CN114297140A - 一种基于人工智能的档案管理系统 - Google Patents
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Abstract
本发明属于档案管理技术领域，公开了一种基于人工智能的档案管理系统，包括档案采集模块，自动汇编模块，搜索与分类模块和档案价值鉴定模块；所述档案采集模块，用于获取用户档案信息，对档案进行合规性校验；所述自动汇编模块，用于实现档案自动汇编，根据需要导出装订；所述搜索与分类模块，用于实现关键词检索，提供大数据智能分析；所述档案价值鉴定模块，用于实现档案价值智能化鉴定，价值评分为管理决策及日常工作提供参考。本发明所提供的基于人工智能的档案管理系统，解决目前档案管理中遇到的困难和问题，实现档案资料合规性在线校验、自动汇编、智能搜索分类和档案价值鉴定，提高了档案的智能化管理水平。
Description
技术领域
本发明属于档案管理技术领域，尤其涉及一种基于人工智能的档案管理系统。
背景技术
目前：随着档案管理工作的发展形势，各企业对档案管理工作的要求越来越高，如何更好地管理和利用档案资源为各项工作服务成为了档案管理工作的重要职责。目前档案的管理数字化支撑不足，档案合规性检查大部分仍通过人工方式进行，且档案数量繁多，档案价值无法评估，需要投入大量的人力和时间，其规范性、完整性和适用性不能得到很好的保证。生产项目档案数据中非结构化数据约占90%，关键的信息数据和知识通常都隐藏在其中，不能发挥其利用价值。
通过上述分析，现有技术存在的问题及缺陷为：
（1）现有的档案的管理数字化支撑不足；
（2）现有的规范性、完整性和适用性不能得到很好的保证。
发明内容
针对现有技术存在的问题，本发明提供了一种基于人工智能的档案管理系统。
本发明是这样实现的，本发明提供一种基于人工智能的档案管理系统，包括档案采集模块，自动汇编模块，搜索与分类模块和档案价值鉴定模块；
所述档案采集模块，用于获取用户档案信息，对档案进行合规性校验；所述档案采集模块包括结构化信息模块和个性化信息模块；
所述结构化信息模块，用于根据系统要求，以交互式获取用户结构化信息；
所述个性化信息模块，用于根据用户个性化定制需求，以交互式获取用户信息；
所述自动汇编模块，用于实现档案自动汇编，根据需要导出装订；
所述搜索与分类模块，用于实现关键词检索，提供大数据智能分析；
所述档案价值鉴定模块，用于实现档案价值智能化鉴定，价值评分为管理决策及日常工作提供参考；所述结构化信息模块包括：
信息导入单元，设置有非结构化信息输入接口和半结构化信息输入接口，用于将外部的非结构化信息和半结构化信息导入系统；
数据存储单元，与所述的信息导入单元连接，用于存储经信息载入单元导入的非结构化信息和半结构化信息；
分析处理单元，与所述的数据存储单元连接，用于对导入的非结构化信息和半结构化信息进行分析处理；
信息输出单元，与所述的分析处理单元连接，根据分析处理单元的分析处理结果，将导入的非结构化信息和半结构化信息转换输出为结构化信息。
进一步，所述个性化信息模块包括信息可配置模块，档案管理系统依据获取的用户的目标结构化信息，确定信息可配置模块的内容。
进一步，所述信息可配置模块包括个人身份信息、档案类型、档案名称、档案内容、文件编号等。
进一步，所述信息可配置模块设置档案类型约束规则，档案类型约束规则确定信息可配置模块的必需信息类型，不同档案类型对应不同的档案类型约束规则，根据目标结构化信息中的档案类型数量及档案类型，综合各档案类型各自的档案类型约束规则，确定信息可配置模块的信息类型。
进一步，所述自动汇编模块对已提交档案按照合规性规则中的完整性进行校验，自动识别档案信息，根据识别到的档案信息，按照设置的汇编模板进行自动排序整理，实现档案的自动汇编，根据需要再导出装订。
进一步，所述搜索与分类模块实现关键词检索，开展内容摘要、属性提取、标签识别与内容关联，实时生成大数据智能分析报告，供用户查看高频词云、常见问题等信息。
进一步，所述档案价值鉴定模块包含技术鉴定、功能鉴定、典型性鉴定和时限鉴定4个子模块，基于相关档案的技术先进性、功能性、典型性和时限对档案开展价值鉴定，对各子模块的评分设置权重占比，得出档案价值总体得分，为管理决策及日常工作提供参考，设置档案价值销毁标准分值，对得分低于销毁标准值的档案，提出销毁提醒与建议。
一种计算机设备，其特征在于，所述计算机设备包括存储器和处理器，所述存储器存储有计算机程序，所述计算机程序被所述处理器执行时，使得所述处理器执行如下步骤：
获取用户档案信息，对档案进行合规性校验；
对档案自动汇编，根据需要导出装订；
自动进行关键词检索，提供大数据智能分析；
自动对档案价值智能化鉴定，价值评分为管理决策及日常工作提供参考。
本发明的另一目的在于提供一种应用所述的基于人工智能的档案管理系统的基于人工智能的档案管理方法，其特征在于，所述基于人工智能的档案管理方法包括以下步骤：
步骤一：根据管理规范梳理合规性规则，用户须提前录入一份合格的档案作为规范化对比文档；
步骤二：用户可以选择结构化录入方式和个性化定制方式进行档案信息录入。
步骤三：该系统可以自动对档案的合规性进行自动识别与检查，包括有无盖章、是否为红头文件、时间序列校验等方面，对录入档案内容条目与规范化文档条目进行相似度计算，进而对其规范化做出评价，判定档案是否合格，对合格文档给出合格的判断结论，对有问题的档案数据列明存在问题并进行告警提醒，根据需要导出装订；
步骤四：用户可以根据需要进行关键词检索、智能分析内容摘要、属性提取、标签识别与内容关联，总结搜索内容和档案信息间的关联，并且可以实时生成大数据智能分析报告，可查看高频词云、常见问题等信息；
步骤五：该系统可以基于相关档案的技术先进性、功能性、典型性和时限对档案开展价值鉴定，对各子模块的评分设置权重占比，得出档案价值总体得分，为管理决策及日常工作提供参考，设置档案价值销毁标准分值，对得分低于销毁标准值的档案，提出销毁提醒与建议。
进一步，所述步骤三中自动对档案的合规性进行自动识别与检查具体包括：
对于电子档案中存在的图片文件，运用Keras深度学习框架和VGG16网络模型实现图片档案以图搜图的方式对照片档案进行内容识别,对照片档案中的内容进行特征提取，所述以图搜图的方式通过以下步骤实现：
步骤一：档案库照片图像特征提取：为准确提取每一张照片档案的图像特征,需要对每一张照片档案的尺寸大小进行统一预处理，再使用Keras通过加载预训练的VGG16模型,提取每幅图像在全连接层上的特征信息,每幅图像的息经过提取后表征为一个向量,对每一张图片对应多幅图片的图像特征聚合组成一个向量集,这些向量集的集合了档案图片图像特征索引数据库；
步骤二：待检索图片图像特征提取：在图片档案库中找到与待检索图片内容匹配的照片,关键就是对待检索图片所表征的特征信息的准确提样使用Image Data Generator工具对图片进行缩放和裁剪,处理为多张224×224尺寸大小的图片后再提取得图像特征信息向量集；
步骤三：对比图像特征,返回检索结果：把待检索图片的图像特征信息向量集和档案照片图像特征索引数据库中的信息使用局部敏感哈希算法进行比,相似度越大表示两幅图片的内容相似度越高。
结合上述的所有技术方案，本发明所具备的优点及积极效果为：
本发明所提供的基于人工智能的档案管理系统，解决目前档案管理中遇到的困难和问题，实现档案资料合规性在线校验、自动汇编、智能搜索分类和档案价值鉴定，提高了档案的智能化管理水平。
附图说明
为了更清楚地说明本申请实施例的技术方案，下面将对本申请实施例中所需要使用的附图做简单的介绍，显而易见地，下面所描述的附图仅仅是本申请的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下还可以根据这些附图获得其他的附图。
图1是本发明实施例提供的基于人工智能的档案管理系统的结构示意图。
图2是本发明实施例提供的基于人工智能的信息模块结构示意图
图3是本发明实施例提供的基于人工智能的档案管理方法流程图。
图4是本发明实施例提供的自动对档案的合规性进行自动识别与检查流程图。
具体实施方式
为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。
针对现有技术存在的问题，本发明提供了一种基于人工智能的档案管理系统，下面结合附图对本发明作详细的描述。
如图1所示，本实施例提供的基于人工智能的档案管理系统，包括档案采集模块，自动汇编模块，搜索与分类模块和档案价值鉴定模块；
所述档案采集模块，用于获取用户档案信息，对档案进行合规性校验；
所述自动汇编模块，用于实现档案自动汇编，根据需要导出装订；
所述搜索与分类模块，用于实现关键词检索，提供大数据智能分析；
所述档案价值鉴定模块，用于实现档案价值智能化鉴定，价值评分为管理决策及日常工作提供参考。
所述档案采集模块包括结构化信息模块和个性化信息模块；
所述结构化信息模块，用于根据系统要求，以交互式获取用户结构化信息；
所述个性化信息模块，用于根据用户个性化定制需求，以交互式获取用户信息。
用户利用档案采集模块可以选择结构化录入方式和个性化定制方式进行档案信息录入。该系统利用自动汇编模块可以自动对档案的合规性进行自动识别与检查，包括有无盖章、是否为红头文件、时间序列校验等方面，对录入档案内容条目与规范化文档条目进行相似度计算，进而对其规范化做出评价，判定档案是否合格，对合格文档给出合格的判断结论，对有问题的档案数据列明存在问题并进行告警提醒，根据需要导出装订；该系统利用搜索与分类模块进行关键词检索、智能分析内容摘要、属性提取、标签识别与内容关联，总结搜索内容和档案信息间的关联，并且可以实时生成大数据智能分析报告，可查看高频词云、常见问题等信息；该系统可以基于相关档案的技术先进性、功能性、典型性和时限对档案开展价值鉴定，对各子模块的评分设置权重占比，得出档案价值总体得分，为管理决策及日常工作提供参考，设置档案价值销毁标准分值，对得分低于销毁标准值的档案，提出销毁提醒与建议。
如图2所示，本实施例提供的所述结构化信息模块包括：
信息导入单元，设置有非结构化信息输入接口和半结构化信息输入接口，用于将外部的非结构化信息和半结构化信息导入系统；
数据存储单元，与所述的信息导入单元连接，用于存储经信息载入单元导入的非结构化信息和半结构化信息；
分析处理单元，与所述的数据存储单元连接，用于对导入的非结构化信息和半结构化信息进行分析处理；
信息输出单元，与所述的分析处理单元连接，根据分析处理单元的分析处理结果，将导入的非结构化信息和半结构化信息转换输出为结构化信息。
所述个性化信息模块包括信息可配置模块，档案管理系统依据获取的用户的目标结构化信息，确定信息可配置模块的内容。
所述信息可配置模块包括个人身份信息、档案类型、档案名称、档案内容、文件编号等。
所述信息可配置模块设置档案类型约束规则，档案类型约束规则确定信息可配置模块的必需信息类型，不同档案类型对应不同的档案类型约束规则，根据目标结构化信息中的档案类型数量及档案类型，综合各档案类型各自的档案类型约束规则，确定信息可配置模块的信息类型。
所述自动汇编模块对已提交档案按照合规性规则中的完整性进行校验，自动识别档案信息，根据识别到的档案信息，按照设置的汇编模板进行自动排序整理，实现档案的自动汇编，根据需要再导出装订。
所述搜索与分类模块实现关键词检索，开展内容摘要、属性提取、标签识别与内容关联，实时生成大数据智能分析报告，供用户查看高频词云、常见问题等信息。
所述档案价值鉴定模块包含技术鉴定、功能鉴定、典型性鉴定和时限鉴定4个子模块，基于相关档案的技术先进性、功能性、典型性和时限对档案开展价值鉴定，对各子模块的评分设置权重占比，得出档案价值总体得分，为管理决策及日常工作提供参考，设置档案价值销毁标准分值，对得分低于销毁标准值的档案，提出销毁提醒与建议。
本实施例提供的一种计算机设备，其特征在于，所述计算机设备包括存储器和处理器，所述存储器存储有计算机程序，所述计算机程序被所述处理器执行时，使得所述处理器执行如下步骤：
获取用户档案信息，对档案进行合规性校验；
对档案自动汇编，根据需要导出装订；
自动进行关键词检索，提供大数据智能分析；
自动对档案价值智能化鉴定，价值评分为管理决策及日常工作提供参考。
如图3所示，本实施例提供的基于人工智能的档案管理方法包括以下步骤：
S101：根据管理规范梳理合规性规则，用户须提前录入一份合格的档案作为规范化对比文档；
S102：用户可以选择结构化录入方式和个性化定制方式进行档案信息录入；
S103：该系统可以自动对档案的合规性进行自动识别与检查，包括有无盖章、是否为红头文件、时间序列校验等方面，对录入档案内容条目与规范化文档条目进行相似度计算，进而对其规范化做出评价，判定档案是否合格，对合格文档给出合格的判断结论，对有问题的档案数据列明存在问题并进行告警提醒，根据需要导出装订；
S104：用户可以根据需要进行关键词检索、智能分析内容摘要、属性提取、标签识别与内容关联，总结搜索内容和档案信息间的关联，并且可以实时生成大数据智能分析报告，可查看高频词云、常见问题等信息；
S105：该系统可以基于相关档案的技术先进性、功能性、典型性和时限对档案开展价值鉴定，对各子模块的评分设置权重占比，得出档案价值总体得分，为管理决策及日常工作提供参考，设置档案价值销毁标准分值，对得分低于销毁标准值的档案，提出销毁提醒与建议。
如图4所示，本实施例提供的所述步骤三中自动对档案的合规性进行自动识别与检查具体包括：
对于电子档案中存在的图片文件，运用Keras深度学习框架和VGG16网络模型实现图片档案以图搜图的方式对照片档案进行内容识别,对照片档案中的内容进行特征提取，所述以图搜图的方式通过以下步骤实现：
S201：档案库照片图像特征提取：为准确提取每一张照片档案的图像特征,需要对每一张照片档案的尺寸大小进行统一预处理，再使用Keras通过加载预训练的VGG16模型,提取每幅图像在全连接层上的特征信息,每幅图像的息经过提取后表征为一个向量,对每一张图片对应多幅图片的图像特征聚合组成一个向量集,这些向量集的集合了档案图片图像特征索引数据库；
S202：待检索图片图像特征提取：在图片档案库中找到与待检索图片内容匹配的照片,关键就是对待检索图片所表征的特征信息的准确提样使用Image Data Generator工具对图片进行缩放和裁剪,处理为多张224×224尺寸大小的图片后再提取得图像特征信息向量集；
S203：对比图像特征,返回检索结果：把待检索图片的图像特征信息向量集和档案照片图像特征索引数据库中的信息使用局部敏感哈希算法进行比,相似度越大表示两幅图片的内容相似度越高。
本发明的工作原理是：用户利用档案采集模块可以选择结构化录入方式和个性化定制方式进行档案信息录入。该系统利用自动汇编模块可以自动对档案的合规性进行自动识别与检查，包括有无盖章、是否为红头文件、时间序列校验等方面，对录入档案内容条目与规范化文档条目进行相似度计算，进而对其规范化做出评价，判定档案是否合格，对合格文档给出合格的判断结论，对有问题的档案数据列明存在问题并进行告警提醒，根据需要导出装订；该系统利用搜索与分类模块进行关键词检索、智能分析内容摘要、属性提取、标签识别与内容关联，总结搜索内容和档案信息间的关联，并且可以实时生成大数据智能分析报告，可查看高频词云、常见问题等信息；该系统可以基于相关档案的技术先进性、功能性、典型性和时限对档案开展价值鉴定，对各子模块的评分设置权重占比，得出档案价值总体得分，为管理决策及日常工作提供参考，设置档案价值销毁标准分值，对得分低于销毁标准值的档案，提出销毁提醒与建议。
以上所述，仅为本发明较优的具体的实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，凡在本发明的精神和原则之内所作的任何修改、等同替换和改进等，都应涵盖在本发明的保护范围之内。
Claims (10)
1.一种基于人工智能的档案管理系统，其特征在于，该基于人工智能的档案管理系统包括档案采集模块，自动汇编模块，搜索与分类模块和档案价值鉴定模块；
所述档案采集模块，用于获取用户档案信息，对档案进行合规性校验；所述档案采集模块包括结构化信息模块和个性化信息模块；
所述结构化信息模块，用于根据系统要求，以交互式获取用户结构化信息；
所述个性化信息模块，用于根据用户个性化定制需求，以交互式获取用户信息；
所述自动汇编模块，用于实现档案自动汇编，根据需要导出装订；
所述搜索与分类模块，用于实现关键词检索，提供大数据智能分析；
所述档案价值鉴定模块，用于实现档案价值智能化鉴定，价值评分为管理决策及日常工作提供参考；
所述结构化信息模块包括：
信息导入单元，设置有非结构化信息输入接口和半结构化信息输入接口，用于将外部的非结构化信息和半结构化信息导入系统；
数据存储单元，与所述的信息导入单元连接，用于存储经信息载入单元导入的非结构化信息和半结构化信息；
分析处理单元，与所述的数据存储单元连接，用于对导入的非结构化信息和半结构化信息进行分析处理；
信息输出单元，与所述的分析处理单元连接，根据分析处理单元的分析处理结果，将导入的非结构化信息和半结构化信息转换输出为结构化信息。
2.如权利要求1所述的基于人工智能的档案管理系统，所述个性化信息模块包括信息可配置模块，档案管理系统依据获取的用户的目标结构化信息，确定信息可配置模块的内容。
3.如权利要求2所述的基于人工智能的档案管理系统，所述信息可配置模块包括个人身份信息、档案类型、档案名称、档案内容、文件编号等。
4.如权利要求2所述的基于人工智能的档案管理系统，所述信息可配置模块设置档案类型约束规则，档案类型约束规则确定信息可配置模块的必需信息类型，不同档案类型对应不同的档案类型约束规则，根据目标结构化信息中的档案类型数量及档案类型，综合各档案类型各自的档案类型约束规则，确定信息可配置模块的信息类型。
5.如权利要求1所述的基于人工智能的档案管理系统，所述自动汇编模块对已提交档案按照合规性规则中的完整性进行校验，自动识别档案信息，根据识别到的档案信息，按照设置的汇编模板进行自动排序整理，实现档案的自动汇编，根据需要再导出装订。
6.如权利要求1所述的基于人工智能的档案管理系统，所述搜索与分类模块实现关键词检索，开展内容摘要、属性提取、标签识别与内容关联，实时生成大数据智能分析报告，供用户查看高频词云、常见问题等信息。
7.如权利要求1所述的基于人工智能的档案管理系统，所述档案价值鉴定模块包含技术鉴定、功能鉴定、典型性鉴定和时限鉴定4个子模块，基于相关档案的技术先进性、功能性、典型性和时限对档案开展价值鉴定，对各子模块的评分设置权重占比，得出档案价值总体得分，为管理决策及日常工作提供参考，设置档案价值销毁标准分值，对得分低于销毁标准值的档案，提出销毁提醒与建议。
8.一种计算机设备，其特征在于，所述计算机设备包括存储器和处理器，所述存储器存储有计算机程序，所述计算机程序被所述处理器执行时，使得所述处理器执行如下步骤：
获取用户档案信息，对档案进行合规性校验；
对档案自动汇编，根据需要导出装订；
自动进行关键词检索，提供大数据智能分析；
自动对档案价值智能化鉴定，价值评分为管理决策及日常工作提供参考。
9.一种应用如权利要求1～8任意一项所述的基于人工智能的档案管理系统的基于人工智能的档案管理方法，其特征在于，所述基于人工智能的档案管理方法包括以下步骤：
步骤一：根据管理规范梳理合规性规则，用户须提前录入一份合格的档案作为规范化对比文档；
步骤二：用户可以选择结构化录入方式和个性化定制方式进行档案信息录入。
步骤三：该系统可以自动对档案的合规性进行自动识别与检查，包括有无盖章、是否为红头文件、时间序列校验等方面，对录入档案内容条目与规范化文档条目进行相似度计算，进而对其规范化做出评价，判定档案是否合格，对合格文档给出合格的判断结论，对有问题的档案数据列明存在问题并进行告警提醒，根据需要导出装订；
步骤四：用户可以根据需要进行关键词检索、智能分析内容摘要、属性提取、标签识别与内容关联，总结搜索内容和档案信息间的关联，并且可以实时生成大数据智能分析报告，可查看高频词云、常见问题等信息；
步骤五：该系统可以基于相关档案的技术先进性、功能性、典型性和时限对档案开展价值鉴定，对各子模块的评分设置权重占比，得出档案价值总体得分，为管理决策及日常工作提供参考，设置档案价值销毁标准分值，对得分低于销毁标准值的档案，提出销毁提醒与建议。
10.如权利要求9所述的基于人工智能的档案管理方法，所述步骤三中自动对档案的合规性进行自动识别与检查具体包括：
对于电子档案中存在的图片文件，运用Keras深度学习框架和VGG16网络模型实现图片档案以图搜图的方式对照片档案进行内容识别,对照片档案中的内容进行特征提取，所述以图搜图的方式通过以下步骤实现：
步骤一，档案库照片图像特征提取：为准确提取每一张照片档案的图像特征,需要对每一张照片档案的尺寸大小进行统一预处理，再使用Keras通过加载预训练的VGG16模型,提取每幅图像在全连接层上的特征信息,每幅图像的息经过提取后表征为一个向量,对每一张图片对应多幅图片的图像特征聚合组成一个向量集,这些向量集的集合了档案图片图像特征索引数据库；
步骤二，待检索图片图像特征提取：在图片档案库中找到与待检索图片内容匹配的照片,关键就是对待检索图片所表征的特征信息的准确提样使用Image Data Generator工具对图片进行缩放和裁剪,处理为多张224×224尺寸大小的图片后再提取得图像特征信息向量集；
步骤三，对比图像特征,返回检索结果：把待检索图片的图像特征信息向量集和档案照片图像特征索引数据库中的信息使用局部敏感哈希算法进行比,相似度越大表示两幅图片的内容相似度越高。
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| CN202111534840.2A CN114297140A (zh) | 2021-12-15 | 2021-12-15 | 一种基于人工智能的档案管理系统 |
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2021
- 2021-12-15 CN CN202111534840.2A patent/CN114297140A/zh not_active Withdrawn
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