-
GEBIET DER ERFINDUNG
-
Die Erfindung betrifft computerimplementierte Verfahren zur Verwaltung von Vertragsverhandlungen.
-
ALLGEMEINER STAND DER TECHNIK
-
Mit der zunehmenden Komplexität von Organisationen sind auch die Beziehungen zwischen internen Abteilungen und externen Unternehmen komplexer geworden. Infolgedessen können sich die Vorgehensweisen, die bestimmen, wie Geschäfte durchgeführt werden, zwischen den Abteilungen innerhalb einer Organisation unterscheiden. Ein Beispiel für eine solche Vorgehensweise ist das Aushandeln von Verträgen mit internen oder externen Parteien. Die Anforderungen an einen solchen Vertrag können innerhalb einer Organisation ebenso variieren, wie die Art und Weise, wie die Verträge gespeichert und verwaltet werden. Verschiedene Abteilungen können hierzu unterschiedliche IT-Systeme einsetzen. Darüber hinaus verfügen alle Vertragsparteien in der Regel über eigene Vorgehensweisen zur Vertragsverwaltung, was zu unnötiger Doppelarbeit führen kann. Dies kann zusätzliche Risiken und Kosten zur Folge haben.
-
AUFGABE DER ERFINDUNG
-
Aufgabe der vorliegenden Erfindung ist es daher, ein computerimplementiertes Verfahren zur Verwaltung von Vertragsverhandlungen bereitzustellen, das eine sichere und standardisierte Vorgehensweise bereitstellt.
-
KURZDARSTELLUNG DER ERFINDUNG
-
Gemäß einem ersten Aspekt der Erfindung wird ein computerimplementiertes Verfahren zur Verwaltung von Vertragsverhandlungen bereitgestellt, das die folgenden Schritte umfasst:
- a) das Definieren mehrerer Datenstrukturen und Listen von wesentlichen Informationselementen der mehreren Datenstrukturen, wobei die mehreren Datenstrukturen eine Angebotsanfrage-Datenstruktur, eine Angebots-Datenstruktur, eine Angebotsfreigabe-Datenstruktur und eine Vertrags-Datenstruktur umfassen;
- b) das Generieren einer neuen Angebotsanfrage durch das Eingeben von Daten für jedes wesentliche Informationselement der Datenstruktur der neuen Angebotsanfrage;
- c) das Validieren der neuen Angebotsanfrage;
- d) das Generieren eines neuen Angebots durch das Eingeben von Daten für jedes wesentliche Informationselement der Angebots-Datenstruktur;
- e) das Validieren des neuen Angebots;
- f) das Generieren einer neuen Angebotsfreigabe durch das Eingeben von Daten für jedes wesentliche Informationselement der Angebotsfreigabe-Datenstruktur;
- g) das Validieren der neuen Angebotsfreigabe;
- h) das Generieren eines neuen Vertrags durch das Eingeben von Daten für jedes wesentliche Informationselement der Vertrags-Datenstruktur; und
- i) das Validieren des neuen Vertrags,
wobei zur Speicherung der Datenstrukturen und der eingegebenen Daten und für die Validierungen eine Distributed-Ledger-Technik verwendet wird.
-
Die Vertragsverhandlung kann durch die folgenden Dokumente gekennzeichnet sein: eine Angebotsanfrage, ein Angebot, eine Angebotsfreigabe und einen Vertrag. Jedes Dokument ändert den Status des Vertragsverhandlungsprozesses. Gemäß der Erfindung wird zum Validieren der Änderungen eine Distributed-Ledger-Technik (oder genauer gesagt eine Blockchain-Technik) verwendet: Nur wenn ein Dokument validiert worden ist, wird das Dokument akzeptiert und der Status des Vertragsverhandlungsprozesses geändert. Die hier verwendeten Dokumente können Informationen (oder Programmzeilen) umfassen, die beim Validieren des Dokuments von Computern/Servern gelesen oder ausgeführt werden.
-
Gemäß der Erfindung ist die zugehörige Datenstruktur jedes Dokuments vorbestimmt, d.h. es ist bestimmt, welche Informationen benötigt werden, um sie zu vervollständigen (das wesentliche Informationselement) und es ist bestimmt, wie sie validiert werden.
-
Die wesentlichen Informationselemente der Datenstrukturen sind die Daten, die zum Generieren des zugehörigen Dokuments benötigt werden. So sollte beispielsweise ein Vertrag die Namen der beteiligten Parteien umfassen, weshalb „Name der ersten Partei“ und „Name der zweiten Partei“ wesentliche Informationselemente der Vertrags-Datenstruktur sind. Somit wird ein Dokument durch zusätzliche Informationen für jedes wesentliche Informationselement der Datenstruktur dieses Dokuments generiert.
-
Die Datenstruktur kann auch nicht-wesentliche Informationselemente umfassen, die zum Generieren des zugehörigen Dokuments verwendet werden können, das zugehörige Dokument kann jedoch auch ohne sie generiert werden. Dies steht im Gegensatz zu wesentlichen Informationselementen: Das zugehörige Dokument wird/kann nicht ohne sie generiert werden.
-
Die Datenstruktur kann ferner standardisierte Sätze umfassen, die freie Stellen aufweisen können, in die Daten für die jeweiligen wesentlichen Informationselemente eingegeben werden können.
-
Eine Angebotsanfrage kann ein Dokument von einer ersten Partei sein, die andere Parteien auffordert, ein Angebot abzugeben. Die wesentlichen Informationselemente der Angebotsanfrage-Datenstruktur können „angeforderte Waren oder Dienstleistungen“, „Lieferzeit der Waren/Dienstleistungen“, „Preisspanne“, „Name der ersten Partei“ und/oder „angeforderte Qualität der Waren/Dienstleistungen“ etc., sein.
-
Ein Angebot kann ein Dokument einer zweiten Partei sein, die ein Angebot abgibt. Die wesentlichen Informationselemente der Angebots-Datenstruktur können „angebotene Waren oder Dienstleistungen“, „Lieferzeit der Waren/Dienstleistungen“, „Preis“, „Name der zweiten Partei“ und/oder „angebotene Qualität der Waren/Dienstleistungen“ etc., sein.
-
Eine Angebotsfreigabe kann ein Dokument der ersten Partei sein, die das Angebot der zweiten Partei annimmt. Die wesentlichen Informationselemente der Angebotsfreigabe-Datenstruktur können „Freigegebenes Angebot“, „Freigabe des ersten Managers“, „Freigabe des zweiten Managers“ etc. sein.
-
Ein Vertrag kann ein Dokument sein, das eine oder mehrere Vereinbarungen zwischen der ersten und der zweiten Partei (und optional mehr Parteien) umfasst. Die wesentlichen Informationselemente der Vertrags-Datenstruktur können zusätzlich zu den oben genannten wesentlichen Informationselementen in Bezug auf das Angebot, die Angebotsanfrage und die Angebotsfreigabe, „Unterschrift der ersten Partei“, „Unterschrift der zweiten Partei“, „Datum der Unterschrift“ etc. sein.
-
Bei der Validierung wird geprüft, ob für alle wesentlichen Informationselemente Daten eingegeben wurden und optional wird geprüft, ob die Daten das erforderliche Format und/oder die erforderliche Syntax aufweisen. Wenn das Ergebnis der Validierung positiv ist, ändert sich der Status des Vertragsverhandlungsprozesses: beispielsweise ist ein neues Angebot danach Teil des Prozesses.
-
Da die Datenstruktur vor Beginn der Vertragsverhandlung generiert wird, ist das Verfahren standardisiert und kann während der Verhandlung oder durch verschiedene Abteilungen der Organisation nicht geändert werden.
-
Da eine Distributed-Ledger-Technik zum Speichern der Datenstrukturen und der eingegebenen Daten sowie zur Validierung verwendet wird, stehen die Daten und die Ergebnisse der Validierungen (und damit der Status des Verhandlungsprozesses) auf mehreren Computern/Servern zur Verfügung. Die Validierung wird auf mehreren Computern/Servern vorgenommen. Hierdurch wird die Sicherheit des Verfahrens erhöht, da es für eine Partei schwierig wäre, die Daten und die Ergebnisse der Validierung auf allen beteiligten Computern/Servern zu ändern.
-
Da die Validierung auf mehreren Computern/Servern vorgenommen wird, kann es sein, dass die Validierung erst dann abgeschlossen ist, wenn eine vorgegebene Anzahl der mehreren Computer/Server die Validierung vorgenommen und das gleiche Ergebnis erreicht haben.
-
In einer Ausführungsform der Erfindung umfassen die mehreren Datenstrukturen ferner eine Fortschrittsbericht-Datenstruktur; und das Verfahren umfasst ferner die folgenden Schritte:
- j) das Generieren eines neuen Fortschrittsberichts durch das Eingeben von Daten für jedes wesentliche Informationselement der Fortschrittsbericht-Datenstruktur; und
- k) das Validieren des neuen Fortschrittsberichts.
-
Ein Vorteil dieser Ausführungsform besteht darin, dass sie den Schritt des Generierens eines Fortschrittsberichts umfasst, ein Schritt, der auf die Aushandlung eines Vertrages folgen kann.
-
Die wesentlichen Informationselemente einer Fortschrittsbericht-Datenstruktur können „Anzahl der gelieferten Waren“, „Fortschritt der Lieferung“, „eingehaltene Meilensteine“ und/oder „überschrittene Meilensteine“ etc. sein.
-
In einer weiteren Ausführungsform der Erfindung umfassen die mehreren Datenstrukturen ferner eine Rechnungs-Datenstruktur; und das Verfahren umfasst ferner die folgenden Schritte:
- l) das Generieren einer neuen Rechnung durch das Eingeben von Daten für jedes wesentliche Informationselement der Fortschrittsbericht-Datenstruktur;
- m) das Validieren der neuen Rechnung; und optional
- n) das Bezahlen der validierten Rechnung.
-
Ein Vorteil dieser Ausführungsform besteht darin, dass sie den Schritt des Generierens einer Rechnung und des Bezahlens der Rechnung umfasst, ein Schritt, der auf die Aushandlung eines Vertrages folgen kann.
-
Die wesentlichen Informationselemente einer Rechnungs-Datenstruktur können „Anzahl der gelieferten Waren/Dienstleistungen“, „Stückpreise“, „Bankkontonummer“ etc., sein.
-
In noch einer weiteren Ausführungsform umfasst der validierte Vertrag einen Zeitplan, und wobei der neue Fortschrittsbericht und/oder die neue Rechnung basierend auf dem Zeitplan generiert werden.
-
Ein Vorteil dieser Ausführungsform besteht darin, dass Fortschrittsberichte und Rechnungen in zeitlichen Abständen generiert werden können, über die während der Vertragsverhandlung entschieden wurde.
-
In noch einer weiteren Ausführungsform umfasst das Verfahren ferner den Schritt des Definierens der mehreren Datenstrukturen. Jede der mehreren Datenstrukturen umfasst standardisierte Sätze, die optional freie Stellen aufweisen können, in die Daten für die jeweiligen wesentlichen Informationselemente eingegeben werden können.
-
Gemäß einem weiteren Aspekt der Erfindung wird ein Datenverarbeitungssystem bereitgestellt, das Mittel zur Durchführung der Schritte der in diesem Dokument beschriebenen Verfahren umfasst.
-
Gemäß einem weiteren Aspekt der Erfindung wird ein Computerprogrammprodukt bereitgestellt, das Anweisungen umfasst, die, wenn das Programm von einem Computer ausgeführt wird, bewirken, dass der Computer die Schritte der in diesem Dokument beschriebenen Verfahren ausführt.
-
Gemäß einem weiteren Aspekt der Erfindung wird ein computerlesbares Speichermedium bereitgestellt, das Anweisungen umfasst, die bei Ausführung durch einen Computer bewirken, dass der Computer die Schritte der in diesem Dokument beschriebenen Verfahren ausführt.
-
Figurenliste
-
Für ein umfassenderes Verständnis der vorliegenden Erfindung wird auf die nachfolgende Beschreibung im Zusammenhang mit begleitenden Zeichnungen verwiesen, in denen:
- die 1 einen schematischen Überblick über eine Ausführungsform des Verfahrens zur Verwaltung von Vertragsverhandlungen gemäß der Erfindung zeigt.
-
AUSFÜHRLICHE BESCHREIBUNG DER ERFINDUNG
-
In der 1 ist ein schematischer Überblick über einer Ausführungsform des computerimplementierten Verfahrens zur Verwaltung von Vertragsverhandlungen gemäß der Erfindung dargestellt.
-
Das Verfahren ist computerimplementiert, was darauf hindeuten kann, dass zumindest einige Schritte des Verfahrens von einem oder mehreren Computern oder Servern oder insbesondere von mehreren Servern in einem Netzwerk ausgeführt werden. Nutzer dieses Netzwerks können über eine Web-Schnittstelle auf ihrem Personal-Computer mit diesen Servern interagieren. Zur Speicherung von Datenstrukturen und eingegebenen Daten und zur Validierung wird insbesondere eine Distributed-Ledger-Technik verwendet. Die Distributed-Ledger-Technik kann eine Blockchain-Technik sein.
-
In einem ersten Schritt 100 werden mehrere Datenstrukturen und Listen von wesentlichen Informationselementen der mehreren Datenstrukturen definiert. Diese mehreren Datenstrukturen umfassen eine Angebotsanfrage-Datenstruktur, eine Angebots-Datenstruktur, eine Angebotsfreigabe-Datenstruktur und eine Vertrags-Datenstruktur, können jedoch auch eine Fortschrittsbericht-Datenstruktur und/oder eine Rechnungs-Datenstruktur umfassen.
-
Diese Datenstrukturen können als Vorlage für die zugehörigen Dokumente, wie z.B. eine Angebotsanfrage, ein Angebot, eine Angebotsfreigabe und einen Vertrag betrachtet werden. Jede Datenstruktur definiert wesentliche Informationselemente. Jede Datenstruktur kann standardisierte Sätze oder Zeilen mit freien Stellen für die eingegebenen Daten umfassen. Die Daten, die für diese Elemente - optional zusammen mit den standardisierten Sätzen - eingegeben werden, können zum Generieren der jeweiligen Dokumente verwendet werden.
-
Diese Datenstrukturen können auch Informationen für die Validierung enthalten, d.h. sie können Anforderungen an die einzugebenden Daten, beispielsweise in Bezug auf das Format und/oder die Syntax, umfassen.
-
In einem zweiten Schritt 110 wird eine neue Angebotsanfrage generiert, indem Daten für jedes wesentliche Informationselement der Datenstruktur der neuen Angebotsanfrage eingegeben werden. Die der neuen Angebotsanfrage zugeordnete Partei wird als die erste Partei bezeichnet.
-
Die Dateneingabe kann in der Regel durch einen Benutzer des Systems - beispielsweise über eine Web-Schnittstelle erfolgen. Oder die Daten können andere Daten sein, von einem Computer oder Server, möglicherweise von einem Computer oder Server, der Teil des Netzwerks ist.
-
Im nächsten Schritt 120 wird die neue Angebotsanfrage validiert.
-
Im Allgemeinen kann die Validierung durch Software ausgeführt werden, die auf einem Computer abläuft. Da für die Validierung eine Distributed-Ledger-Technik verwendet wird, wird die Validierung auf mehreren Computern/Servern im Netzwerk ausgeführt. Erst wenn eine vorgegebene Anzahl von Computern, welche die Validierung durchgeführt haben, zu den gleichen Validierungsergebnissen gekommen sind, gilt die Validierung als abgeschlossen.
-
Nach der Validierung kann die neue Angebotsanfrage an andere Parteien, die möglicherweise mit einem neuen Angebot auf die Angebotsanfrage reagieren möchten, verteilt werden.
-
Im nächsten Schritt 130 wird ein neues Angebot generiert, indem für jedes wesentliche Informationselement der Angebots-Datenstruktur Daten eingegeben werden. Im nächsten Schritt 140 wird das neue Angebot validiert. Die dem neuen Angebot zugeordnete Partei wird in diesem Dokument als die zweite Partei bezeichnet.
-
Das Angebot kann von der ersten Partei bewertet werden. Die Bewertung kann von mehreren Personen der ersten Partei oder in Bezug auf mehrere Aspekte des Angebots ausgeführt werden. Beispielsweise kann der technische Aspekt von dem technischen Experten der ersten Partei bewertet werden und der finanzielle Aspekt kann von dem Finanzmanager bewertet werden. Die Ergebnisse ihrer Bewertung können als Daten für einige wesentliche Informationselemente einer Angebotsfreigabe-Datenstruktur eingegeben werden. Außerdem können die Unterschriften der Person, die das Angebot bewertet, als Daten für einige wesentliche Informationselemente eingegeben werden. Und auf diese Weise kann in Schritt 150 eine neue Angebotsfreigabe generiert werden.
-
In Schritt 160 wird die neue Angebotsfreigabe validiert. Wenn die Validierung der Angebotsfreigabe fehlschlägt, kann dies darauf hinweisen, dass die erste Partei, oder eine oder mehrere der ersten Partei zugeordnete Personen, das Angebot nicht freigeben. In diesem Fall kann dieses Bewertungsergebnis eingegeben werden und ihre Unterschriften können fehlen. In diesem Fall möchte die zweite Partei möglicherweise ein neues Angebot erstellen und wie durch den gestrichelten Pfeil in der 1 angezeigt, kann das Verfahren bei Schritt 130 fortgesetzt werden. Oder der Vorgang der Vertragsverhandlung kann beendet werden.
-
Falls die Freigabe des neuen Angebots in Schritt 160 validiert wurde, wird das Verfahren mit Schritt 170 fortgesetzt. In diesem Schritt wird ein neuer Vertrag generiert, indem für jedes wesentliche Informationselement der Vertrags-Datenstruktur Daten eingegeben werden.
-
Der Vertrag muss von einer Person unterschrieben werden, die der ersten Partei zugeordnet und berechtigt ist, für die erste Partei zu unterschreiben, und von einer Person, die der zweiten Partei zugeordnet und berechtigt ist, für die zweite Partei zu unterschreiben. Die Ergebnisse ihrer Unterzeichnung (oder ihre Unterschrift) können als Daten für einige wesentliche Informationselemente der Vertrags-Datenstruktur eingegeben werden. In Schritt 180 wird der Vertrag validiert.
-
In einer Ausführungsform der Erfindung wird das Verfahren mit Schritt 200 fortgesetzt. In diesem Schritt wird ein neuer Fortschrittsbericht generiert. Der Fortschrittsbericht gibt Auskunft über den Fortschritt der Vertragserfüllung. In Schritt 210 wird der Fortschrittsbericht validiert.
-
In einer Ausführungsform der Erfindung wird das Verfahren mit Schritt 300 fortgesetzt. In diesem Schritt wird eine neue Rechnung generiert. Die Rechnung gibt Auskunft über den Geldbetrag, der von einer Partei an eine andere Partei zu zahlen ist. In Schritt 310 wird die Rechnung validiert. Als nächster Schritt 320 kann die Rechnung bezahlt werden.
-
Der Vertrag kann einen oder mehrere Zeitpläne umfassen, die festlegen können, wann ein oder mehrere Fortschrittsberichte generiert werden können bzw. müssen und/oder wann eine oder mehrere Rechnungen generiert werden können bzw. müssen.
-
Die Dokumente und die Ergebnisse ihrer Validierung (und damit der Status des Vertragsverhandlungsprozesses) sind auf mehreren Computern/Servern verfügbar. Alle Parteien können Zugriff auf diese Server und auf die Dokumente und die Validierungsergebnisse haben. Somit kann jede Partei jeden Schritt des Prozesses rekonstruieren, wodurch für die beteiligten Parteien ein transparenter Prozess möglich gemacht wird.
-
Darüber hinaus kann die Erfindung wie folgt beschrieben werden:
- Obgleich die vorliegenden Erfindungen in Verbindung mit einer Reihe spezifischer Ausführungsformen beschrieben und veranschaulicht wurden, werden Fachleute auf dem Gebiet erkennen, dass Abwandlungen und Modifikationen vorgenommen werden können, ohne von den hierin dargestellten Grundsätzen der Erfindungen, wie beschrieben und beansprucht, abzuweichen.
-
Die vorliegenden Erfindungen können in weiteren spezifischen Formen ausgeführt werden, ohne von ihrem Grundgedanken oder von ihren wesentlichen Merkmalen abzuweichen. Die beschriebenen Ausführungsformen sind in jeder Hinsicht als veranschaulichend und nicht als einschränkend zu betrachten. Der Schutzumfang der Erfindungen ist daher nicht durch die vorstehende Beschreibung, sondern durch die beigefügten Ansprüche angegeben.
-
Bezugszeichenliste
-
- 100
- Definieren mehrerer Datenstrukturen und Listen von wesentlichen Informationselementen
- 110
- Generieren einer neuen Angebotsanfrage
- 120
- Validieren der neuen Angebotsanfrage
- 130
- Generieren eines neuen Angebots
- 140
- Validieren des neuen Angebots
- 150
- Generieren einer neuen Angebotsfreigabe
- 160
- Validieren der neuen Angebotsfreigabe
- 170
- Generieren eines neuen Vertrags
- 180
- Validieren des neuen Vertrags
- 200
- Generieren eines neuen Fortschrittsberichts
- 220
- Validieren des neuen Fortschrittsberichts
- 310
- Generieren einer neuen Rechnung
- 320
- Validieren der neuen Rechnung
- 330
- Bezahlen der validierten Rechnung
