DE10153508A1

DE10153508A1 - Data management method involves permitting request for data access to team room environment in accordance to user profile, on verification of identification of user

Info

Publication number: DE10153508A1
Application number: DE2001153508
Authority: DE
Inventors: Susan Day; Pena Juan De; Michael Sobczak
Original assignee: Ford Global Technologies LLC
Current assignee: Ford Global Technologies LLC
Priority date: 2000-11-06
Filing date: 2001-10-30
Publication date: 2002-07-25
Also published as: GB2375194A; GB0126480D0; CA2361092A1

Abstract

A data collection entity defines an activity against which the data is to be managed. The team members, a global and a local directory are connected to the data collection entity. On receiving a request for data access from one of the user of the members, an identification for the user, provided in the global directory is verified and the request is permitted to a team room environment in accordance to a user profile provided in the local directory for the user. An Independent claim is included for project road map.

Description

Die Anmeldung beansprucht das Prioritätsvorrecht gegenüber der vorläufigen Pa tentanmeldung der Vereinigten Staaten, Seriennummer 60/225.123, eingereicht am 14. August 2000, deren Offenbarung hierin ausdrücklich durch Bezugnahme darauf übernommen wird.The application claims priority priority over the provisional pa United States tent application, serial number 60 / 225.123, filed on August 14, 2000, the disclosure of which is expressly incorporated herein by reference is taken over there.

Die Erfindung bezieht sich allgemein auf die Verwaltung von Daten und Informa tionen und insbesondere auf Verfahren und Geräte für die Verwaltung von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Organisationen und Datenverwal tungssystemen.The invention relates generally to the management of data and information tion and in particular on procedures and devices for the management of data and information between different organizations and data administrators processing systems.

Es stehen heute viele Tools zur Verfügung, die die gemeinsame Nutzung von In formätionen und Daten erleichtern. Zum Beispiel ist der Einsatz von E-Mail in einer modernen Organisation weitverbreitet. Lokale und Großbereichs-Netzwerktech nologie ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Informationen über gemeinsame Speicherbereiche (beispielsweise ein Laufwerk für gemeinsamen Zugriff (global shared drive). Die Internet- und Intranet-Technologien ermöglichen die gemein same Nutzung von Information über Homepages und dergleichen. Es gibt auch Anwendungen, wie z. B. die Lotus Notes- und Lotus Domino-Anwendungen, die dazu bestimmt sind, den Austausch von Daten und Informationen zu erleichtern. Weitere Anwendungen, die den Bedarf der Dateneingabe erfüllen, sind an sich bekannt, wie z. B. Spreadsheets und ähnliches, aber diese Anwendungen sind weder dazu bestimmt noch gut geeignet, um zusätzlich zu Daten Informationen zu verfolgen.There are many tools available today that share In Make formatting and data easier. For example, the use of email in one widespread modern organization. Local and large area network tech Technology enables the sharing of information about common Storage areas (for example, a shared access drive (global shared drive). The internet and intranet technologies make that common same use of information on websites and the like. There are also Applications such as B. the Lotus Notes and Lotus Domino applications that are intended to facilitate the exchange of data and information. Other applications that meet the need for data entry are in themselves known, such as B. Spreadsheets and the like, but these applications are neither intended nor well suited to provide information in addition to data follow.

Jedes dieser Tools weist bestimmte Vorteile und Einschränkungen auf, insbeson dere wenn dies in Verbindung mit Projektverwaltung betrachtet wird. Zum Beispiel sind die meisten dieser Tools diskret. Das heißt, sie ermöglichen keine effiziente Integration von Information und Daten. Beispielsweise befördert E-Mail eine Nach richt und kann durch angehängte Dateien zusätzliche Informationen übermitteln. Eine Internet- oder Intranet-Homepage enthält Informationen oder Links zu Infor mationen aus verschiedenen Quellen. Keines dieser Tools erleichtert Bemühun gen der Zusammenarbeit in Verbindung mit der Entwicklung und dem Editieren der Informationen. In den meisten Fällen erfolgt die Integration von Information und Daten offline und nicht in Echtzeit, und es wird dann unter Verwendung dieser verschiedenen Tools berichtet.Each of these tools has certain advantages and limitations, in particular especially if this is considered in connection with project management. For example most of these tools are discreet. That is, they do not enable efficient ones Integration of information and data. For example, email carries a post and can transmit additional information through attached files. An Internet or intranet homepage contains information or links to Infor mations from different sources. None of these tools make efforts easier cooperation in connection with development and editing of information. In most cases, information is integrated and data offline and not in real time and it is then using this various tools.

Eine zusätzliche Beschränkung liegt darin, daß möglicherweise nicht alle Teilneh mer an einem Projekt die gleichen Tools verwenden, nicht die notwendigen Tools verfügbar haben oder institutionellen Einschränkungen bei ihrer Fähigkeit unterlie gen, die Tools zu nutzen, die sie zur Verfügung haben. Soweit beispielsweise zwei große Organisationen an einem Projekt zusammenarbeiten, haben diese Organi sationen möglicherweise sicherheitsbedingte Einschränkungen, die für die Projekt teilnehmer Einschränkungen beim Zugang, bei der Nutzung und Veränderung von Informationen und Daten, die innerhalb der Informations-Verwaltungssysteme der verschiedenen Organisationen vorgehalten werden, mit sich bringen. Darüber hin aus nutzen die Organisationen möglicherweise verschiedene Applikationen, wel che nur beschränkt oder überhaupt nicht kompatibel sind.An additional limitation is that not all participants may Always use the same tools on a project, not the necessary tools have available or have institutional limitations in their ability to use the tools they have at their disposal. So far for example two large organizations working together on a project have these organizations sations may have security restrictions for the project participant restrictions on access, use and modification of Information and data contained within the information management systems of the different organizations. Beyond that organizations may use different applications from are limited or not compatible at all.

Der Projektraum, d. h. ein physischer Konferenzraum oder ein Leitstand, wurde häufig dafür genutzt, um bei der Verwaltung eines Projektes dadurch Unterstüt zung zu leisten, daß ein gemeinsamer Bereich angeboten wurde, wo die Projekt teilnehmer Daten und Informationen aufbewahren und gemeinsam nutzen können, wobei Informationen zum Verlauf des Projekts gezeigt und gemeinsam genutzt werden können und wo die Projektmitglieder und die Projektleiter sich treffen kön nen, um Aufgaben zu verteilen und den Fortschritt des Projektes zu verfolgen. Die signifikante Einschränkung bei dem Projektraum liegt darin, daß die Informationen und Daten lediglich vom Projektraum aus zugänglich sind. Die anderen Projekt teilnehmer sind möglicherweise physisch nicht am gleichen Ort, und sie können sich sogar auf verschiedenen Kontinenten und in verschiedenen Zeitzonen befin den. Online Meeting Tools, wie z. B. die Mikrosoft NetMeeting-Anwendung oder die Lotus-Sametime-Anwendung ermöglichen es den Projektteilnehmern, sich zu tref fen und zu konferieren, ohne daß sie am gleichen Ort sind, diese liefern aber noch keinen zweckmäßigen Mechanismus, der es den Projektteilnehmern erlauben würde, zusammenzuarbeiten und Informationen und Daten gemeinsam zu nutzen oder den Projektteilnehmern Mitteilungen zu machen, daß jetzt neue Informatio nen und/oder neue Daten verfügbar sind.The project space, i. H. a physical conference room or control room Often used to help with the management of a project to ensure that a common area was offered where the project Participants can store and share data and information, whereby information on the course of the project is shown and shared and where the project members and project leaders can meet to distribute tasks and track the progress of the project. The significant limitation in the project space is that the information and data is only accessible from the project room. The other project Participants may not be physically in the same place and they can even on different continents and in different time zones the. Online meeting tools such as B. the Microsoft NetMeeting application or Lotus Sametime applications allow project participants to meet to confer and confer without being in the same place, but they still deliver no appropriate mechanism that the project participants allow would work together and share information and data or to inform the project participants that new information is now available and / or new data are available.

Es besteht also ein Bedarf an einem System und Verfahren für die bessere Ver waltung der gemeinsamen Nutzung von Informationen und Daten und für die Ver waltung der gemeinsamen Bemühungen von Teammitgliedern.So there is a need for a system and method for better ver manage the sharing of information and data and for the Ver manage team members' shared efforts.

Weitere erfindungswesentliche Merkmale und Vorteile der Erfindung gehen aus der nachstehenden Beschreibung hervor, in der mit Bezug auf die Zeichnungen Ausführungsbeispiele erläutert werden. In den Zeichnungen zeigenFurther features and advantages of the invention that are essential to the invention are based on the following description, in which with reference to the drawings Exemplary embodiments are explained. Show in the drawings

Fig. 1 eine Blockdiagrammdarstellung eines Systems nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung; FIG. 1 is a block diagram representation of a system according to a preferred embodiment of the invention;

Fig. 2 eine Blockdiagrammdarstellung mit weiterer Erläuterung des in Fig. 1 ge zeigten Teamwork-Tools; FIG. 2 shows a block diagram with further explanation of the teamwork tool shown in FIG. 1;

Fig. 3 ein funktionelles Blockdiagramm des in Fig. 1 gezeigten Teamwork-Tools; Figure 3 is a functional block diagram of the teamwork tool shown in Figure 1;

Fig. 4 eine Blockdiagrammdarstellung von im Rahmen des Teamwork-Tools und entsprechend einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung definierten Teams; Fig. 4 is a block diagram representation of part of the teamwork tools and in accordance with a preferred embodiment of the invention defined teams;

Fig. 5 eine Blockdiagrammdarstellung eines Teams der in Fig. 4 gezeigten Teams und Unterteams; Figure 5 is a block diagram representation of a team of the teams and sub-teams shown in Figure 4;

Fig. 6 eine graphische Darstellung einer Team-Website entsprechend einem be vorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung; Fig. 6 is a graphical representation of a team website according to a preferred embodiment of the invention;

Fig. 7 eine graphische Darstellung eines Teils der in Fig. 6 gezeigten Website; Figure 7 is a graphical representation of part of the website shown in Figure 6;

Fig. 8 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit einer Dokumentationseingabe in ein Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung; Figure 8 is a graphical representation of a part of a team site in conjunction with a document input in a teamwork tool according to a preferred embodiment of the invention.

Fig. 9 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit einer Problemeingabe in ein Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausfüh rungsbeispiel der Erfindung; Fig. 9 is a graph showing a part of a team site in connection with a problem in input a teamwork tool according to a preferred exporting approximately example of the invention;

Fig. 10 eine graphische Darstellung einer Problem-Notifizierung; FIG. 10 is a graph showing a problem notification;

Fig. 11 eine graphische Darstellung einer Team-Website in Verbindung mit einem Kalenderfeature eines Teamwork-Tools nach einem bevorzugten Ausführungsbei spiel der Erfindung; FIG. 11 is a graph showing a team site in conjunction with a calendar feature of a teamwork tools according to a preferred Ausführungsbei game of the invention;

Fig. 12 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbin dung mit einem Dokumentenverfolgungsfeature eines Teamwork-Tools nach ei nem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung; FIG. 12 is a graph showing a part of a team site, in conjunction with a document tracking feature of a teamwork tools according ei nem preferred embodiment of the invention;

Fig. 13 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit dem Anlegen eines Teamraumumfeldes im Rahmen eines Teamwork-Tools nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung; Figure 13 is a graphical representation of a part of a team site in connection with the application of a team room environment within a teamwork tools according to a preferred embodiment of the invention.

Fig. 14 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit einem Teilnahmefeature eines Teamwork-Tools nach einem bevorzugten Aus führungsbeispiel der Erfindung; FIG. 14 is a graph showing a part of a team site in conjunction with a participation feature of a teamwork tools according to a preferred imple mentation of the invention;

Fig. 15 eine Blockdiagrammdarstellung einer Dateneingabeeinheit in einem Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung; Figure 15 is a block diagram representation of a data input unit in a teamwork tool according to a preferred embodiment of the invention.

Fig. 16 eine Blockdiagrammdarstellung einer Beschreibung einer physikalischen Tätigkeit und damit verbundenen Berichtselementen in einem Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung; FIG. 16 is a block diagram representation of a description of a physical activity and associated report items in a teamwork tool according to a preferred embodiment of the invention;

Fig. 17 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit dem Anlegen einer Beschreibung einer physikalischen Tätigkeit in einem be vorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung; Figure 17 is a graphical representation of a part of a team site in connection with the application of a description of a physical activity in a be preferred exemplary embodiment of the invention.

Fig. 18 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit der Eingabe von Daten in das Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Aus führungsbeispiel der Erfindung; FIG. 18 is a graph showing a part of a team site in connection with the input of data into the teamwork tool according to a preferred imple mentation of the invention;

Fig. 19 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit dem Berichten von Daten aus einem Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung heraus; FIG. 19 is a graph showing out of part of a team site in connection with the reports of data from a teamwork tool according to a preferred embodiment of the invention;

Fig. 20 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit dem alternativen Berichten von Daten in einem Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung; FIG. 20 is a graph showing a part of a team site in connection with the alternative reports data in a teamwork tool according to a preferred embodiment of the invention;

Fig. 21 eine graphische Darstellung der Teaminteraktion innerhalb eines Team raumumfelds nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung; und FIG. 21 is a graph showing the team interaction within a team room environment according to a preferred embodiment of the invention; and

Fig. 22 eine graphische Darstellung einer Teaminteraktion innerhalb eines Team raumumfelds nach einem zusätzlichen bevorzugten Ausführungsbeispiel der Er findung. Fig. 22 is a graphical representation of a team interaction within a team room environment according to an additional preferred exemplary embodiment of the invention.

Detailed description of the preferred embodiments

Die Erfindung wird hinsichtlich verschiedener bevorzugter Ausführungsbeispiele beschrieben, die als Erläuterung der Erfindung und nicht als Einschränkung der selben zu betrachten sind. Beispielsweise wird die Erfindung hinsichtlich eines Systems und eines Verfahrens beschrieben, die geeignet sind, das Internet als ein Medium zur Lieferung von Informationen und Datenverwaltung und gemeinsame Nutzung zwischen verschiedenen Projektteammitgliedern zu nutzen. Das heißt, die Projektteammitglieder können Mitglieder verschiedener funktionaler Organisa tionen innerhalb einer oder mehrerer größerer Organisationen sein, sie können geographisch getrennt sein oder sie können verschiedene Informationsverwal tungstools zur Durchführung ihrer Arbeitstätigkeiten verwenden. Während die in Verbindung mit bevorzugten Ausführungsbeispielen beschriebenen Informationen und Daten im allgemeinen von ihrer Natur her finanzieller Art sind, ist die Erfin dung im übrigen nicht auf die Verwaltung und die gemeinsame Nutzung finanziel ler Informationen beschränkt. Beispielsweise kann die Erfindung genutzt werden, um technische Informationen und Daten, wie z. B. Produktdesign-Spezifikationen und Testdaten, Marketing- und demographische Daten, wie aß. Produktpromoti ons- und Zielgruppendaten, und ähnliches, zu verwalten, ohne damit den ange messenen Rahmen der Erfindung zu verlassen.The invention is preferred in terms of various preferred embodiments described as an explanation of the invention and not as a limitation of same are to be considered. For example, the invention is related to one System and a method described that are suitable to use the Internet as a Medium for delivery of information and data management and common Use between different project team members. This means, Project team members can be members of various functional organizations be within one or more larger organizations, they can be geographically separated or you can manage different information Use training tools to carry out their work. While the in Information described in connection with preferred exemplary embodiments and data in general is financial in nature, is the inven Otherwise, it was not financed through administration and sharing limited information. For example, the invention can be used for technical information and data, such as B. Product design specifications and test data, marketing and demographic data such as ate. Produktpromoti ons and target group data, and the like to manage, without the leave the scope of the invention.

Entsprechend dem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung liefern ein Sy stem und ein Verfahren das Erfassen und Verfolgen von Informations- und Daten input in das System durch zahlreiche verschiedene Teaminputs. Die Teams kön nen auf der Organisation des oder der Projekteinheiten (beispielsweise den Fir menorganisationen) basieren, oder sie können im Hinblick auf ein besonderes Projekt organisiert sein. Die Erfindung ist anwendbar auf ein beliebig großes Pro jekt, das mehrere Unterprojekte umfaßt, welche zahlreiche und verschiedene Quellen und Benutzer von Projektinformationen und -daten umfassen. Die Erfin dung findet besonders dort Anwendung, wo die Teammitglieder sich nicht am glei chen Ort befinden.According to the preferred embodiment of the invention, a Sy stem and a method of capturing and tracking information and data input into the system through numerous different team inputs. The teams can on the organization of the project unit (s) (e.g. the Fir men organizations) or they can be with a view to a special Project be organized. The invention is applicable to any size Pro project, which comprises several sub-projects, numerous and different Sources and users of project information and data include. The Erfin This is particularly useful where team members are not the same Chen place.

Bei weiteren Erfindungsmerkmalen werden die aus den zahlreichen Quellen emp fangenen Informationen und Daten den Projektteilnehmern und dem Management regelmäßig vorgelegt. Beispielsweise werden Projektinformationen in Verbindung mit besonderen Fragen oder Problemen in einem einheitlichen Format oder mit einheitlichen Bezeichnern präsentiert, was die Überprüfung durch das Manage ment erleichtert. Informationen und Daten stehen den Teammitgliedern, welche die Information und die Daten bei der Ausübung ihrer Arbeit nutzen, mühelos zur Verfügung. Das Management erhält einen einheitlichen Mechanismus für die Verbreitung von Information, für das Zuteilen und Verfolgen von Aufgaben und für das Aufwerfen und Beantworten von Fragen. In the case of further features of the invention, those from the numerous sources are emp information and data captured by project participants and management submitted regularly. For example, project information is related with special questions or problems in a uniform format or with presents uniform identifiers of what the review by the manager ment relieved. Information and data are available to the team members, which effortlessly use the information and data in the performance of their work Available. Management receives a unified mechanism for that Dissemination of information, for assigning and tracking tasks and for raising and answering questions.

Das System und das Verfahren liefern des weiteren Funktionen in Verbindung mit den Informationen und Daten, wie z. B. Mitteilung bei Eintreffen neuer Informatio nen oder Daten, Archivieren von Informationen und Daten und Verfolgen von In formationen und Daten sowie Berichtsfunktionen. Wenn beispielsweise ein Doku ment überarbeitet wird, ist es möglich, das Dokument als "neue Revision" zu spei chern. Dokumenteninformationen, wie z. B. Autor, Datum, Thema und aktuelle Re visionsnummer, werden ebenso wie jede Version des Dokumentes in einem Teamraumumfeld vorgehalten. Damit können die Teammitglieder die Revisions geschichte eines Dokumentes einsehen und/oder auf frühere Versionen der Do kumente Zugriff nehmen. Die Dokumentenrevisionsinformation kann auch dazu verwendet werden, Informationen und Daten Nicht-Teammitgliedern und/oder dem Management vorzulegen. Beispielsweise kann die Vorlage beschränkt sein auf lediglich die letzte Version eines Dokumentes, wenn in das Dokument von außer halb der Dokumentverwaltungsfunktion aus eingesehen wird.The system and method also provide functions in connection with the information and data, such as B. Notification when new information arrives or data, archiving information and data and tracking information formations and data as well as reporting functions. For example, if a documentary revised, it is possible to save the document as a "new revision" manuals. Document information, such as B. Author, date, subject and current re vision number, as well as each version of the document in one Team room environment provided. This allows the team members to do the revisions view the history of a document and / or previous versions of Do. access documents. The document revision information can also do this used, information and data non-team members and / or the Submit management. For example, the template can be limited to only the latest version of a document, if in the document from outside half of the document management function.

Zusätzlich zu den Informations- und Datenverwaltungsfeatures der Erfindung wer den nach einem weiteren bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung diese Verwaltungsfeatures mit Tools für sofortige Kommunikation kombiniert, um eine Zusammenarbeit in Echtzeit an Dokumenten oder sonstigen Informationen und Daten zu ermöglichen.In addition to the information and data management features of the invention, who according to a further preferred embodiment of the invention Administrative features combined with tools for instant communication to create a Collaborate in real time on documents or other information and Enable data.

Es dürfte klar sein, daß die Erfindung als ein Internet-basiertes Tool zur Unterstüt zung der Projektteams implementiert werden kann. Die Nutzung eines Weitbe reichsnetz, wie z. B. Internet oder Intranet, ermöglicht es Teammitgliedern, die geographisch und nach Zeitzonen getrennt sind, mit einer einzigen Informations quelle zu arbeiten, womit eine Arbeitsumgebung geschaffen wird, die die Zusam menarbeit stark fördert.It should be clear that the invention is an internet based support tool project teams can be implemented. The use of a Weitbe empire network, such as B. Internet or intranet, enables team members who separated geographically and by time zone, with a single information source to work, which creates a working environment that the co strongly encourages men’s work.

Zahlreiche zusätzliche Merkmale und Features der Erfindung werden für den Fachmann aufgrund der folgenden weiteren detaillierten Beschreibung der bevor zugten Ausführungsbeispiele der Erfindung offensichtlich. Numerous additional features and features of the invention are for the Those skilled in the art based on the following more detailed description of the prior preferred embodiments of the invention obvious.

SYSTEM ARCHITECTURE

Unter Bezugnahme auf die Fig. 1 und 2 des Zeichnungssatzes umfaßt ein Sy stem 10 für die Verwaltung von Kommunikation und Zusammenarbeit unter Teammitgliedern 10 einen Teamwork-Tool-Server 12. Der Teamwork-Tool-Server 12 ist mit einem ersten Benutzer oder Klienten 14 über ein nicht gesichertes Weit bereichsnetz 16, wie z. B. das Internet, verbunden. Ein zweiten Benutzer oder Klient 18 ist mit dem Teamwork-Tool-Server 12 über ein gesichertes Weitbe reichsnetz oder lokales Netzwerk 20, wie z. B. ein firmeninternes gesichertes Intra net, verbunden. Dies erlaubt gleichzeitigen Zugang vorn gesicherten Netzwerk 16 und vom ungesicherten Netzwerk 20.Referring to FIGS. 1 and 2 of the set of drawings, a system 10 for managing communication and collaboration among team members 10 includes a teamwork tool server 12 . The teamwork tool server 12 is with a first user or client 14 via an unsecured wide area network 16 , such as. B. the Internet connected. A second user or client 18 is connected to the teamwork tool server 12 via a secured wide area network or local area network 20 , such as e.g. B. an intra-company secured intranet, connected. This allows simultaneous access from the secured network 16 and from the unsecured network 20 .

Der Teamwork-Tool-Server 12 kann ein Personal Computer oder sonstiger geeig neter Server sein, welcher in der Lage ist, eine Web-basierte Applikation zu unter stützen, welche unter Verwendung der Lotus-Domino-Entwicklungs-Tools, HTML- Programmiersprache, JAVA oder ähnlichen Web-Entwicklungssprachen geschrie ben wurden. Als solcher, und das ist an sich gut bekannt, umfaßt der Teamwork- Tool-Server 12 einen Prozessor und einen damit verbundenen Speicher (memory and storage), in dem ein Programm, das den Betrieb des Prozessors steuert, un tergebracht ist, und bei dem des weiteren Daten, einschließlich Dokumente, In formationen, numerische Daten und ähnliches, abgespeichert werden können. Der Teamwork-Tool-Server 12 ist auch mit einem Sicherheitsserver 24 verbunden.The teamwork tool server 12 can be a personal computer or other suitable server which is capable of supporting a web-based application which uses the Lotus Domino development tools, HTML programming language, JAVA or similar web development languages. As such, and as is well known in the art, teamwork tool server 12 includes a processor and associated memory and storage in which a program that controls the operation of the processor is housed, and at Furthermore, data, including documents, information, numerical data and the like, can be stored. The teamwork tool server 12 is also connected to a security server 24 .

Unter besonderer Bezugnahme auf Fig. 2 kann der Teamwork-Tool-Server 12 so wohl auf ein globales Verzeichnis 26 als auch ein lokales Verzeichnis 28 Zugriff nehmen. Das globale Verzeichnis 26 kann Daten enthalten, die mit allen Mitglie dern einer Gruppe verbunden sind, einschließlich sämtlicher möglichen Benutzer eines Systems 10, ob es nun Teammitglieder sind oder aber Besu cher/Gastnutzer, und für jeden solchen Benutzer weist es zumindest eine Benut zeridentifikation auf. Das lokale Verzeichnis 28 enthält Dateneintragungen in Ver bindung mit besonderen Benutzern des Systems 10, und es kann des weiteren die in dem globalen Verzeichnis verwendete Benutzeridentifikation nutzen. With particular reference to FIG. 2, the teamwork tool server 12 can access a global directory 26 as well as a local directory 28 . The global directory 26 may include data associated with all members of a group, including all possible users of a system 10 , whether team members or visitors / guest users, and for each such user it has at least one user identification , The local directory 28 contains data records associated with particular users of the system 10 and can also use the user identification used in the global directory.

Funktionell und unter Bezugnahme auf Fig. 3 umfaßt der Teamwork-Tool-Server 12 eine Teamraumeinheit 30 und eine Datenverwaltungseinheit 32. Eine Kommu nikationsverbindung 34, wie z. B. ein Datenbus, verbindet die Teamraumeinheit 30 und die Datenverwaltungseinheit 32 in der Weise, daß Informationen zwischen den beiden Einheiten gemeinsam genutzt und synchronisiert werden können, wie dies im folgenden beschrieben wird. Darüber hinaus wurde zwar eine Darstellung mit einer gemeinsamen Implementierung auf dem Teamwork-Tool-Server 12 ge zeigt, es dürfte jedoch klar sein, daß die Teamraumeinheit 30 und die Datenver waltungseinheit 32 getrennt implementiert und betrieben werden können.Functionally and with reference to FIG. 3, the teamwork tool server 12 comprises a team room unit 30 and a data management unit 32 . A communication link 34 , such as. B. a data bus, connects the team room unit 30 and the data management unit 32 in such a way that information between the two units can be shared and synchronized, as described below. In addition, although a representation with a common implementation on the teamwork tool server 12 has been shown, it should be clear that the team room unit 30 and the data management unit 32 can be implemented and operated separately.

TEAM ROOM

Nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung definieren die Pro jektteilnehmer, d. h. die Benutzer des Systems 10 oder Teammitglieder, welche die Teamraumeinheit 30 benutzen, einen oder mehrere Teamräume in einer virtuellen Umgebung, um das gesamte Projekt zu unterstützen. Allgemein wird ein Großpro jekt in kleinere Unterprojekte untergliedert, und für jedes dieser Unterprojekte wird eine Teamraumumgebung geschaffen. Beispielsweise kann innerhalb der Team raumeinheit 30 eine Reihe von Teams definiert werden, und die Teams 1-n wer den in Fig. 4 dargestellt. Zu diesen virtuellen Teamraumumgebungen wird über das ungesicherte Netzwerk 16 oder das gesicherte Netzwerk 20 oder eine sonsti ge Netzwerkarchitektur Zugriff genommen, und sie erleichtern die gemeinsame Nutzung von Informationen und das Verbinden von Daten für verschiedene Benut zergruppen. Das bedeutet, jedes Teammitglied erhält Zugang zu einer Team raumumgebung, die das Projekt oder Unterprojekt unterstützt, das mit diesem Team verbunden ist und mit dem das betreffende Teammitglied befaßt ist.According to a preferred embodiment of the invention, the project participants, ie the users of the system 10 or team members who use the team room unit 30 , define one or more team rooms in a virtual environment to support the entire project. In general, a major project is broken down into smaller sub-projects, and a team room environment is created for each of these sub-projects. For example, a number of teams can be defined within team room unit 30 , and teams 1-n are shown in FIG. 4. These virtual team room environments are accessed via the unsecured network 16 or the secured network 20 or other network architecture, and they facilitate the sharing of information and the connection of data for different users. This means that each team member has access to a team room environment that supports the project or subproject that is connected to this team and with which the team member concerned is concerned.

Es können mehrere Zugangsniveaus bereitgestellt werden. Beispielsweise kann ein Niveau mit offenem Zugang bereitgestellt werden, das einen Zugang durch eine große Zahl von Benutzern auf eine beschränkte Auswahl von Projektinforma tion an Daten zuläßt. Ein eingeschränktes Zugangsniveau kann bereitgestellt wer den, so daß lediglich Teammitglieder, das Management oder sonstige autorisierte Benutzer auf die innerhalb eines Teamraums aufbewahrten Informationen und Daten Zugriff nehmen, diese verändern, ergänzen oder löschen können. Umfas sender Zugang zu ausgewählter Projektinformation erlaubt es jedermann inner halb der Organisation, der im globalen Verzeichnis 26 eingeschlossen ist, auf ei ner bestimmten Ebene am Projekt teilzunehmen. Zugang mit beschränkter Ebene lediglich für die Mitglieder oder Benutzer, die ein Profil innerhalb des lokalen Ver zeichnisses 28 haben, stellt die Integrität der Informationen und Daten sicher, da diese Benutzer die einzigen Benutzer mit der Berechtigung sein werden, innerhalb der Teamraumumgebung Informationen und Daten einzugeben oder zu editieren.Multiple levels of access can be provided. For example, an open access level can be provided that allows access by a large number of users to a limited selection of project information. A restricted level of access can be provided so that only team members, management or other authorized users can access, change, supplement or delete the information and data stored within a team room. Comprehensive access to selected project information allows anyone within the organization included in global directory 26 to participate in the project at a particular level. Restricted level access only for members or users who have a profile within the local directory 28 ensures the integrity of the information and data since these users will be the only users authorized to enter information and data within the team room environment or edit.

Der Sicherheitsserver 24 und das lokale Verzeichnis 28 wirken zusammen, um die verschiedenen Zugangsniveaus zu liefern. Der Sicherheitsserver 24 wird nach Zugang zum Teamwork-Tool-Server 12 durch einen Benutzer angerufen. Der Si cherheitsserver 24 wird so wirksam, daß die Identität eines Benutzers aufgrund eines Eintrags im globalen Verzeichnis 26 geprüft wird, und nach dieser Prüfung erhält der Benutzer gegebenenfalls Zugang zum Teamwork-Tool-Server 12. In dem mit dem Benutzer verbundenen lokalen Verzeichnis 28 befindet sich ein Be nutzerprofil, das das dem Benutzer eingeräumte Zugangsniveau festlegt. Bei spielsweise können dem lokalen Verzeichnis 28 unbekannte Benutzer, die kein Profil haben, einen Gaststatus in der Teamraumumgebung eingeräumt erhalten. Die Mitglieder und Benutzer des Teamworktools erhalten entsprechend ihrem Au torisierungsniveau Zugangsrechte. Für den auf den Teamwork-Tool-Server 12 über das gesicherte Netzwerk 20 Zugriff nehmenden Kunden 18 ist gegebenen falls ein Überprüfungsprozeß unter Verwendung des Sicherheitsservers 24 nicht notwendig. Nach Zugang zum gesicherten Netzwerk 20 durch den Kunden 18 wird der Sicherheitsserver 24 angerufen, um die Identität des Benutzers zu überprüfen. Demzufolge wird ein Zugang zum Teamwork-Tool-Server 12 aus dem gesicherten Netzwerk 20 keine weitere Überprüfung erforderlich machen, obwohl eine solche dann möglich ist, wenn dies aus Sicherheitsgründen für notwendig erachtet wird.The security server 24 and the local directory 28 work together to provide the different levels of access. The security server 24 is called by a user after access to the teamwork tool server 12 . The security server 24 is effective so that the identity of a user is checked based on an entry in the global directory 26 , and after this check the user may have access to the teamwork tool server 12 . In the local directory 28 connected to the user there is a user profile which defines the access level granted to the user. For example, 28 unknown users who do not have a profile can be granted a guest status in the team room environment to the local directory. The members and users of the teamwork tool receive access rights according to their authorization level. For the customer 18 accessing the teamwork tool server 12 via the secured network 20, a verification process using the security server 24 may not be necessary. After access to the secured network 20 by the customer 18 , the security server 24 is called to verify the identity of the user. Accordingly, access to the teamwork tool server 12 from the secured network 20 will not require any further verification, although such verification is possible if it is deemed necessary for security reasons.

Fig. 5 erläutert die Struktur eines der durch den Teamwork-Tool-Server 12 unter stützten Teams. Das Team 40 umfaßt eine Mehrzahl von Unterteams 42-47, wel che wiederum Unterteams 54 und 56 umfassen können. Das Unterteam 54 wird als für das Unterteam 43 dediziert dargestellt, während das Unterteam 56 die Tätigkeiten der Unterteams 44 und 46 unterstützt. Zur Unterstützung des Teams 40 und jedes der Unterteams ist eine Schicht von Teamraumfunktionen 58, wie z. B. Dokumentenverwaltung, Kalender, Probleme, Zuteilungen, Nachrichten und der gleichen, vorgesehen. Jedes Team und Unterteam kann eine eigene Organisation aufweisen, die von der Organisationsform unabhängig ist, aus der die Teammit glieder stammen. Beispielsweise kann die Organisation eine funktionale Organisa tion aufweisen, während das Team nach Produktkategorie organisiert ist. Demzu folge kann die Teamraumumgebung Tätigkeiten für eine Anzahl verschiedener Organisationsstrukturen unterstützen. Fig. 5 illustrates the structure of one of through the teamwork tool server 12 supported teams. Team 40 includes a plurality of sub-teams 42-47 , which in turn may include sub-teams 54 and 56 . Sub-team 54 is shown as dedicated to sub-team 43 , while sub-team 56 supports the activities of sub-teams 44 and 46 . To support team 40 and each of the sub-teams, a layer of team room functions 58 , such as B. document management, calendar, problems, assignments, messages and the like, provided. Each team and sub-team can have its own organization, which is independent of the organizational form from which the team members come. For example, the organization may have a functional organization, while the team is organized by product category. As a result, the team room environment can support activities for a number of different organizational structures.

Die Umgebung für den Teamraum kann so konfiguriert sein, daß sie dem Benut zer wie eine Website erscheint. Fig. 6 zeigt eine beispielhafte Teamraum-Website 60, welche als eine Homepage konfiguriert ist. Die Seite 60 wird mit einem Navigationsrahmen 62 geteilt, welcher auf einer linken Seite der Seite 60 an geordnet ist, und einem Sichtrahmen 64 auf der rechten Seite. Durch Verbinden zur Information aus dem Navigationsrahmen 62 können die Benutzer die Inhalte dieser Links im Sichtrahmen 64 einsehen, welcher als Reaktion auf das Anklicken des dazugehörigen Links generiert wird. Ein Link wird beispielsweise als Link 66 definiert. Die Links werden getrennt und in verschiedenen Gruppen angeordnet, und in Fig. 6 werden zwei Gruppen 68 und 70 gezeigt. Zusätzliche Gruppen von Links können verwendet werden. Der Zweck der Trennung der Links nach Gruppen ist die Lieferung von Links für bestimmte Benutzer, welche ihnen zur Nutzung entsprechend dem ihnen eingeräumten Niveau des Zugangs zum Teamraum zur Verfügung stehen. Beispielsweise kann ein Teamführer Zugang zu einer ersten Gruppe 68 von Links haben, die sich auf die Teamraumadministration beziehen, und zu einer zweiten Gruppe 70 von Links, welche sich auf allgemeine Teamraumfunktionen beziehen. Ein Teammitglied hat gegebenenfalls nur Zugang zur zweiten Gruppe 70 von Links und würde die erste Gruppe 68 von Links nicht vorgestellt erhalten. Ein Gastnutzer kann eine dritte Gruppe von Links vorgestellt erhalten, welche mit für Gastnutzer zulässigen Zugängen verbunden ist.The environment for the team room can be configured so that it appears to the user as a website. Fig. 6 shows an exemplary team room site 60, which is configured as a home page. The page 60 is shared with a navigation frame 62 , which is arranged on a left side of the page 60 , and a viewing frame 64 on the right side. By connecting to the information from the navigation frame 62 , the users can view the contents of these links in the viewing frame 64 , which is generated in response to the clicking of the associated link. For example, a link is defined as link 66 . The links are separated and arranged in different groups, and two groups 68 and 70 are shown in FIG . Additional groups of links can be used. The purpose of separating the links into groups is to provide links for certain users, which are available for use according to the level of access to the team room granted to them. For example, a team leader can have access to a first group 68 of links related to team room administration and a second group 70 of links related to general team room functions. A team member may only have access to the second group 70 of links and would not be presented with the first group 68 of links. A guest user can be presented with a third group of links, which is associated with access permitted for guest users.

Die Seite 60 kann aktive Graphiken enthalten und den Teamraummitgliedern bei Zugang verschiedene Informationen liefern. Beispielsweise kann die Seite 60 die Teamführer 62 und die Teammitglieder 74 identifizieren und des weiteren einen Hinweis darauf liefern, welche Mitglieder derzeit im Teamraum anwesend sind und über einen Chatraum oder eine sonstige interaktive Umgebung, welche über ein anderes (nicht dargestelltes) Link erreicht oder genutzt werden kann, für die Mitar beit zur Verfügung stehen. Die Seite 60 kann Graphiken und Bilder innerhalb des Sichtrahmens 64 und Links zu Hilfeseiten 78 umfassen. Die besondere Anordnung der Teamraum-Homepage 60 ist keine Besonderheit der Erfindung, und es sollte klar sein, daß zahlreiche Adaptierungen geschaffen werden können.Page 60 may contain active graphics and provide various information to team room members upon access. For example, page 60 can identify team leaders 62 and team members 74 and also provide an indication of which members are currently present in the team room and via a chat room or other interactive environment that reaches or uses another link (not shown) for which employees are available. Page 60 may include graphics and images within view frame 64 and links to help pages 78 . The particular arrangement of team room homepage 60 is not a particularity of the invention, and it should be understood that numerous adaptations can be made.

Wie bemerkt, ermöglichen die Links 68 und 70 den Benutzern Verbindungen zu und Einsicht in den mit dem Link verbundenen Inhalt. Beispielhafte Links 70 kön nen ein Projekt-Homepage-Link umfassen, um den Benutzer zur Projekt- Homepage zu führen, ein Team-Homepage-Link, um den Benutzer zu den beson deren Team-Homepage zurückzuführen, und ein Link für das Inhaltsverzeichnis, welches eine Liste der verfügbaren Inhalte des Teamraums liefert. Links für ge meinsam erfolgende Verwaltung, gemeinsame Organisation und Information kön nen vorgesehen werden, außerdem auch ein Nachrichtenlink, ein Kalenderlink, eine Sitzungslink, ein Beauftragungslink und ein Dokumentenlink.As noted, links 68 and 70 allow users to connect and view the content associated with the link. Exemplary links 70 may include a project home page link to lead the user to the project home page, a team home page link to return the user to the particular team home page, and a table of contents link which provides a list of the available content of the team room. Links for joint administration, common organization and information can be provided, as well as a news link, a calendar link, a session link, an order link and a document link.

Die zahlreichen Zwecke des Teamraums umfassen auch die Aufbewahrung von Informationen für das Unterprojekt. Diese Information kann umfassen Sitzungspro tokolle aller Art, Berichte und Präsentationen, Probleme und Kalender und Nach richten. Diese Informationen werden in dem Speicherbereich des Teamwork-Tool- Servers 12, wie nachstehend im Detail beschrieben, als Dokumente abgespei chert. Zusätzliche Informationen können Projekt- oder Unterprojektdaten in nume rischer Form, Aufgabenverteilung und Verfolgungsinformation und Teamzusam menarbeitsinformation umfassen, was ebenfalls nachstehend im Detail beschrie ben wird.The numerous purposes of the team room also include the storage of information for the sub-project. This information may include all kinds of meeting minutes, reports and presentations, problems and calendars and messages. This information is stored in the memory area of the teamwork tool server 12 as documents, as described in detail below. Additional information may include project or sub-project data in numerical form, task distribution and tracking information, and team collaboration information, which is also described in detail below.

Die Arten und das Format für Informationen und Daten, die der Teamraum akzep tieren wird, werden definiert, beispielsweise ein Dokument, ein Problem, eine Be auftragung, eine Kalenderinformation oder Nachricht. Darüber hinaus können die Informationen und Daten organisiert werden durch das Unterteam, die Kategorie oder das Ereignis, für das sie relevant ist. Die Definition und Organisation der In formationen und Daten erleichtern deren Nutzung und Überprüfung durch die Teammitglieder und durch Besucher des Teamraums. Unter Bezugnahme auf Fig. 7 werden Informationen durch Anklicken in dem Navigationsrahmen 62 der Infor mationsart hinzugefügt, die angelegt werden soll, beispielsweise Dokumentation, wie bei 80 dargestellt. Wenn es eine Unterkategorie für die Informationen gibt, wird diese bei 82 gewählt. Schließlich wird die Schaltfläche für neue Dokumente bei 84 gewählt, und eine neue Dokumentenform 86 (Fig. 8) wird im Rahmen 64 erscheinen.The types and format of information and data that the team room will accept are defined, for example a document, a problem, an order, a calendar information or message. In addition, the information and data can be organized by the sub-team, the category or the event for which it is relevant. The definition and organization of the information and data facilitate their use and review by the team members and by visitors to the team room. Referring to FIG. 7, information is clicked in the navigation frame 62 to add the type of information that is to be created, such as documentation, as shown at 80 . If there is a subcategory for the information, this is chosen at 82 . Finally, the button for new documents is selected at 84 , and a new document form 86 ( Fig. 8) will appear in frame 64 .

Die neue Dokumentenform 86 wird so arrangiert, daß sie die Eingabe verschiede ner Informationen zu dem neuen Dokument erleichtert, und sie wird unterteilt in einen Bereich Basisinformation 88, einen Inhaltsbereich 90, einen Überprüfungs bereich 92 und einen aktiveninaktiven Bereich 94 sowie einen Bereich für E-Mail- Zustellungen 96. Der Bereich Basisinformation umfaßt Felder für das Thema 100, die Dokumentenart 102, die Kategorie 104, damit verbundene Ereignisse 106 und damit verbundene Unterteams 108. Der Inhaltsbereich 90 ist ein allgemeines Text feld. Der Überprüfungsbereich ermöglicht es den Teammitgliedern, die Dokumen teninformation einzugeben, um die zusätzlichen Teammitglieder zu identifizieren, die für die Überprüfung des Dokumentes verantwortlich sein werden. Der(die) tat sächliche(n) Überprüfer wird(werden) aus einer Liste 110 potentieller Überprüfer ausgewählt, die auf bestimmte Teammitglieder oder das Management beschränkt ist. Dies stellt sicher, daß die Dokumente nicht breit verteilt werden, ohne daß sie zunächst durch ein autorisiertes Teammitglied und das Management überprüft wurden. Alternativ kann das Team selbst durch Anwählen der Box 113 bestimmt werden. Ein Fälligkeitsdatum für die Überprüfung kann ebenfalls bei 112 zugeteilt werden, ist aber nicht erforderlich. Vorteilhafterweise kann die Information den Teammitgliedern für Informationszwecke dadurch mitgeteilt werden, daß das Team als Überprüfer bezeichnet und kein Fälligkeitsdatum zugeteilt wird. Das Do kument kann als aktiv oder inaktiv gekennzeichnet werden oder kann so einge stellt werden, daß es nach einer vorherbestimmten Zeit 111 inaktiv wird. Norma lerweise wird ein Dokument zunächst als aktiv gekennzeichnet und später editiert, um inaktiv zu werden. Das Drücken der Speicher- und Abschlußschaltfläche 114 bewirkt das gleiche.The new document form 86 is arranged to facilitate the entry of various information about the new document, and is divided into a basic information area 88 , a content area 90 , a review area 92 and an active inactive area 94 and an area for e- Mail deliveries 96 . The basic information area includes fields for topic 100 , document type 102 , category 104 , associated events 106 and associated sub-teams 108 . The content area 90 is a general text field. The review area enables team members to enter the document information to identify the additional team members who will be responsible for reviewing the document. The actual reviewer (s) will be selected from a list 110 of potential reviewers limited to specific team members or management. This ensures that the documents are not widely distributed without first being checked by an authorized team member and management. Alternatively, the team itself can be selected by selecting box 113 . A due date for the review can also be assigned at 112 , but is not required. Advantageously, the information can be communicated to the team members for information purposes by designating the team as the reviewer and not assigning a due date. The document can be marked as active or inactive or can be set such that it becomes inactive after a predetermined time 111 . Normally, a document is initially marked as active and later edited to become inactive. Pressing the save and close button 114 does the same.

Um die Aktualität der im Teamraum vorgehaltenen Informationen zu wahren, kann eine automatische Löschfunktion zu der Teamraumfunktionalität hinzugefügt wer den. Nach einem vorgegebenen Zeitablauf werden der Autor und/oder die Emp fänger eines Dokuments, eines Problems, einer Beauftragung oder einer sonsti gen im Teamraum vorgehaltenen Information benachrichtigt, daß die Information ein bestimmtes Alter überschritten hat. Zu diesem Zeitpunkt kann der Autor aufge fordert werden, die Information zu aktualisieren, sie zu archivieren oder zu lö schen. Bei Fehlen einer Antwort seitens des Autors auf ein oder mehrere Ersu chen um Aktualisierung der Information kann ein automatischer Lösch- oder Ar chivierprozeß stattfinden.To keep the information in the team room up to date, you can an automatic delete function is added to the team room functionality the. After a predetermined time, the author and / or the emp catcher of a document, problem, assignment or other information held in the team room notifies that the information has reached a certain age. At this point the author can give up be asked to update, archive or delete the information rule. In the absence of an answer from the author to one or more Ersu Automatic update or update can be carried out to update the information chivier process take place.

Es gibt zahlreiche Dokumentenarten, und die verschiedenen Dokumentenarten, welche akzeptiert werden, sind ebenfalls definiert. Zusätzlich können elektronische Dateien im Teamraum in dem Format der Applikation abgelegt werden, das für deren Anlegen genutzt wurde. Die im Teamraum vorgehaltenen Elektronikdateien können auf die lokale Maschine des Teilnehmers, beispielsweise des Kunden 14 oder des Kunden 18, heruntergeladen und unter Verwendung einer ähnlichen Ap plikation gelesen werden, wie sie der Autor für das Anlegen der Datei verwendete, falls gewünscht können sie bearbeitet und erneut im Teamraum für weitere ge meinsame Nutzung hinterlegt werden. Das Dokument kann auf der lokalen Ma schine des Teilnehmers gespeichert und über andere Mittel an Nicht- Teamkollegen weitergereicht werden, wenn dies gewünscht wird. Im Teamraum können auch bezüglich jedes beliebigen dort gespeicherten Dokumentes Diskus sionen mit Threads geführt werden.There are numerous types of documents, and the various types of documents that are accepted are also defined. In addition, electronic files can be stored in the team room in the format of the application that was used to create them. The electronic files held in the team room can be downloaded to the local machine of the participant, for example customer 14 or customer 18 , and read using a similar application as the author used to create the file, if desired they can be edited and edited again in the team room for further joint use. The document can be stored on the participant's local machine and passed on to non-teammates by other means if desired. Discussions with threads can also be held in the team room on any document stored there.

Ein Feature des Teamraums ist, daß jedes beliebige Teammitglied zu einer belie bigen Zeit eine Frage aufwerfen kann, dies erfolgt durch das Teammitglied so, daß eine Frage angelegt wird (beispielsweise ein Problemdokument), indem ein Ver fahren herangezogen wird, das zu dem in den Fig. 7 bis 8 oben dargestellten ähnlich ist. Nach Auswählen des neuen Problemlinks aus dem Navigationsrahmen 62 zur Schaffung einer neuen Frage erscheint ein neues Problemformular 120 in dem Sichtrahmen 64 (Fig. 9). Das neue Problemformular ist ähnlich angelegt wie das neue Dokumentenformular 86 und wird in einen Bereich Basisinformation 122, einen Inhaltsbereich 124, einen Überprüfungsbereich 126, einen aktiven/inaktiven Bereich 128 sowie einen Bereich für E-Mail-Zustellungen 130 untergliedert. Der Bereich Basisinformation umfaßt Felder für das Thema 132, die Kategorie 136, verbundene Ereignisse 138 und verbundene Unterteams 140. Der Bereich Basis information umfaßt weiterhin eine Prioritätsauswahl 150 für das Problem. Die Prio rität kann mit rot farbcodiert sein, was hoher Priorität entspricht, mit gelb für mittle re Priorität und mit grün für geringe Priorität, oder es können andere Vereinbarun gen getroffen werden.A feature of the team room is that any team member can pose a question at any time, this is done by the team member in such a way that a question is created (for example, a problem document) by using a procedure that corresponds to that in the Fig. 7 and 8 shown above is similar. After selecting the new problem link from the navigation frame 62 to create a new question, a new problem form 120 appears in the viewing frame 64 ( FIG. 9). The new problem form is similar to the new document form 86 and is subdivided into a basic information area 122 , a content area 124 , a review area 126 , an active / inactive area 128 and an area for e-mail deliveries 130 . The Basic Information area includes fields for topic 132 , category 136 , connected events 138 and connected sub-teams 140 . The basic information area also includes a priority selection 150 for the problem. The priority can be color-coded with red, which corresponds to high priority, with yellow for medium priority and with green for low priority, or other agreements can be made.

Der Inhaltsbereich 124 ist ein allgemeines Textfeld. Der Überprüfungsbereich er laubt es dem das Problem eingebenden Teammitglied, die zusätzlichen Teammit glieder anzugeben, die für die Überprüfung des Problems verantwortlich sein wer den. Der(die) tatsächliche(n) Überprüfer werden aus einer Liste 142 potentieller Überprüfer ausgewählt, die auf bestimmte Teammitglieder oder das Management beschränkt ist. Ein Fälligkeitsdatum für die Überprüfung kann ebenfalls bei 144 zugeteilt werden. Das Problem kann als aktiv oder inaktiv gekennzeichnet werden. Normalerweise wird ein Problem zunächst als aktiv gekennzeichnet und später editiert, um inaktiv zu werden, oder durch Einstellen eines Ablaufdatums 146 au tomatisch auslaufen. Das Drücken der Speicher- und Abschlußschaltfläche 148 bewirkt das gleiche. Nach dem Speichern und Abschließen des neuen Problem formulars 120 wird, wenn die Benachrichtigungsoption 130 gewählt wurde, eine E- Mail-Benachrichtigung 52 (wie in Fig. 10 gezeigt) an die Überprüfer geschickt. Das neue Problemdokument wird nicht an den Überprüfer gesandt, statt dessen wird ein Link 154 in der Benachrichtigung 152 vorgesehen, das den Überprüfer zum Teamraum führt und damit das Problemdokument öffnet. Zusätzlich können weite re Benachrichtigungen an den Problemzuweisenden und/oder Problemzugewie senen zu späteren Daten vorgesehen werden, und sie können bezüglich des Fäl ligkeitsdatums spezifiziert werden. Anzumerken ist, daß, wenn der Überprüfer nicht im gesicherten Netzwerk befindlich ist, der Sicherheitsserver 24 angerufen wird, bevor zum Teamraum und zum Problem Zugang eingeräumt wird. The content area 124 is a general text field. The review area allows the team member entering the problem to specify the additional team members who will be responsible for reviewing the problem. The actual reviewer (s) are selected from a list of 142 potential reviewers limited to specific team members or management. A due date for the review can also be assigned at 144 . The problem can be marked as active or inactive. Typically, a problem is initially flagged as active and later edited to become inactive, or automatically expire by setting an expiration date 146 . Pressing the save and close button 148 does the same. After saving and completing the new problem form 120 , if the notification option 130 is selected, an email notification 52 (as shown in FIG. 10) is sent to the reviewers. The new problem document is not sent to the reviewer, instead a link 154 is provided in notification 152 that leads the reviewer to the team room and thus opens the problem document. In addition, further notifications can be provided to the problem assignor and / or problem assignor for later dates, and they can be specified with regard to the due date. It should be noted that if the reviewer is not on the secure network, the security server 24 is called before access to the team room and problem.

Um eine Problemüberlastung zu vermeiden, muß das Teammitglied, nachdem es ein Problem aufgeworfen hat, einen Überprüfer benennen, beispielsweise ein Teammitglied. Die Überprüfer können eine eingegrenzte Untergruppe von Team mitgliedern sein, und es können beispielsweise der(die) Teamführer und/oder de ren Stellvertreter sein. Bis der Überprüfer das Problem überprüft hat, steht es nicht allen Teammitgliedern zur Verfügung und kann auch nicht an das Management herangetragen werden. Da Probleme normalerweise zur Erteilung von Aufträgen führen, kann der Teamraum so konfiguriert sein, daß er automatisch Beauftragun gen generiert, wenn ein Problem aufgeworfen wird. Probleme und Problem generierte Beauftragungen können von normalen Beauftragungen entweder durch eine getrennte Bezeichnung oder durch die Identifizierung des Überprüfers in Ver bindung mit der Problemgenerierten Beauftragung unterschieden werden. Beauf tragungen können auch codiert werden, um die Priorität zu unterscheiden. Bei spielsweise kann eine Ikone neben der Beauftragung angebracht werden, deren Farbe oder Form die Bedeutung, Priorität, Dringlichkeit oder ein sonstiges Merk mal der Beauftragung kennzeichnet.In order to avoid problem overload, the team member must, after it has raised a problem, appoint a reviewer, such as a Team member. The reviewers can have a narrowed subset of team members, and for example the team leader (s) and / or de be your deputy. It is not until the reviewer has checked the problem available to all team members and cannot be sent to management be brought up. Because problems usually arise when placing orders the team room can be configured so that it is automatically commissioned gene generated when a problem is raised. Problems and problem Generated orders can either by normal orders a separate name or by identifying the reviewer in Ver differentiation with the problem-generated assignment. Beauf Bearings can also be encoded to distinguish priority. at for example, an icon can be placed next to the order whose Color or shape the meaning, priority, urgency or any other remark times the assignment.

Ein weiteres Merkmal des Teamraums sind ein Teamkalender und eine Nachrich tenfunktion. Jeder beliebige Teamführer kann Posten im Teamkalender hinzufü gen, und sämtliche Teammitglieder haben zum Teamkalender Zugang. Ein Bei spiel des Teamkalenders 170 wird in Fig. 11 dargestellt, das nach Auswahl des Kalenderlinks aus dem Navigationsrahmen 62 im rechten Rahmen 64 erscheint. In dem Sichtrahmen 64 werden Kalenderseiten 172 dargestellt, die nach Tagen, Wo chen, Monaten oder Jahren gezeigt werden. Quer über die Oberseite der Kalen derseiten 172 befinden sich Schaltflächen 174-178, die die Schaffung von neuen Ereignissen, Sitzungen erlauben und ferner die Manipulation von Kalenderanzei gen ermöglichen sowie Zugang zu Hilfe- oder Löschaktivitäten ermöglichen.Another feature of the team room is a team calendar and a messaging function. Any team leader can add items to the team calendar and all team members have access to the team calendar. An example of the team calendar 170 is shown in FIG. 11, which appears in the right frame 64 after selection of the calendar link from the navigation frame 62 . In the view frame 64 , calendar pages 172 are shown, which are shown by days, weeks, months or years. Across the top of calendars 172 are buttons 174-178 that allow the creation of new events, sessions, and also manipulate calendar displays and provide access to help or delete activities.

Neue Posten, die über ein Nachrichtenlink im Navigationsrahmen 62 hinzugefügt oder auf die darüber Zugriff genommen werden können, können so konfiguriert werden, daß sie durch ein beliebiges Teammitglied eingebracht werden können, oder aber das Einbringen und Editieren von Nachrichten kann auf den Teamführer oder entsprechend Benannte begrenzt werden, um das Generieren zu zahlreicher Nachrichtenelemente zu vermeiden. Analog können Reaktionen auf neue Nach richten auf bestimmte Teammitglieder beschränkt werden, was aber nicht der Fall sein muß.New items that can be added or accessed via a news link in the navigation frame 62 can be configured to be brought in by any team member, or the posting and editing of news can be done to the team leader or appropriately named be limited to avoid generating too many message elements. Similarly, responses to new messages can be limited to specific team members, but this need not be the case.

In Verbindung mit dem Zweck des Teamraums für das Verfolgen des Fortschritts eines Projektes oder Unterprojektes können Milestone-Ereignisse im Projekt auf dem Kalender verfolgt werden. Analog können Nachrichten mit Milestone- Ereignissen in der Weise verbunden werden, daß nachdem Verstreichen des Mi lestone-Ereignisses die Nachricht automatisch archiviert wird.In connection with the purpose of the team room for tracking progress of a project or subproject can milestone events in the project be tracked on the calendar. Similarly, messages with milestone Events are linked in such a way that after the passing of the Mi event, the message is automatically archived.

Im Navigationsrahmen 62 (Fig. 6) sind die Twisties 180 besonders zu beachten, die in der Nähe bestimmter Links angeordnet sind, beispielsweise einem mit Do kumentation verbundenen Link 182. Das Anklicken des Twistie erweitert die Do kumentenliste 184 (Fig. 12). Unter den Themen 186 werden die mit den aufgeliste ten Themen verbundenen Dokumente angezeigt. Das Anklicken auf dem Doku ment in der Liste 184 führt den Benutzer zu dem Dokument im Teamraum. Die Liste 184 liefert auch zusätzliche Informationen über das Dokument, wie z. B. das Anlegungsdatum 118, das Fälligkeitsdatum 190, so vorhanden, den Autor 192 und das damit verbundene Unterteam 194. Die Liste ermöglicht auch das Anlegen neuer Dokumente über der neuen Dokumentenschaltfläche 196, und des weiteren sind auch Hilfe- und Löschschaltflächen 198 und 200 vorgesehen. Wenn mit dem Dokument zusätzliche Dateien oder Anlagen verbunden sind, erscheint eine Büro klammer-Ikone 202 neben dem Dokument in der Liste 184.In the navigation frame 62 ( FIG. 6), particular attention should be paid to the twisties 180 which are arranged in the vicinity of certain links, for example a link 182 connected to documentation . Clicking the twistie extends the document list 184 ( Fig. 12). The topics associated with the listed topics are displayed under topics 186 . Clicking on the document in list 184 leads the user to the document in the team room. List 184 also provides additional information about the document, such as: B. the creation date 118 , the due date 190 , if available, the author 192 and the associated sub-team 194 . The list also enables new documents to be created via the new document button 196 , and further help and delete buttons 198 and 200 are also provided. If additional files or attachments are associated with the document, a paper clip icon 202 appears next to the document in list 184 .

Während der Teamraum ein Unterprojekt eines größeren Projektes darstellen kann, ist es auch für das Team selbst möglich, Unterteams zu schaffen (Fig. 5). Informationen und Daten, wie z. B. Dokumente, Nachrichten und ähnliches, kön nen mit bestimmten Unterteams verbunden werden. Analog können Beauftragun gen mit dem Unterteam verbunden und von diesem verfolgt werden. Das Unter teamkonzept kann des weiteren auf Kategorien unter jedem Unterteam erweitert werden. Das äußerste Verfeinerungsniveau hängt von der Komplexität des Projek tes/Unterprojektes/Unterteams/Kategorie ab. While the team room can be a sub-project of a larger project, it is also possible for the team itself to create sub-teams ( Fig. 5). Information and data, such as B. documents, messages and the like, NEN can be connected to certain sub-teams. Similarly, assignments can be linked to the sub-team and followed up by them. The sub team concept can also be expanded to categories under each sub team. The extreme level of refinement depends on the complexity of the project / subproject / subteam / category.

Während die Kalenderfunktion ein Tool für das Verfolgen von Ereignissen, Sitzun gen, Fälligkeitsdaten und ähnlichem liefert, bietet ein getrenntes Eingeben von Ereignissen und Sitzungen eine Orientierung für das Team. Beispielsweise kann zusätzlich Aufmerksamkeit auf kritische Termine gelenkt werden, wenn diese als ein Ereignis markiert werden und wenn das Ereignis nicht nur im Kalender er scheint. Vorzugsweise werden die Ereignisse und Sitzungsdaten mit den Kalen derdaten in der Weise verknüpft, daß beide entsprechend nach dem Verstreichen eines bestimmten Datums aktualisiert werden.While the calendar function is a tool for event tracking, session offers due dates and the like, offers a separate entry of Events and meetings provide an orientation for the team. For example In addition, attention is drawn to critical dates when these are considered an event will be marked and if the event is not just in the calendar he seems. Preferably, the events and session dates with the Kalen derdaten in such a way that both accordingly after the elapse by a certain date.

Vorzugsweise ist eine "Neu"funktion von jeder mit dem Teamraum verbundenen Seite für das Hinzufügen von Problemen, Beauftragungen, Ereignissen, Milesto nes, Sitzungen, Dokumenten usw. zugänglich. Mitglieder des Teams müssen le diglich auf die Schaltfläche "Neu" klicken, um in die entsprechenden Richtungen für das Erreichen der geeigneten Informationen und/oder Daten geführt zu wer den.Preferably, a "new" function from everyone associated with the team room Page for adding problems, assignments, events, milesto nes, meetings, documents, etc. accessible. Team members must le Just click on the "New" button to move in the appropriate directions who is led to achieve the appropriate information and / or data the.

Nach bevorzugten Ausführungsbeispielen der Erfindung ist die Teamraumumge bung von den Benutzern des Teamraums zu konfigurieren. Wie in Verbindung mit der Erörterung hinsichtlich der Fig. 6 angemerkt, erhalten besondere Teammitglie der, wie z. B. Teamleiter und Administratoren, Zugang zu zusätzlichen Links über die Links hinaus, die den allgemeinen Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Ei nes dieser Links ermöglicht es dem Teamführer, den Teamraum unter Verwen dung einer in Fig. 13 gezeigten Schablone 220 für einen neuen Teamraum zu kon figurieren. Die Schablone 220 wird so angeordnet, daß verschiedene Informatio nen über den neuen Teamraum erhalten werden, und sie wird in einen Basisin formationsbereich 222, einen Bereich für Teammitglieder-Benennung 224 und ei nen Bereich für zusätzliche Informationen 226 aufgeteilt. Der Basisinformationsbe reich 222 umfaßt Eingaben zur Identifizierung des Teamraumnamens, ob der Teamraum ein Unterteam betrifft, sowie eine Projektidentifikation. Der Bereich für Teammitglieder-Benennung 224 ermöglicht die Eingabe von Informationen in Ver bindung mit den Teammitgliedern einschließlich der Benutzeridentifikation, durch die der Benutzer in dem globalen Verzeichnis identifiziert wird. Der Bereich für zusätzliche Informationen 226 ermöglicht die Konfiguration der Teamraum- Homepage, wobei beispielsweise eine Willkommensnachricht hinzugefügt wird, und ermöglicht die Identifikation von Kontaktpersonen in Verbindung mit dem Teamraum.According to preferred embodiments of the invention, the team room environment is to be configured by the users of the team room. As noted in connection with the discussion of FIG. 6, special team members, such as B. Team leaders and administrators, access to additional links beyond the links that are available to general team members. One of these links enables the team leader to configure the team room for a new team room using a template 220 shown in FIG. 13. Template 220 is arranged so that various information about the new team room is obtained, and is divided into a basic information area 222 , a team member naming area 224, and an additional information area 226 . The basic information area 222 includes inputs for identifying the team room name, whether the team room relates to a sub-team, and a project identification. The team member naming area 224 allows entry of information related to the team members, including user identification, by which the user is identified in the global directory. The area for additional information 226 enables the configuration of the team room homepage, for example adding a welcome message, and enables the identification of contact persons in connection with the team room.

PROCESS FOR CONNECTING THE TEAM / PROJECT MEMBERS

Ein Teamraum, wie er oben in Verbindung mit einem bevorzugten Ausführungs beispiel der Erfindung beschrieben wurde, ermöglicht es den Teammitgliedern, in einer Überkreuz-funktionalen oder getrennten Organisation effektiv zusammenzu wirken. Der Teamraum ermöglicht den Austausch und die gemeinsamen Entwick lung von Informationen und Daten auch dann, wenn die Teamteilnehmer nicht physisch am gleichen Ort befindlich sind. Entsprechend einer zusätzlichen bevor zugten Ausführungsform der Erfindung wird die Zusammenarbeit der Teammit glieder durch Nutzung des Teamraumkonzeptes in Kombination mit Kommunikati onskapazitäten weiter erleichtert.A team room like the one above in connection with a preferred version example of the invention, allows team members to a cross-functional or separate organization effectively together Act. The team room enables exchange and joint development information and data even when the team members are not are physically in the same place. According to an additional one before Preferred embodiment of the invention is the collaboration of the team links by using the team room concept in combination with communicati on capacities further facilitated.

Bei einer bevorzugten Implementierung dieses Erfindungsmerkmals ist der Team raum mit einem E-Maildienst verbunden. Nach dem Eingeben von Informationen oder Daten, wie z. B. Aufgabendokumente, Sitzungsformularen, Teamnachrichten usw., kann das Teammitglied unmittelbar und automatisch eine Nachricht an jedes Teammitglied dahingehend E-mailen, daß im Teamraum neue Informationen oder Daten existieren. Dies wird dadurch bewirkt, daß ein E-Mail-Benachrichtigungs- Feature mit dem Anlegen jedes neuen in dem Teamraum eingeführten Dokumen tes verbunden wird. Die Benachrichtigung liefert nicht die tatsächlichen Dokumen te an den Empfänger, sondern liefert statt dessen ein Link zurück zum Teamraum in der Weise, daß die Teamraummitglieder in den Teamraum eintreten können, um in die neuen Informationen oder Daten Einsicht zu nehmen, die Information zu ergänzen oder zu modifizieren oder um Kommentare hinzuzufügen.In a preferred implementation of this feature of the invention, the team room connected to an e-mail service. After entering information or data such as B. Task documents, meeting forms, team messages etc., the team member can immediately and automatically send a message to everyone Email team member that new information or Data exists. This is caused by an email notification Feature with the creation of every new document introduced in the team room tes is connected. The notification does not provide the actual documents te to the recipient, but instead provides a link back to the team room in such a way that the team room members can enter the team room, to inspect the new information or data, the information about add or modify or add comments.

Bei einer weiteren bevorzugten Implementierung können die Teammitglieder selbst angeben, wann und wie sie informiert werden, daß neue Informationen oder Daten zum Teamraum hinzugefügt wurden. Von dem Beitragsprofil-Link auf dem Navigationsrahmen 62 wird das Teammitglied zu einem Beitragsprofil-Formular 250 nach Fig. 14 geführt. Das Beitragsprofil-Formular 250 erlaubt es dem Team mitglied, eine Beschreibung des Profils 252 zu liefern, anzugeben, ob das Profil aktiv 254 ist, eine Suchmethode 256 zu bezeichnen und damit verbundene Schlüsselworte 258 zu identifizieren, und des weiteren anzugeben, ob die gesam ten Diskussionen mit Threads 260 erhalten werden sollen. Analog kann das Teammitglied spezifizieren, ob es jedesmal informiert werden möchte, wenn neue Informationen oder Daten in Verbindung mit einem bestimmten Autor, einer be stimmten Kategorie, einem bestimmten Ereignis, einem bestimmten Unterteam usw. vorhanden sind.In another preferred implementation, team members can specify when and how they are informed that new information or data has been added to the team room. The team member is led from the post profile link on the navigation frame 62 to a post profile form 250 according to FIG. 14. The contribution profile form 250 allows the team member to provide a description of the profile 252 , indicate whether the profile is active 254 , designate a search method 256 and identify related keywords 258 , and further indicate whether the whole Discussions with threads 260 should be obtained. Similarly, the team member can specify whether they would like to be informed whenever new information or data relating to a specific author, a specific category, a specific event, a specific sub-team etc. is available.

Um die Features des Teamraums, welche die Zusammenarbeit erleichtern, weiter vorteilhaft zu nutzen, kann er auch mit einer Echtzeit-Kommunikationsanwendung verbunden werden. Beispielsweise kann der Teamraum mit der Microsoft NetMee ting-Anwendung oder mit der Lotus Sametime-Anwendung verbunden werden. Einfacher kann der Teamraum auch mit einem Chatraum-Umgebungs-Feature verbunden werden. Auf diese Weise können Online-Echtzeitsitzungen von Team mitgliedern mit Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten oder praktisch beliebi gen im Teamraum vorgehaltenen Informationen oder Daten stattfinden. Die Teil nehmer müssen nicht physisch am gleichen Ort präsent sein, und die Integration der Informationen und Daten erfolgt online in Echtzeit. Darüber hinaus wird eine verläßliche Version der Informationen existent und zur Nutzung durch jedes Teammitglied verfügbar sein.The features of the team room, which make collaboration easier It can also be used advantageously with a real-time communication application get connected. For example, the team room with Microsoft NetMee ting application or connected to the Lotus Sametime application. The team room can also be easier with a chat room environment feature get connected. This allows online real-time team meetings members with real-time collaboration on documents or practically any information or data held in the team room. The part Participants do not have to be physically present in the same place, and the integration the information and data is done online in real time. In addition, a reliable version of the information exists and for use by everyone Team member available.

Unter Bezugnahme auf Fig. 21 werden in einer Teamraumumgebung 350 jeweils Teamräume bzw. identifizierte Teamräume 352-360, ein Dokumentenraum 362 und ein Chatraum 364 definiert. Die Teamräume können wie oben beschrieben definiert werden. Der Dokumentenraum kann spezifisch raumdefiniert werden, um die Dokumentenzusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu erleichtern, wäh rend der Chatraum 364 nur das sein muß, ein Raum, der es den Teammitgliedern ermöglicht, einzutreten und Gedanken und Ideen auszutauschen. Ein erstes Teammitglied 366 ist mit dem Teamraum 352, dem Dokumentenraum 362 und dem Chatraum 364 verbunden und nimmt jeweils daran teil. Ein zweites Teammit glied 368 ist mit dem Teamraum 354, dem Dokumentenraum 362 und dem Chat raum 364 verbunden und nimmt jeweils daran teil. Ein Nicht-Teammitglied 370 ist gegebenenfalls nur mit dem Chatraum verbunden, und ein nicht teilnehmendes Mitglied 372 ist nicht mit der Teamraumumgebung 350 verbunden.With reference to FIG. 21, team rooms or identified team rooms 352-360 , a document room 362 and a chat room 364 are defined in a team room environment 350 . The team rooms can be defined as described above. The document room can be specifically room-defined to facilitate document collaboration between team members, while chat room 364 need only be one, a room that enables team members to enter and exchange thoughts and ideas. A first team member 366 is connected to and participates in team room 352 , document room 362 and chat room 364 . A second team member 368 is connected to and participates in the team room 354 , the document room 362 and the chat room 364 . A non-team member 370 may only be connected to the chat room, and a non-participating member 372 may not be connected to the team room environment 350 .

Unter Bezugnahme auf Fig. 22 geben die Teammitglieder 366 und 368 sowie das Nicht-Teammitglied 370 Informationen 390 in den Chatraum 364 ein, d. h. Ideen, Dokumente usw. In dem Chatraum 364 kann das Teammitglied 366 beispielswei se eine Aufgabe anlegen, ein Problem aufwerfen oder eine Frage haben, ist aber unsicher, an welches Teammitglied diese zu richten sind. Ausgehend vom Chat raum 364 wird die Aufgabe, Problem oder Frage (Problem) 374 zu einer beliebi gen Kombination jedes der Teams 352-360 zugeteilt. Die Teamleiter können jeweils auf das Problem antworten. Beispielsweise kann der Leiter von Team 354 eine Antwort 376 liefern und angeben, daß das Problem 374 nicht in seine Zu ständigkeit fällt. Diese Aktion löst eine Benachrichtigung des ursprünglichen Fra gestellers und der anderen Beauftragten und ein Posting 378 an den Chatraum 364 aus. Der Teamführer des Teams 356 kann eine Antwort 380 liefern, die an gibt, daß das Team 356 für die Anfrage zuständig ist und kann dann eine Antwort geben. Dies löst eine Benachrichtigung des ursprünglichen Anfragenden und der anderen Beauftragten und ein Posting 382 in dem Chatraum 364 aus. Zahlreiche weitere Interaktionen können in Aussicht genommen werden.Referring to FIG. 22, team members 366 and 368 and non-team member 370 enter information 390 into chat room 364 , ie, ideas, documents, etc. In chat room 364 , team member 366 may, for example, create a task, pose a problem, or have a question, but is unsure which team member to address it to. Starting from the chat room 364 , the task, problem or question (problem) 374 is assigned to any combination of each of the teams 352-360 . The team leaders can each respond to the problem. For example, the leader of team 354 may provide an answer 376 indicating that problem 374 is not within their responsibility. This action triggers a notification to the original questioner and other agents and a posting 378 to chat room 364 . The team leader of team 356 can provide an answer 380 indicating that team 356 is responsible for the request and can then provide an answer. This triggers notification of the original requester and the other agents and posting 382 in chat room 364 . Numerous other interactions can be envisaged.

METHOD AND DEVICE FOR ORGANIZING, SUBJECTING SUPPORT AND MANAGE A PROJECT

Wie durch die bevorzugten Ausführungsbeispiele der Erfindung erleichtert, kann ein Projekt durch Teammitglieder unterstützt werden, die aus verschiedenen Be reichen von Überkreuz-funktionalen oder unterschiedlichen Organisationen be nannt werden. Dies trifft auch dann zu, wenn die Teammitglieder durch beträchtli che geographische Entfernungen getrennt sind. Die oben beschriebene Team raumumgebung liefert ein Tool, das es den betreffenden Mitgliedern des Teams ermöglicht, sich zu organisieren, Daten zu verwalten und zu verfolgen und zu sammenzuarbeiten. Zur weiteren Erleichterung des Projektes liefert die Datener fassungseinheit 32 des Teamwork-Tool-Servers 12 (Fig. 3) einen numerischen Datenverfolgungs- und Erfassungsprozeß.As facilitated by the preferred embodiments of the invention, a project may be supported by team members who are named from various areas of cross-functional or different organizations. This is true even if the team members are separated by considerable geographic distances. The team room environment described above provides a tool that enables the relevant members of the team to organize, manage, track and collaborate on data. To further facilitate the project, the data acquisition unit 32 of the teamwork tool server 12 ( FIG. 3) provides a numerical data tracking and acquisition process.

Entsprechend einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung wird das Projekt oder Unterprojekt selbst durch einen Projektleitplan definiert. Der Projektleitplan ist eine Sammlung von Beschreibungen physischer Maßnahmen (physical action descriptions - PADs), die, wie der Name sagt, jeweils eine einzelne diskrete Maß nahme oder Tätigkeit beschreiben, die vom Team vollzogen werden muß, um das Projekt zum Abschluß zu bringen. Nicht so wörtlich genommen, kann jedoch ein PAD für praktisch jeden beliebigen diskreten Aspekt des Projektes definiert wer den, ob es sich nun um eine physische Aufgabe, das Eintreten eines Ereignisses oder einige andere Kriterien handelt, die mit dem erfolgreichen Abschluß des Pro jektes im Zusammenhang stehen. Nach der Darstellung in Fig. 15 ist eine Be schreibung einer physischen Maßnahme 270 mit einer Anzahl von Berichtszyklen oder Perioden 272-284 verbunden. Beispielsweise werden Daten in Verbindung mit der Beschreibung einer physischen Maßnahme 270 jahreweise verzeichnet. Die Datenerfassungseinheit 32 erleichtert die Definition der PADs und die ent sprechende Erfassung und das Berichten der Daten.According to a preferred embodiment of the invention, the project or subproject itself is defined by a project master plan. The project master plan is a collection of physical action descriptions (PADs), each of which, as the name suggests, describes a single discrete measure or activity that the team must complete to complete the project. Not so literally, however, a PAD can be defined for virtually any discrete aspect of the project, be it a physical task, the occurrence of an event, or some other criteria related to the successful completion of the project stand. As shown in Fig. 15 is a write-Be a physical action 270 with a plurality of report cycles or periods 272-284 connected. For example, data associated with the description of a physical measure is recorded 270 years. The data acquisition unit 32 facilitates the definition of the PADs and the corresponding acquisition and reporting of the data.

Es wird nunmehr auf Fig. 16 Bezug genommen. Die Datenerfassungseinheit 32 umfaßt eine Datenerfassungsfunktion 290, welche eine Dateianhangfunktion 292 und eine Zugangskontrollfunktion 294 aufweist. Die Datenerfassungseinheit weist auch eine Datentransferdateifunktion 298 auf, welche Utility-Funktionen für die Eingabe/Ausgabe von Daten aus der Datenerfassungseinheit 32 liefert.Reference is now made to Figure 16.. The data acquisition unit 32 comprises a data acquisition function 290 , which has a file attachment function 292 and an access control function 294 . The data acquisition unit also has a data transfer file function 298 , which provides utility functions for the input / output of data from the data acquisition unit 32 .

Die Datenerfassung beginnt mit der Definition des PAD, und Fig. 17 zeigt eine Schablone 300 für die Definition einer PAD. Die Schablone 300 ist so angeordnet, um die Erfassung bestimmter Informationen zu erleichtern, einschließlich einer Angabe, wie die Daten zu verwenden sind, d. h. ob die Daten während des Berich tens mit eingeschlossen sein sollen oder nicht, 302, das damit verbundene Projekt 304 und/oder das damit verbundene Unterprojekt, 304 und 306, den Namen der PAD 308, die Beschreibung der PAD 310, das Ereignis der Umsetzung der Aktion, d. h. also der Milestone, der es ermöglicht zu erfahren, daß die physische Maß nahme abgeschlossen ist, 312, das Datum der Fertigstellung 314, eine Einschät zung der Schwierigkeit der Umsetzung 316, die erforderlichen Informationen 320 und ob die Information in bezug auf das damit verbundene Projekt oder ein ande res Projekt 322 aufzuzeichnen ist.Data acquisition begins with the definition of the PAD and FIG. 17 shows a template 300 for the definition of a PAD. Template 300 is arranged to facilitate the collection of certain information, including how to use the data, ie whether or not to include the data during reporting, 302 , the associated project 304, and / or or the associated sub-project, 304 and 306 , the name of the PAD 308 , the description of the PAD 310 , the event of the implementation of the action, ie the milestone that enables the physical measure to be learned to be completed, 312 , the date of completion 314 , an estimate of the difficulty of implementation 316 , the information 320 required, and whether the information should be recorded in relation to the related project or other project 322 .

Der(die) Leitplan(pläne) für ein Unterprojekt und die damit verbundenen PADs sind vorzugsweise mit dem Teamraum verbunden, und es wird von dort aus dar auf Zugriff genommen, und sie können, wie in Fig. 3 gezeigt, am gleichen Ort wie der Teamwork-Tool-Server 12 angeordnet und über den Bus 34 verbunden sein. In der Tat definieren die Teammitglieder den Leitplan indem sie die PADs definie ren. Die Teamräume sind vorzugsweise mit dem Gesamtprojekt verbunden, und auf höheren Ebenen innerhalb der Organisation können sämtliche Leitpläne durch autorisierte Benutzer eingesehen werden. Beispielsweise können sämtliche Team räume unter einer gemeinsamen Website für das Gesamtprojekt verbunden sein, während spezifische Teamraum-Homepages geschaffen werden, um die Team raumumgebung zu unterstützen.The master plan (s) for a sub-project and the associated PADs are preferably connected to and accessed from the team room and, as shown in Fig. 3, they can be in the same location as that Teamwork tool server 12 arranged and connected via the bus 34 . In fact, team members define the master plan by defining the PADs. The team rooms are preferably linked to the overall project, and at higher levels within the organization, all master plans can be viewed by authorized users. For example, all team rooms can be linked under a common website for the overall project, while specific team room homepages are created to support the team room environment.

Bei dem in Fig. 15 gezeigten Beispiel wird die Beschreibung der physischen Akti on mit den Jahren verbunden, in denen finanzielle Ergebnisse berichtet oder "ge bucht" werden. Daten können auch einem bestimmten Team oder Unterteam oder einer bestimmten Hierarchie von Teams/Unterteams entsprechend der Hierarchie des Teamraums zugeordnet werden. Daten können nach PAD oder nach Jahren unter Verwendung eines Dateneingabeformulars oder Arbeitsblattes 320 eingege ben werden, wie dies in Fig. 18 gezeigt wird, das durch die Datenerfassungsfor mularfunktion 290 der Datenerfassungseinheit 32 generiert wird. Unter Bezug nahme auf Fig. 18 weist das Arbeitsblatt 320 einen Teil 322 auf, der die verschie denen PADs nach Teams identifiziert. Mit jedem Team ist ein Twistie verbunden, einer wird als Twistie 324 gezeigt, der eine Liste 326 von PADs für das betreffen de Team erweitert. Neben dem PAD in der Liste befindet sich eine Ikone 328, die dazu verwendet wird, Informationen über die PAD zu liefern. Bei dem vorgestellten finanziellen Beispiel kann ein Buchsymbol darstellten, daß die Finanzinformatio nen für die PAD einem anderen Projekt zugeordnet wird, als dem gesondert durch die PAD identifizierten. Zusätzliche Ikonen 330, wie z. B. ein Bleistift- und Block symbol oder ein Prüfmarkierungssymbol, geben jeweils an, daß das Arbeitsblatt in Bearbeitung oder fertig für die Überprüfung ist. Zusätzlich zum PAD-Namen 332 können die PADs durch eine einheitliche Identifikationsnummer 334 identifiziert werden. Wie in diesem Beispiel beschrieben, werden Daten nach Jahren eingege ben, können jedoch auch in verschiedenen anderen Unterteilungen, wie z. B. Or ganisationsgruppen 336, eingegeben werden. Die Jahre werden bei 338 angege ben, und die Arbeitsblattendsummen werden bei 340 aufgelistet. Ebenfalls auf dem Arbeitsblatt aufgelistet werden die Teammitglieder 342, die für das Anlegen des Arbeitsblattes und die Eingabe der Daten verantwortlich sind.In the example shown in FIG. 15, the description of the physical action is associated with the years in which financial results are reported or "posted". Data can also be assigned to a specific team or sub-team or a specific hierarchy of teams / sub-teams according to the hierarchy of the team room. Data can be entered by PAD or by years using a data entry form or worksheet 320 , as shown in FIG. 18, which is generated by the data acquisition form function 290 of the data acquisition unit 32 . Referring to FIG. 18, worksheet 320 has a portion 322 that identifies the different PADs by team. A twistie is associated with each team, one is shown as a twistie 324 , which extends a list 326 of PADs for that team. Next to the PAD in the list is an icon 328 that is used to provide information about the PAD. In the financial example presented, a book symbol can represent that the financial information for the PAD is assigned to a different project from that identified separately by the PAD. Additional icons 330 , such as B. a pencil and block symbol or a check mark symbol, each indicate that the worksheet is in progress or ready for review. In addition to the PAD name 332 , the PADs can be identified by a unique identification number 334 . As described in this example, data is entered after years, but can also be in various other subdivisions, such as B. Organization groups 336 can be entered. The years are listed at 338 and the worksheet totals are listed at 340 . Team members 342 who are responsible for creating the worksheet and entering the data are also listed on the worksheet.

Das Arbeitsblatt 320 liefert ein gemeinsames Format, mit dem alle mit dem Projekt befaßten Teams zur Eingabe von Daten aufgefordert werden. Das Arbeitsblatt kann Spezifikationen 344 und 346 für die Daten umfassen, und es umfaßt auch eine Fähigkeit, über die Dateianhangfunktion 292 die beigefügte unterstützende Dokumentation in Form von elektronischen Dateien hinzuzufügen. Die Arbeits blattdaten und die unterstützenden Dateien werden dann in der Datenerfassungs einheit 32 abgespeichert. Wenn das Arbeitsblatt 320 fertiggestellt und zur Über prüfung freigegeben wird, verhindert die Zugangskontrollfunktion Schrei ben/Löschen 294, daß andere als besonders autorisierte Teammitglieder Ände rungen an den Daten vornehmen.Worksheet 320 provides a common format that prompts all teams involved in the project to enter data. The worksheet may include specifications 344 and 346 for the data, and also includes an ability to add the accompanying supporting documentation in the form of electronic files via the file attachment function 292 . The worksheet data and the supporting files are then stored in the data acquisition unit 32 . When worksheet 320 is completed and released for review, the write / erase access control function 294 prevents other than specially authorized team members from making changes to the data.

Die Datenzusammenfassungs-Sichtfunktion 296 ermöglicht es autorisierten Teammitgliedern oder Gästen, in die mit den PADs verbundenen Daten Einsicht zu nehmen. Die Daten können in verschiedenen Berichtsformen eingesehen wer den, und ein Berichtsformular 350 wird in Fig. 19 dargestellt. Der Bericht 350 lie fert eine Zusammenfassung nach Projektteams 1-n nach Organisationsgruppen 336. Durch Anklicken eines der Projektteams erweitert sich eine Liste und präsen tiert die mit dem gewählten Projektteam verbundenen PADs, und der Überprüfer kann weiter in die Daten einsteigen, indem er Twisties anklickt, um von dem For mular 352 nach Fig. 20, soweit es um ein bestimmtes Team geht, zu gelangen, und bei einer besonderen PAD werden die Daten nach organisatorischen Gruppen 336 gezeigt. Die Ikonen 328 werden erneut dazu verwendet, Informationen über die präsentierten Daten zu liefern, wie z. B. das Buchsymbol, die darüber informie ren, daß die Daten einem anderen Projekt zugeordnet wurden. Ein Fachmann wird erkennen, daß die Daten praktisch in einer grenzenlosen Anzahl von Formen sor tiert und berichtet werden können. Mehrere Beispiele wurden hierin vorgestellt, um die Flexibilität der Erfindung bei dem Management von Daten und bei der Verbin dung von Daten mit den Tätigkeiten verschiedener ein Projekt unterstützender Teams zu erläutern. Mit einem Blick auf den Bericht kann ein Benutzer eine Reihe von Merkmalen der Daten und die Teams, die die Daten generiert haben, erken nen.Data summary view function 296 enables authorized team members or guests to view the data associated with the PADs. The data can be viewed in various report forms and a report form 350 is shown in FIG. 19. The report 350 provides a summary by project teams 1-n by organizational groups 336 . Clicking on one of the project teams expands a list and presents the PADs associated with the selected project team, and the reviewer can go further into the data by clicking on twisties to switch from the form 352 of FIG. 20, if it is a question certain team goes to get there, and with a special PAD, the data is shown by organizational groups 336 . Icons 328 are again used to provide information about the presented data, such as: B. the book icon informing ren that the data has been assigned to another project. One skilled in the art will recognize that the data can be sorted and reported in practically an unlimited number of forms. Several examples have been presented herein to illustrate the flexibility of the invention in managing and connecting data to the activities of various project support teams. By looking at the report, a user can see a number of characteristics of the data and the teams that generated the data.

Wie bereits ausgeführt, werden bei der bevorzugten Ausführungsform die Leitplä ne und die damit verbundenen PADs in das Teamraumkonzept integriert. Die Teammitglieder definieren demzufolge die Leitpläne über den Teamraum, und der Teamraum erleichtert die Eingabe von Informationen und Daten in die PADs. Un ter Verwendung des Online-Zusammenarbeits-Features können Teammitglieder die im Leitplan dargestellten Daten erörtern, kommentieren und schließlich inte grieren und abstimmen.As already stated, in the preferred embodiment, the guidelines ne and the associated PADs integrated into the team room concept. The Team members therefore define the master plans for the team room and the Teamroom makes it easier to enter information and data into the PADs. Un Team members can use the online collaboration feature discuss, comment on the data presented in the master plan and finally inte Freeze and vote.

METHOD AND DEVICE FOR INTEGRATING INFORMATION ASS WALTUNGSSYSTEMEN

Es ist häufig notwendig, Informationen und Daten zwischen getrennten Organisa tionen gemeinsam zu nutzen. Soweit beispielsweise zwei Gesellschaften sich in einem Joint Venture zusammenfinden, kann es für die jeweiligen Mitarbeiter jeder Gesellschaft notwendig sein, Informationen und Daten gemeinsam zu nutzen und zusammenzuarbeiten. Entsprechend den bevorzugten Ausführungsformen der Erfindung wird eine Teamraumumgebung geschaffen, um das Projekt zu unter stützen.It is often necessary to keep information and data between separate organizations to use jointly. So far, for example, two companies a joint venture, everyone can do it for the respective employee Society may need to share information and data and together. According to the preferred embodiments of the Invention creates a team room environment to undertake the project support.

Der Teamraum kann in einem beliebigen der Informationsverwaltungssysteme der Organisationen geschaffen werden, zum Beispiel als Teil des Intranets einer der Organisationen. Sicherheitsüberlegungen können jedoch einer solchen Umset zung entgegenstehen. Alternativ kann der Teamraum als Teil einer gesicherten Website-Umgebung auf dem Internet etabliert werden. Bei einer solchen Anord nung würden die Teammitglieder über das Internet zum Teamraum Zugriff neh men und eine geeignete Sicherheits-Logon-Prozedur für den Zugriff auf das gesi cherte Gebiet durchlaufen. Die Funktionen und Merkmale des Teamraums sind vorzugsweise so wie oben beschrieben, wiewohl klar sein dürfte, daß mehr oder weniger Funktionalitäten bereitgestellt werden können, ohne damit den angemes senen Rahmen der Erfindung zu verlassen.The team room can be in any of the information management systems of the Organizations are created, for example, as part of one of the intranets Organizations. However, security considerations can implement such an implementation oppose the tongue. Alternatively, the team room can be part of a secured one Website environment to be established on the Internet. With such an arrangement team members would have access to the team room via the Internet and a suitable security logon procedure for access to the gesi traversed area. The functions and features of the team room are preferably as described above, although it should be clear that more or fewer functionalities can be provided without the appropriate to leave its scope of the invention.

REACTIONS

Die bevorzugten Ausführungsbeispiele der oben beschriebenen Erfindung bezie hen sich auf ein Web-basiertes Tool für die Durchführung des Managements von Kommunikation, Informationen und die Erleichterung der Zusammenarbeit unter Teammitgliedern. Die Erfindung kann demzufolge umgesetzt werden unter Ver wendung geeigneter Internet-basierter Computer-Programmiertechniken, bei spielsweise unter Verwendung der Java-Programmiersprache oder von HTML- Programmierelementen. Es kann auch vorteilhaft sein, existente Datenverwal tungstools als Hebel zu benutzen, wie z. B. die Lotus Domino-Applikation, und hier die zusätzlichen hierin beschriebenen Funktionen und Fähigkeiten hinzuzufügen.The preferred embodiments of the invention described above relate rely on a web-based tool for executing the management of Communication, information and facilitating cooperation among Team members. The invention can therefore be implemented under Ver use of suitable Internet-based computer programming techniques, at for example using the Java programming language or HTML Programming elements. It can also be beneficial to maintain existing data tung tools to use as a lever, such as. B. the Lotus Domino application, and here add the additional functions and capabilities described herein.

Die vorstehende Erfindung wurde hinsichtlich verschiedener bevorzugter Ausfüh rungsbeispiele beschrieben, welche als Erläuterung der umfassenden Merkmale der Erfindung dienen sollen. Der Fachmann wird erkennen, daß die Erfindung an derweitig umgesetzt werden könnte, ohne den angemessenen Rahmen der Erfin dung zu verlassen.The foregoing invention has been preferred in various preferred embodiments Example described, which as an explanation of the comprehensive features to serve the invention. Those skilled in the art will recognize that the invention is at could be implemented without the appropriate framework of the Erfin to leave.

Claims

1. A method for managing data of different organizations, the different organizations including first members of a first organization and second members of a second organization, which are organizationally separate from the first members, which method comprises the following steps:
Using a data acquisition unit to define an activity for which data is to be managed;
Connecting the first members to the data acquisition unit via a first network;
Connecting the second members to the data acquisition unit via a second network;
Providing a global directory associated with the data collection unit and including identification for each of the first members and the second members;
Providing a local directory connected to the data acquisition unit, the local directory having a user profile for each of a plurality of authorized users, and where authorized users belong to the first members and the second members, respectively;
Receiving a request for data access by a user among said first members and said second members;
Verifying an identification for the one user in the global directory; and
Allow the request for data access in the team room environment according to the user profile of a particular user.

2. The method according to claim 1, characterized in that the request for access either a request for access to data, a request, To enter data or a request to edit data.

3. The method according to claim 1, characterized in that the first network each includes either an unsecured network and a secured network.

4. The method according to claim 3, characterized in that the unsafe network includes the Internet.

5. The method according to claim 1, characterized in that the first network each includes either an unsecured network and a secured network.

6. The method according to claim 3, characterized in that the unsafe network includes the Internet.

7. The method according to claim 1, characterized in that the request after access has received a request for data entry, the method of the step of restricting the format of the data entered has.

8. The method according to claim 7, characterized in that the step of Restriction of the format of the data entered the delivery of a structured data entry form.

9. The method according to claim 1, characterized in that it is genius a description of the activity.

10. The method according to claim 9, characterized in that the step of Generate a description of the activity to get the description of a job includes physical activity from one of the first and second members.

11. The method according to claim 1, characterized in that the data acquisition unit is connected to a team room environment and the activity with is connected to a team from the team room environment.

12. A method for managing data of different organizations, the different organizations including first members of a first organization and second members of a second organization, which are organizationally separate from the first members, which method comprises the following steps:
Deliver a virtual team room environment;
Allowing access to the team room environment by the first members via a first electronic network;
Allowing the second members access to the team room environment via a second electronic network;
Definition of a team room in the team room environment;
Connecting a plurality of first members and a plurality of second members to the team room;
Defining a plurality of activities related to a project master plan, each activity comprising an activity description and each activity being associated with the team room;
Accepting data from the first team members and second team members via the team room environment, and connecting the data to one or more of the activities.

13. The method according to claim 12, characterized in that the step of Accepting data limits the format of the accepted data summarizes.

14. The method according to claim 12, characterized in that it is ready including a report on the majority of activities, with the Each report contains at least some data.

15. The method according to claim 14, characterized in that the step of Delivery of a report to identify activities according to team rooms summarizes.

16. The method according to claim 12, characterized in that it is the verb activity with a milestone event.

17. Project master plan, characterized in that it comprises:
a plurality of activities which are defined in a database structure and which are supported on a master plan server, the plurality of activities defining steps for the completion of a project;
Connecting data each associated with the plurality of activities and stored in the database structure; and
wherein the linking of data connects the linked activity to a team room, the team room being defined in a virtual team room environment, which is based on a team room server, and each team room being first members of a first organizational group and second members of a second organizational group, the are separated from the first organization, the first members accessing the virtual team room via a first network structure and the second members accessing the team room via a second network structure.

18. Master plan according to claim 17, characterized in that the master plan ver and the team room server on a common computer platform are arranged.