ordenador personal es capaz de almacenar gigabytes de información y es de prever que en pocos años las unidades de disco duro permitan almacenar terabytes de información a un precio razonable, dotando a las personas de una capacidad de almacenamiento prácticamente ilimitada. A personal computer is capable of storing gigabytes of information and it is anticipated that in a few years allow hard drives to store terabytes of information at a reasonable price, giving people a virtually unlimited storage capacity. Una persona podrá disponer de una cantidad mayor de información en su ordenador personal que la que pueda procesar a lo largo de su vida; A person may have a greater amount of information on your personal computer which can process throughout his life; el concepto de borrado tenderá a desaparecer porque el tiempo necesario para eliminar un elemento del archivo será más costoso que el espacio para mantenerlo. It erases the concept tend to disappear because the time needed to remove an item file will be more expensive than space to keep it. No obstante, dicha política no deberá implicar que las personas se vean superadas por el volumen de su archivo, ante una más que posible sobrecarga de la memoria humana (en ocasiones una persona debe esforzarse en recordar en qué parte de una determinada jerarquía de carpetas se ha guardado un documento, siendo necesario que la mente humana almacene la jerarquía de carpetas para una rápida y precisa recuperación de la información). However, such a policy should not imply that people will be overwhelmed by the volume of your file, before a more than possible overload of human memory (sometimes a person must strive to remember which part of a hierarchy of folders you saved a document, requiring that the human mind store the folder hierarchy for fast and accurate information retrieval).

Con la intención de evitar dicha sobrecarga de la memoria humana y realizar una gestión adecuada de la información, en los años 90 arrancaron una serie de proyectos al respecto con unas premisas que eran ciertas en esos momentos, pero que en la actualidad es cuando cobran mayor fuerza. Intending to avoid such overloading human memory and appropriate management information, in the 90s ripped a series of projects about to a premises that were true at the time, but now is when they charge higher force. Es decir, lo que en los años 90 era un aspecto a mejorar, y probablemente por ello la mayoría de proyectos quedaron estancados, en la actualidad es un inconveniente. That is, what in the 90s was an aspect to improve, and probably why most projects stagnated, today it is inconvenient.

Algunos de dichos proyectos se centraron en el ámbito de la gestión documental de instituciones o entidades complejas, mientras que otros se centraron en la gestión de toda la información que gestiona una persona de forma individual. Some of these projects focused on the field of document management institutions or complex entities, while others focused on the management of all information managed by a person individually. Dentro de este último grupo destacan los siguientes proyectos: Within this latter group are the following projects:

Haystack (proyecto opensource del MIT) : Pretende gestionar la información local, remota, e incluso la información escrita. Haystack (opensource project MIT) , to manage the local information, remote, and even the written information. Se pretende que el sistema aprenda, es decir, el sistema debe responder de una manera inteligente después de analizar el histórico de consultas de una persona. It is intended to learn the system, ie the system must respond intelligently after analyzing the historical query a person. También incorpora el concepto de "colaboración" entre usuarios del sistema, en el sentido de permitir a una persona realizar consultas sobre el sistema de otros usuarios. It also incorporates the concept of "collaboration" between users of the system, in the sense of allowing a person to consult on other system users.

Forget-Me-Not (departamento de investigación de Rank Xerox en Cambridge) : El sistema sitúa a la persona en un mundo lleno de dispositivos electrónicos que intercambian información con su propio dispositivo electrónico ( PDA avanzada denominada ParcTab , cuyo prototipo se desarrolló en febrero de 1994). Forget-Me-Not (research department Rank Xerox in Cambridge): The system places the individual in a world full of electronic devices that exchange information with its own electronic device (advanced PDA called ParcTab, whose prototype was developed in February 1994). La PDA recoge suficiente información para ayudar a la persona a recordar situaciones pasadas en base a los episodios de memoria que recuerde y que pueden ser paralelos en el tiempo al episodio que pretende recordar. PDA collects enough information to help people remember past situations based on episodes of memory to remember and can be parallel in time to the event which aims to remember.

LifeLog (departamento de investigación del Pentágono -DARPA) : Pretende desarrollar un PDP (Personal Digital Partner) que guarde información de toda la vida de un soldado y le permita utilizar este conocimiento en situaciones futuras y, a su vez, optimizar los sistemas automáticos de entrenamiento en base a interacciones entre estos y la PDP . LifeLog (research department of the Pentagon -DARPA) aims to develop a PDP (Personal Digital Partner) to save information throughout the life of a soldier and allow him to use this knowledge in future situations and, in turn, optimize automated systems training based on interactions between them and the PDP. También se pretende incorporar PDPs ya cargadas en soldados robot. It also aims to incorporate PDPs already loaded into robot soldiers.

pStore (división de investigación de Hewlet-Packard) : Plataforma de ficheros que gestiona metadatos semánticos y está muy enfocado para entornos multi-personales. PStore (research division Hewlet-Packard) platform that manages semantic metadata files and is very focused for multi-personal environments.

IPtk (centro de investigación de Almaden - IBM) : Toolkit de alto nivel que sirve de soporte al desarrollo de aplicaciones que permiten a las personas referirse a los documentos por estructuras semánticas, interrelacionales y contexto. IPTK (Almaden Research Center - IBM): Toolkit high level that supports the development of applications that allow people refer to documents by semantic structures, and inter - relational context. Implementa también la "indización promiscua", consistente en guardar información de muchas maneras posibles para luego permitir al usuario recuperar esa información cuando le sea necesario sin tener en cuenta como es recordada. also implements the "promiscuous indexing" consisting of storing information of many possible ways to then allow the user to retrieve that information when necessary regardless of how it is remembered.

Time-Machine (centro de investigación de Sony) : Escritorio capaz de viajar en el tiempo y recuperar la situación tal y como estaba en el momento seleccionado por el usuario. Time-Machine (Sony Research Center): Desktop able to travel back in time and recover the situation as it was at the time selected by the user. El usuario utiliza el escritorio como una única carpeta donde distribuye espacialmente los archivos que le son necesarios en su vida presente. The user uses the desktop as a single folder where spatially distributed files that are needed in your present life. Si un archivo no le interesa en ese momento lo puede eliminar ya que en cualquier momento puede recuperar un contexto anterior. If a file is not interested at that time you can remove it at any time and can recover a previous context. También permite navegar hacia el futuro y crear ficheros cuando ese tiempo se convierta en presente. It also allows you to navigate forward and create files when that time become present.

Más cercano a la presente invención se sitúa el proyecto Scopeware Vision de Mirror Worlds Technologies, Inc. , que ha dado lugar a la solicitud de patente internacional WO 03/001345, con título "Sistemas para gestionar la información en entornos personales y de empresa mediante una ordenación secuencial basada en tiempo". Closer to the present invention the Scopeware Vision Mirror Worlds Technologies, Inc., which has resulted in the application WO 03/001345, titled "Systems for managing personal information and enterprise environments project is located by a sequential time-based management ". La invención se basa principalmente en sustituir la ordenación clásica de carpetas por una ordenación basada en el tiempo y crear colecciones de archivos mucho más intuitivas para el usuario. The invention is based primarily on replacing the classic management folders based sorting time and create collections much more intuitive for the user files. Los resultados de las búsquedas se visualizan en cascada mostrando en primer lugar los archivos más recientes. The search results are displayed first waterfall showing the latest files.

Existe también el proyecto MyLifeBits de Microsoft , que se ha desarrollado sobre una base de datos Microsoft SQL Server y que persigue almacenar toda la información electrónica de un mismo individuo de manera que sea fácilmente accesible para él. There is also the MyLifeBits project Microsoft, which has developed a database on Microsoft SQL Server and pursues store all electronic information from the same individual so that it is easily accessible for him. Para ello se dota al usuario de un entorno integrado sobre el que puede realizar anotaciones, tanto de texto como de audio, sobre cualquier tipo de fichero (documentos, imágenes, vídeo, audio), siendo transcritas las anotaciones de audio a través del ASR de Microsoft . To do this it gives the user an integrated environment on which you can annotate both text and audio on any type of file (documents, images, video, audio), being transcribed audio annotations through the ASR microsoft. El sistema permite también al usuario crear relaciones entre ficheros, que reciben el nombre de "transclusiones", que posteriormente puede utilizar para "navegar" por su información. The system also allows the user to create relationships between files, which are called "transclusiones" which can then be used to "surf" your information. Por otro lado, el sistema sirve básicamente para determinar una probabilidad de que un fichero sea nuevamente accedido, pero en ningún caso se utiliza como un criterio de ordenación de la información. Furthermore, the system basically serves to determine a probability that a file is accessed again, but in no case is used as a criterion of ranking information.

Todos los proyectos citados son modelos de organización y recuperación de información que no se adaptan plenamente a las necesidades de las personas. All the above projects are models of organization and information retrieval that does not fully cater to the needs of people. Además, se trata de modelos poco intuitivos, de manejo complicado y que, sobretodo, no permiten a las personas trasladar sus propios mecanismos de almacenamiento y recuperación de forma transparente. In addition, it is unintuitive models, complicated handling and, above all, do not allow people to move their own storage and retrieval mechanisms transparently. Todo ello conlleva, además, una pérdida de tiempo importante para una persona a la hora de querer acceder a los ficheros. All this also entails a significant loss of time for a person when trying to access the files.

Descripción de la invención DESCRIPTION OF THE INVENTION

A partir de lo descrito anteriormente, es un objeto de la presente invención proporcionar un procedimiento para gestionar información del tipo referenciado inicialmente, que permite superar los inconvenientes conocidos en el estado de la técnica, descritos con anterioridad. From the above, it is an object of the present invention to provide a method for managing information type referenced initially, which overcomes the disadvantages known in the prior art, described above.

Este objeto se consigue de acuerdo con la reivindicación 1 proporcionando un procedimiento para gestionar información en forma de un conjunto de ficheros electrónicos. This object is achieved according to claim 1 by providing a method for managing information as a set of electronic files. Dicho procedimiento comprende las etapas de (A) acceder a un fichero electrónico; Said method comprising the steps of (A) to access an electronic file; (B) asignar un índice de accesibilidad al fichero electrónico; (B) assigning an accessibility index the electronic file; y (C) disponer el fichero entre el conjunto de ficheros electrónicos, en una posición que depende de su índice de accesibilidad, que se basa en accesos realizados sobre dicho fichero. and (C) have the file from the set of electronic files in a position which depends on their accessibility index, based on accesses performed on the file.

De este modo, se consigue un procedimiento que permite la ordenación de ficheros electrónicos según su uso, estando representado dicho uso por el índice de accesibilidad. Thus, a procedure that allows the management of electronic files according to their use, said use being represented by the accessibility index is achieved. El hecho de realizar la ordenación de los ficheros según su uso supone aportar a una persona una organización más adecuada de sus ficheros y una recuperación de los mismos mejor adaptada a sus necesidades, lo que supone una reducción de tiempo importante al acceder a los ficheros deseados. The fact of performing management of files according to their use involves providing a person a better organization of your files and recovering them better suited to your needs, representing a reduction of important time to access the desired files . Puesto que dicha ordenación se basa en mecanismos parecidos a los que utiliza la memoria humana, el procedimiento es más intuitivo para las personas, de fácil manejo, y sobretodo permite a cada persona trasladar sus propios mecanismos de almacenamiento y recuperación de forma transparente. Since such management is based on similar mechanisms to those used human memory, the procedure is more intuitive for people, easy to use, and above all enables each person to move their own storage and retrieval mechanisms transparently. Por lo tanto, se trata de una herramienta que permite a una persona almacenar y recuperar información de su "archivo personal", de la misma manera que se almacena en la memoria humana y con las ventajas que aporta un soporte electrónico: volumen, fiabilidad, diversidad y rapidez. Therefore, it is a tool that allows a person to store and retrieve information from your "personal file" in the same manner that is stored in human memory and the advantages of an electronic medium: volume, reliability, diversity and speed. Además, no es necesario que la persona conozca previamente la estructura jerárquica de las carpetas y subcarpetas para una ágil y rápida recuperación de la información almacenada, como sucede en los sistemas de archivo conocidos. In addition, it is not necessary that the person previously know the hierarchical structure of folders and subfolders for agile and quick retrieval of stored information, as in the known file systems. Con la presente invención, la organización interna no es relevante. With the present invention, the internal organization is not relevant.

Preferentemente, el procedimiento puede comprender una etapa D de determinación de un nuevo índice de accesibilidad para cada uno de los ficheros electrónicos del conjunto. Preferably, the method may comprise a step D of determining a new accessibility index for each of the electronic files of the set.

Dicha etapa D se realiza para adaptar el índice de accesibilidad de los ficheros al instante en el que se ha accedido a alguno de ellos. Said step D is performed to adapt the accessibility index of files in which instantly accessed any of them. En la mayoría de los casos, dicha etapa se realizará entre las etapas B y C descritas anteriormente, después de cerrar el fichero accedido, para actualizar los índices de accesibilidad de los ficheros antes de que se disponga el fichero entre el resto de ficheros. In most cases, this step will take place between steps B and C described above, after closing the file accessed to update the indexes accessibility files before the file is disposed between the other files. Existe también la posibilidad de que dicha etapa D se realice de forma continuada, sin que exista la necesidad de que algún fichero sea accedido. There is also the possibility that such a step D is carried out continuously, without there being a need for a file to be accessed. Es importante destacar que un fichero abierto puede conservar el índice de accesibilidad que tenía en el momento de su apertura o puede recalcularse su índice de accesibilidad cada cierto tiempo. Importantly, an open file can preserve the affordability index that was at the time of opening or can be recalculated its accessibility index periodically.

Por otro lado, el procedimiento puede comprender una etapa E de asignación de un atributo de desactivación a algunos ficheros del conjunto, realizándose la etapa D de determinación del nuevo índice de accesibilidad sólo para aquellos ficheros que no tienen asignado dicho atributo. Furthermore, the method may comprise an E step of assigning an attribute deactivation some files of the set, wherein step D of determining the new index accessibility for only those files that are not assigned the attribute.

De este modo se consigue una reducción significativa de los recursos (hardware, etc.) de cálculo, de los tiempos de cálculo, y de los requerimientos de los recursos. Thus a significant reduction of the resources (hardware, etc.) of calculation of the calculation times, and resource requirements is achieved. Todo ello supone también una reducción de costes. All this means reduced costs.

Además, el procedimiento puede comprender una etapa G de asignación de un atributo de recuperación del fichero, a aquellos ficheros electrónicos del conjunto que cumplan una condición predeterminada. Furthermore, the method may comprise a step of assigning G attribute file recovery, those electronic files of the set which meet a predetermined condition.

Básicamente, la asignación de dicho atributo es necesaria para poder distinguir los ficheros que tienen asignado un índice de accesibilidad mayor, del resto, pudiendo ser configurado por el usuario el número de ficheros a los que asignar dicho atributo de recuperación. Basically, the assignment of that attribute is needed to distinguish the files assigned an index greater accessibility of rest and can be configured by the user the number of files to be assigned the attribute retrieval. Los ficheros con el atributo asignado son accesibles inmediatamente por el usuario, mientras que los ficheros sin dicho atributo asignado, cuyo volumen es mucho mayor, deben estar organizados adecuadamente para su recuperación a partir de búsquedas. Files with the assigned attribute are immediately accessible by the user, while assigned files without this attribute, whose volume is much greater, they must be properly organized for retrieval from searches. Considerando que la memoria en la que se encuentra el conjunto de ficheros puede dividirse en memoria superficial ( SM ) y memoria interna ( IM ), los ficheros con atributo asignado pertenecen a la SM , mientras que el resto de ficheros pertenecen a la IM . Whereas the memory which is the set of files can be divided into superficial memory (SM) and memory (IM), with assigned attribute files belong to the SM, while other files belong to the IM. La utilización de dichos tipos de memoria serán descritos más adelante. The use of these types of memory will be described below.

Ventajosamente, el procedimiento puede comprender una etapa H de mostrar los ficheros electrónicos que tienen asignado dicho atributo de recuperación, mediante una interfaz gráfica de usuario, a través de una pantalla de visualización. Advantageously, the method may comprise a step H show the electronic files that are assigned the attribute retrieval by a graphical user interface through a display screen.

De este modo, los ficheros que pertenecen a la SM , es decir, los ficheros que tienen asignado el atributo de recuperación, son accesibles inmediatamente por el usuario con la simple navegación visual a través de dicha interfaz gráfica de usuario. Thus, the files belonging to the SM, that is, files that have attributes set recovery are immediately accessible by the user with simple visual navigation through said graphical user interface.

Preferiblemente, el procedimiento puede comprender una etapa F, previa a la etapa B, de determinación del índice de accesibilidad del fichero electrónico. Preferably, the method may comprise a step F, prior to step B, determining the accessibility index of electronic file.

En esta etapa es necesario considerar diferentes casos. At this stage it is necessary to consider different cases. Primeramente, si el fichero accedido es un fichero nuevo o es un fichero que se encuentra en la IM (no tiene asignado un atributo de recuperación), debe disponerse en la primera posición de la ordenación (estrategia LIFO - Last In First Out ). First, if the accessed file is a new file or a file that is in the IM (no assigned an attribute of recovery) must be available in the first position of the organization (strategy LIFO - Last In First Out). Para ello, la etapa F debe determinar un indice de accesibilidad mayor que el índice de accesibilidad asignado al primer fichero de la ordenación, antes del acceso al fichero. To this end, step F to determine an index of greater accessibility of the accessibility index assigned to the first file management, file access before. Así, por ejemplo, puede determinarse el nuevo índice de accesibilidad sumando un punto al índice de accesibilidad del primer fichero de la ordenación. Thus, for example, you can determine the new accessibility index adding a point to the first accessibility index file management. En segundo lugar, si el fichero accedido es un fichero de la SM , la determinación de su índice de accesibilidad debe realizarse de la misma manera que para el resto de ficheros del conjunto de ficheros electrónicos. Second, if the accessed file is a file of MS, determining their accessibility index must be in the same way as for the other files of the set of electronic files.

Según una característica de la invención, la etapa D de determinación del nuevo índice de accesibilidad para cada uno de los ficheros electrónicos del conjunto, puede realizarse a partir de la fórmula: According to a feature of the invention, step D of determining the new accessibility index for each of the electronic files of the set, can be made from the formula:

1 one

donde t es el instante de tiempo en que se determina el índice de accesibilidad, t _{i} es el instante que corresponde a la última vez que se abrió el fichero, t _{j} es el instante que corresponde a la última vez que se cerró el fichero, \alpha es un valor entre 0 y 1, y \beta es cualquier valor. where t is the time instant in which the accessibility index, t _ {i} is the instant corresponding to the last time the file, t _ opened {j} is the instant corresponding to the last time is determined the file is closed, \ alpha is a value between 0 and 1, and \ beta is any value.

Dicha fórmula tiene en cuenta el tiempo absoluto equivalente a fecha y hora de acceso y la duración de dicho acceso al fichero. This formula takes into account the absolute time equivalent access date and time and duration of said access to the file. En general, la fórmula presenta una parte fija y una parte variable, de manera que, cada vez que se calcula un índice de accesibilidad, la parte variable es asumida por la parte fija y empieza una nueva parte variable. In general, the formula has a fixed part and a variable part, so that, whenever an accessibility index is calculated, the variable portion is assumed by the fixed part and begins a new variable part. Dicha parte variable está modulada por \beta dependiendo de su valor, para que el índice de accesibilidad sea más o menos disperso (el valor por defecto de (\beta es 1). Es importante destacar que cuanto más tiempo pasa desde el último acceso al fichero, la parte variable se hace más pequeña. Queda claro que la utilización de dicha fórmula responde al uso que una persona o usuario realiza del fichero, puesto que el índice de accesibilidad aumenta proporcionalmente al tiempo del uso, con un factor de proporcionalidad que se hace más pequeño cuanto más grande sea el tiempo transcurrido desde el último cierre del fichero. Said variable part is modulated by \ beta depending on its value, so that the accessibility index is more or less dispersed (the default (\ beta is 1). Importantly, the more time passes from the last access file, the variable portion becomes smaller. it is clear that the use of such formula responds to use a person or user performs the file, since the accessibility index increases proportionally to the time of use, with a proportionality factor which It becomes smaller the bigger the time since the last time closing the file.

Como consecuencia, la etapa E de asignación de un atributo de desactivación a un fichero electrónico puede realizarse cuando la función Consequently, step E of an attribute mapping deactivation to an electronic file can be performed when the function

2 two

para dicho fichero sea inferior a uno. for said file is less than one.

Cuando dicha función es inferior a 1, el nuevo índice de accesibilidad es igual al viejo índice de accesibilidad, es decir, el índice de accesibilidad asignado al fichero permanece inalterable, por lo que no es necesario volver a determinar su índice de accesibilidad hasta que el fichero vuelva a ser accedido. When this function is less than 1, the new affordability index is equal to the old affordability index, ie, the accessibility index assigned to the file remains unchanged, so it is not necessary to determine their accessibility index until the file to be accessed again. Si se selecciona adecuadamente el valor de la constante a, es posible tener en cuenta más o menos ficheros atrás en el tiempo para recalcular su índice de accesibilidad. If the value of the constant is properly selected, it is possible to take into account more or less files back in time to recalculate its accessibility index.

Preferentemente, el procedimiento puede comprender una etapa I de asignación de atributos de búsqueda al fichero electrónico, así como una etapa J de búsqueda, para el acceso a los ficheros que no tienen asignado el parámetro de recuperación, a partir de los atributos de búsqueda asignados a dichos ficheros en la etapa I. Preferably, the method may comprise a step I of assigning attributes to search the electronic file and a J search stage, for access to files that are not assigned parameter recovery from search attributes assigned to these files in step I.

Tal como se ha comentado anteriormente, los ficheros de la IM prácticamente sólo son accesibles a través de búsquedas, puesto que su volumen acostumbra a ser muy grande. As discussed above, the IM files are virtually only accessible through search, since the volume used to be very large. Para ello es necesario que todos los ficheros del conjunto de ficheros tengan asignados atributos sobre los que realizar dichas búsquedas cuando se encuentren en la IM . This requires that all files in the set of files are assigned attributes that make such searches when they are in the IM. La asignación de dichas atributos puede ser manual por parte del usuario, o automática. The allocation of such attributes can be manual by the user, or automatically.

Según una característica de la invención, por lo menos un fichero del conjunto de ficheros electrónicos puede comprender una ruta de acceso a un fichero electrónico externo a dicho conjunto de ficheros electrónicos, pudiendo estar ubicado dicho fichero externo en una unidad de almacenamiento remota. According to a feature of the invention, at least one file set of electronic files may comprise a path to an external electronic file to said set of electronic files, and may be located external file in said remote unit of storage. También existe la posibilidad que dicho fichero externo se encuentre en otras ubicaciones, tales como localmente en el propio sistema de archivos del sistema operativo del ordenador personal en el que se almacena el conjunto de ficheros, en un disco duro externo conectado a dicho ordenador, o en otro ordenador conectado en red. There is also the possibility that the external file is in other locations, such as locally on the system's own operating system files personal computer in which the set of files stored on an external hard drive connected to that computer, or on another networked computer.

Por otro lado, también es posible que cualquier fichero externo al conjunto de ficheros electrónicos que sea accedido, sea enlazado automáticamente al sistema únicamente por el hecho de haber sido accedido. On the other hand, it is also possible that any external to the set of electronic files is accessed file is automatically linked to the system only by the fact of having been accessed. Esto significa, que a lo largo del tiempo, todos los ficheros electrónicos que hayan sido accedidos por lo menos una vez por el usuario, estarán enlazados, excepto en el caso de que el usuario escoja voluntariamente desenlazarlo. This means that over time, all electronic files have been accessed at least once by the user, they will be linked, except that the user chooses voluntarily unlink.

Preferiblemente, el procedimiento puede comprender una etapa K de modificación del índice de accesibilidad de por lo menos uno de los ficheros electrónicos del conjunto, al actuar un usuario sobre dicho fichero. Preferably, the method may comprise a step of modifying K accessibility index of at least one of the electronic files of the set, a user acting on said file.

Normalmente, la manera de modificar el índice de accesibilidad será seleccionando el fichero y arrastrándolo a través de la interfaz gráfica de usuario hasta una nueva posición dentro del conjunto de ficheros. Normally, the way to change the accessibility index is selecting the file and dragging through the graphical user interface to a new position within the set of files. Según la posición escogida, se le asignará automáticamente un nuevo índice de accesibilidad. According to the chosen position, it will automatically be assigned a new accessibility index.

La etapa A de acceder a un fichero electrónico puede comprender las subetapas de A.1) crear un nuevo fichero electrónico; A step of accessing an electronic file may comprise the substeps of A.1) create a new electronic file; A.2) verificar que el fichero electrónico no exista; A.2) verify that the electronic file does not exist; y A.3) en caso de resultado negativo, notificar la duplicidad del fichero. and A.3) if negative, notify file duplication.

Mediante dichas subetapas, es posible comprobar si un fichero adicionado es realmente un fichero nuevo o se trata de un duplicado, entendiéndose por duplicado aquel fichero que tiene idénticos atributos que el fichero adicionado. By these sub-steps, can check whether a file is actually add a new file or is a duplicate, it being understood that duplicate file having identical attributes add the file. En el caso de que exista un fichero que sea una versión del fichero adicionado, es decir, un fichero con idéntico nombre pero con uno o más atributos distintos, el usuario podrá decidir entre cancelar la operación, sustituir el documento existente por el adicionado, o crear un nuevo fichero. In the event that there is a file that is a version of the add-on file, ie a file with the same name but with one or more other attributes, the user can decide whether to cancel, replace the existing document by the add-on, or create a new file.

En una realización preferida, el procedimiento puede comprender una etapa L de exportación del conjunto de ficheros electrónicos, cuya etapa puede comprender también la exportación de los atributos asignados a los ficheros electrónicos de dicho conjunto de ficheros. In a preferred embodiment, the method may comprise a step L export set of electronic files, which step may also comprise the export of the attributes assigned to the electronic files of said set of files. Entre dichos atributos se puede incluir también el índice de accesibilidad de los ficheros exportados. Among these attributes it can also include the accessibility index of the files exported.

De este modo, se consigue un sistema de exportación sencillo para, por ejemplo, migrar de ordenador y en poco tiempo disponer del conjunto de ficheros tal como estaba en el ordenador original. Thus, a system simple export, eg computer migrate quickly and have the set of files as was in the original computer is achieved. Del mismo modo, también es adecuado para realizar copias de seguridad de toda la información representada por el conjunto de ficheros, y evitar pérdidas traumáticas e/o irreparables de información. Similarly, it is also suitable for backup of all information displayed by the set of files, and prevent traumatic and / or irreparable loss of information. Dicha copia de seguridad puede enviarse, por ejemplo, a través de Internet a un DataCenter que asegure la integridad y la existencia de la copia (la copia de seguridad puede ser enviada manualmente por el usuario o puede ser solicitada automáticamente por el DataCenter ). Such backup can be sent, for example via the Internet to a Data Center to ensure the integrity and the existence of the copy (backup can be sent manually by the user or may be requested automatically by the Data Center). Además, existe la posibilidad de trabajar con el sistema, con la información almacenada en un servidor remoto. There is also the possibility of working with the system, with information stored on a remote server.

Además, la etapa L de exportación del conjunto de ficheros electrónicos puede realizarse en formato comprimido, con la intención de que ocupe menos espacio en destino y para que su transmisión sea más rápida. Moreover, step L export of all electronic files in compressed format can be done with the intention of occupying less space on your destination and transmission faster.

El procedimiento puede comprender también una etapa M de importación de por lo menos un fichero electrónico. The method may also comprise an import M at least one electronic file stage. Básicamente, dicha etapa es complementaria a la etapa de exportación, puesto que cualquier exportación realizada debe ser posteriormente importada para poder acceder a la información que contiene. Basically, this step is complementary to the export stage, since any export made must be subsequently imported to access the information it contains.

De acuerdo con otro aspecto, la invención proporciona un sistema para gestionar información en forma de un conjunto de ficheros electrónicos, que se caracteriza por comprender medios para acceder a un fichero electrónico; According to another aspect, the invention provides a system for managing information as a set of electronic files, characterized by comprising means for accessing an electronic file; medios para asignar un índice de accesibilidad al fichero electrónico; means for assigning an accessibility index the electronic file; y medios para disponer el fichero entre el conjunto de ficheros electrónicos, en una posición que depende de su índice de accesibilidad, que se basa en accesos realizados sobre dicho fichero. and means for arranging the file from the set of electronic files in a position which depends on their accessibility index, based on accesses performed on the file.

De acuerdo con aún otro aspecto, la presente invención proporciona un programa de ordenador que comprende instrucciones de programa para provocar que un sistema de computación realice el procedimiento descrito anteriormente. According to yet another aspect, the present invention provides a computer program comprising program instructions for causing a computer system perform the procedure described above.

Dicho programa de ordenador, por ejemplo, puede estar contenido en unos medios de grabación, en una memoria del sistema de computación, en una memoria de solo lectura, o puede ser portado por una señal portadora eléctri- Said computer program, for example, can be contained in a recording means, in a computer system memory, a read only memory, or may be carried by a carrier signal electrical
ca. AC.

Breve descripción de los dibujos BRIEF DESCRIPTION OF THE DRAWINGS

Para mayor comprensión de cuanto se ha expuesto se acompañan unos dibujos en los cuales, esquemáticamente y sólo a título de ejemplo no limitativo, se representa un caso práctico de realización. For better understanding of what has been outlined some drawings are attached which, schematically and only by way of non-limiting example, a practical case of embodiment.

En los dibujos: In the drawings:

La figura 1 muestra un diagrama de flujos del procedimiento para gestionar información, de acuerdo con la invención; 1 shows a flowchart of the method for managing information in accordance with the invention;

la figura 2 muestra una primera interfaz gráfica de usuario generada por el sistema, objeto de la invención; Figure 2 shows a first graphical user interface generated by the system of the invention;

la figura 3 muestra una segunda interfaz gráfica de usuario generada por el sistema; Figure 3 shows a second graphical user interface generated by the system;

la figura 4 muestra una tercera interfaz gráfica de usuario generada por el sistema; Figure 4 shows a third graphical user interface generated by the system;

la figura 5 muestra una vista esquemática de la barra de tareas de Microsoft Windows que incorpora la barra de búsqueda de la invención; 5 shows a schematic view of the taskbar Microsoft Windows that incorporates the search bar of the invention;

la figura 6 muestra una ventana de diálogo de configuración de las búsquedas realizadas a partir de la barra de búsqueda de la figura 5; Figure 6 shows a configuration dialog of searches from the search bar of Figure 5; y Y

La figura 7 muestra el Explorador de Windows , que incluye un menú contextual de interacción con el sistema, de acuerdo con la invención. 7 shows Windows Explorer, which includes a context menu for interaction with the system according to the invention.

Descripción de realizaciones preferidas DESCRIPTION OF PREFERRED EMBODIMENTS

La presente invención pretende dotar a un usuario de una herramienta que le permita organizar los ingentes montones de información, en forma de ficheros electrónicos, que acumula a lo largo del tiempo, debiendo permitirle acceder a cualquier fichero electrónico que se haya almacenado en algún momento. The present invention aims to provide a user with a tool that allows you to organize the huge piles of information in the form of electronic files, which accumulates over time and must allow access to any electronic file that has been stored at some point. Para ello, la invención se basa en un modelo de organización y recuperación de información con mecanismos similares a los que utiliza la memoria humana. For this, the invention is based on an organizational model and information retrieval with similar mechanisms to those used human memory. A continuación se realizará una breve descripción de la teoría de funcionamiento de dicha memoria humana. A brief description of the theory of operation of said human memory is performed.

La mayoría de científicos están de acuerdo en describir la memoria humana como un conjunto de almacenes que son "sitios" para poner información, además de un conjunto de procesos que actúan en los almacenes. Most scientists agree in describing human memory as a set of stores that are "sites" to get information, as well as a set of processes acting in warehouses.

Un modelo muy sencillo podría contener tres tipos de almacenes: A simple model could contain three types of stores:

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Sensory Information Store ( SIS ) Sensory Information Store (SIS)

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Short-Term Store ( STS ) Short-Term Store (STS)

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Long-Term Store ( LTS ) Long-Term Store (LTS)

Y tres procesos: And three processes:

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Encoding (poner información en un almacén) Encoding (putting information in a warehouse)

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Maintenance (mantener con vida dicha información) Maintenance (keep alive such information)

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Retrieval (encontrar información codificada) Retrieval (find coded information)

La memoria SIS es todo lo que interfiere con los sentidos pero que únicamente se almacena cuando se le presta atención. The SIS memory is all that interferes with the senses but only stored when you pay attention. La información sensorial (de los ojos, oídos, etc.) entra en la Sensory Information Store ( SIS ) y puede ser ignorada o puede prestársele atención. Sensory (eyes, ears, etc.) enters the Sensory Information Store (SIS) and can be ignored or may prestársele attention. La información ignorada no es la última en haber entrado por mucho tiempo. The ignored information is not the last to have gone for long. La nueva información percibida rápidamente sobrescribe (enmascara) la antigua, un proceso que en ocasiones se describe como "interferencia". The new information quickly perceived overwrites (masks) the former, a process sometimes described as "interference". La información atendida no está sólo protegida de interferencias sino que es procesada por mecanismos de más alto nivel que entienden qué significa. The serviced information is not only protected from interference but is processed by higher-level mechanisms that understand what it means. Por ejemplo, una información en la SIS puede indicar que existe un punto rojo en una posición determinada, de modo que, cuando se atiende a esa información y la información es procesada visualmente, se determina que el punto rojo es una señal de Stop . For example, information in the SIS may indicate a red spot in a certain position, so that, when one looks at the information and the information is visually processed, it is determined that the red dot is a stop sign. Cuando la información es procesada de esta manera, puede codificarse en la Short-Term Store ( STS ). When the information is processed in this way, you can be encoded in the Short-Term Store (STS). En el cerebro humano, la STS tiene una capacidad de almacenamiento limitada (7 \pm 2 elementos) que "decae" y se vuelve inaccesible en cuestión de segundos (entre 12 y 30 segundos). In the human brain, STS has a limited storage capacity (7 \ pm 2 elements) that "decays" and becomes inaccessible in seconds (between 12 and 30 seconds). Además de decaer, la pérdida de información de la STS puede ocurrir por interferencia cuando nueva información desplaza información más antigua. Besides decay, loss of information may occur STS interference when new information moves older information. La interferencia no siempre provoca la pérdida de información, pero sí puede producir errores en la recuperación de la memoria cuando uno recuerda información que es similar pero no idéntica a la necesitada. Interference does not always cause information loss, but may cause errors in memory recovery when one recalls information that is similar but not identical to the need.

Existen dos formas de hacer perdurar la información en la memoria y permitir que se codifique en la Long-Term Store ( LTS ): There are two ways to endure the information in memory and allow it to be encoded in the Long-Term Store (LTS):

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Maintenance Rehearsal ( MR ) Maintenance Rehearsal (MR)

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Elaboration Rehearsal ( ER ) Elaboration Rehearsal (ER)

MR consiste en repetir mentalmente la información de forma que se mantenga activa y accesible en la memoria STS y se acabe codificando en la LTS . MR is mentally repeat the information so that it remains active and accessible in memory and runs STS codifying the LTS. ER consiste en elaborar la información para conseguir el mismo objetivo (esta segunda técnica funciona mejor que la primera). ER is to develop the information to achieve the same goal (this second technique works better than the first).

La memoria de larga duración puede almacenar una gran cantidad de información y puede mantener dicha información durante muy largos períodos de tiempo. Long-term memory can store a lot of information and can maintain this information for very long periods of time. Soporta muchos tipos de información, tales como hechos, acontecimientos, capacidades motoras o perceptivas, conocimientos de leyes físicas, modelos espaciales o entornos familiares, o actitudes y historias sobre uno mismo y los demás. It supports many types of information, such as facts, events, motor or perceptual skills, knowledge of physical laws, spatial patterns or familiar surroundings, or attitudes and stories about oneself and others. Muchos y diversos factores parecen afectar a la dificultad de acceder a memoria guardada en la LTS . Many different factors seem to affect the difficulty of accessing memory stored in the LTS. Algunos de estos factores son la similitud entre las condiciones actuales y las que existían cuando la memoria fue almacenada, el tiempo transcurrido desde que la memoria fue usada por última vez, su grado de ínter relatividad con otro conocimiento, o su exclusividad en relación a otra información contenida en la LTS . Some of these factors are the similarity between the current conditions and those that existed when the memory was stored, the time elapsed since the memory last time, the degree of inter relativity with other knowledge or exclusiveness was used relative to another information contained in the LTS. Buena parte de la investigación científica que queda por hacer se centra en especificar los efectos de estos factores en detalle y determinar los mecanismos que producen estos efectos. Much of the scientific research remains to be done focuses on specifying the effects of these factors in detail and determine the mechanisms that produce these effects.

Si se realiza una analogía con gestión documental, la institución sería la persona, el fondo documental, que es el conjunto de documentación que recibe y genera la persona, sería la STS , y la organización del archivo, que es la información estructurada y tratada por la persona, sería la LTS . If an analogy with document management is made, the institution would be the person, the documentary, which is the documentation set that receives and generates the person would be the STS, and file organization, which is structured and treated the person would be the LTS. Las búsquedas se realizan sobre el archivo, la LTS , porque está organizado con esa finalidad. Searches are performed on the file, the LTS, because it is organized for this purpose.

A continuación se realizará la descripción de una realización preferida de la invención, que contempla una realización de la invención en forma de un sistema para gestionar información, más concretamente, para gestionar ficheros electrónicos. A description of a preferred embodiment of the invention contemplates an embodiment of the invention as a system for managing information, more specifically, to manage electronic files is performed. Dicho sistema comprende un ordenador personal o de usuario final que presenta como sistema operativo Microsoft Windows XP , que como ya es conocido, incluye un sistema de archivos propio (puesto que no se trabaja directamente sobre el contenido de los ficheros electrónicos, no tiene sentido crear un nuevo sistema de archivos). This system comprises a personal or end - user computer posing as a Microsoft Windows XP operating system, which as is well known, includes an own file system (since it does not work directly on the contents of electronic files, it makes no sense to create a new file system). El sistema comprende también una pantalla de visualización a través de la cual se visualizan las diferentes interfaces gráficas de usuario; The system also comprises a display through which different GUIs are displayed; y un dispositivo apuntador, tal como un ratón, para que un usuario pueda interaccionar con dichas interfaces, conectados al ordenador. and a pointing device, such as a mouse, so that a user can interact with these interfaces, connected to the computer. Todos aquellos elementos de las interfaces que realizan una acción cuando el usuario actúa sobre ellos a través del ratón reciben el nombre de elementos de control, mientras que las acciones que realizan vienen generadas por señales de control. All elements of the interfaces that perform an action when the user acts upon them via mouse are called control elements, while the actions that are generated by control signals.

Dentro del sistema de archivos de Windows se crea una carpeta referenciada como "MEMO" a la que se envían todos los ficheros electrónicos (en la presente realización se trata de documentos del usuario) que debe gestionar la invención. Within the Windows file system folder referenced as "MEMO" to which all electronic files (in the present embodiment is user documents) to be handled by the invention are sent is created. El hecho de utilizar una carpeta puede facilitar la integración del sistema con productos ya existentes. The fact of using a folder can facilitate system integration with existing products. También es posible que existan documentos fuera del directorio, por ejemplo, en un servidor o localmente en el sistema de archivos del sistema operativo, o que dichos documentos tengan la forma de papel escrito. It is also possible that documents exist outside the directory, for example, on a server or locally in the file system of the operating system, or that such documents have the form of a written paper. En cualquiera de estos casos es necesario crear "ficheros localizadores" a estos documentos, siendo dichos "ficheros localizadores" creados y procesados de la misma manera que el resto de ficheros. In either case you need to create "file finders" to these documents, said "file finders" created and processed in the same way as other files. Además, en el caso de documentos en papel, otra posible solución puede ser digitalizar dichos documentos para que sean gestionados de la forma habitual. In addition, in the case of paper documents, another possible solution may be to scan the documents to be managed in the usual way.

Cada uno de dichos documentos tiene asignado un índice de accesibilidad que representa el uso que se hace de ellos. Each of these documents is assigned an accessibility index representing the use made of them. La manera de determinarlo debe ser proporcional a los accesos al documento con o sin modificación y debe tenerse en cuenta el momento en que se han producido estos accesos y la duración que han tenido. The way to determine this should be proportionate to access the document with or without modification and should be considered when they have produced these accesses and duration they have had. Volviendo a la comparación con la memoria humana, el hecho de abrir un fichero sin modificarlo (visualizarlo y/o imprimirlo) se puede contemplar como una operación de Maintenance Rehearsal ( MR ) o de mantenimiento de la información contenida en el documento, mientras que el hecho de abrir un documento y modificarlo (editarlo) se puede considerar como una operación de Elaboration Rehearsal ( ER ) o de elaboración. Returning to the comparison with human memory, the act of opening a file without changing (visualize and / or print) can be seen as an operation Maintenance Rehearsal (MR) or maintenance of the information contained in the document, while the by opening a document and change (edit) it can be considered as an operation elaboration Rehearsal (ER) or processing.

El valor del índice de accesibilidad obtenido para cada documento permite ordenar los documentos en una cola según la importancia que tienen para el usuario y la accesibilidad que deben tener (la manera de determinar el índice tiene que dar respuesta al uso que se hace de él por parte del usuario). The value of accessibility index obtained for each document can sort the documents in a queue according to their importance to the user and accessibility must have (how to determine the index must respond to the use made of it by the user). En la presente realización, la fórmula utilizada para determinar el índice de accesibilidad de un documento es: In the present embodiment, the formula used to determine the rate of accessibility of a document is:

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donde t es el instante de tiempo en que se determina el índice de accesibilidad, t _{i} es el instante que corresponde a la última vez que se abrió el fichero, t _{j} es el instante que corresponde a la última vez que se cerró el fichero, \alpha es un valor entre 0 y 1, y \beta es cualquier valor, siendo su valor por defecto 1. Básicamente, \beta modula la parte variable de la fórmula para provocar que el índice de accesibilidad sea más o menos disperso. where t is the time instant in which the accessibility index, t _ {i} is the instant corresponding to the last time the file, t _ opened {j} is the instant corresponding to the last time is determined the file is closed, \ alpha is a value between 0 and 1, and \ beta is any value, being the default value 1. Basically, \ beta modulates the variable part of the formula to cause the accessibility index is more or less dispersed.

De la fórmula se desprende que el primer documento de la cola, es decir, el más importante para el usuario, debe tener el índice de accesibilidad más elevado. Of the formula it shows that the first document in the queue, ie, the most important to the user, must have the highest rate of accessibility. Queda claro también que el índice de accesibilidad aumenta proporcionalmente al tiempo de uso del documento, con un factor de proporcionalidad que se hace más pequeño cuanto más grande sea el tiempo transcurrido desde el último cierre del fichero. It is also clear that the affordability index increases proportionally to the time of use of the document, with a proportionality factor that becomes smaller the bigger the time since the last time closing the file.

La manera de asignar a cada documento su índice de accesibilidad es la siguiente. The way of assigning each document its accessibility index is as follows.

Cuando se accede a un documento nuevo oa un documento con un índice de accesibilidad inferior a un valor determinado por una limitación de ficheros (pertenece a la memoria IM , que será descrita más adelante), se le asigna el índice de accesibilidad más alto, más concretamente, en la presente realización se le asigna el índice de accesibilidad del primer documento de la cola antes del acceso, más 1. Esto se realiza siguiendo una estrategia Last In First Out ( LIFO ), con la que se consigue que el documento más valorado por el usuario sea el que se ha guardado más tarde (el último documento al que accede es el primero en ser presentado al usuario o el más valorado). When accessing a new document or a document with an accessibility index below a certain value by limiting files (belongs to the IM memory, which will be described later), it is assigned the highest rate of accessibility, more specifically, in the present embodiment is assigned the accessibility index of the first document in the queue before the access, plus 1. This is done following a strategy Last in first Out (LIFO), with which it is achieved that the document most valued user whatever it is saved later (the last document to which access is the first to be presented to the user or the most valued). En el caso de que el documento accedido tenga un índice de accesibilidad igual o superior al valor determinado por la limitación de ficheros (pertenece a la memoria SM , que será descrita más adelante), la determinación de su índice de accesibilidad se realiza según la fórmula descrita. In the event that the document accessed has an accessibility index equal to or greater than the value determined by the limitation of files (part of the SM memory, which will be described later), the determination of the accessibility index is done according to the formula described.

En cualquiera de las dos situaciones anteriores, para el resto de documentos de la cola, cuando se cierra el documento accedido, se aplica la fórmula anterior, a excepción de aquellos documentos menos usados por el usuario. In any of the above situations, for the remaining documents from the queue, when the accessed document is closed, the above formula applies, except those documents least used by the user. A dichos documentos se les asigna un parámetro de desactivación cuando la función Such documents are assigned a parameter when the function off

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es inferior a 1, que indica que no es necesario recalcular el índice de accesibilidad hasta que no vuelva a ser accedido en algún momento futuro, puesto que el índice nuevo siempre será igual al índice viejo. It is less than 1, indicating that it is not necessary to recalculate the accessibility index until not be accessed again sometime in the future, since the new index will always be equal to the old index. Seleccionando adecuadamente el valor de la constante \alpha se pueden tener en cuenta más o menos ficheros atrás en el tiempo para recalcular el índice de accesibilidad. By properly selecting the value of the constant \ alpha can take into account more or less files back in time to recalculate the accessibility index.

En la presente realización preferida, cualquier documento que se encuentre abierto tiene el mismo índice de accesibilidad que tenía en el momento de ser abierto. In the present preferred embodiment, any document that is open has the same accessibility index had at the time of being opened. Alternativamente, el índice de accesibilidad de un documento abierto podría recalcularse cada cierto tiempo. Alternatively, the accessibility index for an open document could be recalculated periodically.

También podría considerarse la actualización del índice de accesibilidad de un fichero en base a acontecimientos futuros. It could also be considered the accessibility index update a file based on future events. Así, por ejemplo, si un usuario consulta cada lunes un documento determinado, el sistema podría incrementar automáticamente el índice de accesibilidad del documento, para que el lunes ocupe una de las posiciones más altas de la cola de documentos. For example, if a user queries each Monday a given document, the system may automatically increase the accessibility index the document, for Monday occupy one of the highest positions of the document queue.

El valor del índice de accesibilidad de un documento no depende directamente del resto de valores del índice de accesibilidad de los documentos de la cola. The index value of accessibility of a document does not directly depend on the remaining index values ​​accessibility of documents in the queue. Si un documento gana en importancia, ve aumentado su índice de accesibilidad y avanza en la cola de documentos hasta la posición posterior al primer documento que encuentra con un índice de accesibilidad superior. If a document gains in importance, its rate is increased accessibility and advances in the queue of documents to the document after the first encounter an accessibility index above position. Por lo tanto, es evidente que un documento nunca se desplaza hacia posiciones inferiores de la cola, sino que es desplazado por documentos que superan su índice de accesibilidad. Therefore, it is clear that a document never shifts to lower positions in the queue, but is displaced by documents that exceed their accessibility index. Nuevamente, este funcionamiento es análogo al del cerebro humano, en el que la nueva información sobrescribe a la vieja información debido a la limitación de la capacidad. Again, this operation is analogous to the human brain, in which the new information overwrites the old information due to limited capacity. Este mecanismo, tal como ya se ha comentado anteriormente, libra a la invención de recalcular el valor del índice de accesibilidad de la mayor parte de los documentos de la cola. This mechanism, as already mentioned above, the invention frees recalculating the index value accessibility most of the documents from the queue.

Es importante destacar que es necesario que el índice de accesibilidad sea disperso, de modo que sea muy poco probable que dos documentos coincidan en el mismo valor, evitándose conflictos al segmentar la cola de documentos. Importantly, it is necessary that the affordability index is dispersed, so that it is highly unlikely that two documents match the same value, avoiding conflicts by segmenting the document queue. Para ello, la fórmula para el cálculo del índice de accesibilidad presenta la constante \beta, cuyo valor hace que el índice de accesibilidad sea más o menos disperso, modulando la parte variable de la fórmula. To do this, the formula for calculating the accessibility index has constant \ beta, whose value makes the accessibility index is more or less dispersed modulating the variable part of the formula. \beta tiene como valor por defecto 1, aunque puede tomar cualquier valor. \ Beta has the default value 1, but can take any value.

En la presente realización preferida, la memoria en la que se almacenan los documentos se divide en memoria interna o Internal Memory ( IM ) y memoria superficial o Surface Memory ( SM ). In the present preferred embodiment, the memory in which are stored documents is divided into internal memory or Internal Memory (IM) and surface or Surface memory Memory (SM). Haciendo una nueva analogía con el cerebro humano, puede considerarse que la memoria interna está ubicada en la parte interior del cerebro, haciendo que la información sea menos accesible y que sea necesario realizar una búsqueda para recuperarla, mientras que la memoria superficial corresponde a la superficie del cerebro, haciendo que la información sea más accesible. Making a new analogy to the human brain, it can be considered that the internal memory is located in the inner part of the brain, making the information less accessible and is required to search to retrieve, while surface memory corresponds to the surface brain, making the information more accessible. Como es evidente, el propio funcionamiento del sistema lleva a que los documentos almacenados en la IM sean muchos más que los documentos almacenados en la SM . As is evident, the operation of the system itself leads to documents stored in the IM are many more documents stored in the SM. El número de ficheros presentes en la SM viene determinado por el usuario, siendo en la presente realización preferida de 8. The number of files present in the SM is determined by the user, being in the present preferred embodiment 8.

La presencia de un documento en la SM o en la IM depende exclusivamente de su índice de accesibilidad. The presence of a document in the SM or IM depends exclusively on its accessibility index. Aquellos documentos con mayor índice de accesibilidad son los que estarán, por razones obvias, en la SM (8 documentos en la presente realización preferida), con lo que serán más fácilmente accesibles, mientras que el resto de documentos de la cola estarán en la IM y será necesario realizar una búsqueda para acceder a ellos. Those documents more accessibility index are those that will, for obvious reasons, the SM (8 papers in this preferred embodiment), which will be more easily accessible, while the other documents in the queue will be in the IM and you will need to perform a search to access them.

El funcionamiento de la SM emula en cierto modo al mecanismo de la Short-Term Store ( STS ), mediante el cual nueva información se guarda a menudo sobre vieja información, generando interferencia, es decir, modificación de la información vieja que se puede recordar con errores en algunos casos. The operation of the SM emulates somewhat mechanism Short-Term Store (STS), whereby new information is stored often on old information, generating interference, ie, modification of old information can remember errors in some cases. Para el sistema objeto de la invención, el documento se mantiene íntegro pero pasa a un nuevo espacio que es la IM , en el que, como se ha comentado anteriormente, será necesario realizar una búsqueda cuando el usuario desee acceder a él. For the system of the invention, the document is kept full but becomes a new space is the IM, which, as discussed above, it is necessary to search when the user wants to access it. Cuando el usuario, tras el proceso de búsqueda, encuentre el documento y realice un acceso abriendo el documento, éste se incorporará de nuevo a la SM . When the user, after the search process, find the document and make access by opening the document, it will be added back to the SM. El usuario, en cualquier momento, puede retornar manualmente el documento a la IM , determinando el sistema el nuevo índice de accesibilidad del documento, dependiendo de la posición de la cola a la que ha sido movido. The user, at any time, can manually return the document to the IM system determining the new document accessibility index, depending on the position of the queue that has been moved. Igualmente, el usuario puede pasar un documento manualmente de la IM a la SM . Similarly, the user can manually move a document from IM to SM.

Los documentos de la memoria interna que ocupen las últimas posiciones (el usuario puede determinar que documentos deben ser) se guardan comprimidos con el objetivo de ahorrar memoria. Documents internal memory occupy the last positions (the user can determine which documents should be) tablets are stored in order to save memory. Teniendo en cuenta que el acceso a dichos documentos es mucho menor que el acceso a los documentos de la SM , el funcionamiento es del todo óptimo. Given that access to these documents is much less access to documents of the SM, the operation is quite optimal.

Con el tiempo, cada documento de la SM se sitúa en la posición que le corresponde dependiendo del uso que el usuario haga de él. Eventually, each document in the MS is in the position that corresponds depending on the user to use it. En el caso de que, en algún momento, el usuario desee cambiar manualmente el orden de los documentos, únicamente debe arrastrar el documento de una ubicación a otra y el sistema le asigna un índice de accesibilidad adecuado a la nueva posición que ocupa en la cola. In the event that, at some point, you want to change the order of the documents manually, you need only drag the document from one location to another and the system assigns an index appropriate access to the new position in the tail .

Igualmente, el usuario puede desear enviar un documento que se encuentra en la SM a la IM . Similarly, the user may wish to send a document found in the SM to the IM. Para ello, el usuario debe seleccionar el documento que desea enviar y pulsar sobre un icono destinado al envío a la IM presente en la interfaz gráfica de usuario correspondiente, o seleccionar la opción correspondiente en el menú contextual del documento. To do this, the user must select the document you want to send and click on an icon intended for shipment to the IM present in the corresponding graphical user interface, or select the appropriate option from the context menu of the document. En el caso de que el usuario envíe el documento a la IM , el sistema provoca la apertura de una ventana en la que se indica al usuario los atributos de búsqueda y los valores que tienen para el documento. In the event that the user sends the document to the IM, the system causes the opening of a window in which the user indicates the search attributes and values that have for the document. Los atributos que el usuario no haya valorado o que no valore en ese momento, quedan sin valor y no se pueden utilizar como criterio de búsquedas posteriores. The attributes that the user has not valued or not valued at the time, are worthless and can not be used as a criterion for subsequent searches.

Para pasar de la SM a la IM , el sistema asigna al documento un índice de accesibilidad suficientemente inferior para que el documento desaparezca automáticamente de la SM . To move from the SM to IM, the system assigns the document an accessibility index sufficiently lower for the document automatically disappears from the SM. Por ejemplo, sería suficiente con asignarle un índice de accesibilidad un punto inferior al valor del índice de accesibilidad del documento con mayor índice de accesibilidad de la IM . For example, it would be sufficient to assign an accessibility index less than the index value document accessibility greater accessibility index IM point. Otra opción puede ser solicitar al usuario la ubicación deseada del documento en la IM . Another option may be to prompt the user for the desired location of the document in the IM.

Así como la función de la SM es dotar al usuario de un acceso inmediato a los documentos que utiliza habitualmente y las búsquedas se limitan a la navegación visual que realiza el usuario sobre una interfaz gráfica de usuario generada por el sistema, en el caso de la IM , en la que el volumen de información es mucho mayor, es necesario organizar los documentos para su posterior recuperación mediante búsquedas. And the role of SM is to give the user immediate access to documents commonly used and searches are limited to visual navigation that takes the user on a graphical user interface generated by the system in case of IM, in which the volume of information is much higher, it is necessary to organize documents for later retrieval by searching. Para ello es necesario asignar a cada documento una serie de atributos de búsqueda, siempre antes de que el documento "caiga" a la IM , es decir, cuando un documento se desplace de la SM a la IM por la propia dinámica de gestión documental del sistema, no existe la oportunidad de valorar campos de búsqueda que no hayan sido valorados anteriormente. This requires assigning each document a number of search attributes, always before the document "fall" to the IM, that is, when a document moves from the SM to the IM by the dynamics of document management system, there is no opportunity to evaluate search fields that have not been rated previously. La óptima asignación de dichos atributos a los documentos debe basarse en la automatización de la clasificación de dichos documentos, manteniendo a su vez la posibilidad de que el usuario los asigne manualmente utilizando sus propios mecanismos de ordenación. The optimal allocation of these attributes to documents must be based on sorting automation of these documents, while maintaining the possibility that the user manually assigned using its own management mechanisms.

Existen dos tipos de asignación de atributos a documentos: las realizadas explícitamente por el usuario y las realizadas de forma automática por el sistema. There are two types of attribute mapping documents: explicitly by the user and performed automatically by the system. Aunque es determinante la participación del usuario en la asignación de dichos atributos, puesto que es el que tiene mayor conocimiento de su propia información, también es cierto el elevado tiempo de dedicación requerido y la dificultad en determinar los valores adecuados para las parejas categoría-valor. Although determining your participation in the allocation of these attributes, since it is the one with greater knowledge of their own information, it is also true the large time commitment required and the difficulty in determining the appropriate values ​​for couples category-value . Así, la clasificación de los documentos se basará principalmente en la clasificación automática por parte del sistema. Thus, the classification of documents is mainly based on automatic classification by the system. Dichos procesos de clasificación automáticos se basan en el análisis del contexto del usuario. Such processes automatic classification is based on analysis of user context.

En la presente realización preferida se pueden utilizar dos métodos de análisis de contexto: el estado del sistema en el momento en que el usuario accede a un documento, y la propagación de atributos hacia documentos relaciona- In the present preferred embodiment can use two methods of analysis context: the system state at the time the user accesses a document, and spread attributes to documents relaciona-
dos. two.

En el caso del análisis de contexto según acceso, cuando un documento es creado o accedido, el sistema aprovecha para asignar atributos a partir del contexto de la sesión del usuario. In the case of context analysis as access, when a document is created or accessed, the system uses to assign attributes from the context of the user session. Para ello utiliza dos mecanismos: el primero utiliza ayuda de las aplicaciones, mientras que el segundo utiliza las entradas del usuario existentes. It uses two mechanisms: the first uses aid applications, while the second uses existing user inputs.

En el primer caso, puesto que la mayoría de usuarios utilizan habitualmente un conjunto pequeño de aplicaciones y éstas a su vez crean la mayoría de documentos del usuario, es necesario monitorizar dichas aplicaciones para obtener pistas acerca del contexto del usuario y poder utilizarlas para asignar atributos a los documentos. In the first case, since most users usually use a small set of applications and these in turn create the most user documents, it is necessary to monitor these applications for clues about the context of the user and to use them to assign attributes to documents. Por ejemplo, si un usuario guarda un documento adjunto a un email con asunto "RE: Informe de marketing", es evidente que el documento adjunto estará relacionado con "marketing" e "informe". For example, if a user saves a document attached to an email with subject line "RE: Marketing Report", it is clear that the attachment will be related to "marketing" and "report".

En el segundo caso, es posible extraer información de las entradas realizadas por el usuario, tales como el nombre del fichero o el directorio al que pertenece, así como de las consultas que realiza el usuario. In the second case, it is possible to extract information from entries made by the user, such as the file name or directory belongs, and consultations made by the user. Si, por ejemplo, el usuario realiza una búsqueda sobre "sistema de ficheros semántico" y escoge un documento que únicamente tiene asignado el atributo "semántico", el resto de atributos "fichero" y "sistema" deben aplicarse al documento. If, for example, the user performs a search on "semantic system files" and choose a document that has only assigned the "semantic" attribute, the rest of "file" attributes and "system" should be applied to the document. También, si se presenta el resultado de una búsqueda en el orden que se considere más relevante, se puede utilizar como indicativo de éxito o fallo la posición del documento escogido por el usuario. Also, if a search result is presented in the order that is considered most relevant, it can be used as an indication of success or failure position chosen by the user document. Del mismo modo, es posible pedir al usuario que puntúe el resultado de la búsqueda a posteriori . Likewise, you may ask the user to rate the search results afterwards.

En el caso del análisis de contexto según relaciones entre documentos, si se establecen conjuntos de documentos interrelacionados, es posible compartir atributos entre dichos documentos, evitándose la asignación individual de atributos a documentos difíciles de clasificar. In the case of context analysis as relations between documents, if interrelated sets of documents are set, attributes can be shared between these documents, obviating the individual attribute mapping difficult to classify documents. En la presente realización es posible utilizar dos métodos diferentes para crear relaciones de manera automática entre documentos: In the present embodiment can use two different methods to create relationships between documents automatically:

1. one.
Patrones de acceso del usuario. User access patterns. Si, por ejemplo, el usuario accede a "SemanticFS.ps" ya "Gopal.ps" ya continuación realiza la actualización de "realted.tex", es más que probable que exista una relación entre estos tres documentos. If, for example, the user accesses "SemanticFS.ps" and "Gopal.ps" and then upgrade from "realted.tex" it is more than likely that there is a relationship between these three documents. En consecuencia, acceder a "related.tex" y crear "Memo.ps" puede indicar una relación transitiva. Consequently, access "related.tex" and create "Memo.ps" may indicate a transitive relationship.

2. two.
Similitud de contenidos entre ficheros potencialmente relacionados . Content similarity between potentially related files. Únicamente es necesario realizar un análisis de contenido de los documentos y detectar similitudes de contenido entre varios documentos, de modo que se utiliza para definir relaciones basadas en el contenido y propagar los atributos automáticamente. You only need to perform a content analysis of documents and detect similarities in content between multiple documents, so that is used to define relationships based on the content and attributes automatically propagate. Por ejemplo, diferentes versiones de un mismo documento se identifican fácilmente por su contenido y se pueden relacionar. For example, different versions of a document are easily identified by their content and can relate. Además, el análisis de las diferencias entre versiones de un mismo documento permite crear atributos específicos para cada versión, facilitando al usuario la tarea de localizar una versión concreta. In addition, analysis of the differences between versions of the same document creates specific attributes for each version, providing the user with the task of locating a particular version.

Dentro de la clasificación manual de documentos, se incluyen los siguientes mecanismos: : Within the manual document classification, the following mechanisms are included

1. one.
Asignación de un documento a una pila de documentos (para documentos sin clasificar); Assigning a document to a stack of documents (for unclassified documents); y Y

2. two.
Asignación manual de valores a atributos (campos) definidos por el usuario, usando el método de asignación de un documento a una pareja atributo-valor. Manual assignment of values ​​to attributes (fields) user defined, using the method of assigning a document to a partner attribute value.

1. El mecanismo de pilas se utiliza en el contexto de los documentos pendientes de clasificar y se implementa con iconos específicos distribuidos por el propio usuario en la interfaz gráfica de usuario generada por el sistema. 1. The mechanism of batteries used in the context of the pending classified documents and is implemented with specific icons distributed by the user on the GUI generated by the system. Dichos iconos autocontienen los documentos que el usuario ha arrastrado sobre ellos. These icons autocontienen documents the user has dragged on them. Además, el usuario puede crear en cualquier momento una pila nueva de documentos desde un menú contextual. In addition, the user can create at any time a new stack of documents from a context menu. Una pila no tiene nombre para el usuario, pero si una localización específica dentro de la interfaz gráfica, aunque existe la posibilidad de que el usuario pueda asignarle un nombre. A stack has no name for the user, but if a specific location within the graphical interface, although there is the possibility that the user can assign a name. El usuario puede arrastrar cualquier documento sobre una pila pero sin sobrepasar la capacidad máxima de la pila (en la presente realización, por ejemplo, 10 elementos). The user can drag any document on a stack without exceeding the maximum capacity of the battery (in the present embodiment, for example, 10 elements). Un documento debe pertenecer a una sola pila, y el icono representativo de la pila debe indicar el número de documentos que contiene. A document must belong to a single stack, and the representative battery icon should indicate the number of documents it contains. El usuario puede acceder de forma rápida a los documentos de la pila situándose sobre el icono; The user can quickly access to documents of the stack being placed on the icon; el sistema despliega entonces una ventana emergente limitada a no más de 10 elementos (capacidad máxima de la pila) con información del tipo de documento y el nombre. The system then displays a pop-up window limited to no more than 10 elements (maximum capacity of the battery) with information on the document type and name. Los documentos aparecen en orden cronológico inverso al tiempo que fueron añadidos a la pila ( FIFO ), pudiendo el usuario sacar un elemento de la pila en cualquier momento, ya sea arrastrando la entrada de la lista de los documentos o pulsando sobre una opción de "eliminar" presente en el menú contextual de documento o mediante un icono o botón en la interfaz gráfica de usuario correspondiente. Documents appear in reverse chronological order while they were added to the stack (FIFO), the user can remove an item from the stack at any time, either by dragging the list entry of documents or by clicking on an option " delete "from the context menu present document or by an icon or button on the graphical user interface accordingly. El documento eliminado se presenta en el centro de la interfaz, y puede ser arrastrado por el usuario a otra pila. The removed document is presented in the center of the interface, and can be pulled by the user to another stack.

También existe la posibilidad de arrastrar una pila sobre otra pila, reordenándose los documentos en función de la fecha más alta en cada una de las respectivas pilas. It is also possible to drag a pile on another stack, rearranging the documents on the basis of the highest in each of the respective stacks date. Si la capacidad de la pila resultante supera la capacidad máxima permitida, la operación no se realiza. If the capacity of the resulting stack exceeds the maximum allowed capacity, the operation is not performed. Existe la posibilidad de eliminar una pila entera (menú contextual de la pila, botón o icono, etc.), distribuyéndose, en este caso, los documentos por toda la interfaz gráfica. There is the possibility of eliminating an entire stack (stack context menu button or icon, etc.), distributed in this case, documents throughout the GUI.

2. El método de asignación de documentos a una pareja atributo-valor se utiliza cuando el usuario agrega un nuevo documento al sistema o en cualquier momento que se le pida asignar atributos a un documento. 2. The method of assigning documents to a pair attribute value is used when the user adds a new document to the system or any time be asked to assign attributes to a document. Este mecanismo funciona de forma parecida al de las pilas, pero en este caso, el usuario arrastra el documento a un icono que simboliza el atributo. This mechanism works similarly to batteries, but in this case, the user drags the document to an icon symbolizing the attribute. Al situarse sobre el atributo, se muestran los valores más relevantes en forma de satélites sobre el planeta atributo. When placed on the attribute, the most relevant values ​​are displayed as the attribute planet satellites. El usuario puede arrastrar el documento sobre cualquiera de dichos satélites o, en caso de no encontrar ningún satélite adecuado, sobre el planeta correspondiente al atributo. The user can drag the document on any of these satellites or, if not find any suitable satellite, the corresponding attribute planet. En este último caso, el sistema muestra el resto de valores existentes en formato de lista emergente, similar a la lista de documentos de una pila. In the latter case, the system displays the existing values ​​other format pop-up list, similar to the list of documents in a stack. La navegación por la lista emergente es rápida porque el número de valores está limitado a un número visible de una sola vez. Navigating the pop-up list is quick because the number of values ​​is limited to a number of visible once. Si la lista no excede un número máximo de valores, el usuario puede crear un nuevo valor, mostrándose inmediatamente como un nuevo satélite dentro del planeta correspondiente al atributo. If the list does not exceed a maximum number of values, the user can create a new value, showing immediately as a new satellite in the corresponding attribute planet. Es importante destacar que un mismo documento puede arrastrarse a cuantos atributos-valor desee el usuario. Importantly, the same document can crawl few attributes-value desired by the user. También es posible realizar un método de asignación a un documento de una pareja atributo-valor, es decir, realizar la asignación en el sentido contrario. It is also possible to perform a method of assigning a document to a partner attribute-value, ie, perform allocation in the opposite direction. En este caso, los atributos se arrastran a través de la interfaz sobre los documentos, pudiéndose arrastrar un mismo atributo sobre tantos documentos como desee el usuario. In this case, attributes crawl through the interface on the documents, being able to drag the same attribute on many documents as the user desires.

Queda claro pues que para recuperar un documento de la IM será necesario realizar una búsqueda sobre ellos, debido al volumen de documentos almacenados. It is clear therefore that to retrieve a document from the IM will be necessary to perform a search on them, due to the volume of stored documents. El sistema contempla que dicha búsqueda pueda realizarse sobre los atributos de búsqueda de los documentos, por nombre directamente sobre la cola de ficheros de una u otra zona, o pulsando sobre un icono flecha presente en la interfaz gráfica que muestra los documentos de la IM , para pasar de una interfaz a otra, y así sucesivamente. The system contemplates that such a search can be performed on the attributes of search for documents by name directly on the queue files either zone, or by clicking on an icon arrow on the graphical interface showing Documents IM, to move from one interface to another, and so on. Esta última opción únicamente será eficiente cuando el documento que se pretende recuperar no tenga un índice de accesibilidad muy bajo (no se encuentre en una posición muy baja de la cola de documentos). The latter option will only be effective when the document to be recovered does not have a very low rate of accessibility (it is not in a very low position of the document queue).

Otra posibilidad para facilitar las búsquedas se basa en establecer relaciones categorizadas entre documentos, de manera que se puede acceder rápidamente a documentos con un índice de accesibilidad no necesariamente elevado pero que tienen una determinada relación con el documento que se está trabajando o que se ha obtenido como resultado de un proceso de búsqueda. Another possibility to facilitate searches is based on establishing categorized relationships between documents, so that you can quickly access documents with an accessibility index not necessarily high but have a certain relationship with the document being worked or has obtained as a result of a search process. La existencia de una relación categorizada se muestra en la interfaz gráfica de usuario junto al documento. The existence of a relationship categorized shown in GUI next to the document.

Cada tipo de memoria, es decir, la memoria interna ( IM ) y la memoria superficial ( SM ) puede estar subdividida en varias zonas. Each type of memory, that is, the internal memory (IM) and surface memory (SM) can be subdivided into several zones. La presente realización preferida contempla la división de dichas memorias en una zona personal ( PeZ ) y una zona profesional ( PrZ ), aunque también es posible la utilización de otras zonas o incluso la creación de zonas nuevas por parte del usuario. The present preferred embodiment contemplates the division of said memories in a personal zone (PEZ) and a professional area (PRZ), although it is also possible to use other parts or even the creation of new zones by the user. Cada una de dichas zonas presenta una interfaz gráfica de usuario del tamaño de la pantalla de visualización. Each of these areas has a GUI-sized display screen. El usuario configura en el sistema la distribución horaria de su jornada, indicando qué franjas horarias corresponden a su vida profesional y cuales a su vida personal. The user configures the system the time distribution of their day, indicating which time slots correspond to your professional life and your personal life which. Cuando el usuario accede al sistema, visualiza el panel de la SM correspondiente a la zona profesional o personal, dependiendo de la hora del día. When the user accesses the system, displays the panel corresponding to the professional or personal area, depending on the time of day SM. Cabe destacar que un mismo documento puede pertenecer al mismo tiempo a la zona personal ya la zona profesional, sin que ello implique un doble consumo de memoria física del ordenador personal, pudiendo tener un índice de accesibilidad distinto para cada una de las zonas. It is noteworthy that the same document can belong simultaneously to the personal area and professional area, without implying a double physical memory consumption of the personal computer, may have a different accessibility index for each of the zones. Desde el punto de vista de organización interna del sistema, son la zona personal y la zona profesional las que están divididas en los dos tipos de memoria ( SM y IM ). From the point of view of internal organization of the system are the personal area and professional area which are divided into two types of memory (SM and IM).

El sistema establece una contraseña para ser accedido y puede indicar si se aplica para una de las zonas o para ambas. The system sets a password to be accessed and can indicate if applied to one or both areas. Si se desea, el sistema permite tener para las dos zonas contraseñas independientes. If desired, the system allows for two separate passwords areas. Del mismo modo, es posible abrir el sistema por la zona activa por defecto sin contraseña, y solicitar una contraseña para cambiar de zona. Similarly, you can open the system by default hotspot without a password, and require a password to change zones.

El valor de \alpha y \beta de la fórmula para el cálculo del índice de accesibilidad puede ser diferente y personalizable para cada una de las zonas. The value of \ alpha and \ beta of the formula for calculating the accessibility index may be different and customizable for each of the areas.

En el caso de que el ordenador personal del sistema se conecte a una LAN , es posible realizar un espejo de la memoria de ficheros o solamente de una de las zonas, en un servidor. In the event that the personal computer system connects to a LAN, it is possible to mirror memory files or only one of the areas on a server. Un administrador de la LAN puede consultar y acceder a los ficheros de un determinado usuario tanto de la zona profesional como de la zona personal, pero sin utilizar las estructuras de organización y recuperación del usuario, es decir, el administrador únicamente tiene acceso a los contenidos. A LAN administrator can view and access files of a given user both professional area and personal area, but without using the organizational structures and recovery of the user, ie, the administrator only has access to content . También es posible que administrador tenga asignada una contraseña propia, de modo que cuando acceda a los documentos de un usuario, dichos documentos se ordenen según las estructuras organizativas del administrador y no del usuario. You may also be assigned a password manager itself, so that when you access a user's documents, these documents are ordered according to organizational structures and non-administrator user.

En cualquier momento el usuario puede desear conmutar entre la zona personal y la zona profesional. At any time the user may wish to switch between personal and professional zone area. Para ello, se dispone de un icono en una interfaz gráfica del sistema. To do this, there is an icon in a graphical interface system.

También existe la posibilidad de que el usuario desee enviar un documento de la zona profesional a la personal o viceversa. There is also the possibility that the user wishes to send a document from the professional to the personal area or vice versa. En este caso, el envío se puede realizar mediante un icono o botón destinado a ello, o mediante una opción del menú contextual del documento. In this case, the shipment can be done by an icon or button allocated, or through the context menu of the document. El envío de un documento de una zona a otra equivale a mover el documento, es decir, el documento deja de pertenecer a la zona activa. Sending a document from one area to another is equivalent to moving the document, ie the document ceases to belong to the active zone.

Si el usuario desea copiar un documento de la zona personal a la profesional o viceversa, debe seleccionar el documento de la zona activa y copiarlo a la otra zona mediante una opción de su menú contextual o pulsando sobre un icono existente para este fin. If the user wants to copy a document from personal to professional area or vice versa, you must select the document from the active zone and copy it to the other zone by an option from its context or by clicking on an existing icon menu for this purpose. Copiar un documento a la otra zona supone que el documento sigue existiendo en la zona activa. Copying a document to another area assumes that the document remains in the active zone.

Ante la existencia de la zona profesional y la zona personal, es necesario realizar una indización de los ficheros electrónicos. In the presence of professional area and personal area, it is necessary to perform indexing electronic files. El sistema utiliza dos colas de ordenación por uso: una cola para los ficheros personales y una cola para los ficheros profesionales. The system uses two queues sorting by use: a queue for personal files and queue for professional files. Cada una de estas colas está ordenada según el índice de accesibilidad de los ficheros que la componen y sus elementos son punteros a las posiciones de memoria en las que están almacenados dichos ficheros. Each of these queues is sorted by the accessibility index of files composing and its elements are pointers to memory locations where these files are stored. Un mismo fichero físico puede estar referenciado en cada una de las colas, por lo que si un mismo fichero tiene dos referencias significa que está duplicado en la zona personal y la zona profesional, aunque los valores del índice de accesibilidad son diferentes. A single physical file may be referenced in each of the queues, so if the same file has two references there is a duplicate in the personal and professional zone area, although the accessibility index values ​​are different.

A partir de todo lo descrito hasta el momento, se va a realizar a continuación una descripción de la realización preferida del procedimiento para gestionar información, objeto de la invención. From what described so far, it is to be performed following a description of the preferred embodiment of the process for managing information, object of the invention.

Como se puede ver en la figura 1, después de una etapa 100 de inicio, el procedimiento comprende una etapa 101 en la que se accede a un documento. As seen in Figure 1, after a start step 100, the method includes a step 101 in which access to a document. El acceso a dicho documento puede deberse a que ha sido enviado, movido o copiado desde el sistema de archivos de Microsoft Windows , o que se ha abierto un documento existente o un documento nuevo. Access to this document may be because it has been sent, moved or copied from the file system of Microsoft Windows, or has open an existing document or a new document. Si se ha abierto un documento existente puede haber sido modificado (edición) o puede no haber sido modificado (visualización/impresión). If you open an existing document may have been modified (edit) or may not have been modified (display / printing). Si se trata de un documento nuevo, muy probablemente habrá existido una edición del mismo. If this is a new document, there will most probably been an issue of it. Sea cual sea el caso, en una etapa 102, se cierra el documento, lo que provoca, en una etapa 103, una asignación automática al documento de atributos de búsqueda según el contexto de la sesión del usuario, para posteriormente solicitar, en una etapa 104, la asignación manual de atributos de búsqueda por parte del usuario. Whatever the case, in a step 102, the document is closed, which causes, in a step 103, an automatic the document search attribute assignment in context of the user session, to subsequently request, in a step 104, manual search attribute mapping by the user. En dicha etapa 104 es posible mostrar los atributos asignados automáticamente para que el usuario los modifique o los valide. In said step 104 can automatically display the attributes assigned to the user to modify or confirm.

A continuación, en una etapa 105, se realiza la verificación de la existencia de un documento duplicado. Then, in a step 105, verification of the existence of a duplicate document is performed. En caso de resultado afirmativo, se comunica al usuario, en una etapa 106, la existencia de dicho documento duplicado y se termina el procedimiento. If affirmative, the user is informed in a step 106, the existence of the duplicate document and the procedure is terminated. En caso de resultado negativo, en una etapa 107, se realiza la determinación del índice de accesibilidad del documento. If negative, in a step 107, the determination of the accessibility of the document is performed. En el caso de tratarse de un documento nuevo o de un documento de la IM , es necesario que ocupe la primera posición de la cola de documentos, por lo que se suma un punto al índice de accesibilidad del documento que ocupaba el primer lugar de la cola, antes de que el documento fuera accedido. In the case of a new document or a document from the IM, it is necessary to occupy the first position of the queue of documents, so a point is added to the index of accessibility of the document that ranked first in the tail, before the document was accessed. En el caso de un documento de la SM , la determinación del índice de accesibilidad se realiza a partir de la fórmula descrita anteriormente. In the case of a document of the SM, determining the accessibility index is from the formula described above. En una etapa 108, se asigna el índice de accesibilidad obtenido al documento, mientras que se recalcula, en una etapa 109, el índice de accesibilidad de cada uno de los documentos que forman parte de la cola, excepto para aquellos documentos que tienen asignado un atributo de desactivación porque llevan mucho tiempo sin ser accedidos. In a step 108, the accessibility index obtained document is assigned, while recalculates in a step 109, the accessibility index of each of the documents that are part of the queue, except for those documents that are assigned a deactivation attribute that are time without being accessed.

Una vez determinados y asignados todos los índices de accesibilidad, se procede, en una etapa 110, a ordenar los documentos de la cola a partir de sus índices de accesibilidad, de manera que los documentos avanzan en la cola hasta la posición posterior al primer documento con un índice de accesibilidad superior, lo que supone desplazar hacia posiciones inferiores a los documentos con índice de accesibilidad menor. Once determined and assigned all accessibility rates, one proceeds, in a step 110, to sort the documents from the queue from their accessibility indices, so that the documents are moving in the queue until the rear position to the first document with an index greater accessibility, which means lower scroll documents with less accessibility index positions. Cuando todos los documentos han sido posicionados en la cola, se asigna, en una etapa 111, a los 8 documentos que ocupan las posiciones más altas, es decir, a los 8 documentos con índice de accesibilidad más alto, un atributo de recuperación para indicar que forman parte de la SM . When all documents have been positioned in the queue is assigned, in a step 111, the 8 documents occupy the highest positions, ie to 8 documents index higher accessibility, an attribute of retrieval to indicate as part of the SM. Todos los documentos que no tienen asignado dicho atributo de recuperación se entiende que forman parte de la IM . All documents that are not assigned the attribute retrieval means as part of the IM. En una etapa 112, los documentos que forman parte de la SM son mostrados al usuario mediante una interfaz gráfica de usuario, para que puedan ser accedidos con la simple navegación visual a través de dicha interfaz gráfica. In a step 112, the documents that are part of the SM are displayed to the user through a graphical user interface that can be accessed with simple visual navigation through this GUI.

Es importante destacar que alguna de las etapas citadas puede realizarse en otras posiciones dentro del procedimiento. Importantly, some of said steps can be performed in other positions within the procedure. Así, por ejemplo, la etapa 109 de determinación del nuevo índice de accesibilidad de los documentos de la cola podría realizarse a intervalos predeterminados de tiempo, sin esperar que un documento haya sido accedido. For example, step 109 of determining the new index document accessibility tail could be performed at predetermined intervals of time without waiting for a document has been accessed. Lo mismo sucede con la etapa 104 de asignación manual de atributos de búsqueda, que podría repetirse en el tiempo según conveniencia del usuario. The same applies to step 104 manual search attribute mapping, which could be repeated over time according to user convenience.

Por otro lado, pueden existir también otras etapas no contempladas en el procedimiento porque no tienen una posición definida en el tiempo. Furthermore, there may also be other steps not included in the process because they have no defined position in time. Por ejemplo, puede existir una etapa de modificación del índice de accesibilidad de un documento por parte del usuario, el cual puede arrastrar cualquier documento a una nueva posición en la cola; For example, there may be a step of modifying the accessibility index of a document by the user, which can drag any document to a new position in the queue; una etapa de exportación de la cola de documentos, junto con sus atributos, para realizar, por ejemplo, una copia de seguridad; a step of exporting document queue, along with its attributes, for, for example, a backup; o una etapa de importación de por lo menos un documento para, por ejemplo, recuperar una copia de seguridad. or a step of importing at least one document, for example, retrieve a backup.

Es importante destacar también que el procedimiento descrito es el mismo tanto para la zona profesional como la zona personal. It is also important to note that the procedure is the same for both professional area and personal area.

Puesto que el sistema genera una multitud de diferentes interfaces gráficas de usuario, a continuación se describirán algunos ejemplos que incluyen algunos de los elementos de control más importantes. Since the system generates a multitude of different graphical user interfaces, some examples which include some of the most important elements of control will be described. Queda claro que la generación de las interfaces gráficas de usuario, que es una parte mínima del objetivo del sistema, sirve principalmente para facilitar la interacción entre el usuario y dicho sistema. Clearly, the generation of graphical user interfaces, which is a fraction of the target system, serves mainly to facilitate interaction between the user and the system. A partir de dicha interacción, el sistema obtiene los datos necesarios para realizar acciones determinadas. From this interaction, the system obtains the data necessary to perform certain actions.

Como se puede ver en la figura 2, el sistema genera una interfaz gráfica de usuario 1 del tamaño de la pantalla de visualización, correspondiente a una de las zonas (profesional o personal). As seen in Figure 2, the system generates a graphical user interface one size display screen, corresponding to one of the areas (professional or personal). Dicha interfaz 1, por defecto, al iniciarse el sistema, muestra los documentos 2 de la memoria superficial ( SM ), más concretamente, los 8 documentos con mayor índice de accesibilidad de la cola de documentos (tienen asignado el atributo de recuperación), correspondientes a la zona activa en la hora del día, en su parte derecha la. This interface 1, the default, at system startup, displays documents 2 surface memory (SM), more specifically, eight documents with the highest accessibility document queue (assigned the attribute recovery) corresponding the active area on the time of day, on the right part. Los documentos 2 dentro de la interfaz 1 están ordenados por defecto según su índice de accesibilidad 3. Documents 2 within the interface 1 are sorted by default accessibility index 3.

Un documento 2 en cuestión, desaparecerá de la interfaz 1 en el momento que la capacidad del mismo esté llena y su índice de accesibilidad 3 sea inferior al del resto de documentos de la interfaz. A document 2 in question, will disappear from the interface 1 when the capacity thereof is filled and accessibility index 3 is less than the rest of the interface documents. En cierta manera será como si el documento hubiese sido olvidado por el usuario por interferencia de nuevos documentos, pero el documento seguirá guardado en la memoria interna ( IM ). In a way it will be as if the document had been forgotten by the user interference new document, but the document still stored in the internal memory (IM). Como ya se ha comentado anteriormente, la capacidad máxima de la interfaz 1 viene determinada por el usuario, siempre teniendo en cuenta las características de la pantalla de visualización y las limitaciones físicas de la visión humana. As already discussed above, the maximum capacity of the interface 1 is determined by the user, taking into account the characteristics of the display screen and the physical limitations of human vision.

Como también se puede ver en la figura 2, el sistema no substituye o enmascara para nada el sistema de archivos del sistema operativo Microsoft Windows XP . As can also be seen in Figure 2, the system does not replace or masks for all the file system of Microsoft Windows XP operating system. En la parte izquierda 1b de la interfaz 1 se muestra la estructura de carpetas 4 propia de dicho sistema operativo, en la que se puede observar el directorio 5 que almacena todos los documentos gestionados por el sistema. On the left side 1b 1 interface structure 4 itself folders that operating system, in which one can observe the five directory that stores all documents managed by the system shown. Además, como se ha comentado anteriormente, es posible que el sistema gestione ficheros que no se encuentran en el directorio 5, estableciendo un enlace a los mismos. Moreover, as discussed above, the system may manage files that are not in the directory 5, establishing a link thereto. Por cuestiones de claridad, cuando se abre el directorio "Memo", los ficheros que no se encuentran físicamente en la carpeta se indican visualmente con una marca, para que el usuario, si lo desea, pueda hacer una captura hacia adentro de la carpeta. For clarity, when the "Memo" directory is opened, the files are not physically in the folder visually indicated by a mark, for the user, if desired, can make a catch back inside the folder. Los ficheros enlazados también son visibles desde fuera del sistema, mientras que el resto de fichero no lo son. Linked files are also visible from outside the system, while the other file are not. Cuando se visualizan desde fuera, los ficheros aparecen marcados para indicar al usuario que se trata de ficheros enlazados. When viewed from outside, the files are marked to indicate to the user that is linked files.

Así mismo, cualquier fichero externo a la carpeta "Memo", perteneciente al sistema de archivos del sistema operativo, que sea accedido, queda automáticamente enlazado con el sistema. Likewise, any external to belonging to the file system of the operating system "Memo" folder file that is accessed, it is automatically linked to the system. De este modo, a lo largo del tiempo, todos aquellos ficheros que hayan sido accedidos por el usuario por lo menos una vez, estarán enlazados con el sistema, excepto aquellos ficheros que el usuario decida desenlazar. Thus, over time, all files that have been accessed by the user at least once, will be linked to the system, except those files that the user decides to unlink.

En la figura 3 puede verse una interfaz gráfica de usuario 6, a partir de la cual se realiza el paso de la zona personal a profesional y viceversa. In figure 3 we can see a graphical user interface 6, from which the passage of the personal area professional and vice versa is performed. Para ello, la interfaz cuenta con una barra de operaciones 7 que integra un elemento de control 8 para realizar dicho cambio de zona, de modo que cuando el usuario actúa sobre dicho elemento de control 8 mediante el ratón, se genera una señal de control que provoca el cambio de zona, mostrándose una nueva interfaz con los documentos de la SM de la zona correspondiente. For this the interface has an operation bar 7 which includes a control element 8 for such a change of area, so that when the user operates said control member 8 by the mouse, a control signal is generated that It causes the change of area, showing a new interface documents SM corresponding zone. En dicha figura 3, los documentos 2 se muestran en forma de iconos, estando ordenados según su índice de accesibilidad de izquierda a derecha y de arriba a abajo (dicha ordenación puede venir determinada por el propio usuario). In said Figure 3 documents 2 are shown as icons, being ordered by their accessibility index from left to right and top to bottom (this arrangement can be determined by the user). Además, la barra de operaciones 7 muestra las operaciones más habituales respecto el control de las zonas. In addition, the operation bar 7 shows the most common operations for control areas.

Como puede verse en la figura 4, el sistema comprende también una interfaz gráfica de usuario 9 para realizar la asignación de atributos a los documentos 2. La interfaz 9 comprende una barra de operaciones 10 que integra un elemento de control 11, 12, 13 para cada grupo de atributos ("Urgente", "Autor", y "Proyecto"), de modo que el usuario únicamente debe arrastrar el documento 2 sobre el atributo 11; As shown in Figure 4, the system also comprises a graphical user interface 9 to perform the assignment of attributes to documents 2. The interface 9 comprises a bar 10 which integrates operations a control element 11, 12, 13 for each group of attributes ( "Urgent", "Author" and "Project"), so that the user only drag the paper 2 on the attribute 11; 12; 12; 13 que quiera asignarle. 13 to assign. Dichos atributos están ordenados según el uso que hace de ellos el usuario. These attributes are ordered according to the use made of them the user. Cuando el documento se dispone, por ejemplo, sobre el elemento de control 11 que corresponde al atributo "Urgente", se genera una señal de control que provoca la aparición de los diferentes valores que engloba el atributo, en forma de un menú desplegable. When the document is available, for example, the control element 11 which corresponds to the attribute "Urgent", a control signal that causes the appearance of the different values ​​that includes the attribute, in the form of a menu is generated. El usuario debe arrastrar el documento 2 sobre el valor deseado y soltar el botón del ratón para que se genere una señal de control que asigne dicho valor al documento. The user must drag the paper 2 on the desired value and release the mouse button for a control signal to assign this value to the document is generated. También es posible asignar el atributo general 11; It is also possible to assign the general attribute 11; 12; 12; 13 al documento si ninguno de los valores corresponde al deseado. 13 the document if any of the values ​​corresponding to the desired. Para ello, el usuario debe arrastrar el documento sobre el atributo 11 y soltar el botón del ratón, lo que genera en el sistema una señal de control que asigna el atributo 11 al documento. To do this, the user must drag the document on the attribute 11 and release the mouse button, generating a signal in the system control 11 to assign the attribute document. Es importante recordar que a un mismo documento se le pueden asignar todos aquellos atributos que se deseen. It is important to remember that the same document can be assigned all those attributes that are desired.

En la figura 5 se muestra la barra de tareas 14 de Windows ( Taskbar ), en la que se ha integrado un elemento de control de búsquedas 15 de documentos en la memoria interna ( IM ). In Figure 5 the taskbar 14 Windows (Taskbar) is shown, which has an integrated control element 15 searches for documents in the internal memory (IM). Dicho elemento de control comprende un cuadro de texto 15a editable, en el que se introduce el criterio de búsqueda, y un elemento de control en forma de botón 15b, que cuando es accionado por el usuario mediante el ratón, genera una señal de control que inicia una búsqueda dentro de los documentos de la memoria interna. Said control element comprises a box 15a editable text in the search criteria, and a control element in the form of 15b button, which when actuated by the user through the mouse is input, generates a control signal initiates a search within documents of internal memory. El resultado es mostrado a través de una interfaz gráfica de usuario. The result is displayed via a graphical user interface. El funcionamiento de la barra de búsquedas 15 es el mismo en la zona profesional y la zona personal. The operation of the search bar 15 is the same in the professional area and personal area.

Alternativamente, la figura 6 muestra una ventana de diálogo 16 con opciones de búsqueda 17, que aparece cuando se arranca una búsqueda a partir de la barra de búsquedas 15 de la figura 5. Cuando se actúa sobre el botón 15b de dicha barra 15, se genera una señal de control que provoca la aparición de la ventana de diálogo 16. Después de que el usuario active o desactive las opciones deseadas, actúa sobre un botón "Buscar" 18 que genera una señal de control para que el sistema realice una búsqueda en los documentos de la memoria interna ( IM ) según las opciones configuradas en la ventana 16. Alternatively, Figure 6 shows a dialog box 16 with search options 17, that appears when a search is started from the search bar 15 of Figure 5. When acting on the 15b knob said rod 15, is it generates a control signal which causes the appearance of the dialog box 16. After the user to enable or disable the desired options, acting on a "search" button 18 generates a control signal for the system to perform a search documents internal memory (IM) according to the options set in the window 16.

Como se puede ver en la figura 7, la integración del sistema objeto de la invención en Microsoft Windows es total. As seen in Figure 7, the integration system of the invention in Microsoft Windows is total. La figura muestra la barra de tareas 14 de Windows , con la barra de búsquedas 15 (figura 5), y el Explorador de Windows 19 con un menú contextual 20 específico del mismo, que incluye algunas de las acciones 21 más habituales para enviar y/o relacionar documentos al sistema. The figure shows the taskbar 14 Windows, with the search bar 15 (Figure 5), and Windows Explorer 19 with 20 specific context menu thereof, which includes some of the most common actions 21 to send and / or documents relating to the system.

De este modo, si el usuario desea enviar un documento (puede hacerlo también para una pluralidad de documentos) desde el sistema de archivos de Windows al sistema objeto de la invención, para que sea gestionado por éste, existen varias opciones. Thus, if the user wants to send a document (you can also do so for a plurality of documents) from the Windows system files to the system object of the invention to be managed by it, there are several options. Primeramente, el usuario debe seleccionar el documento que quiere enviar, para posteriormente: First, the user must select the document you want to send, later:

- -
Arrastrar el documento sobre el icono representativo del sistema en el escritorio de Windows y soltar el botón del ratón, para generar una señal de control que provoque el envío del documento a la memoria superficial ( SM ) de la zona activa en ese momento, si la aplicación está en funcionamiento, o en la zona activa por defecto si el sistema está cerrado. Dragging the document on the icon representing the system in the Windows desktop and release the mouse button to generate a control signal that causes the transmission of the document to the surface memory (SM) of active area at that time, if the application is running, or in the active zone by default if the system is closed.

- -
Provocar la aparición del menú contextual 20 referente al documento que el usuario desea enviar, con la acción del ratón, y seleccionar la opción "Enviar" 22 de entre las opciones 21, para generar una señal de control que provoque el envío del documento a la memoria superficial ( SM ) de la zona activa en ese momento, si la aplicación está en funcionamiento, o en la zona activa por defecto si el sistema está cerrado. Cause the appearance of context menu 20 regarding the document that the user wants to send with mouse action, and select the "Send" 22 among the options 21 option to generate a control signal that causes sending the document to the surface memory (SM) of active area at that time, if the application is running, or in the active zone by default if the system is closed. Como se puede ver en la figura, dicho menú contextual comprende un submenú de nombre "MeMo" que incluye todas las operaciones relativas al sistema accesibles desde, por ejemplo, el Explorador de Windows . As seen in the figure, said context menu includes a submenu named "MeMo" which includes all operations relating to accessible system from, for example, Windows Explorer. Dicho submenú únicamente se visualizará cuando el fichero seleccionado supere el filtro del tipo de fichero soportado por el sistema. This submenu only be displayed when the selected file exceeds the file type filter supported by the system. Entre las operaciones soportadas destacan: enviar/sacar un fichero, enlazar/desenlazar un fichero, clasificación simple directa, acceso a la pantalla de clasificación, enviar/sacar un fichero a una zona, o enlazar/desenlazar un fichero a una zona. Among the operations supported include: send / get a file, link / unlink a file, direct simple classification, access to classification screen, send / get a file to an area, or link / unlink a file to a zone.

En cualquiera de los casos, el documento es considerado como un documento nuevo para el sistema y por lo tanto se guarda en la primera posición de la cola con el índice de accesibilidad más grande, es decir, el índice de accesibilidad existente mayor hasta el momento, más 1. In either case, the document is considered as a new document for the system and therefore is saved in the first position of the queue with the index largest accessibility, ie, the index increased existing accessibility so far plus 1.

El hecho de que el sistema esté cerrado no significa que no esté activo, es decir, aunque la interfaz gráfica que muestra los documentos de la SM no esté abierta, el sistema en background siempre está activo y ejecutándose. The fact that the system is closed does not mean that is not active, that is, although the GUI showing documents SM is not open, the system background is always active and running. Dicha característica se indica visualmente a través del sistema operativo. This characteristic is visually indicated through the operating system. Por lo tanto, la ordenación automática de los ficheros que realiza el sistema de la invención no requiere que ninguna interfaz gráfica de usuario del sistema esté abierta. Therefore, the automatic management of files performed by the system of the invention does not require any graphical user interface system is open.

A pesar de que se han descrito y representado realizaciones concretas de la presente invención, es evidente que el experto en la materia podrá introducir variantes y modificaciones, o sustituir los detalles por otros técnicamente equivalentes, sin apartarse del ámbito de protección definido por las reivindicaciones adjuntas. Though described and illustrated specific embodiments of the present invention, it is obvious that an expert in the art may introduce variants and modifications, or replace the details by others technically equivalent, without departing from the scope of protection defined by the appended claims .

Por ejemplo, el escenario planteado podría ser sustituir o encapsular por completo el sistema de archivos del sistema operativo, por el sistema de la invención. For example, the scenario raised could be replaced or completely encapsulate the file system of the operating system, the system of the invention.

Por otro lado, el usuario puede definir a su gusto la extensión de la memoria superficial ( SM ), aunque es conveniente que esté limitada por el número de ficheros que pueden ser visualizados en una interfaz gráfica de usuario del tamaño de la pantalla del ordenador. Furthermore, the user can set as desired extension of the surface memory (SM), although it is convenient to be limited by the number of files that can be displayed on a graphical user interface on the size of the screen.

A pesar también de que las realizaciones descritas de la invención con referencia a los dibujos comprenden sistemas de computación y procesos realizados en sistemas de computación, la invención también se extiende a programas de ordenador, más particularmente a programas de ordenador en o sobre unos medios portadores, adaptados para poner la invención en práctica. A also Although the described embodiments of the invention with reference to the drawings comprise computer systems and processes performed in computer systems, the invention also extends to computer programs, more particularly to computer programs in or on carrier means , adapted for putting the invention into practice. El programa de ordenador puede estar en forma de código fuente, de código objeto o en un código intermedio entre código fuente y código objeto, tal como en forma parcialmente compilada, o en cualquier otra forma adecuada para usar en la implementación de los procesos de acuerdo con la invención. The computer program may be in source code form, object code or in intermediate code between source code and object code such as in partially compiled form, or in any other form suitable for use in the implementation of the processes according with the invention. El medio portador puede ser cualquier entidad o dispositivo capaz de portar el programa. The carrier may be any entity or device capable of carrying the program.

Por ejemplo, el medio portador puede comprender un medio de almacenamiento, tal como una ROM , por ejemplo un CD ROM o una ROM semiconductora, o un medio de grabación magnético, por ejemplo un floppy disc o un disco duro. For example, the carrier may comprise a storage medium such as a ROM, for example a CD ROM or semiconductor ROM, or magnetic recording medium, for example a floppy disc or hard disk. Además, el medio portador puede ser un medio portador transmisible tal como una señal eléctrica u óptica que puede transmitirse vía cable eléctrico u óptico o mediante radio u otros medios. In addition, the carrier may be a transmissible carrier medium such as an electrical or optical signal can be transmitted via that electrical or optical cable or by radio or other means.

Cuando el programa de ordenador está contenido en una señal que puede transmitirse directamente mediante un cable u otro dispositivo o medio, el medio portador puede estar constituido por dicho cable u otro dispositivo o medio. When the computer program is contained in a signal that can be transmitted directly via cable or other device or means, the carrier may be constituted by such cable or other device or means.

Alternativamente, el medio portador puede ser un circuito integrado en el que está encapsulado ( embedded ) el programa de ordenador, estando adaptado dicho circuito integrado para realizar, o para usarse en la realización de los procesos relevantes. Alternatively, the carrier may be an integrated circuit in which the computer program, said integrated circuit being adapted for performing, or for use in carrying out relevant processes is encapsulated (embedded).

Claims (24)

1. Procedimiento para gestionar información en forma de un conjunto de ficheros electrónicos, comprendiendo el procedimiento las etapas de: 1. Method for managing information as a set of electronic files, the method comprising the steps of:
A) TO)
Acceder a un fichero electrónico; Access an electronic file;
B) B)
Asignar un índice de accesibilidad al fichero electrónico; Assign an accessibility index the electronic file; y Y
C) C)
Disponer el fichero entre el conjunto de ficheros electrónicos, en una posición que depende de su índice de accesibilidad, que se basa en accesos realizados sobre dicho fichero. Have the file from the set of electronic files in a position which depends on their accessibility index, based on accesses performed on the file.
2. Procedimiento según la reivindicación 1, caracterizado por el hecho de que comprende una etapa D de determinación de un nuevo índice de accesibilidad para cada uno de los ficheros electrónicos del conjunto. 2. Method according to claim 1, characterized in that it comprises a step D of determining a new accessibility index for each of the electronic files of the set.
3. Procedimiento según la reivindicación 2, caracterizado por el hecho de que comprende una etapa E de asignación de un atributo de desactivación en algunos ficheros del conjunto, y por el hecho de que la etapa D de determinación del nuevo índice de accesibilidad se realiza sólo para aquellos ficheros que no tienen asignado dicho atributo. 3. Method according to claim 2, characterized in that it comprises a step E of an attribute mapping deactivation in some files of the set, and by the fact that step D of determining the new accessibility index is performed only for those files that are not assigned this attribute.
4. Procedimiento según cualquiera de las reivindicaciones 1 a 3, caracterizado por el hecho de que comprende una etapa F, previa a la etapa B, de determinación del índice de accesibilidad del fichero electrónico. 4. Process according to any of claims 1 to 3, characterized in that it comprises a step F, prior to step B, determining the accessibility index of electronic file.
5. Procedimiento según cualquiera de las reivindicaciones 2 a 4, caracterizado por el hecho de que la etapa D de determinación del nuevo índice de accesibilidad para cada uno de los ficheros electrónicos del conjunto, se realiza a partir de la fórmula: 5. Process according to any of claims 2 to 4, characterized in that step D of determining the new accessibility index for each of the electronic files of the set, is performed from the formula:
5 5
donde t es el instante de tiempo en que se determina el índice de accesibilidad, t _{i} es el instante que corresponde a la última vez que se abrió el fichero, t _{j} es el instante que corresponde a la última vez que se cerró el fichero, \alpha es un valor entre 0 y 1, y \beta es cualquier valor. where t is the time instant in which the accessibility index, t _ {i} is the instant corresponding to the last time the file, t _ opened {j} is the instant corresponding to the last time is determined the file is closed, \ alpha is a value between 0 and 1, and \ beta is any value.
6. Procedimiento según la reivindicación 5 cuando ésta depende de la reivindicación 3, caracterizado por el hecho de que la etapa E de asignación de un atributo de desactivación a un fichero electrónico se realiza cuando la función 6. Method according to claim 5 when dependent on claim 3, characterized in that step E of assigning an attribute to an electronic file deactivation is performed when the function 100 100 para dicho fichero es inferior a uno. for said file is less than one.
7. Procedimiento según cualquiera de las reivindicaciones 1 a 6, caracterizado por el hecho de que comprende una etapa G de asignación, a aquellos ficheros electrónicos del conjunto que cumplen una condición predeterminada, de un atributo de recuperación del fichero. 7. Process according to any of claims 1 to 6, characterized in that it comprises a G allocation stage to those electronic files of the set meeting a predetermined condition, an attribute file recovery.
8. Procedimiento según la reivindicación 7, caracterizado por el hecho de que comprende una etapa H de mostrar los ficheros electrónicos que tienen asignado dicho atributo de recuperación, mediante una interfaz gráfica de usuario, a través de una pantalla de visualización. 8. Process according to claim 7, characterized in that it comprises a step of displaying H electronic files that are assigned the attribute retrieval by a graphical user interface through a display screen.
9. Procedimiento según cualquiera de las reivindicaciones 1 a 8, caracterizado por el hecho de que comprende una etapa I de asignación de atributos de búsqueda al fichero electrónico. 9. Process according to any of claims 1 to 8, characterized in that it comprises a step I of assigning attributes to search electronic file.
10. Procedimiento según la reivindicación 9 cuando ésta depende de las reivindicaciones 7 u 8, caracterizado por el hecho de que comprende una etapa J de búsqueda, para el acceso a los ficheros que no tienen asignado el parámetro de recuperación, a partir de los atributos de búsqueda asignados a dichos ficheros en la etapa I. 10. Method according to claim 9 when dependent on claims 7 or 8, characterized in that it comprises a search step J, for accessing files that are not assigned parameter recovery from attributes search assigned to these files in step I.
11. Procedimiento según cualquiera de las reivindicaciones 1 a 10, caracterizado por el hecho de que por lo menos un fichero del conjunto de ficheros electrónicos comprende una ruta de acceso a un fichero electrónico externo a dicho conjunto de ficheros electrónicos. 11. Process according to any of claims 1 to 10, characterized in that at least one file set of electronic files comprises a path to an external electronic file to said set of electronic files.
12. Procedimiento según la reivindicación 11, caracterizado por el hecho de que dicho fichero electrónico externo al conjunto de ficheros electrónicos está ubicado en una unidad de almacenamiento remota. 12. Method according to claim 11, characterized in that said external electronic file to the set of electronic files is located on a remote storage unit.
13. Procedimiento según cualquiera de las reivindicaciones 1 a 12, caracterizado por el hecho de que comprende una etapa K de modificación del índice de accesibilidad de por lo menos uno de los ficheros electrónicos del conjunto, al actuar un usuario sobre dicho fichero. 13. Process according to any of claims 1 to 12, characterized in that it comprises a step of modifying K accessibility index of at least one of the electronic files of the set, a user acting on said file.
14. Procedimiento según cualquiera de las reivindicaciones 1 a 13, caracterizado por el hecho de que la etapa A de acceder a un fichero electrónico comprende las siguientes subetapas: 14. Process according to any of claims 1 to 13, characterized in that step A to access an electronic file comprises the following substeps:
A.1) Crear un nuevo fichero electrónico; A.1) Create a new electronic file;
A.2) Verificar que el fichero electrónico no exista; A.2) Check that the electronic file does not exist; y Y
A.3) En caso de resultado negativo, notificar la duplicidad del fichero. A.3) If negative, report duplication of the file.
15. Procedimiento según cualquiera de las reivindicaciones 1 a 14, caracterizado por el hecho de que comprende una etapa L de exportación del conjunto de ficheros electrónicos. 15. Process according to any of claims 1 to 14, characterized in that it comprises a stage of export L set of electronic files.
16. Procedimiento según la reivindicación 15 cuando ésta depende de la reivindicación 7, caracterizado por el hecho de que la etapa L de exportación del conjunto de ficheros electrónicos comprende también la exportación de los atributos asignados a los ficheros electrónicos de dicho conjunto de ficheros. 16. Method according to claim 15 when dependent on claim 7, characterized in that the step L export set of electronic files also comprises exporting the attributes assigned to the electronic files of said set of files.
17. Procedimiento según cualquiera de las reivindicaciones 15 ó 16, caracterizado por el hecho de que la etapa L de exportación del conjunto de ficheros electrónicos se realiza en formato comprimido. 17. Process according to any of claims 15 or 16, characterized in that the step L export set of electronic data is made in compressed format.
18. Procedimiento según cualquiera de las reivindicaciones 1 a 17, caracterizado por el hecho de que comprende una etapa M de importación de por lo menos un fichero electrónico. 18. Process according to any of claims 1 to 17, characterized in that it comprises an M import at least one electronic file stage.
19. Sistema para gestionar información en forma de un conjunto de ficheros electrónicos, caracterizado por el hecho de que comprende: 19. A system for managing information as a set of electronic files, characterized in that it comprises:
Medios para acceder a un fichero electrónico; Means for accessing an electronic file;
Medios para asignar un índice de accesibilidad al fichero electrónico; Means for assigning an accessibility index the electronic file; y Y
Medios para disponer el fichero entre el conjunto de ficheros electrónicos, en una posición que depende de su índice de accesibilidad, que se basa en accesos realizados sobre dicho fichero. Means for arranging the file from the set of electronic files in a position which depends on their accessibility index, based on accesses performed on the file.
20. Programa de ordenador que comprende instrucciones de programa para provocar que un sistema de computación realice el procedimiento según cualquiera de las reivindicaciones 1 a 18. 20. Computer program comprising program instructions for causing a computer system perform the method of any of claims 1 to 18.
21. Programa de ordenador según la reivindicación 20, caracterizado por el hecho de que está contenido en unos medios de grabación. 21. Computer program according to claim 20, characterized in that it is contained in a recording means.
22. Programa de ordenador según cualquiera de las reivindicaciones 20 ó 21, caracterizado por el hecho de que está almacenado en una memoria del sistema de computación. 22. Computer program according to claim 20 or 21, characterized in that it is stored in a memory of the computer system.
23. Programa de ordenador según cualquiera de las reivindicaciones 20 a 22, caracterizado por el hecho de que está contenido en una memoria de solo lectura. 23. Computer program according to any of claims 20 to 22, characterized in that it is contained in a read only memory.
24. Programa de ordenador según cualquiera de las reivindicaciones 20 a 23, caracterizado por el hecho de que es portado por una señal portadora eléctrica. 24. Computer program according to any of claims 20 to 23, characterized in that is carried by an electrical carrier signal.
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